HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL

HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL

Inhoudsopgave

1 Algemeen 1.1 Inloggen 1.2 Mijn account 1.3 Servicedesk 1.4 Snelzoeken 1.5 Historie 1.6 Organisatie 1.6.1 Afdeling toevoegen 1.6.2 Afdeling muteren/verwijderen 1.7 Werkbalk

4 4 4 5 5 5 5 6 6 6

2 Werknemergegevens 2.1 Tabblad Werknemers 2.1.1 Werknemer zoeken 2.1.2 Werknemer toevoegen 2.1.3 Werknemer muteren 2.1.4 Werknemers uit dienst (ex-werknemers zoeken) 2.1.5 Werknemers uit dienst melden 2.1.6 Upload werknemers m.b.v. excelsheet 2.1.7 Salarisaanpassingen

6 6 7 7 7 8 8 8 10

3 3.1 3.2 3.3

11 11 11 11

Ziek- en herstelmeldingen Een werknemer ziek melden Een werkneemster zwanger melden Een werknemer (deels) hersteld melden

4 Tabblad Dossiers 4.1 Overzicht openstaande dossiers 4.2 Overzicht gesloten dossiers 4.3 Overige zoekmogelijkheden 4.4 Notities 4.4.1 Notities maken 4.5 Documenten 4.5.1 Documenten-Systeem 4.5.2 Documenten-Gebruiker 4.6 Logboek

12 12 12 12 12 12 14 14 14 15

5 5.1 5.2

15 15 16

Tabblad Taken Afgeronde taken Openstaande taken

Pagina 2 Versie 1.2

Mei 2013

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

Bericht over te verrichten taken Afronden van taken Zelf taken toevoegen Deeltaken/subtaken UWV-formulieren

17 17 17 18 18

6 Tabblad Rapportage 6.1 Statistieken 6.2 Rapporten 6.2.1 Rapport verzuimanalyse

19 20 20 20

Bijlage Uitleg invullen werknemersgegevens (behorende bij punt 2.1.6) Twee letterige ISO 3166-1 landcode

22 24

Pagina 3 Versie 1.2

Mei 2013

Gebruikershandleiding VerzuimSignaal In deze gebruikershandleiding worden de meest gebruikte functionaliteiten van VerzuimSignaal in het kort toegelicht. Daarnaast bevat VerzuimSignaal een uitgebreide online helpfunctie die u op elk gewenst moment kunt raadplegen.

1. Algemeen 1.1

Inloggen  

Ga naar www.vanlanschotchabot.com/verzuimaanpak Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in 

     

TIP: Sla een nieuwe bookmark voor het inloggen in VerzuimSignaal op bij uw favorieten

Na het inloggen komt u in het startscherm van VerzuimSignaal. In het startscherm (Figuur 1) vindt u: Portaal (A) Klembord(B) Snelzoeken (C) Historie (D) Organisatie (E) Werkbalk (F)

Figuur 1: Startscherm VerzuimSignaal

1.2

Mijn account

Via “mijn account” kunt u uw eigen (login)gegevens wijzigen. U vindt mijn account wanneer u klikt op uw naam in uw scherm (zie tekst in rode ovaal in onderstaand figuur)

Pagina 4 Versie 1.2

Mei 2013

Figuur 2: mijn account

1.3

Servicedesk  

Voor vragen over de werking van VerzuimSignaal 2.0 kunt u in eerste instantie de helpfunctie raadplegen. e Als 1 -lijns servicedesk kunt u terecht bij Van Lanschot Chabot BV, telefoonnummer 073 – 692 46 83 of via e-mail [email protected] Mocht u er niet uitkomen via Van Lanschot Chabot, dan kunt u de helpdesk van i-Signaal raadplegen. Mail uw vraag naar: [email protected]. De telefonische helpdesk is te bereiken op werkdagen tussen 08.30 uur en 17.00 uur op telefoonnummer: 0548 – 80 19 99





TIP: i-Signaal gebruikt een supportapplicatie waarmee incidenten perfect worden beheerd. Het is tevens mogelijk een account te krijgen om uw uitgezette incidenten kunt beheren. Het liefst ontvangen zij hun melding via e-mail. Uiteraard kunt u hen ook altijd telefonisch bereikenr. TIP: Stel uw vraag zo concreet mogelijk en stuur, indien mogelijk, screenshots per mail mee.



1.4

Snelzoeken

Via “snelzoeken” kunt u versneld zoeken in uw werknemers.  Vul de zoekterm in en druk op de enter-toets of klik op het vergrootglas ( op b.v. achternaam, BSN, adres, woonplaats enz.

1.5

). Bij werknemers kunt u zoeken

Historie

“Historie” (figuur 3) laat de vijf laatst bekeken dossiers zien. Zo kunt u snel schakelen tussen diverse dossiers.  Klik op de naam van de medewerker om naar zijn/haar dossier te gaan.

Figuur 3: Recent bekeken dossiers

1.6

Organisatie

Aan de linkerzijde vindt u uw eigen organisatiestructuur (figuur 4). In deze structuur kunt u uw bedrijven, afdelingen en werknemers terugvinden. De gekleurde stippen staan voor: zwart: Holding paars: Bedrijf geel: Afdeling De gekleurde stippen bij medewerkers staan voor: Roze: Vrouw Blauw: Man Rood: Ziek Figuur 4: Organisatiestructuur

Pagina 5 Versie 1.2

Mei 2013

Door te klikken op uw bedrijfsnaam onder het kopje Organisatie komt u bij uw bedrijfsgegevens. De beschrijving van de verschillende tabbladen komt later aan de orde.

1.6.1 Afdeling toevoegen Onder het kopje “Organisatie” kunt u een nieuwe afdeling toevoegen aan een bedrijf.  Klik het gewenste bedrijf open.  Klik op de link “Afdeling toevoegen”.  Vul de gewenste informatie in: o Afdelingsnaam: de schermnaam van de afdeling, deze informatie is verplicht. o Afdelingscode: een unieke code voor deze afdeling, deze informatie is verplicht. Klik op de diskette (

) om de nieuwe afdeling op te slaan.

1.6.2. Afdeling muteren/verwijderen Het muteren van afdelingen kan vanuit het overzicht “Organisatie” aan de linkerkant van het scherm. Hier kunt u aanvullende informatie vastleggen over de afdeling zoals contactpersonen, en de geautoriseerde gebruikers inzien.  Klik op de naam van de afdeling die u wilt muteren.  Wijzig de gewenste informatie. o Klik om een nieuwe contactpersoon toe te voegen op de link “Toevoegen” onder het kopje “Contactpersonen”. 

Klik op de diskette ( verwijderen.

) om de wijzigingen op te slaan of op de verwijderknop (

) om de afdeling te

 TIP: Als er werknemers met openstaand verzuim onder een afdeling vallen, is het niet mogelijk de afdeling te verwijderen.

1.7 Werkbalk De werkbalk bestaat uit diverse tabbladen.

Onder elk tabblad vindt u weer specifieke keuzemogelijkheden. De diverse tabbladen worden hierna besproken.

2

Werknemergegevens

2.1

Tabblad Werknemers

Onder het Tabblad Werknemers vallen, afhankelijk van uw rol, de volgende onderdelen:  Werknemer zoeken  Werknemer toevoegen  Werknemer muteren  Werknemer uit dienst  Werknemers importeren  Ziek melden  Hersteld melden  Zwanger melden  Overige protocollen Pagina 6 Versie 1.2

Mei 2013

Figuur 5: Tabblad Werknemers

2.1.1 Werknemer zoeken    

Klik op de snelkoppeling “Werknemer zoeken” (figuur 6). De werknemers worden getoond. Via het zoekveld (figuur 7) kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN, afdeling e.d. Via de navigatie rechtsonder kunt u de volgende resultaten vinden (figuur 8). Door op de (gevonden) werknemer te klikken gaat u naar zijn of haar dossier.

Figuur 6: Werknemer zoeken

Figuur 7: Zoekveld

Figuur 8: Navigatie

 

TIP: Door op een naam van een kolom te klikken wordt er op die kolom een selectie gemaakt. TIP: Onderaan het overzicht staat het aantal gevonden zoekresultaten.

2.1.2 Werknemer toevoegen  Klik op de snelkoppeling “Werknemer toevoegen” (figuur 9).  Een blanco formulier wordt gepresenteerd om een werknemer toe te voegen.  Alle gele velden dienen verplicht ingevuld te worden om een werknemer toe te voegen. Overige velden zijn optioneel, er wordt wel aangeraden zoveel mogelijk informatie vast te leggen. Deze informatie wordt door het systeem in een aantal modules gebruikt, zoals voor het genereren van statistieken.  Klik op het diskette-icoon ( ) om het formulier op te slaan en de werknemer toe te voegen.

Figuur 9: Werknemer toevoegen



Wanneer u een ex-werknemer opnieuw in dienst neemt gebruikt u niet de knop werknemer toevoegen maar zoekt u de ex-werknemer op bij werknemers uit dienst. Door een nieuw dienstverband toe te voegen wordt de werknemer weer opgenomen bij de actieve werknemers Let op: er moet een dienstverband 2.0 of 3.0 (etc) ontstaan. Bij eerdere dienstverbanden moet de datum uit dienst blijven staan.

2.1.3 Werknemer muteren  Klik op de snelkoppeling “Werknemer muteren” (Figuur 10). De werknemers worden getoond.

Pagina 7 Versie 1.2

Mei 2013

 Via het zoekveld kunt u een medewerker zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, afdeling e.d.  Door op de gevonden werknemer te klikken, komt u in het mutatieveld terecht. Hier kunt u de gegevens van de werknemer wijzigen.  Klik op het diskette-icoon ( ) om de wijziging op te slaan.

Figuur 10: Werknemer muteren

2.1.4 Werknemers uit dienst (ex-werknemers zoeken)  Klik op de snelkoppeling “Werknemers uit dienst” (figuur 11). De werknemers waarvan het dienstverband is beëindigd, worden getoond.

Figuur 11: Werknemers uit dienst

2.1.5 Werknemers uit dienst melden       

Klik op het tabblad “Werknemers”. Klik op de snelkoppeling “Werknemer muteren” (Figuur 10). De werknemers worden getoond. Zoek de werknemer op in de lijst (door te scrollen of door middel van het zoekvak). Ga naar het tabblad “Dienstverbanden” Klik op de knop Wijzigen achter dienstverband 1.0 (zie figuur 12). Een verschijnt een pop-up scherm Vul bij datum uit dienst de juiste datum in (figuur 13) Klik op het diskette-icoon in het pop-up scherm ( ) om de wijziging op te slaan

Figuur 12 : subdienstverband wijzigen

Figuur 13 : datum uit dienst

2.1.6 Upload werknemers m.b.v. excelsheet Werknemers kunnen handmatig worden toegevoegd (zie 2.1.2) of gemuteerd (zie 2.1.3). Het is ook mogelijk om alle werknemers in één keer toe te voegen of te muteren (b.v. bij salarisaanpassingen). Hiervoor maakt u gebruik van een Excelbestand. Dit Excelbestand moet voldoen aan een vast formaat. Het moet zijn aangemaakt of aangepast in één van de volgende Excelversies:  Microsoft Excel 2000  Microsoft Excel 2003  Microsoft Excel 2007  Microsoft Excel 2010 Ook moet het Excelbestand voldoen aan de extensie: . xls of .xlsx Bij het vullen van de importsheet moet in de eerste rij de kolommen gevuld zijn zoals in bijlage 1 omschreven staat onder het kopje ‘Kolomnaam’. U kunt een ‘leeg’ excelbestand downloaden op de site van VerzuimSignaal op het tabblad Vandaag.

Pagina 8 Versie 1.2

Mei 2013

Rij 2 en verder worden gevuld met de werknemergegevens. De gegevens moeten worden gevuld zoals in bijlage 1 onder de kopjes Type en Waarde. De rood aangegeven gegevens zijn verplicht. Bij de eerste upload zijn ook de geel aangegeven gegevens verplicht. Belangrijk:  De kolommen AB t/m AE moeten exact gelijk zijn aan de omschrijving in VerzuimSignaal. Deze kolommen zorgen ervoor dat de gegevens aan het juiste bedrijf worden gekoppeld.  Er zijn meerdere kolommen voor salarisgegevens. U hoeft alleen die kolom te vullen die overeenkomt met het loonbegrip op uw polisblad. Bij twijfel kunt u eventueel alle kolommen vullen of u neemt contact op met Van Lanschot Chabot B.V.  Controleer of de juiste BSN-nummers zijn gevuld bij de werknemers. Het BSN-nummer wordt gebruikt om de juiste werknemer op te zoeken in VerzuimSignaal.  Controleer bij elke werknemer of de datum in dienst goed gevuld is. Wanneer deze afwijkt van wat al bekend is in VerzuimSignaal, zal er een tweede dienstverband worden aangemaakt  In het exceloverzicht zit in de rechter bovenhoek in een aantal cellen een rood driehoekje. Dit verbergt een toelichting. Wanneer u met uw cursor op de cel gaat staan krijgt u de toelichting te zien.



Sla het excelbestand op.



Klik daarna rechtsboven op het icoontje werknemers importeren (

) (zie figuur 14)

Figuur 14 : werknemers importeren



Selecteer bladeren om het bestand te kiezen dat u wilt importeren (het eerder opgeslagen excelbestand). Nadat u het bestand hebt geselecteerd wordt het direct voorgevalideerd. Resultaten van de validatie vindt u direct onderaan zoals aangegeven in figuur 15.

Figuur 15 : import bestand uploaden

Pagina 9 Versie 1.2

Mei 2013

De volgende statussen zijn mogelijk:  Het bestand dat u hebt geprobeerd te uploaden bevat niet de juiste extensie. Dit moet xls of xlsx zijn.  Verschil in kolommen  Succesvol (inclusief uitval)  Succesvol Succesvol (inclusief uitval) betekend nog niet dat de inhoud van de geïmporteerde sheet correct is. Deze melding geeft aan dat validatie succesvol is volbracht. Er zijn dan nog wel regels die niet worden meegenomen bij de verwerking van de importsheet (uitval). In de samenvatting wordt globaal weergegeven wat er gaat gebeuren wanneer de verwerking wordt gestart. Top 5 meest voorkomende fouten geeft de kolommen weer die het meest fout worden ingevuld. Hieronder wordt er per kolom gespecifieerd welke waardes verkeerd zijn gevuld. In dit overzicht worden alleen de waardes getoond die foutief zijn. Wanneer u met uw muis op één van de foutieve waardes gaat staan zal er een popup verschijnen met daarin uitleg wat er fout gaat.

Regels met een rood uitroep teken zijn regels die niet voldoen aan de verplichte velden. Deze worden ook uitgesloten bij de verwerking. Regels met een geel uitroep teken zijn notificaties. Dit zijn regels die kolommen bevatten die niet verplicht zijn maar wel een verkeerde waarde bevatten, bijvoorbeeld een e-mail adres zonder apenstaartje. Regels waarvoor een notificatie geldt kunt u wel inlezen, u dient deze dan handmatig aan te vinken. Regels die niet in het foutoverzicht voorkomen worden standaard meegenomen in de import.  Wanneer alles akkoord is zal 0 fout weergegeven worden. Bent u akkoord met de gegevens dan kunt u op de blauwe diskette rechtsboven klikken ( ). Hiermee worden de gegevens geïmporteerd. Regels waarmee u niet akkoord bent kunt u uitvinken. Deze worden dan niet geïmporteerd. Nadat de import is voltooid krijgt u een overzicht waarin alle mutaties en eventuele problemen worden getoond.

2.1.7 Salarisaanpassingen      

Klik op het tabblad “Werknemers”. Klik op de snelkoppeling “Werknemer muteren” (Figuur 10). De werknemers worden getoond. Zoek de werknemer op in de lijst (door te scrollen of door middel van het zoekvak). Ga naar het tabblad “Dienstverbanden” Kies voor “Nieuw subdienstverband”. Hierdoor blijft de historie van het salaris bewaard (zie figuur 16). Vul de gegevens in en sla deze op ( ).

Figuur 16 : nieuw subdienstverband

 De aanpassingen kunnen ook gedaan worden m.b.v. het excelbestand (aanpassing meerdere werknemers) zie ook 2.1.6.  Vul in het excelbestand de rode kolommen en de kolommen nieuw dienstverband (datum aanpassing Pagina 10 Versie 1.2

Mei 2013

salaris) en brutosalaris.  Handel verder zoals genoemd bij 2.1.6.

3

Ziek- en herstelmeldingen

3.1

Een werknemer ziek melden    

Klik op het tabblad “Werknemers”. Klik op de snelkoppeling “Ziek melden” ( ). Zoek de werknemer op in de lijst (door te scrollen of door middel van het zoekvak). Vul in: e o De datum 1 ziekdag o Het percentage dat de werknemer ziek is o De verzuimreden o Eventueel kunnen de overige velden worden ingevuld  Klik op het diskette-icoon om de ziekmelding op te slaan ( ). U komt terecht in het dossier van de werknemer.

3.2

Een werkneemster zwanger melden    

Klik op het tabblad “Werknemers”. Klik op de snelkoppeling “Zwanger melden” ( ). Zoek de werkneemster op in de lijst (door te scrollen of door middel van het zoekveld). Vul in: o De vermoedelijke bevallingsdatum o U kunt VerzuimSignaal de gewenste ingangsdatum laten berekenen met 4, 5 of 6 weken verlof voorafgaand aan de vermoedelijke bevallingsdatum o De gewenste ingangsdatum verlof

 Klik op het diskette-icoon om de zwangerschapsmelding op te slaan ( de werkneemster.

3.3

Een werknemer (deels) hersteld melden  Klik op het tabblad “Werknemers”.  Klik op de snelkoppeling “Hersteld melden” ( ).  Zoek de herstelde werknemer op in de lijst (door te scrollen of door middel van het zoekveld).  Vul in: o De hersteldatum o De reden herstel (b.v. volledig hersteld, gedeeltelijk herstel, einde dienstverband) o Het percentage/uren hersteld (bij volledig hersteld wordt dit veld automatisch gevuld)

Pagina 11 Versie 1.2

Mei 2013

). U komt terecht in het dossier van

o Vul eventueel een percentage AT-basis (arbeidstherapeutisch) en een toelichting in  Klik op het diskette-icoon (

4.

) om de hersteldmelding op te slaan.

Tabblad dossiers

Bij elke ziekmelding wordt een apart dossier aangemaakt. Hierin treft u de notities, documenten (zowel door systeem aangemaakt als documenten die door de gebruikers zijn toegevoegd) en het logboek.

4.1

Overzicht openstaande dossiers  Klik op het tabblad “Dossiers”.  Klik op de snelkoppeling “Openstaande dossiers” ( ).  Alle openstaande dossiers waarvoor u geautoriseerd bent worden getoond. U krijgt informatie over de duur, herstelpercentage, AT-percentage en de verzuimreden van het dossier.  Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats.  Klik op de naam van een werknemer om diens dossier in te zien. De icoontjes voor de achternaam staan voor: : ziekte (tgv zwangerschap) dossier : hersteld dossier (dossier is nog open) : zwangerschapsdossier : preventief dossier : overig systeem-protocoldossier : overig eigen protocoldossier

Figuur 17: Openstaande dossiers

4.2

Overzicht gesloten dossiers

Een gesloten dossier is één afgeronde melding van één persoon. Iemand die dus twee keer beter is gemeld, komt twee keer voor in de lijst met gesloten dossiers.  Klik op de snelkoppeling “Gesloten dossiers” (Figuur 18). Alle gesloten dossiers worden getoond.  Via het zoekveld kunt u een dossier zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats.  Klik op een dossier om deze in te zien.

Figuur 18: Gesloten dossiers

4.3

Overige zoekmogelijkheden

Naast de openstaande en gesloten dossiers kunt u ook zoeken in laatst bewerkte dossiers, recente bekeken dossiers of alle dossiers.

4.4

Notities

In een dossier is het mogelijk om notities in te zien of zelf toe te voegen.

4.4.1 Notities maken Notities kunnen worden aangemaakt door werkgevergebruikers (mits daarvoor geautoriseerd), gebruikers van De Arbodienst en gebruikers van Van Lanschot Chabot B.V. 

Kies de knop “Notitie maken” (

Pagina 12 Versie 1.2

Mei 2013

; deze zit rechtsboven (zie onderstaand figuur)

  

Er verschijnt een pop-up scherm. Hierin kunt u de notitie maken. De titelnotitie is verplicht. U kunt kiezen uit verschillende typen notities:



Wanneer u tijdens het maken van de notitie tijdelijk naar een ander scherm in VerzuimSignaal wilt gaan kunt u de notitie tijdelijk op het klembord plaatsen. U kiest hiervoor de knop “naar klembord” ( ). Het klembord is het blauwe vlak linksboven direct onder het logo van Van Lanschot Chabot B.V. (figuur 19)

Figuur 19 : klembord

 



Door op de notitie op het klembord te klikken wordt de notitie weer geopend en kunt u deze afmaken. Om de notitie in het dossier op te slaan klikt u op “Opslaan” ( ). De diverse notities worden onder elkaar geplaatst. Ook vanuit De Arbodienst (mits de werkgever daarbij is aangesloten) of vanuit de verzekeraar kunnen notities worden geplaatst. Dit leidt b.v. tot onderstaand overzicht:

Bij het openen van een notitie of bij het maken van een nieuwe notitie worden alle eerder gemaakte notities ook getoond:

Pagina 13 Versie 1.2

Mei 2013

4.5

Documenten

In het dossier kunt u documenten toevoegen of inzien.

4.5.1 Documenten-Systeem Bij het ziekmelden, hersteld melden of wijzigen van een ziekmelding wordt door het systeem een document aangemaakt dat naar uw arbodienst wordt gezonden. Deze documenten vindt u terug onder Documenten-Systeem.

4.5.2 Documenten-Gebruiker Bij documenten gebruiker kunnen de diverse gebruikers van de werkgever, De Arbodienst of verzekeraar zelf documenten toevoegen. Dit kunnen volledige e-mails, Worddocumenten, Excelbestanden of pdf-bestanden zijn. Deze documenten kunt u alleen vanaf u harde schijf / netwerkschijf opnemen in VerzuimSignaal. Dus niet rechtstreeks vanuit b.v. Outlook.  

Klik op de icoon “Nieuw Document” ( Het volgende scherm verschijnt

 

Via browse kunt u het juiste document ophalen Bij Sjabloon staan een aantal voorgeprogrammeerde brieven waaruit kan worden gekozen (veelal van arbodienst of verzekeraar). Onder het tekstvak kunt u aangeven welke gebruikers het document mogen inzien en/of wijzigen



Pagina 14 Versie 1.2

Mei 2013

).



4.6

Klik op het diskette-icoon (

) om het document op te slaan.

Logboek

In het logboek worden de diverse handelingen van de diverse gebruikers genoteerd. Zie voorbeeld

5

Tabblad Taken

Taken zijn er om de gebruiker attent te maken op te ondernemen acties (zoals b.v. opstellen Plan van Aanpak, bijstellen Plan van Aanpak) of te helpen herinneren aan bepaalde zaken. Onder het tabblad taken vallen de volgende onderdelen  Afgeronde taken  Openstaande taken

Figuur 20: Tabblad Taken

Er zijn 5 statussen (te laat, nu uitvoeren, gepland, uitgevoerd en geannuleerd). Een overzicht van de 5 statussen:

Kleur

Status

Omschrijving

Groen

Gepland

De begindatum van de taak ligt in de toekomst

Oranje

Nu uitvoeren

Rood

Te laat

De begindatum van de taak is bereikt, maar binnen de geldende afhandelingstermijn De afhandelingstermijn van de taak is verstreken

Blauw

Uitgevoerd

De taak is uitgevoerd (al dan niet te laat)

Grijs

Geannuleerd of leestaak

De taak is geannuleerd, de taak kan worden heropend (geannuleerd). Of: De taak is zichtbaar, maar kan/hoeft niet worden uitgevoerd door deze gebruiker (leestaak).

5.1

Afgeronde Taken

Klik op de snelkoppeling “Afgeronde taken” (figuur 21). Alle taken die door de op dit moment ingelogde gebruiker zijn afgerond, worden getoond, gesorteerd op de uitvoerdatum.

Pagina 15 Versie 1.2

Mei 2013

  

U krijgt informatie over de werknemer in het kader van wiens protocol de taak is uitgevoerd, naam van de taak, de datum van de melding, de startdatum, de einddatum en de uitvoerdatum van de taak. Via het zoekveld kunt u een taak zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats. Klik op een naam om naar het dossier van de betreffende medewerker te gaan.

Figuur 21: Afgeronde taken

5.2

Openstaande Taken 

Klik op de snelkoppeling “Openstaande taken” (Figuur 222). Alle openstaande taken worden getoond.

Figuur 22: Openstaande taken

  

U krijgt informatie over de prioriteit, de werknemer, de werkgever, de naam van de taak, de startdatum en de einddatum van de taak. Via het zoekveld kunt u een taak zoeken op bijvoorbeeld achternaam en BSN. Klik op een taak om deze in te zien.

Figuur 23: Openstaande taken knop

Naast uw eigen taken ziet u ook de taken van uw arbodienst (mits u bent aangesloten bij De Arbodienst) of die van de verzekeraar. Er is voor gekozen om deze wel zichtbaar te maken zodat u ook kunt zien of er acties gepland staan, voor wanneer deze eventueel gepland staan en of geplande acties ook zijn uitgevoerd. Wanneer u alleen uw eigen taken wilt zien kunt u dit via de filtermogelijkheid regelen.  

Kies hiervoor rechtsboven het “diamantje”( Het scherm filteropties opent zich:

)

scrol naar beneden  

Kies ”Toon bewerktaken” en “Filter opties toepassen”

Pagina 16 Versie 1.2

Mei 2013



5.3

Wanneer u (ook) de leestaken kiest ziet u (ook) de taken van De Arbodienst en/of de verzekeraar.

Bericht over te verrichten taken

Wanneer van u verwacht wordt dat u een taak verricht dan ontvangt u een e-mail. In de e-mail zit een link waarmee u naar het inlogscherm van VerzuimSignaal gaat.

5.4

Afronden van taken  

U kunt een taak afronden door een vinkje te zetten. Zie vinkje in blauwe ovaaltje. Daarna verschijnt het pop up scherm met de vraag of u zeker weet dat u de taak wilt uitvoeren.



Na uw akkoord is de desbetreffende taak verdwenen uit het totaal overzicht. U kunt hem terugvinden bij afgeronde taken.

5.5

Zelf taken toevoegen

In VerzuimSignaal kunt u ook zelf taken toevoegen. Dit kan in het tabblad taken op werknemersniveau of in het tabblad dossier op werknemersniveau.   

  

Kies de button “Nieuwe bibliotheektaak” ( ) Kies bij Taak: Vrije taak WG/LG (zie figuur …) Bij Titel kunt u aangeven waarom u die taak plaatst (b.v. overleg met werknemer, bedrijfsarts bellen, arbodienst bellen, etc). De taak werkt in dit geval als een soort agenda. Op de benodigde dag (door u zelf aan te geven) krijgt u bericht dat er een taak verricht moet worden. In VerzuimSignaal kunt u dan de taak terugvinden. Eventueel kunt u nog een notitie aan de taak toevoegen. Dit is niet verplicht. Via de diskette ( ) kunt u de taak opslaan. De taak staat nu in de lijst als geplande taak.

Pagina 17 Versie 1.2

Mei 2013

5.6

Deeltaken/subtaken

Aan een taak is over het algemeen een deeltaak toegevoegd. Hierin kan extra informatie staan over de taak.

 

5.7

Als u de taak op het hoogste niveau de status afgehandeld geeft, worden alle onderliggende subtaken ook automatisch op afgehandeld gezet. Als u een deel van de subtaken onder een taak op afgehandeld zet, verandert de status van de taak niet. Dit gebeurt pas als alle subtaken zijn afgehandeld.

UWV-formulieren

De belangrijkste UWV-formulieren zitten standaard in VerzuimSignaal. Ze zijn gekoppeld aan de taak waarbij ze nodig zijn en kunnen deels automatisch worden ingevuld. In deze handleiding wordt het UWV-formulier Plan van Aanpak aangehouden als voorbeeld. 

Klik op de taak Plan van Aanpak WIA opstellen (Figuur 24).

Figuur 24: Een uitgeklapte taak (Week 7: Plan van Aanpak WIA opstellen) met subtaken zichtbaar

Pagina 18 Versie 1.2

Mei 2013



Klik op de naam van het formulier om het te openen. Figuur 25: Formulier Plan van Aanpak opent.

Figuur 25: Formulier Plan van Aanpak

 

Vul het formulier in en sla dit op door op het diskette-icoon ( ) te klikken. Maak het plan van aanpak definitief door nogmaals op het Plan van Aanpak in het dossier te klikken en vervolgens op het slotje te klikken (Figuur ). De gegevens uit het formulier worden vervolgens opgenomen in het standaard UWV-formulier en kunnen naar het UWV worden verzonden.



Figuur 26: Definitief maken conceptverslag

Let op! Na het definitief maken kunt u het Plan van Aanpak niet meer wijzigen, maar enkel nog bijstellen. Het bijstellen kunt u doen door op het definitieve Plan van Aanpak te klikken.

6

Tabblad Rapportage

Onder het Tabblad Rapportage (Figuur ) vallen de volgende onderdelen:  Statistieken  Rapporten

Figuur 27: Tabblad Rapportage

Pagina 19 Versie 1.2

Mei 2013

6.1

Statistieken  

  

Klik op de snelkoppeling “Statistieken” (figuur 26) Selecteer: o Grondslagberekening o Periode o Criteria op bedrijven, afdelingen en/of werknemers o Criteria op geslacht en leeftijd o De gewenste onderdelen Klik op het tandwiel ( ) om de statistieken te genereren. De statistieken worden cijfermatig en in heldere grafieken weergegeven. Klik op de exporteerknop ( o Lokale printer o Adobe PDF o Microsoft Word o Microsoft Excel o E-mail

) om het overzicht te exporteren naar:

Figuur 28: Statistieken



 

6.2

TIP: Via selectiecriteria kunt u zelf aangeven op welk organisatieniveau u de statistieken wenst te gaan draaien. U kunt kiezen uit 3 organisatieniveaus: bedrijfsniveau, afdelingsniveau en werknemersniveau. TIP: Om verzuimpercentages te berekenen wordt veelal een heel jaar als periode geselecteerd. TIP: De statistieken kunnen ook geëxporteerd worden naar Excel, zodat u zelf ook kunt gaan rekenen met de gegevens.

Rapporten  

Klik op de snelkoppeling “Rapporten” (figuur 29) Kies uit één van de rapportsoorten. Een belangrijk rapport wordt bij 6.2.1 uitgewerkt

Figuur 29 Rapporten

6.2.1 

 

Rapport verzuimanalyse Selecteer onder “Rapporten” uit het drop down menu de optie “Verzuimanalyse”. Vul in: o Een periode; o De gewenste rapportopties; o Kies tussen een grondslagberekening op basis van kalenderdagen of werkdagen/werkrooster; o van welke bedrijven (of afdelingen of personen) u de schadelastrapportage wilt zien. Klik vervolgens op het tandwiel ( ) om een rapportage te genereren. De rapportage wordt getoond. Klik op de exporteerknop ( o Lokale printer o Adobe PDF o Microsoft Word o Microsoft Excel o E-mail

Pagina 20 Versie 1.2

Mei 2013

) om het rapport te exporteren naar:



TIP: U kunt door op het bolletje vóór de naam van het bedrijf te klikken, bepaalde afdelingen en personen opnemen in/uitsluiten van de rapportage (figuur 30).

Figuur 30: Selectiecriteria

Pagina 21 Versie 1.2

Mei 2013

Bijlage 1 Uitleg invullen werknemergegevens Positie A B C D E F G H I

Kolomnaam Burgerservicenummer Personeelsnummer Voorletters Roepnaam Tussenvoegsel Achternaam Tussenvoegsel partner Achternaam partner Voorkeurshantering

Verplicht Type Ja Numeriek Tekst Tekst Tekst Tekst Ja Tekst Tekst Tekst Vaste Waarde

J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC AD AE AF

Geslacht Geboortedatum Geboorteplaats Geboorteland Nationaliteit Burgerlijke staat Adres Huisnummer Postcode Woonplaats Land Telefoon Fax Mobiel Email Datum in dienst Datum wijziging dienstverband Datum uit dienst Bedrijfscode Bedrijfsnaam Afdelingscode Afdelingsnaam Soort Dienstverband

Ja Ja

AG AH AI AJ

Functie Normuren per week Uren per week Salarisperiode

Pagina 22 Versie 1.2

Mei 2013

Ja

Ja

Ja Ja Ja Ja

Vaste Waarde Datum Tekst Vaste Waarde Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Vaste Waarde Tekst Tekst Tekst Tekst Datum Datum Datum Tekst Tekst Tekst Tekst Vaste Waarde

Tekst Numeriek Numeriek Vaste Waarde

Waarde Moet voldoen aan de elfproef

a = alleen achternaam p = alleen achternaam partner ap = Achternaam - Achternaam partner pa = Achternaam partner - Achternaam M/V dd-m-jjjj Twee letterige ISO 3166-1 landcode (zie bijlage)

Twee letterige ISO 3166-1 landcode (zie bijlage)

dd-m-jjjj dd-m-jjjj dd-m-jjjj

1 = bepaalde tijd 2= onbepaalde tijd 3 = oproepkracht 4 = uitzendkracht 5 = stagiaire 6 = vrijwilliger 7 = ambtelijk

dag week maand jaar

AK AL AM AN AO AP AQ

Brutosalaris SV-loon Loon voor de loonheffing Uniform loon Kostenplaats Standplaats SFB

Pagina 23 Versie 1.2

Mei 2013

Numeriek Numeriek Numeriek Numeriek Tekst Tekst Vaste Waarde

Ja / Nee

Bijlage 2 Twee letterige ISO 3166-1 landcode Land Afghanistan Albanië Algerije Amerikaans-Samoa Amerikaanse Maagdeneilanden Andorra Angola Anguilla Antarctica Antigua en Barbuda Argentinië Armenië Aruba Australië Azerbeidzjan Bahama's Bahrein Bangladesh Barbados België Belize Benin Bermuda Bhutan Bolivia Bonaire, Sint Eustatius en Saba Bosnië en Herzegovina Botswana Bouvet Brazilië Brits Indische Oceaanterritorium Britse Maagdeneilanden Brunei Bulgarije Burkina Faso Burundi Cambodja Canada Centraal-Afrikaanse Republiek Chili China Christmaseiland Cocoseilanden Colombia Comoren Congo-Brazzaville Congo-Kinshasa Cookeilanden Costa Rica Cuba

Pagina 24 Versie 1.2

Mei 2013

Code AF AL DZ AS VI AD AO AI AQ AG AR AM AW AU AZ BS BH BD BB BE BZ BJ BM BT BO BQ BA BW BV BR IO VG BN BG BF BI KH CA CF CL CN CX CC CO KM CG CD CK CR CU

Curaçao Cyprus Denemarken Djibouti Dominica Dominicaanse Republiek Duitsland Ecuador Egypte El Salvador Equatoriaal-Guinea Eritrea Estland Ethiopië Faeröer Falklandeilanden Fiji Filipijnen Finland Frankrijk Frans-Guyana Frans-Polynesië Franse Zuidelijke en Antarctische Gebieden Gabon Gambia Georgië Ghana Gibraltar Grenada Griekenland Groenland Guadeloupe Guam Guatemala Guernsey Guinee Guinee-Bissau Guyana Haïti Heard en MacDonaldeilanden Honduras Hongarije Hongkong Ierland IJsland India Indonesië Irak Iran Israël Italië Ivoorkust Jamaica

CW CY DK DJ DM DO DE EC EG SV GQ ER EE ET FO FK FJ PH FI FR GF PF TF GA GM GE GH GI GD GR GL GP GU GT GG GN GW GY HT HM HN HU HK IE IS IN ID IQ IR IL IT CI JM

Japan JP Jemen YE Jersey JE Jordanië JO Kaaimaneilanden KY Kaapverdië CV Kameroen CM Kazachstan KZ Kenia KE Kirgizië KG Kiribati KI Kleine Pacifische eilanden van de Verenigde Staten UM Koeweit KW Kroatië HR Laos LA Lesotho LS Letland LV Libanon LB Liberia LR Libië LY Liechtenstein LI Litouwen LT Luxemburg LU Macau MO Macedonië MK Madagaskar MG Malawi MW Maldiven MV Maleisië MY Mali ML Malta MT Man IM Marokko MA Marshalleilanden MH Martinique MQ Mauritanië MR Mauritius MU Mayotte YT Mexico MX Micronesia FM Moldavië MD Monaco MC Mongolië MN Montenegro ME Montserrat MS Mozambique MZ Myanmar MM Namibië NA Nauru NR Nederland NL Nepal NP Nicaragua NI Nieuw-Caledonië NC

Pagina 25 Versie 1.2

Mei 2013

Nieuw-Zeeland Niger Nigeria Niue Noord-Korea Noordelijke Marianen Noorwegen Norfolk Oeganda Oekraïne Oezbekistan Oman Oost-Timor Oostenrijk Pakistan Palau Palestina Panama Papoea-Nieuw-Guinea Paraguay Peru Pitcairneilanden Polen Portugal Puerto Rico Qatar Roemenië Rusland Rwanda Réunion Saint Kitts en Nevis Saint Lucia Saint Vincent en de Grenadines Saint-Barthélemy Saint-Pierre en Miquelon Salomonseilanden Samoa San Marino Sao Tomé en Principe Saoedi-Arabië Senegal Servië Seychellen Sierra Leone Singapore Sint Maarten Sint-Helena, Ascension en Tristan da Cunha Sint-Maarten Slovenië Slowakije Soedan Somalië Spanje

NZ NE NG NU KP MP NO NF UG UA UZ OM TL AT PK PW PS PA PG PY PE PN PL PT PR QA RO RU RW RE KN LC VC BL PM SB WS SM ST SA SN RS SC SL SG SX SH MF SI SK SD SO ES

Spitsbergen en Jan Mayen Sri Lanka Suriname Swaziland Syrië Tadzjikistan Taiwan Tanzania Thailand Togo Tokelau-eilanden Tonga Trinidad en Tobago Tsjaad Tsjechië Tunesië Turkije

SJ LK SR SZ SY TJ TW TZ TH TG TK TO TT TD CZ TN TR

Turkmenistan

TM

Turks- en Caicoseilanden

TC

Tuvalu

TV

Uruguay

UY

Vanuatu

VU

Vaticaanstad

VA

Venezuela

VE

Verenigde Arabische Emiraten

AE

Verenigde Staten

US

Verenigd Koninkrijk

GB

Vietnam

VN

Wallis en Futuna

WF

Westelijke Sahara

EH

Wit-Rusland

BY

Zambia

ZM

Zimbabwe

ZW

Zuid-Afrika

ZA GS

Zuid-Georgia en de Zuidelijke Sandwicheilanden Zuid-Korea

KR

Zuid-Soedan

SS

Zweden

SE

Zwitserland

CH

Pagina 26 Versie 1.2

Mei 2013