Handleiding Supportsite

Handleiding Supportsite Inhoud Inleiding.......................................................................................................................... 2 Leden en professionals toevoegen (alleen voor sitebeheerders) ................................. 3 Profiel ............................................................................................................................. 4 Het Nieuws ..................................................................................................................... 5 Het Rooster .................................................................................................................... 6 Taken toevoegen (alleen voor sitebeheerders).......................................................... 6 Herhaalde taken (alleen voor sitebeheerders) ........................................................... 7 Inschrijven .................................................................................................................. 7 Herhaalde inschrijving ............................................................................................... 8 Aankondiging ............................................................................................................. 8 Inschrijven van een zorgvrager zonder e-mailadres .................................................. 8 Het statusicoon .......................................................................................................... 8 Navigeren in het rooster ............................................................................................ 9 Verschuiven van het rooster ...................................................................................... 9 Informatie .................................................................................................................... 10 Persoonlijk.................................................................................................................... 11 Professionals ................................................................................................................ 12 Diversen ....................................................................................................................... 13 Video’s delen............................................................................................................ 13 Geluidsbestanden delen .......................................................................................... 14 Instellingen en algemene functies ............................................................................... 15 Word downloads ...................................................................................................... 16 Problemen? Vragen?.................................................................................................... 17

ShareCare is een merk van Simac Healthcare te Veldhoven

Handleiding Supportsite / versie november 2013

1

Inleiding De Supportsite is een web applicatie, speciaal gemaakt voor mantelzorgers; mensen die vrijwillig voor iemand zorgen. Dit kan een vader moeder, broer of zus zijn, maar ook een kind of een goede vriend(in). Dit mantelzorgen kan veel tijd en moeite gaan kosten. De Supportsite helpt u bij het organiseren en delen van de zorg in een groep.

De Supportsite is overzichtelijk opgedeeld in een aantal vakjes. Ieder vakje heeft zijn eigen functie. In deze handleiding vindt u een korte omschrijving van de belangrijkste functies binnen de Supportsite.



2

Leden en professionals toevoegen (alleen voor sitebeheerders) Na het openen van de Supportsite, is het van belang dat u familieleden en vrienden en eventueel ook professionals uitnodigt om mee te doen. Dit kunnen sitebeheerders doen in het onderdeel “ledenlijst”, één van de blauwe knoppen rechtsboven.

Iedere uitgenodigde ontvangt direct een uitnodiging via e-mail, met daarin een wachtwoord om in te loggen op de nieuwe Supportsite.

Tip Stel mensen die u uitnodigt van tevoren op de hoogte.

Via de ledenlijst kunnen tevens de gebruikers van de Supportsite worden beheerd. Om een gebruiker te verwijderen van de Supportsite kan er op de gebruiker geklikt worden en daarna gebruik gemaakt worden van de link om een gebruiker uit te schrijven. De uitgeschreven gebruiker ontvangt een bericht dat hij/zij is uitgeschreven. Ook de Groepsmail & Groeps SMS (als u voldoende SMS-tegoed heeft) kunnen hier gestuurd worden.

Tip U kunt alleen sms-jes sturen naar leden die hun 06-nummer ingevuld hebben in hun profiel. Als ze dat niet gedaan hebben, verschijnen ze niet in de lijst.

Achter de e-mail adressen ziet de sitebeheerder een icoontje, waarmee hij een nieuw wachtwoord kan versturen naar een lid, als deze geen e-mail ontvangen heeft of zijn wachtwoord niet meer weet. De sitebeheerder kan niet zien welk wachtwoord verstuurd wordt. Zodra een lid is aangemaakt, kan deze alleen nog zelf zijn gegevens beheren. Heeft u dus een fout gemaakt in de spelling van de naam? Vraag dan het lid om dit zelf aan te passen bij Mijn Gegevens. Soms is alleen de naam van een lid zichtbaar in de lijst. Dit kan betekenen dat dit lid zijn gegevens anoniem heeft gemaakt in zijn profiel.



3

Profiel

De profielpagina toont de persoon waarover de Supportsite gaat. Er kan een foto geplaatst worden van de Zorgklant (de persoon waar de site om draait), en er kan een korte beschrijving van de persoon en de situatie geplaatst worden. Daarnaast kan hij of zij n de sitebeheerder de e enste berei b rheid n e en r n n e e en orden o de or l nt e-mail kan ontvangen, bezoek wil, of gebeld wil worden. Wanneer er geen e-mail of telefoonnummer is ingevuld kunnen deze opties niet worden ingeschakeld.



4

Het Nieuws In het Nieuws gedeelte kunnen alle leden verslag doen van alle gebeurtenissen en ervaringen. Bij ieder bericht kan een afbeelding toegevoegd worden uit het fotoalbum of een nieuwe foto geupload worden, die dan weer opgenomen wordt in het fotoalbum.

De sitebeheerder kan ervoor kiezen om nieuws alleen te laten plaatsen na zijn of h r oed eurin Dit n in esteld orden bij “Site instellin en” onder de nop Instellingen rechts boven in de hoek. Alle leden kunnen dan nog steeds nieuwsberichten schrijven, maar deze worden pas geplaatst, als de sitebeheerder ze goedgekeurd heeft.



5

Het Rooster Het belangrijkste onderdeel van de Supportsite is voor de meeste groepen het rooster. Er wordt hier gebruik gemaakt van een unieke planningsmethode. De sitebeheerder plaatst taken in het rooster. Dit zijn gebeurtenissen of activiteiten waarbij de zorgbehoevende hulp nodig heeft, bezoekuren, nachtdiensten, transport, maaltijd brengen, etc. Alle leden kunnen zich op deze taken inschrijven; zij kunnen dus zelf kiezen wanneer ze willen of kunnen bijdragen. Hierdoor plant u samen de or , in te enstellin tot ndere lenderpro r mm ’s, r n persoon een planning maakt voor anderen.

Taken toevoegen (alleen voor sitebeheerders) N d t u in het rooster op de nop “nieu e t ” li t, omt u bij een ormulier terecht. Hier vult u alle gegevens van een taak in. U kunt taken vastzetten op een bepaalde dag en tijd (bijvoorbeeld nachtdiensten of bezoekuren), maar kunt ook leden de vrijheid geven om het uit te voeren wanneer het hun uit komt. Dit laatste kan handig zijn bij bijvoorbeeld huishoudelijke taken.



6

Herhaalde taken (alleen voor sitebeheerders) Onder n bij t toe oe en iet u “Herh lin ” st n U unt op di erse m nieren taken herhalen, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks. Als u voor wekelijks kiest kunt u kiezen voor bepaalde dagen van de week. Let op!!! Als u een herhaalde taak verwijdert, verwijdert u alle herhalingen en inschrijvingen van die taak, zowel in het verleden als in de toekomst. Als u slechts één datum van de herhaalde taak wilt bewerken of verwijderen, kies dan in de ballon in het weekoverzicht voor uitzondering maken, naast bewerken en verwijderen.

Tip Na het toevoegen van een herhaalde taak, kunt u later in het rooster eenvoudig uitzonderingen maken. Handig gebruik maken van herhalingen kan u dus veel werk schelen.

Per taak kunt u aangeven wie van de leden deze mag uitvoeren. Standaard staat de e optie op “alle leden”, m r het n bij oorbeeld dat u liever alleen naaste familie meestuurt bij een doktersbezoek. Leden die een taak niet uit mogen voeren, kunnen zich daar niet voor inschrijven en ook de omschrijving van die taak niet zien. Zij zien wel de taak in het rooster staan. Dit geeft u als beheerder de mogelijkheid om bepaalde medische of persoonlijke informatie alleen te delen met bepaalde leden in de groep.

Inschrijven Zodra u in het week- of dagrooster met uw muis over een taak gaat, verschijnt er een informatieballon. Hierin is alles te lezen over de desbetreffende taak. Als een taak nog vrij is, en u heeft de rechten om deze taak uit te voeren kunt u uzelf inschrijven. Dit doet u door op de nop “inschrij en” te li en Eventueel kunt u bij uw inschrijving een aantekening maken, voordat u op de knop klikt. Als u sitebeheerder bent, kunt u naast uzelf ook andere leden inschrijven, met de link “Inschrij in en ij i en” De e unctie unt u ook gebruiken als u de zorgvrager in wilt schrijven op bepaalde activiteiten.



7

Herhaalde inschrijving Met de unctie “Herh lde inschrij in ” n st de inschrij nop n een lid ich el makkelijk vooruit inschrijven voor misschien wel een heel jaar. Rechts bovenin kan gekozen worden voor de taak waarvoor men zich in wil schrijven. In de agenda ziet u dan op welke dagen deze taak voorkomt. Let op, als het richting einde jaar gaat, ziet u alleen nog taken aan het einde van het kalenderjaar waarvoor u zich in kunt schrijven. De grijze vakjes zijn de taken van de door u gekozen taaksoort, die al voorbij zijn. In december ziet u dus alleen nog open taken (geel) staan in december. U kunt wel doorbladeren naar een volgend kalenderjaar. U schrijft zich in door op een geel vakje te klikken. Als u er nog een keer op klikt bent u weer uitgeschreven. Onder in ziet u in de legenda wat de verschillende kleurtjes betekenen. U kunt zich zo supersnel voor een heel jaar inplannen op een taak.

Aankondiging Een aankondiging is een speciaal soort taak in het rooster. Een aankondiging kan ook door niet-sitebeheerders geplaatst worden, dus door leden. Een aankondiging kan handig zijn om een bezoek aan te kondigen of de komst van de hulp of de pedicure in het rooster te plaatsen. Als een aankondiging geplaatst wordt, wordt de naam van de plaatser in het vakje getoond (zie plaatje). Een aankondiging heeft een eigen icoon: een soort plaknotitie.

Inschrijven van een zorgvrager zonder e-mailadres Indien de zorgvrager niet beschikt over een e-mailadres, kunt u hiervoor tijdens de re istr tieprocedure li en op de lin “de e persoon beschi t niet o er een em il dres” De zorgvrager krijgt dan een gefingeerd, niet werkend e-mailadres, waardoor u als sitebeheerder de zorgvrager in kunt schrijven op taken.

Het statusicoon De taken in het rooster hebben een icoon om aan te geven wat de status is. Dit poppetje vult groen als het minimum aantal inschrijvingen gehaald is. Een taak waarvoor het minimum 1 is (standaard) zal dus helemaal groen zijn zodra iemand is ingeschreven. Zo is altijd in een oogopslag te zien waar nog niet genoeg mensen zijn ingeschreven.

Tip Als u een agenda-item wilt plaatsen waarvoor niemand zich in hoeft te schrijven, kiest u voor een Aankondiging in plaats van voor een Taak (zie hierboven).



8

Navigeren in het rooster

Links boven in het rooster ziet u de mogelijkheid om het rooster in verschillende weergaven te bekijken. Soms is een weekrooster makkelijker, soms een maandrooster of een lijst. In de week- en de dagweergave heeft u de meeste functies tot uw beschikking bij het in en uitschrijven. U kunt daar bijvoorbeeld een opmerking plaatsen als u zichzelf inschrijft. De opmerking moet u plaatsen vóórdat u op de inschrijven knop klikt. Als u daar te laat achter komt, schrijft u zich weer uit en doet u de inschrijving opnieuw. De maandweergave geeft een goed overzicht als er niet dagelijks dingen te gebeuren staan. Als er een rode vlag staat in een dag, is er op die dag iets te doen. Als u op de dag klikt, ziet u onder het rooster staan om welke taak het gaat.

Verschuiven van het rooster Als u in het dagen weekrooster omlaag of omhoog wilt bewegen om naar een andere tijd te gaan, kunt u de muis vastklikken op de blauwe ondergrond en met de muis de weergave naar boven en naar beneden schuiven. Als er een grijs pijltje staat boven- of onderin een dag, is er nog een taak boven of onder die u niet ziet. Als u op het pijltje klikt gaat de view naar boven of beneden.



9

Informatie Als u de Supportsite gratis aangeboden krijgt via een partner van ShareCare, vindt u hier als eerste informatie van die partner. Deze kan adressen en informatie tonen in de Supportsite, die voor mantelzorgers interessant kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan informatie over het mantelzorgsteunpunt in uw gemeente.

Als u doorgeklikt heeft op het vak informatie, vindt u In het linker menu ook het menu item “In o n leden” Hier unnen de leden van uw groep adressen en websites met elkaar delen, zoals de adressen van de huisarts, de pedicure, de apotheek, maar ook handige websites. Ook informatie van ShareCare, de bouwers en beheerders van de Supportsite, vindt u in dit gedeelte.



10

Persoonlijk Het Persoonlijke gedeelte lijkt op het laatste nieuws. Het grootste verschil is dat dit een afgesloten gedeelte is. De sitebeheerder bepaalt wie van de leden dit gedeelte mag inzien. Hij kan dit aangeven in de Site instellingen (onder Instellingen in het menu rechtsboven). Bij ieder bericht in dit gedeelte, is het mogelijk om een afbeelding of document toe te voegen. Afbeeldingen die hier geplaatst worden, komen niet in het fotoalbum terecht. Als u professionals toevoegt aan uw site kunnen deze altijd in het Persoonlijk stukje, maar van de rest van de site zien zij bijna niets (zie verderop in deze handleiding).



11

Professionals In de ledenlijst heeft de beheerder de mogelijkheid om een persoon toe te voegen ls ‘pro ession l’ De e persoon hee t minder rechten d n een norm al lid en ziet ook minder dan de eigen groep. Zie hier de view van de professional, Mw. Wijkzuster, die door Saskia Vermeulen, de sitebeheerder, is toegevoegd aan de Supportsite van Pa van Bakel. De professional kan berichtjes uitwisselen met de familie in Persoonlijk. De sitebeheerder kan bepalen wie van de groep in Persoonlijk mee m le en, door bij Instellin en te ie en oor Site instellin en, “Toe n tot Persoonlij ”

Iemand die als professional is toegevoegd aan de Supportsite kan: - Berichten lezen en plaatsen in persoonlijk. - Het rooster inzien en daar aankondigingen in plaatsen - Mails sturen aan de sitebeheerder(s) - De contactgegevens van de leden zien



12

Diversen

In Diversen kunt u verschillende vormen van informatie kwijt die u wilt delen met de groep, bijvoorbeeld afbeeldingen, teksten, filmpjes of geluidsbestanden. Bij Afbeeldingen kunt u JPG, PNG en GIF bestanden uploaden tot een maximum grootte van 8 MB. Bij Tekst kunt u gewoon tekst typen of een tekst uit Word inplakken.

Video’s delen Bij Video kunt u links plaatsen naar filmpjes op Youtube of Vimeo.com. Ook Private ideo’s unnen epl tst orden U dient d n el de enen die de ideo mo en ien het wachtwoord te geven (kies de betrokkenen bij Groepsmail). Deze mogelijkheid wordt steeds meer gebruikt om bijvoorbeeld een belangrijk gesprek met de dokter op te nemen. Dit om het gesprek naderhand nog eens rustig terug te kunnen kijken of om het te delen met meer mensen. U dient dit uiteraard wel te vragen en helaas vindt nog niet iedere arts dat goed.



13

Geluidsbestanden delen In hetzelfde kader is het ook mogelijk om geluidsbestanden te delen. Dit doet u als volgt: 1. Zorg ervoor dat u het geluidsbestand opslaat in MP3 formaat. Wanneer u alleen een WAV bestand kunt maken, kunt u dit omzetten naar MP3 met het eenvoudig en gratis programma "Wav2mp3 wizard" http://sourceforge.net/projects/wav2mp3lame/ 2. Maak een account aan bij Youtube als u dat nog niet heeft. 3. Ga naar: http://www.tunestotube.com/ en volg de instructies daar om uw Youtube account te koppelen. Na het koppelen komt u weer terug bij Tunestottube.com om uw MP3-bestand te uploaden. 4. Omdat Youtube niet alleen geluid, maar ook beeld heeft zult u naast een geluidsbestand ook een afbeelding moeten uploaden. Dit mag iedere afbeelding zijn die u wilt. Deze afbeelding is zichtbaar als het geluidsbestand afspeelt. 5. Bij het uploaden geeft u een titel, omschrijving en sleutelwoorden op en uploadt u uw Mp3 en het plaatje en klikt op "Send video to Youtube". 6. Nu heeft u een Youtube filmpje van uw geluidsbestand. Dit kunt u plaatsen bij Diversen op uw Supportsite.



14

Instellingen en algemene functies

Onder de knop “Instellingen” in de rechter bovenhoek van de site zijn een aantal functies verzameld: - U unt d r u ei en “Ge e ens np ssen” o ls u cht oord veranderen of een foto toevoegen. - U unt u “Persoonlij e instellin en” ie en, oals van welke acties u e-mails wilt ontvangen, of uzelf uitschrijven uit de site. De volgende drie menu items zijn alleen zichtbaar voor sitebeheerders. Die kunnen daar diverse “Site instellingen” doen, zoals de naam van de site aanpassen, sitebeheer bevoegdheden aan andere leden toekennen, toegang tot het gedeelte “persoonlij ” verschaffen, de taal van de site instellen, etc. Onder het kopje Sitebeheerders kan de sitebeheerder het sitebeheer overdragen aan een ander groepslid.

Tip U kunt meerdere personen sitebeheerder maken. Iedere sitebeheerder heeft lle “rechten” op de site, en n dus in “persoonlij ” ij en, t en pl tsen, andere sitebeheerders aanstellen, etc.



15

Onder “Lidm tsch p” worden de administratieve zaken met betrekking tot het lidmaatschap geregeld. Bijvoorbeeld het verlengen van de site, het aanschaffen van SMS-tegoed, en het definitief sluiten van de site, als deze niet meer gebruikt wordt.

Word downloads In veel functies vindt u een Word icoontje rechts onder in de hoek. Als u hier op klikt kunt u een download naar Word aanmaken van de informatie in dit gedeelte van uw Supportsite. Dit kan handig zijn als u de informatie wilt delen met iemand, bijvoorbeeld het laatste nieuws van de afgelopen maanden als overdracht aan een zorgverlener. Ook kan het handig zijn als u in de berichtjes wilt zoeken. In de site is dat lastig, maar in een Word document kunt u de zoekfunctie gebruiken. Als u de site gaat sluiten maar de informatie graag zou bewaren, kan de beheerder dat als volgt doen. Ga naar Instellingen, Lidmaatschap. Onderaan ziet u de functie Site sluiten, waarbij een linkje om een download te maken (zie plaatje). Met deze download heeft u de belangrijkste informatie van de site op een makkelijke manier in Word beschikbaar. Hiermee kunt u naar hartenlust stoeien om een plakboek, fotoalbum of ander herinnerings



16

Problemen? Vragen? Mocht u problemen, vragen of opmerkingen hebben bij het gebruik van de Supportsite, neem dan contact op met onze helpdesk via 0800 0200115 (gratis). De helpdesk is tijdens kantooruren te bereiken. Mailen kan ook: [email protected]



17

Handleiding Supportsite

Recommend Documents