Vrijwilligersbeleid DE TRADITIONELE VERSUS DE NIEUWE VRIJWILLIGER Hier vind je de voornaamste eigenschappen van beide soorten vrijwilligers.
TRADITIONELE VRIJWILLIGER
NIEUWE VRIJWILLIGER
Vanuit traditie Loyaliteit Langdurig en frequent engagement
Individuele waarden Persoonlijke interesse
Goede structuur Hiërarchische beslissingsstructuur Volledig ten dienste van anderen Meegaand
Return voor zichzelf Beperkt en afgebakend engagement Concrete projecten Inspraak Kritisch ingesteld Alles moet hip en trendy zijn
In de realiteit zal elke vrijwilliger zich wel ergens tussen beide uitersten bevinden.
VRIJWILLIGERSBELEID
Vrijwilligerspotentieel, een zaak van: §Bereidheid §Bekwaamheid §Beschikbaarheid Afstemming vinden op deze 3 aspecten tussen aanbod van vrijwilliger en vraag van organisatie. Vrijwilligersbeleid = nadenken over • Taken en verantwoordelijkheden • Werving • Selectie • Introductie • Begeleiding en vorming • Rechtspositie en zakelijke aspecten beleid = doelen en strategie bepalen
WERKEN MET VRIJWILLIGERS – BASISVRAGEN
Waarom werkt onze organisatie met vrijwilligers? Wat is de geschiedenis van vrijwilligerswerk in de organisatie?
3. In welke mate beslissen vrijwilligers autonoom over de uitvoering van hun taken of engagementen?
4. Is het engagement dat we van vrijwilligers verwachten eerder vrijblijvend of eerder resultaatsgericht? Stellen we criteria vast voor het engagement?
5. Wat bieden wij onze vrijwilligers?
6. Krijgen (sommige) vrijwilligers in onze organisatie een vrijwilligersvergoeding? Waarom wel/niet?
7. Hoe verhouden de vrijwilligers zich bij ons tot de betaalde krachten?
8. Op welke manier houdt de organisatie er rekening mee dat werken met vrijwilligers tijd en (dus) geld kost? Hoe is de organisatie afgestemd op het vrijwilligerswerk?
EEN ZAAK VAN VOORTDURENDE AFSTEMMING … Organisatie op vrijwilliger § Wat hebben wij vrijwilligers te bieden? Afstemmen van visie, beleid, taken, … vrijwilliger op organisatie § Waar is een vrijwilliger naar op zoek? Rekening houden met motivatiefactoren
EEN MOTIVERENDE ORGANISATIE FLEXIVOL Bij de vier jaarlijkse enquête over vrijwilligerswerk in het Verenigd Koningkrijk constateerde ze dat er steeds minder jongeren deelnamen aan vrijwilligerswerk. Het jaar daarna organiseerden ze een grootschalig onderzoek bij jongeren tussen 16 en 24 met als kernvraag aan welke criteria vrijwilligerswerk, de taakomgeving en –context, moeten voldoen om aantrekkelijk te zijn. Het woord Flexivol werd geboren.
F
Flexibility/flexibiliteit: Jongeren van vandaag moeten aan veel verwachtingen voldoen. De druk die ze ervaren is groot. Er is niet alleen school, ook in hun vrije tijd worden ze verwacht in de sportclub, in de muziekschool, e.d. Een groot deel van hun leven wordt gecontroleerd en gepland door anderen. Het is fijn als ze in het vrijwilligerswerk zelf kunnen plannen en beslissen, dat het vrijwilligerswerk zich aan hun aanpast en niet omgekeerd. De flexibiliteit zit dan voornamelijk in het ‘wanneer’.
L
Legitimacy/legitimiteit: een vrijwilliger wil graag vrijwillig zijn in een toffe organisatie die er voor hem toe doet. De oubollige sfeer van liefdadigheid die sommige vrijwilligersorganisaties nog hebben, houdt veel mensen tegen om vrijwilliger te worden.
E
Ease of acces/toegankelijkheid: een van de redenen voor jongeren om niet aan vrijwilligerswerk te doen, is het niet weten hoe er aan te beginnen. Als organisatie is het belangrijk om bereikbaar te zijn, om voldoende informatie te verspreiden waar ze je kunnen vinden. Wie kan ik bellen als ik bij jullie wil aansluiten? Wie is een aanspreekpunt? Voor mensen die al actief zijn binnen je organisatie kan je de toegankelijkheid vertalen als: Weten wie waar verantwoordelijk voor is. Wie je rond welke thema’s kan aanspreken? Wanneer ben je bereikbaar als secretariaat? Woensdagmiddag tussen 14u en 17u of op meerdere momenten. Is het nodig een afspraak te maken als ik naar het secretariaat kom of mag ik gewoon binnen vallen? Ook de locatie waar het vrijwilligerswerk doorgaat is belangrijk. Als je de nationale avondvergaderingen altijd in Limburg doet, ga je al heel gemotiveerd moeten zijn om als Westvlaming een engagement in het nationaal kader in te vullen.
X
EXperience/ervaring: een van de hoofddoelen voor jonge mensen om aan vrijwilligerswerk te doen is om relevante en interessante ervaringen op te doen. Ze willen nieuwe vaardigheden leren, nieuwe uitdagingen aangaan en werkervaring opdoen. Ze willen dingen die ze op hun CV kunnen zetten. In je organisatie kan je dit inbouwen door mensen met meer ervaring, andere kansen te bieden zodat ze kunnen blijven groeien. Mensen die op het einde van een loopbaan in het vrijwilligerswerk stappen doen dit ofwel om nog nieuwe zaken bij te leren, maar ook om hun tijdens hun loopbaan verworven kennis te delen met anderen.
I
Incentives/stimulansen, prikkels: zoals eerder geschreven kunnen incentives mensen niet intrinsiek motiveren. Het kan wel het verschil maken of iemand voor jouw organisatie of een andere kiest. Als je bij twee gelijkaardige organisaties hetzelfde kan doen en je krijgt bij de ene een onkostenvergoeding en bij de andere niet, is de kans groot dat de mensen kiezen voor degene waar ze een onkostenvergoeding krijgen. En een bedank-of verjaardagskaartje is natuurlijk ook altijd leuk.
V
Variety/variatie: zorg ervoor dat er binnen de organisatie voldoende variatie is in type werk, grote van engagement en niveau van verantwoordelijkheid. Zo zorg je er voor dat er voor elk wat wils is en dat mensen ook in de loop van de tijd kunnen variëren. Het kan zijn dat iemand zich in een bepaalde periode minder wil engageren bvb. tijdens een thesisjaar of als er kleine kinderen zijn. Als dat mogelijk is binnen je organisatie, houd je deze vrijwilliger. Er bestaat een kans dat die zich de volgende jaren terug meer gaat engageren.
O
Organisatie van het vrijwilligerswerk: een vrijwilliger wil een efficiënte en informele organisatiecultuur. De organisatie moet een plaats zijn waar ze thuis kunnen komen, waar mensen zich welkom en gewaardeerd voelen. Ze willen waardering en de juiste hoeveelheid advies en ondersteuning. Ze willen niet te veel regels of controle. Maar mensen die hen ondersteunen wanneer nodig en hen helpen evolueren als ze er klaar voor zijn.
L
Laughs, ontmoeting, plezier: ontspanning en vrienden zijn meestal niet de reden om aan vrijwilligerswerk te beginnen. Het is meestal wel de reden om er mee door te gaan.
EEN MOTIVERENDE TAAK Een goeie taak is intrinsiek motiverend als het voor vrijwilligers belonend en bevredigend is om de taak uit te voeren. Als je trots kan zijn op jezelf als je de taak goed hebt uitgevoerd en als je negatieve gevoelens, bvb. schaamte of teleurstelling, ervaart als ze slecht is uitgevoerd. Het ervaren van deze emoties zorgt er voor dat je het steeds beter wil doen. De drie basisvoorwaarden die er voor zorgen dat je deze gevoelens ervaart:
Je moet het resultaat van je werk kennen: als je het resultaat kent, weet je of je het goed gedaan hebt of niet. Als je dat niet weet, kan je niet trots zijn.
Je moet je zelf verantwoordelijk voelen voor die resultaten: als het resultaat dat je haalt meer afhankelijk is van externe factoren dan van je eigen initiatieven en inspanningen, dan is er geen reden om trots te zijn als het goed is of teleurgesteld als het slecht is.
Het werk moet zinvol zijn volgens je eigen waardensysteem. Als vrijwilligers bij het uitvoeren van activiteiten uitgedaagd worden om hun grenzen te verleggen en zaken bij te leren zijn ze bijna altijd gemotiveerd.
Hackman en Oldman bepaalden vijf sleutelkenmerken van een takenpakket die er voor zorgden dat er aan die drie basisvoorwaarden voldaan is. 1. Taakidentiteit: de mate waarin een taak een duidelijk afgebakend geheel vormt. Een taak doen van het begin tot het einde met een zichtbaar resultaat. 2. Verscheidenheid van nodige vaardigheden: de taak moet gevarieerd zijn zodat je om ze uit te voeren verschillende kwaliteiten en vaardigheden nodig hebt. 3. Belangrijkheid van de taak: de mate waarin de taak een impact heeft op de levens van anderen. Of het nu gaat over mensen uit de eigen organisatie of uit de wereld. Als we weten dat ons werk impact heeft op iemand anders geluk, gezondheid of veiligheid dan vinden we het werk belangrijker dan als dat niet het geval zou zijn. Deze drie sleutelkenmerken vertellen ons meer over de basisvoorwaarde ‘zinvol vinden’. 4. Autonomie: de mate waarin een uitvoerder vrij is om zelf zijn werk te plannen en te bepalen welke procedures hij gebruikt om tot het gewenste resultaat te komen. Hoe groter de autonomie, hoe meer verantwoordelijk ( = basisvoorwaarde) iemand zich zal voelen voor zijn eigen werk. 5. Feedback: in welke mate krijg je informatie over de effectiviteit van je taak? Dit kan gebeuren via drie kanalen: Rechtstreekse feedback van de taak bvb. geldopbrengst, opkomst Feedback van andere: mails die je krijgt om je te bedanken, een evaluatieformulier, een klacht Feedback die je krijgt van je collega’s
VRIJWILLIGERS WERVEN? STAPPENPLAN1 1. STEL EEN HAALBAAR DOEL OP
Een doel dat S.M.A.R.T. is:
-Specifiek; De doelstelling moet eenduidig zijn -Meetbaar; Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt -Acceptabel; Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep -Realistisch; De doelstelling moet haalbaar zijn -Tijdgebonden; Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn Voor welke taken zoeken we hoeveel vrijwilligers binnen welke termijn? Maak een omgevingsanalyse, met kansen en bedreigingen, om dan vanuit de kansen, de doelen te kunnen formuleren. Kies het aantal vrijwilligers dat je wil aantrekken; tip: mik op twee of drie vrijwilligers tegelijkertijd, om te vermijden dat zij geen plaats zouden kunnen verwerven in de bestaande groep.
2. WELKE TYPES VRIJWILLIGERS WIL JE WERVEN
De motieven van vrijwilligers zijn erg divers en levert verschillende types vrijwilligers op. Elk type vrijwilliger vraagt een andere wervingsstrategie. Enkele te overwegen keuzes die je als organisatie moet maken: Alle types vrijwilligers aanspreken of toespitsen op één of twee types? Welk(e) type(s) bereiken we nu vooral en hoe komt dat? Willen we daarin bijsturen en/of diegene die we reeds bereiken nog beter soigneren? Voelt ieder type zich aangesproken door onze communicatie? Wie kijkt hoe naar elk type (vrijwilliger naar zichzelf, lokale afdeling/groep naar de vrijwilligers, afdelingsbegeleider naar de afdelingen)? (Nog) meer focussen op de leefwereld en de motivatie van (potentiële) vrijwilligers?
3. VOOR WELKE TAKEN WIL JE VRIJWILLIGERS WERVEN
Lijst de taken/engagementen op die mogelijk zijn binnen jouw organisatie. Tip: bied flexibele engagementen aan en splits op in deeltaken.
4. BEPAAL JE BOODSCHAP
Trek de aandacht, kies een leuk beeld en een aantrekkelijke boodschap. Vorm en inhoud van de boodschap zijn even belangrijk. Druk je positief uit.
5. BEPAAL JE COMMUNICATIEKANALEN
Mondeling, schriftelijk, via beeld,... Kies communicatiekanalen op maat van je doelgroep. Spreek mensen persoonlijk aan; uit onderzoek bij ouderen in Vlaanderen blijkt dat 17% aan vrijwilligerswerk doet, maar nog eens 16% zegt dat ze vrijwilligerswerk zouden willen doen, mochten ze gevraagd worden. Directe ontmoetingen blijven belangrijk voor het werven van vrijwilligers. Bijvoorbeeld een infoavond over een bepaald thema, met op het einde een uitnodiging om zich op te geven als vrijwilliger. Sociale netwerken zoals Facebook leveren nieuwe contacten op. Dankzij het internet zijn ook een bredere werving en een groter bereik mogelijk.
1 Bron: socius.be
6. VOER JE CAMPAGNE UIT
Na het maken van afspraken over wie doet wat wanneer, is de tijd rijp om over te gaan tot actie.
7. EVALUEER JE CAMPAGNE
Neem ook tijd om de campagne te evalueren. Daar leer je uit voor de volgende keer.
METHODE VRIJWILLIGERS WERVEN – DE +2 METHODE bedoeling:
binnen de drie maanden telt de bestuursvergadering met de hulp van alle bestuursleden minstens 2 nieuwe bestuursleden 3 stappen
namen zoeken en afspraken maken ieder bestuurslid spreekt minstens 2 mensen aan uit de brede kennissenkring nieuwe mensen verwelkomen elke stap duurt ongeveer 30 minuten
stap 1: namen en afspraken
beantwoord de vraag ‘Zoeken we mensen voor welbepaalde taken? Zo ja, voor welke?’ Als het voor jullie onbelangrijk is welke taken de nieuwe bestuursleden zullen moeten opnemen, dan is dat ook goed.
iedereen noemt 2 tot 5 namen uit kennissenkring gepensioneerde kruidenier, loodgieter, loketbediende, familielid, buurvrouw, dokter, lid sportclub, enz. …
nooit zeggen ‘die gaat dat toch niet willen doen’ afspraken noteren op blad papier met titel « +2 » wie spreekt wie aan? tegen wanneer? dit blad aan alle bestuursleden bezorgen
stap 2: kennissen aanspreken
ieder bestuurslid spreekt de afgesproken personen aan tips: o kies een goed moment o vertel dat je op zoek bent naar extra bestuursleden o leg uit wat je afdeling allemaal doet o vertel waarom jij je engageert o zeg dat het absoluut niet moeilijk is om zich te engageren o vraag ‘Wil je het eens voor een half jaar proberen?’ o beloof een goede verwelkoming
stap 3: verwelkoming
tijdens bestuursvergadering de nieuwelingen… zeer hartelijk verwelkomen vragen te zeggen wie ze zijn (naam, interesses…) vertellen wie de andere bestuursleden zijn kort vertellen wat de afdeling het komende half jaar zoal van plan is documentatie en eventueel een bloemetje geven direct na de eerste twee à drie bijeenkomsten individueel vragen ‘Hoe vind je het? ingaan op hun antwoord
VAN WELKOM TOT AFSCHEID2 Vrijwilligers werven is een uitdaging. Ze behouden is dat wellicht nog meer. Op zoek gaan naar vrijwilligers heeft geen zin als je hen geen warm onthaal en begeleiding kan aanbieden. Het is aangewezen om een vrijwilligersverantwoordelijke aan te duiden. Dat is een vrijwilliger of een professional die aanspreekpunt is voor alle vrijwilligers en die dus ook nieuwe vrijwilligers onthaalt en opvolgt. Begeleiden van vrijwilligers kan betekenen: een warme ontvangst, heldere taakafspraken, een vaste contactpersoon, vorming, begeleidingsgesprekken, ruimte voor ontwikkeling, inspraak, waardering, beloning.
INHOUD
Onthaal
Coaching
Vorming
Evaluatie
Exit
ONTHAAL
Bestaat minstens uit een kennismakingsgesprek waarin de verwachtingen van de vrijwilliger worden getoetst. Tip: you never get a second chance to make a first impression. Hier vind je een handleiding om zelf een onthaalbeleid voor nieuwe vrijwilligers op te bouwen. Het bestaat uit een leidraad voor een uitgebreid gesprek over het onthaal van vrijwilligers en een stappenplan voor een beter onthaal van vrijwilligers. Voor een nieuwe vrijwilliger is de normale gang van zaken in de groep een grote onbekende. Maak dan ook voldoende tijd voor een diepgaande en aangename kennismaking in een individueel gesprek (nog niet direct in groep). In deze fase spelen volgende elementen een belangrijke rol: warm gevoel, open sfeer en zorgen dat mensen zich thuis voelen. Sta stil bij mogelijke vragen van de nieuwe mensen: Wie zijn de nieuwe mensen? Waar is de groep mee bezig? Wat probeert de groep te bereiken? Hoe verloopt alles concreet (administratie, verzekering, begeleiding,...)? Wat zijn mogelijke taken voor de nieuwe vrijwilliger? Pols ook eens wat zij zelf verwachten. Het is niet voldoende om op een eerste bijeenkomst enkel te zeggen "Dit is meneer of mevrouw X, een nieuwe vrijwilliger, die we hartelijk welkom heten".
2 Socius
Stel je de volgende situatie voor: je bent de voorzitter van een lokale vereniging. Een nieuwe vrijwilliger meldt zich bij jou aan en zegt: "Wat mij leuk lijkt, is om de website vorm te geven, dat kan ik namelijk goed." Wat is dan jouw reactie, wetende dat je al een redelijke goede website hebt: a) We hebben al een website en degene die de site beheert doet dat al tien jaar. Dus helaas kunnen we je niet inzetten; b) Leuk, ga je gang maar. Altijd goed om nieuwe ideeën te krijgen. Oh ja, zeg wel even tegen Piet dat jij ook aan de site gaat werken; c) Jij weet dus veel van digitale toepassingen. Laten we eens gaan onderzoeken hoe we daar gebruik van kunnen maken. Redeneert de organisatie dat elke vrijwilliger hoe dan ook een bijdrage kan leveren, dan werk je niet met functieprofielen maar met een algemeen overzicht waar de organisatie voor staat en zich mee bezighoudt en laat je zien hoe andere vrijwilligers bijdragen. Het gesprek dat je met de nieuwe vrijwilliger aangaat is vooral bedoeld om samen uit te vinden of en hoe deze persoon iets kan betekenen voor de organisatie en andersom. (zie Vrijwilligers, Vinden en binden van betrokken medewerkers)
COACHING
Een van de 7 doodzonden van werven van vrijwilligerswerk is niet werven als je weet dat je hen niet kan begeleiden. Coaching bestaat uit regelmatig formele en informele contacten met de vrijwilliger, om verwachtingen af te toetsen, om feedback te vragen en te geven, om te polsen naar behoefte aan vorming,… Tip: de 3 fasen 'voor lopen', 'naast lopen', 'na lopen'. Werken met duobanen is ook een werkbaar model.
VORMING
Ziekenzorg CM biedt nieuwe kandidaat-vrijwilligers een cursus aan ter ondersteuning. Om de drie maanden worden alle vrijwilligers samengebracht voor uitwisseling, coaching en eventuele vorming.
EVALUATIE Het is belangrijk om een cultuur van evalueren in te bouwen. Vrijwilligerswerk is geen excuus om slecht werk te leveren. Tip: evalueren op taakniveau, niet op persoonsniveau.
EXIT
Goed afscheid nemen leert je veel als organisatie en is belangrijk om negatieve reclame en dus imagoschade te vermijden. Afscheid nemen bestaat niet. Als het goed is, heeft jouw organisatie ervoor gezorgd dat de vertrekkende vrijwilliger betrokken blijft: als ambassadeur (de vrijwilliger is en blijft positief over jouw organisatie, hetgeen nieuwe vrijwilligers kan opleveren), als werver, als klant, als terugkerende vrijwilliger... Een exitgesprek vindt alleen plaats als de vrijwilliger dat wil en levert vaak een schat aan informatie op. Sommige mensen willen graag met stille trom vertrekken, anderen vormen het liefst het middelpunt van een afscheidsfeest. Maar voor vrijwel iedereen geldt dat ze persoonlijke aandacht op prijs stellen. In sommige gevallen kan iemand zijn werk niet meer doen, bv. omwille van een hoge leeftijd. Vrijwilligers willen soms niet toegeven dat leeftijd van invloed kan zijn op hun functioneren. Een persoonlijk gesprek is dan de beste oplossing. Maak een onderscheid tussen afscheid nemen van de persoon en afscheid nemen van de vrijwilliger. Als vrijwilliger functioneert hij/zij niet langer, maar dat betekent niet dat er geen andere mogelijkheden meer zijn om betrokken te blijven voor de organisatie.
