Handleiding WBCR. Handleiding WBCR V1.1 External classification

Handleiding WBCR

Handleiding WBCR V1.1 External classification

1

Handleiding WBCR 1

Inleiding

Dankjewel voor je interesse in onze online toepassing voor kankerregistratie, de WBCR. Deze online applicatie laat toe om klassieke kankerregistraties in te voeren en te verzenden naar het kankerregister. Deze registratie is volledig conform het wettelijk voorziene MOC-formulier, hetgeen U via de applicatie kunt afdrukken om vervolgens te versturen naar de ziekenfondsen. Op die manier kunt u voldoen aan de wettelijke bepaling dat elk nieuw geval van kanker moet geregistreerd worden. Daarnaast is het ook mogelijk om deel te nemen aan specifieke, registratieprojecten o.a. in het kader van Quality of Care (bv. de registratie van prostaat brachytherapie en de registratie van orofarynxcarcinomen)

2

Hoe toegang verkrijgen tot de WBCR

2.1

Authenticatie via eID of Token

De kankerregistratietoepassing is een streng beveiligde webtoepassing. De identiteit van de gebruikers wordt bij aanloggen telkens geverifieerd (=authenticatie). Daarom kunnen de gebruikers enkel toegang krijgen met een elektronische identiteitskaart (eID) of met een token. Elke gebruiker dient in het bezit te zijn van een eID en/of token. 

eID: dient door de gebruiker zelf aangevraagd te worden op zijn/haar gemeente- of stadhuis. Hou er rekening mee dat de leveringstermijn twee tot drie weken kan zijn! Opdat de eID gebruikt zou kunnen worden, dienen op de computer van de gebruiker geïnstalleerd te worden:  een kaartlezer (vrij te kiezen door het ziekenhuis)  de software om de eID te kunnen lezen (gratis) Een gedetailleerde beschrijving vindt u via de volgende links: http://eid.belgium.be/nl/ https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/nl/pdf/eid_manuel_n.pdf Opgelet: de chip op de eID is beveiligd met een PIN-code. Die heeft de gebruiker nodig om later te kunnen aanloggen op de toepassing!



Token: wordt online aangevraagd. Meer informatie via de link: https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/nl/pdf/token_manuel_n.pdf Een tiental dagen na aanvraag krijgt u uw token per post thuis toegestuurd.


2

Opgelet: tijdens de aanvraagprocedure moet u een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Onthoud deze goed want ze zijn onontbeerlijk om later te kunnen aanloggen op de toepassing! Er wordt om beveiligingsredenen sterk aangeraden om met de eID te werken. Bovendien zal de token in de toekomst verdwijnen.

2.2

Aanstellen van de lokale beheerder in uw ziekenhuis

Omdat de kankerregistratietoepassing voor het beheer van de gebruikers beroep doet op de diensten van eHealth dient in elk ziekenhuis een ‘lokale beheerder’ aangesteld te worden. Deze lokale beheerder zal in het ziekenhuis instaan voor het toekennen van toegang en van een gebruikersprofiel aan de gebruikers van de kankerregistratietoepassing in zijn ziekenhuis. Veel ziekenhuizen hebben in het kader van de verwerking van de Minimale Klinische Gegevens reeds een lokale beheerder aangesteld. Het is absoluut noodzakelijk dat de hele procedure opnieuw doorlopen wordt omdat het over andere toepassingen gaat! Afhankelijk van het statuut van uw ziekenhuis is er een verschillende procedure voor de aanstelling van de lokale beheerder. Ziekenhuizen die aangesloten zijn bij de RSZ kunnen de procedure online doorlopen, ziekenhuizen die aangesloten zijn bij de RSZPPO dienen een formulier (R8) in te vullen. Alle informatie over de lokale beheerder en zijn aanstelling vindt u terug via: “Toegang krijgen als organisatie?” (https://www.ehealth.fgov.be/nl/page_menu/website/home/portal/access/access.ht ml) en “Wat zijn lokale beheerders?” (https://www.ehealth.fgov.be/nl/page_menu_a_m/website/home/portal/access/user management.html#N10103) De lokale beheerder dient aangesteld te worden door een verantwoordelijke van uw onderneming. Voor een ziekenhuis dat aangesloten is bij de RSZ (privéziekenhuis) is dit een bestuurder, vennoot of zaakvoerder. Voor een ziekenhuis dat aangesloten is bij de RSZPPO (publiek ziekenhuis) is dat een beleids- of administratief verantwoordelijke.


3

Het ziekenhuis heeft volledige vrijheid in het kiezen van zijn lokale beheerder, er zijn geen voorwaarden. Wij raden aan iemand van de centrale directie te nemen. De lokale beheerder zal immers ook instaan voor andere toepassingen dan de kankerregistratietoepassing.

2.3

Taken van de lokale beheerder of verantwoordelijke voor toegangsfunctie

De taken van de lokale beheerder of van de verantwoordelijke voor de toegangsfunctie zijn het creëren van gebruikers, het toewijzen van gebruiksprofielen en het toewijzen van de hiërarchische relaties tussen de artsen en het administratieve personeel in een applicatie die ontwikkeld is door e health en beschikbaar is via de website van de Sociale Zekerheid: Consultatie van de Toegangen voor Ondernemingen en Organisaties. Deze applicatie bevat de functionaliteit van de applicatie (‘ReMaPH’).

De ReMaPH-applicatie is te bereiken via deze link: www.securitesociale.be of rechtstreeks via volgende link: https://www.socialsecurity.be/site_nl/eHealth/login.htm De handleiding kan u terugvinden via volgende link: https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/nl/pdf/Remaph_manual_NL-Final.pdf

Opmerking: Voor het introduceren van een nieuwe gebruiker in User Management dient voor elke gebruiker een loginnaam en een wachtwoord gekozen te worden. Deze loginnaam en wachtwoord heeft de gebruiker niet nodig om te kunnen aanloggen op de kankerregistratietoepassing en dienen hem derhalve ook niet meegedeeld te worden.

De profielen die aan een gebruiker toegekend kunnen worden zijn de volgende:  Geneesheer Specialist (vroeger Arts type A): een geneesheer specialist heeft enkel toegang tot zijn eigen dossiers  Oncologisch Coördinator (vroeger Arts type B): een oncologisch coördinator heeft toegang tot de dossiers van het hele ziekenhuis  Administraitef personeel: administratief personeel is altijd gelinkt aan een arts en neemt het profiel van die arts over. Administratief personeel mag niet de “Oncologische Coördinator” zijn. Handleiding WBCR V1.2 External classification

4

Zodra een gebruiker correct is toegevoegd aan de database en haar profiel en de relaties in orde zijn gebracht, zal de gebruiker toegang hebben tot de kankerregistratietoepassing. Voor alle technische problemen kan de lokale beheerder of de verantwoordelijke voor toegangsfunctie zich wenden tot het eHealth contact center: (tel: 02/788.51.55) van maandag tot vrijdag van 7u tot 20u.

2.4

Loginprocedure voor de gebruikers

De gebruiker heeft twee manieren om op de kankerregistratietoepassing aan te loggen. Enerzijds is er een (iets kortere) weg, rechtstreeks via het webadres van de kankerregistratietoepassing zelf:      



Ga naar https://www.kankerregistratie.be/wbcr/ Kies ‘Ja’ bij de beveiligingswaarschuwing Kies ‘Nederlands’ Klik op ‘Login’ Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw PIN-code of de juiste tokencode in Onder ‘Identificatie als lid van een organisatie’ kiest u het ziekenhuis waarvoor u wilt registreren en klik op ‘OK’. Het mandaat staat goed ingesteld dus daar hoeft niets aan veranderd te worden U komt op de toepassing terecht

Anderzijds is er een manier waarbij u via het eHealth portaal gaat:       

Ga naar www.ehealth.fgov.be Kies ‘Nederlands’ Klik op de Loginknop aan de rechterkant op uw scherm Kies voor uw eID of uw Token en voer respectievelijk uw PIN-code of de juiste tokencode in U krijgt uw E-Box te zien en klik helemaal onderaan, bij ‘Favorieten’ op de link ‘>Kanker registratie’ In de popup selecteert u onder ‘Identificatie als lid van een organisatie’ de naam van uw ziekenhuis en klik op ‘Ok’ U wordt doorgestuurd naar de kankerregistratietoepassing


5

3

Gebruik van de WBCR

3.1

Algemene werkwijze

Op de startpagina van de applicatie vindt u de verschillende registratiemodules terug, met bovenaan de module voor de algemene kankerregistratie en daaronder de modules voor de verschillende projecten. Binnen al deze registratiemodules wordt dezelfde werkwijze gevolgd en worden dezelfde functionaliteiten aangeboden.

start een nieuwe registratie

Wanneer u ervoor kiest om een nieuwe registratie in te voeren zal u steeds eerst via de administratieve pagina geleid worden, waar de identificatiegegevens van de patiënt moeten worden ingevuld. Pas wanneer deze gegevens correct werden ingevoerd kunt u verder gaan naar de registratiespecifieke pagina’s. Voor de algemene kankerregistratie omvatten deze de gegevens aanwezig op het wettelijk voorziene MOC-formulier (tumorvariabelen en MOC-deelnemers). Bovendien krijgt u de mogelijkheid om extra vrije velden (tekst-, datum- en nummerieke velden) toe te voegen aan uw registratie. Voor de specifieke projecten zal de administratieve pagina gevolgd worden door een of meerdere pagina’s voor het invoeren van projectspecifieke variabelen. Op elk moment tijdens het invoeren van uw registratie, bestaat er de mogelijkheid om de ingevoerde gegevens te bewaren zodat u eventueel later de registratie kan afwerken. De online applicatie voorziet ook in een online kwaliteitscontrole. Bij foutieve of onwaarschijnlijke gegevens krijgt de gebruiker een foutmelding of waarschuwing. Wanneer alle gegevens correct werden ingevoerd zult u de mogelijkheid krijgen om de gegevens te verzenden naar de Stichting Kankerregister.

registreer een follow-up

Voor de algemene kankerregistratie en voor verscheidene projecten kan een followup ingevoerd worden. Het invoeren van een Follow-up verloopt op dezelfde manier als het invoeren van een nieuwe incidentie: na het invoeren van de administratieve Handleiding WBCR V1.2 External classification

6

gegevens van de patient krijgt u de mogelijkheid om tumorgegevens en MOCdeelnemers in te voeren. Ook hier is er de mogelijkheid tot bewaren en verzenden en is er een compacte kwaliteitscontrole voorzien. Bij specfieke projecten wordt deze knop enkel getoond indien er binnen dit project aan follow-up registratie gedaan wordt.

opzoeken van registraties

Via 'list registrations' kan u registraties opzoeken en vervolgens bekijken, afdrukken, downloaden en eventueel (indien het gaat om bewaarde registraties) aanpassen en verzenden. Registraties kunnen worden opgezocht via het INSZ-nummer, het ziekenfondsnummer of de datum van MOC. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen bewaarde registraties, verzonden registraties die in aanmerking komen voor uitbreiding in het kader van projecten en verzonden registraties in het algemeen (onafhankelijk of ze in aanmerking komen voor een project of niet). Indien uw zoekactie meerdere resultaten oplevert kan u enerzijds de resultaten elk afzonderlijk bekijken, anderzijds zal het ook mogelijk zijn om alle gevonden registraties te downloaden in één csv bestand (i.e. een bestand dat in excel geopend kan worden). Voor de bewaarde registraties wordt er in het overzicht ook een status weergegeven. Deze status “gevalideerd” toont of een registratie volledig is en voldoet aan de kwaliteitscontrole. Er zijn twee statussen mogelijk naargelang de registratie al dan niet onwaarschijnlijke gegevens bevatte en bijgevolg een waarschuwing opriep tijdens het validatieproces: : “gevalideerd zonder fouten” : “gevalideerd met fouten”

‘in bulk’ verzenden van registraties

Bewaarde gevalideerde registraties ( i.e. registraties die volledig werden ingevuld en die aan de kwaliteitscontroles voldoen) kunnen via deze functionaliteit ‘in bulk’ , in één klik verzonden worden.


7

registraties opvragen

Via 'download registrations' kunnen alle registraties die eerder via deze online applicatie werden ingevoerd gedownload worden – uiteraard met de restrictie dat men enkel gegevens zal kunnen downloaden waartoe men effectief toegangsrechten heeft. Een arts gelinkt aan een specifiek ziekenhuis kan bijvoorbeeld geen gegevens opvragen die werden ingevoerd door een ander ziekenhuis. Er wordt hier een onderscheid gemaakt tussen bewaarde en verzonden registraties. Bij bewaarde registraties wordt er gezocht op de datum van de laatste wijziging, bij verzonden registraties op de incidentiedatum, de doorstuurdatum of de datum van de MOC.

3.2

Moc-deelnemers

Tijdens de algemene kankerregistratie bestaat er de mogelijkheid MOC-deelnemers in te voeren. De naam en RIZIV nummer van deze deelnemers worden door de applicatie automatisch opgeslagen, zodat zij bij latere registraties via karakterherkenning uit een lijst geselecteerd kunnen worden en zodat de gegevens dus niet telkens opnieuw ingevoerd moeten worden. Indien de lijst met MOC-deelnemers aangepast dient te worden kan dit via de knop 'moc-deelnemers', in het balkje bovenaan in het hoofdmenu.

3.3

Waarschuwing bij eerdere registraties van een patiënt

Wanneer u tijdens het registreren, op de administratieve pagina, een INSZnummer invoert waarvoor al registraties in de databank van deze online toepassing voorkomen, zal hiervan een melding verschijnen en zal de mogelijkheid geboden worden om via een link door te klikken naar een overzicht van de registraties in kwestie.


8

Als u op 'bekijk verzonden registraties' klikt komt u in ‘list registrations’ terecht, waar de verzonden registraties met het betreffende INSZ-nummer staan opgelijst. Afhankelijk van uw profiel en bijhorende toegangsrechten zult u de volledige details van de registratie al dan niet kunnen bekijken. Als u op ‘bewerk registraties’ klikt krijgt u een overzicht van alle nog niet verzonden registraties voor het INSZ nummer in kwestie. Vanuit dit overzichtsscherm kunt u deze registraties bekijken en eventueel afronden.

3.4

Deelnemen aan een project

Deelnemen aan een project kan op twee manieren:





U kunt er voor kiezen om rechtstreeks de projectspecifieke variabelen in te voeren en niet automatisch deel te nemen aan de wettelijke registratie van elk nieuw geval van kanker via het MOC-formulier (bijvoorbeeld omdat u reeds via een andere weg deelneemt aan deze registratie). In dat geval kiest u rechtstreeks vanuit de startpagina voor een specifiek project. U kunt er ook voor kiezen om de projectregistratie te koppelen aan de bij wet verplichte registratie. In dit geval kiest u vanuit de startpagina voor het invoeren van een algemene kankerregistratie. Als u tijdens deze al-

gemene registratie immers gegevens invoert die een project activeren (bijvoorbeeld voor het project Head and Neck: orofarynxca. vult u ‘C09.9 tonsil’ in als primaire tumorlocalisatie) – zult u na het verzenden van de algemene registratie de mogelijkheid krijgen om aan de geactiveerde projecten deel te nemen. Door op het blauwe kruisje te klikken kan u rechtstreeks de projectspecifieke variabelen toevoegen aan deze registratie. U kan ook kiezen om op een later Handleiding WBCR V1.2 External classification

9

tijdstip (u vertrekt dan vanuit de tab ‘project’ in ‘list registrations’) deze projectspecifiek variabelen aan te vullen. Hiervoor klikt u op 'OK'. Patiëntgegevens en een aantal andere variabelen hoeven in geen van beide gevallen opnieuw te worden ingevoerd. Indien u deze registratie noch nu, noch in de toekomst wilt aanvullen met projectspecifieke gegevens, klikt u op het rode kruisje.

3.4.1

Head and Neck

Het project Head and Neck voor de registratie van orofarynxcarcinomen loopt in samenwerking met de Vlaamse Werkgroep voor Hoofd –en Halstumoren (VWHHT) en wordt mee ondersteund door de Franstalige werkgroep. Dit project peilt naar de qualtiy of care en bestaat uit een tumorspecifiek luik en een luik met behandelingsspecifieke variabelen.

3.4.2

Prostaat-Brachytherapie

Het project Prostaat-Brachytherapie ontstond uit een samenwerking tussen de BAU (Belgian Association of Urology) en het College van Geneesheren Radiotherapie, werkgroep prostaat brachytherapie. Het omvat de registratie van een set van prostaat-brachytherapie specifieke variabelen in het kader van een studie rond quality of care. Dit project is enkel toegankelijk voor urologen en radiotherapeuten (en het aan hen verbonden administratief personeel).

3.4.3

RALP

Het project RALP (robot assisted radical prostatectomy) is een initiatief van het RIZIV (Rijksinstituut voor ziekte –en invaliditeitsverzekering) in samenwerking met de BAU (Belgian Association of Urology). Dit project kadert in een studie rond quality of care. Deelname aan dit project omvat de registratie van een set variabelen specifiek in verband met de uitgevoerde RALP procedure. Dit project is enkel toegankelijk voor urologen (en het aan hen verbonden administratief personeel).

3.5

Afmelden

U doet er best aan om actief van de kankerregistratietoepassing af te loggen als u de toepassingen (al dan niet voor slechts korte tijd) verlaat.


10



in de navigatiebalk bovenaan rechts in de kankerregistratietoepassing bevindt zich de knop ‘Afmelden’.

3.6 

Problemen die zich kunnen voordoen

U wenst een bestand met registratiegegevens te downloaden maar het downloaden wordt door de popupblocker tegengehouden  Voeg de registratietoepassing toe aan uw vertrouwde websites o Ga naar START, Control panel o Selecteer ‘internet options’ o Selecter de security tab o Selecteer ‘trusted sites’ in de zone selector o Druk op de “sites” button o Voeg https://www.kankerregistratie.be/wbcr/ toe aan de trusted site zone


11

 Schakel de popublokker uit voor de vertrouwde websites  U laat dit best even weten aan uw dienst informatica



U ondervindt problemen bij het aanloggen op de applicatie Verwijder Cookies o sluit alle openstaande internetvensters af o Ga naar START, Control panel o Selecteer ‘internet options’ o Selecteer de General tab o Onder ‘browsing history’ -> klik delete o Klik ‘delete cookies  laat het gebruik van cookies toe o Ga naar START, Control panel o Selecteer ‘internet options’ o Selecter de privacy tab o Klik op ‘Sites’


12

o Voeg https://www.kankerregistratie.be/wbcr/ toe aan de lijst ‘Allow’  uw dienst informatica kan u hierbij helpen 

U krijgt bij het aanloggen met uw eID de foutmelding ‘Foutieve identiteitskaart. Gelieve de correcte identiteitskaart in de lezer te steken’.  verwijder persoonlijke certificaten uit uw ‘certificate store’  uw dienst informatica kan u hierbij helpen


13

Version Control

Description

P:\Registratie\data\WBCR\Helpdesk and external communication\manuals ao information\Nederlands\internal\handleiding WBCR v1.2 Manual WBCR word doc

Document Classification

External

Filename & Location

Revision

Date

Author

Description

V1.0

22/10/2009 SKR (Karen Vos)

Manual WBCR

V1.1

25/01/2010

SKR (Karen Vos)

Toevoeging hoe toegang verkrijgen...

V1.2

15/06/2010

SKR (Elke VV)

Toevoegen uitleg projecten

V1.3

28/02/2011

SKR (Christel Vervoort)

Tekst aanpassen in puntje 2.3 op basis van gewijzigde franstalige versie


Approval Date 26/10/2009

14

Handleiding WBCR. Handleiding WBCR V1.1 External classification

Recommend Documents