Handleiding SWOffice Servicepunten
In opdracht van WonenPlus Noord-Holland Gemaakt door : Ellen Gunst Versie: Maart 2010
1
Inhoudsopgave SWOffice starten ..................................................................................... 5 Inloggen onder een ander account ........................................................... 6 Relatiebeheer.......................................................................................... 7 Invoeren in SWOffice van nieuwe cliënten/personen ...................................... 8 Nieuwe cliënt aanmaken: ....................................................................... 8 Gegevens aanvullen bij bestaande cliënt:.................................................. 9 Uitschrijven van personen .....................................................................10 Gegevens opzoeken in archief ................................................................12 Ontdubbelen .......................................................................................13 Opties SWOffice .....................................................................................15 Menuknop: Programma instellingen ........................................................15 Tabblad : Algemeen...........................................................................15 Tabblad : Etiketten ............................................................................15 Tabblad : Facturen ............................................................................16 Tabblad : Hulptabellen .......................................................................16 Tabblad : Modules .............................................................................17 Tabblad : Loket en tabblad: loket keuzelijsten .......................................17 Tabblad : Algemene keuzelijsten .........................................................18 Tabblad : Extra .................................................................................18 Menuknop: Aanpassen sjablonen ............................................................20 Sjablonen maken ..............................................................................20 Aanpassen sjabloon ...........................................................................23 Het sjabloon gebruiken ......................................................................25 Menuknop: Medewerkers.......................................................................26 Tabblad : N.A.W. gegevens .................................................................26 Tabblad : Toegangsrechten .................................................................26 Tabblad : Modules .............................................................................27 Tabblad : Correspondentie ..................................................................27 Module WonenPlus ..................................................................................28 Menuknop: Abonnee.............................................................................29 Tabblad: Cliëntgegevens ....................................................................29 Invoeren van een nieuwe abonnee .......................................................29
2
Tabblad: Inschrijf I ............................................................................30 Tabblad: Inschrijf II ...........................................................................31 Tabblad: Overige gegevens.................................................................31 Uitschrijven van WonenPlus Abonnee ...................................................32 Opzoeken van een abonnee ................................................................33 Opzoeken abonnees (met verrekijker) ..................................................33 Verwerking van abonnementen WonenPlus............................................35 Ingangsdatum abonnement: ...............................................................35 Beëindigen abonnement: ....................................................................36 Menuknop: Vrijwilligers .........................................................................37 Vrijwilligers koppelen aan een dienstverlening .......................................38 Menuknop: Dienstverleners ...................................................................39 Tabblad: Vrijwilligers .........................................................................39 Tabblad: Bedrijven ............................................................................39 Tabblad: Extra ..................................................................................40 Selectie ...........................................................................................40 Nieuwe diensten aanmaken ................................................................40 Overzichtslijst van vrijwilligers per dienst maken ....................................42 Verjaardagslijst vrijwilligers maken ......................................................43 Menuknop: Dienstverleningen ................................................................44 Tabblad Gegevens dienstverlening .......................................................44 Verwerking aanvragen van abonnees ...................................................44 Aanvullen gegevens bij al aangemaakte dienstverlening ..........................45 Categorieën diensten .........................................................................46 Tabblad: Tijdsbesteding vrijwilliger ......................................................48 Tabblad: Repeterende dienstverlening ..................................................48 Meerdere diensten tegelijk invoeren .....................................................50 Menuknop: Afspraken ...........................................................................52 Menuknop: Facturen.............................................................................53 Menuknop: Factureren abonnees ............................................................53 Menuknop: factureren dienstverlening:....................................................53 Menuknop: Openstaande facturen ..........................................................54 Wijziging aanbrengen in factuur...........................................................55 Incasso ...........................................................................................57 Waar vind je het clieop bestand? .........................................................59
3
Facturen ..........................................................................................60 Factuur aanmaken voor woningcorporatie e.d. .......................................61 Menuknop: Rapportage .........................................................................63 Menuknop: Opties WonenPlus ................................................................66 Tabblad 1: Algemeen .........................................................................66 Tabblad: Abonnementen ....................................................................67 Tabblad: Factuurdata .........................................................................67 Tabblad: Lidmaatschapspas ................................................................68 Tabblad: Keuzelijsten.........................................................................68 Overige mogelijkheden in SWOffice: ..........................................................69 Mailings maken ...................................................................................69 Mailings/brieven maken met vooraf ingestelde sjablonen: ..........................71 Filteren van gegevens...........................................................................72 Lijsten maken .....................................................................................75 Lijsten implementeren in Word of Excel ...................................................77 E-Mailen .............................................................................................78 Informele Aanhef .................................................................................80 SWOffice updaten ................................................................................81
4
SWOffice starten Klik op het icoon van SWOffice Je zit nu een venster verschijnen
Kies via het menuknopje
uw eigen achternaam.
Verplaats de cursor met de [Tab]-toets naar het invulveld Wachtwoord en typ je persoonlijk wachtwoord. Als naam en wachtwoord zijn ingevuld klikt je op [OK] of op [Enter]. Na het inloggen zie je het volgende scherm
Dit zijn de menuknoppen
klik op deze knop om SWOffice af te sluiten
Klik op start om terug te komen
klik op de kromme pijl
in het hoofdmenu
om terug te keren naar vorige venster
5
Inloggen onder een ander account Het is mogelijk om je als andere gebruiker aan te melden, zonder eerst te hoeven uitloggen. Dit is handig als je als gebruiker bent ingelogd en als Admin een aanpassing moet doen. Je gaat hiervoor naar de startpagina en dubbelklikt op het Start icoon. Nu kun je inloggen als een andere gebruiker.
Dubbelklik
6
Relatiebeheer Wanneer je op de menuknop “relatiebeheer” klikt verschijnt het onderstaande scherm in beeld:
Personen: Onder deze menuknop voer je alle personen in. Dit kunnen abonnees zijn, vrijwilligers, consulent, etc. Pas later koppel je een persoon aan een of meerdere modules. Instellingen: Onder deze menuknop voer je alle instellingen, bedrijven, organisaties etc. in. Je kunt hier ook relaties en/of afdelingen van een instelling aan koppelen. Huisartsen: Onder deze menuknop kun je de huisartsen invullen. Docenten: Indien je activiteiten organiseert, dan kun je onder deze menuknop de docenten registreren. Overleggroepen: Het is aan te raden om deze menuknop te gebruiken voor overleggroepen zoals bijvoorbeeld het bestuur, maar ook voor bepaalde mailings zoals het versturen van je nieuwsbrief naar diverse organisaties. De personen/organisaties moeten al wel ingevoerd zijn in SWOffice (bij personen of instellingen). Je kunt zelf een groepsnaam bedenken (bijvoorbeeld bestuur). Iedere keer als je een mailing uit wilt laten gaan, dan hoef je alleen maar naar deze groep te gaan en hoef je niet iedere keer mensen te selecteren of steeds apart etiketten uit te draaien.
7
Invoeren in SWOffice van nieuwe cliënten/personen
Relatiebeheer;
Personen;
Nieuwe cliënt aanmaken:
Klik op (nieuw formulier)
Vul alle gegevens in (rode vakken zijn verplicht)
1
2 5 6 8
3
4 7 9
1
Voorletter met punt erachter (i.v.m. mailings/brieven)
2
Achternaam zonder tussenvoegsels
3
Hier de tussenvoegsels (van, de, van het, van der, etc)
4
Meisjesnaam hier invullen en niet totale naam bij achternaam (hier mag je wel het tussenvoegsel voorzetten (de Vries)
5
Adres voluit schrijven (i.v.m. zoekopdrachten)
6
Postcode voluit intypen
7
Woonplaats alleen opties kiezen met pijltje. (evt. nieuwe woonplaats aanmaken via opties SWOffice)
8
Telefoonnummer noteren: netnummer – (streepje) abonneenummer
9
Geboortedatum altijd vragen, i.v.m. rapportages
8
Gegevens aanvullen bij bestaande cliënt:
Klik op slotje (indien ingesteld)
Je kunt nu gegevens veranderen of aanvullen Slotje aanzetten is aan te raden. Er zijn veel mensen in SWOffice aan het werk. Om te voorkomen dat er per ongeluk een aanpassing wordt gedaan zet je het slotje erop. Mensen die als toegangsrechten “alleen lezen” hebben, die moeten eerst op het slotje klikken alvorens ze iets kunnen wijzigen/toevoegen.
Hoe? (inloggen onder “admin”)
Opties SWOffice;
Programma instellingen;
Eerste tabblad: algemeen:
Zet v bij Blok. Wijzigingen
9
Uitschrijven van personen Relatiebeheer; Personen; Zoek de persoon die je uit wilt schrijven; Het is aan te raden om in het onderste vak bij opmerkingen de reden en eventueel de datum van uitschrijving te vermelden.
Controleer op het 2e tabblad of de persoon nog gekoppeld is aan een andere module, bijvoorbeeld WonenPlus. Als er geen einddatum staat bij een module, dan moet je eerst de persoon in die module uitschrijven voordat je dat op deze plek doet. (zie “uitschrijven abonnee WonenPlus”)
In dit geval staat er nog geen einddatum bij WonenPlus, als die er wel staat, dan kun je tot uitschrijven overgaan.
10
Als iemand definitief uitgeschreven kan worden, dan haal je het vinkje weg bij het woord “actief”. Je krijgt nu de melding:
Klik op Ja. De persoon wordt niet verwijderd uit het programma, maar wordt in het archief gezet. Alle gegevens blijven dus behouden en zijn altijd op te zoeken.
Persoon overleden? Indien de persoon overleden is, dan moet je een “v” zetten in het vakje achter “overleden. Je krijgt dan de volgende melding:
De persoon word nu in het archief gezet.
11
Gegevens opzoeken in archief Ga naar de plek waar je iets in het archief wilt opzoeken. Bijvoorbeeld: Relatiebeheer Personen. Klik linksboven op de Je krijgt nu een
(Huidig) in beeld (Archief)
Je ziet dat de pagina in het grijs weergegeven wordt. Hieraan kun je zien dat je in het archief zit. Je kunt alleen gegevens opzoeken en niet wijzigen. Indien je iets wilt wijzigen, dan zul je de persoon eerst weer actief moeten maken door een vinkje te zetten achter het woord “actief”.
Door nogmaals op de te klikken kom je weer in het huidige bestand. Deze werkwijze kun je in het gehele SWOffice bestand toepassen.
12
Ontdubbelen Het kan zijn dat er mensen meerdere keren in SWOffice staan. Het is aan te raden om vervuiling van je bestand tegen te gaan om deze dubbele invoer op de juiste manier op te schonen. Je kunt dit alleen doen via relatiebeheer personen. Zoek in je lijst de persoon op die er dubbel in staat.
De kans is aanwezig dat er op het ene blad meer gegevens vermeld zijn dan op het andere blad. Zorg ervoor dat op 1 blad alle gegevens komen te staan. (het gaat alleen om het eerste tabblad).
De persoon van het onderste voorbeeld heeft een telefoonnummer en een geboortedatum, de persoon uit het bovenste voorbeeld niet. Je kiest nu voor de persoon met de meeste gegevens (onderste voorbeeld) Klik op het pijltje achter “vervangt”.
13
Klik nu op de persoon die je wilt opschonen.
Klik nu op OK
De foutief ingevoerde of dubbel ingevoerde persoon is nu verdwenen. Alleen de juiste persoon staat nog in het systeem.
14
Opties SWOffice
Menuknop: Programma instellingen Tabblad : Algemeen
Op dit tabblad moet je alle gegevens van je servicepunt invoeren. Je kunt hier ook het wachtwoord om in te loggen als “admin” wijzigen. Bij “Backend locatie” zie je waar SWOffice wordt opgeslagen. Dit is van belang om te zien waar je de updates moet neerzetten. Tabblad : Etiketten
Hier kun je de standaard aanpassen van de etiketten die je gebruikt.
15
Je kunt de precieze positie van het adres op het etiket instellen met de getallen in de velden. Let op: de getallen die je intypt zijn millimeters. Tabblad : Facturen
Dit tabblad gebruik je alleen indien je gebruik maakt van facturen. Op dit tabblad kun je ook de adres positie wijzigen van je facturen om hem bijvoorbeeld op de juiste plaats te zetten bij vensterenveloppen. Tabblad : Hulptabellen
Leeftijdsgroepen: Op dit tabblad kun je leeftijdsgroepen aanmaken. Dit is aan te raden om hier een aantal groepen in te vullen. Deze zijn zichtbaar in je rapportage uitdraaien. Je kunt zo nog beter inspelen op je doelgroep of nog specifiekere gegevens analyseren. Plaatsen: Overal in SWOffice wordt gebruik gemaakt van een keuzemenu om de woonplaats te kiezen. Je kunt in de diverse modules wel een nieuwe woonplaats toevoegen, maar niet wijzigen en verwijderen. Dat kun je bij dit tabblad wel doen.
16
Vestigingen: Indien je meerdere vestigingen hebt, dan kun je die hier toevoegen. Tabblad : Modules Indien je de naamgeving van je modules wilt wijzigen, dan kun je dat hier doen.
Ook kun je een vinkje achter een module neerzetten of juist verwijderen indien je wel/niet een module in beeld wilt hebben. Het kan prettig zijn om niet steeds een hele lijst in beeld te hebben, maar alleen de modules die je daadwerkelijk gebruikt. Zie onderstaand voorbeeld. De overige modules zijn wel aanwezig en kun je op ieder moment weer actief maken, maar het kijkt rustiger als je ze toch niet gebruikt.
Tabblad : Loket en tabblad: loket keuzelijsten Onder dit tabblad kun je, indien je werkt met de loketfunctie, de hulpvragen en subhulpvragen vaststellen. Op het volgende tabblad kun je voor het loket de keuzelijsten invoeren.
17
Tabblad : Algemene keuzelijsten
Op dit tabblad kun je de keuzelijsten die in SWOffice bij relatiebeheer worden gebruikt aanpassen. Je kunt aanspreektitels wijzigen en regio’s toevoegen. Tabblad : Extra
Meisjesnamen scheiden van achternamen Het kan voorkomen dat er in Relatiebeheer bij het veld “achternaam” zowel de familienaam als de meisjesnaam zijn ingevoerd. Het is echter de bedoeling dat je de meisjesnaam in het daarvoor bestemde vak invoert. Je hoeft niet alles opnieuw in te voeren, want als je op het icoon achter “meisjesnamen scheiden van achternamen” klikt, dan corrigeert SWOffice dat automatisch voor je.
Je krijgt als je op het icoon klikt de melding:
Klik op OK en het is klaar.
18
Voorbeeld:
Hierboven zie je dat er twee namen in het veld “achternaam” staat. Na het uitvoeren van beschreven correctie krijg je het volgende in beeld:
Straatnamen scheiden van huisnummers Het kan zijn dat je het handig vind om de huisnummers los van de straatnaam te zien. Indien je op het icoon achter “straatnamen scheiden van huisnummers” klikt, dan doet SWOffice dat automatisch voor je.
Je krijgt als je op het icoon klikt de volgende melding:
Klik op OK en het is klaar. Voorbeeld:
Hierboven zie je Adres en huisnummer in 1 regel staan. Na het uitvoeren van de toepassing krijg je het volgende in beeld:
Let op: Bij het maken van deze handleiding was deze toepassing niet meer ongedaan te maken. Weet dus zeker dat je dit wilt!
19
Menuknop: Aanpassen sjablonen Hieronder volgt een beschrijving voor het maken van sjablonen. Dit kun je inmiddels in heel SWOffice doen en hoeft niet perse meer op deze plek. Sjablonen maken Log in onder “admin”. Ga naar de module vanwaar je een mailing/brief of sjabloon wilt versturen. In dit voorbeeld ga je naar de module WonenPlus Abonnees. Druk nu de toets “Ctrl” in van je toetsenbord. De aanpasbare sjabloon/brief/mailing wordt rood.
Klik nu op het icoon dat je wilt gebruiken. Het onderstaande scherm verschijnt:
Je ziet nu alle sjablonen, zowel algemene als specifieke sjablonen die per module te gebruiken zijn (zie mappen).
20
Open in dit geval de map “WonenPlus” Hierin tref je een standaard wonenplus-sjabloon “welkomstbrief nieuwe abonnee”.
(dit is een zeer verouderd sjabloon. Het is aan te raden deze aan te passen naar een versie
die je wel gaat gebruiken. Dit kun je op dezelfde manier doen als hieronder beschreven, alleen maak je geen kopie, maar gebruik je dit origineel om te veranderen/aan te passen)
Maak een kopie van dit sjabloon. Klik met je rechtermuisknop op “welkomstbrief nieuwe abonnee” en klik op Kopiëren
Klik vervolgens met de rechter muisknop ergens in het witte gebied. Klik nu op plakken.
Er verschijnt nu een nieuw sjabloon met de naam: “Kopie van welkomstbrief nieuwe abonnee”. Alle koppelingen die SWOffice nodig heeft zijn nu gekopieerd naar het nieuwe sjabloon. Voor de duidelijkheid geven we dit nieuwe sjabloon een nieuwe naam.
21
Klik met de rechtermuisknop op “Kopie van welkomstbrief nieuwe abonnee” en kies: Naam wijzigen”.
Verander nu de naam in: Welkomstbrief WonenPlus. Let op: Bij sommige computers staat achter de naam van het sjabloon de extensie vermeld ‘.dot’. Dus i.p.v. “Kopie van welkomstbrief nieuwe abonnee” staat er dan “Kopie van welkomstbrief nieuwe abonnee.dot”. Zorg ervoor dat bij een naamswijziging de extensie “.dot” behouden blijft. (Welkomstbrief WonenPlus.dot).
22
Aanpassen sjabloon Open nu het sjabloon door het te selecteren met de rechtermuisknop en op “openen” te klikken. Het sjabloon kan nu naar wens worden aangepast. Een veld is een plaats waar de gegevens uit SWOffice ingelezen zullen worden als het document later wordt samengevoegd. Deze velden uit SWOffice zijn in het grijs weergegeven (soms door instellingen in Word niet).
We kunnen nu het document aanpassen aan onze wensen. Indien je genoeg kennis hebt van het opmaken van documenten in Word, dan raad ik je aan om alles te wissen in de brief. Heb je dit niet, dan kun je in het bestaande sjabloon aanpassingen maken.
In deze handleiding gaan we er vanuit dat men over genoeg kennis beschikt om een Word document op te stellen. Kortom: je wist eerst alles in het document. In dit geval gaan we er vanuit dat je de brief straks uitprint op briefpapier. Is dit niet het geval, dan kun je ook het logo van WonenPlus toevoegen aan het sjabloon. Met het knopje de inhoud van
in de werkbalk kun je schakelen tussen “velden” en de velden (wat er daadwerkelijk komt te staan)
23
Je kunt nu de tekst intypen die je wilt en je kunt waar nodig een veld invoegen. Klik voor het invoegen van een veld in de werkbalk op “samenvoegveld invoegen”. Alle velden die in SWOffice zitten kun je hier kiezen.
Als je je gehele sjabloon hebt gemaakt en helemaal tevreden bent, dan kun je deze opslaan. Zorg ervoor dat voordat je het nieuwe sjabloon opslaat de knop ingedrukt is. (Je ziet dan wat er daadwerkelijk wordt ingevuld en niet “naam”, etc.) Het sjabloon is nu klaar voor gebruik. Suggesties om sjablonen voor te maken: Het machtigingsformulier, een welkomstbrief aan nieuwe abonnees.
24
Het sjabloon gebruiken We gaan het sjabloon dat we net gemaakt hebben gebruiken. Ga naar de Module WonenPlus, dan naar abonnees Ga naar de persoon die je de welkomstbrief wilt sturen en klik op “sjabloon”
In het scherm en kun je het sjabloon dat je wilt gebruiken aanklikken. De brief opent zich en alle gegevens uit SWOffice worden direct ingevuld.
Je kunt nu de brief afdrukken. Je kunt nu je document sluiten. Je hoeft deze brief niet op te slaan. Je gebruikt nl het sjabloon. Je gaat uiteraard in dienstverleningen wel als dienst aanmaken dat je de welkomstbrief (incl. pasje) hebt verzonden! Je kunt dan bij deze persoon altijd terugvinden bij diensten of je de brief al verstuurd hebt.
25
Menuknop: Medewerkers Tabblad : N.A.W. gegevens Onder dit tabblad kun je nieuwe medewerkers aanmaken (wel eerst invoeren in “Relatiebeheer”). Dit gaat op dezelfde manier als het aanmaken van nieuwe personen, vrijwilligers, abonnees, etc.
Tabblad : Toegangsrechten
Je kunt hier aan iedere medewerker eigen toegangsrechten verlenen. Volledig: Deze medewerker kan in de geselecteerde module(s) alles lezen, wijzigen en nieuwe gegevens/personen aanmaken.
26
Lezen: De medewerker kan alleen de geselecteerde module(s) lezen. Het wijzigen of toevoegen van gegevens/personen is niet mogelijk. Niet: De medewerker heeft in zijn geheel geen toegang tot de geselecteerde module(s). Wachtwoord: Om toegang te verkrijgen tot SWOffice moet je een eigen login naam aanklikken. Je moet dan als medewerker al ingevoerd zijn in SWOffice. Daarna wordt om een wachtwoord gevraagd. Dit wachtwoord kan per medewerker op dit tabblad worden aangemaakt. Tabblad : Modules Op dit tabblad kun je zien aan welke modules de medewerker is gekoppeld of waaraan hij/zij deelneemt.
Tabblad : Correspondentie Op dit tabblad kun je zien welke correspondentie de medewerker heeft gekregen.
27
Module WonenPlus
* Alle menuonderdelen worden hieronder kort beschreven en verderop in de handleiding uitgebreid beschreven.
Postvak Het postvak wordt alleen gebruikt door mensen die ook in “loket” werken. Voor het gebruik hiervan kun je terecht bij de handleiding van “Centa”. Abonnees Onder deze menuknop kun je alle abonnees van WonenPlus invoeren. Vrijwilligers Onder deze menuknop kun je de vrijwilligers invoeren die voor WonenPlus werkzaam zijn. Dienstverleners Onder deze menuknop kun je vrijwilligers koppelen aan de diensten van WonenPlus. Je kunt ook de dagen invoeren waarop men beschikbaar is en eventuele op- en aanmerkingen invullen. Afspraken Indien je bij de menuknop “dienstverleningen” een dienst hebt aangemaakt en in de regel “actie” geen tijd en datum hebt ingevuld, dan zie je onder de menuknop “afspraken” de desbetreffende actie als afspraak vermeld staan. Facturen Onder deze menuknop kun je de facturatie van WonenPlus doen. Rapportage Onder deze menuknop vind je uitgebreide mogelijkheden om rapportages te maken. Opties WonenPlus Onder deze menuknop kun je standaard informatie vastleggen voor deze module
28
Menuknop: Abonnee Tabblad: Cliëntgegevens Invoeren van een nieuwe abonnee Modules, WonenPlus, Abonnees Let op: Je maakt eerst een cliënt/persoon aan bij relatiebeheer voordat je een abonnee kunt aanmaken! Klik op (nieuw formulier)
Zoek in je personenlijst
de persoon die abonnee wil worden.
Klik op deze persoon. Je krijgt nu een scherm in beeld met de vraag:
Klik op ja. Alle gegevens worden nu vanzelf ingevoerd. De persoon die je abonnee gemaakt hebt, heeft bij abonnement staan: Geen Als je het machtigingsformulier ondertekend retour hebt, dan kies je met het juiste abonnement.
Vul zelf de gegevens aan die nog niet ingevuld zijn 29
Tabblad: Inschrijf I Klik op tabblad inschrijf l
Vul alle gegevens in die je hebt. Belangrijk voor rapportages is: Huishoudensituatie, Burgerlijke status en de partner en/of echtgenote (deze moet ook eerst staan in relatiebeheer personen anders kun je het niet aanklikken in Contactpersoon: Het is aan te raden om de contactpersoon niet op dit tabblad in te vullen. Je moet namelijk eerst de contactpersoon aanmaken in relatiebeheer en dan kun je de contactpersoon op dit tabblad aanmaken. Je krijgt dan veel mensen in je bestand bij “relatiebeheer” terwijl je eigenlijk niet veel doet met deze mensen. Vaak heb je ook alleen maar een naam en telefoonnummer en niet alle gegevens die nodig zijn om alle verplichte “rode” vakken in te vullen.
Waar vul je dan wel de contactpersoon in? Doe dit bij relatiebeheer. Zoek de persoon op waar je een contactpersoon wilt toevoegen.
Onder in beeld zie je een knopje “contactpersoon” staan. Hier kun je alle gegevens invullen.
30
Tabblad: Inschrijf II Klik op tabblad inschrijf ll
Bij dit tabblad is het belangrijk om aan te geven of iemand een eigen woning heeft of een huurwoning. Kies ook uit
wie de verhuurder is (moet eerst
ingevoerd zijn bij relatiebeheer instellingen). Ook van welke organisatie iemand hulp of zorg krijgt is belangrijk om in te vullen (moet ook eerst ingevoerd zijn bij relatiebeheer instellingen) Tabblad: Overige gegevens Klik op tabblad Overige gegevens
In het vak “bijzonderheden” kun je alle gegevens kwijt die je niet op andere plaatsen neer kon zetten. Je kunt hier ook de huisarts invullen (deze moet wel ingevoerd zijn in “relatiebeheer huisarts”.
31
Uitschrijven van WonenPlus Abonnee Modules, WonenPlus, Abonnees;
Zet de gewenste afsluitdatum neer. Dit kan elke willekeurige datum zijn. Let wel op met facturatie. SWOffice rekent zelf het bedrag uit wat nog open staat voor deze abonnee. De afsluitdatum kan ook een datum in de toekomst zijn. Bijv. als men alvast een verhuizing doorgeeft. Zodra de desbetreffende datum bereikt is, wordt de persoon automatisch in het archief gezet.
Let op: Indien een persoon definitief uit het systeem geschreven moet worden, dan moet je ook de persoon in “relatiebeheer” inactief maken. Is de persoon overleden, dan ook het vinkje bij “overleden” aanzetten.
32
Opzoeken van een abonnee Modules, WonenPlus, Abonnees Klik rechtsboven op Er verschijnt nu een alfabetische lijst van alle abonnees van WonenPlus
Je kunt nu door de lijst scrollen totdat je de desbetreffende abonnee heb gevonden.
Een snellere manier is om nu de eerste 2 á 3 letters van de achternaam in te typen. Je komt zo sneller bij de desbetreffende abonnee.
Opzoeken abonnees (met verrekijker) Modules, WonenPlus, Abonnees
Zet je cursor (muis) in het vakje Telefoon
Klik daarna op de verrekijker
33
Nu opent het volgende schermpje zich:
Vul nu bij “Zoeken naar” het telefoonnummer in van degene die belt. Let op: mét streepje (0229-123456) Klik op Volgende zoeken of “enter” Je krijgt nu degene in beeld die je aan de telefoon hebt, als die bekend is in het systeem.
Sleep (eenmalig per dag) door met je muis op de blauwe balk te gaan staan, (je rechtermuisknop ingedrukt houden) het vakje: “zoeken en vervangen” iets naar beneden, tot dat je het woord “abonnement” kunt lezen op het blad “abonnees WonenPlus”. Je kunt nu zien of iemand wel of niet abonnee is van WonenPlus. Om weer uit de zoekfunctie te komen klik je op “Annuleren”. NB: Je kunt natuurlijk ook zoeken op andere gegevens (naam, adres, etc.). Je kunt ook gedeeltelijk zoeken door op een bepaald gedeelte van een straat of naam te gaan staan en daarna op de verrekijker te klikken.
34
Verwerking van abonnementen WonenPlus Verwerk de gegevens van de nieuwe abonnee in SWOffice zoals in de handleiding is beschreven; Relatiebeheer gegevens invoeren Start Modules WonenPlus abonnees aanmaken nieuwe abonnee; Selecteer de juiste abonnementsvorm:
Let op: Deze selectie is voor de te innen bedragen, dus controleer goed het juiste abonnement, dan wordt het goede bedrag gefactureerd. Selecteer daarna de betalingswijze van de abonnee. Let op: Bij Incasso is het verplicht om ook een rekeningnummer van de abonnee in te vullen, anders wordt er automatisch een factuur aangemaakt!
Ingangsdatum abonnement: Je schrijft de abonnee direct in als ze zich aanmelden bij WonenPlus. De abonnementsvorm staat dan nog op: “geen”. Wanneer je het machtigingsformulier ondertekend retour hebt, dan pas selecteer je de abonnementsvorm. De ingangsdatum is altijd op de eerste van de maand! Indien iemand zich voor de 15e aanmeld, dan nog per de 1e van die maand inschrijven. Na de 15e, dan alleen per de 1e van die maand inschrijven als iemand nog die maand een dienst afneemt, anders per de 1e van de volgende maand.
35
Beëindigen abonnement: De afsluitdatum is de datum waarop je de melding binnen krijgt. Indien de persoon helemaal uit je bestand moet (bijv. bij overlijden), dan zet je de afsluitdatum neer én je haalt in relatiebeheer personen de “v” weg bij Actief. Zo staat de persoon bij WonenPlus in het archief en bij Personen ook in het archief.
Nog partner aanwezig: Indien de partner een “partnerabonnement” had, dan zet je nu de partner op de gewenste abonnementsvorm.
Let op: Staat hier een rekeningnummer en klopt die ook voor de machtiging. Het is mogelijk dat je een nieuw formulier moet laten ondertekenen of een wijziging moet doorvoeren in het rekeningnummer. Let op: Indien er al voor een half jaar gefactureerd is, dan laat je de “nieuwe” abonnee op “partnerabonnement” staan en maak je voor het volgende half jaar ergens een aantekening dat je deze persoon per 1 januari of 1 juli op de gewenste abonnementsvorm zet, anders betaald de persoon dubbel.
Geen partner aanwezig: In principe als er al gefactureerd is, dan krijgen de erfgenamen geen geld retour (het gaat om een heel klein bedrag). Indien je toch een verzoek krijgt, dan kunnen ze het bedrag (met verrekening van de administratiekosten € 2,50) retour gestort krijgen op hun rekening.
36
Menuknop: Vrijwilligers Hier kun je vrijwilligers invoeren die diensten verlenen voor WonenPlus . Let op: Je maakt eerst een cliënt/persoon aan bij relatiebeheer voordat je een vrijwilliger kunt aanmaken!
Klik op (nieuw formulier)
Zoek in je personenlijst
Klik op deze persoon.
Je krijgt nu de volgende melding:
Klik op Ja, de persoon wordt nu toegevoegd.
de persoon die vrijwilliger wil worden.
37
Vrijwilligers koppelen aan een dienstverlening
Zoek de vrijwilliger waaraan je een dienstverlening wilt koppelen. Klik op
en zoek uit de lijst de gewenste dienstverlening en klik daarop.
De persoon is nu gekoppeld aan de desbetreffende dienst.
Je kunt nu aangeven (hoeft niet) op welke dagen/dagdelen de persoon beschikbaar is, door de vinkjes aan te klikken.
Je kunt bijzonderheden/opmerkingen toevoegen in het lichtblauwe veld onder de dagdelen. Je kunt hierop dubbelklikken om een groter veld in beeld te krijgen, zodat je meer informatie kwijt kunt.
38
Menuknop: Dienstverleners Tabblad: Vrijwilligers
Onder het kopje dienstverleners staat per dienst vermeld welke vrijwilligers en/of bedrijven er beschikbaar zijn voor de desbetreffende dienst.
Bij het eerste tabblad “vrijwilligers” kun je wel zien wie er beschikbaar is, maar nieuwe vrijwilligers toevoegen doe je onder de menuknop “vrijwilligers” Je kunt een vrijwilligerspasje uitdraaien door op Je kunt op het hamertje
te klikken.
klikken om een overzicht te krijgen van de
diensten die door de desbetreffende vrijwilliger zijn uitgevoerd. Tabblad: Bedrijven Op het tweede tabblad “bedrijven” kun je aangeven welke bedrijven (of welke organisatie) de dienst kan leveren.
39
Tabblad: Extra Op het derde tabblad “extra” kun je per dienst aangeven wat de standaard duur per dienst is. Zie voor een overzicht van richtlijnen over de afgesproken tijden de beschrijving onder het kopje: “dienstverleningen”.
Selectie Rechts boven in de balk ziet je een vakje “Selectie”. Hiermee kunt je diensten tot een groep ‘geselecteerde diensten’ samenstellen. Alle diensten waarvan het selectievakje is aangevinkt behoren dan tot die groep ‘geselecteerde diensten’. Op die manier kunt je zelf de diensten selecteren, die je in de rapportage wilt zien verschijnen. Nieuwe diensten aanmaken Modules, WonenPlus, Dienstverleners;
Met
kun je al de ingevoerde diensten in beeld krijgen;
Je ziet naast het woord “Dienst” twee vakjes. In de eerste staat een cijfer, deze correspondeert met de lijst: “categorieën diensten”.
40
Let op: Als deze niet correspondeert, pas dit dan aan, want de rapportages en tellingen gaan hier vanuit! In het tweede vakje staat de omschrijving van de dienst.
Het is mogelijk om nieuwe diensten toe te voegen. Je kunt een ander nummer gebruiken dan benoemd is bij de categorieën diensten. SWOffice registreert de dienst alleen als je het selectievakje inschakelt. Bedenk dus goed onder welke noemer je dienst kan vallen. Je kunt een aantal malen hetzelfde nummer gebruiken om onderscheid te maken in je diensten. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een overzicht wilt hebben bij “hulp bij persoonlijke administratie” hoeveel abonnees hier expliciet van de belastingaangiftenservice gebruik hebben gemaakt. In de rapportage zie je dan een x aantal hulp bij persoonlijke administratie en je ziet hoeveel abonnees er gebruik hebben gemaakt van de belastingaangifte. Klik op (nieuw formulier) Voer het nummer in waaronder de dienst gaat vallen; Vul de omschrijving van de dienst in;
Voer de vrijwilliger(s) of de bedrijven in die deze dienst gaan uitvoeren;
41
Overzichtslijst van vrijwilligers per dienst maken Het kan handig zijn om een lijst af te drukken met een overzicht van welke vrijwilliger er voor welke dienst kan worden ingezet. Deze kun je dan naast de telefoon leggen, zodat de vrijwilligers niet iedere keer alles in de computer hoeven op te zoeken. Ook kun je de op- en aanmerkingen en de beschikbaarheid in één oogopslag zien. Klik op Lijst Groepeer op Dienst
In dit geval kun je kiezen om de volgende gegevens in beeld te willen hebben: Naam, Adres, Woonplaats, Adres, Telefoon en Opmerkingen.
Je krijgt nu per dienst alle gegevens in beeld. Je kunt natuurlijk alle informatie in beeld krijgen die je zelf wilt!
42
Verjaardagslijst vrijwilligers maken
Klik op de knop “verjaardagen” Indien je van alle vrijwilligers een overzicht wilt hebben, dan kies je in het keuzevenster op: Alle diensten
Je kunt natuurlijk ook van 1 dienst of van een selectie van diensten een lijst maken.
43
Menuknop: Dienstverleningen
Tabblad Gegevens dienstverlening Verwerking aanvragen van abonnees
Modules, WonenPlus, Dienstverleningen;
Klik op (nieuw formulier)
1
7 8
2 3 4 5
11
9
6
1
10
Zoek met pijltje de abonnee die een vraag heeft. Is deze niet abonnee bij WonenPlus, voer dan in onder een algemene “verzonnen abonnee”. Bijvoorbeeld abonneenaam: 1. algemene informatie, abonnee niet, etc.
2
Aanvraagdatum wordt automatisch aangemaakt. LET OP: indien je niet dezelfde dag je spreekuurnotities invoert in de computer, dan pas je de datum aan aan de aanvraagdatum, dus corresponderend met je spreekuurnotitie
3
Kort en bondig omschrijving van de vraagstelling
4
Zoek met pijltje onder welke dienst deze vraag valt
5
Zoek met pijltje welke vrijwilliger de dienst uit gaat voeren
6
Voer hier in kort en bondig welke actie ondernomen is (indien het een toekomstige actie betreft, dan maak je het veld “duur” leeg. Automatisch komt de actie “nog te doen” in de afsprakenlijst te staan. Zie hiervoor bij de beschrijving: “menuknop Afspraken”).
7
Hier kun je zien welke medewerker deze dienstverlening in de computer heeft ingevoerd (iedereen logt in onder zijn eigen naam en wachtwoord)
44
8
Hier alleen iets invullen wat altijd zichtbaar is bij de desbetreffende abonnee en belangrijk is bij invoeren van de dienstverlening bijv: mw. heeft geen grasmaaier, of mw. is slechthorend. Deze opmerkingen/aantekeningen krijg je ook te zien bij de abonnee zelf op het eerste tabblad.
9
Hier kun je alles kwijt over deze dienstverlening wat je nog niet op een andere plek hebt kunnen invullen. bijv: bij omschrijving dienst staat: tuin opknappen. Hier zet je neer: 2 struiken snoeien, gras maaien. Of je zet bij iemand die geen abonnee is, maar wel iets vraagt hier naam, adres en telefoonnummer van deze persoon. Zo kun je altijd zien aan wie je hulp hebt verleent. Als iemand een klus heeft uitgevoerd en een opmerking heeft, dan kun je ook deze hier kwijt.
10
Per actie mag je vaste tijden rekenen of de werkelijke tijden voor een uitgevoerde dienst (zie lijst hieronder. Je kunt ook al standaard tijden invoeren, zie hiervoor de beschrijving onder het kopje “dienstverleners”).
11
Zoek met pijltje welke bedrijf/organisatie de dienst uit gaat voeren
Hieronder hebben we richtlijnen per klus genoteerd. In deze tijd zitten o.a. de tijd die je besteed aan de telefoon, die van het vervoer en van de klus zelf. Dienstverlening
Tijd
Huisbezoek
90 minuten
Boodschappendienst
60 minuten
Klussen
120 minuten
Tuinonderhoud
120 minuten
Hulp bij administratie/belastingformulieren
120 minuten
Bemiddeling naar bijv. bedrijf
10 minuten
Ondersteuning mantelzorg
90 minuten
Persoonlijke ondersteuning/begeleiding
90 minuten
Voor overige vrijwilligers diensten kan je gemiddeld 60 minuten rekenen of je vermeld na afloop de werkelijke tijd. Aanvullen gegevens bij al aangemaakte dienstverlening
Je klikt op
en dan verschijnt er een alfabetische lijst van de abonnees
waarvan al een dienstverlening is aangemaakt, maar die nog niet is afgehandeld of waarbij nog informatie moet worden toegevoegd.
45
Categorieën diensten Algemeen: Probeer een dienst direct in te delen onder het juiste “kopje”. Bij het invoeren van een dienst onder bijv. tuinonderhoud, maak SWOffice automatisch ook een dienst aan onder Meldpunt aangezien men er vanuit gaat dat je altijd een telefoontje of mail binnenkrijgt met een vraag. Deze registratie hoeft dus niet meer apart. Hieronder volgt een overzicht zoals in het in SWOffice oorspronkelijk is ingevoerd. Onder deze categorieën worden ook de rapportages uitgedraaid, tenzij je een vinkje zet bij andere diensten (zie handleiding) Indien je andere benamingen hebt bij de diensten of andere diensten wilt toevoegen kijk dan ook in de handleiding bij het hoofdstuk: “nieuwe diensten aanmaken”.
1.
Tuinonderhoud Alles wat met tuintjes te maken heeft. Zowel vrijwilligersdiensten als bemiddelen naar bijv. een hovenier.
2.
Klussen Alles wat met klussen in- en om het huis te maken heeft. Ook bemiddeling naar klusbedrijven.
3.
Vervoersmogelijkheden Vervoer naar ziekenhuis, huisarts, etc. Alles wat niet valt onder persoonlijke ondersteuning of boodschappendienst, maar wat wel met een auto gebeurd.
4.
Maaltijdservice Alle bemiddelingen, vriesvers maaltijden, vragen over maaltijden, tafeltje dekje, etc.
5.
Boodschappenservice Hieronder valt zowel het bemiddelen als het halen van boodschappen voor een abonnee en het samen doen van een boodschap met een abonnee.
6.
Hulp bij persoonlijke administratie Ook het invullen van belastingformulieren, huurtoeslag, zorgtoeslag, etc.
7.
Kledingherstel Zowel de bemiddeling naar een coupeuse als herstelwerk door een vrijwilliger.
46
8.
Was- en strijkservice Bemiddeling en vrijwilligersdiensten invoeren
9.
Noodopvang (kun je ook wijzigen in alarmering) Zo te zien maakt niemand hier gebruik van wijzigen in alarmering
10. Vrijwillige hulpdienst/mantelzorgondersteuning Alles wat je voor mantelzorgers doet 11. Persoonlijke ondersteuning/begeleiding Als het een vrijwilligersdienst is hieronder vermelden, doet de consulente het, dan onder WonenPlus consulente vermelden 12. Pedicure Bemiddeling 13. Thuiskapper Bemiddeling 14. WonenPlus consulent Alles wat je doet voor een abonnee wat niet onder een ander kopje is in te delen, maar alleen door de consulent te doen is. 15. Meldpunt WonenPlus, info, bemiddeling en advies Alle vragen/opmerkingen, etc. die binnenkomen op het meldpunt en niet onder een ander kopje vallen. Registreer alle telefoontjes. 16. Nieuwsbrief en informatie versturen Alle correspondentie, uitnodigingen, nieuwsbrief, formulieren opsturen, etc. 17. Huisbezoek intake/informatief Het huisbezoek dat je doet als iemand zich als nieuwe abonnee heeft aangemeld of als mensen extra informatie persoonlijk willen hebben. 18. Huisbezoek vriendschappelijk Als mensen eenzaam zijn, behoefte hebben aan een praatje. 19. Huisbezoek ondersteunend/begeleidend Overige huisbezoeken als een abonnee extra ondersteuning/begeleiding nodig hebben. 20. Sociaal restaurant 21. Activiteiten sociale participatie 22. Overige 23. Huisdierenopvang 24. Computerondersteuning 25. Huishoudelijke dienst
47
Tabblad: Tijdsbesteding vrijwilliger
Hier kun je de daadwerkelijke tijd registreren die een vrijwilliger aan een dienst heeft besteed. Indien je werkt met een vergoeding per uur, dan kun je dat ook hier vermelden. Tabblad: Repeterende dienstverlening
Klik nu op het hokje naast “repeterend”;
Je krijgt nu de melding:
Klik op OK;
48
De overige vakjes kun je nu ook gaan invullen;
Bij interval voer je in hoe vaak de dienst voor komt. Bijv: 1x per 14 dagen voer je in “14”
Indien er een einddatum bekend is, dan vul je die in. Is deze niet bekend (wat meestal het geval is, dan laat je deze leeg)
SWOffice maakt nu iedere keer een dienstverlening aan (in het geval van het voorbeeld iedere 14 dagen) Je hoeft alleen nog maar op afgehandeld te klikken als de dienst geleverd is;
Bij de update 6.0 zie je op het eerste tabblad direct of een dienst repeterend is of niet;
Er staat dan een “R” achter “omschrijving dienst”
49
Meerdere diensten tegelijk invoeren Het komt regelmatig voor dat je aan een bepaalde groep abonnees (of alle) een dienstverlening wilt toevoegen. Een voorbeeld is bij het versturen van de nieuwsbrief. In SWOffice zit een mogelijkheid om dit in 1x te doen.
Modules, WonenPlus, Abonnees; In het voorbeeld gaan we uit van het toevoegen van een dienstverlening aan alle abonnees. Wil je een bepaalde groep, dan moet je eerst een filter of een selectie aanmaken (zie elders in deze handleiding).
Klik op het icoon “Groepsdienst”.
Je krijgt nu een pop-up in beeld:
Alle informatie vul je in. Let op vul ook de juiste datum in op beide plekken het is moeilijk om dit later nog te corrigeren!
50
Is echt alles goed ingevuld, dan klik je op OK Je krijgt nu de volgende melding in beeld:
Op het moment dat je nu op OK klikt, dan maakt SWOffice in één keer bij alle abonnees (of bij de selectie die je hebt gemaakt) een dienst aan. Klik op OK Je krijgt nu de melding:
51
Menuknop: Afspraken Zolang een actie in “dienstverleningen” niet is afgehandeld en er bij “duur” niets staat ingevuld, wordt de voorgenomen actie als afspraak vermeld in de rubriek “Afspraken”.
In dit scherm zijn geen gegevens te wijzigen. Zodra je klikt op het “brilletje” opent het formulier “dienstverlening” van de betreffende abonnee. Als je de actie hebt uitgevoerd, dan kun je bij “duur” een tijd invullen. De afspraak verdwijnt, na het afsluiten van het formulier, van de afsprakenlijst.
52
Menuknop: Facturen
Menuknop: Factureren abonnees Klik op “factureren abonnees”
Je krijgt nu een keuzevak. Kies de te factureren maand Let op: Er wordt gefactureerd vooraf, dus kies januari voor 1e halfjaar. Bij de facturatie van het 2e halfjaar kies je de bovenste maand. Mensen die later ingeschreven zijn krijgen dan een iets hogere rekening. SWOffice rekent het aantal openstaande maanden dat iemand abonnee is uit.
Klik op OK. Je krijgt nu de melding dat de abonnementen zijn gefactureerd.
Menuknop: factureren dienstverlening: De tijd die je opgegeven hebt bij tijdsbesteding vrijwilliger wordt nu gefactureerd. Alleen de tijd die de vrijwilliger dus heeft besteed. Bij de meeste WonenPlus organisaties wordt deze knop niet gebruikt!
53
Menuknop: Openstaande facturen
Kijk nu even bij alle personen of er afwijkende bedragen in staan. Je kunt nu nog wijzigingen aanbrengen. Indien je een afwijkend bedrag ziet, dan kun je kijken wat er gefactureerd is door op het brilletje te klikken.
vb: Indien je bij bovenstaand persoon op de bril klikt krijg je het volgende in beeld:
Bovenstaand persoon heeft zich pas in later aangemeld als abonnee, dus hoeft maar 5 maanden te betalen. Indien je iets wilt wijzigen dan kan dat op 2 manieren.
54
Wijziging aanbrengen in factuur Manier 1: Je kunt een eenmalige wijziging aanbrengen op de factuur zelf:
Bijv. de persoon hoeft 1 maand minder te betalen, dan kunt je dat handmatig aanpassen door de 5 in een 4 te veranderen. Het bedrag wordt direct aangepast. Dit kun je ook doen als je ziet dat iemand voordat je ging factureren is overleden. Het is dan onzin om alsnog een incasso te doen je kan toch geen geld afschrijven van de rekening. Je zorgt dan dat het bedrag op € 0,- komt te staan. Manier 2: Je wist bij je facturen de gehele persoon door op het grijze vlak voor de persoon te gaan staan en dan op delete te drukken of op knop verwijderen.
Je krijgt nu de melding of je het zeker weet dat je wilt verwijderen.
55
Indien akkoord, klik op Ja. Nu kun je wijzigingen bij de abonnee zelf aanbrengen. Ga hiervoor naar de module WonenPlus abonnees en dan naar de desbetreffende abonnee. Je kunt nu begin of einddatum aanpassen of alsnog voor een andere abonnementsvorm kiezen. Als dit is gelukt, dan ga je “opnieuw” factureren. Voorbeeld:
Bij deze persoon hebben we als ingangsdatum nu 1 mei staan. Ga weer naar factureren abonnees en je ziet dat je nu niet meer januari kunt kiezen (die zijn al gefactureerd), maar vanaf mei kunt kiezen. (dat is deze gewijzigde persoon.
De laatst gefactureerde persoon staat nu onderaan bij je openstaande facturen.
56
Incasso Kies bij betalingswijze: Incasso
Klik daarna op Incasso Je krijgt nu het volgende scherm in beeld:
Klik nu op incasseren
57
Je krijgt nu het volgende scherm in beeld:
Zet bij omschrijving (bijv): Abonnement WP 1e half jaar 2009 Klik op OK. Je krijgt nu een melding dat het clieop bestand is gemaakt.
Klik op OK. Je ziet nu bij alle vakjes een “v” staan onder het kopje “geïncasseerd” Sluit de deur Klik op verstuurd
58
Je krijgt nu de melding of je het zeker weet. Klik op Ja
Let op: Als je alle betalingen binnen hebt, dan pas zet je alles op “voldaan”
Je bent nu klaar met je incasso. Je clieop bestand moet nu nog naar de Rabobank. Per project is het verschillend wie dit doet.
Waar vind je het clieop bestand? Log in onder “admin” Klik op “Facturen” Klik op “Incasso’s” Klik op “Instellingen”
In het lichtblauwe vlak zie je de locatie waarin je clieop bestand wordt opgeslagen. In dit geval staat de clieop op de C-schijf in de map SWOffice. Deze instellingen moet je eenmaal aanmaken, daarna haalt SWOffice hier zijn basisgegevens voor de incasso’s vandaan.
59
Facturen Kies bij betalingswijze: Factuur.
Je krijgt nu de mensen in beeld die een factuur willen
Klik nu op facturen Je krijgt nu alle facturen aangeleverd in Word. Je kunt ze nu op briefpapier printen.
60
Factuur aanmaken voor woningcorporatie e.d. Selecteer de abonnees die bij de te factureren woningcorporatie horen. Dit doe je door te filteren. (zie algemene handleiding) Voorbeeld: Bij de wooncompagnie zijn er 40 mensen abonnee. De wooncompagnie moet dus 40 x € 12,- betalen voor hun abonnees Ga naar Facturen (niet bij de module WonenPlus)
Ga naar facturenbeheer Maak een lege factuur aan
Vul alle gegevens in. Maak je keuzes met de pijltjes
61
Vb wooncompagnie:
Alles ingevuld? Klik dan op factuur. Je kunt nu de factuur printen op briefpapier
Dit doe je voor iedereen die een factuur moet/wil hebben.
62
Menuknop: Rapportage
Bij de menuknoppen Abonnees, Analyse dienstverlening, Analyse acties en Verloop krijg je als je erop klikt het volgende scherm in beeld:
Voor de beschrijving van dit onderdeel kun je kijken in de handleiding onder het kopje “lijsten maken”. Het werkt namelijk exact hetzelfde als het maken van lijsten in de rest van SWOffice. Het enigste verschil is dat je hier een rapportage krijgt van de gegevens over een bepaalde periode.
Als je de menuknop “Verjaardagslijst” aanklikt krijg je een overzicht van de verjaardagen van de abonnees van de module WonenPlus. (voor een overzicht van de verjaardagen van je vrijwilligers ga je naar de module vrijwilligers en draai je daar een lijst uit).
63
Bij het schrijven van deze module zijn er nog 2 knoppen van Resultaten WonenPlus (1+2). Dit gaat zo spoedig mogelijk veranderen. Er komt dan een resultatenformulier waarin de huidige gegevens zijn opgenomen. Ook kun je zien hoeveel vrijwilligers je hebt. (dit zat al in een eerdere update, maar is verwijderd). Het is de bedoeling dat er nog een aantal gegevens op het formulier komen.
Als je de menuknop “Resultaten WonenPlus 1 of 2” aanklikt, kun je zelf een periode kiezen waarover je de resultaten wilt zien uit je module WonenPlus. Hieronder een voorbeeld van Resultaten WonenPlus 2:
64
Je kunt in bovenstaand voorbeeld zien dat er van 2 abonnees geen geslacht bekend is en dat er 21 mensen zijn die geen geboortedatum in het systeem hebben staan. Uit deze rapportage blijkt dat de meeste abonnees in de leeftijdscategorie 75-84 zitten. De leeftijdscategorieën kun je zelf bepalen. Zie hiervoor het kopje: “Opties SWOffice” tabblad “hulptabellen” in deze handleiding.
Op de tweede pagina kun je zien hoeveel diensten er in een bepaalde periode zijn afgenomen en onder welk kopje ze vermeld staan.
65
Menuknop: Opties WonenPlus Binnen Opties SWOffice kun je de standaard informatie invoeren die nodig is voor de module WonenPlus. Tabblad 1: Algemeen Als je meerdere abonnementsvormen hebt, dan kun je hier een standaard abonnementsvorm invoeren die in beeld komt zodra je een nieuwe abonnee aanmaakt. Tip: Vul het formulier in zoals hieronder is afgebeeld.
Voordeel is dat mensen in eerste instantie bij abonnementsvorm “Geen” hebben staan. Pas als je het machtigingsformulier ondertekend binnen hebt kun je de abonnee indelen onder de juiste abonnementsvorm. Indien je 1x per maand even een overzicht uitdraait van alle mensen die nog op “Geen” staan, dan kun je die nog even nabellen om te vragen of ze hun formulieren nog willen terugsturen. Vaak zul je merken dat mensen dat vergeten zijn.
66
Tabblad: Abonnementen
Alle abonnementsvormen invullen. Let op het is een maandbedrag. Soort nota = individueel, facturatie vindt vooraf plaats. Tabblad: Factuurdata
Voer rekeningnummer in. Bij Toeslag factuur het afgesproken bedrag invullen. Bij factuurtekst invullen wat je op je factuur erbij vermeld wilt hebben voor de abonnee.
67
Tabblad: Lidmaatschapspas
Er zijn twee tekstvelden beschikbaar waarop je een eigen tekst kunt maken die wordt afgedrukt op de achterkant van de abonneepas en de vrijwilligerspas. De meeste organisaties zetten hierop de adresgegevens van de WonenPlus organisatie. Tabblad: Keuzelijsten
Als je op
klikt, dan krijg je een lijst in beeld. Deze lijst correspondeert met de
lijsten die je vind onder de verschillende tabbladen in Abonnees. Je kunt hier je keuzelijsten aanpassen/vaststellen.
68
Overige mogelijkheden in SWOffice: Mailings maken Dit is een algemene beschrijving van het maken van mailings. Je kunt het toepassen in alle modules waar je het icoon
tegenkomt.
Let op: Indien je bij je instellingen onder “Opties SWOffice” bij “programma instellingen” bij het tabblad “extra” een vinkje hebt gezet bij “keuze brief sjabloon”, dan krijg je bij het aanklikken van mailing of brief altijd de keuze uit een sjabloon.
Klik op icoon Mailing; Het volgende scherm komt in beeld:
Zet hierin het onderwerp van je brief; LET OP: Zodra je op OK klikt is het in SWOffice opgeslagen bij alle mensen aan wie je de mailing gaat sturen! Klik op OK;
69
De brief wordt nu aangemaakt; Er komt nu een brief op je scherm waarbij al een aantal gegevens zijn ingevuld. (adresgegevens, datum, onderwerp brief, naam van medewerkster) Typ nu je brief;
Sla de brief op, dan is deze aan alle personen toegevoegd die je de mailing gaat sturen;
Je zoekt nu het icoon voor samenvoegen naar nieuw document:
deze
staat boven bij je werkbalk. Bij Windows XP of 98 ziet het er zo uit:
Bij Windows Vista: Klik op: Voltooien en samenvoegen; Daarna op: Afzonderlijke documenten bewerken
Je krijgt nu het volgende scherm in beeld:
70
Klik op OK;
Nu krijg je een hele lijst met brieven voor alle geselecteerde mensen. Deze kun je nu afdrukken;
LET OP: sla deze brieven niet op! Je hebt al een kopie in SWOffice staan
Mailings/brieven maken met vooraf ingestelde sjablonen: Log in onder “admin” Let op: onderstaande handelingen hoef je maar eenmalig in te stellen, daarna krijg je bij het aanklikken van het icoon “brief” ongeacht waar je in SWOffice bent de keuze uit verschillende sjablonen. Ga naar “opties SWOffice” Ga naar “programma instellingen” Ga naar het tabblad “extra”
Zet een vinkje bij: Keuze brief sjabloon. Nu kun je gewoon inloggen en waar je een brief wilt maken, daar klik je op de icoon. Je hebt nu altijd de keuze uit vooraf gemaakte standaard sjablonen voor brieven/mailings, etc.
71
Filteren van gegevens
Dit is een algemene beschrijving van het toepassen van filters. Je kunt op alles filteren. Let wel op welke selectie je wilt maken.
Voorbeeld filteren op verschillende abonnementen: Windows Vista: Tabblad Start Klik op Geavanceerd, schermpje vouwt uit Klik op Alle filters wissen, je scherm is nu leeg (ook vorige instellingen die er nog instaan verdwijnen)
Klik op Formulierfilter Je krijgt nu onderstaand scherm in beeld.
72
Je kunt nu bijvoorbeeld verschillende plaatsnamen/wijken/straten kiezen. Het voorbeeld wordt gegeven voor verschillende abonnementsvormen. Bijvoorbeeld alle abonnementen die deels betaald worden door eden woningcorporatie. Kies de eerste bijv. B-abonnement Wooncompagnie
Daarna klik je op het tabblad Of
Dit doe je totdat je alles wat je wilt filteren geselecteerd hebt. Bij Vista: Nu klik je op de zandloper bij Filter in-/uitschakelen
Nu krijg je alle personen die een abonnement hebben van de woningcorporatie. Je kunt nu aan al die mensen bijvoorbeeld een mailing sturen of een dienst toevoegen. Klik je weer op de trechter bij Filter in-/uitschakelen en de filter is uit.
73
Selectie maken Het vinkje naast de naam van de abonnee kun je vrij gebruiken om een selectie van willekeurige personen te maken.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor het aanmaken van een groepsdienst. Als je dubbelklikt op een willekeurig vinkje dan deactiveer je dit. Als je dubbelklikt op iemand zonder vinkje voegt SWOffice alle niet-geactiveerde personen toe.
74
Lijsten maken Klik op het icoon
Het volgende scherm komt in beeld:
Klik op “meer”
Je kunt groeperen (= het indelen in groepen. Bv. De groep “Geslacht” verdeelt de abonnees in twee groepen: vrouwen en mannen.)
Je kunt sorteren (= het in een bepaalde volgorde zetten van de personen in de eerder gekozen groepen. Bijvoorbeeld de keuze “woonplaats” levert een
75
alfabetische volgorde op woonplaats waar de personen wonen, vervolgens kunt u binnen de woonplaats de personen op volgorde van postcode zetten.)
Bij de velden 1 t/m 10 kun je zelf bepalen welke gegevens er in beeld worden gebracht. Let op: Niet alle velden kunnen op een lijst, dus kies alleen wat je echt nodig hebt. Mocht je de instellingen die je gemaakt hebben willen bewaren, dan klik je op de knop “onthouden”. De volgende keer krijg je dan dezelfde selectie in beeld. Detail/nieuwe pagina per groep:
Onderaan het keuzescherm staan nog 2 keuzevakjes. De knop “details” is standaard ingeschakeld en geeft de informatie die je wilt hebben. Schakel je dit knopje uit, dan krijg je alleen een lijst met de totalen in beeld. Indien je bij “groepering” iets hebt ingevuld, bijvoorbeeld “woonplaats” en je zet een vinkje bij “nieuwe pagina per groep”, dan krijg je alle woonplaatsen op een aparte pagina met daaronder de bijbehorende gegevens.
76
Lijsten implementeren in Word of Excel Soms is het handig om een lijst die je hebt gekozen in SWOffice nog te bewerken of aan te vullen in Word of Excel. Dit is heel goed mogelijk. Maak eerst de lijst zoals boven is beschreven in SWOffice. Kijk dan boven in je werkbalk. Je vind daar een mogelijkheid om je lijsten over te zetten naar Excel of Word.
Bovenstaand voorbeeld is in Windows Vista. In andere versies van Word ziet het er iets anders uit, maar de mogelijkheid is er op alle computers. Als het goed is opent Excel of Word zich direct vanzelf. Het kan ook zijn dat je eerst meldingen krijgt. Lees deze goed en kijk wat je moet doen om alles in beeld te krijgen. Bij Vista krijg je de volgende melding: De bedoeling is dat je zelf kijkt waar de lijst wordt opgeslagen. Klik dan op OK.
Je kunt nu de lijsten aanpassen/verwerken zoals je zelf wilt.
77
E-Mailen Het is mogelijk om in SWOffice naar 1 of meerdere mensen een brief te verzenden via e-mail. Het is belangrijk dat in relatiebeheer bij de desbetreffende personen hun email adres is ingevoerd.
Ga nu naar de module van waar je een e-mail wilt maken. In dit geval willen we mailen naar alle vrijwilligers. Zorg ervoor dat je van te voren een sjabloon hebt aangemaakt van de brief die je wilt versturen. (zie beschrijving sjablonen maken bij Opties SWOffice) Klik op sjabloon
Er komt een pop-up in beeld. Je kiest de sjabloon die je wilt gebruiken.
78
Het kan zijn dat je nu de volgende melding krijgt. Klik dan op “ja”.
Het kan ook zijn dat de brief direct geopend word in Word. Je klikt nu op “voltooien en samenvoegen”
Je kunt nu kiezen voor: E-mail berichten verzenden. (In Word 2003 kun je rechtstreeks de knop Samenvoegen naar E-mail aanklikken). Je krijgt nu een pop-up in beeld.
Typ nu in het veld: “onderwerpregel” je onderwerp van de mail in. Aan alle mensen waarvan een e-mail adres bekend is wordt nu de e-mail verstuurd.
79
Informele Aanhef Het is mogelijk om te kiezen voor een informele aanhef in een brief/mailing. Dit is handig wanneer je niet wilt kiezen voor geachte heer de Vries, maar voor Beste Kees. Je gaat hiervoor naar Relatiebeheer Personen. Je selecteert de mensen die een informele aanhef moeten krijgen. Het vakje “inform” achter de aanspreek titel moet worden aangevinkt.
Het is belangrijk dat als je het vakje “inform” aan wilt vinken er ook een voornaam wordt ingevuld. Is dit niet gedaan, dan word de aanhef gewoon geachte heer de Vries. Je krijgt wel een melding als er geen voornaam is ingevuld.
80
SWOffice updaten Ga naar www.centa.nl Klik op “inloggen”
Om in te kunnen loggen dient je eerst je gebruikersnaam en wachtwoord in te typen. Deze heeft iedereen gekregen van Centa.
Je krijgt nu een keuzescherm in beeld.
In dit geval klikken we naar op het icoon: “updates”
81
Het volgende scherm opent zich:
Klik nu op de bovenste download: SWOffice 6.0 (kan ook inmiddels een andere versie zijn. De laatste staat altijd bovenaan.) Je krijgt nu een pop-up:
Let op: Zorg dat SWOffice op alle computers is afgesloten voordat je aan de update begint! Kies voor de optie “uitvoeren” Nu opent er een scherm en zal “SWOffice” worden geïnstalleerd
82
Als dit klaar is, dan verschijnt er nog een scherm
Kies nogmaals voor “uitvoeren” Nu krijg je het volgende scherm in beeld:
Nu moet je het bestand dat is gedownload in de juiste map zetten. Standaard is dit de map C:\SWOffice. (het kan zijn als je met meerdere computers of op een netwerk werkt dat de SWOffice op een andere plek staat.) Klik nu op de knop “unzip” Het programma is nu geüpdatet naar de laatste versie. Alle openstaande vensters kun je nu afsluiten en SWOffice kan opnieuw worden geïnstalleerd.
83
