Handleiding
Versie 2.1 Datum: 20-03-2008 Plaats: Lelystad
Inhoudsopgave 1. Inleiding
3
2. Bijzonderheden
4
3. Het factuuroverzicht
5
4. Details van de facturen
13
5. Uploaden van facturen
17
6. Logboek
18
2
1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk voor de Z factuur software. U vindt hier uitleg over de betekenis van de schermen en knoppen en wat u met dit programma kunt doen.
3
2. Bijzonderheden Het faxen van facturen
[Alleen mogelijk bij een fax/scan abonnement]
Wanneer u een factuur heeft gefaxt verschijnt deze na enkele minuten in uw online archief. U kunt dan vrijwel direct controleren of het factuurplaatje correct wordt weergegeven. Omdat deze facturen nog niet naar onze data-entry afdeling zijn geweest, wordt hier in uw archief nog geen informatie over weergegeven (zoals verzender, factuurdatum, bedrag etc.). Het factuurtype van deze facturen is ‘niet verwerkt’. Wanneer u hierop klikt, kunt u in het detailscherm het plaatje van de factuur zien. Indien dit plaatje niet goed zichtbaar is, kunnen wij de factuur niet verwerken. De factuur krijgt dan als factuurtype ‘niet verwerkbaar’ mee. Indien mogelijk geven wij in het detailscherm ook de reden van het niet kunnen verwerken weer. U kunt deze factuur dan verwijderen (knop linksonderin het scherm van de factuurdetails) en opnieuw faxen. Afhankelijk van hoe u de factuur in uw fax plaatst, kan het gebeuren dat de factuur meteen na het faxen ondersteboven in uw archief wordt weergegeven. Dit wordt door ons gecorrigeerd als wij de factuur verwerken. In dat geval hoeft u verder niets te doen. Let op: u kunt alleen faxen versturen vanaf het door u opgegeven faxnummer. Daarnaast is het van belang dat de nummerherkenning van uw fax niet is uitgeschakeld. Functionaliteiten en abonnementen In de handleiding worden alle functionaliteiten beschreven die binnen de applicatie voor kunnen komen. Afhankelijk van uw soort abonnement kunnen bepaalde functionaliteiten daarom afwijken van hetgeen in deze handleiding is beschreven.
4
3. Het factuuroverzicht Hieronder staat een voorbeeldscherm weergegeven met een aantal facturen. Dit is het startscherm nadat u bent ingelogd voor Z factuur. Het startscherm opent altijd met het tabblad ‘Mijn facturen’.
Afbeelding 1: factuuroverzicht met een aantal voorbeeldfacturen
In het startscherm vindt u de volgende functionaliteiten: 1. Home Als u op dit tabblad klikt gaat u terug naar de homepage van Z factuur. 2. Mijn facturen Dit scherm geeft alle binnengekomen facturen weer. Dit kunnen facturen zijn die u zelf heeft gefaxt, die u zelf heeft geupload of facturen die direct digitaal zijn doorgestuurd door aangesloten verzenders. Ongelezen facturen (of facturen die u zelf de status ‘ongelezen’ heeft gegeven) zijn gemarkeerd met een grijsrode kleur. Elke regel geeft 1 factuur weer. Per factuur worden de factuurdatum, de verzender, het factuurbedrag, de vervaldatum, het factuurtype en een eventuele reactie weergegeven. Door op een factuur te klikken kunt u deze in detail bekijken. Daarnaast wordt per factuur een aantal icoontjes weergegeven die aangeven of de factuur bijvoorbeeld al een keer geprint is, of dat deze een notitie bevat. 3. Logboek Het tabblad ’Logboek’ geeft u een overzicht waarin u kunt zien hoeveel u van de dienst gebruik heeft gemaakt. Er wordt aangegeven hoeveel facturen u per fax heeft gestuurd, hoeveel facturen u heeft geupload en hoeveel facturen er digitaal door verzenders naar u zijn gestuurd. Meer uitleg vindt u in hoofdstuk 6.
5
4. Zoekvelden De zoekvelden bieden u de mogelijkheid om facturen te selecteren die voldoen aan uw zoekcriterium. U vult een veld in en klikt op ‘zoek’. Vervolgens worden alleen de facturen getoond die aan uw zoekcriterium voldoen. Nauwkeuriger zoeken is mogelijk door meerdere zoekvelden tegelijk in te vullen. Wanneer u alle facturen weer wilt zien, klikt u op ‘Wis zoekcriteria’. Hieronder worden de zoekvelden uitgelegd. U kunt zoeken op: a. Verzender In dit zoekveld kunt u de naam, of een deel van een naam van één van uw verzenders invullen. Als u daarna op de ‘zoek’ knop klikt, worden alleen de facturen van die verzender aan u getoond. Om alle facturen weer te kunnen zien klikt u op ‘Wis zoekcriteria’. b. Factuurtype Wanneer u op het pijltje factuurtypes kiezen: • • • • • •
•
•
naast het zoekveld klikt, kunt u uit 8 verschillende
Automatische incasso: Dit zijn de facturen waarvoor u een machtiging voor automatische overschrijving heeft afgegeven. Factuur: Dit zijn de gewone standaard facturen. Ook de facturen met een acceptgiro vallen hieronder. Contant: Dit zijn facturen die u contant heeft betaald. Credit nota: Dit zijn facturen waarbij u de partij bent aan wie het geld wordt betaald. Herinnering: Herinneringen voor facturen die al een keer bij u zijn binnengekomen. Niet verwerkbaar: Het kan soms gebeuren dat een gefaxte factuur niet kan worden verwerkt. Deze gefaxte facturen krijgen van ons de status ‘niet verwerkbaar’. Wanneer u klikt op een factuur met als factuurtype ‘niet verwerkbaar’ komt u in het detailscherm van die factuur. U krijgt daar meer informatie over de reden van het niet verwerken en er wordt aangegeven wat u kunt doen (bijvoorbeeld nogmaals faxen als de fax onleesbaar is). U kunt deze factuur vervolgens verwijderen uit uw archief. Zie hiervoor het kopje ‘Verwijderen van facturen’. Niet verwerkt: dit zijn facturen die bij ons via de fax of via upload zijn binnengekomen. Het plaatje is al wel zichtbaar in uw archief, maar de factuur is nog niet door ons verwerkt. De download voor telebankieren is hierdoor bijvoorbeeld nog niet beschikbaar. Overig: Dit zijn documenten die geen facturen zijn.
6
c. Ongelezen (facturen) Als u dit vakje aanklikt en u klikt op ‘zoek’, worden alle facturen getoond die de status ‘ongelezen’ hebben. d. Factuurdatum van / tot U kunt facturen zoeken op factuurdatum. Wanneer u klikt op het vierkantje achter het veld ‘factuurdatum van’ verschijnt een kleine kalender waarin u een datum kunt kiezen. Als u een datum heeft gekozen verdwijnt de kalender vanzelf en verschijnt de gekozen datum in het lege kader. Vervolgens doet u hetzelfde met het vierkantje achter het veld ‘tot’ om de einddatum te kiezen. Als u nu klikt op ‘zoek’ worden alle facturen weergegeven met een factuurdatum binnen de gekozen periode. Om een gekozen datum te wissen, klikt u op het kruisje achter het vierkantje . Om alle facturen weer te laten zien klikt u op ‘wis zoekcriteria’. e. Vervaldatum van / tot U kunt facturen zoeken op vervaldatum. Wanneer u klikt op het vierkantje achter het veld ‘vervaldatum van’ verschijnt een kleine kalender waarin u een datum kunt kiezen. Als u een datum heeft gekozen verdwijnt de kalender vanzelf en verschijnt de gekozen datum in het lege kader. Vervolgens doet u hetzelfde met het vierkantje achter het veld ‘tot’ om de einddatum te kiezen. Als u nu klikt op ‘zoek’ worden alle facturen weergegeven met een vervaldatum binnen de gekozen periode. Om een gekozen datum te wissen klikt u op het kruisje achter het vierkantje voor de kalender. . Om alle facturen weer te laten zien klikt u op ‘wis zoekcriteria’. f. Factuurbedrag van / tot U kunt facturen zoeken op factuurbedrag. U vult een factuurbedrag in in het lege veld achter ‘factuurbedrag van’ en achter ‘tot’ en vervolgens klikt u op ‘zoek’. Alle facturen waarvan het factuurbedrag tussen de gekozen bedragen ligt, worden vervolgens weergegeven. Om alle facturen weer te laten zien klikt u op ‘wis zoekcriteria’.
7
5. Uitgebreid zoeken Indien u wilt zoeken op andere eigenschappen van de facturen kunt u klikken op de knop ‘uitgebreid zoeken. Er worden dan nog meer zoekvelden getoond. Hieronder worden deze zoekvelden uitgelegd.
Afbeelding 2: uitgebreid zoeken
a. Telebankieren Hiermee kunt u zoeken op facturen die u al wel of juist nog niet heeft gedownload voor telebankieren. Het systeem houdt dit automatisch bij. b. PDF Hiermee kunt u zoeken op facturen waarvan u de PDF al heeft gedownload. Het systeem houdt automatisch bij welke facturen u al wel en welke u nog niet heeft gedownload. c. Documentnummer Hiermee kunt u zoeken op het documentnummer dat u zelf heeft ingevoerd. In het detailscherm van een factuur (als u op de factuur klikt komt u in het detailscherm) kunt u zelf een nummer invoeren voor de factuur. Mocht u nog papieren facturen hebben dan kunt u die op deze manier koppelen aan de digitale factuur. d. Vlag Hiermee kunt u zoeken op facturen waar u een ‘vlaggetje’ bij heeft gezet. U kunt bij elke gewenste factuur een vlaggetje plaatsen om daarmee aan te geven dat er nog een actie nodig is. e. Notitie Hiermee kunt u zoeken op facturen waar u een notitie bij heeft geschreven. f. Reactie gestuurd Hiermee kunt u zoeken op facturen waar u de verzender een reactie over heeft gestuurd. Bij sommige verzenders zal het mogelijk worden om direct een reactie te sturen over een factuur, zodat u bijvoorbeeld meteen een opmerking door kunt geven. Het systeem houdt automatisch bij voor welke facturen u een reactie heeft gestuurd.
8
g. Print Hiermee kunt u zoeken op facturen die u al geprint heeft. Het systeem houdt automatisch bij welke facturen u al wel en welke u nog niet heeft geprint. h. E-mail Hiermee kunt u zoeken naar facturen die u via de mail heeft verstuurd. U kunt handmatig facturen via de mail versturen. Het systeem houdt automatisch bij welke facturen u al wel en welke u nog niet via de mail heeft verstuurd. i. Ontvangstwijze U kunt facturen zoeken op de wijze waarop ze bij Z factuur zijn afgeleverd. Een factuur kan digitaal vanaf de verzender bij ons zijn afgeleverd, door u naar ons zijn gefaxt of door u zijn geupload. 6. Knop: Wis zoekcriteria Door op deze knop te klikken worden alle zoekvelden gewist en worden alle facturen weer getoond. 7. Knop: Zoek Als u op deze knop klikt zoekt het programma op de ingevulde zoektermen. Vervolgens worden alleen de facturen getoond die voldoen aan uw zoekcriteria. U kunt nauwkeuriger zoeken door meer zoekcriteria in te vullen, bijvoorbeeld factuurtype en ongelezen facturen. Alle ongelezen facturen van het gekozen type worden dan getoond. 8. Documenten per pagina U kunt instellen hoeveel documenten er op 1 pagina moeten worden weergegeven. Door te klikken op het pijltje naast het veld achter ‘documenten per pagina’ verschijnt er een aantal mogelijkheden waaruit u kunt kiezen. Door op één van de aantallen te klikken wordt vanaf dat moment dat aantal documenten op 1 pagina weergegeven. 9. Grijs-rood gekleurde factuur Een factuur in het tabblad ‘mijn facturen’ die grijs-rood gekleurd is, heeft de status ‘ongelezen’. Elke nieuw binnengekomen factuur krijgt deze status. Zodra u de factuur in detail heeft bekeken (door hem aan te klikken) krijgt de factuur de status ‘gelezen’ en is de factuur niet meer grijs-rood. U kunt deze status ook handmatig weer terugzetten op ‘ongelezen‘ als u bijvoorbeeld een factuur niet wilt vergeten. Meer informatie hierover vindt u onder punt 20 het kopje ‘Knop: markeer als ongelezen’. 10. Selectievakken Door in een selectievakje te klikken kunt u een factuur selecteren. Er verschijnt dan een ‘vink’ in het vakje voor de factuur. Vervolgens kunt u op deze selectie een handeling toepassen. Als u bijvoorbeeld een aantal facturen heeft geselecteerd en u klikt op ‘markeer als ongelezen’ worden alle geselecteerde facturen als ongelezen aangemerkt (ze worden dan grijs-rood). Op dezelfde wijze kunt u van een hele selectie facturen een export maken voor telebankieren. Zie voor details hierover punt 23a: ‘knop: download telebankieren’. 9
11. Alle facturen selecteren U kunt alle facturen op de pagina in 1 keer selecteren door op het bovenste selectievakje te klikken. 12. Kolom: indicatoren In de kolommen met indicatoren wordt een aantal zaken met symbooltjes weergegeven. Als u bovenaan de kolom klikt, worden de facturen gesorteerd op die kolom. a.
: Geprint. Dit icoontje geeft aan dat u de betreffende factuur in het verleden een keer heeft geprint.
b.
: Notitie. Dit icoontje geeft aan dat u bij de betreffende factuur 1 of meer notities heeft gemaakt.
c.
: Gedownload voor Telebankieren. Dit icoontje geeft aan dat u de betreffende factuur heeft gedownload voor Telebankieren.
d.
: Markeringsvlag. Het vlaggetje geeft aan dat er nog actie moet worden ondernomen of dat u anderszins nog aandacht aan de factuur moet besteden. U kunt het vlaggetje zelf plaatsen en verwijderen.
zijn vereist om deze -decompressor QuickTime™ afbeeldingenweer een te geven.
13. Kolom Factuurdatum In deze kolom staat de factuurdatum van de facturen vermeld. Door bovenaan te klikken, op het woord ‘factuurdatum’ ( ) kunt u de facturen in de lijst selecteren op factuurdatum. Standaard is dit al de kolom waarop de facturen worden gesorteerd, zodat u de meest recente facturen bovenaan de lijst vindt. Elke keer als u op het woord ‘factuurdatum’ klikt, draait u de sorteervolgorde om. 14. Kolom Verzender In deze kolom staat de naam van de verzender van de facturen vermeld. Door bovenaan te klikken, op het woord ‘verzender’, kunt u de facturen in de lijst selecteren op verzendersnaam. Elke keer als u op het woord ‘verzender’ klikt draait u de sorteervolgorde om. 15. Kolom Factuurbedrag In deze kolom staat het totaalbedrag van elke factuur vermeld. Door bovenaan te klikken op het woord ‘factuurbedrag’ ( ) kunt u de facturen in de lijst selecteren op factuurbedrag. Elke keer als u op het woord ‘factuurbedrag’ klikt draait u de sorteervolgorde om. 16. Kolom Vervaldatum In deze kolom staat de vervaldatum van elke factuur vermeld. Door bovenaan te klikken, op het woord ‘vervaldatum’ ( ) kunt u de facturen in de lijst selecteren op de vervaldatum. Elke keer als u op het woord ‘vervaldatum’ klikt draait u de sorteervolgorde om. 17. Kolom Factuurtype In deze kolom staat het factuurtype van elke factuur vermeld. Door bovenaan te klikken op het woord ‘factuurtype’ ( ) kunt u de facturen in
10
de lijst selecteren op het factuurtype. De volgende factuurtypes zijn opgenomen in de lijst: • Factuur: Dit zijn normale facturen. Hieronder vallen ook facturen die van een aangehechte acceptgiro zijn voorzien. • Automatische incasso: Dit zijn de facturen waarvoor u een machtiging voor automatische overschrijving heeft afgegeven. • Contant: Dit zijn facturen die u contant heeft betaald. • Credit nota: Dit zijn facturen waarbij u de partij bent aan wie het geld wordt betaald. • Herinnering: Herinneringen voor facturen die al een keer bij u zijn binnengekomen. • Niet verwerkt. Wanneer een factuur via de fax of upload bij ons is binnengekomen, wordt vrijwel direct het plaatje in uw archief getoond. Omdat de factuur dan verder nog niet door ons verwerkt is, krijg de factuur factuurtype ‘Niet verwerkt’. • Niet verwerkbaar. Het kan soms gebeuren dat een gefaxte factuur niet kan worden verwerkt. Deze gefaxte facturen krijgen van ons de status ‘niet verwerkbaar’. Wanneer u klikt op een factuur met als factuurtype ‘niet verwerkbaar’ komt u in het detailscherm van die factuur. U krijgt daar meer informatie over de reden van het niet verwerken en er wordt aangegeven wat u kunt doen (bijvoorbeeld nogmaals faxen als de fax onleesbaar was). • Overig: Dit zijn documenten die geen facturen zijn. Elke keer als u op het woord ‘factuurtype’ klikt draait u de sorteervolgorde om. 18. Kolom reactie In deze kolom wordt middels ‘ja’ en ‘nee’ aangegeven of u een reactie op de factuur heeft verzonden. Bij sommige leveranciers zal het namelijk mogelijk worden om direct via Z factuur een reactie op de factuur naar de leverancier te sturen. Meer informatie vindt u in hoofdstuk 4 onder punt 14. 19. Knop: E-mail U kunt de PDF van één of meer facturen naar een E-mail adres van uw keuze sturen. Als u één of meer facturen heeft geselecteerd en u klikt op de knop ‘Email’ kunt u één of meer E-mail adressen invullen. De PDF’s van de factuur(en) wordt(en) dan via de mail verstuurd. 20. Knop: Markeer als ongelezen Als u een factuur al een keer in detail heeft bekeken (door erop te klikken), wordt deze aangemerkt als gelezen. Dit is te zien doordat de factuur niet meer grijs-rood is in het factuuroverzicht. Mocht u een factuur opnieuw als ongelezen aan willen merken, bijvoorbeeld omdat u zich eraan wilt herinneren er nog een keer naar te kijken, dan kunt u die opnieuw de status ongelezen geven. Dit kan op twee manieren: 1. Vanuit het factuuroverzicht: selecteer hier één of meer facturen en klik op de knop ‘markeer als ongelezen’. De facturen krijgen nu een gele kleur. 2. Vanuit het detail-scherm van een factuur: als u op een factuur heeft geklikt kunt u die factuur in detail bekijken. Binnen dat scherm kunt u ook klikken
11
op de knop ‘markeer als ongelezen’. U gaat dan terug naar het factuuroverzicht en de factuur krijgt een gele kleur. 21. Knop: Vlag Als u één of meer facturen selecteert en u klikt op deze knop, verschijnt er en vlaggetje bij deze facturen. Als er al een vlaggetje bij de factuur stond dan zal dit verdwijnen. Door middel van het plaatsen van een vlaggetje kunt u zichzelf eraan helpen herinneren dat u voor een bepaalde factuur nog actie moet ondernemen of dat speciale aandacht nodig is. 22. Knop: print U kunt één of meer facturen tegelijk printen. Dit doet u door minstens één factuur te selecteren en op de knop ‘printen’ te klikken. Indien u veel facturen selecteert kan het enig tijd duren voordat de printopdracht gereed is. Dit komt doordat van de afzonderlijke PDF bestanden één groot PDF bestand moet worden gegenereerd dat vervolgens in één keer kan worden geprint. 23. Knop: Download a. Telebankieren Als u één of meer facturen heeft geselecteerd, kunt u hiervan een exportbestand maken dat u kunt importeren in Telebankieren. Er wordt alleen een exportbestand gemaakt van facturen met het factuurtype ‘Factuur’. Als u facturen selecteert van een ander factuurtype (bijvoorbeeld van het type ‘automatische incasso, herinnering, creditnota etc.) dan worden deze automatisch niet meegenomen in het exportbestand. Als u één of meer facturen heeft geselecteerd klikt u op de knop ‘download telebankieren’ ( ). U kunt dan het bestand opslaan op uw computer. Vervolgens kunt u dit bestand vanuit uw telebankierpakket importeren. Hierdoor komen de betalingen automatisch in uw telebankierpakket te staan. Bij het importeren dient u aan te geven dat het gaat om ‘overige betalingen’. De facturen worden dan per stuk vermeld op uw rekeningafschrift. b. PDF Als u één of meer facturen heeft geselecteerd kunt u de PDF daarvan opslaan op uw computer. U klikt op ‘Download’ en daarna op ‘PDF’. Indien u meer facturen heeft geselecteerd worden deze in een PDF bestand samengevoegd en opgeslagen.
12
4. Details van de facturen Als u in het factuuroverzicht op één van de facturen klikt, krijgt u de details van die factuur te zien. Hieronder is het detailscherm van een voorbeeldfactuur weergegeven.
Abeelding 3: detailscherm van een voorbeeldfactuur.
De volgende functionaliteiten hebben betrekking op het detailscherm van een factuur: 1. Factuurgegevens (links bovenin het scherm) Hieronder vindt u informatie over de binnengekomen facturen. Eerst ziet u een aantal icoontjes die informatie geven over de factuur: b.
: Gedownload voor Telebankieren. Dit icoontje geeft aan dat u de betreffende factuur heeft gedownload voor Telebankieren.
c.
: Geprint. Dit icoontje geeft aan dat u de betreffende factuur in het verleden een keer heeft geprint.
d.
: Gedownload als PDF. Dit icoontje geeft aan dat u een PDF van de factuur heeft gedownload.
e.
f.
: Markeringsvlag. Het vlaggetje geeft aan dat er nog actie moet worden ondernomen of dat u anderszins nog aandacht aan de factuur moet besteden. U kunt het vlaggetje zelf plaatsen en verwijderen.
zijn vereist om deze QuickTime™ -decompressor afbeeldingenweer een te geven.
: Per e-mail verzonden. Het icoontje geeft aan dat u deze factuur via email naar één of meer e-mailadressen heeft verzonden.
13
Onder de icoontjes staan het interne referentienummer van Z factuur en de datum waarop de factuur door Z factuur is verwerkt. Verder vindt u hier de wijze waarop de factuur bij Z factuur is binnengekomen: digitaal van de verzender, per fax of digitaal via upload. 2. Documentnummer (links, halverwege de pagina) Hier kunt u een referentienummer invoeren dat bijvoorbeeld verband houdt met een andere administratie. Als u klikt op ‘wijzig’ kunt u vervolgens een nummer invoeren in het witte vlak. Daarna klikt u op ‘opslaan’ om het ingevoerde nummer te bewaren. Dit nummer wordt vervolgens ook in uw factuuroverzicht weergegeven en u kunt erop zoeken.
3. Factuurinformatie (Verzender, adres etc.) Hier vindt u de gestructureerde factuurinformatie die vanaf de factuur is ingevoerd in ons systeem. Hierin wordt o.a. informatie weergegeven over de verzender, factuurnummer en factuurkenmerk. 4. Knop: Sluit document (links op de pagina) Als u op deze knop klikt gaat u terug naar het overzicht van uw facturen. 5. Knop: Vorige document (links op de pagina) Als u op deze knop klikt gaat u direct door naar de vorige factuur in de lijst uit het overzicht. Als er geen vorige facturen zijn kunt u deze knop niet gebruiken. 6. Knop: Volgende document (links op de pagina) Als u op deze knop klikt gaat u direct door naar de volgende factuur in de lijst uit het overzicht. Als u al bij de laatste factuur bent kunt u deze knop niet gebruiken. 7. Knop: Verwijder document (links op de pagina) Het kan voorkomen dat u een factuur uit uw overzicht wilt verwijderen, bijvoorbeeld omdat deze slecht is overgekomen bij het faxen. Wettelijk gezien is het niet toegestaan om facturen te verwijderen die direct (digitaal) door de leverancier naar Z factuur zijn gestuurd. Verwijderen van facturen kan dan ook alleen bij door uzelf gefaxte of geuploade facturen. Als u klikt op de knop ‘verwijderen’ krijgt u de vraag of u de factuur echt wilt verwijderen. Klik op ‘ja’ als u de factuur definitief wilt verwijderen. Klik op ‘nee’ als u de factuur toch wilt behouden. Let op: eenmaal verwijderde facturen zijn volledig uit het archief weggehaald. Als u de factuur toch weer in uw archief wilt hebben moet u deze opnieuw faxen of opnieuw uploaden. 8. Knop: Markeer als ongelezen Als u op deze knop klikt gaat u terug naar het overzicht van uw facturen en is de factuur gemarkeerd als ongelezen door middel van een gele kleur.
14
9. Knop: Notitie Door te klikken op deze knop komt u in een klein pop-up venster terecht. Hierin kunt u een korte notitie schrijven over de betreffende factuur. Door te klikken op ‘opslaan’ wordt uw notitie bewaard en komt hij in de lijst met alle gemaakte notities terecht. 10. Knop: Print Door op deze knop te klikken wordt de originele factuur naar de printer gestuurd. Het plaatje van de factuur, zoals u die aan de rechterkant ziet, zal dan worden afgedrukt. 11. Knop: Plaats vlag /Verwijder vlag Als u op deze knop klikt, verschijnt er en vlaggetje bij deze facturen. Als er al een vlaggetje bij de factuur stond dan zal dit verdwijnen. Door middel van het plaatsen van een vlaggetje kunt u zichzelf eraan helpen herinneren dat u voor een bepaalde factuur nog actie moet ondernemen of dat speciale aandacht nodig is. 12. Knop: Download Als u op deze knop klikt verschijnt er een uitklapmenu met daarin twee andere knoppen: a. Telebankieren Als u op deze knop klikt kunt u een bestand opslaan dat u kunt importeren in uw Telebankierpakket. Klik op ‘download’. Selecteer vervolgens waar u het bestand op wilt slaan (Als u desktop selecteert komt het bestand op uw bureaublad te staan). Vervolgens kunt u dit bestand vanuit uw Telebankierpakket importeren. Voor meer informatie over het importeren van bestanden in uw Telebankierpakket, zie de helpfunctie van Telebankieren. b. PDF Als u op deze knop klikt kunt u een PDF van de factuur opslaan. Een PDF is een documentformaat waar niets in kan worden gewijzigd. 13. Knop: E-mail U kunt de PDF van de factuur naar een gewenst e-mailadres sturen. U klikt op de knop ‘E-mail’ en vult één of meer e-mailadressen in. Tussen twee e-mailadressen zet u een puntkomma. Klik daarna op ‘Verstuur E-mail’ of ‘Annuleer’ als u de PDF toch niet wilt versturen. 14. Knop: Reactie Bij sommige facturen kunt u direct een reactie naar de leverancier sturen. Dit kan alleen voor facturen die digitaal van de leverancier zijn ontvangen, en dus alleen bij leveranciers die de reacties via Z factuur willen ontvangen. Bij gefaxte en geuploade facturen zult u deze knop dus niet zien. Wanneer u op de knop ‘Reactie’ klikt kunt u uw reactie invoeren. Klik daarna op ‘Verstuur’. Het systeem vraagt dan of u de reactie daadwerkelijk wilt versturen. Daarnaast wordt aangegeven welke gegevens via E-mail naar de leverancier worden doorgestuurd. De leverancier kan er namelijk ook voor kiezen om uw
15
reactie via de mail te ontvangen. Klik op ‘Ja’ om door te gaan, of ‘Nee’ om de reactie niet te versturen. 15. Bijlagen Bij sommige facturen kan sprake zijn van een bijlage. Als er een bijlage is kunt u deze zien door op de link te klikken onder het kopje ‘Bijlagen’. U moet eerst op ‘Bijlagen’ klikken om de link te kunnen zien. 16. Notities Als u klikt op het woord ‘Notities’ ziet u alle notities die u in het verleden bij een bepaalde factuur heeft gemaakt. Van elke notitie worden de eerste paar woorden weergegeven zodat u weet waar het over ging. Door op het ‘+’ teken voor de notitieregel te klikken kunt u de betreffende notitie volledig bekijken. Als u nogmaals op ‘Notities’ klikt, klapt het overzicht weer in. 17. Uitgevoerde acties Als u klikt op ‘Uitgevoerde acties’ ziet u een overzicht van alle acties die u op de factuur heeft uitgevoerd. Daarbij worden ook de datum en tijd weergegeven. Door nogmaals op ‘Uitgevoerde acties’ te klikken wordt het overzicht weer ingeklapt. 18. Reacties Bij sommige leveranciers kunt u direct een online reactie geven op de factuur. Als u een reactie heeft gegeven, wordt deze opgeslagen onder het kopje ‘Reacties’. Door op ‘Reacties’ te klikken kunt u uw reactie(s) bekijken. 19. Factuurafbeelding Aan de rechterkant van het scherm ziet u een kleine afbeelding van de betreffende factuur. Door hierop te klikken kunt u deze factuur op normale grootte bekijken. De factuur wordt dan geopend in een apart scherm. Indien gewenst kunt u de factuur hier ook printen, via de printfunctie van uw webbrowser.
16
5. Uploaden van facturen
Wanneer u bepaalde facturen al digitaal (via e-mail) van uw leverancier heeft ontvangen, of wanneer u de voorkeur geeft aan het scannen van uw papieren facturen in plaats van faxen, kunt u deze facturen direct uploaden naar Z factuur. Op het tabblad ‘Upload’ kunt u uw digitale facturen direct in uw archief zetten. Het factuurplaatje is dan vrijwel direct zichtbaar in uw archief. Na één a twee werkdagen hebben wij de factuur verder verwerkt en zijn ook de betaalgegevens beschikbaar. U klikt op de knop ‘Browse’ en selecteert vervolgens het bestand van uw factuur. Daarna klikt u op ‘Open’. Vervolgens klikt u op de knop ‘Upload’. Het bestand wordt op dat moment naar Z factuur geupload. Binnen enkele minuten kunt u de factuur in uw archief zien.
17
6. Logboek Als u op het tabblad ‘Logboek’ klikt, komt u in het overzicht van uw verbruik terecht. Hieronder is een voorbeeld van een verbruiksoverzicht weergegeven:
Afbeelding 5: voorbeeld gebruiksgegevens
De volgende functies zijn beschikbaar in het tabblad ‘Logboek’: 1. Zoeken op factuurdatum van / tot U kunt uw verbruiksgegevens van een bepaalde periode laten weergeven. Wanneer u klikt op het vierkantje achter het veld ‘Van datum’ verschijnt een kleine kalender waarin u een datum kunt kiezen. Als u een datum heeft gekozen verdwijnt de kalender vanzelf en verschijnt de gekozen datum in het kader. Vervolgens doet u hetzelfde met het vierkantje achter het veld ‘Tot datum’ om de einddatum te kiezen. Als u nu klikt op ‘Zoek’ worden uw verbruiksgegevens weergegeven van de gekozen periode. Om het totale verbruik weer te laten zien klikt u op het kruisje achter het vierkantje van de kalender en klikt u daarna op ‘Zoek’. 2. Aantal facturen ontvangen per fax Hier vindt u het aantal facturen dat wij via de fax van u hebben ontvangen. 3. Aantal facturen digitaal ontvangen van verzenders Hier vindt u het aantal facturen dat u direct digitaal van aangesloten verzenders heeft ontvangen. 4. Aantal facturen ontvangen via Upload Hier vindt u het aantal facturen dat u direct heeft geupload naar Z factuur. 5. Aantal niet verwerkbare facturen Bij het faxen van facturen kan het soms voorkomen dat een document niet verwerkbaar is. Wanneer dit gebeurt, krijgt deze factuur in het factuuroverzicht het factuurtype ‘niet verwerkbaar’. Onder het kopje ‘aantal niet verwerkbare facturen’ vindt u het aantal facturen dat wij via de fax hebben ontvangen en niet konden verwerken.
18
