Het University Fund Wageningen (UFW) heeft als doel het bevorderen van de bloei van Wageningen UR. STIMULERINGSREGELING STUDENTENACTIVITEITEN De stimuleringsregeling studentenactiviteiten van het UFW richt zich op projecten van (met name groepen) studenten die van belang zijn voor de bloei van de Wageningse academische (internationale) gemeenschap en die samenhangen met studie en het studentenleven. Hoofddoel van de regeling: - Het stimuleren van internationale activiteiten in Nederland en daarbuiten; - Het stimuleren van de onderlinge samenwerking/interactie tussen studenten. Het afgeleide doel van de regeling is het vergroten van de naamsbekendheid van Wageningen University en het University Fund Wageningen. Het UFW subsidieert enkel activiteiten die: - Buiten de normale subsidieregels van Wageningen University vallen - Eenmalig van karakter zijn; het UFW wil activiteiten stimuleren. (1)
Stappenplan aanvragen subsidie 1. Controleer of de activiteit past binnen de richtlijnen van het UFW (zie (2), zo nee, geen subsidie) 2. Controleer of er uitsluitingen van toepassingen zijn op de subsidie (zie (3), zo ja, geen subsidie) 3. Controleer of de activiteit aan de voor de activiteit specifieke richtlijnen voldoet (zo nee, geen subsidie) 4. Dien een aanvraag in. Hierbij moet aanwezig zijn: Het algemene aanvraagformulier Een duidelijke begroting met beschrijving van de kosten en beschrijving van alle inkomsten Alle activiteits specifieke toelagen Belangrijk: Indien een aanvraag niet voldoet aan de vereisten, en de aanvrager is van mening dat de activiteit (of een gedeelte ervan) wel voor een subsidie in aanmerking zou moeten komen, kan hij/zij een verzoek indienen. Daarin wordt vermeld aan welke vereisten er niet wordt voldaan en waarom de activiteit (of een gedeelte van de activiteit) alsnog gesubsidieerd zou moeten worden. De aanvraag moet minimaal 3 maanden en maximaal 1 jaar voor aanvang van de activiteit worden ingediend bij het UFW. Dit kan via het aanvraagformulier op de website.
(2)
Het toe te kennen subsidiebedrag zal nooit hoger zijn dan 50% van de totale kosten met een maximum van € 3000,-. De hoogte van het toe te kennen subsidiebedrag kan onder invloed zijn van andere restricties zie (6) Het UFW behoudt zich het recht voor om te korten op subsidies of om aanvragen af te wijzen op eigen gronden. Hierover is geen correspondentie mogelijk. Voor meer inzichten in de behandelingsprocedure, zie (4). Het bestuur behoudt zich het recht voor om aanvragen af te wijzen, dan wel de stimuleringsregeling te beëindigen op grond van financiële overwegingen. De subsidie wordt slechts toegekend als aan de voorwaarden wordt voldaan zie (5). Indien duidelijk wordt dat de activiteit uiteindelijk niet voldoet aan het voorstel waaraan de subsidie is toegekend, behoudt het UFW het recht om op de subsidie te korten.
Activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie 1. Het organiseren van een congres of symposium (6.1) RICHTLIJNEN STIMULERINGSREGELING UFW NOVEMBER 2015
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. (3)
Activiteiten die NIET in aanmerking komen voor subsidie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
(4)
Het inviteren van internationale gastsprekers (6.2) Presentaties van individuele studenten aan Wageningen University op internationale congressen (6.3) Het organiseren van een studiereis voor studenten aan Wageningen University(6.4) Activiteiten georganiseerd met als doel de integratie van Nederlandse en buitenlandse studenten aan Wageningen University te bevorderen (6.5) Activiteiten die bijdragen aan het wetenschappelijke karakter van Wageningen en welke gericht zijn op een breed (studenten) publiek binnen Wageningen University (6.6) Activiteiten van groepen studenten die samenhangen met internationale samenwerkingsovereenkomsten van Wageningen University doch waarvoor geen of onvoldoende financiering bestaat binnen die samenwerkingsovereenkomst (6.7) Activiteiten die de integratie tussen studenten en alumni van Wageningen University bevorderen (6.8)
Activiteiten die betrekking hebben op jaarlijks terugkerende evenementen, met uitzondering van studiereizen; Activiteiten die niet met de studie aan Wageningen University te maken hebben; Activiteiten die niet het belang van Wageningen University dienen; Activiteiten die alleen op persoonlijk belang of voordeel zijn gericht; Activiteiten die ingediend zijn door anderen dan studenten van Wageningen University ook al zijn zij wel op enigerlei wijze verbonden met Wageningen University; Er aan organisatoren, deelnemers, of andere betrokken personen loon of financiele vergoedingen worden gegeven, met uitzondering van gastsprekers; Aanvragen voor sportieve en culturele manifestaties met een open karakter evenals deelname aan uitvoeringen, wedstrijden & toernooien buiten Wageningen. Subsidieaanvragen voor deze activiteiten dienen gericht te worden aan resp. Sportstichting Wageningen Universiteit Thymos (www.swuthymos.net) en CAS (Commissie Aangelegenheden Studentensubsidies Wageningen Universiteit). Activiteiten die in beginsel in aanmerking komen voor subsidie van het LEB fonds, ook al wordt de aanvraag door het LEB-fonds om budgettaire of procedurele redenen afgewezen; De aanvraag in beginsel in aanmerking komt voor subsidie van het LEB fonds, Thymos of CAS. Indien aanvraag bij Thymos of CAS op inhoudelijke gronden wordt afgewezen, kan het UFW alsnog de aanvraag toetsen aan de gestelde criteria. Dit geldt niet voor subsidies van het LEB fonds of afwijzingen op budgettaire of procedurele gronden.
Beoordeling Voor de beoordeling van aanvragen heeft het bestuur een studentenadviescommissie ingesteld, bestaande uit minimaal vier studenten. Er wordt gestreefd naar een vertegenwoordiging uit alle kennisgebieden van Wageningen UR. Elk kwartaal komt de commissie in vergadering bijeen en beoordeelt de ontvangen aanvragen. Zonodig worden indieners uitgenodigd om hun aanvraag mondeling toe te lichten. Vervolgens doet de commissie aan het bestuur een voordracht voor het wel of niet toekennen van aanvragen met – in het geval van toekenning – een voorstel van de hoogte van het subsidiebedrag. Het bestuur bepaalt uiteindelijk – na marginale toetsing – welke aanvragen worden gehonoreerd voor welk bedrag en welke aanvragen worden afgewezen. Per kwartaal kan de commissie in beginsel een kwart van het jaarbudget verdelen over de verschillende activiteiten. Dit bedrag kan eventueel worden verhoogd met nog beschikbaar geld uit voorgaande kwartalen. Ook kan in zeer uitzonderlijke gevallen het bedrag van het betreffende kwartaal met maximaal 50% worden verhoogd in een specifiek kwartaal, mits het jaarbudget niet wordt overschreden. Indien in een kwartaal het beschikbare budget niet volledig wordt verdeeld, valt dit voorlopig terug in de vrije reserve van het UFW. Bij afsluiting van het boekjaar bepaalt het bestuur van het UFW waarvoor een eventueel overschot op het project ‘stimuleringsregeling studentenactiviteiten’ wordt bestemd.
(5)
Toekenningsvoorwaarden De aanvrager wordt schriftelijk (via een beschikking) op de hoogte gesteld van het bestuursbesluit. In de beschikking worden de voorwaarden van de subsidietoekenning vermeld en ter instemming aan de aanvrager aangeboden. RICHTLIJNEN STIMULERINGSREGELING UFW NOVEMBER 2015
Zo wordt verzocht informatiemateriaal van Wageningen University ter beschikking te stellen aan deelnemers ‘van buiten’; het vermelden van de naam van het UFW als zijnde medefinancier van de activiteit; en het na afloop indienen van een beknopt (digitaal) verslag (max. 1½ A4) en foto’s met de vlag. Het verslag wordt daarmee eigendom van het UFW en kan gebruiken worden voor promotionele activiteiten (website). Tevens zijn deelnemers verplicht om – indien van toepassing - een verzekeringspakket voor verblijf in het buitenland af te sluiten en de noodzakelijke vaccinaties te hebben gehad. (6)
Activiteiten toegelicht
(6.1)
Het organiseren van een congres of symposium Omschrijving activiteit Indien studenten van Wageningen University een symposium of congres willen organiseren met een brede doelgroep maken ze kans op subsidie. Vereisten Congres/Symposium is toegankelijk voor alle studenten van Wageningen University Congres/Symposium is van hoog wetenschappelijk karakter Tijdens het congres/symposium worden de logo’s van het UFW en Wageningen UR getoond Subsidie Kosten gemaakt voor eten/drinken worden slechts in bepaalde mate gesubsidieerd Voor deze subsidie geldt: indien de aanvragers afgelopen jaren meerdere aanvragen hebben gedaan, wordt de prioriteit tot subsidieren verlaagd. Dit zal inhouden dat het subsidiëren van andere aanvragen voorrang krijgen op deze aanvraag. Toelagen aanvraag Een ondertekende verklaring van een of meer leden van de betrokken wetenschappelijke staf met opgave van het belang van de activiteit Planning congres/symposium Begroting met gedetailleerde omschrijving van de kostenposten en een duidelijk overzicht van de inkomsten
(6.2)
Het inviteren van internationale gastsprekers Omschrijving activiteit Het inviteren van internationale gastsprekers voor symposia, congressen, lezingen en andere activiteiten, waarbij deze gastsprekers de expertise over hun vakgebied kunnen delen met een breed (studenten-) publiek in Wageningen. Vereisten De activiteit is toegankelijk voor alle studenten van de Wageningen University De activiteit is van hoog wetenschappelijk karakter Subsidie De subsidie zal bepaald worden door de totale reiskosten, een bedankje en eventuele overnachtingskosten direct voor en na de activiteit, en hier 50% van te nemen Toelagen aanvraag Een ondertekende verklaring van een of meer leden van de betrokken wetenschappelijke staf met opgave van het belang van de activiteit Planning activiteit Begroting met gedetailleerde omschrijving van kostenposten en duidelijk overzicht inkomsten
(6.3)
Presentaties van individuele Wageningse studenten op internationale congressen Omschrijving activiteit
RICHTLIJNEN STIMULERINGSREGELING UFW NOVEMBER 2015
Het geven van een presentatie van individuele Wageningse MSc of BSc studenten op een internationaal congres. Hieronder vallen lezingen, maar ook posterpresentaties. Vereisten De individuele student geeft zelf een presentatie In de presentatie wordt het logo van het UFW en Wageningen UR getoond. Subsidie Het subsidiebedrag wordt bepaald door de totale kosten van de reis, eventuele deelnamekosten en slechts de overnachtingen direct voor en na de presentatie, en hier 50% van te nemen Eten/drinken wordt niet gesubsidieerd Toelagen aanvraag Een ondertekende verklaring van een of meer leden van de betrokken wetenschappelijke staf met opgave van het belang van de activiteit Een schriftelijke uitnodiging van de organisatie van het congres/symposium Planning congres/symposium Begroting met gedetailleerde omschrijving van kostenposten (6.4)
Het organiseren van een studiereis voor Wageningse studenten Omschrijving activiteit Een studiereis georganiseerd voor studenten van Wageningen University waarbij ze de kennis betreffende hun vakgebied kunnen verruimen. Vereisten De studiereis moet voldoende diepgang hebben Na de studiereis wordt een gedetailleerd ervaringsverslag ingeleverd waarin elke activiteit wordt beschreven De kwaliteit van de studiereis moet worden gewaarborgd door de deelname van een docent of het verkrijgen van ECTS voor deelname aan de studiereis Subsidie Het subsidiebedrag zal worden berekend op basis van het aantal deelnemers en de invulling van het programma en zal nooit meer zijn dan 50% van de totale kosten tot een maximum van €3000,= De bestemming van de studiereis is niet van invloed op het subsidiebedrag Kosten gemaakt voor eten/drinken worden niet gesubsidieerd Voor deze subsidie geldt: indien de aanvragers afgelopen jaren meerdere aanvragen hebben gedaan, wordt de prioriteit tot subsidieren omlaag gezet. Dit zal inhouden dat het subsidieren van andere aanvragen voorrang krijgen op deze aanvraag. Toelagen aanvraag Een ondertekende verklaring van een of meer leden van de betrokken wetenschappelijke staf met opgave van het belang van de activiteit Een uitgebreid dagprogramma waarin per dagdeel de activiteiten worden besproken en verklaard wordt waarom deze activiteiten van belang zijn voor de studenten Een begroting met gedetailleerde omschrijving van kostenposten en duidelijk overzicht inkomsten
(6.5)
Activiteiten georganiseerd met als doel de integratie van Nederlandse en buitenlandse studenten te bevorderen Omschrijving activiteit Het organiseren van activiteiten bedoeld om de integratie van Nederlandse en buitenlandse studenten te bevorderen. Hierbij wordt niet uitgegaan van een eenmalige activiteit, maar een langdurig programma. Vereisten De activiteiten zijn gericht op studenten van Wageningen University Van de vereniging wordt verwacht dat zij ernaar streven het ledenbestand een zo goed mogelijke afspiegeling van de Wageningse studentenpopulatie te laten zijn RICHTLIJNEN STIMULERINGSREGELING UFW NOVEMBER 2015
Er dient een meerjarig beleidsplan te worden opgesteld met een looptijd van meer dan één tot maximaal drie jaar. Het eerste jaar dient te worden uitgewerkt in gedetailleerd actieplan met een uitgebreide begroting Het plan dient mondeling te worden toegelicht aan de beoordelingscommissie
Subsidie De subsidies worden verleend als garantiesubsidie tot maximaal 50% met een maximum van €3000,= per 12 maanden De subsidie wordt niet vaker dan één keer per kwartaal betaald ingediende declaraties Na 12 maanden wordt het plan door de commissie geëvalueerd op tussenrapportage. De commissie kan adviseren de subsidie tussentijds als blijkt dat de resultaten onvoldoende zijn Eten/drinken wordt niet gesubsidieerd
van de kosten op basis van basis van een stop te zetten
Toelagen aanvraag Een ondertekende verklaring van een of meer leden van de betrokken wetenschappelijke staf met opgave van het belang van de activiteit. Planning congres/symposium Begroting met gedetailleerde omschrijving van kostenposten en duidelijk overzicht inkomsten (6.6)
Activiteiten die bijdragen aan het wetenschappelijke karakter van Wageningen en gericht zijn op een breed (studenten) publiek binnen Wageningen University Omschrijving activiteit Activiteiten die bijdragen aan het wetenschappelijke karakter van Wageningen, en welke gericht zijn op een breed (studenten) publiek binnen Wageningen University Vereisten De activiteit is toegankelijk voor alle studenten van Wageningen University De activiteit is van hoog wetenschappelijk karakter Subsidie Eten/drinken wordt niet gesubsidieerd Toelagen aanvraag Een ondertekende verklaring van een of meer leden van de betrokken wetenschappelijke staf met opgave van het belang van de activiteit Planning activiteit met uitleg van het belang Begroting met gedetailleerde omschrijving van kostenposten en duidelijk overzicht inkomsten
(6.7)
Activiteiten van groepen studenten die samenhangen met internationale samenwerkingsovereenkomsten van de Wageningen University doch waarvoor geen of onvoldoende financiering bestaat binnen die samenwerkingsovereenkomst Omschrijving activiteit Activiteiten van groepen studenten die samenhangen met internationale samenwerkingsovereenkomsten van de Wageningen University doch waarvoor geen of onvoldoende financiering bestaat binnen die samenwerkingsovereenkomst Vereisten Er is een samenwerkingsovereenkomst Subsidie Er wordt alleen subsidie verstrekt indien Wageningen UR en andere instellingen waarop de samenwerkingsovereenkomst of Memorandum of Understanding (MOU) van toepassing is geen subsidie verstrekt Er wordt alleen subsidie verstrekt indien het UFW de activiteit belangrijk vindt voor de naleving van de overeenkomsten. Toelagen aanvraag RICHTLIJNEN STIMULERINGSREGELING UFW NOVEMBER 2015
(6.8)
Kopie van de desbetreffende samenwerkings-overeenkomst of Memorandum of Understanding (MOU) Uitleg van het belang van de activiteit Begroting met gedetailleerde omschrijving van kostenposten en duidelijk overzicht inkomsten
Activiteiten die de integratie tussen Wageningse studenten en alumni bevorderen Omschrijving activiteit Activiteiten die de integratie tussen Wageningse studenten en alumni bevorderen Vereisten Activiteit is toegankelijk voor alle studenten aan Wageningen University Activiteit is toegankelijk voor alle alumni van Wageningen University Activiteit is in samenhang met een of meer van de andere activiteiten van de stimuleringsregeling Subsidie Eten/drinken wordt niet gesubsidieerd De subsidie is onder voorbehoud van medefinanciering door de afdeling Alumni & Fondsen van Wageningen University Toelagen aanvraag Verklaring van de alumni officer van Wageningen University waaruit blijkt dat de activiteit past in het alumnibeleid. Toelagen vereist voor de andere activiteit van de stimuleringsregeling waarmee deze aanvraag is samenhang is.
RICHTLIJNEN STIMULERINGSREGELING UFW NOVEMBER 2015
