Handleiding TechControl

Maneffic Solutions Management Efficiency oplossingen op maat

Pagina 1 van 157

Handleiding TechControl

Auteur: Datum:

Vincent Schuurhuis

Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 2 van 157

Inhoud 1.

2.

Planbord ....................................................................................................................... 26 1.1

Planbord inlezen .................................................................................................. 26

1.2

Planbord weergeven............................................................................................ 30

1.3

Bezettingsoverzicht ............................................................................................. 35

Huishoudelijke Dienst ................................................................................................... 41 2.1

3.

Beschikbaarheid Planning ................................................................................... 41

2.1.1

Beschikbaarheid Urentype ............................................................................... 41

2.1.2

Beschikbaarheidplanning invoeren .................................................................. 43

2.1.3

Beschikbaarheid in het Dashboard .................................................................. 45

Vouchers ...................................................................................................................... 47 3.1

Voucher inlezen/afdrukken ................................................................................. 48

3.1.1

Vouchers Inlezen ............................................................................................. 49

3.1.2

Vouchers Afdrukken ......................................................................................... 54

3.1.3

Voucher handmatig aanmaken ........................................................................ 63

3.2

Voucher Definities ............................................................................................... 64

4.

Aanmaken Medewerker ................................................................................................ 76

5.

Afdeling Aan-/Afmelden ................................................................................................ 80

6.

Afdelingen..................................................................................................................... 83

7.

Standaard Storingen ..................................................................................................... 87

8.

Onderdeelcategorieën .................................................................................................. 93

9.

Onderdelen ................................................................................................................... 95

10.

Mail Merge ............................................................................................................... 108

11.

Kassa ....................................................................................................................... 111

12

11.1

Artikel Categorieën ......................................................................................... 112

11.2

Artikelen ......................................................................................................... 114

11.3

Betaalwijze ..................................................................................................... 129

11.4

Toetsenbord ................................................................................................... 134

Kassa Gebruik ......................................................................................................... 139 12.1

Artikel registreren ........................................................................................... 141

12.2

Afrekenen ....................................................................................................... 141

12.3

Transactie Stoppen ........................................................................................ 143

12.4

Corrigeren binnen een transactie ................................................................... 143

12.5

Retour ............................................................................................................ 143



13

Pagina 3 van 157

12.6

Prijs Opvragen ............................................................................................... 144

12.7

Lade Open ..................................................................................................... 144

12.8

Kopie Bon....................................................................................................... 144

Rapportage .............................................................................................................. 145 13.1

Vrije Rapportage ............................................................................................ 145

13.2

Transactie Journaal ........................................................................................ 148

13.3

Dagkas ........................................................................................................... 150



Pagina 4 van 157

Verkorte Handleiding Invoeren Melding Het Beginscherm van TechControl ziet er als volgt uit.

Om het scherm te open voor het invoeren van een nieuwe melding klikt u op het eerste icoon in de navigatiebalk, Storing Invoeren.

Er wordt een nieuw scherm weergegeven, vanuit dit scherm kunt u nieuwe meldingen maken .



Pagina 5 van 157

Voer met behulp van de cijfertoetsen het bungalownummer in en klik op volgende.



Pagina 6 van 157

U krijgt nu een scherm met daarin alle beschikbare storingscategorieën. Selecteer hier een categorie.

Vervolgens krijgt u een scherm met daarin alle mogelijke storingen, selecteer vanuit dit overzicht een storing.

Bij sommige storingen dient een aantal opgegeven te worden, of dient een ruimte te worden opgegeven, Een voorbeeld van een ruimte uitvraag staat linksonder, van een aantal uitvraag rechtsonder



Pagina 7 van 157



Pagina 8 van 157

Als u een storing geselecteerd heeft krijgt u onderstaand overzicht, per afdeling staat welke meldingen zijn zullen gaan verhelpen. Indien een melding bij een andere afdeling wilt plaatsen dan kunt u deze verplaatsen door de storing met de muis naar de juiste afdeling te slepen.

Indien u meerdere storingen voor deze bungalow wilt toevoegen dan kunt u dat doen met behulp van de knop Nieuw Storingsitem Toevoegen. Wilt u een storing juist verwijderen dan kunt u de storing naar de prullenbak slepen. Als u alle storingen heeft toegevoegd dan klikt u op volgende.

De volgende vraag is hoe de storing gemeld is, hiermee wordt aangegeven of de melding via bijvoorbeeld een Enquête of Telefonisch is doorgegeven, of dat de gast de melding aan de infobalie heeft gemaakt.

Er wordt vervolgens gevraag of er huisdieren in de bungalow aanwezig zijn.



Pagina 9 van 157

Indien u aan heeft gegeven dat er huisdier in de bungalow aanwezig dan, dan wordt een extra scherm weergegeven. In dit scherm dient u aan te geven wat u met de gast afspreekt, dit in verband met dat een medewerker een bungalow niet ingaat als er huisdier aanwezig zijn en de gast zelf niet aanwezig is.

Een tweede vraag die gesteld wordt is of de gast er bezwaar tegen heeft dat de storing verholpen wordt als zij niet zelf aanwezig is in de bungalow. Indien u hier ja kiest zal ook het scherm voor het invoeren van een afspraak worden weergegeven.



Pagina 10 van 157

Ter verduidelijking voor de medewerker die naar de gast toe zal gaan dient aangegeven te worden welke taal de gast spreekt.



Pagina 11 van 157

Voor iedere melding dient er een prioriteit meegegeven te worden, standaard zal de optie Vandaag gekozen worden. Als de Technische Dienst niet meer aanwezig is dan zal voor niet dringende storingen de prioriteit Morgen geselecteerd worden. Als de prioriteit Bij Wissel geselecteerd wordt dan wordt de melding voor de eerst volgende standaard wisseldag gepland(Ma,Vr), optioneel kan er een kalender verschijnen, in deze kalender kunt u zelf de vertrekdag selecteren.

Tenslotte dient aangegeven te worden wie de melding heeft ingevoerd.

Als laatste stap dient de melding Opgeslagen te worden, op dat moment wordt de melding ook daadwerkelijk naar de desbetreffende afdelingen doorgezet. Tijdens het gehele stappenplan staat onderin het scherm de knop Melding Annuleren, met deze knop wordt de gehele storing geannuleerd. Rechts onderin het scherm staat ook de nog “Een stap terug”, met behulp van deze knop gaat u naar de vorige vraag die het systeem stelde.



Pagina 12 van 157

Als de melding is opgeslagen zal het systeem automatisch terugkeren naar het beginscherm voor het invoeren van een melding.



Pagina 13 van 157

Verkorte Handleiding Werklijst Printen Kies vanuit de Navigatiebalk het 2e icoon,”Storing Overzicht”.

Het Storingen Overzicht wordt nu geopend.

Selecteer onderin het scherm de status Ingevoerd , eventueel kan er een keuze uit de Locatie Categorieën gemaakt worden om de selectie kleiner te maken. Selecteer alle meldingen die afgedrukt moeten worden, dit kan met behulp van de knop Alle Selecteren, of door een melding te dubbel klikken, als een melding geselecteerd is verschijnt er in het hokje aan de linkerzijde een vinkje



Pagina 14 van 157

Als alle storingen geselecteerd zijn klikt u op de knop Werklijst. Er zal nu gevraagd worden of de werklijst geprint moet worden op basis van zones. Deze optie hoeft u alleen met ja te beantwoorden als meerdere medewerkers aan de werklijst zullen gaan werken(Wisseldagen). LIJST ZONDER ZONES Het volgende scherm wordt getoond. In dit scherm kunt u controleren of alle meldingen geselecteerd zijn. Is dit niet het geval dan klikt u recht onderin Sluiten en maakt u de selectie opnieuw.

Selecteer Links onderin het scherm de uitvoerder die de storingen in behandeling neemt. Standaard staat hier de naam van de medewerker die ingelogd is. Klik op Werklijst afdrukken.

Er wordt een afdrukvoorbeeld op het scherm getoond, als u de lijsten af wilt drukken klikt u in de linker bovenhoek op het printer icoon. U kunt vervolgens nog een keuze uit de beschikbare printers maken, en als u OK klikt worden de werklijst afgedrukt. Met de knop sluiten midden bovenin het scherm sluit u het afdrukvoorbeeld en komt u terug in het Storingen Overzicht.



Pagina 15 van 157

LIJST MET ZONES Het volgende scherm wordt getoond. In dit scherm kunt u controleren of alle meldingen geselecteerd zijn. Is dit niet het geval dan klikt u rechts onderin Sluiten en maak u de selectie opnieuw.

Klik op Werklijst afdrukken om verder te gaan.

Er wordt een nieuw scherm geopend. In dit scherm staat per zone het aantal meldingen beschreven. Selecteer de eerste zone en geef met behulp van het keuzeveld aan de rechterzijde aan welke medewerk(st)er deze zone in behandeling neemt, Klik vervolgens op het Vinkje om dit op te slaan. De naam de van medewerk(st)er verschijnt nu ook achter de sector in het overzichtje. Herhaal dit voor iedere zone. Als alle zones toegewezen zijn aan een medewerker kan iedere zone afgedrukt worden door de zone te selecteren en op “Werklijst voor zone Afdrukken” te klikken. Als de werklijst is afgedrukt wordt de zone automatisch verwijderd uit de lijst. Als alle zones weg zijn kan het scherm met de knop sluiten afgesloten worden. Het systeem komt dan terug in het storingen Overzicht.



Pagina 16 van 157



Pagina 17 van 157

Handleiding Storingen Afmelden Kies vanuit de Navigatiebalk het 3e icoon,”Onderhoud Afhandelen”.

Het Onderhoud Afhandelscherm wordt nu geopend.

Klik Rechts bovenin het scherm op de knop Barcode Lezen, en scan de barcode van de werkbon in.

U kunt ook naar het invoerveld Onderhoudsnummer zoeken en daar het onderhoudsnummer zelf intypen.



Pagina 18 van 157

De informatie met betrekking tot deze melding wordt nu op het scherm weergegeven. Als dit inderdaad de melding is die u af wilt handelen, dan klikt u onderin het scherm op de knop volgende. Zoniet dan klikt u op barcode inlezen, of vult u het onderhoudsnummer in en klikt op zoeken.

U krijgt nu een scherm te zien waar u uw werkzaamheden in dient te omschrijven. Geef een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de werkzaamheden. Als u de werkzaamheden ingevoerd heeft dan klikt u onderin het scherm op volgende.



Pagina 19 van 157

De volgende stap is om de verbruikte materialen in te voeren. Het afboeken kan op een tweetal methoden uitgevoerd worden. De eerste is door de barcode van het artikel in te scannen, het artikel verschijnt aan de rechterzijde van het scherm. De andere methode is door aan de linkerzijde op omschrijving te zoeken, een item kan geselecteerd worden door deze dubbel aan te klikken in de lijst, De gegevens worden nu in de grote keuzevakken getoond. Een item kan afgeboekt worden door op de knop Materiaal afboeken te klikken. Wanneer het een apparaat betreft dan zal direct om het serienummer gevraagd worden, wanneer het serienummer ingevoerd is kan verder gegaan worden door op “Volgende” te klikken.

Wanneer alle materialen afgeboekt zijn kan door middel van de knop “Volgende” verder gegaan worden met het afhandelen van de werkbon.



Pagina 20 van 157

Het volgende scherm dat wordt weergegeven vraag informatie met betrekking tot de medewerker die de melding heeft opgelost. Voer de tijd in die u bezig bent geweest om de melding te verhelpen, met de + en – toetsen kunt u de tijd aanpassen. Vervolgens selecteert u de naam van de medewerker die melding heeft verholpen, in de meeste gevallen zal dit u uw eigen naam zijn. Zodra u een medewerker aanklikt gaat het systeem automatisch naar de volgende stap.

De laatste stap is om de nieuwe status van de melding te bepalen. Selecteer uit de mogelijke statussen de nieuwe status van de melding.

Wanneer de status “Uitbesteed aan Derden” is geselecteerd zal er een extra vraag gesteld worden, welke organisatie ingeschakeld dient te worden. U kunt hier het desbetreffende bedrijf aanklikken of uit lijst selecteren

Als de nieuwe status geselecteerd is en eventueel een externe organisatie geselecteerd is worden alle wijzigingen opgeslagen door op de knop “Opslaan” te klikken die onderin het scherm staat.



Pagina 21 van 157

Zodra u Opslaan heeft gekozen wordt alle informatie verwerkt en wordt automatisch het beginscherm weer actief, u kunt nu eventuele volgende meldingen verwerken.

Indien er gekozen is om een externe organisatie in te schakelen dan wordt direct een opdrachtbon aangemaakt, u dient enkel de omschrijving in te voeren, geef hier een duidelijke omschrijving voor het externe bedrijf. Wanneer de omschrijving ingevoerd is dan kunt u op Order Opslaan en Plaatsen klikken. Vervolgens klikt u rechts onderin het scherm op de knop sluiten om terug te gaan naar het afhandel scherm.

Als u klaar bent met het verwerken van alle meldingen klikt u op de knop sluiten rechts onderin het scherm.



Pagina 22 van 157



Verkorte Handleiding Storingen Afmelden

Pagina 23 van 157

Als de storing verholpen is worden de velden “Datum Gereed” en “Tijdstip Gereed” ingevuld.

Kies vanuit de Navigatiebalk het 3e icoon,”Onderhoud Afhandelen”.

Het Onderhoud Afhandelscherm wordt nu geopend.

Selecteer onderin het scherm de juiste afdeling en de juiste status, een andere optie is om het onderhoudsnummer in te voeren, het Onderhoudsnummer worden bij iedere storing afgedrukt. Vul in het tekstvlak Werkzaamheden de uitgevoerde werkzaamheden in, eventuele afspraken met externe organisatie of andere informatie kan hier ook beschreven worden.



Pagina 24 van 157

Ga naar het Tabblad Medewerk(st)ers De medewerk(st)er die de melding in behandeling heeft genomen staat automatisch in de lijst. Hier dient enkel nog de Arbeidtijd ingevoerd te worden. Dit kan gedaan worden door de regel 1x te klikken en vervolgens worden de gegevens in het onderste gedeelte overgenomen, voer vervolgens de arbeidtijd in, en klik op “Medewerk(st)er Toevoegen / Bijwerken”. Indien er op andere dagen ook arbeid is verricht of door andere medewerker dan kan dit ook geregistreerd worden door de juiste medewerk(st)er in het keuzeveld te selecteren, vervolgende de juiste dag waarop het arbeid verricht is selecteren, en als laatste de arbeidtijd invoeren. Om de gegevens op te slaan dient er op “Medewerk(st)er Toevoegen / Bijwerken” geklikt te worden.

Indien er externe organisatie ingeschakeld worden om een storing te verhelpen dient dit ook geregistreerd te worden. Dit scherm werkt op dezelfde manier als het Medewerkerscherm. Selecteer het bedrijf in de keuzelijst, geen aan welke datum het bedrijf langs zal komen, en geen bij arbeidtijd 00:00 in. Als het bedrijf al geweest is wordt hier ingevuld hoelang het bedrijf bezig is geweest. Tenslotte wordt op “Organisatie Toevoegen / Bijwerken” geklikt.



Pagina 25 van 157

De laatste stap is om de nieuwe status van de melding te bepalen, dit wordt gedaan op het tabblad “Status”. Selecteer uit de keuzelijst de nieuwe status van de melding. Als de nieuwe status geselecteerd is worden alle wijzigingen opgeslagen door op de knop “Opslaan” te klikken. Als de Status Afgehandeld gekozen is dan zal de storing automatisch verdwijnen.



1.

Pagina 26 van 157

Planbord

TechControl voorziet in een groter wordende afstemmingen van werkzaamheden een essentieel punt hierin is het afstemmen van de werkzaamheden op de bezetting. Om dit te realiseren biedt TechControl de mogelijkheid om de gegevens van het reserveringsysteem in te lezen.

1.1

Planbord inlezen

 

Open TechControl Ga in de menubalk naar BestandReserveringsysteemGegevens Inlezen



Kies voor de optie Laura (Landal GreenParks), en klik op Volgende



Pagina 27 van 157



Pagina 28 van 157

Onderstaand scherm wordt getoond



Voer onderstaande procedure in Laura uit, kies voor de aankomstdag de datum van vandaag, of een afwijkende datum indien het planbord voor een andere periode geactualiseerd dient te worden. De periode welke bijgewerkt wordt is 7 dagen voor de ingevoerde datum t/m 30 dagen na de ingevoerde datum.



Wacht minimaal 1 minuut om verder te gaan, dit in verband met de tijd die nodig is om het bestand op de Laura Server aan te maken. Op drukke dagen kan dit langer duren, dit in verband met de aanvragen van andere parken. Het aanmaken van dit bestand zit in dezelfde verwerking als de parknota’s.



Pagina 29 van 157

Voer de Parkcode, Laura Gebruikersnaam en Laura wachtwoord in, de gebruikersnaam mag dezelfde zijn als waarmee de Laura sessie op dit moment mee is ingelogd.





Klik op de knop “Laura Download Uitvoeren” De muiscursor zal veranderen in een zandloper en in het blok voortgang zullen de eerste 5 opties voorzien worden van een vinkje.

Indien er na 1 vinkje de melding verschijnt dat er geen bestanden zijn gevonden, wacht dan nog even, de Laura server is dan nog bezig met het aanmaken van het bestand. Indien een groot aantal parken bezig is met het afdrukken van kwitanties dan kan dit soms langer dan 5 minuten duren. Indien er geen enkel vinkje verschijnt is er een onjuist gebruikersnaam en/of wachtwoord gebruikt, ook kan het zijn dat de gebruikte gebruikersnaam ongeldig of uitgeschakeld is, probeer eventueel een andere gebruikersnaam, Het is niet van invloed of deze al op een andere LAURA sessie in gebruik is. Als de eerste 5 opties voorzien zijn van een vinkje en de muiscursor weer een pijltje is dan kan de knop “Laura Import Starten” aangeklikt worden. Alle aankomsten worden nu door TechControl verwerkt, deze verwerking is voltooid als de muiscursor weer een pijltje is en de voortgangsbalk links onderin het scherm gevuld is.

Om het planbord voor een grotere periode bij te werken kan deze handeling achtereenvolgens herhaald worden, de periode wordt bepaald door de datum welke in Laura wordt ingevoerd bij aankomstdatum.



1.2

Pagina 30 van 157

Planbord weergeven

Naast het reserveringsysteem biedt ook TechControl een planbord mogelijkheid, hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor meerdere medewerkers om de bezetting te kunnen inzien zonder dat hiervoor toegang tot het reserveringssysteem noodzakelijk is. Het is belangrijk om te weten dat het planbord een momentopname is, het planbord wordt enkele bijgewerkt als er opnieuw ingelezen wordt. Om deze reden is het aan te bevelen om dagelijks het planbord in te lezen. Om het planbord te openen gaat u in de menubalk naar BestandReserveringssysteemPlanbord of via de snelkoppeling

Of



Pagina 31 van 157

Het scherm zal openen zoals onderstaande afbeelding

Bovenin het scherm kunt u bepalen op welke manier het planbord weergegeven dient te worden, voor de meeste toepassingen kunt u direct links bovenin het scherm op “Planbord Weergeven” klikken.



Pagina 32 van 157

Sorteervolgorde

U kunt de sorteervolgorde bepalen met het eerste keuzevakje welke standaard de waarde “nummer” bevat, de mogelijke sorteringen zijn:  Nummer  Type, vervolgens op nummer  Beschikbaarheid op nummer  Beschikbaarheid op type vervolgens op nummer De beschikbaarheid wordt bepaald op basis van de peildatum welke u vindt achter het keuzeveld voor de sorteervolgorde, de standaard waarde is altijd vandaag Locatiecategorie

In er meerdere soorten accommodaties zijn dan kunt u de selecteren met het keuzevakje, de waarden in dit keuzeveld staan alfabetisch gesorteerd. Indien de situatie zich voordoet dat er woningen zowel verhurend als niet verhurend zijn dan kunt de selectie aanpassen met het keuzevakje achter de locatiecategorie selectie, de mogelijke weergave zijn:  Alle Locaties  Alleen Verhurende Locaties  Alleen Niet Verhurende Locaties “Alle Locaties” is de standaard waarde, indien u kiest voor een van de andere opties dan wordt de peildatum tevens gebruikt om te bepalen of een woning verhurend/niet verhurend is. Periodeselectie

Het planbord wordt standaard niet voor een eindeloze periode getoond, de standaard periode is 21 dagen terug en 60 dagen vooruit gerekend vanaf vandaag. Indien u het planbord niet verder dan 30 dagen vooruit in leest dan zal het planbord maar tot 30 dagen in de toekomst gegevens tonen. Iedere wijziging die u maakt wordt pas getoond wanneer u op de knop “Planbord Weergeven” klikt



Pagina 33 van 157

De weergave van het planbord is zoals onderstaand figuur

Wanneer de cursor op een boeking geplaatst wordt, zonder deze aan te klikken, verschijnt er een tekstballon met daarin de beknopt informatie van de reservering

Alle dagen zijn onderverdeeld in twee blokken, de ochtend en de middag, op deze manier is duidelijk zichtbaar of de locatie in de ochtend en/of middag bezet is. Tevens zijn de standaard wisseldagen grijs gekleurd, dit om afwijkende aankomst/vertrek snel zichtbaar te maken.



Pagina 34 van 157

Met behulp van de schuifbalk aan onderaan het scherm kan door de periode geschoven worden. De schuifbalk aan de rechterzijde van het scherm kan gebruikt worden om door de andere locaties te bekijken. Om snel naar een specifieke locatie te gaan is er ook de zoekfunctie, deze vindt u links bovenin de hoek. U voert het nummer in het groene veld in druk op ENTER of klikt op “Locatie Zoeken”. De door u ingevoerde locatie zal altijd als 3e regel in het planbord verschijnen. Het is belangrijk om te weten dat dit planbord nooit boven het reserveringsysteem gaat. Het reserveringsysteem is altijd het leidende systeem.



1.3

Pagina 35 van 157

Bezettingsoverzicht

TechControl biedt de mogelijkheid om naast het planbord de bezetting ook in een overzicht te tonen. Dit bezettingsoverzicht geeft informatie over hoeveel gast er aankomen/vertrekken en de huidige bezetting, dit kan eventueel op type niveau gespecificeerd worden. Om het bezettingoverzicht te openen klik u in de menubalk op BestandReserveringssysteemBezettingsoverzicht

Het scherm zal nu worden weergegeven zoals het figuur rechts.



Pagina 36 van 157

Bovenin het scherm kunt u opgeven op basis van welke gegevens het bezettingoverzicht gemaakt dient te worden.

Begin-/Einddatum Op basis van de geselecteerde periode wordt het bezettingsoverzicht gemaakt, indien u een periode selecteert groter dan 3 maanden dan kan het zeer lang duren voordat het overzicht aangemaakt is. Tevens dient u eerste het planbord voor de geselecteerde periode in te lezen. Locatiecategorie Met behulp van dit keuzevak bepaald u voor welke locatiecategorie u het bezettingsoverzicht aan wilt maken. Het is niet mogelijk om een overzicht voor meerdere locatiecategorie aan te maken. Toon Aantal Gastnachten Indien u deze optie aanvinkt zal TechControl voor iedere dag in de geselecteerde periode de bezetting tonen, ook indien er geen aankomsten/vertrekken zijn. Wanneer u deze uit laat staan dan zullen alleen de dagen getoond worden waarop ook daadwerkelijke aankomsten/vertrekken zijn. Alleen Standaard Wisseldagen Indien u deze optie aanvinkt zal zullen alleen de standaard wisseldagen (maandag,vrijdag) getoond worden, eventuele tussentijdse aankomsten en vertrekken worden niet getoond. Deze worden wel in de berekening van de bezetting meegenomen. Nationaliteiten Specificatie Deze optie geeft u 5 extra kolommen in het overzicht, de 4 standaard talen welke TechControl ondersteund worden weergegeven. De 5e kolom is een overige/onbekend. Type Specificatie Indien u deze optie aanvinkt dan zal de bezetting tevens per type gespecificeerd worden, in de kolom titel zal tevens het maximaal aantal locaties van dit type getoond worden. Wanneer een type volledig geboekt is dan zal het bijbehorende vakje rood gekleurd zijn. Om het overzicht aan te maken klikt op de knop “Overzicht Aanmaken”.



Pagina 37 van 157

Het aanmaken van het overzicht kan enige tijd duren, dit omdat er afhankelijk van het aantal woningen zeer veel gegevens verwerkt dienen te worden, De voortgang kunt u links onderin zien. Als het aanmaken van het overzicht voltooid is zal het scherm er uit zien als onderstaand figuur.



Pagina 38 van 157

Onderin het scherm vindt u twee opties om het overzicht te bewaren, namelijk:

 

Exporteren naar Excel-bestand Afdrukken

Wanneer u kiest voor Excel-bestand dan zal u gevraagd worden waar u het document op wilt slaan. Standaard wordt de door u geselecteerde periode overgenomen in de bestandsnaam. Wanneer het exporteren voltooid is zal TechControl dit naar u bevestiging middels een melding op het scherm. Indien u ervoor kiest om het overzicht af te drukken dan zal onderstaand scherm getoond worden.

Alle instellingen zijn reeds zo bepaald dat het overzicht precies op 1 pagina past, om het overzicht daadwerkelijk af te drukken klikt u op OK.



Pagina 39 van 157

De volgende stap is dat TechControl een afdrukvoorbeeld toont van de af te drukken pagina, als u de pagina daadwerkelijk af wilt drukken dan klikt u bovenin op “Print”. U krijgt dan het standaard afdrukscherm van Windows te zien, in dit scherm kunt u de juiste printer selecteren. Wanneer de afdruk naar de printer verstuurd is kom u automatisch terug in het bezettingsoverzicht.



Pagina 40 van 157



2.

Huishoudelijke Dienst

2.1

Beschikbaarheid Planning

Pagina 41 van 157

Binnen de huishoudelijke dienst planning is het mogelijk om te werken met een beschikbaarheidsplanning. In deze planning is eenvoudig in te voeren welke medewerker wanneer beschikbaar is. Eventueel kan hierbij nog een onderscheid gemaakt worden in diverse soorten uren.

2.1.1 Beschikbaarheid Urentype Wanneer een medewerker gepland wordt dan dient er een urentype gekoppeld te worden. Deze urentype kunnen zelf aangemaakt worden. In TechControl kan dit gevonden worden onder het menuitem Huishoudelijke DienstMedewerkersUrentype

Door middel van de buttons onderin het scherm kunnen nieuwe urentypes aangemaakt worden. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 42 van 157

Omschrijving De naam van het urentype, deze omschrijving wordt ook in andere schermen weergegeven Onbetaalde Tijd Dit kenmerk is te gebruiken om aan te geven dat iets als onbepaalde tijd geregistreerd dient te worden. Deze optie is met name voor toekomstig gebruik HHD Planning Dit kenmerk bepaald dat een medewerker gekoppeld kan worden in de HHD Planning als medewerker HHD Planning Cluster Dit kenmerk bepaald dat een medewerker gekoppeld kan worden als Clusterleiding in de HHD Planning. Indien een medewerker gekoppeld is als HHD Planning Cluster dan kan deze medewerker automatisch ook als HHD Planning medewerker gekoppeld worden. Kleur Deze kleur wordt gehanteerd in de grafische overzichten, hierdoor zijn de verschillende werkzaamheden eenvoudig van elkaar te onderscheiden.



Pagina 43 van 157

2.1.2 Beschikbaarheidplanning invoeren Om een medewerker te kunnen koppelen in de HHD Planning dient een medewerker voorzien te worden van beschikbaarheid. Het invoeren hiervan gaat via het menuitem Huishoudelijke DienstMedewerkersBeschikbaarheid

Links bovenin het scherm kan de betreffende afdeling geselecteerd worden, eventueel kan hier ook op voor-/achternaam gezocht worden. De afdeling is een verplicht veld. Aan de rechterzijde van het scherm staat een legenda welke verschillende urentypes er beschikbaar zijn. In het midden van het scherm wordt de beschikbaarheid weergegeven van de medewerker welke aan de linkerzijde van het scherm geselecteerd is.



Pagina 44 van 157

Om een medewerker een beschikbaarheid toe te wijzen wordt met de muis een blok geselecteerd wanneer de medewerker beschikbaar is. Vervolgens wordt links onderin het scherm het betreffende urentype geselecteerd. Ten slotte dient op het geselecteerd blok in de kalender met de rechtermuisknop geklikt te worden.

Om beschikbaarheid aan te passen kan deze geselecteerd worden, vervolgens kan aan de boven- of onderzijde ver beschikbaarheid aangepast worden. Om de beschikbaarheid te verwijderen kan deze geselecteerd worden en vervolgens met de ‘Delete’ toets op het toetsenbord.



Pagina 45 van 157

Onderin het scherm is ook een knop beschikbaar om in een keer voor een periode beschikbaarheid toe te voegen. Wanneer de knop aangeklikt is verschijnt onderstaand venster:

Als eerste wordt aangevinkt voor welke dagen van de week wilt u beschikbaarheid toevoegen, vervolgens moet een begin- en einddatum ingevoerd worden. Binnen deze periode wordt op alle geselecteerde dagen van week beschikbaarheid toegevoegd. De volgende stap is om de standaard aanvang en eindtijdstippen in te voeren, tenslotte moet bepaald worden welk urentype u wilt toewijzen. Wanneer op de knop ‘Beschikbaarheid Toewijzen’ geklikt wordt dan zal voor de huidige medewerker de beschikbaarheid voor deze periode toegewezen worden.

2.1.3 Beschikbaarheid in het Dashboard Nadat beschikbaarheid is toegewezen zal deze ook zichtbaar zijn in het dashboard(Menuitem Huishoudelijke DienstDashboard).

Op het tabblad Plannen is een overzicht van de totalen per urentype, maar ook per medewerker. Op deze manier is snel inzichtelijk welke medewerkers er voor de geselecteerde datum beschikbaar zijn.



Pagina 46 van 157

Op het tabblad Detailgegevens (Dubbelklikken op een regel uit het overzicht) kan een medewerker en een controle medewerker gekoppeld worden.

In de lijst met beschikbare medewerkers staan alleen die medewerker welke voor de geselecteerde datum beschikbaarheid hebben. In de keuzelijst staan achter iedere medewerker 2 cijferwaarden, de 1e is hoeveel minuten deze medewerker reeds gepland staan, de 2e betreft het totaal aantal minuten beschikbaarheid.



3.

Pagina 47 van 157

Vouchers

Om vouchers in te kunnen lezen dient er een koppeling met het reserveringsysteem gerealiseerd te worden, op dit moment voorzien de volgende reserveringsystemen hierin:  LAURA (Landal GreenParks)  Newyse (SOAP Koppeling) Het gebruik van de voucher functionaliteit is onderdeelt in twee schermen  Vouchers Afdrukken  Voucher definities



3.1

Pagina 48 van 157

Voucher inlezen/afdrukken

Ga in de menubalk van TechControl naar BestandReserveringssysteemVouchers of gebruik de snelkoppeling of

Onderstaand scherm wordt geopend



Pagina 49 van 157

TechControl zal vragen welke actie u uit wilt gaan voeren, er zijn hierin drie mogelijkheden   

Vouchers Inlezen Via deze optie worden de vouchers vanuit het reserveringsysteem ingelezen in TechControl Vouchers Afdrukken Via deze optie kunt u de vouchers afdrukken Voucher Handmatig Aanmaken Via deze optie kunt u handmatig een voucher aanmaken

3.1.1 Vouchers Inlezen

De volgende stap is om het juiste reserveringssysteem te selecteren en op volgende te klikken.



Pagina 50 van 157

Het inlezen van de vouchers kan slechts voor 1 specifieke datum, enkel voor de gasten welke zullen arriveren zullen eventuele vouchers verwerkt worden. Met behulp van de kalender wordt de datum geselecteerd waarvoor u de vouchers in wilt lezen. Wanneer de juiste datum geselecteerd is kunt u op volgende klikken om verder te gaan. Voordat TechControl verder gaat met het inlezen van de vouchers worden er een aantal controles gedaan, wanneer uit een van deze controles blijkt dat er ontbrekende/onjuiste gegevens zijn zal TechControl stoppen en aangeven waarom er niet verder ingelezen wordt. Mogelijke blokkerende meldingen:  U dient eerst het planbord in te lezen  Het voucherbestand is niet aanwezig  Het aangetroffen bestand is niet voor de geselecteerde datum  Er zijn nieuwe arrangementcodes aangetroffen  Er zijn nieuwe productcodes aangetroffen



Pagina 51 van 157

U dient eerst het planbord in te lezen Deze melding verschijnt wanneer u de gegevens het ontvangen vanuit het reserveringsysteem, maar het planbord nog niet heeft ingelezen. Het is belangrijk dat het planbord eerst geactualiseerd wordt, dit om er o.a. voor te zorgen dat de juiste woningnummers op de vouchers afgedrukt worden. Het voucherbestand is niet aanwezig Om vouchers in te kunnen lezen dient het planbord ingelezen te worden, bij het aanvragen van de gegevens voor het planbord wordt tevens de informatie voor de vouchers aangemaakt. U dient daarom eerst de volledige procedure voor het inlezen van het planbord uit te voeren voordat u vouchers in kunt lezen. Het aangetroffen bestand is niet voor de geselecteerde datum TechControl controleert of het bestand dat klaar staat voor de geselecteerde datum is. Wanneer dit niet het geval is heeft u of de verkeerde datum geselecteerd, of u heeft in het reserveringsysteem een andere datum opgegeven dan de datum waarvoor u vouchers in wilt gaan lezen. Er zijn nieuwe arrangementcodes aangetroffen Op iedere voucher komt, indien van toepassing, de naam van het arrangement te staan, om deze reden houdt TechControl een lijst bij van alle beschikbare arrangementen en onder welke codes deze arrangementen ingeboekt kunnen worden. Indien er nieuwe codes zijn aangetroffen dient u deze eerst te verwerken via het scherm Voucher Definities. Er zijn nieuwe productcodes aangetroffen Aan iedere voucher kunnen een of meerdere codes gekoppeld worden, wanneer bijbehorende code geboekt is zal TechControl de bijbehorende voucher aanmaken. Om deze reden houdt TechControl een lijst bij van alle beschikbare productcodes, eventueel gekoppeld aan een arrangement. Indien er nieuwe codes zijn aangetroffen dient u deze eerst te verwerken via het scherm Voucher Definities.



Pagina 52 van 157

Wanneer er bij de controles geen blokkerende oorzaken gevonden zijn zal TechControl verder gaan met het inlezen van de vouchers, u kunt de voortgang van het inlezen volgen aan de hand van de verschillende stappen welke afgevinkt worden. Het is normaal dat de cursor gedurende het inlezen zeer regelmatig knippert, tevens kan het voorkomen dat wanneer u een anders programma bekijkt en vervolgens terug gaat naar TechControl, deze niet direct zal reageren. Dit heeft te maken met een aantal grote verwerkingen op de achtergrond waardoor het beeldscherm niet reageert. Het is belangrijk dat u TechControl niet afsluit, het inlezen wordt namelijk wel uitgevoerd. Wanneer TechControl begint aan de volgende stap wordt het beeldscherm altijd geactualiseerd.



Pagina 53 van 157

Het inlezen is voltooid wanneer alle stappen afgevinkt zijn, de muiscursor zal ook weer de normale weergave (pijltje) hebben. Om terug te gaan naar het keuzescherm kunt u links onderin het scherm op Terug naar Beginscherm klikken.



Pagina 54 van 157

3.1.2 Vouchers Afdrukken

Om vouchers af te drukken kiest u vanuit het beginscherm voor de optie Voucher Afdrukken. Het scherm zal nu de afdrukweergave tonen



Pagina 55 van 157

De afdrukweergave in onderdeelt in drie delen:  Weergave instellingen(links boven)  Beschikbare vouchers (Links)  Detailinformatie en Afdrukken (Rechts)



Pagina 56 van 157

Met behulp van de weergave instellingen kunt u bepalen welke vouchers getoond dienen te worden Aankomstdatum Het eerste filter is een verplicht filter, dit is de aankomstdatum waarvoor u vouchers af wilt drukken Alle vouchers/Nog af te drukken vouchers Met het tweede filter kan bepaald worden of alle vouchers getoond dienen te worden of alleen de vouchers die nog afgedrukt dienen te worden. TechControl biedt de ondersteuning om vouchers voor een aankomstdag eerdere malen in te lezen. Door dit filter worden alleen de nieuwe en gewijzigde vouchers getoond. Wanneer de voucher niet in een keer afdrukt worden dan biedt deze optie ook uitkomst om te filteren welke vouchers reeds zijn afgedrukt. Niet af te drukken vouchers De derde filtermogelijkheid is “Toon niet af te drukken vouchers”, deze optie is speciaal voor bijvoorbeeld verzamellijsten. Iedere voucher heeft de instelling “Voucher niet afdrukken”, wanneer deze instelling is ingeschakeld dan wordt de voucher standaard niet weergegeven en dus ook niet afgedrukt. Deze optie bijvoorbeeld te gebruiken bij voucher enkel voor intern gebruik. Lijst Selectie Het is mogelijk om de volledige lijst met voucher onder te verdelen in sublijsten, bijvoorbeeld of afdeling niveau, het is dan mogelijk om alleen de vouchers voor een specifieke afdeling af te drukken. Per voucher is in te stellen in welke lijst deze opgenomen dient te worden, deze instellingen worden bij Voucher Definities gemaakt.



Pagina 57 van 157

Sortering De laatste optie is het bepalen van de sorteervolgorde, hier zijn twee mogelijkheden:  Locatie  Voucher (alfabetisch)

Wanneer alle voorkeuren bepaald zijn wordt door middel van de knop “Vouchers Weergeven” een lijst aangemaakt met alle vouchers welke aan de zoekcriteria voldoen.



Pagina 58 van 157

Aan de linkerzijde van het scherm verschijnen alle beschikbare vouchers, u kunt de detailgegevens van een voucher bekijken door deze in de lijst te selecteren, vervolgens verschijnt de detailinformatie aan de rechterzijde van het scherm. Bij deze informatie staat ook de datum waarop deze voucher is afgedrukt, en wanneer deze voucher voor het laatst gewijzigd is, Let Op, wanneer de vouchers opnieuw ingelezen worden dan wordt automatisch de datum/tijd bij gewijzigd bijgewerkt ook al is er geen echte wijziging voor deze voucher van toepassing. Het filter “Nog af te drukken vouchers” heeft onderhuids een extra optie om te kijken of er daadwerkelijk een aanpassing op de vouchers is geweest.



Pagina 59 van 157

Tevens heeft u bij de informatie de mogelijkheid om een voucher aan te kunnen passen. U kunt een voucher aanpassen door op de knop “Voucher Aanpassen” te klikken, een scherm soortgelijk als onderstaand zal getoond worden.

Wanneer in de opmaak van de voucher bepaald is dat een tekst ‘geblokkeerd’ is dan kunt u deze hier niet aanpassen (grijze tekst), enkel de zwarte velden zijn de velden welke u aan kunt passen. Dit zijn ook de velden welke informatie bevatten welke per gast / voucher afwijken. Wanneer u alle wijzingen heeft doorgevoerd bevestigd u dit door middel van de knop “Wijzigingen Opslaan”, automatisch wordt de datum gewijzigd aangepast zodat deze voucher verschijnt in het overzicht “Nog af te drukken vouchers”. Indien u de gemaakte aanpassingen ongedaan wilt maken kiest u voor de knop “Annuleren”.



Pagina 60 van 157

Om vouchers daadwerkelijk af te drukken begint u met het selecteren van de vouchers welke u af wilt drukken. In het overzicht van de beschikbare vouchers aan de linkerzijde van het scherm kun u een voucher selecteren door het aanvinkvakje voor iedere voucher aan te klikken. Indien u alle voucher wilt selecteren kunt u de knoppen onderaan gebruiken “Alle Selecteren” / “Selectie Wissen”. Een andere optie om meerdere voucher snel te kunnen selecteren is door de eerste voucher aan te klikken vervolgens houd u de SHIFT toets op het toetsenbord ingedrukt en klikt u de laatste voucher aan. Alle tussenliggende vouchers zullen nu ook geselecteerd zijn.



Pagina 61 van 157

De volgende stap is dat u aangeeft in welke opmaak u de vouchers af wilt drukken, hier kunnen afhankelijk van het park meerdere mogelijkheden zijn. In de basis zijn de volgende mogelijkheden in ieder geval beschikbaar  Controle Lijst alle vouchers Dit overzicht toont alle beschikbare vouchers, ongeacht de selectie die u gemaakt heeft. Om te controleren hoe alle vouchers er uit komen te zien kunt u dit overzicht gebruiken  Voucher LGP (eventueel is er een achtervoegsel om het soort papier aan te geven) Deze opmaak is die van de officiële vouchers zoals deze ook met de gast mee zullen gaan  Voucher verzamellijst Deze lijst toont alle voucher overzichtelijk onder elkaar, deze lijst kan bijvoorbeeld gebruikt worden ter controle of bij het voorbereiden van de welkomstmappen. Wanneer de juiste opmaak geselecteerd is kan op de knop “Vouchers Afdrukken” geklikt worden.



Pagina 62 van 157

Er zal altijd eerst een afdrukvoorbeeld getoond worden, met behulp van de functies links bovenin het scherm kunt u het zoom percentage instellen en door de bladzijden bladeren.

Om de vouchers daadwerkelijk af te drukken kiest u voor het printer icoon links boven in de hoek. Nu zal het reguliere afdrukvenster getoond worden, in dit venster kunt u de juiste printer en papierlade selecteren. Zodra het afdrukken voltooid is komt u terug in het afdrukvoorbeeld, deze kunt u afsluiten door de knop “Sluiten” bovenin het scherm te kiezen.



Pagina 63 van 157

3.1.3 Voucher handmatig aanmaken



3.2

Pagina 64 van 157

Voucher Definities



Pagina 65 van 157



Pagina 66 van 157



Pagina 67 van 157



Pagina 68 van 157



Pagina 69 van 157



Pagina 70 van 157



Pagina 71 van 157



Pagina 72 van 157



Pagina 73 van 157



Pagina 74 van 157



Pagina 75 van 157



4.

Pagina 76 van 157

Aanmaken Medewerker

Ga in de menubalk naar GegevensMedewerkers Het medewerker scherm wordt nu geopend, hierin worden alle medewerkers getoond.

Met behulp van het zoekveld links onderin het scherm kunt u een filter toepassen op de getoonde namen aan de linkerzijde van het scherm. Als u een medewerker toe wilt voegen klikt u op de knop met het + teken, de invoervelden zullen vervolgens een groene kleur krijgen ter indicatie dat u nieuwe gegevens in gaat voeren.



Pagina 77 van 157

De volgende invoervelden zijn beschikbaar Algemeen Weergave Naam (Verplicht) De naam van een medewerker hoe deze binnen TechControl zichtbaar zal zijn Naam (Verplicht indien Voornaam niet ingevuld) De Achternaam van de medewerker Voornaam (Verplicht indien naam niet ingevuld) De Voornaam van de medewerker.

Toegang en Rechten Rechten Nivo Door middel van een cijfer waarde heeft een gebruiker meer of minder rechten binnen TechControl. Hoe hoger de cijferwaarde hoe meer rechten een medewerker heeft. Het rechten nivo hoeft niet ingevuld te worden als de medewerker niet onder zijn eigen naar in kan loggen. Actief Of de gebruiker actief is binnen TechControl, als deze optie is uitgeschakeld zal de medewerker niets onder deze naam kunnen registreren. Beheerder Of deze gebruiker op kan treden als beheerde van een of meerdere afdelingen, deze optie is voor toekomstig gebruik Invoeren Deze optie bepaald of er onder deze naam nieuwe meldingen mogen worden ingevoerd Uitvoerder Deze optie bepaald of er onder deze naam werkbonnen afgehandeld kunnen worden, of dat er onder deze naam inspecties uitgevoerd kunnen worden. Inloggen Indien deze optie is ingeschakeld dan kan er onder deze gebruikersnaam ingelogd worden. Bij een receptioniste wordt deze optie uitgeschakeld omdat er gezamenlijk onder de gebruikersnaam “Receptie” wordt ingelogd. Mobiele Gebruiker Deze optie bepaald of de gebruiker ook actief moet zijn in TechControl Mobile (PDA)



Pagina 78 van 157

Kleur Met behulp van dit veld kunnen de namen in het storing invoerscherm afwijkend gesorteerd worden. Standaard worden alle namen echter elkaar geplaatst op alfabetische volgorde, met behulp van deze cijferwaarde worden de namen van laag naar hoog gesorteerd, medewerkers met een zelfde cijferwaarde worden alfabetisch gesorteerd. Er kan hierdoor bijvoorbeeld het volgende onderscheid gemaakt worden Leidinggevende  waarde 0 Vaste Medewerkers  Waarde 1 Part Time Medewerkers  Waarde 2 Hulpkrachten Waarde 3 Stagiaires  Waarde 4 Medewerkers met het kleur veld niet ingevuld worden bovenaan weergegeven. Tabblad Afdelingen Werkzaam binnen Afdeling Deze optie bepaald binnen welke afdeling een medewerkers primair werkzaam is. Deze optie wordt gebruikt om de lijst met gebruikers niet te groot te maken in de diversen schermen. In deze schermen worden alleen de medewerkers getoond die in dezelfde afdeling werkzaam zijn als de ingelogde gebruiker. Vb. Als een medewerker van de Technische Dienst is ingelogd dan worden allen de namen van Technische Dienst medewerkers getoond. Is TechControl onder de gebruikersnaam Receptie ingelogd, dan worden alleen die namen getoond waar het veld [Werkzaam binnen afdeling] ook op receptie staat. Overzicht over de Afdelingen Met behulp van het lijst Overzicht over de Afdelingen kan met bepalen voor welke afdeling(en) de ingelogde gebruiken meldingen kan zien / afhandelen. De gebruiker ziet enkel de storingen voor de afdelingen waarvoor hij geautoriseerd is. Bij een medewerker Technische Dienst wordt enkel de afdeling Technische Dienst toegevoegd, bij een medewerker Huishoudelijke Dienst wordt alleen de afdeling Huishoudelijke Dienst toegevoegd. Bij een facilitair manager worden beide toegevoegd zodat deze gebruiker voor beide afdelingen kan zien wat de actuele storingen zijn. De optie “Afwezig Controle Aan/Uit” wordt gebruikt voor de aanwezigheidscontrole. Wanneer bij een of meerdere afdelingen “Controle Aan” staat ,dan zal TechControl automatisch vragen of deze afdeling(en) afgemeld moeten worden als de medewerker de laatste is die zich afmeld. Wanneer deze medewerker de eerste is die zich aanmeld en er zijn nog geen andere medewerkers voor deze afdeling aangemeld en de desbetreffende afdeling is afgemeld dan zal gevraagd worden of de afdeling aangemeld moet worden.



Pagina 79 van 157

Tabblad Verwerking Uurtarief Doorbelasten Bij het inboeken van arbeid wordt dit tarief voor deze medewerker gehanteerd voor facturatie. Uurtarief Kostprijs Wanneer er arbeid wordt ingeboekt dan kan optioneel de kostprijs meegenomen worden, deze kostprijs is met behulp van dit veld per medewerker in te voeren. Tijdverantwoording Deze optie is ingeschakeld wanneer er voor deze medewerker een tijdverantwoording wordt bijgehouden. Let Op, hiervoor is de module Tijdverantwoording noodzakelijk.

Tabblad Snelkoppelingen Voor iedere gebruiker die zelf kan inloggen kunnen aan de linkerzijde van het scherm snelkoppelingen gedefinieerd worden. De linker kolom geeft aan welke snelkoppeling er op dit moment zijn gekoppeld aan deze gebruiker en in welke volgorde. Met behulp van de knoppen Omhoog / Omlaag kan de volgorde van de snelkoppelingen aangepast worden. Om een snelkoppeling toe te voegen wordt deze geselecteerd in het keuzevakje,om vervolgens op Toevoegen te klikken. Om een snelkoppeling te verwijderen wordt de besbetreffende snelkoppeling aan de linkzijde geselecteerd, om vervolgens op Verwijderen te klikken.



5.

Pagina 80 van 157

Afdeling Aan-/Afmelden

TechControl biedt de mogelijkheid om afdeling aan- en af te kunnen melden. Het voordeel van het aan-/afmelden is dat bij het invoeren van een melding direct inzichtelijk is of een afdeling nog aanwezig is. Optioneel kunnen storingen aan een andere afdeling toegewezen worden wanneer de ‘oorspronkelijke’ afdeling niet meer aanwezig is. Het scherm voor het aan-/afmelden kan geopend worden via de menoptie OnderhoudUitvoerende Afdeling Aan-/Afmelden. Optioneel kan er ook een snelkoppeling toegevoegd worden



Pagina 81 van 157

De gebruiker krijgt enkel de afdelingen te zien waarvoor hij geautoriseerd is, dit is in te stellen via het medewerkerscherm, Tabblad Afdelingen, optie Overzicht over de afdelingen. In het scherm is direct inzichtelijk of de afdeling op dit moment aan- of afwezig is. Om de afdeling aan- of af te melden wordt eenmaal op de knop Aanmelden / Afmelden geklikt. Indien een afdeling wordt afgemeld dan zal de tekst zichtbaar in het tekstblok in het storing invoerscherm getoond worden. Dit naast de afwijkende kleur van de afdeling. Om deze tekst aan te passen moet de afdeling eerst op aanwezig gemeld worden, vervolgens kan de tekst aanpast worden, en wordt deze opgeslagen als direct de afdeling afgemeld wordt. Als de tekst aanpast wordt en vervolgens wordt het scherm afgesloten dan worden deze wijzigingen NIET doorgevoerd. Onder het tekstvlak is een keuzevakje beschikbaar met daarin de medewerkers, dit veld geeft aan welke medewerker op dit moment de dienstdoende medewerkers is bij calamiteit storingen. Ook hiervoor geld weer dat eventuele wijzigingen alleen worden opgeslagen als de afdeling aanwezig is en vervolgens wordt deze afwezig gemeld.



Pagina 82 van 157

Er kan ook voor gekozen worden dat afhankelijk van het tijdstip en /of de aanwezigheid van een afdeling er een extra waarschuwing voor de receptie verschijnt dat de melding telefonisch moet worden doorgegeven. De regels die hiervoor van toepassing zijn worden ingesteld via de Afdelingen, voorwaarde is dat de optie “Gebruik Storingsdienst” op het tabblad Algemeen is ingeschakeld. De regels voor het doorgeven kunnen vervolgens op het tabblad “Storingsdienst aangemaakt worden.



6.

Pagina 83 van 157

Afdelingen

Via de menuoptie Gegevens Afdeling wordt het afdelingen scherm geopend, in dit scherm worden alle afdelingen die binnen TechControl beschikbaar zijn getoond.

Aan de linkerzijde worden alle beschikbare afdelingen getoond, met behulp van de beschikbare tabblad kunnen de gegevens per afdeling ingesteld worden



Pagina 84 van 157

Tabblad Algemeen Omschrijving De naam van de afdeling zoals deze in TechControl zichtbaar zal zijn Beheerder De beheer van de afdeling, hier kan alleen gekozen worden voor medewerkers waar de optie Beheerder op het tabblad toegang en recht aan staat. Financieel Afhandelen Wanneer deze optie is ingeschakeld dan dienen alle meldingen voor deze afdeling ook financieel verwerkt te worden voordat deze de status “Volledig Afgehandeld” krijgen. Is deze optie uitgeschakeld dan zal TechControl de melding automatisch de status “Volledig Afgehandeld” geven wanneer deze door de gebruiker de status “Afgehandeld” heeft gekregen. Standaard Storingen Deze optie geeft aan dat voor deze afdeling Standaard Storingen beschikbaar zijn. Simpel gezegd MOET deze optie aanstaan als deze afdeling storingen krijgt toegewezen. Als deze optie niet aanstaat zal deze afdeling niet zichtbaar zijn in het storing invoerscherm. Storing Direct Afdrukken Als deze optie is ingeschakeld dan zal TechControl deze melding markeren als zijn nog af te drukken. Deze optie is dus noodzakelijk als er automatisch werkbonnen afgedrukt dienen te worden. Het daadwerkelijk afdrukken van de werkbonnen wordt op een andere manier ingesteld, hiervoor dient u contact op te nemen met Maneffic Solutions. Zend E-mail bij nieuwe melding Wanneer deze optie is ingeschakeld dan wordt er voor iedere melding een markering geplaatst dat er een e-mail naar de desbetreffende afdeling verzonden moet worden. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden indien een afdeling niet de beschikking heeft over TechControl en wel over e-mail. Het daadwerkelijk versturen van de e-mail(s) wordt op een andere manier ingesteld, hiervoor dient u contact op te nemen met Maneffic Solutions. Zend E-mail naar Eigenaar Door middel van deze optie geeft u aan dat voor iedere melding die voor deze afdeling wordt ingevoerd er een e-mail naar de eigenaar gestuurd dient te worden ter informatie. Het daadwerkelijk versturen van de e-mail(s) wordt op een andere manier ingesteld, hiervoor dient u contact op te nemen met Maneffic Solutions. Gebruik Storingsdienst Deze optie geeft aan dat er voor deze afdeling een storingsdienst actief is, hierdoor kan op basis van het tijdstip en / of de afdeling aanwezig is een herinnering worden weergegeven dat de bestreffende storing doorgegeven dient te worden. Als deze optie is ingeschakeld wordt er een extra tabblad, Storingsdienst, zichtbaar. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 85 van 157

TechControl op Afstand Wanneer een afdeling niet aangesloten kan worden op het netwerk dan kunt u via deze optie TechControl beperkt met die locatie gegevens laten uitwisselen. Gebruik deze optie enkel na overleg met Maneffic Solutions. Subafdeling Wanneer binnen een afdeling een of meerdere personen verantwoordelijk zijn voor een gedeelte van het park, of voor een specifiek soort storingen dan kunt u gebruik maken van subafdelingen. Deze optie wordt ingeschakeld op de subafdeling, vervolgens wordt in het keuzeveld eronder aangegeven waarvan deze afdeling een subafdeling is. Het voordeel van deze optie is dat vanuit het invoerscherm niet zichtbaar is dat er meerdere subafdelingen zijn, daar is enkel de hoofd afdeling zichtbaar. Echter bij het afdrukken van werklijsten zijn enkel de storingen zichtbaar voor de subafdeling. Tabblad Medewerk(st)ers Op dit tabblad is zichtbaar welke medewerker gekoppeld zijn aan deze afdeling. Met gekoppeld wordt bedoeld of deze afdeling bij de medewerker gekoppeld is op het tabblad Afdelingen.



Pagina 86 van 157

Tabblad Storingsdienst

Door middel van het plus(+) teken kunnen nieuwe regels toegevoegd worden, nadat op het plusteken geklikt is kan door middel van de keuzevakjes de prioriteit gekozen worden en de bijbehoorde actie. Per prioriteit kan slechts 1 actie geselecteerd worden, het is niet mogelijk om meerdere regels voor een prioriteit aan te maken. Wanneer u gebruik maakt van een selectie op basis van tijd dan is het niet van belang dat 0:00 een andere dag is, als u wilt dat tussen 18:00 en 7:00 er een bepaalde actie plaats vindt dan vult u als eerste tijd 18:00 uur en als 2e tijd 07:00. TechControl zal dit automatisch zelf verwerken. Indien er prioriteit niet in deze lijst staat dan wordt er niets gedaan.



7.

Pagina 87 van 157

Standaard Storingen

Alle standaard storingen die gebruikt kunnen worden bij het invoeren van storingen kunnen gevonden onder het menuitem Onderhoud Storingen.Items Om de standaard storingen overzichtelijk te groeperen bij het invoeren van bij het analysen van de statistieken zijn er ook Storingen Categorieën.

Alle storingcategorieën worden aan de linkerzijde van het scherm weergegeven.



Pagina 88 van 157

Tabblad Algemeen Interne Omschrijving De omschrijving van de categorie hoe deze in de statistieken getoond dient te worden. Knop Omschrijving De omschrijving zoals deze op de knop staatbij het invoeren van storingen, wanneer deze blanco is wordt de Interne Omschrijving gebruikt. Uitvoerende Afdeling Met behulp van dit keuzeveld kan aangegeven worden aan welke afdeling storingen uit deze categorie worden toegewezen als deze nieuwe worden aangemaakt. Storingcode Categorie Met behulp van dit keuzeveld kan opgeven worden hoe storingen uit deze categorie standaard gecodeerd dienen te worden. Deze optie dient alleen gebruikt te worden als er gebruikt gemaakt wordt van Storingcode’s Autorisatie Door in dit veld een cijferwaarde in te voeren is deze categorie alleen te gebruiken voor gebruikers die minimaal deze waarde als Rechten Nivo( MedewerkersTabblad Toegang en rechten). Deze optie is handig voor het verbergen van een bepaalde categorie voor bijvoorbeeld de receptie. Volgorde Standaard worden de categorieën gesorteerd op alfabet, met behulp van het volgordeveld kan dit aangepast worden. Categorieën met een lage waarde worden als eerste weergegeven, categorieën met dezelfde waarde worden op alfabet gesorteerd. Tabblad Meertalige Ondersteuning Indien TechControl gebruikt wordt op een locatie met meer dan 1 voertaal onder de medewerkers dan kan met behulp van dit tabblad de vertaling voor de categorie opgegeven worden. Door middel van het wisselen van taal zullen alle knoppen in twee talen weergegeven worden.



Pagina 89 van 157

Als alle storingcategorieën zijn ingevoerd dan dienen deze gekoppelde te worden aan locatiecategorieën. Op deze manier kunnen per locatiecategorie alleen maar relevante storingen worden ingevoerd. Het is dus belangrijk om nadat een nieuwe categorie is aangemaakt deze ook te koppelen aan één of meerdere locatiecategorieën. Om dit te doen dient het volgende scherm geopend te worden GegevensLocatie CategorieënTabblad Standaard Storingen. Let Op, dit tabblad is alleen zichtbaar als de optie Standaard Storingen is ingeschakeld.

In de tabel Storing Categorie is zichtbaar welke storing categorieën op dit moment gekoppeld zijn aan de Locatiecategorie die aan de linkerkant van het scherm blauw gekleurd is. Om hier een storing categorie aan toe te voegen dient deze in het keuze veld geselecteerd te worden, om vervolgens op Toevoegen te klikken. Om een storing categorie te verwijderen dient deze geselecteerd te worden, om vervolgens op de knop verwijderen te klikken.



Pagina 90 van 157

De storing items kunnen aangepast worden via het menuitem OnderhoudStoring Items

Boven in het scherm kan de categorie gekozen waarvoor de storing items getoond dienen te worden. Alle beschikbare storingitem binnen deze categorie worden aan de linkerzijde getoond.



Pagina 91 van 157

Tabblad Algemeen Omschrijving Dit is de omschrijving zoals deze op de knop in het invoerscherm verschijnt Storing Omschrijving Deze omschrijving is de omschrijving zoals deze op de werkbon wordt afgedrukt, Bij het invoeren van een nieuwe storing wordt bij het klikken de Storing Omschrijving de Omschrijving overgenomen als standaard waarde Ruimte selectie bij Invoer Als deze optie in ingeschakeld dan wordt na het selecteren van deze storing in het invoerscherm gevraagd in welke ruimte de storing exact. De ruimtes waaruit gekozen kan worden wordt door middel van het keuzevakje geselecteerd, dit keuzevakje is alleen zichtbaar als de optie is ingeschakeld Aantal Invoeren Wanneer bij het invoeren van een storing het aantal van belang is bijvoorbeeld bij tuinstoelen, dan kan deze optie ingeschakeld worden. Na het inschakelen komt een extra veld beschikbaar waarin het maximum aantal opgegeven kan worden, blijft dit veld blanco dan kan iedere willekeurige waarde ingevoerd worden. Locatie bepaald afdeling Als deze optie is ingeschakeld dan bepaalde niet de storing welke afdeling verantwoordelijk is, maar de locatie waarop deze storing gemeld wordt. Wanneer deze optie is ingeschakeld is het ook niet meer mogelijk om een standaard afdeling voor deze afdeling op te geven. De afdeling welke voor een specifieke locatie verantwoordelijk is wordt opgegeven via Gegevens Locatie Categorieën Tabblad Algemeen Keuzevakje “Afdeling voor Storingen” of Gegevens Locaties Tabblad Algemeen Keuzevakje “Afdeling voor Storingen” Standaard Afdeling Door middel van dit keuzeveld wordt opgegeven welke afdeling verantwoordelijk is deze storing Alternatieve afdeling Wanneer een afdeling niet aanwezig is dan is er de mogelijkheid om de storing aan een andere afdeling toe te wijzen, deze afdeling kan in dit keuzeveld opgegeven worden. Eenmaal toegewezen aan de alternatieve afdeling wordt de melding niet meer naar de standaard afdeling teruggezet. De alternatieve afdeling is ook van toepassing als de optie Locatie bepaald afdeling actief is Indien beide afdeling afwezig Wanneer zowel de standaard als de alternatieve afdeling niet aanwezig is dan kan met behulp van deze optie opgegeven worden aan welke afdeling de storing toegewezen dient te worden. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 92 van 157

Tabblad Extra Opties Datum voor Vervolg actie Wanneer deze optie is ingeschakeld dan wordt er automatisch een vervolg werkbon gemaakt op de vertrekdag van de gast. Met behulp van het keuzeveld wat zichtbaar is kan opgegeven worden wat de actie is die op de vertrekdag uitgevoerd moet worden. Vrije Tekstinvoer Als deze optie is ingeschakeld komen de optie met ruimteselectie en aantal invoer te vervallen. Met behulp van deze optie wordt automatisch om een tekstinvoer gevraagd, dit kan zijn om aanvullende informatie in te voeren, of om algemene storingen van de juiste omschrijving te voorzien. In het tekstveld Vrije tekstinvoer Vraag kan opgegeven worden welke vraag aan de gebruiker gesteld moet worden op het moment van vrije tekst invoer. Oplossingen Definiëren Voor toekomstig gebruik Autorisatie Door in dit veld een cijferwaarde in te voeren is deze categorie alleen te gebruiken voor gebruikers die minimaal deze waarde als Rechten Nivo( MedewerkersTabblad Toegang en rechten). Deze optie is handig voor het verbergen van een bepaalde categorie voor bijvoorbeeld de receptie. Volgorde Standaard worden de categorieën gesorteerd op alfabet, met behulp van het volgordeveld kan dit aangepast worden. Categorieën met een lage waarde worden als eerste weergegeven, categorieën met dezelfde waarde worden op alfabet gesorteerd. Tabblad Meertalige Ondersteuning Indien TechControl gebruikt wordt op een locatie met meer dan 1 voertaal onder de medewerkers dan kan met behulp van dit tabblad de vertaling voor de categorie opgegeven worden. Door middel van het wisselen van taal zullen alle knoppen in twee talen weergegeven worden.



8.

Pagina 93 van 157

Onderdeelcategorieën

Alle onderdelen zijn onderverdeeld in categorieën, de hoofdreden hiervoor is om alles overzichtelijk te houden, om wijzigingen aan te brengen in de onderdeelcategorieën gaat u in de menubalk naar GegevensOnderdeelcategorieën, onderstaand scherm wordt geopend.

Aan de linkerzijde van het scherm wordt een overzicht getoond van alle categorieën welke op dit moment beschikbaar zijn. De rechterzijde van het schermt toont de detailgegevens van de geselecteerde categorie.



Pagina 94 van 157

Omschrijving Hier geeft u de omschrijving van de categorie in Kostenplaats Categorie Dit keuzeveld dient u alleen te gebruiken als er een koppeling met boekhoudsysteem gemaakt dient te worden Kostenplaats Dit keuze bepaald aan welke kostenplaats dit onderdeel gekoppeld dient te worden. Dit veld gebruikt u allen als er een koppeling met uw boekhoudsysteem gemaakt dient te worden. BTW-Tarief Hier kiest u welk BTW-tarief wordt toegewezen aan nieuwe onderdelen welke in deze categorie worden aangemaakt

Met behulp van de knoppen onder in het scherm kunt u nieuwe categorieën aanmaken, bestaande categorieën verwijderen, wijzigingen opslaan of wijzigingen annuleren. Wanneer u een categorie probeert te verwijderen waar nog onderdelen in staan dan krijgt u een foutmelding, een categorie kan alleen verwijderd worden als deze geen onderdelen meer bevat.



9.

Pagina 95 van 157

Onderdelen

Het onderdelenscherm is te openen via de menubalk door GegevensOnderdelen te openen

Onderstaand scherm zal geopend worden.



Pagina 96 van 157

Met behulp van het keuzevakje bovenin het scherm kunt u wisselen tussen de verschillende categorieën. Wanneer het onderdelenscherm niet wordt afgesloten en u maakt een nieuwe categorie aan, dan zal deze nog niet beschikbaar zijn. U dient eerst het onderdelen scherm af te sluiten en opnieuw te openen om gebruik te kunnen maken van de nieuwe categorie.

Links onderin het scherm vindt u de zoekfunctie, u kunt hier zoeken op omschrijving. Door op de knop “Onderdeel Zoeken” te klikken krijgt u een tekstveld waar u een deel van de omschrijving in kunt vullen, het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. Nadat u op de knop zoeken heeft geklikt of op ENTER heeft getoetst zullen de resultaten in het rechtergedeelte van het schermt getoond worden. U kunt door op een van de onderdelen te dubbelklikken direct de detailgegevens opvragen. De detailgegevens van ieder onderdeel zijn verdeeld over een aantal tabbladen. Welke tabbladen zichtbaar zijn is afhankelijk welke modules u gebruikt



Pagina 97 van 157

Tabblad Algemeen

Op het tabblad algemeen vindt u de basis gegevens Omschrijving Hier geeft u de omschrijving van het onderdeel in Typenummer Ter verduidelijking kunt u bij ieder onderdeel een typenummer invoeren Bestelnummer Het bestelnummer van het betreffende onderdeel Leverancier Hier kunt u kiezen welke leverancier dit onderdeel levert. Onderhoudorganisatie Indien het onderhoud op dit onderdeel door een andere organisatie wordt verzorgt dan de leverancier dan kun u deze hier selecteren Inkoop Prijs De laatst bekende inkoopprijs van het onderdeel, dit is exclusief BTW.



Pagina 98 van 157

Doorbelastwaarde De prijs waartegen dit onderdeel in de doorbelasting naar eigenaren word berekend, prijs is exclusief BTW. Gastenprijs Dit is de doorbelastwaarde inclusief de BTW en eventueel arbeid. Op het tabblad Extra informatie kunt u opgeven hoeveel arbeid er berekend moet worden. Volgens een vast uurtarief welke in de instellingen staat wordt een totaalbedrag berekend voor de gast. Laatste Inkoop Datum De datum waarop de laatste inkoop van dit onderdeel geboekt staat. Indien u niet met de module voorraad werkt dan heeft u achter deze velden een knop “Prijzen Aanpassen” staan. Door op deze knop te klikken worden de tekstvelden invoervelden en kunt u de prijzen en inkoopdatum aanpassen. Opmerkingen In dit veld kunt u extra opmerkingen betreffende dit onderdeel vermelden. Afbeelding Aan de rechterzijde van het scherm kunt u een afbeelding inlezen, door te dubbelklikken op het vierkant, kunt u een nieuwe afbeelding selecteren. Als u een bestaande afbeelding wilt verwijderen dan klikt u rechtermuisknop op de afbeelding en kiest u voor “Icoon Verwijderen”



Pagina 99 van 157

Tabblad Kostenplaats Op het tabblad kostenplaats vindt u de financiële instellingen voor ieder onderdeel

Kostenplaats Categorie Dit keuzeveld dient u alleen te gebruiken als er een koppeling met boekhoudsysteem gemaakt dient te worden. Bij het nieuw aanmaken van een onderdeel wordt dit veld overgenomen vanuit de categorie. Kostenplaats Dit keuze bepaald aan welke kostenplaats dit onderdeel gekoppeld dient te worden. Dit veld gebruikt u allen als er een koppeling met uw boekhoudsysteem gemaakt dient te worden. Bij het nieuw aanmaken van een onderdeel wordt dit veld overgenomen vanuit de categorie. Codering Hier kunt u aangeven op welk artikelnummer de omzet op dit artikel geboekt moet worden in uw administratie. Deze instelling is alleen van toepassing indien facturen vanuit TechControl naar uw boekhoudsysteem worden geëxporteerd. BTW-Tarief Hier kiest u welk BTW-tarief van toepassing is bij dit onderdeel. Bij het nieuw aanmaken van een onderdeel wordt dit veld overgenomen vanuit de categorie.



Pagina 100 van 157

Inkoop Korting In dit veld geeft u aan hoeveel procent uw inkoopkorting bedraagt op dit artikel. Gebroken getallen zij toegestaan (vb 6,78 ) Brutowinstmarge Hier kunt u opgeven hoeveel het brutowinstpercentage bedraagt voor de doorbelasting naar eigenaren ten opzichten van de inkoop. Let Op, om de doorbelasting gelijk te stellen aan de inkoop dient deze waarde op 100 te staan. 10% marge geeft een waarde van 110. Tabblad Leverancier Dit tabblad is voor toekomstig gebruik. Tabblad Bestelcriteria & Bestellingen

Op dit tabblad kunt u alles instellen met betrekking tot voorraadbeheer. Voorraadbeheer Deze optie bepaald of voor het betreffende onderdeel voorraadbeheer geactiveerd is, u kunt dus per onderdeel instellen of u wel of geen voorraadbeheer wilt gebruiken. Als voorraadbeheer is ingeschakeld dan wordt voor ieder onderdeel dat u gebruikt bij een melding ook een onderdeel uit de voorraad genomen.



Pagina 101 van 157

Magazijn Uitgifte Als u de mogelijkheid wilt hebben om zonder melding materiaal af te kunnen boeken dan kunt u dit doen door middel van een magazijn uitgifte. Houd er wel rekening mee dat deze onderdelen niet doorbelast kunnen worden aan de eigenaren middels de facturatie mogelijkheden in TechControl. Locatie in Magazijn In deze twee velden kunt u de locatie in het magazijn op geven bijvoorbeeld “Stelling A”, “3”. In overleg met Maneffic Solutions kunnen u voorraadlijsten gesorteerd worden op stelling. Dit om het periodiek tellen zeer eenvoudig te maken. Besteleenheid Hier kiest de een eenheid waarin het onderdeel geleverd wordt. U heeft hier geen vrije invoermogelijkheden, maar dient de optie in te voeren onder het menuitem “Voorraad””Besteleenheid” Aantal per Besteleenheid Wanneer TechControl een besteladvies maakt wordt dit op basis van individuele aantallen gedaan. Echter bij het bepalen van de aantal te bestellen eenheden wordt rekening gehouden met de aantal per besteleenheid. Totale Minimale Voorraad In dit veld geeft u op hoeveel de minimale voorraad moet bedragen alvorens dit onderdeel in een besteladvies opgenomen dient te worden. Daarnaast zal bij het afboeken van materialen de huidige voorraad in het rood weergegeven worden als deze onder de minimale voorraad is. Totale Maximale Voorraad In dit veld geeft u op hoeveel stuks u maximaal op voorraad wil hebben, bij het maken van een besteladvies zal TechControl zo dicht mogelijk bij de maximale voorraad proberen te komen, rekening houdend met het aantal per besteleenheid.



Pagina 102 van 157

Tabblad Voorraad

Dit tabblad geeft u inzicht hoe de huidige voorraad is opgebouwd, daarnaast kunt u in dit scherm nieuwe voorraad inboeken, of correcties in de voorraad aanbrengen Iedere voorraadregel welke ingeboekt wordt bestaat uit de volgende gegevens Magazijn U dient op te geven in welk magazijn u de voorraad plaatst, Magazijnen dient u eerst de definiëren via het menuitem “Voorraad””Magazijnen” Inkoopdatum Per inkoop dient u een datum mee te geven, Netto Inkoopprijs Hier geeft u op wat de netto inkoopprijs van het onderdeel is



Pagina 103 van 157

Bruto Inkoopprijs Om volledig inzicht te krijgen in de prijzen van de onderdelen kunt u hier de Bruto inkoopprijs invullen. Dit veld is optioneel, u kunt de waarde ook op nul laten staan Doorbelastprijs Dit veld bevat de waarde welke u wilt gebruiken bij doorbelasting aan eigenaren, wanneer u een doorbelastprijs invoert zal TechControl automatisch het brutowinst percentage berekenen. Brutowinst Percentage Dit veld geeft aan de brutowinst percentage aan tussen de netto inkoop en doorbelastprijs Aantal Hier vult u het aantal in Voorraad heeft geen waarde Deze optie schakelt u in als deze voorraad niet meegenomen mag worden in een waarde telling van de voorraad. Dit is bijvoorbeeld het geval als onderdelen zijn aangeschaft op een investering.

Als u een regel aanklikt vanuit het voorraadoverzicht zullen alle waarden overgenomen worden op de invoervelden onderin het scherm, hierdoor kunt u eenvoudig nieuwe voorraad inboeken. Het wijzigen van de voorraad geschiet via de drie knoppen aan de rechter zijde Voorraad regel bijwerken Door deze knop te gebruiken wordt de huidige regel aangepast, dit wordt enkel gebruikt voor het aanpassen van aantallen of doorbelastprijzen Voorraad regel verwijderen Deze knop gebruikt u als een regel volledig verwijderd dient te worden Boeken Met deze knop boekt u nieuwe voorraad in op basis van de gegevens in de invoervelden.



Pagina 104 van 157

Tabblad Inkoophistorie

Dit tabblad geeft in inzicht wanneer u een bepaalde onderdeel heeft ingekocht. Op het tabblad voorraad staan enkel de gegevens van de inkoopregels waarvan nog voorraad aanwezig is. Het tabblad inkoophistorie toont alle regel, de meest recente gegevens worden bovenaan gesorteerd.



Pagina 105 van 157

Tabblad Contracten & Abonnementen

Deze optie kunt u gebruiken als verbruik van onderdelen onder een contact of overeenkomst vallen. Hier kunt u aangeven welke contracten hoeveel korting geven. Standaard wordt bij het toevoegen van een contract een percentage van 100% gebruikt, u kunt dit echter aanpassen. Bij het afboeken van materialen zal TechControl controleren of de eigenaar op de desbetreffende woning een contract heeft afgesloten, vervolgens wordt gecontroleerd of het contract recht geeft op korting op onderdelen of apparaten. Wanneer dit het geval is zal de doorbelasting verminderd worden met de korting. Daarnaast wordt apart geregistreerd ten laste van welk contract u korting geeft. Op basis hiervan kan een rapport voor u gemaakt worden wat inzicht geeft in de hoeveelheid korting die u geeft en of de contracten rendabel zijn.



Pagina 106 van 157

Tabblad Barcode

Bijna alle onderdelen zij tegenwoordig voorzien van een barcode, indien u uw medewerker zelf de materialen wil laten afboeken dan kunt u er voor kiezen om dit met behulp van een barcodescanner te doen. Op het tabblad Barcode kunt u instellen welke barcode aan dit artikel gekoppeld zijn, u kunt zelfs meerdere barcodes aan het zelfde artikel koppelen. Door in het tekstveld een barcode in te voeren en vervolgens op “Barcode Toevoegen” of ENTER te drukken wordt de barcode aan het artikel gekoppeld. Indien de barcode reeds aan een ander artikel is gekoppeld dan krijgt een foutmelding dat de barcode ongeldig is Middels het icoon van de dymo-printer kunt u vanuit TechControl labels afdrukken, u kunt deze labels bijvoorbeeld gebruiken om het magazijn van etiketten te voorzien. Om deze optie te kunnen gebruiken dient er een Dymoprinter op uw computer geïnstalleerd te zijn en moet er een sjabloon aangemaakt worden te gebruiken. Voor vragen hierover verzoeken wij u om contact op te nemen met de helpdesk.



Pagina 107 van 157

Tabblad Extra Informatie

Dit tabblad is om aanvullende informatie te kunnen registreren. Arbeidstijd Dit veld bevat het aantal minuten arbeid wat nodig is als dit onderdeel door een gast betaald dient te worden bij schade. In de instellingen wordt het standaard uurtarief ingevoerd bv. € 30,00. Wanneer bij de parasolvoet 30 is ingevoerd zal de prijs van de parasolvoet verhoogd worden met € 15,00. Op deze manier is het voor iedere receptioniste eenvoudig om de actuele prijs op de te zoeken zonder dat er toeslagen of BTW apart berekend dient te worden.



Pagina 108 van 157

10. Mail Merge TechControl biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van een standaard brief met de NAW gegevens van de Eigenaar. Deze Optie kunt u vinden in het menu OverigeMailing

In het linker gedeelte van het scherm kunt u een voorselectie maken van de eigenaar die u zichtbaar wil maken in het rechter gedeelte van het scherm. Als u een selectie heeft gemaakt van kunt u deze weergeven met de knop [Resultaten Selectie weergeven]. Iedere eigenaar kunt u indiviueel selecteren door deze aan te vinken, indien u meerdere eigenaren wilt selecteren dan kunt u de knop [Alle Selecteren] gebruiken. Als u alle eigenaren geselecteerd heeft kiest u de brief die u wilt gebruiken voor het samenvoegen. Let Op, de brief mag op dit moment niet op dezelfde computer of door iemand ander geopend zijn. Dit kan een foutmelding veroorzaken. Als laatste klikt u op de knop [Afdrukken] Nadat de gegevens door TechControl verwerkt zijn komt er een scherm met daarin een vraagstelling welke tabel u wilt gebruiken. U kiest hier voor NAW-Gegevens en klikt op OK. Word zal nu voor alle geselecteerde eigenaren de brief aanmaken. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 109 van 157

Overzicht te gebruiken velden in Word Word-Naam <Titel> <PartnerNaam> <PartnerTitel> <PartnerVoorletters> <PartnerTussenvoegsel> <Email1> <Email2> <Email3>

Omschrijving Bedrijfsnaam+Titel+Voorletters+Tussenvoegsel+Naam Titel+Voorletters+Tussenvoegsel+Naam Tussenvoegsel+Naam De Bedrijfsnaam van de Eigenaar De naam van de Eigenaar De Titel van de Eigenaar De Voorletters van de Eigenaar De Tussenvoegsels van de Eigenaar De Naam van de Partner De Titel van de Partner De Voorletters van de Partner De Tussenvoegsels van de Partner Het Adres van de Eigenaar De Postcode van de Eigenaar De Woonplaats van de Eigenaar Het land waarin de Eigenaar woont De Facturering Bedrijfsnaam De Facturering naam Het Factuur Adres De Factuur Postcode De Factuur Plaats De Briefaanhef, vanaf het tabblad NAW Het Debiteurnummer van de Eigenaar Bank / Giro Rekening van de Eigenaar Telefoonnummer van de Eigenaar GSM Nummer van de Eigenaar e 3 Telefoonnummer van de Eigenaar e 4 Telefoonnummer van de Eigenaar e 5 Telefoonnummer van de Eigenaar e 1 Faxnummer van de Eigenaar e 2 Faxnummer van de Eigenaar e 1 E-mail adres van de Eigenaar 2e E-mail adres van de Eigenaar 3e E-mail adres van de Eigenaar De namen van de locaties die de eigenaar in bezit heeft De mogelijkheid om een volgnummer op de brief mee te zenden

Met de komst van Microsoft Office 2010 zijn er twee installatie opties . Volledige installatie De installatie wordt volledig vanaf een cd uitgevoerd of via een installatie op de computer Web-Installatie De installatie wordt via internet uitgevoerd, alleen de delen die u gaat gebruiken worden geïnstalleerd. De Mail-Merge optie werkt hierbij niet omdat noodzakelijk componenten voor de gegevensuitwisseling met Microsoft Word niet zijn meegeleverd.



Pagina 110 van 157

Voorbeeld <Titel> of Datum: 10 Oktober 2005 Onderwerp: Storingregistratie Geachte , Via dit schrijven willen wij u….



Pagina 111 van 157

11. Kassa TechControl kan door middel van de module kassa uitgebreid worden met een volledige kassa functionaliteit, hierbij kan zelf bepaald worden om de kassa op een normale computer te laten werken en deze te bedienen d.m.v. toetsenbord en muis. Er kan ook gekozen worden voor een Touchscreen bediening. a. Programmering Alle items kunt u zelf programmeren via TechControl, deze kunt u vinden door in de menubalk naar Kassa te gaan.



Pagina 112 van 157

11.1 Artikel Categorieën Alle artikelen welke in de kassa staan behoren tot artikel categorieën, door middel van categorieën kunt u artikelen op een eenvoudige manier terugvinden. Maar ook de rapportage kan op basis van deze categorieën plaatsvinden. Onderstaand scherm wordt getoond wanneer het menuitem KassaArtikel Categorieën wordt gekozen

Tabblad Algemeen

Op het tabblad algemeen staan de belangrijkste gegevens van een artikelcategorie Omschrijving De omschrijving van de artikelcategorie BTW-Tarief Het standaard BTW tarief wat voor deze artikelcategorie van toepassing is, later is per artikel een eigen BTW-tarief in te stellen. Deze waarde bepaalde het standaard tarief wanneer een nieuw artikel in deze artikelcategorie wordt aangemaakt



Pagina 113 van 157

Tabblad Financieel

Het tabblad financieel bevat de financiële instellingen voor een artikelcategorie, deze zijn met namen bepalend voor een speciale rapportage en noodzakelijk voor een koppeling met een boekhoudsysteem. Kostenplaats Categorie Dit is een hoofdpost waar de omzet aan gerapporteerd kan worden Kostenplaats Dit een omzetrekening waar de omzet aan gerapporteerd kan worden Volgorde Dit veld bevat een cijferwaarde om de sorteervolgorde te bepalen, hoe lager het nummer des te hoger deze artikelcategorie in de lijsten vermeld staat. Indien twee of meerdere categorieën hetzelfde nummer hebben dan worden deze alfabetisch gesorteerd.



Pagina 114 van 157

Financiële Code D01 Dit is een debet code welke vereist is voor een export naar een financieel systeem. Raadpleeg de aanvullende handleiding voor de specifieke instellingen per financieel systeem Financiële Code C01 Dit is een Credit code welke vereist is voor een export naar een financieel systeem. Raadpleeg de aanvullende handleiding voor de specifieke instellingen per financieel systeem.

11.2 Artikelen Alle aanslagen op de kassa worden gedaan op basis van artikelen, ieder artikel kan op zeer veel manieren ingesteld worden om het gewenste gedrag te bepalen. Het belangrijkste is om de procedure niet in de instructie bij medewerk(st)er te leggen, maar op dit in de kassa vast te leggen. Artikel Zoeken

Links bovenin het scherm kan een selectie gemaakt worden door alleen artikelen te tonen welke binnen een bepaalde categorie vallen. Met de zoekfunctie is het daarnaast mogelijk om op omschrijving te kunnen zoeken, deze zoekfunctie zoek op deel van een omschrijving, het is niet van belang dat een artikel met deze omschrijving begint. Daarnaast is de zoekfunctie hoofdletter onafhankelijk. Met de button Barcode Zoeken kan ook op barcode gezocht worden, dit kan door nadat deze button geselecteerd is een barcode in te voeren en deze vervolgens met ENTER te bevestigen. Het bijbehorende artikel zal dan gezocht worden.



Pagina 115 van 157

Tabblad algemeen

Omschrijving De omschrijving van het artikel, dit is zowel de omschrijving voor de rapportage als de omschrijving welke op de klantenbon voor de gast wordt gebruikt Artikel Categorie Door middel van dit keuzeveld wordt bepaald tot welke categorie dit artikel behoord. BTW-Tarief Het BTW-tarief wordt hier bepaald, wanneer dit veld leeg wordt gelaten bij het aanmaken van een nieuw artikel dan wordt het BTW-Tarief wat aan de categorie gekoppeld is overgenomen. Status De status bepaald het gedrag van een artikel, dit is met name bepalend voor de prijs voor een artikel Huidige Prijs



Pagina 116 van 157

Dit is de huidige prijs welke op dit moment van toepassing is voor dit artikel. Het aanpassen van een prijs gaat via het tabblad prijzen. Additionele Bonnen Deze optie bepaald of er voor dit artikel aanvullende bonnen afgedrukt dienen te worden. Indien deze optie is ingeschakeld verschijnt er een extra tabblad additionele bonnen. Op dit tabblad kan ingesteld worden welke additionele bonnen er voor dit artikel afgedrukt dienen te worden. Beperkte Geldigheid Deze optie bepaald of er voor dit artikel een beperkte geldigheid van toepassing is. Beperkt geldigheid houd in dat een artikel niet het gehele jaar verkocht mag worden maar een bepaalde periode, of dat het artikel alleen bepaalde dagen van de week verkocht kan worden. Deze optie is voornamelijk van toepassing bij entreebewijzen. Vrije Tekst Uitvraag Deze optie geeft u de mogelijkheid om bij het registreren van dit artikel een tekst in te voeren. Het invoeren van deze tekst is verplicht. Het veld vrije tekst vraag bepaald welke vraag aan de gebruiker getoond dient te worden, het veld Vrij tekst op bon is een voorlooptekst welke op de klantenbon wordt afgedrukt gevolgd door de ingevoerd tekst. Om het artikel te kunnen registreren is het invoeren van een tekst verplicht Autorisatie Nivo Iedere medewerker kan voorzien worden van een autorisatie nivo. Wanneer een medewerker een autorisatie nivo heeft welke lager is dan het ingestelde autorisatie nivo bij dit artikel dan kan de betreffende medewerker het artikel niet registreren. Tabblad Prijzen



Pagina 117 van 157

In de tabel worden de ingestelde prijzen getoond, iedere prijs heeft een ingangs- en optioneel een einddatum. Hierdoor is het mogelijk om prijswijzigingen welke later doorgevoerd dienen te worden direct te verwerken in het kassasysteem. Op basis van de datum zal de kassa automatisch de nieuwe prijzen gebruiken Om een nieuwe prijs toe te voegen klikt u onderin het scherm op Toevoegen, onderstaande venster wordt zichtbaar,



Pagina 118 van 157

In dit venster wordt de nieuwe prijs ingevoerd, tevens moet aangeven worden of deze prijs inclusief of exclusief BTW is, het andere tarief wordt op basis van het ingestelde BTW-tarief automatisch berekend. Tenslotte moet aangegeven worden per welke datum deze nieuwe prijs actief dient te zijn. Wanneer onderin het scherm op Opslaan geklikt wordt dan wordt de nieuwe prijs aan het artikel toegevoegd. Automatisch zal de laatste prijs een einddatum toegewezen krijgen op basis van de ingevoerde datum. Indien een bestaande prijs aangepast dient te worden dan kan voor de knop Huidige prijs Aanpassen gekozen worden. Onderstaand scherm zal getoond worden:



Pagina 119 van 157

In dit venster kan of de prijs inclusief of exclusief aangepast worden, automatisch zal de andere prijs op basis van het ingesteld BTW-tarief berekend worden. Daarnaast kan de ingangs- of einddatum van een bepaalde prijs aangepast worden. Om de wijzigingen door te voeren wordt onderin het scherm op Opslaan geklikt. Let op, wanneer de einddatum handmatig bepaald wordt en er wordt geen aansluitende nieuwe prijs aangemaakt dan is de registratie van het artikel niet mogelijk. Tabblad Barcode



Pagina 120 van 157

Via het tabblad Barcode is het mogelijk om een of meerdere barcodes aan een artikel te koppelen. Het voordeel van barcodes is dat snelle registratie op artikelnivo mogelijk maakt. Een nieuwe barcode kan aan een artikel gekoppeld worden door deze in te voeren in het veld Nieuwe barcode Koppelen, en vervolgens op ENTER te toetsen of door op de knop Barcode toevoegen aan artikel te klikken. Indien een barcode reeds aan een ander artikel gekoppeld is dan verschijnt een foutmelding met daarin aan welk artikel de barcode reeds gekoppeld is. Om een barcode te verwijderen bij artikel kan deze geselecteerd worden in de lijst gevolgd door op de knop Barcode Verwijderen te klikken. Het is mogelijk om meerdere verschillende barcode aan het zelfde artikel te koppelen. Indien hierbij een verschillende prijs van toepassing is dan dient per prijs een apart artikel aangemaakt te worden. Zogenoemde prijsbarcodes zijn op dit moment niet beschikbaar. Tabblad Window



Pagina 121 van 157

De window functie is een aanvullende mogelijkheid om veel artikelen eenvoudig beschikbaar te maken op het toetsenbord. De window functie biedt de mogelijkheid om d.m.v. 1 toets een popup te krijgen met daarin meerdere artikelen. Op het tabblad Window kunt u een artikel toewijzen aan een of meerdere windows. Het is belangrijk om de windows welke u wilt gaan gebruiken eerst aan te maken via het menuitem Window, dit staat verderop in deze handleiding beschreven. Wanneer een artikel wilt koppelen aan een bepaald window dan selecteert u dit window door middel van het keuzevakje, vervolgens klikt u op Artikel koppelen met Window. De naam van het window zal vervolgens verschijnen in de lijst met gekoppelde windows. Om een artikel uit een window te halen selecteert u het window in de lijst met gekoppelde windows en klikt u op de knop Artikel ontkoppelen van window Tabblad Additionele Bonnen



Pagina 122 van 157

Additionele bonnen geven de mogelijkheid om naast de klantenbon een extra bon te ontvangen met daarop de naam van het artikel en de bijbehorende prijs. Eventuele verplichte tekst staat ook op deze additionele bon vermeld. Additionele bonnen worden bijvoorbeeld gebruikt bij borg. Er wordt een additionele bon afgedrukt met daarop het bedrag wat aan borg betaald is, deze additionele bon dient bij het terug vragen van de borg door de gast overhandigd te worden. Op deze manier is er altijd een controle dat de gast daadwerkelijk de borg betaald heeft. Om een additionele bon te koppelen aan een artikel wordt de bon gekozen in het keuzevakje, vervolgens wordt de knop Artikel koppelen met bon geselecteerd, De naam van de additionele bon verschijnt vervolgens in de lijst met gekoppelde additionele bonnen. De optie Seperate geeft aan of dit artikel altijd op een eigen bon afgedrukt dient te worden. Per artikel wordt dan een eigen bon afgedrukt. Blijft deze optie uitgeschakeld dan worden artikelen gekoppelde aan dezelfde additionele bon gezamenlijk afgedrukt op een bon. Om een additionele bon te verwijderen wordt de desbetreffende bon geselecteerd in de lijst met gekoppelde additionele bonnen en klikt u op de knop Artikel ontkoppelen van Bon. Tabblad Beperkte Geldigheid Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 123 van 157

Het kan voorkomen dat een artikel niet het gehele jaar verkocht mag worden, of alleen bepaalde dagen van de week, dit kan perfect georganiseerd worden via het tabblad Geldigheid. Om geldigheid te kunnen gebruiken dient dit op het tabblad algemeen te zijn ingeschakeld. Om een nieuwe geldigheid aan te maken klikt u onderin het scherm op Toevoegen, onderstaand venster wordt getoond.



Pagina 124 van 157

Als eerste moet u selecteren per welke datum deze geldigheid van toepassing is, vervolgens kunt u aangeven voor welke dagen van de week deze geldigheid van toepassing is. De laatste optie Blokkeer Aanslag bepaald of de gebruiker een foutmelding te zien krijgt dat het artikel op dit moment niet geldig is, of dat de gebruiker gevraagd wordt of dit artikel ondanks de geldigheid toch geregistreerd dient te worden. Indien de optie is ingeschakeld dan is het niet mogelijk om het artikel te registreren, de gebruiker krijgt een foutmelding met daarin vermeld wanneer het wel mogelijk is. Is de optie uitgeschakeld dan krijgt de gebruiker een waarschuwing met de vraag of ondanks de geldigheid het artikel toch geregistreerd dient te worden. Als alle instellen gemaakt zijn worden deze opgeslagen door onderin het scherm op Opslaan te klikken. De laatste geldigheid in het scherm zal op basis van de nieuwe ingangsdatum automatisch een einddatum toegewezen krijgen. Om een bestaande geldigheid aan te passen selecteert u de betreffende geldigheid en klikt u op de knop Huidige Geldigheid aanpassen, onderstaand venster zal getoond worden.



Pagina 125 van 157

Het aanpassen van de geldigheid geschied op dezelfde wijze als het aanmaken van een nieuwe geldigheid. Voorbeeld Een artikel is van 1 april t/m 31 mei alleen op zaterdag en zondag geldig, vervolgens is het artikel van 1 juni t/m 1 september alle dagen van de week geldig. Ten slotte is het artikel geldig in de periode van 10 oktober t/m 21 oktober met uitzondering van de woensdagen. Nieuwe geldigheid ingangsdatum 1-4-2011, alleen zaterdag en zondag aangevinktOpslaan Nieuwe geldigheidingangsdatum 1-6-2011, alle dagen aangevinktOpslaan Nieuwe geldigheidingangsdatum 2-9-2011, geen dag aangevinktOpslaan Nieuwe geldigheidingangdatum 10-10-2011, alle dagen behalve woensdag aangevinktOpslaan Nieuwe geldigheidingangsdatum 22-10-2011, geen dag aangevinktOpslaan

Tabblad Bestelcriteria



Pagina 126 van 157

Indien de module Voorraad is geactiveerd dan is het mogelijk om met voorraadbeheer op artikelen te werken. Er kan per artikel bepaald worden of voorraadbeheer actief is voor het betreffende artikel. Indien een voorraadbeheer actief is dan wordt bij de registratie van het artikel het betreffende aantal verminderd op de voorraad. Voorraadbeheer Indien deze optie is ingeschakeld dan is voorraadbeheer actief voor het artikel Huidige Voorraad Weergave van de huidige voorraad van het artikel Minimale Voorraad Wat is voor voorraadbeheer het minimum aantal wat op voorraad zou moeten liggen, indien de huidige voorraad lager is dan minimale voorraad wordt zal deze in rood getoond worden. Bij het maken van een besteladvies zal dit artikel hierin worden opgenomen Maximale Voorraad De maximale voorraad wordt in dit veld bepaald, bij het maken van een besteladvies zal er nooit boven dit aantal besteld worden. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 127 van 157

Besteleenheid In dit keuzeveld bepaald u de besteleenheid voor dit artikel Aantal per besteleenheid Hier bepaald u hoeveel stuks er in een besteleenheid zitten. Bijvoorbeeld de besteleenheid is per doos, aantal per besteleenheid is 20. Dit betekend dat er per doos van 20 besteld wordt. Tabblad Voorraad

Op het tabblad Voorraad heeft u inzicht in de huidige voorraad en tegen welke prijs deze aantalen in de voorraad staan. In dit overzicht wordt per bestelling getoond hoeveel stuks er nog op voorraad zijn. Bij het afboeken van voorraad wordt gewerkt volgens FIFO(First In , First Out), dit houdt in de artikel welke het langst op voorraad hebben gestaan als eerste afgeboekt worden. Magazijn In welk magazijn wordt de voorraad opgenomen, dit veld is alleen van toepassing bij locaties met meerdere magazijnen Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 128 van 157

Inkoopdatum Wat moet bij deze inkoop als inkoopdatum geregistreerd worden Netto Inkoopprijs Wat is uw netto inkoopprijs voor dit artikel Bruto Inkoopprijs Wat is uw bruto inkoopprijs voor dit artikel Aantal Het aantal wat u hebt ingekocht Om nieuwe voorraad in te boeken vult u alle velden met de juiste gegevens en klikt u op de knop boeken aan de rechterzijde. Om een voorraadregel volledig te verwijderen selecteert u de betreffende regel bovenin het scherm en klikt u op de knop Voorraadregel Verwijderen. Indien u de voorraad heeft geteld en deze blijkt af te wijken van de theoretische voorraad dan kunt de voorraad ook bijwerken. U dubbelklikt op de eerste regel in het voorraadoverzicht. Alle gegevens worden overgenomen naar de velden onderin het scherm. U bepaald nu het juiste aantal en klikt op Voorraadregel bijwerken. De geselecteerde regel wordt nu bijgewerkt met de nieuwe gegevens zoals deze onderin het scherm staan. Tabblad Inkoophistorie



Pagina 129 van 157

Het tabblad inkoophistorie geeft inzicht in welke aantallen, wanneer en tegen welke prijs zijn ingekocht. Op het tabblad voorraad staan alleen nog de regels waarvan nog voorraad aanwezig is. Op het tabblad Inkoophistorie staan alle geboekte inkopen.

11.3 Betaalwijze TechControl Kassa kan met meerdere betaalwijzen werken, welke betaalwijzen u wilt gebruik kun u hier zelf bepalen.



Pagina 130 van 157

Omschrijving De omschrijving van de betaalwijze, dit is zowel de omschrijving op het scherm, de klantenbon en de rapportage. Status Hier kunt u kiezen hoe de betaalwijze werkt, is het een vaste bedrag of een vrij bedrag Toeslag Is er een toeslag van toepassing voor deze betaalwijze. Deze optie is op dit moment nog niet beschikbaar Vaste Waarde Indien u als status gekozen heeft voor een Vaste Bedrag, dan kunt u hier de bijbehorende waarde opgeven. Aantal Kopieën Indien u hier een aantal groter dan 0 opgeeft dan is dat het aantal kopie bonnen welke automatisch afgedrukt worden.



Pagina 131 van 157

Aanvullende tekst Indien u wilt dat er een aanvullende tekst op de bon wordt afgedrukt bij een bepaalde betaalwijze dan kunt u dat hier activeren, u moet vervolgens ook opgeven welke printer tekst er als extra afgedrukt dient te worden. deze optie is bijvoorbeeld te gebruiken bij een betaalwijze Op Rekening, u stelt dan in dat er 1 kopie afgedrukt dient te worden, en als extra tekst selecteert u een printertekst met daarin ruimte voor een handtekening. Voorwaardelijk Gebruik Indien een betaalwijze alleen van toepassing is bij bepaalde artikelen dan kunt u deze optie gebruiken. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een krantenbon. Een krantenbon mag alleen gebruikt worden als er ook een krant is aangeslagen. De waarde van de krant wordt dan automatisch overgenomen. Als deze optie is ingeschakeld dan is er een extra tabblad beschikbaar waarop u kunt aangeven bij welke artikelen dit artikel geldig is. Betaalwijze Afronden Indien deze optie geactiveerd is dan worden betalingen afgerond, Let Op, het afronden van betalingen is alleen toegestaan bij Kontante, afronden van elektronische betalingen is NIET toegestaan. Afrondingen welke door de kassa worden uitgevoerd worden apart gerapporteerd. Hierdoor ontstaan er geen kasverschillen bij afronden. Geldlade Hier kiest u op en welke geldlade geopend dient te worden indien de betreffende betaalwijze geselecteerd wordt. Om een 2e lade te gebruiken dient u een speciale kabel te gebruiken voor het aansluiten van beide geldlades. Wisselgeld Indien deze optie geactiveerd is dan geeft u wisselgeld terug, tevens dient u dan te bepalen vanuit welke betaalwijze u wisselgeld terug geeft. Deze optie geeft de mogelijkheid om bijvoorbeeld bij waardebonnen geen geld terug te geven voor niet besteed tegoed. Het niet gebruikte tegoed wordt apart gerapporteerd. Verplichte Invoer De optie verplichte invoer bepaald of de gebruiker moet invoeren wat de gast gegeven heeft. Hierdoor staat altijd in het scherm en op de kassabon wat het eventuele wisselgeld is. Deze optie wordt voornamelijk geadviseerd bij de betaalwijze kontant Zichtbaar als Betaalwijze Indien deze optie is ingeschakeld dan is de betaalwijze niet zicht in de lijst met betaalwijzen bij het afrekenen. De betaalwijze kan alleen d.m.v. een eigen toets op een van de bladzijdes op het toetsenbord gebruikt worden Autorisatie Nivo



Pagina 132 van 157

Indien u niet wilt dat alle medewerkers een bepaalde betaalwijze kunnen gebruik dan kunt u deze optie invoeren. Alleen medewerkers met een autorisatie nivo hoger of gelijk aan de hier ingestelde waarde kunnen de betaalwijze gebruiken. Tabblad Financieel

Volgorde Door middel van deze cijferwaarde bepaald u de volgorde waarin de betaalwijze getoond worden. Indien een of meerdere betaalwijzen een gelijk volgorde nummer hebben dan worden deze alfabetisch gesorteerd. Dagkas Declaratietype Deze optie is bepalend voor de methode waarop deze betaalwijze gedeclareerd dient te worden bij de dagkas. Indien gekozen wordt voor vrije invoer dan kan d.m.v. numerieke cijfer het totaalbedrag ingevoerd worden. Bij de optie Munt/Biljet Keuze euro moet per munt/biljet het aantal opgegeven worden. De totale waarde wordt automatisch op basis van deze aantallen bepaald. Financiële Code D01



Pagina 133 van 157

Dit is een debet code welke vereist is voor een export naar een financieel systeem. Raadpleeg de aanvullende handleiding voor de specifieke instellingen per financieel systeem Financiële Code C01 Dit is een Credit code welke vereist is voor een export naar een financieel systeem. Raadpleeg de aanvullende handleiding voor de specifieke instellingen per financieel systeem. Maximale Waarde Het is mogelijk om via de kassa een geldopnamen te registreren, dit kan door bijvoorbeeld de betaalwijze PIN op het toetsenbord te plaatsten en hier de omschrijving “PIN Geldopname” aan te koppelen. De Maximale waarde bepaald dan wat hiervoor het maximale bedrag is. Indien een bedrag wordt ingevoerd welke groter is dan zal een foutmelding verschijnen dan de invoer te groot is.



Pagina 134 van 157

11.4 Toetsenbord TechControl Kassa werkt met een volledig schermtoetsenbord, dit toetsenbord is opgebouwd uit een aantal bladzijdes aan de onderzijde van het scherm , vervolgens heeft iedere bladzijde een aantal toetsen. Standaard heeft iedere bladzijde 8x8 toetsen. Om wijzigingen in het toetsenbord aan te brengen ga je in de menubalk naar KassaToetsenbord.

Als eerste dient er een keuze gemaakt te worden uit een Configuratie. In de meeste gevallen zal er maar 1 configuratie aanwezig zijn. Een configuratie is een complete indeling van het toetsenbord, door middel van meerdere configuraties kan per kassa een andere indeling gebruikt worden. Zodra de juiste configuratie geselecteerd is klik je op de knop Configuratie Inlezen en weergeven.



Pagina 135 van 157

De programmering van het toetsenbord wordt nu weergegeven. Door onderin op de bladzijde toetsen te klikken wordt de inhoud van de betreffende bladzijde weergegeven. Om een toets te programmeren dient de betreffende toets aangeklikt te worden. Vervolgens kan rechts bovenin het scherm een keuze gemaakt worden bij Soort Toets. Wanneer de soort gekozen is moet bij de meeste opties nog een item gekozen worden. Hierdoor wordt bepaald welk specificieke artikel geprogrammeerd dient te worden, eventueel kan de 3 e regel gebruikt worden als zoekfunctie binnen alle artikelen. Zodra de juiste keuze gemaakt is dient op de knop Toets Programmeren geklikt te worden. De omschrijving van het artikel zal nu overgenomen worden op de toets. Met behulp van de velden onder de programmeer toets kan de toets zelf aangepast worden. Toetsomschrijving De omschrijving welke op de toets staat, dit is niet de omschrijving zoals deze op de kassa(bon) staat. Autorisatie Door hier een waarde in te voeren kan beperkt worden welke medewerkers deze toets kunnen gebruiken. Deze autorisatie staat los van de artikel autorisatie.



Pagina 136 van 157

Afbeelding Hier is het mogelijk om in plaats van tekst een afbeelding op de toets te plaatsen Kleur Door op deze knop te klikken kan de kleur van een toets ingesteld worden. Achter de kleurbutton is een optie Kleur Vasthouden, wanneer deze optie aangevinkt is zal iedere volgende aangeklikte toets dezelfde kleur krijg. Pas als deze optie is uitgeschakeld zal de kleur weer per toets ingesteld kunnen worden.

Als een toets verwijderd moet worden dan kan deze geselecteerd worden, vervolgens wordt Huidige Toets Wissen geklikt, de toets zal dan leeg gemaakt worden. Het gekoppelde artikel zal niet verwijderd worden, alleen de toets. Het is ook mogelijk om toetsen binnen dezelfde bladzijde te verplaatsen, dit kan door de toets de selecteren, op het toetsenbord de CRTL toets ingedrukt te houden, vervolgens klik je met de linkmuis knop op de betreffende toets en houd je deze ingedrukt. Tenslotte sleep je de muis naar de toets waar naartoe deze verplaatst dient te worden en laat je de linkmuisknop los. Let Op, eventuele bestaande programmering wordt overschreven.

De pagina’s onderin het scherm kunnen aangepast worden, dit kan gedaan worden via de pagina programmering. Deze kan je selecteren met de tabbladen aan de rechterkant van het scherm



Pagina 137 van 157

Om een bestaande pagina te wijzigen selecteer je deze pagina in het 1e keuzevakje, Beschikbare Pagina’s Vervolgens kan je de instellingen van deze pagina aanpassen, wanneer alle aanpassingen zijn doorgevoerd klik je op wijzigingen Opslaan. Met behulp van het veld pagina Nr. kan je de volgorde van de pagina’s aanpassen, houd er wel rekening mee dat een nummer maar 1 keer gebruikt kan worden, als je wilt schuiven moet dit via een “hulp”-nummer gebeuren.



Pagina 138 van 157

Om een nieuwe pagina toe te voegen klik je op Nieuwe Pagina Toevoegen, vervolgens wordt gevraagd om de naam van deze pagina in te voeren. Standaard wordt het aantal toetsen op 7x7 ingesteld, dit kan eventueel aangepast worden (per pagina). De nieuwe pagina wordt pas zichtbaar als de toetsenbord programmering wordt afgesloten en deze opnieuw geopend wordt.



Pagina 139 van 157

12 Kassa Gebruik De kassafunctie is te starten via het menu KassaKassa, daarnaast is het mogelijk om de snelkoppeling te gebruiken. Deze snelkoppeling staat in de linker navigatiebalk van TechControl. (deze snelkoppeling is per gebruiker in te stellen) Een laatste mogelijkheid is om in te stellen dat bij het opstarten van TechControl de kassa automatisch geopend dient te worden.

Bovenstaand scherm zal getoond worden als de kassa gestart is. Standaard moet bij iedere transactie een medewerker aangemeld worden. Dit wordt gedaan door een willekeurige medewerker te kiezen. Indien gebruik gemaakt wordt van codes van zal een numeriek vlak zichtbaar zijn om de code in te voeren, de code moet bevestigd worden met OK



Pagina 140 van 157

Vervolgens is het basischerm zichtbaar, dit scherm is onder te verdelen in een viertal onderdelen Paginanavigatie Dit is het deel onderin het scherm met de diverse pagina’s, een pagina kan zichtbaar gemaakt worden door deze aan te toetsen. Pagina Dit is het grootste deel van het scherm, hierop zijn de verschillende toetsen (lees artikelen) zichtbaar. Iedere toets kan heeft een omschrijving en optioneel een kleur. Transactieoverzicht Dit is het deel rechts bovenin het scherm, in dit gedeelte is terug te zien wat er reeds is aangeslagen Numerieke en Functie Toetsen Het deel rechts onderin het scherm bevat de numerieke toetsen en een aantal functietoetsen welke te gebruiken zijn binnen de kassa. Afhankelijk van de autorisatie is het mogelijk dat bepaalde toetsen grijs zijn. Dit betekend dat de aangemelde medewerker geen rechten heeft om de betreffende functie te gebruiken.



Pagina 141 van 157

12.1 Artikel registreren Om een artikel te registreren dient deze enkel aangetoetst te worden, zodra het artikel geregistreerd is zal deze in het transactieoverzicht verschijnen. Om hetzelfde artikel nogmaals te registreren kan de betreffende artikeltoets nogmaals gekozen worden. Indien je van direct meerdere aantallen wilt registreren dan kan je ook via het numerieke gedeelte het juiste aantal invoeren gevolgd door de artikeltoets. In het artikel geprogrammeerd is met een open prijs dan zal na het kiezen van de artikeltoets een numeriek venster zichtbaar worden om het bedrag in de voeren.

Voer hier de prijs in zonder een komma te gebruiken, de kassa zal deze er zelf tussen zetten. Zodra de prijs correct ingevoerd is kan deze bevestigd worden met de OK toets. Artikelen met een gelijke stuksprijs worden automatisch samengevoegd in het transactieoverzicht. Daarnaast is het mogelijk dat een artikel geprogrammeerd is met een vrije tekstinvoer. Na het kiezen van de artikeltoets wordt eerst de vrije tekst gevraagd. Dit kan afhankelijk van de instellingen een numeriek of volledige toetsenbord zijn.

12.2 Afrekenen Wanneer alle artikelen geregistreerd zijn kan door middel van de Sub-Totaal toets een subtotaal van de bon weergegeven worden. Hierdoor worden automatisch de betaalwijzen zichtbaar. Het is altijd mogelijk om onderin het scherm terug te gaan naar een van de artikelpagina en nog een artikel te registreren. Met behulp van de betaalwijze toets worden ook direct de betaalwijzen getoond.



Pagina 142 van 157

Nu kan iedere willekeurige betaalwijze gekozen worden, indien bij de betaalwijze kontant afronding is ingesteld dan zal pas bij het kiezen van betaalwijze kontant de afronding toegepast worden. Daarnaast is mogelijk om verplicht in te voeren wat van de gast ontvangen is. Als dit van toepassing is zal de kassa hier automatisch om vragen. Wanneer de transactie volledig voldaan is dan de transactie afgesloten worden wordt er een kassabon afgedrukt en zal de geldlade open gaan. De geldlade gaat alleen open als dit bij de betreffende betaalwijze is ingesteld. Indien het ingetoetste bedrag groter is dan het bedrag wat voldoen dient te worden dan zal de kassa automatisch wisselgeld berekenen. Het wisselgeld staat op de kassabon vermeld en in het transactieoverzicht. Wanneer niet het volledige bedrag maar een deel voldaan wordt (deelbetaling) dan is dit mogelijk door het bedrag zonder komma in te voeren via het numeriek gedeelte en vervolgens de betreffende betaalwijze te kiezen. Het ingevoerde bedrag zal dan geregistreerd worden, het restant kan vervolgens met een andere betaalwijze voldaan worden.



Pagina 143 van 157

12.3 Transactie Stoppen Indien er iets geregistreerd is maar de bon wordt niet verder afgehandeld omdat er bijvoorbeeld iets volledig verkeerd is aangeslagen dan is het mogelijk om de een transactie te stoppen. Dit kan door de functietoets met het stopbord te kiezen. Er zal een bevestiging gevraagd worden of de transactie gestopt moet worden. De transactie is wel in het journaal terug te vinden, en er wordt ook een bon afgedrukt.

12.4 Corrigeren binnen een transactie Wanneer binnen een transactie een artikel foutief is aangeslagen dan hoeft niet de gehele transactie gestopt te worden maar kan deze fout hersteld worden. Dit kan door in het transactieoverzicht de betreffende foutieve regel te selecteren (geel gekleurd) en vervolgens op de rode Fout toets te klikken. Indien niet de gehele regel fout is maar alleen het aantal is onjuist dan is het mogelijk om een aantal fout te gebruiken. Dit doe je door eerst de betreffende regel te selecteren, vervolgens het aantal wat gecorrigeerd dient te worden in te toetsen en tenslotte de fout toets. Het aantal wordt van in mindering gebracht van het totaal.

12.5 Retour Indien geld terug gegeven dient te worden omdat een artikel niet goed is of teveel verkocht is dan is het mogelijk om een retourboeking te maken. Dit doe je door eerst de retour toets aan te klikken, in het rood wordt ook de toets retour zichtbaar. Vervolgens kies je het artikel wat retour geboekt moet worden.

Er wordt nu ook gevraagd waarom het retour geboekt wordt, dit is een verplicht tekst. Zodra de tekst ingevoerd is kan deze bevestigd worden met Enter. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 144 van 157

Indien er meerdere artikelen retour geboekt dienen te worden dan dient dit stappenplan volledig herhaald te worden. Er zal echter gevraagd worden of dezelfde reden gebruikt moeten of een nieuwe reden. Zodra alle artikelen retour geboekt zijn dient Sub-Totaal gekozen worden en wordt de bijbehorende betaalwijze gekozen. In de meeste gevallen zal het kontant betreffen. Omdat het hier om een geldteruggave gaat zal de kassa niet vragen wat van de gast ontvangen is. Bij het afdrukken van de kassabon wordt er een extra bon afdrukt, een bon voor geld ontvangst. Deze bon dient door de gast afgetekend te worden als bewijs dat het geld daadwerkelijk ontvangen is.

12.6 Prijs Opvragen Het komt soms voor dat van een bepaalde artikel te prijs gecontroleerd moet worden. Dit kan door het artikel aan te slaan en deze bon vervolgens te stoppen. Echter met behulp van de blauw Prijs Info toets kan de prijs van een willekeurig artikel opgevraagd worden. Hiervoor moet eerst de toets Prijs Info bij de functietoetsen gekozen worden, vervolgens wordt het artikel gekozen. In een popup zal de prijs getoond worden

12.7 Lade Open De lade wordt automatisch bij een kontant transactie geopend, het is echter ook mogelijk om de lade zonder transactie te openen. Dit kan door de Paars Menu toets bij de functietoetsen te kiezen, de paginanavigatie zal een aantal aanvullende functietoetsen tonen. Wanneer hier voor Lade Open gekozen wordt zal de lade geopend worden. Het is ook mogelijk om de lade open functie direct op een van de bladzijdes te programmeren.

12.8 Kopie Bon Wanneer er geen bon uit de printer is gekomen of als er een extra kassabon nodig is dan kan dit via de functie Kopie Bon in het aanvullende menu beschikbaar via de paarse Menu toets. Wanneer voor Kopie Bon gekozen wordt dan wordt een nieuwe bon afgedrukt van de laatste transactie. Op deze bon staat duidelijk vermeld dat het een kopie betreft.



Pagina 145 van 157

13 Rapportage Binnen TechControl zijn er verschillende mogelijkheden om rapportage op te vragen, afhankelijk van het soort informatie wat nodig is past een rapportage methode. Iedere methode heeft zo zijn eigen bijzonderheden/ mogelijkheden.

13.1 Vrije Rapportage De vrije rapportage geeft de mogelijkheid om te totaliseren over een zelf te bepalen periode. Het maakt hierbij niet uit of het om artikelomzet, afronding of BTW totalen gaat. De vrije rapportage biedt hiervoor de oplossing. De vrije Rapportage is te vinden via het menu KassaRapportage

Het filter bovenin het scherm biedt verschillende mogelijkheden om de rapportage op te kunnen bouwen. De periode staat standaard op “vandaag”. Daarnaast zijn er 4 groeperingen mogelijk een groepering moet gezien worden als een subtotaal. Standaard staan de groeperingen op Datum-Kassa-Categorie. Dit houdt in dat het rapport als eerste een subtotaal per datum geeft, vervolgens wordt per datum een subtotaal per kassa gegeven, welke ook weer per categorie een subtotaal geeft. Maneffic Solutions - Bloemstraat 95 - 8096 VN Oldebroek Tel: +31 (0) 62 502 4185 - Fax: +31 (0) 84 731 1907 - www:http://www.maneffic.nl - @: [email protected] Kvk Harderwijk: 08128884 - BTW NL178440620B01


Pagina 146 van 157

Zodra de groeperingen naar wens zijn ingesteld kan op de knop Rapporten Aanmaken geklikt worden. TechControl Kassa zal vervolgens de rapportage samenstellen.

Iedere groepering kan open geklikt worden de details te bekijken. De rapportage is onderverdeeld in een aantal tabbladen, ieder tabblad bevat een informatie soort Artikelomzet, de omzet op basis van de artikelen BTW-Specificatie, een overzicht van de omzet per BTW-tarief Betaalwijze, een overzicht van de totalen per betaalwijze Statistieken, gegevens over het aantal transactie stop, lade open, enz Omzet per medewerker, de omzet per medewerker gespecificeerd per artikel(categorie)



Pagina 147 van 157

Met behulp van de afdrukfunctie aan de rechterzijde van het scherm kunnen rapportage afgedrukt worden. Wanneer een transactie afgerond is word deze direct zichtbaar in de rapportage, de rapportage is derhalve ook een uitstekend middel om tussentijds de omzet te raadplegen. Ter vergelijking kan dit gezien worden als een x-bon zoals deze op sommige systemen beschikbaar is.



Pagina 148 van 157

13.2 Transactie Journaal Iedere transactie welke in de kassa gemaakt wordt is terug te vinden via het transactiejournaal, door middel van het transactiejournaal is in detail terug te zien wat en door wie welke transactie is uitgevoerd. Het transactiejournaal is te vinden via het menu KassaTransactie Journaal

Aan de linkerkant van het scherm zijn de verschillende zoekfilter te vinden, het 1 e filter de periode is altijd verplicht. Standaard staat deze ingesteld op “vandaag”, met behulp van de kalenders is de periode aan te passen. Om een van de overige filter te gebruiken dient deze optie aangevinkt te worden, vervolgens is een keuzevak met daarin de beschikbare mogelijkheden zichtbaar. Wanneer alle filter goed zijn ingesteld dient op de knop Transactiejournaal weergeven geklikt te worden.



Pagina 149 van 157

De middelste kolom wordt nu gevuld met alle gevonden transacties, iedere regel heeft een transactie weer. Links bovenin staat de datum en tijd waarop de transactie geboekt is, links onderin staat het unieke bonnummer voor die datum, rechts bovenin staat het kassanummer waarop de transactie is verwerkt. Ten slotte staat rechts onderin het totaalbedrag van de betreffende transactie, het is ook mogelijk dat hier geen bedrag vermeld staat. Dit kan door een Lade Open of een Transactie Stop komen. Het rechter gedeelte van het scherm geeft de detailgegevens van de bon aan. Het bovenste gedeelte geeft algemene informatie over de bon, onderin het scherm staan precies wat er aangeslagen is bij de betreffende transactie. Eventueel kunnen deze gegevens nog uitgebreid worden door middel van de extra optie bovenin het scherm. Met behulp van de optie tijd per Handeling is precies te zien hoe laat iedere toets gekozen is. Links onderin het scherm is er de mogelijkheid om het transactiejournaal af te drukken. De transacties welke op dat moment in de middelste kolom zichtbaar zijn zullen in de afdruk opgenomen worden.



Pagina 150 van 157

13.3 Dagkas De TechControl kassa werkt met een dagkas, dit houdt in dat de kassa automatisch de omzet per dag registreert, het is niet nodig om dagelijks de kassa nul te stellen. Om ook het opmaken van de kassa op een eenvoudige manier te kunnen verwerken is de dagkas noodzakelijk. Aan het begin van de dag wordt de dagkas geopend, dit houdt in dat alle beginstanden van alle betaalwijze ingevoerd worden. In de praktijk hoeft dit alleen voor kontant gedaan te worden, daar de overige betaalwijzen geen aanvangssaldo hebben. Aan het einde van de dag wordt de dagkas weer afgesloten, de kassa zal nu automatisch aangeven of er een kasverschil is en hoe dit kasverschil is opgebouwd. Het openen en sluiten van de dagkas hoeft niet op de kassa zelf gedaan te worden, dit kan ook op een van de overige computers gedaan worden. Openen Dagkas Ga in de menubalk naar KassaDagkas

Selecteer de datum, standaard staat de datum al op “vandaag”, en klik op volgende.



Pagina 151 van 157

Bovenin het scherm staat nu ook “Dagkas Openen”. In deze stap moet voor iedere betaalwijze gedeclareerd worden wat het beginsaldo is. Dit doe je door de desbetreffende betaalwijze te selecteren en op de knop Betaalwijze Declareren aan te klikken. Bij kontant moet het exact aantal van alle munten en biljetten ingevoerd worden.

Wanneer je alle munten en biljetten hebt ingevoerd wordt onderin het scherm de totale waarde weergegeven. Om deze waarde te gebruiken klik je tenslotte op Totaal Bevestigen, wanneer je deze waarde niet wilt gebruiken kan je op Annuleren klikken.



Pagina 152 van 157

Voor de overige betaalwijze kan je direct het bedrag invoeren, het bevestigen werkt op dezelfde manier als bij de betaalwijze kontant.

Wanneer alle betaalwijzen gedeclareerd zijn zie het totale bedrag wat gebruikt wordt bij het openen van de kas.



Pagina 153 van 157

Klik volgende om door te gaan naar de volgende stap, in deze stap wordt gevraagd wie de dagkas geopend heeft. Selecteer hier de juiste medewerk(st)er en klik op volgende

Tenslotte klik je op Opslaan om alle gegevens op te slaan, het scherm zal automatisch afgesloten worden. Sluiten Dagkas Aan het einde van de dag moet de dagkas afgesloten worden, hiervoor ga je in de menubalk naar KassaDagkas

Selecteer de datum, standaard staat de datum al op “vandaag”, en klik op volgende. Omdat de dagkas reeds geopend is voor deze datum zal automatisch bovenin het scherm staan Dagkas Sluiten.



Pagina 154 van 157

Je geeft nu op dezelfde manier als bij het openen van de dagkas per betaalwijze het totale bedrag in. Let Op, bij kontant tel je de gehele inhoud van de lade, ook het standaard kasgeld wat achterblijft. Wanneer alle bedragen zijn ingevoerd klik je op volgende, en selecteer je de medewerk(st)er welke de dagkas heeft afgesloten.



Pagina 155 van 157

Je krijgt nu een overzicht te zien van de gehele dagkas, bovenin het scherm wordt per betaalwijze aangeven wat het begin- en eindsaldo is, wat het totaal is. De kolom kassa geeft aan hoeveel er volgens de kassa aangeslagen is. In de kolom Verschil staat vervolgens het verschil per betaalwijze. Op deze manier kan je snel zien of de kassa klopt. Links onderin het scherm wordt een logboek automatisch gevuld, je kunt deze vermeldingen niet aanpassen of verwijderen. Door middel van de knoppen Dagkas Openen Herzien en DagKas Sluiten Herzien, kan je eventueel het openen en/of sluiten van de dagkas opnieuw invullen. Bijvoorbeeld als er een typ-/telfout gemaakt is. Wanneer de kassa volledig gecontroleerd is wordt de Kasafdracht ingevuld, dit doe je door op de knop Kasafdracht te klikken



Pagina 156 van 157

Aan de linkerzijde zie je de aantallen zoals deze zijn ingevoerd bij de betaalwijze kontant bij het sluiten van de dagkas. Vervolgens geeft je in de middelste kolom Afdracht aan welke aantallen er afgestort worden. De rechter kolom Standaard Kasgeld geeft aan welk bedrag er in de kassalade achterblijft voor de volgende dag. De aantallen wordt automatisch berekend, je ziet dus direct welk effect dit heeft op de afdracht en de standaard kas. Wanneer alle waarden zijn ingevoerd klik je onderin het scherm op Voltooien. Je komt nu terug in het overzicht De laatste stap bij het sluiten van de dagkas is het afdrukken van de dagkas, dit doe je recht bovenin het scherm. Door op de knop met het afdrukvoorbeeld te klikken krijg je altijd eerst een afdrukvoorbeeld te zien. Je kunt deze afdrukken door in de linker bovenhoek op het printericoon te klikken. Wanneer het afdrukken voltooid is kan je het afdrukvoorbeeld sluiten. Door onderin het scherm op Sluiten te klikken sluit je de gehele dagkas af. Je kunt op ieder moment een dagkas uit het verleden bekijken, dit door je door de betreffende datum te selecteren, je komt echt direct in het overzicht terecht. Vanuit dit scherm kan je alle gegevens normaals raadplegen / afdrukken. Let Op. Gebruik de dagkas nooit halverweg een dag om een tussenstand op te vragen. De dagkas is ALLEEN voor het afsluiten van de dag. Voor een tussentijdse opgave kan je de rapportage gebruiken.



Pagina 157 van 157


Handleiding TechControl

Recommend Documents