HELYI TUDÁS KEZELÉSE A TUDÁSMENEDZSMENT ESZKÖZEIVEL

ELTE BTK KÖNYVTÁR - INFORMATIKAI KÖZPONT

HELYI TUDÁS KEZELÉSE A TUDÁSMENEDZSMENT ESZKÖZEIVEL ÉVFOLYAMDOLGOZAT - Tudásmenedzsment speciálkollégium Szvetelszky Zsuzsanna

Készítette: Dr. Szilágyiné Gálos Ildikó III. évfolyam, esti tagozat

Bevezető Pedagógiai szolgáltatónál dolgozom, s nap mint nap szembesülök azzal a problémával, miszerint nem mindig vagyunk tisztában tudásunkkal, igazi értékeinkkel. Azért választottam ezt a témát, hogy alaposabban megismerjem, s a későbbiekben munkatársaimmal is megismertessem a tudás tudatos használatát, feltérképezve saját, intellektuális tőkénket. Szeretnék a későbbiekben komolyabban belemerülni a projektek egyes szintjeibe, s pedagóguskollegáimmal végig venni annak egyes fázisait. Jelenleg azonban csak az alapokat szeretném ismertetni, mivel a mélyebb tartalomelemzéshez több ismeretre és időre lesz szükség. Mindenek előtt a szervezeten belüli tudás összetevőiről, annak tartalmáról szeretnék szólni. Tudvalevő, hogy a helyi tudás mindenütt olyan érték, melyre minden közösség építhet, melynek fejlesztése - helyi tudásmenedzsmenttel – a közösségek legfontosabb feladata. A tudásmenedzsment fogalmának tisztázása a tudás, az információ és az adat fogalmának meghatározásával kezdődik. Ahhoz, hogy az előbb említett tudásmenedzselést, gondozást megismerhessük, különbséget kell tennünk az egyes fogalmak között, meg kell tudni állapítanunk „kivel állunk szembe”, fel kell ismernünk a történet szereplőit. Természetesnek mondhatjuk, hogy a hétköznapi ember nem törődik a különbség tétellel, egyaránt használja az információt, adatokat és a tudást is. A beszélgetések során sem elemezzük, hogy éppen adatról, vagy információról van-e szó. Ide soroljuk a médiákból ránk áradó hír özönt, de a számítógépekben található adatokat is. Azt azonban már sokan érzik, hogy a rengeteg információ között csak igen kevés hordoz számunkra jelentőséget, igen kevés hírből lesz közvetlen hasznunk. Sokat kell ahhoz olvasni, vagy hallgatni, nézni, hogy érdemi, minket igazán érdeklő információhoz, tudáshoz hozzájussunk.

1. Elméleti alapok Ebben a hírekkel elárasztott világban egyre többet beszélünk tudás alapú társadalomról, tudástőkéről, tudásgazdaságról. E szavak többsége rendszerint anélkül hangzik el, hogy mind a használója, mind a hallgatósága pontosan értené is miről van szó. Bár rengeteg információnk van, mindig marad egy érzés, hogy az igazán fontos információ nem jutott el hozzánk.

TUDÁS

INFORMÁCIÓ

ADAT 1. ábra

Tapasztalatot, szakértelmet, az áttekintés és az elemzés képességét, intelligenciát, értékrendet, döntési és cselekvési mintákat, intuíciót, reflexeket stb. foglal magába. Az értelmezett adat, az információ alapján döntés hozható, cselekvés indítható el. Sok adat születik, az adatok többsége nem hordoz információt.

1. ábra

Ismereti háromszög

2

DAVENPORT & PRUSAK (1999) megfogalmazása szerint: a. Adat – szintaktikai jelsorozat. Eseményekkel kapcsolatos elvont, objektív tények összessége. b. Információ – értelmezett adat. Az információ kontextusba helyezése, osztályozása, aggregálása révén jelentést nyerő adat, amelynek „hasznosítása”, értelmezése egyénileg változhat. c. Tudás – feldolgozott információ. A tudás: – körülhatárolt tapasztalatok, értékek és kontextuális információk heterogén és folyton változó keveréke. – szakértelem, amely keretet ad új tapasztalatok, információk elbírálásához, s a tudással rendelkezők elméjében keletkezik. – a szervezetek nemcsak dokumentumokban és leltárokban őrzik, hanem a szervezeti rutin részeként Ø gyakorlati tevékenységekben és Ø normákban beágyazódva is jelen van. A tudás jellemzői – Komplex, amennyire a vonatkozó gyakorlati probléma is az. – Szintetizáló: különböző tárgyú, forrású, különböző időpontban született információkon alapul. – Tapasztalatokon keresztül fejlődik. – Gyakran szabályokban testesül meg. – Ítéletekben, értékekben automatizmusokban, intuícióban is kifejlődhet. – Adott szituációban általában cselekvést indukál. – Nem szerezhető be egyik napról másikra, viszont bármikor elévülhet. – Az a tudás, amelyet nem osztanak meg másokkal, nem bővül, értéktelenné válik. A tudás életciklusának fázisai: 1. A tudás létrehozásával kezdődik (tanulás, innováció, stb.) 2. A tudás megszerzése 3. A tudás tökéletesítése (rendezése, tárolása) 4. A tudás szétosztása 5. A tudás alkalmazása, felhasználása, majd az egész kezdődik elölről

2. ábra

A tudás életciklusa (Wiig, 1999).

Ezalatt a körforgás alatt a tudás folyamatosan változik, alakul: az első fázisban például jellemző a tacit tudás explicitté válása, az ötödik fázisban pedig nő az egyedi- és a szervezeti tudás. (Erre részletesen a következő fejezetben térek ki.) Egy tudásmenedzsment rendszernek a teljes életciklus folyamatát minden szervezetben támogatni kell! 3

A tudás négy válfaja – közgazdasági szemszögből Közgazdasági megközelítésből tisztázásra vár az, mennyire és milyen formában közvetíthető, adható át a tudás. Mindez válfajainak jellegzetességeitől függ. A tudás kategóriái: – a tények ismerete (know-what), – az okok ismerete (know-why), – az út ismerete (know-how), – a megfelelő személyek ismerete (know-who). A tények ismerete az, ami van. Mennyi London lakóinak száma, mikor volt a mohácsi csata, hogyan készül a palacsinta stb. Általában ezt nevezzük információnak, jellemzője, hogy kisebb egységekre bontható, rendszerezhető, csoportosítható, továbbítható. A számítógép használata óriásira növelte a megszerezhető információk tömegét, az egyénnek csak meg kell találnia és ki kell választania a számára szükségeseket. Ez a tudás azonban még messze van a tökéletestől, hiszen az információ keresését, szelektálását és felhasználását is tanulni kell. Az okok ismerete a természetben, az emberi elmében és a társadalomban végbemenő változások alapelveinek és törvényeinek ismerete. Nagy jelentősége van a természettudományokban, számos iparágban, a technológia fejlesztésében, tájékozódásban jogi, politikai és társadalmi kérdésekben. E tudás megszerzéséhez elengedhetetlen a befektetés a tudományok és a közoktatás fejlesztésébe, a képzésben pedig nélkülözhetetlen a kísérletezés, a terepmunka, a tapasztalatszerzés. Az út ismerete a hozzáértés, a dolgok elvégzéséhez szükséges szakértelem. A képességek és a készségek fejlesztésével sajátítható el, és minden gazdasági tevékenységben óriási szerepe van. Egy új termék piaci kilátásait latolgató üzletember, egy befektetni szándékozó vagy új munkatársak felvételével megbízott személy ezt a képességet használja ugyanúgy, mint egy kiváló sebészorvos vagy szakácsmester. Az út ismerete a tudás legkevésbé megközelíthető és a legbonyolultabban átadható válfaja. A szakértelmet a legnehezebb mások által is használható információvá alakítani, hiszen elsajátítása folyamán is szüntelenül változik a tartalma. Van elméleti és gyakorlati része, nemcsak egyénekben, hanem közös területen működő csoportokban is kifejlődhet. A megfelelő személyek ismerete egyre fontosabbá válik a az üzleti – nonprofit szférában és az említett három tudásfajta megszerzésében is. Az információkhoz jutás és a szociális kapcsolatok tartoznak a körébe. Vannak ugyan hozzáférhető adatbázisok, de nem elég ismerni az információ forrásait, annak érdekében, hogy összetettebb, hálózatba rendeződő tudás jöjjön létre, feltétel a személyes kapcsolat valakivel, akinek a tudásában bízhatunk, aki segít az eligazodásban. Hiába könnyíti meg a technika a tudás bizonyos formáinak terjesztését, az emberek közreműködése nélkül továbbra sem lehetséges az információk megszerzése, tudássá szervezése, hasznosítása. A gazdaságban és a versenyszférában sok múlik azon, hogy megtalálják az adott feladathoz a megfelelő személyt. Rendszerint itt sem elegendő a szaktudás, a munka világában is szerepet kap a bizalom, a megbízhatóság, az emberi tulajdonságok. Ez a tudásfajta magában foglalja a társas kapcsolatokra való készséget, a kommunikáció és az együttműködés képességét is. Mindebből következik, hogy nagyon kevés az a tudás, amely tökéletesen köztulajdon. Még a tények ismerete kategóriába tartozó tudás is elérhetetlen azok számára, akik nem férnek hozzá az információk forrásaihoz a számítógép hiánya, vagy a területi, helyi hátrányok, esetleg az anyagi helyzet miatt, vagy azért, mert nem tudnak kapcsolatba lépni a szükséges társadalmi csoporttal, intézménnyel. S a számítástechnika sem érhető el mindenki számára, de még ha elérhető is, sokat kell befektetnie az egyénnek ahhoz, hogy célszerűen használja, és az információk megértéséhez szükséges alapismereteket megszerezze. Az a tudás is kevés azonban, amely hosszú távon is teljesen magántulajdon maradhat. Még a leginkább saját, egyéni tudást, a szakértelmet, az út ismeretét is megosztják egymással az emberek, a mester a tanítványával, a szülő vagy nagyszülő az utódaival, és a kollégák, csoportok, testületek, szakmabeliek is legalább törekednek erre. 4

2. A szervezeti tudásmenedzsment

A tudásmenedzsment összetevői

A tudásmenedzsment értékes információk teremtését, tárolását és megosztását támogatja a szervezeten belül, úgy hogy a kellő információt a kellő időben el lehessen érni. Ezek az információk a tudás bármilyen formáját jelenthetik, ami lehet egyéni-, szervezeti-, explicit- és implicit (tacit) tudás. Az egyének személyes tudása bizonyos részben kinyerhető, azonban igazán hatékonyan csak egy adott személy használhatja. A szervezeti tudás fogalmát kétféleképpen is értelmezhetjük (Fehér, 2004). – Egy felülről jövő megközelítésben szervezeti tudásnak nevezhetjük azt, mely független az egyének tudásától. – A szervezeti tudás alulról történő megközelítése az egyénektől, személyes tudásból épít: szervezeti tudás úgy jön létre, hogy az egyének személyes tudásukkal együttműködve egy magasabb szintet hoznak létre. Az explicit vagy kódolt tudás azt a fajta tudást jelenti, amely átadható és rögzíthető egy formális, rendszerezett nyelvben. A tudás jelentős része azonban rejtett, tacit, azaz nem fogalmazható meg egyértelműen, nem, vagy nehezen adható át másoknak. A kimondatlan tudás egyik legfontosabb jellegzetessége, hogy a másik embernek közvetlenül átadható. Gondoljunk a mester-tanítvány, újonc-mentor kapcsolatokra. A tudásátadásnak ezt a módját nevezik szocializációnak. A tacit tudásból új tacit tudás lett - a másik ember fejében. Kombináció (összehasonlítás, tendenciavizsgálat, összefüggések feltárása stb.) révén az explicit tudáselemekből (információkból) újabb explicit tudáselemek (információk) születnek (3. ábra). A kombináció egyfajta szintézis, új információ létrehozása az összegyűjtött explicit elemek együtteséből.

3. ábra

5

Végül az explicit információ megértés révén ismét személyes tudássá válik, ez a folyamat az internalizáció.

4. ábra

A felsorolt lépések (externalizáció, szocializáció, kombináció és internalizáció) körforgást alkotnak, szerencsés esetben azonban nem egyszerű ismétlődésről, hanem emelkedő spirálról (4. ábra) beszélhetünk: mások számára hasznosíthatóvá tett tudásunk kombinálódik további információkkal, majd új tudásként beépül agyunkba és ismét átadásra vár. Mindeközben - ideális esetben - egyre többet tud minden érintett, röviden: tanulunk. A tudásmenedzsment megvalósításának lépései minden közösségben eltérnek. Figyelembe kell venni a meglévő tudásmenedzsment elemeket, a bizalom szintet, valamint a kommunikációs szokásokat. Azonban minden tudásmenedzsment projektnek vannak azonos feladatai, lépései. Ezek a következők: – Fel kell mérni a helyzetet, a tudásvagyonról térképet kell készíteni, hogy “tudjuk, mit tudunk”, s el kell készíteni a tudástérképet. – A közösségi tudást minden érdekelt számára elérhetővé kell tenni. – Bátorítani kell a tudás megosztását, a kimondatlan tudás kifejezését. – Az új tudás létrehozását, és a szellemi tőke jobb kihasználását ösztönözni kell. Mi teszi szükségessé, hogy a közösségek tudatosan fogalakozzanak a tudásmenedzsmenttel, odafigyeljenek az egyéni tudások integrálására és a közös tudásszerzés lehetőségeinek biztosítására? A kérdésre néhány lehetséges válasz a következő: – Az közösségek nincsenek tudatában annak, hogy tagjai milyen információkat birtokolnak. – A rendelkezésre álló információk halmaza széteső, rendezetlen, nincs szerkezete, nem összpontosul célok köré. – Az emberek egyszerre szenvednek az információk tömegétől és az ismeretek hiányától. – Szakmai jártasság, szakértői tudás, értékes tapasztalatok és munkakapcsolatok semmivé válnak, mihelyst mindezek birtokosa, a közösség egyik tagja kilép a partnerségből. – A tanulságok, és a tapasztalatok megosztásának nehézsége oda vezet, hogy rengeteg idő és pénz pazarlódik el az egyszer már megoldott feladatok újbóli megfejtésére. „A tudás forrása az ember, a maga összetettségével és kiszámíthatatlanságával.”(Bőgel) A tudás fogalmánál maradva: megkülönböztetjük a személyes tudást a kisebb-nagyobb csoportok, illetve szervezetek szellemi kapacitásától, így jutunk el a tudásgazdálkodásig. 6

A tudástőke, mint kifejezés azt tükrözi, hogy a közösségi erőforrás vagyon (egyesek szerint legnagyobb értékű) eleméről van szó. Egy közösség tudástőkéje három összetevőből áll: 1. külső kapcsolatok tőkéje, 2. az strukturális tőke és 3. az emberi tőke. 1. A külső kapcsolati tőke a közösség tagjainak, közösségen kívüli kapcsolatait jelenti. Azok a kapcsolatok tartoznak ide, amelyek felhasználhatók a közösség fejlesztéséhez. 2. A strukturális tőke mindazokat a „tudásokat” foglalja magába, amelyek függetlenné váltak a közösség tagjaitól, például a folyamatokat, a szervezeti felépítést, az információs rendszereket. A szervezet infrastruktúrája, technológiája, adatbázisai és folyamatai, amelyek nem függenek a kulcsemberek személyétől, tehát az elnyert szabadalmak, a copyright-ok, a működési modellek, a szervezeti rendszerek, a kutatásfejlesztés által élért eredmények és a várható találmányok értéke, a meglévő vezetéstámogató informatikai rendszerek értéke, a szervezeti struktúrák és normák hatása a működésre. 3. Az emberi tőke a közösség tagjainak ismereteiből, készségeiből, tudásából tevődik össze és függ az egyes tagok részvételétől. A szervezetben dolgozó tehetségek, a kiválasztott emberek tudása és a kialakított képességek, az összegyűjtött tapasztalatok, a fejekben lévő tudás értéke, a képzések és a munkavégzés közben megszerzett tapasztalatok eredményei. Az egyes tagok esetleges távozása után sajnálatos módon elvész a közösség számára. A tudástőkével rendelkező közösség, azonban több mint okos, tudással rendelkező emberek csoportja. A sok-sok egyéni tudás, értelem nem magától alakul át közösségi tudástőkévé. A szakértők kilenc feltételt sorolnak fel, amelyek az egyéni tudás, közösségi tudássá való integrálásához elengedhetetlenek: 1. az értékteremtés légköre, bizalom, 2. alternatív megoldásokat keresni döntéshozatal előtt, 3. meglátni a tanulás lehetőségét minden változásban, 4. megbirkózni a bizonytalanság tudatával, 5. a változó környezethez igazítani a stratégiát, 6. rendszerben gondolkodni, 7. bátorítani az információáramlást, 8. megnyerni és felhatalmazni a vezetőket minden szinten, 9. fegyelmezetten meghozni a döntéseket. Az eddigiek alapján megállapíthatjuk, hogy a tudásmenedzsment nem más, mint a közösségi szellemi tőke növelését célzó törekvések összessége.

7

Az intellektuális tőke a piacgazdaságban és a szervezeteknél

INTELLEKTUÁLIS TŐKE

EMBERI TŐKE

STRUKTURÁLIS TŐKE

üEgyéni szakértelmek üKépességek üTapasztalatok

VÁSÁRLÓI TŐKE

üTechnológiai leírások üGyártási eljárások üSzabadalmak

ü Információ a

felhasználókról

üPiaci részesedés üGoodwill

A jól megfogható dolgok könnyen elleshetők, utánozhatók, ezért nem lehetnek a stratégiai tőke részei. Ilyenek a meglévő épületek és az eszközök, a tudásmenedzsment rendszeren belül pedig a technikai oldal: a hardver, a hálózat, a megvásárolt szoftver, stb. Sokan hozzáférhetnek, megvásárolhatják, újakat fejleszthetnek. Nem ezek adják az egyedi, csak a szervezetre jellemző értékeket. Sokan mégis szinte misztifikálják a technikai háttér értékét, ahol- azt hiszik - az ember kicserélhető elem. Igaz, technológia és információs technológia nélkül a tudáshasznosulás esélye jóval kisebb, valójában ez csak a szükséges, de nem elégséges tényező. A technikai háttér a lehetőségeket tágítja ki. A szervezetek elsődleges vagyona nem megragadható, nem tapintható, és ezért nem is utánozható. Ilyenek az egyének és egységek közötti interakciós módok, a megszerzett tudás, az emberek viszonyulásmódja, a szervezeti kultúra, az üzletpolitika és annak gyakorlata. Tehát ahogyan valójában működik egy szervezet, és amelytől egyedi és utánozhatatlan lesz. Ez az értékes, ritka, tökéletlenül utánozható, nem helyettesíthető, és nem tapintható tőke a szervezet valódi stratégiai tőkéje! Belső tudáshelyzet mátrix A szervezet

Abszolút tudástér

Mit kell tudni? (relatív tudástér)

Tudja

Nem tudja

Mit tud?

Megfelelő

Pazarlás

Mit nem tud?

Reménykeltő

Veszély

8

3. Tudásmenedzsment architektúra A tudásmenedzsment különböző technológiákkal támogatja az ismeret- és tudásanyagok alkotását, rendszerezését, osztályozását, tárolását és kinyerését, továbbá az emberek közötti együttműködést és a tudás alkalmazását. 7. szint Üzleti alkalmazások menedzsment

Teljesítmény támogatás

Oktatás menedzsment

Képesség menedzsment

Intellektuális menedzsment

Ügyfélkapcsolat menedzsment

6. szint Személyre szabott tudás hozzáférés

5. szint TM szolgáltatások

Tudásportál

Adat és tudás felfedezés

Kolaboratív szolgáltatások

Szakértői hálózatok

4. szint Szervezeti taxonómia

Tudástérképek

3. szint

Tudástárak

Dokumentum és tartalommenedzsment

2. szint Alsó szintű IT Infrastruktúra

1. szint Információ és tudásforrások

Web böngészők, szövegszerkesztők – Levelezőrendszerek – Fájl szerverek – Adatbázis szerverek – Multimédia szerkesztők – Üzenetközvetítő eszközök – Internet megoldások

Hirdetőtábla hírcsoportja

Adatbázisok

Elektronikus dokumentumok

E-mailek

Multimédia fájlok

Fórum beszélgetések

5. ábra

Tudásmenedzsment architektúra (Lawton, 2001 alapján)

A 5. ábrán láthatjuk a tudásmenedzsment architektúra réteges felépítését, mely a technológiai háttértől a felhasználókig terjed. Egyes szintek 1. A legalsó szinten találhatóak a tudás explicit forrásai (dokumentumok, e-mailek, adatbázis rekordok, stb. Formájában). 2. Az IT infrastruktúra segíti a szükséges információk elérését (böngészők, stb.), a felhasználható tudás kinyerését (adatbázis kezelők), a tudásanyagok szerkesztését (szövegszerkesztők, multimédia eszközök, stb.) és az egész rendszer működését (szerverek, Internet, stb.). Az információtechnológiának elsősorban az a szerepe a tudásmenedzsmentben, hogy minden érdekelt számára könnyen elérhetővé és egymással kombinálhatóvá tegye a rögzített ismereteket. Infrastruktúrát, keretet biztosít, amit elkötelezett embereknek kell értékes tartalommal megtölteniük. Nem kell külön fejlesztésre, szoftverre gondolni a tudásmenedzsmenttel kapcsolatban. Sok érdemi dolog megtörténtét teszik lehetővé a mai rendszerek is. A jelenlegi eszközökkel könnyen rögzíthető az információ, a tanítás, az üzenet pontosan abban a formában, ahogyan megszületett: hang, mozgókép mind tárolható. 9

A tárolt információk visszakereshetősége, a továbbfejleszthetősége magától értetődő követelmény.

rendszerek

bővíthetősége

és

3. A szervezet tudása tudástárakban tárolódik. 4. A szervezet tudásának katalógusát a tudástérkép tárolja. 5. A következő szint a tudásmenedzsment tevékenységek tényleges támogatását látja el, míg 6. A tudás portálok az egyes dolgozók személyre szabott igényeit elégítik ki. 7. Legfelső szinten találhatóak azok az üzleti alkalmazások, melyekben a szervezet tudása felhasználásra kerül. Nézzük meg a felső öt szintet kicsit részletesebben (Lindvall, Rus, Sinha, 2002 alapján): 3. SZINT: dokumentum és tartalommenedzsment szinten jelenik meg az explicit tudás.

A következő funkciókat biztosítja: tárolás és feltöltés, verziókövetés, szervezés, keresés és lekérés. A szervezeti intranet, illetve Internet segítségével minden dolgozó hozzáférhet ehhez a tudástárhoz, használhatja, illetve hozzáadhatja saját tapasztalatait. Ez a szint valósítja meg a szervezeten belüli tudás zökkenőmentes áramlását. Sokan boldogulnak a világ legegyszerűbb programjával, a Web böngészővel. De az offline hozzáférés is megteremthető. A tudásmenedzsment elsődleges célja a hallgatag személyes tudás (tacit tudás) felszínre hozása olyan formában, hogy az mások számára hasznosítható legyen (explicit tudás, majd információ). Ez az, amit röviden a tudás megosztásaként emlegetünk. A tudásmenedzsment számomra az átgondolt, eltökélt tudásmegosztás gyakorlatát jelenti, amely megtörténhet informatikai eszközökkel, de hagyományos információhordózókkal egyaránt. 4. SZINT: a tudástérképek olyan adatbázisok, melyek rámutatnak a szervezeti tudáselemekre,

ugyanakkor nem tárolják azokat. A tudástérkép megmutatja a tudáselemek vállalaton belüli elhelyezkedését, vagyis azt, hogy mely emberek rendelkeznek a megfelelő kompetenciával. A tudástérkép lehetőséget biztosít a szükséges szakértelem és tudás megtalálására különböző megközelítésekben, mint például szervezeti struktúra, szakértelem terület, besorolás stb. Egy tudástérkép használatával a következő előnyök érhetők el (Fehér, 2004): – Az információ keresési idő csökkentése. – A jövőbeli lehetőségek kihasználásához a szervezeti tudáselemek fellelése és felhasználása. – A szervezet tudásában lévő hiányosságok azonosítása. – A tudásmegosztási folyamat támogatása a tudáselemek könnyű kereshetősége által. Valamiféle tudástérképe mindenkinek van, hiszen mindenki tudja, hogy mikor, hova érdemes fordulni bizonyos ügyekben. A legegyszerűbb tudástérkép egy településen az intézményrendszer felépítésének és a szolgáltató vállalkozások ismerete. Ennél lényegesen bonyolultabb feladat a közösséget alkotó egyének tudástérképének elkészítése, azonban pont ez az első konkrét tudásmenedzsment feladat. A közösség, a közösséget alkotó egyének és csoportok meglévő tudásának gyakorlati, céltudatos felmérése, a tudástérkép elkészítése olyan közösségépítési lépés, amely jelentősen növelheti a bizalmi szinten, illetve segít bevonni az addig kívülálló embereket is. A tudástérképen minden csoport, de akár kisebb közösségekben - minden ember szerepelhet és ezáltal a közösséghez tartozónak érezheti magát. A meglévő tudás céltudatos felmérése a leggyakoribb tudásmenedzsment-feladat. A szakemberek nem győzik hangsúlyozni a rendszerezés, a strukturálás fontosságát. 10

5. SZINT: tudásmenedzsment szolgáltatások szinten három fő funkció található.

– Az adat és tudás felfedezés funkciója az, hogy új tudást generáljon a már meglévő információkból és tudásanyagokból. Az adatok különböző szempontok szerinti megjelenítésével statisztikai elemzést vagy döntés támogatást lehet lekérni. – A kollaboratív szolgáltatások (együttműködő) tacit tudás áramoltatását. – A szakértői hálózatok peer-to-peer (P2P) kommunikációval azoknak adnak segítséget, akik egy konkrét probléma megoldását keresik. Segítségükkel az olyan tacit tudások is elérhetőek lesznek, amiket nem lehet, vagy nincs idő explicitté tenni. 6. SZINT: tudás portál személyre szabott elérhetőséget biztosít a különböző forrásokból

összegyűjtött adatok, információk és tudás széles köréhez, melyeket koherens módon jelenít meg. A portálok a tudás szétosztásával és megjelenítési módjának szervezésével explicit tudást közvetítenek. 7. SZINT: a legfelső réteg, az üzleti alkalmazások réteg támogatja a szervezeti tudás felhasználását. (Nem részletezem, mert ez már üzleti szféra). Mi jellemző az érzelmileg intelligens szervezetekre? 1. Emberi és a pénzügyi szempontok egyensúlya 2. Nyílt kommunikáció és bizalom – kezdeményezőkészség – kapcsolatok építése – együttműködés, támogatás 3. Együttes tanulás – újítás, kockázatvállalás – fejlődés iránti szenvedély Mit jelent az odafigyelés? 1. Azok a döntések felelnek meg az erkölcsi normáknak, amiket az érintettek elfogadnak. − odafigyel az alkalmazottaira (magas bérek) − odafigyel a vevőire (olcsón ad el) 2. A legnehezebb megválaszolni: − ki az érintett? − mindenkit figyelembe kell venni? A szervezeti etika 1. Az etika a cselekvések finom szabályozásával foglalkozik. 2. Ahol nincs bizalom és a törvény sem elegendő, normatív szabályozás írja elő a viselkedési mintákat. − A bizalom hiányában mindig utasítunk. − Minél kevesebb a bizalom, annál többet szabályozunk. Mi a mérce? 1. Ha a mérce a norma, a csoport, akkor − tud jutalmazni és büntetni − versenyzők vannak − normák megszilárdítása külső szankciókkal (fizetés) 2. Ha a mérce a minta, a csoport, akkor − nincs jutalmazás (?) − odatartozás, befogadás a csoportba − bajtársak vannak − minták megszilárdítása belső szankciókkal (büszkeség) 11

4. A szervezet tudástérképe A fenti struktúrák közül most érkeztünk el a szervezeti taxonómiához, a tudástérkép létrehozásához. Megpróbálom elemezni annak feltételeit és folyamatát, gyakorlati útmutatást adva az egyes fázisokon keresztül. (Az anyagot a Doctus honlapjáról gyűjtöttem össze. ) A tudástérkép készítésének első feladata a fogalmak (tárgy- és kulcsszavak) meghatározása. A 90-es években magától értetődött, hogy a tudás birtoklása a hatalom. Ebből sokan arra következtettek, amire nagyapáik, hogy a birtokot be kell keríteni. És tényleg fölnéztek azokra az emberekre, akik a kulcsra zárt fiókjukban nélkülözhetetlen ismereteket őriztek. Habár pozíciójuk nem volt, mégis elintézték, hogy tőlük is kérhessenek. Ma a tudás megtalálása a versenyelőnyt jelent. De tudni kell, hogy hol keressük. Gondoljunk csak arra, hogy nem is egyszerű feladat saját könyvtárunk „összerakása”. Nos, nem a könyvtárosokra gondolok, hanem például egy egyszerű szakmunkásra, aki „csak” szeret olvasni, vagy olyan szellemi foglakozású szakemberre, aki főleg szakkönyveket gyűjt. Az előbbi talán szín és nagyság szerint rendezné könyveit, az utóbbi pedig úgy gondolja, hogy tudományterület és abc együttes alkalmazásával könnyebb megtalálni a polcon, mint szín szerint. Nem könnyű olyan kulcsszót találni, ami alapján egy könyv egyetlen helyre kerülhet. Ennek gondjaival foglalkozik a tudásháttér vizualizációja.

A) A tudásháttér vizualizációja Könnyebben tudunk tájékozódni, ha a fogalmakat megpróbáljuk vizuálisan ábrázolni. A nagy gondolkodók, pl. Leonardo mindig rajzoltak. Ma erre egyre nagyobb szükség van. „A szöveg és kép a korábbiaknál sokkal szorosabb kapcsolatba lép egymással. S a képek segítségével, mint már jeleztem, könnyebben adható át gyakorlati tudás, mint szövegek segítségével. Ezen körülmény folytán, valamint ama tény folytán, hogy az Internet közegében a diszciplináris elzárkózás nehezen tartható fenn, az egységes tudomány perspektívája ma jóval kevésbé illuzórikus, mint néhány évtizeddel ezelőtt volt. A hálózott, digitális képalkotás és képhasználat világa – transzdiszciplináris világ.”( Nyíri Kristóf: Szavak, képek, tudás-egész. Világosság, 2001/7–9) Az ismeretek képi megjelenítése, a vizualizáció emberközelibb, mint csak az írott szöveg. A régi mondás: egy kép ezer szóval is felér - ma is érvényes. A tudásháttérben való kereséskor az egyik fogalomról eszünkbe juthat a másik. Ezek az asszociációk segítik a tanulást, a vizualizáció megkönnyíti a „bóklászást” a tudásháttérben. Nem is gondolnánk, hogy a problémamegoldó ember mennyire hasonlít egy művészre: szép képeket rajzol, ezek a képek azonban önmagukban állnak, hanem az új tudást sugallják. A tudásháttér kivetítéséhez először taxonómiákat kell létrehoznunk. A taxonómia az osztályozás fortélya. Például a Harvard Egyetemen a vezetést a következő tárgyszavakra (topicra) osztják: – menedzsment stílus – személyes stratégia és stílus – hatalom és befolyásolás – látomás Miután meghatároztuk a tárgyszavakat, utána ezeket a fogalmakat valamilyen főbb kategóriákba kell sorolni.

12

Ha belegondolunk, minden tananyagszerkesztő, aki saját gondolatait közvetíti, bizonyára sokat küszködik saját tudáshátterének összerakásával, legyen az verbális vagy non-verbális közlés. Valójában sohasem elégedett vele. A problémát a szekvencia adja, vagyis hogy milyen sorrendet állítunk fel. Visszatérve a szervezet tudáshátteréhez, érdemes elgondolkodni, hogy ha pl. a vízió, befolyásolás, etika és követők fogalmakkal vázolt tudáshátteret akarjuk felvázolni, vajon mi alapján dönthető el, hogy az A, a B vagy a C sorrend a jobb? Úgy gondolom, a variációkból a sorrendiséget minden szervezet maga értékítéleteként határozza meg.

6. ábra: Tudásháttér fogalmainak sorrendjei

7. ábra A fő téma alakulása

Ha nem erőszakoljuk az A, B vagy C sorrendet, akkor vizuálisan mutatjuk be a tudásháttér fogalmait. – A bal oldali képre középre került a vezetés, és mivel nem raktuk sorba, bármelyik főággal elkezdhetjük a munkát. – A jobb oldali ábrát követve kénytelenek vagyunk logikailag a „követőkkel” kezdeni. Ebből az ábrából arra lehet következtetni, hogy a vezetés fogalomról csak a követőkre asszociálunk. A vizualizáció során az elágazások szaporodhatnak, de lesznek olyanok is, amelyek megszűnnek. A végén az a fogalom kerül középre, aminek a legtöbb ága van. Ahhoz hogy szép legyen, hiányzik még legalább egy fogalom egy főágon. Azért mondjuk, hogy „legalább egy”, mert a problémamegoldás másként is alakulhat. 13

7. ábra A fogalmak vizualizációja

Tehát csoportosítani kell a fogalmakat, ki kell alakítani a téma taxonómiáit. Ez viszont lehetetlen a vizualizáció nélkül. És van még egy fontos dolog. A rövid távú memória kapacitását figyelembe véve egy-egy fogalom 7±2 további fogalom felé ágazhat, mert csak ennyit vagyunk képesek észlelni. Ennek gondjaival foglalkozik a tudásgalaxis.

B) Tudásgalaxis Nézzük meg, hogy a „Problémamegoldás” témának milyen fogalmai lehetnek? – Tárgyszavak: problémák felismerése, mesterek és inasok, tudáskeresés, nóvum (új dolog) születése, megoldás tálalása – „Problémamegoldás” tudáshátterének szekvenciális bemutatása: 1. Problémák felismerése (tudáshiány, problématerület, transzdiszciplináris) 2. Mesterek és inasok (kíváncsiság, coaching, guruk) 3. Tudáskeresés (taxonómia, vizualizáció, tudástérkép) 4. Nóvum (új dolog) születése (hipotézis, ötletelés, ötletbedobás) 5. Megoldás tálalása (új tudás, tálalás eszközei. tálalás csapdái) A nóvum elfogadtatása

Az alkotó bemutatja a nóvumot

Az alkotó befolyásol

az alkotót

értelemmel

visszautasít

behódol

érzelemmel

azonosul

befogad

14

8. ábra A „Problémamegoldás” tudáshátterének szerteágazó bemutatás

A tárgyszavak és a kulcsszavak nem szekvenciális sorrendben vannak. A kulcsszavak bármilyen sorrendje alkalmazható, lényeg, hogy a végen össze tudjuk rakni galaxissá. Az asszociációk sokféleségét a tudásgalaxis kuszaságával tudjuk tükrözni. A „Problémamegoldás” galaxisa a következőképp alakul. (Érdemes jól tanulmányozni, mert ennek megértése nélkül lehetetlen összerakni egy tudáshátteret.)

10. ábra A „Problémamegoldás” tudásgalaxisa

15

Nézzük a következő ábrán az ismert „Vezetés” fogalom galaxisát. A fogalmak vizualizációjánál (7. ábra) eljutottunk néhány fogalomig (követők, tudás, e-korszak, etika, befolyásolás stb.). Ez hiányos volt, ezért tovább kell tanulmányozni a tudáshátteret. Ennek alapján a következő galaxist kapjuk:

11. ábra A „Vezetés” tudásgalaxisa

A tudásháttér vizualizációja, az elágazások rajzolása kialakította a meglévő tudás rendezéséhez szükséges taxonómiát. Az elkészült tudásgalaxison kóvályogva gyorsabban visszaemlékezhetünk a tudásháttérben lévő tudásra. A problématerület vizualizációja során a tudásgalaxisból indulunk ki, és a tudáshiány feltérképezésével vázoljuk a problématerületet. A tudástérkép elemei objektumok és kapcsolatok. Mire kell a térkép? – Arra, hogy a kívánt helyre odataláljunk, és közben ne tévedjünk el. – A tudástérképen a tárgyszavakkal (topic) kezdjük, és – ezekhez kötjük a kulcsszavakat (keyword). Ahol a kulcsszavaknál mélyebb tudásunk van, ott egy kognitív térkép elemeit, attribútumokat és azok kapcsolatait is berajzoljuk. A tudástérkép útjainak végén lesznek a tudásbirtokosok és azok lelőhelyei. Az, hogy egy fogalom a tudástérképen hova kerül, azaz hogy tárgyszó, kulcsszó vagy attribútum, a taxonómiától függ. Egyszerűen azt mondjuk: itt és most ez lesz. Ennek eredménye a tudástérkép.

16

C) Tudástérkép A vizualizáció kitaposatlan útján továbblépegetve rájöhetünk, hogy a tudásgalaxis szépen bővíthető a tudáshiánnyal. Mielőtt a részletes tudástérképeket megnéznénk, vegyük számba a tudástérkép elemeit. 1. A szükséges vagy a már meglévő tudás 2. A fogalomhoz tartozó tárgyszavak 3. A tárgyszavakhoz tarozó kulcsszavak 4. A kulcsszavakhoz tartozó kooperatív térképek 5. A kooperatív térképhez tartozó attribútumok (tulajdonságok) 6. A tudás hordozói – kulcsszavak – hol (terület), kinél (személy)

12. ábra A tudástérkép elemei

Következőkben nézzük meg a „Vezetés” és a „Problémamegoldás” egy lehetséges tudástérképét.

17

12. ábra A „Vezetés” tudástérképe

A „Vezetés” tudáshátteréből (tudásgalaxisból) kiindulva elkészítettük a szükséges tudás térképét, és megjelöltük a problémagócokat. A problémagócok egy része kulcsszavakhoz kötött ismert és/vagy ismeretlen attribútumokból és kapcsolatokból alakul ki. – Az „érintettek”, „bizalom” és „e-kultúra” kulcsszavak kapcsolatai ismeretlenek. – A problémagócok másik része ismeretlen fogalmakból állhat. Itt feltételezzük, hogy lehet még valamilyen tárgyszó és annak kulcsszavai. – A harmadik része ismeretlen érvényességi tartományból állhat. Erre példa a „pályázat figyelés”, projektfinanszírozás” és „pályázatírás” attribútumok és azok kapcsolatai. Egyszerűen róluk azt sem tudjuk, miként működnek, és hova tartoznak. Lehet, hogy egyszer majd más fogalmakat használunk. Megváltozhatnak a kapcsolatok. Az is elképzelhető, hogy „körülöttük forog a világ”. Itt és most ezek a problémagócok, amelyekből körvonalazódik a problématerület. A vizualizációval folyamatosan bemutathatjuk a problématerület alakulását. Így megy ez tovább a problémamegoldás folyamán. A tudástérképek is a végén egyszerűek lesznek. Ebből nem következik, hogy egyszerűen jutunk el az egyszerűségig. Ne adjuk fel hamar, megéri a türelem, persze csak azoknak, akik képesek rendszerezni a fogalmakat, kialakítani és újrarendezni a taxonómiát.

18

A teljesség kedvéért – végezetül – nézzük meg a „Problémamegoldás” fogalomkör problémagócait is.

13. ábra A „Problémamegoldás” tudástérképe problémagócokkal

Mire kell figyelni? 1. Hiányzó tulajdonságokra és értékekre - esetek összehasonlítása - esetek felidézése 2. Esetleges döntési képtelenségre - nincs elég tapasztalat - lehet, hogy nem szakértő/tudásbirtokló 3. A tapasztalati ellentmondás - kakukktojások - fogalmi és nézetkülönbségek

19

A tudás viszonya az elvárásokhoz Térképünkön a tudásból kiindulva végighaladhatunk az adott szintű tudás, az adott szintű elvárással összekötő útvonalon és megérkezünk a szorongás vagy az unalom állapotába. Ha olyan elvárásokat kell teljesíteni, amely tudásunkat meghaladja, akkor szorongani fogunk, vagy ha az elvárások alacsonyabbak a tudásunknál, akkor unatkozni fogunk. A tudás harmóniája az elvárásokkal a flow. A tudástérkép segít az elvárások és a feladatok összhangjában. ELVÁRÁSOK - több bonyolult

szorongás

EQ

néhány bonyolult

élmény

több egyszerű

néhány egyszerű

IQ néhány egyszerű

unalom több egyszerű

néhány bonyolult

több bonyolult

TUDÁS

Úgy gondolom, ha egy szervezet komolyan veszi küldetését, akkor képes lesz végigjárni azt az utat, mely a közös gondolkodáshoz, a közös tudás létrehozásához szükséges. 20

FORRÁSMEGJELÖLÉS

1. Helyi tudásmenedzsment (http://www.leadernet.siteset.hu/fajl.php?id=1461#16) 2. Szatmáriné dr. Balogh Mária: Tudásmenedzsment, avagy a tudás mint tőke. (Megjelent: a MENEDZSER-ben, a Menedzserek Országos Szövetségének lapjában, 2002.) 3. Magán- vagy köztulajdon a tudás? ÚPSZ 2003/10. 4. Tudásmenedzsment architektúra. In.: Baranyay Péter: E-Learning és Blended Learning megoldások. (www.iqconsulting.hu) 5. A szervezet tudástérképe (http://www.doctus.hu/admin/bin/Doctus_honlap_Tudasterkep.pdf) 6. A tudásháttér vizualizációja (http://www.doctus.hu/admin/bin/doctus_honlap_vizualiz.pdf) 7. Tudásgalaxis (http://www.doctus.hu/admin/bin/doctus_honlap_galaxy.pdf) 8. Hogyan menedzseljük a tudást? –A tudásmenedzsment aspektusai – www.vein.hu/gtk/seged/human/Tudmen_humanmen_foliak.doc

21