Hasil Input NIP Bikin Pusing? [seri impor database #1]
Ada berbagai cara intu input NIP ke dalam Excel. Berikut ini berbagai versi cara inputnya: 1. 197707152008011011 2. 19770715 [spasi] 200801 [spasi] 1 [spasi] 011 3. [tanda petik] 197707152008011011 Hasilnya seperti di bawah ini:
Untuk memperbaiki hasil input nomor 1, operator biasanya melakukan input dengan cara nomor 2 atau nomor 3. Namun, untuk dapat di-upload dengan baik ke dalam sistem aplikasi database, maka input yang benar adalah tanpa spasi dan tanpa tanda petik. Jadi, bagaimana cara memperbaiki data seperti ini? Kita mulai dari yang paling mudah dulu.
Memperbaiki Input Nomor 3: Menghilangkan tanda petik di depan NIP Cukup kopas (copy paste) special value data tadi di cell sementara (dalam contoh di cell B3). Setelah itu, kopas cell sementara tadi di cell awal, yaitu cell A3. Maka tanda petik di depan NIP akan hilang. Tidak percaya? Klik cell A3 dan lihat formula bar. Tanda petiknya hilang, kan? Pada gambar di atas, formula bar adalah daerah yang ditampilkan diperbesar (zoom). PERINGATAN:
Jika sudah ter-kopas, jangan sekali-kali melakukan editting di cell tersebut karena hasilnya akan seperti input nomor 1. Hasilnya juga akan seperti input nomor 1 jika Anda langsung menghapus tanda petik di depan NIP tanpa langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.
Biar lebih gamblang, ini dia snapshot-nya: 1
2
3
4
5
1. Klik dan copy cell A3. 2. dan 3. Pilih cell B3. Lakukan paste special value. 4. dan 5. Kopas (copy paste) cell B3 ke A3. Sekarang, klik cell A3 dan lihat Formula Bar. Tanda petiknya sudah hilang, kan? TIPS: 1. Perintah copy juga bisa digantikan dengan menekan tombol Ctrl dan C secara bersamaan (Ctrl + C) 2. Paste special bisa digantikan dengan menekan Alt + E S ( : diikuti dengan) 3. Paste bisa digantikan dengan menekan Ctrl + V
Memperbaiki Input Nomor 2: Memperbaiki NIP berspasi Untuk memperbaiki input nomor 2, pada prinsipnya kita menambahkan tanda petik di depan NIP, menghilangkan spasi, dan menghilangkan kembali tanda petik. Langsung saja. Menambahkan tanda petik di depan NIP Cara mudah menambahkan tanda petik di depan NIP sebenarnya mudah saja. Cukup edit cell dan ketikkan tanda petik di depannya. Beres! Memang, sih cara ini ampuh untuk satu NIP saja. Kalau NIP-nya puluhan, ratusan, atau ribuan? Capek, deh Biar enggak capek, ini deh tips-nya.
Di cell B1, ketikkan formula =concatenate([tanda kutip buka][tanda petik][tanda kutip tutup],A1) Kemudian kopas A1 ke cell-cell di bawahnya. Hasilnya:
Setelah itu, kopas special value kolom B1 ke kolom A1. Sekarang, NIP sudah memiliki tanda petik di depannya. Tetapi, masih berspasi. Selanjutnya, hilangkan spasinya. Sama dengan menambahkan tanda petik, cukup edit dan hapus spasinya. Beres! Eit, tunggu dulu. Datanya ratusan bahkan ribuan, Bro. Kalau enggak mau capek, ikuti tips berikutnya. Bagi komputer yang memiliki local setting Indonesia, tanda koma [,] dalam formula diganti dengan tanda titik koma [;]
Menghilangkan Spasi Blok kolom A. Tekan Ctrl + H.
Di sebelah Find What, isikan spasi. Di sebelah Replace With, biarkan kosong. Lalu, klik Replace All. PERINGATAN : Sebelum meng-klik Replace All, pastikan hanya kolom A yang terblok. Sekarang, NIP sudah tidak berspasi. Namun ini NIP belum layak untuk diupload ke sistem aplikasi database. Kenapa? Tepat sekali, ia masih memiliki tanda petik di depannya. Jadi, hilangkan dulu tanda petiknya. Caranya? Lihat kembali tips Memperbaiki Input Nomor 3 Kenapa musti ribet, sih. Tambah tanda petik, hapus spasi, hapus tanda petik. Mengapa tidak langsung saja mengilangkan spasi. Coba saja. Anda pasti tahu mengapa harus “ribet” seperti ini. He he he.
Mengidentifikasi dan Memastikan NIP Tidak Bermasalah Sekarang NIP sudah tidak bertanda petik dan tidak berspasi. Berarti NIP sudah siap upload. Eit, tunggu dulu. Yakin kalau NIP yang diinput operator sudah benar. NIP yang benar digitnya berjumlah 18, betul? Itu saja yang perlu dijaga. Anda tidak perlu ambil pusing apakah ini NIP betul punya si Fulan atau tidak. Untuk urusan ini, kita percaya saja kepada operator. Yang perlu kita jaga adalah NIP yang diinput sudah sesuai dengan format NIP, yaitu: yyyymmddyyyymmsxxx delapan digit pertama, yyyymmdd : tahun, bulan, dan tanggal lahir enam digit setelahnya, yyyymm : tahun dan bulan SK CPNS satu digit setelahnya, s : jenis kelamin 1 untuk laki-laki 2 untuk perempuan tiga digit setelahnya, xxx : nomor urut
Langsung saja ke Excel. Sekarang kita identifikasi input NIP mana yang jumlah digitnya bukan 18. Di cell B2, masukkan formula =len(A2). Kopas ke cell-cell di bawahnya.
Jika data Anda banyak, ratusan, bahkan ribuan, jalankan perintah filter.
Dengan meng-klik panah di cell B1, Anda dapat memilah NIP yang jumlah digitnya bukan 18. Setelah itu, Anda dapat melakukan perbaikan yang diperlukan seperti yang telah kita bahas bersama-sama sebelumnya.
Identifikasi ini dapat Anda lakukan sebelum atau sesudah melakukan perbaikan. Pilihan di tangan Anda. Itu saja untuk saat ini. Semoga bermanfaat. tengah malam di wonoayu @dIeN’s
