Eén waarheid voor alle ketenpartijen Internetportaal vlakt aanleverpieken af bij Carrefour Of partners goed samenwerken in de keten, merk je vaak aan de tijd die de vrachtwagens staan aan te schuiven aan de loskade. Op dat vlak was er tot vorig jaar in enkele van de distributiecentra van Carrefour nog heel wat werk aan de winkel. Carrefour wist het probleem op te lossen met behulp van de Supply Chain Portal van Incore Software. Via het portaal kan Carrefour inkooporders doorgeven, kunnen leveranciers of transporteurs hun slot aan de loskade boeken en krijgen distributiecentra een beter zicht op de nodige capaciteit aan de ontvangst.
H
et grootste probleem was dat het Carrefour ontbrak aan een efficiënt systeem om de aankomsten van de vrachtwagens goed te beheren. Dat pijnpunt speelde vooral de distributiecentra in Kontich en Nijvel parten. Die distributiecentra worden door Kuehne + Nagel beheerd en er worden hoofdzakelijk FMCG’s (Fast Moving Consumer Goods) en alcoholische dranken opgeslagen. Op piekmomenten zorgde het gebrek aan coördinatie er voor een lange rij wachtenden aan de kades, terwijl op andere momenten het terrein omzeggens leeg was. Met als resultaat vaak lange wachttijden en wrevel bij leveranciers en transporteurs. Carrefour had ook geen goed zicht op welke transporteurs voor welke leveranciers reden. Daardoor kreeg een transporteur die ladingen van drie leveranciers mee had ook niet automatisch één slot op dezelfde dag. Ook zulke zaken zorgden voor ergernis.
40
W W W. VA L U E C H A I N . B E
De wachttijden van de leveranciers zijn meer dan gehalveerd
TRANSPORT
Vlnr: Martin Swaters, Ignace Craeye en Lauriane Claeys: “Doordat het uur van aankomst en vertrek steeds wordt geregistreerd, is precies geweten hoe lang een chauffeur op de site is geweest, of er meer tijd nodig was, e.d. Alles wordt nu heel meetbaar.”
Applicatie in teken van transparantie Enkele jaren geleden maakte Ignace Craeye, project manager bij Carrefour, op een beurs kennis met Martin Swaters, directeur van Incore Software. “Zo kwam ik te weten dat er oplossingen bestaan om die goederen- en informatiestroom beter te coördineren”, aldus Ignace Craeye. “Daarop hebben we besloten om de verschillende oplossingen op de markt nader te gaan bekijken. Enerzijds hebben we vijf bestaande oplossingen onder de loep genomen, anderzijds hebben we gekeken of we eventueel zelf iets in ons ERP SAP konden ontwikkelen. Van meet hebben we dit als een gemeenschappelijk project met Kuehne + Nagel opgevat. Zowel het selectie- als implementatieproject hebben we dan ook samen gedaan. Immers, hoewel de oorsprong van de coördinatieproblemen in de eerst plaats bij ons lag, kreeg ook Kuehne + Nagel een slechte naam. Bovendien waren zij vragende partij om de grote pieken aan de loskades af te vlakken.”
De wachttijden van de leveranciers – tijd tussen aankomst en binnenrijden – zijn meer dan gehalveerd Uiteindelijk heeft Carrefour samen met Kuehne + Nagel voor Incore Software gekozen. Zo’n anderhalf jaar geleden werd het contract getekend, waarna een projectteam werd opgericht, bestaande uit mensen van Carrefour, Kuehne + Nagel en Incore. De keuze voor Incore Sofware was vooral gebaseerd op het feit dat al diverse retailers klant zijn bij het bedrijf en dat Incore Software heel goed wist wat er deze specifieke wereld speelt.
“We verkopen de Supply Chain Portal als een webapplicatie waarmee bedrijven een beter zicht krijgen op de ketenvoortgang”, voegt Martin Swaters toe. “Daarbij kan de oplossing diverse stappen ondersteunen zoals het plannen, uitvoeren, bewaken en bijsturen van verschillende processen. Een van de belangrijkste voordelen van het werken met zo’n internetportaal is dat alle betrokken partijen nog maar één versie van de waarheid te zien krijgen.”
Goed voorbereid aan de start In een eerste fase werden de processen met betrekking tot de twee distributiecentra gedetailleerd in kaart gebracht. Vrij snel daarna werd een ‘zandbakomgeving’ gecreëerd, waarin gebruikers vertrouwd konden raken met het internetportaal. “We hebben in die periode via workshops ook bekeken hoe het systeem werkt bij een retailer in Nederland. Hoewel de operationele omgeving er daar anders uitzag, vormden de inzichten die we zo hebben opgedaan wel een goede basis om mee te starten”, weet Lauriane Claeys, directeur bevoorrading food & non Food bij Carrefour. Na een half jaar ging Carrefour live met het internetportaal. Kort voordien was Carrefour gestart met de opleidingen voor leveranciers en transporteurs en het maken van de nodige handleidingen. De organisatie is overgeschakeld naar de internetportaal per distributiecentrum en per type producten. Die implementatie in ‘golven’, gespreid over zes weken, liet Carrefour toe om de set-up beter te controleren. Momenteel werken naast Carrefour en Kuehne + Nagel tussen de 900 en 1000 leveranciers en 32 transporteurs met het internetportaal. “Aanvankelijk waren de leveranciers en transporteurs die met het internetportaal
B U S I N E S S LO G I S T I C S - 1 E K WA RTA A L 2 0 1 3
41
TRANSPORT
Via het internetportaal weet Kuehne + Nagel vandaag precies wie er welke loskade heeft geboekt en welke volumes er die dag en de komende dagen verwacht worden. Dankzij dat inzicht kan de logistieke dienstverlener de nodige capaciteit veel beter inschatten.
moesten gaan werken kritisch”, aldus Lauriane Claeys. “Maar aangezien ook zij niet tevreden waren over hoe het er vroeger aan toeging, stonden ze er wel open voor. Bij de opbouw van de algoritmes die we in het systeem gebruiken, hebben we trouwens één grote leverancier en één transporteur betrokken, om samen te bekijken wat er wel en wat niet mogelijk was”, aldus Lauriane Claeys. “Het moeilijkst over de streep te trekken waren de kleinere leveranciers die pakweg elke maand eens komen leveren. Op een bepaald moment hebben we dan ook moeten zeggen dat er niet meer kon geleverd worden zonder dat er een afspraak was.”
dienst van Carrefour een grondige audit uitgevoerd om te zien of de applicatie voldoende bestand was tegen misbruik.”
Uiteraard werd tijdens de implementatie ook de nodige aandacht besteed aan de veiligheid van het systeem. “Leveranciers kunnen enkel de orders zien die Carrefour bij hen heeft geplaatst. Prijs- en andere gevoelige informatie wordt niet doorgegeven bij het aanmaken van de zendingen. De medewerkers van de transporteurs zien enkel de informatie die ze nodig hebben, zoals de opdrachtgever, de artikelen en het aantal pallets”, zegt Martin Swaters. “Tegelijk heeft de IT-veiligheids-
Op het internetportaal kan de leverancier of transporteur zien welke orders hij op welke dag aan een bepaald distributiecentrum moeten leveren. De applicatie stelt vervolgens de beschikbare uren voor waarop hij aan het distributiecentrum kan leveren. De leverancier of transporteur kiest een slot en bevestigt. Bij het invoeren van order neemt de applicatie ook het aantal pallets per order mee. “In de retailsector is het goed kunnen inschatten van die volumes heel belangrijk.
42
W W W. VA L U E C H A I N . B E
Hoe werkt het? Sinds een jaar zorgt de Supply Chain Portal voor volledige transparantie van bij het inkooporder tot en met het lossen van de goederen aan de loskade. Het portaal komt in beeld van zodra de inkooporders vanuit SAP naar de leverancier worden gestuurd, via EDI, e-mail of fax. Tegelijk wordt het order naar de webapplicatie verstuurd, zodat alle betrokken partijen het daar ook meteen kunnen zien.
Het was voor ons heel belangrijk dat die volumetrie in de tool vervat zat. Zo kan de leverancier of transporteur ‘tetrisgewijs’ zijn vrachtwagen met pallets vullen”, aldus Lauriane Claeys. Het is Kuehne + Nagel die de capaciteit beheert en in de applicatie bepaalt wanneer het distributiecentrum open is en hoeveel pallets per uur er gelost kunnen worden per type producten (dranken kunnen bv. sneller worden gelost dan andere producten). “Een rekenmodule houdt achter de schermen alle business rules van Carrefour nauwgezet in het oog, zoals welke producten niet samen mogen in dezelfde zending, en combineert die met een eindige capaciteitsplanning van de logistieke resources in de afleverzones”, vult Martin Swaters aan. “Vanuit mijn ervaring kan ik gerust stellen dat het hier best wel om pittig rekenwerk gaat.” Op het moment dat de chauffeur aankomt in het distributiecentrum, duidt hij op een scherm in het onthaal het betreffende bestelorder van Carrefour aan. Op dat moment wordt het officiële uur van aankomst meteen online geregistreerd. Kuehne + Nagel wijst de chauffeur een loskade toe, waarna hij kan lossen. Als de chauffeur terug vertrekt, geeft de bediende van Kuehne + Nagel het uur van vertrek in. “Vroeger hadden we geregeld discussies over wanneer een chauffeur precies was toegekomen. Sinds de nieuwe manier van werken is er geen twijfel meer mogelijk”, zegt Ignace Craeye. “Bovendien kan ook de leverancier via het internetportaal perfect zien wanneer zijn chauffeur zich op het distributiecentrum aanmeldt. Doordat het uur van aankomst en vertrek steeds wordt geregistreerd, weten we ook hoe lang een chauffeur op de site is geweest, of er meer tijd nodig was, e.d. Alles wordt nu heel meetbaar.”
Vinger op de wonde Via het internetportaal weet Kuehne + Nagel vandaag precies wie er welke loskade heeft geboekt en hoeveel pallets er die dag en de komende dagen verwacht worden. Dankzij dat inzicht kan de logistieke dienstverlener de nodige capaciteit veel beter inschatten. De combinatie van dat inzicht en het afvlakken van pieken door het zelf kunnen reserveren van slots zorgt ervoor dat het nu veel minder druk is op de parking. “Vroeger kwamen veel vrachtwagens om zes uur ’s morgens aan, met het risico dat ze om tien uur nog stonden te wachten. Doordat ze nu een slot hebben geboekt, komen zulke situaties eigenlijk niet meer voor”, vertelt Lauriane Claeys. De cijfers liegen er niet om. De wachttijden van de leveranciers – tijd tussen aankomst en binnenrijden – zijn meer dan gehalveerd. De doorlooptijd van de leveranciers – tijd tussen aankomst en verlaten van de site – is 36% verminderd. Tot slot komen 7% meer leveranciers nu op tijd. “Samen met de leveranciers en de distributiecentra hebben we wel een aantal regels vastgelegd zodat het spel eerlijk wordt gespeeld. Een vrachtwagen die op tijd komt, heeft altijd voorrang. Een vrachtwagen die te laat zal komen, vragen we om te verwittigen. Ook dat kan de transporteur of leverancier via het internetportaal doen. Op die manier kunnen we al het nodige doen om hem toch nog goed te bedienen”, aldus Lauriane Claeys. Als er zich problemen voordoen, kan nu ook veel gemakkelijker de vinger op de wonde worden gelegd. “We weten nu perfect wie op tijd komt en wie niet. Dankzij die transparantie staan we heel sterk in onze schoenen
als we een discussie met een leverancier of transporteur aangaan. Zo kunnen we perfect nagaan of facturen waar meerkosten worden aangerekend voor lang wachten terecht zijn.” Daarnaast heeft Carrefour met het internetportaal het mailverkeer en het aantal telefoons tussen de betrokken partijen drastisch naar beneden weten te halen. Dat heeft ook de administratie sterk vereenvoudigd. “Als een leverancier of transporteur zijn afspraak vroeger wilde verplaatsen moest hij bellen of mailen naar Carrefour, die op zijn beurt met het distributiecentrum moest afstemmen. Via het internetportaal kan hij dat nu heel gemakkelijk zelf doen”, illustreert Ignace Craeye.
Tijd voor finetuning Over de implementatie zelf zegt Ignace Craeye nog: “We hadden meer tijd nodig dan aanvankelijk gepland omdat we toch wel wat specifieke aanpassingen aan de applicatie hebben laten doen. Daarnaast wilden we niet live gaan net voor de eindejaarsperiode, wat voor een paar maanden uitstel zorgde. Na het enthousiasme bij de start hebben we nog enkele operationele uitdagingen gekend, met name om de nodige hoeveelheid resources aan de kant van de logistieke dienstverlener goed geparametriseerd te krijgen.” “Pas als het systeem live is, zie je of je alles goed hebt bedacht en of je sommige zaken beter had kunnen bedenken”, voegt Martin Swaters eraan toe. “We zouden kunnen spreken over een tweetrapsimplementatie. Eerst moet je ervoor zorgen dat de ontvangsten beter over de dag worden gespreid. Pas als dat goed geregeld is kun je zoeken naar nog meer efficiëntie en de algoritmes aanpassen. Ook het gebruikersvriendelijker maken van het systeem – bijvoorbeeld de grotere visibiliteit op het vlak van volumetrie die Carrefour zijn leveranciers wilde bieden – is iets wat in die tweede stap is gebeurd.” Die finetuning van het systeem is trouwens iets waar Carrefour een jaar na de eigenlijke implementatie nog steeds werk van maakt. “De vrachtwagens spenderen al veel minder tijd op onze parking maar het kan nog beter. Daarom willen we de rapportage verder optimaliseren en nog meer gaan doen met de gegevens die we hebben. We willen onze informatie nog meer delen met leveranciers, zodat ook zij kunnen bijdragen tot verdere verbetering”, aldus Lauriane Claeys. “Dat we nu over volumemetingen (d.w.z. het aantal pallets) beschikken over de periode van één jaar, helpt ons bovendien om de invloed van de seizoenen op onze capaciteit beter in te schatten. Zo hebben we tijdens een warme zomer meer capaciteit nodig voor dranken. Als we beter weten hoeveel extra capaciteit er in zulke periodes nodig is, kunnen we daarop beter inspelen en ook in die drukke periodes wachtrijen voorkomen.” Op de vraag of er concrete plannen zijn om de vier andere Belgische distributiecentra ook via het internetportaal te laten werken, antwoordt Ignace Craeye: “Momenteel niet. Niet elk distributiecentrum heeft dezelfde logistieke stroom en dus ook niet dezelfde noden. In het verssegment hebben we veel minder problemen met wachttijden en administratie. Maar gezien de grote sprong die we in Kontich en Nijvel hebben gemaakt, willen we die stap in de toekomst zeker niet uitsluiten.” TC
JAARBOEK SOFTWARE / IMPLEMENTATIE ? PRAKTIJK door Heres Stad
C1000, Amersfoort Pakket: Type bedrijf: Aantal medewerkers: Locaties: Implementatie: Aantal users: Live sinds: Doorlooptijd project:
SC Food Portal van Incore supermarktorganisatie 30.000 (incl. winkelpersoneel) Amersfoort (hoofdkantoor), dc’s in Woerden, Breda, Elst, Raalte en Gieten Supply Chain Food Portal van Incore 500 december 2010
6 maanden , inclusief aanpassen SCP voor foodretail
INTERNETPORTAL SPREIDT PIEKEN OVER HELE DAG
Vertaling werkvloer In het traject tussen bestellers en leveranciers valt nog veel te optimaliseren. Zeker in de piekperiodes (kerst) of piekmomenten (einde van de week) is het vaak chaos op de dc’s van grote retailers. Op een hoog aggregatieniveau weet de supermarktorganisatie wat er is besteld en wanneer de artikelen binnenkomen. Maar de vertaling naar de werkvloer - hoeveel heftrucks en medewerkers moeten op welk moment bij welk dock staan is vaak onduidelijk. Gevolg? Een lange rij wachtende en balende
vrachtwagenchauffeurs, extra inhuur van flexwerkers, leegloop op sommige momenten en veel irritatie over en weer. Incore bedacht een oplossing en is bezig bij een aantal mode- en warenhuisorganisaties met een webgebaseerd planning- en communicatiesysteem. C1000 zag de voordelen en ontwikkelde samen met Incore een foodversie, toegespitst op korte ketens en snelle doorlooptijden. Zelf inplannen De SC Food Portal brengt drie partijen met elkaar in contact. Dat zijn bestellers, leveranciers/vervoerders en de logistieke organisatie van de retailer. Het doel is informatie delen in een portal waar iedereen toegang toe heeft. Binnen bepaalde grenzen kan een leverancier zelf kiezen wanneer hij een vrachtwagen wil laten aandocken bij het betreffende dc. C1000 garandeert dat de wagen binnen een half uur kan starten met lossen. Voordeel voor de leverancier/vervoerder is dat hij de betreffende rit optimaal kan inpassen. DC’s kunnen de ontvangsten over de dag verspreiden en de capaciteit aan mensen, heftrucks en
docks optimaal benutten. De bestellers/inkopers hebben goed zicht op het verloop van het proces en kunnen proactief ingrijpen. “Een totaal andere manier van werken”, zegt Koen van Doorn, hoofd logistiek voor het segment houdbaar bij C1000. “Voorheen was het afwachten of het allemaal goed verloopt. Nu kunnen mijn bestellers online zien of alle bestellingen zijn ingepland bij leveranciers. Dat gaat ons enorm helpen in onze servicegraad.” Pittige rekensom De slimmigheid van de portal zit onder water. Bij het inplannen
“Het bewijs dat de portal goed werkt zagen we tijdens de kerst vorig jaar”, zegt Koen van Doorn. “Het is aan de dc’s om het spel te spelen in de resourceplanning. Die manier van plannen en het volgen van bestellingen gaan we steeds beter in de vingers krijgen.”
houdt de rekenmodule automatisch rekening met de capaciteit, de loslocatie en de tijdigheid. Dat is onder andere afhankelijk van de inhoud en de omvang van de zending. Een pittige rekensom, volgens de bedenkers, omdat iedere orderregel verschillende levervensters heeft. Vergelijkbaar met het online boeken van een vlucht. Inmiddels heeft de retailer ongeveer 1.000 leveranciers aangesloten en 120 logistiek dienstverleners. Belangrijk dus dat de portal zeer gebruikersvriendelijk is, want veel partijen moeten hiermee kunnen werken.
LOGISTIEK MAART 2011 / SPECIAL |
Bijna een jaar geleden begon C1000 als eerste in Woerden met de implementatie van een webapplicatie, waarmee de ontvangstplanning op de dc’s sterk werd verbeterd. Toen dat eenmaal draaide, ging in het najaar de uitrol naar de andere dc’s razendsnel. “Vooral dankzij het enorme draagvlak dat we van leveranciers en logistiek dienstverleners kregen”, zegt projectleider Arthur Recter. “Dat was ook het bijzondere aan deze implementatie. Normaal is een IT-project vaak sterk intern gericht. Dit is veel breder en biedt direct voordelen voor alle partijen.”
5
