HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL

HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL Versie t.b.v. eindgebruiker

- 1 -/18 Handleiding VerzuimSignaal Eindgebruiker 1.11

INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

Hoofdstuk:

1. Algemeen 1.1. Inleiding 1.2. Inloggen 1.3. Systeemeisen 1.4. Helpfunctie 1.5. Servicedesk 2. Organisatie en werknemers 2.1. Organisatiestructuur 2.2. Werknemer zoeken 3. Verzuimdossier 3.1. Tabbladen 3.2. Tabblad Werknemer 3.3. Tabblad Protocollen 3.4. Tabblad Taken 3.5. Tabblad Re-integratiedossier 3.6. Tabblad Totaal Historie 4. Meldingen 4.1. Ziek melden 4.2. Hersteld melden 4.3. Zwanger melden 4.4. Overige protocollen 5. Overzichten 5.1. Openstaande Dossiers 5.2. Openstaande Taken 6. Management 6.1. Statistiekgenerator 6.2. Rapportgenerator 7. Planningagenda 7.1. Planningsagenda 7.2. Inplannen beschikbaarheid 7.3. Inplannen afspraak 7.4. Agenda wizard 7.5. Agenda tools 8. Overige functionaliteiten 8.1. Exporteerfunctie 8.2. Postvak 8.3. Snelzoeken 8.4. Geselecteerd 8.5. Recent bekeken dossiers 8.6. Accountgegevens 8.7. Accessoires 8.8. Kalender


blz. 3 blz. 3 blz. 3 blz. 3 blz. 3 blz. 3 blz. 4 blz. 4 blz. 4 blz. 5 blz. 5 blz. 5 blz. 6 blz. 7 blz. 8 blz. 8 blz. 9 blz. 9 blz. 9 blz. 10 blz. 11 blz. 12 blz. 12 blz. 12 blz. 13 blz. 13 blz. 13 blz. 14 blz. 14 blz. 14 blz. 14 blz. 15 blz. 15 blz. 16 blz. 16 blz. 16 blz. 16 blz. 17 blz. 17 blz. 18 blz. 18 blz. 18

HOOFDSTUK 1: Algemeen

1.1. Inleiding In deze snelgids worden de meest gebruikte functionaliteiten van VerzuimSignaal in het kort toegelicht. Daarnaast bevat VerzuimSignaal een uitgebreide online help die u op elk gewenst moment kunt raadplegen. 1.2. Inloggen •

Ga naar http://www.verzuimsignaal.nl en vul ul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. in

TIP: Klik lik op “Problemen met inloggen?” om hulp op te vragen met het inloggen.

TIP: Om VerzuimSignaal in een nieuw venster te starten, dient u “Volledig scherm” aan te vinken. vinken

1.3. Systeemeisen • • • • •

Verzuimsignaal is geoptimaliseerd voor schermresolutie van 1024 x 768 pixels. pixels Microsoft Explorer 6.0 of hoger dient geïnstalleerd te zijn. zijn Er mag géén software geïnstalleerd zijn die pop-up pop vensters automatisch afsluit.. VerzuimSignaal werkt het beste met een breedband-internetverbinding. breedband Voor het gebruik van de taakmanager dient u Java te downloaden. Dit kunt u doen door een snelkoppeling vanuit het helpmenu. Het helpmenu opent u met het vraagtekenlogo vra gtekenlogo (figuur ( 1) rechtsboven.. Gebruik rechtsboven de zoekterm ‘taakmanager’. ‘taakmanager’

1.4. Helpfunctie • • •

figuur 1) 1 rechtsboven opent u de helpfunctie. Via het vraagtekenlogo (figuur Gebruik de inhoudsopgave of een zoekterm om het helponderwerp op te zoeken Wanneer uw vraag niet beantwoordt beantwoord wordt kunt u contact opnemen met de Servicedesk

Figuur 1:: Vraagtekenlogo om de help te starten

1.5. Servicedesk • • •

Voor vragen over de werking van VerzuimSignaal kunt u in eerste instantie de helpfunctie raadplegen. e Als 1 -lijns lijns servicedesk kunt u terecht bij uw arbodienst/verzuimbegeleidingsdienst. Mocht u er niet uitkomen via uw arbodienst, kunt u, al dan niet via uw verzuimaanbieder, de helpdesk van I-Signaal Signaal raadplegen. Mail uw vraag naar: [email protected]. De telefonische helpdesk is te bereiken iken op werkdagen tussen 08.30 uur en 17.00 uur op telefoonnummer: +31 (0)548 801999

TIP: I-Signaal Signaal gebruikt een supportapplicatie waarmee incidenten perfect worden beheerd. Het is tevens mogelijk een account te krijgen om uw uitgezette incidenten kunt beheren. Onze voorkeur gaat dan ook uit naar een melding via email. Uiteraard staan wij altijd telefonisch voor u klaar. TIP: Stell uw vraag zo concreet mogelijk en stuur, indien mogelijk, screenshots per mail mee.


HOOFDSTUK 2: Organisatie en werknemers

2.1. Organisatiestructuur • • •

Aan de linkerkant vindt u uw eigen organisatiestructuur (figuur 2.1). In de structuur kunt u uw bedrijven, afdelingen en werknemers terugvinden. De icoontjes staan voor: : holding : bedrijf : afdeling : toevoegen van bedrijf, afdeling of werknemer

Figuur 2.1: Organisatiestructuur

TIP: De structuur is reeds bij de implementatie aangemaakt door uw arbodienst. TIP: De organisatiestructuur is autorisatiegebonden.

2.2. Werknemer zoeken • • • •

Klik op de snelkoppeling “Werknemer Zoeken” (figuur 2.2). De werknemers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een werknemer zoeken op bv. achternaam, BSN nummer, afdeling e.d. Door op de (gevonden) werknemer te klikken gaat u naar zijn of haar dossier.

Figuur 2.2: Werknemer zoeken

TIP: Gebruik de zoekassistent om de zoekopdracht te verfijnen (figuur 2.3).

TIP: Je kan ook met de rechtermuisknop op de geselecteerde werknemer klikken. Er verschijnt een dropdown-menu met enkele opties.

TIP: Gebruik de exporteerfunctie om huidig overzicht te kunnen exporteren (figuur 2.4) TIP: Het icoontje voor de naam van de werknemer geeft de volgende informatie: een donkerblauw poppetje geeft aan dat het een mannelijk persoon is. Een paars poppetje geeft aan dat het een vrouwelijk persoon is en een lichtblauw poppetje geeft aan dat persoon (zowel mannelijk als vrouwelijk) verzuimt.

Figuur 2.3: Zoekassistent


Figuur 2.4: Exporteerfunctie

HOOFDSTUK 3: Verzuimdossier

3.1. Tabbladen •

Het verzuimdossier (figuur 3.1) bestaat uit de volgende tabbladen: o Tabblad Werknemer o Tabblad Protocollen o Tabblad Taken o Tabblad Re-integratie Dossier o Tabblad Totaal Historie

Figuur 3.1: Verzuimdossier icoon

TIP: Binnen uw rolautorisatie is het mogelijk dat u meer of minder tabbladen ziet!

3.2. Tabblad Werknemer

• • •

Het tabblad werknemer is een stamkaart met gegevens van de werknemer. De gegevens zijn eventueel te wijzigen wanneer u daarvoor geautoriseerd bent. Klik dan op het paspoorticoontje (figuur 3.2) aan de linkerkant van het dossier. U kunt een volledig werknemer dossier exporteren door op de exporteerfunctie te klikken.

TIP: Vul (of lever) de gegevens van een werknemer zo compleet mogelijk aan. TIP: Denk aan voorkeurshantering bij vrouwelijke personen wanneer deze getrouwd zijn.

Figuur 3.2: Paspoort icoon (werknemergegevens wijzigen)


3.3. Tabblad Protocollen

• •

• •

Het tabblad Protocollen geeft een overzicht zien van alle (historische) ziekte-, ziekte preventievepreventieve en zwangerschaptrajecten. Wanneer u met de muis over een protocol gaat, geeft het een blauwe of rode kleur. Een protocol met een blauwe kleur kunt u aanpassen door er op te klikken. U kunt meldinggegevens wijzigen en eventueel kunt u de melding meldin verwijderen.. Protocollen met een rode kleur zijn niet wijzigbaar. Via het aktetasicoon (figuur figuur 3.3) kunt u een preventief dossier bij huidig persoon toevoegen. Met het ziekmeldlogo (figuur figuur 3.4)) kunt u huidig persoon ziekmelden. Bij personen welke een verzuimdossier zuimdossier heeft openstaan ziet men een herstellogo (figuur ( 3.5)

Figuur 3.3: Preventief dossier toevoegen

Figuur 3.4: Ziekmelden

Figuur 3.5: Herstelmelden

TIP: Het veranderen een protocol kan van grote invloed zijn. Denk goed na, voor dat u deze wijzigingen doorvoert! TIP: Wilt u een rood gekleurd protocol toch wijzigen? Neem contact op met uw eerstelijns support. TIP: VerzuimSignaal werkt met herstelpercentages en niet met ziektepercentages. TIP: Een ziekmelding binnen 28 dagen, wordt automatisch een samengestelde ziekmelding.


3.4. Tabblad Taken

• •

In het tabblad Taken staan alle (openstaande) taken met betrekking ekking tot het lopende protocol, met als standaard de taken voor de komende maand. De taken kennen 5 kleuren:

Kleur Groen Oranje

Status Gepland Nu uitvoeren

Rood Blauw Grijs

Te laat Uitgevoerd Geannuleerd of leestaak

• • • •

•

Omschrijving D begindatum van de taak ligt in de toekomst De D begindatum van de taak is bereikt, maar binnen de geldende De afhandelingtermijn D afhandelingtermijn van de taak is verstreken De D taak is uitgevoerd (al dan niet te laat) De De taak is geannuleerd, de taak kan worden heropend (geannuleerd). De taak is zichtbaar, maar kan niet worden uitgevoerd (leestaak).

Elke taak kent minstens één subtaak. Klik op het groene kruisicoontje om de taak uit te klappen. Bij subtaken kunnen bijlage zitten. Klik op het paperclipicoontje (figuur ( 3.6)) om de bijlage te openen. Via de blauwe vlag kan men een taak(groep) toevoegen. Op taakniveau kan men verschillende acties uitvoeren (rolgerelateerd) : voor meer informatie over deze taak : om de uitvoerdatum van de taak te wijzigen : om een notitie bij de taak te maken : om de agendawizard te starten : om een medische notitie aan te maken (alleen bedrijfsartsrol) : om tijdsregistratie aan deze taak toe te voegen : om de taak te annuleren : om de taak te verwijderen Klik op het vierkantje (figuur figuur 3.7) voor de taak (in zijn geheel) de status afgehandeld te geven. Klik op het vierkantje voor de subtaak om deze subtaak op afgehandeld te zetten.

Figuur 3.6: Bijlage

Figuur 3.7: Afvink vierkantje

TIP: Wanneer een paperclip een gouden kleur heeft, betekend dit dat deze bijlage al is toegevoegd aan het re-integratiedossier. integratiedossier.

TIP: Denk goed na, voordat u taken verwijderd, ze zullen uit beeld verdwijnen. TIP: Boven het tabblad Taken kunt u de standaard en het protocol veranderen. Zie figuur 3.8.

Figuur 3.8: Veranderen standaard en protocol - 7 -/18 Handleiding VerzuimSignaal Eindgebruiker 1.11

3.5. Tabblad Re-integratiedossier integratiedossier

• •

• • • •

In het re-integratie integratie dossier vindt u een logboek van alle uitgevoerde acties acties en een overzicht van, aan het dossier gekoppelde, notities en documenten. Het re-integratie integratie dossier bestaat uit diverse kopjes: o Re-integratiedossier: integratiedossier: logboek van alle uitgevoerde meldingen, taken en wijzigingen o Systeemdocumenten: overzicht van alle door VerzuimSignaal gegeneerde documenten (bv. het Plan van Aanpak) o Eigen documenten: overzicht van toegevoegde eigen documenten. o Notities: overzicht van toegevoegde notities o Email communicatie: logboek van alle e-mailcommunicatie e Om een notitie toe te voege gen klik je op het gele notitieblok-icoontje (figuur 3.9). ). Klik op het document icoontje (figuur ( 3.10)) om een willekeurig bestand te uploaden in het reintegratiedosser. icoontje (figuur ( 3.11) om een notitie of document op te slaan. Klik op het diskette-icoontje Klik op het document of notitie om deze te bekijken. Na het openen kunt u de notitie exporteren of eventueel wijzigen.

Figuur 3.9: Notitie toevoegen

Figuur 3.10: Document toevoegen

Figuur 3.11: Opslaanfunctie

TIP: Met het dropdown menu kunt u het dossier van een ander protocol opvragen. TIP: Enkele UWV--documenten documenten kennen een concept/defenitief status. Wanneer een document in conceptstatus is, kunt u het huidig document nog wijzigen. Wanneer deze op defenitief staat is het document alleen te bekijken of er moet een bijstelling worden gedaan (nieuw document).

TIP: Wanneer je een UWV-document UWV opslaat zal hij altijd als concept in het Re-integratie integratie staan. Klik op het document om het te openen, klik op het sloticoon (figuur ( 3.12)) om de status te wijzigen in definitief.

3.6. Tabblad Totaal Historie • Onder het tabblad Totaal Historie vindt u een overzicht van de actuele en de historische gegevens, notities, taken en documenten op een rij. Inclusief alle medisch gerelateerde notities, taken en documenten. • Via het gele notitieblokicoontje kunt u een notitie toevoegen. • Om het overzicht te exporteren gebruikt u het rode pijlicoontje. - 8 -/18 Handleiding VerzuimSignaal Eindgebruiker 1.11

Hoofdstuk 4: Meldingen

4.1. Ziekmelden • • • • • •

•

Klik op de snelkoppeling “Ziek melden” (figuur 4.1). De medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker die u wilt ziekmelden. Bovenin het ziekmeld-formulier formulier ziet u de gegevens gegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de ziekmelding vult u in: e o Datum 1 ziektedag. Dit kan handmatig of via het kalendertje. Standaard vult het systeem de huidige datum in. o Bij een vrouwelijke medewerker kunt u kiezen tussen ziek en ziek tgv zwangerschap o Kies een verzuimreden o Eventueel kunt u meer informatie bij de melding geven. geven o Klik op de diskette om de ziekmelding op te slaan. Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker.

Figuur 4.1: Werknemer ziekmelden

TIP: U kunt ook de rechtermuisknop gebruiken gebruik in het overzicht werknemers wanneer u een werknemer wilt ziekmelden (of herstelmelden).

TIP: Vereisten voor een ziekmelding zijn: 1e ziektedag, verzuimreden reden en ziektepercentage. TIP: Op de verwachte verzuimduur kunnen signalen worden ingesteld, zodat u op de hoogte wordt gebracht wanneer de verwachte verzuimduur is overschreden. over

TIP: Werknemers welke al ziek zijn, kunnen nooit nogmaals ziek worden gemeld. TIP: Ook bij het overzicht van ‘Ziek melden’ kunt u gebruik maken make van de zoekassistent.

4.2. Hersteld melden • Klik op de snelkoppeling “Hersteld Hersteld melden” (figuur 4.2). • De verzuimende medewerkers medewerker worden gepresenteerd. • Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een werknemer zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. • Klik op de medewerker die u hersteld wilt melden. • Bovenin het herstelmeld-formulier formulier ziet u de gegevens van de betrokken medewerker. • In het gedeelte t.b.v. de herstelmelding herstel vult u in: o o o o o

Datum van de eerste werkdag. werkdag Standaard vult het systeem de huidige datum in. Kies een herstelreden reden Vul het herstelpercentage in. Eventueel vult u een AT-percentage AT (arbeidstherapie) in. Klik op de diskette om de herstelmelding op te slaan.


•

Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker.

Figuur 4.2: Werknemer hersteld melden

TIP: U kunt ook de rechtermuisknop gebruiken in het overzicht werknemers wanneer u een werknemer wilt hersteld melden

TIP: Om werknemers een hoger ziektepercentage te geven, moet dit via hersteld melden. Gebruik de herstelreden “Gedeeltelijk hersteld” en vul hier de betreffende percentage in.

TIP: U kunt ook het aantal uren ziek/herstel invullen. Aan de hand van zijn dienstverband wordt door VerzuimSignaal zelf het ziektepercentage berekend.

4.3. Zwanger melden • • • • • •

•

Klik op de snelkoppeling “Zwanger melden” (figuur 4.3). Alle vrouwelijke medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een medeweker zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker die u zwanger wilt melden. Bovenin het zwangerschapsformulier ziet u de gegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de zwangermelding vult u in: o Datum van de vermoedelijke bevallingsdatum o Datum van de gewenste ingangsdatum verlof o Klik op de diskette om de herstelmelding op te slaan. Na het opslaan komt u in het zwangerschapdossier van de medewerker.

Figuur 4.3: Werknemer zwanger melden

TIP: Klik onder het tabblad Protocollen op het zwangerschapprotocol om verdere data in te voeren. Na het invoeren van de werkelijke ingangsdatum verlof en werkelijke bevallingsdatum kunt u via het rekenmachine-icoontje (figuur 4.4) automatisch de datum van einde verlof periode berekenen.

TIP: Om het zwangerschapprotocol af te sluiten dienen alle data in het protocol ingevuld te zijn en allen taken afgevinkt te zijn. U krijgt dan automatisch een melding om het protocol af te sluiten.

Figuur 4.4: Rekenmachine-icoontje


4.4. Overige protocollen • • • • • •

•

Klik op de snelkoppeling “Overige protocollen” (figuur 4.5). Alle medewerkers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een medeweker zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op de medewerker waarbij u een overig protocol wilt starten. Bovenin het formulier ziet u de gegevens van de betrokken medewerker. In het gedeelte t.b.v. de melding overige protocollen vult u in: o Keuze van het protocol: Adoptie, Orgaandonatie of een eigen protocol. o Bij adoptie en orgaandonatie dient u verdere data in te vullen. o Eventueel kunt u een nadere omschrijving geven bij het protocol. o Klik op de diskette om het protocol toe te voegen. Na het opslaan komt u in het dossier van de medewerker.

Figuur 4.5: Overig protocol starten

TIP: Een overig protocol hoeft geen direct verband te hebben met verzuim. TIP: De applicatiebeheerder kan een eigen protocol inrichten. Een voorbeeld is een protocol bij het overlijden van een 1e graats familielid van een werknemer.

TIP: Donor en adoptie zijn vangnetconstructies.


Hoofdstuk 5: Overzichten

5.1. Openstaande dossiers • • • • • •

•

Klik op de snelkoppeling “Openstaande dossiers” (figuur 5.1). Alle openstaande dossiers worden gepresenteerd. Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een dossier zoeken op bv. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz.. Klik op een dossier om deze in te zien. Gebruik de zoekassistent om uw zoekopdracht te verfijnen (figuur 5.2.). De icoontjes staan voor: : ziekte (a.g.v. zwangerschap) dossier : hersteld dossier (dossier is nog open) : zwangerschap dossier : preventief dossier : overig protocol dossier Gebruik de exporteerfunctie om huidig overzicht te exporteren (zie ook onderdeel 8.1.)

Figuur 5.1: Openstaande dossiers

Figuur 5.2: Zoekassistent

TIP: Wanneer u op een kolomkop klikt zal het overzicht zich daarop rangschikken (b.v. Duur, de dossiers worden gerangschikt op duur in dagen)

TIP: Via de zoekassistent kunt u ook in gesloten dossiers zoeken

5.2. Openstaande taken • • • • • • •

Klik op de snelkoppeling “Openstaande taken” (figuur 5.3). Alle openstaande taken worden gepresenteerd. (met als standaard de komende maand) Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u een taak zoeken op bv. achternaam, BSN nummer, werkgever enz.. Klik op een taak om deze in te zien. De kleur van de taak (wanneer u er met de muis overheen gaat) geeft aan in welke status deze bevindt (zie ook onderdeel 3.4) Gebruik de zoekassistent om uw zoekopdracht te verfijnen. Gebruik de exporteerfunctie om huidig overzicht te exporteren.

Figuur 5.3: Openstaande taken

TIP: Wanneer u op een kolomkop klikt zal het overzicht zich daarop rangschikken. TIP: Via de zoekassistent kunt de standaard komende maand wijzigen naar vandaag en komende week. TIP: In de zoekassistent kunt u via specifieke selectie ook zelf ook een periode aangeven waarin u de openstaande taken wilt laten zien.


Hoofdstuk 6: Management

6.1. Statistiekgenerator • •

• • •

Klik op de snelkoppeling “Statistiekgenerator” (figuur 6.1). Selecteer: o een periode; o bedrijven, afdelingen of werknemers; o grondslag berekening (kalender- of werkdagen) o de gewenste overzichten; o diverse criteria (dienstverbanden en protocolkeuze) Klik op het grafiek icoontje (figuur 6.2) om de statistieken te genereren. De statistieken worden cijfermatig en in heldere grafieken weergegeven. Klik op de exporteerfunctie om de statistieken te exporteren.

Figuur 6.1: Statistiek generator

Figuur 6.2: Statistieken genereren

TIP: Via selectiecriteria kunt u zelf aangeven hoe diep u de statistieken in de organisatie wilt gaan draaien. Er zijn 3 niveaus: bedrijfsniveau, afdelingsniveau en werknemerniveau (meerdere afdelingen selecteren is mogelijk).

TIP: Om verzuimpercentages te berekenen wordt meestal een heel jaar als periode geselecteerd. TIP: De statistieken kunnen ook geëxporteerd worden naar Excel, zodat u zelf ook kunt gaan rekenen met de gegevens.

TIP: Zet een vinkje bij “Periodevergelijking” (figuur 6.3) om verschillende periodes met elkaar te vergelijken. Er verschijnt nog een dataselectie mogelijkheid.

Figuur 6.3.: Vinkje periodevergelijking.

6.2. Rapportgenerator • • •

• • •

Klik op de snelkoppeling “Rapportgenerator” (figuur 6.4). Selecteer een rapporttype (bv. verzuimanalyse op basis van kalenderdagen). Selecteer: o een periode; o 1 of meerdere bedrijven met de blauw (figuur 6.5) of rode pijl (figuur 6.6); o diverse criteria. Klik op het rapport icoontje (figuur 6.7) om het gewenste rapport te genereren. Het rapport wordt cijfermatig weergegeven. Klik op de exporteerfunctie om het rapport te exporteren.

Figuur 6.4: Rapport generator

Figuur 6.5: Alles toevoegen

Figuur 6.6: Geselecteerd bedrijf toevoegen

Figuur 6.7: Rapport genereren

TIP: De blauwe en rode pijlen andersom betekenen: verwijderen uit geselecteerde bedrijven.


Hoofdstuk 7: Planningsagenda

7.1. Planningsagenda • Klik op de snelkoppeling “Planningsagenda” (figuur 7.1). • Er zijn verscheidene menuopties die u rechtsboven de agenda kunt vinden: : open de agenda in een apart (volledig) scherm. : wijzig het agendaoverzicht (gebaseerd op één, vijf of zeven dagen). : genereer een overzicht openstaande reserveringen. : start de agendawizard te starten (zie onderdeel 7.4). : exporteer de huidige selectie in de agenda.

Figuur 7.3: Planningsagenda openen

7.2. Inplannen beschikbaarheid • •

•

Klik op een wit vlak in de agenda om beschikbaarheid in te plannen (figuur 7.2). Selecteer: o een locatie; o vul een onderwerp in (bv. spreekuur); o selecteer begin en eindtijd van de beschikbaarheid; o selecteer eventueel gemachtigden; o klik op de diskette om het beschikbaarheid toe te voegen In de agenda is een grijs vlak ontstaan (beschikbaarheid). Via de beschikbaarheid kan men afspraken plannen.

Figuur 7.2: Inplannen beschikbaarheid

7.3. Inplannen afspraak • •

•

Klik met de rechtermuisknop op een grijs “beschikbaarheids” vlak om in de beschikbaarheid een afspraak te plannen. Selecteer: o Werknemer (via zoekterm); o vul verrichting in (bv. arbeidsomstandighedenspreekuur); o selecteer begin en eindtijd van de afspraak; o selecteer de status; o vul eventueel extra informatie in; o klik op de diskette om de afspraak op te slaan. In de agenda ontstaat in de beschikbaarheid de afspraak. Door op een gekleurde veld te klikken komt u in het formulier van de afspraak. Hierin kunt u de status veranderen of de afspraak verwijderen.


7.4. Agenda wizard • •

Klik op het toverstok-icoontje (figuur 7.3) om de agenda wizard te openen. In deze wizard kunt u snel selecties maken op bijvoorbeeld locatie, soort afspraak, termijn, afstand en eventueel welke agendagebruiker op de afspraak ingepland moet worden. De wizard laat dan in het onderste overzicht snel zien welke tijd/locatie/gebruiker beschikbaar zijn.

Figuur 7.3: Agenda wizard openen

7.5. Agenda tools • • • •

Gebruik de kalender rechtsboven in om een datum of data te selecteren (figuur 7.4). In het locatieoverzicht (figuur 7.5) kunt u actieve locaties laten weergeven. Eventueel kunt u hierop filteren. Het overzicht Verrichtingen legenda (figuur 7.6) laat zien welke verrichting bij welke kleur hoort. Wanneer u als gebruiker toegang heeft tot meerdere gebruikers heeft u de mogelijkheid om sneller te gaan zoeken in de verschillende agenda’s via snel zoeken aan de rechterzijde (figuur 7.7).

Figuur 7.6: Verrichtingen legenda Figuur 7.5:Locatieoverzicht

Figuur 7.4: Kalender

Figuur 7.7: Gedeelde agenda’s


Hoofdstuk 8: Overige functionaliteiten

8.1. Exporteerfunctie • •

Het gegenereerde overzicht/rapport is te exporteren via het exporticoontje (figuur 8.1) Export mogelijkheden zijn: : het overzicht of rapportage wordt als bijlage toegevoegd aan een e-mailbericht. : het overzicht of rapportage wordt geëxporteerd naar een Microsoft Word-document. : het overzicht of rapportage wordt geëxporteerd naar een Microsoft Excel-document. : het overzicht of rapportage wordt geëxporteerd naar een Adobe PDF-document. Voor het exporteren zal er een voorformulier verschijnen met eventuele exportopties. : het overzicht of rapportage wordt direct afgedrukt op een lokale printer

Figuur 8.1: Exporteericoontje

8.2. Postvak • • • • • •

Klik op de snelkoppeling “Postvak” in de werkbalk (figuur 8.2). Klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe mail op te stellen. Klik op ‘Map legen’ om al uw berichten in uw mailbox te verwijderen Klik op ‘Postvak IN’ om ingaande mail te bekijken/beheren Klik op ‘Postvak UIT’ om uitgaande mail te bekijken/beheren Via het zoekveld (rechts bovenin) kunt u eventueel in uw mailbox zoeken.

Figuur 8.2: Postvak openen

8.3. Snelzoeken

• •

Via snelzoeken (figuur 8.3) kunt u versneld zoeken in uw bedrijven of werknemers Vul de zoekterm in en druk op “enter” of klik op de blauw pijl. Bij werknemers kunt u zoeken op b.v. achternaam, BSN nummer, adres, woonplaats enz..

Figuur 8.3: Snelzoeken


8.4. Geselecteerd • •

• •

• •

Geselecteerd (figuur 8.4) geeft informatie op het moment dat een werknemer of bedrijf is geselecteerd. Wanneer een bedrijf is geselecteerd geeft het de volgende gegevens weer: o Naam bedrijf o Telefoonnummer bedrijf o Actieve werknemers (link) o Uit te voeren taken (link) o Openstaande dossiers (link) U kunt de links aanklikken Wanneer een werknemer is geselecteerd geeft het de volgende gegevens weer: o Naam o Sofinummer en telefoonnummer o Werknemergegevens (link) o Bedrijfsgegevens U kunt de links aanklikken Gebruik het vergootglas-icoontje (figuur 8.5) om meer werknemergegevens te laten zien.

Figuur 8.5: vergrootglas-icoontje

Figuur 8.4: Geselecteerd

8.5. Recent bekeken dossiers • •

Recent bekeken dossiers (figuur 8.6) laat de vijf laats bekeken dossiers zien. Zo kunt u snel schakelen tussen diverse dossiers. Klik op de naam om naar het dossier te gaan.

Figuur 8.6: Recent bekeken dossier


8.6. Accountgegevens • • • •

Klik op de gebruikersnaam rechtsboven (figuur 8.7) om de gebruikersaccount te openen. U kunt uw gebruikergegevens wijzigen. Klik op de diskette om de gegevens op te slaan. U dient opnieuw in te loggen om de gewijzigde gegevens toe te passen.

Figuur 8.7: Gebruikersgegevens wijzigen

8.7. Accessoires • •

Klik op het steeksleutel-icoontje (figuur 8.8) om de accessoires te openen. U kunt kiezen uit: : opent de helpfunctie : opent de calculator : opent de kalender : opent uw postvak en start een nieuw bericht : opent uw postvak en start een nieuw bericht gericht aan de helpdesk van I-Signaal : u wordt als gebruiker afgemeld in VerzuimSignaal

Figuur 8.8: Steeksleutel-icoon om accessoires te openen

8.8. Kalender •

Klik op de klok (figuur 8.9) om de kalender te openen.

Figuur 8.9: Klok om agenda te openen.


HANDLEIDING VERZUIMSIGNAAL

Recommend Documents