Handleiding RoosterGenerator

Handleiding RoosterGenerator, deel II

Handleiding RoosterGenerator Deel II: Aan de slag met RoosterGenerator Inleiding De module RoosterGenerator is bedoeld als aanvulling op het maken van een competitie in BiljartPoint. Pas als u één of meerdere competities hebt aangemaakt, kunt u RoosterGenerator gebruiken om automatisch het complete rooster voor die competities aan te maken en eventuele conflicten in die roosters op te lossen. Met “conflicten” bedoelen wij: een geplande teamontmoeting bij een vereniging in uw competitie, waarbij meer teams zijn betrokken dan er biljarttafels bij die vereniging beschikbaar zijn. Op de website van BiljartPoint (menu Handleiding) kunt u ook downloaden:  een beschrijving van RoosterGenerator. Daarin wordt precies beschreven hoe het programma werkt en wat alle mogelijkheden zijn.  een Handleiding RoosterGenerator deel I: Voorbereidende Werkzaamheden die beschrijft wat er moet gebeuren vóórdat u met RoosterGenerator aan de slag kunt gaan. In dit document, Handleiding RoosterGenerator deel II: Aan de slag met RoosterGenerator, wordt stap voor stap uitgelegd hoe u met de module RoosterGenerator moet omgaan om uw complete competitierooster in BiljartPoint op te slaan. Voor vragen en suggesties kunt u contact opnemen met BiljartPoint via [email protected] [Opmerking 1: alle voorbeelden in deze handleiding zijn gebaseerd op het gebruik van de RoosterGenerator door Hans Eekels met de competities van district Duinstreek. Uiteraard werkt u straks met uw eigen competities, maar de indelingen van de verschillende schermen die u ziet, zijn hetzelfde.] [Opmerking 2: Als u in uw competities al een uitslag hebt ingevoerd, dan kunt u RoosterGenerator niet meer gebruiken om voor die competities een rooster te maken!]

Inhoud

Pagina

Deel II: Aan de slag met RoosterGenerator 1.

RoosterGenerator op BiljartPoint ....................................................................................... 2

2.

Data importeren.................................................................................................................. 3

3.

Data set bekijken ................................................................................................................. 5

4.

Optimaliseren of niet; een nadere uitleg ............................................................................ 7

5.

Roosters maken en rooster definitief maken ..................................................................... 9

6.

Resumé

...................................................................................................................... 13

7 juli 2015

1

Handleiding RoosterGenerator, deel II Deel II: Aan de slag met RoosterGenerator 1.

RoosterGenerator op BiljartPoint

De RoosterGenerator staat in een aparte, beveiligde omgeving van BiljartPoint, waarop u alleen kunt inloggen met een toegekend account. Op uw eigen pagina van BiljartPoint staat precies aangegeven hoe u een account kunt aanvragen:

We vragen u hier dus een e-mail te sturen naar [email protected] met een referentie code die we op de pagina laten zien. Zodoende weten we dat het verzoek voor een account voor uw organisatie valide is, want het is een unieke code per organisatie. Er wordt dan een account voor u aangemaakt en u ontvangt per e-mail de login gegevens en waar u kunt inloggen.

Nadat u bent ingelogd, verschijnt de volgende pagina:

In het linker menu kiest u nu voor RoosterGenerator en dat levert het volgende scherm op:

In het volgende hoofdstuk gaan we daadwerkelijk aan de slag.

7 juli 2015

2

Handleiding RoosterGenerator, deel II 2.

Data importeren

Als eerste stap dient u nu aan te geven welke competities (die u eerder hebt aangemaakt) door de RoosterGenerator verwerkt moeten worden. U gaan daarvoor naar Data importeren:

Klik nog niet op de rode knop, maar klik in het vak “Kies 1 of meerdere competities”. Er valt dan een lijst open met beschikbare competities:

Klik op elke competitie waarvan u in één run (dus gezamenlijk) de roosters wilt laten aanmaken. Blijf klikken in de regel totdat u alle competities hebt geselecteerd:

7 juli 2015

3

Handleiding RoosterGenerator, deel II U kunt net zoveel competities combineren als u wilt, maar daar gelden wel regels voor: 



U kunt geen competities combineren die gebruik maken van een verschillend formaat tafels. Dus geen competitie divisie driebanden groot met een competitie in de C1. Heeft u competities met grote en kleine tafels, dan maakt u meerdere runs en combineert u alleen competities met dezelfde tafelafmeting. U kunt geen competities combineren die ’s avonds en ’s middags gespeeld worden. Ook die roosters dienen in afzonderlijke runs aangemaakt te worden.

Heeft u alle gewenste competities geselecteerd, klik dan op de rode knop “Importeren”. Met deze knop maakt u een zogenaamde data set aan en die verschijnt in de balk Data sets onder de rode knop.

Hier ziet u dat er al twee data sets zijn aangemaakt. Een data set is als het ware de verzameling van al uw invoer, met al uw keuzes, waarmee RoosterGenerator aan de slag kan gaan. U kunt bijvoorbeeld een data set maken met 5 competities en de keuze om het rooster te optimaliseren. Een andere data set bestaat bijvoorbeeld uit 7 competities waarvan het rooster niet geoptimaliseerd hoeft te worden. U kunt nu twee dingen doen: direct een rooster laten genereren uit een van die data sets, of eerst even alle gegevens van de verschillende data sets, waar het programma mee aan de slag kan gaan, bekijken.

Met de knop met het “tandwieltje” kunt u alle gegevens bekijken. Met de knop met het “raketje” gaat het programma direct aan de slag om de roosters te genereren, overigens zonder dat zo’n rooster aan uw teamcompetitie wordt gekoppeld. Dat beslist u pas later.

We klikken eerst eens op het tandwieltje om alle gegevens te bekijken.

7 juli 2015

4

Handleiding RoosterGenerator, deel II 3.

Data set bekijken

De gegevens waarmee RoosterGenerator aan de slag gaat, staan overzichtelijk gerangschikt achter een 5 tal tabbladen. We laten van elk tabblad een voorbeeld zien. Tabblad Organisatie

Dit zijn de basisgegevens van uw competitie: het seizoen, avond- of middagcompetitie, kleine of grote tafels en de keuze ja of nee optimaliseren (zie hoofdstuk 4 voor een nadere uitleg over het al dan niet optimaliseren). De naam van de data set (onderstippeld), kunt u wijzigen door erop te klikken. Tabblad Competities

De competities die u hebt gecombineerd met alle gegevens daarvan. Onder de kolom UitThuis staat een 1 als er 1 partij per teamontmoeting wordt gespeeld en een 2 als er op een dagdeel zowel een thuis- als een uitwedstrijd in dezelfde lokaliteit wordt gespeeld. Tabblad Teams

Een overzicht van alle teams die bij de gekozen competities horen. Heeft u teams aan elkaar gekoppeld (zodat die teams altijd of samen thuis of samen uit spelen), dan staan de teamnummers van elk koppel in de laatste kolom. In hoofdstuk 4 gaan we nader in op de keuze optimaliseren voor of na het koppelen van teams.

7 juli 2015

5

Handleiding RoosterGenerator, deel II Tabblad clubs

Overzicht van alle clubs (verenigingen) met gegevens van de beschikbare tafels per dagdeel. Tabblad lokaliteiten

Overzicht van alle lokaliteiten met beschikbaar aantal tafels voor de competitie.

Data set wijzigen Als u niet tevreden bent met de gegevens in de data set, dan moet u RoosterGenerator afsluiten (uitloggen) en de gewenste wijzigingen gaan aanbrengen via uw pagina in BiljartPoint. Daar dus inloggen en in het menu kiezen voor het onderdeel dat u wilt wijzigen (competities, teams, verenigingen, etc). Nadat u de wijzigingen hebt aangebracht, keert u terug naar de startpagina van RoosterGenerator en maakt u een nieuwe data set aan. Voordat we op de startknop drukken om het rooster te genereren, gaan we eerst nog even in op de mogelijkheid om al dan niet te kiezen voor optimaliseren en de specifieke situatie als u hebt gekozen om teams aan elkaar te koppelen.

7 juli 2015

6

Handleiding RoosterGenerator, deel II 4.

Optimaliseren of niet; een nadere uitleg

Op de website van BiljartPoint kunt u ook een beschrijving van RoosterGenerator downloaden. Daarin wordt precies beschreven hoe het programma werkt en wat alle mogelijkheden zijn. De keuze optimaliseren of niet lichten we hier nog een keer toe. Algemeen Bij de keuze optimaliseren doet het programma feitelijk twee dingen:  De conflicten worden opgelost door teams te verplaatsen als er meer teams thuis spelen dan er tafels beschikbaar zijn. Er wordt niet willekeurig een team verplaatst, maar op basis van een afweging: welk team verstoort de evenwichtigheid van het rooster het minste. Dat team wordt dan verplaatst.  Na het oplossen van de conflicten loopt het programma nog twee keer door het hele rooster om te zien of het rooster nog wat geoptimaliseerd kan worden. Daarbij wordt eerst gekeken of teamontmoetingen tegen dezelfde vereniging “in cadans” gebracht kunnen worden, dus eerst thuis bij team A en daarna thuis bij team B. Lukt dat zonder een nieuw conflict te genereren, dan wordt zo’n teamontmoeting omgewisseld. Vervolgens wordt er nog een keer per team gekeken naar de som van alle uit- en thuiswedstrijden. Is dat niet in evenwicht en kan daar nog wat aan verbeterd worden (ook alleen als dit geen nieuw conflict oplost), dan wordt de evenwichtigheid verbeterd door een of meerdere teamontmoeting te wisselen. Optimaliseren zonder dat er teams gekoppeld zijn Als u geen teams hebt gekoppeld en u kiest voor Optimaliseren, dan werkt het programma zoals hierboven beschreven. Nadat het rooster is aangemaakt, de conflicten zoveel mogelijk zijn opgelost en het rooster nog een keer in twee stappen daarna is geoptimaliseerd, ziet u het resultaat met de mate van evenwichtigheid. Dat wordt verder besproken in hoofdstuk 5. Optimaliseren als er wel teams gekoppeld zijn

7 juli 2015

7

Handleiding RoosterGenerator, deel II Als u wel teams aan elkaar hebt gekoppeld, dan kunt u nog twee extra keuzes maken. Dat is gedaan, omdat het koppelen van teams het rooster zeer nadelig kan beïnvloeden qua evenwichtigheid. Om de 2 teams of samen uit of samen thuis te laten spelen, worden er zo nodig teamontmoetingen gewisseld, terwijl er feitelijk geen sprake is van een conflict. Bij het oplossen van conflicten kan dat nog erger worden. Wedstrijden van teams die gekoppeld zijn, worden namelijk nooit verplaatst. Bij de afweging welk team er verplaats moet worden, doen gekoppelde teams dus niet mee en dat zal dus betekenen dat niet altijd het meest voor de hand liggende team wordt verplaatst. Kortom, teams koppelen en dan optimaliseren (conflicten oplossen) levert veelal een zeer onevenwichtig rooster op. Vandaar twee keuzes: 1. Koppelen vóór de optimalisatie. De teams worden aan elkaar gekoppeld en dat blijft zo, ook tijdens de optimalisatie. Als er conflicten zijn, worden gekoppelde teams niet meegenomen in de afweging welk team het beste verplaatst kan worden. Het resultaat is veelal een zeer onevenwichtig rooster. 2. Koppelen ná de optimalisatie. Het programma lost dan eerst (zoveel mogelijk) alle conflicten op; teams waarvan u hebt aangegeven dat ze gekoppeld moeten worden, doen mee in de afweging bij een team-verplaatsing. Daarna worden, zoveel als nog kan, de teamontmoetingen zodanig gewijzigd dat de teams of samen thuis of samen uit spelen. Het resultaat is veelal een evenwichtiger rooster, maar waarschijnlijk met meerdere speelweken waarbij de teams niet samen thuis- of samen uitspelen. In het geval van teams koppelen en optimaliseren, ligt het voor de hand dat u twee data sets maakt om het verschil in de evenwichtigheid van het rooster te bekijken. U kunt dan die variant definitief maken, die het beste overeenkomt met uw doelstellingen. Let op: als u een andere keuze maakt bij optimaliseren, denk er dan aan dat u die keuze even opslaat door op de knop “Opslaan Optimalisatie aanpassing” te klikken !

Waar u kunt zien hoe evenwichtig (of onevenwichtig) uw competitierooster is, laten we zien en leggen we uit in het volgende hoofdstuk.

7 juli 2015

8

Handleiding RoosterGenerator, deel II 5.

Roosters maken en rooster definitief maken

Bij het overzicht met de verschillende aangemaakte data sets, kunt u nu kiezen van welke data set er een rooster aangemaakt moet worden. Klik op het icoontje met het “raketje” of op de rode knop met de tekst “genereer rooster”. Het programma gaat nu aan de slag en laat de resultaten zien. NB: Dit is nog steeds niet het rooster dat bij uw competities verschijnt. U kunt dus terugkeren naar het overzicht met de data sets en zoveel roosters laten genereren als u wilt om ze onderling te beoordelen. Pas op het einde (zie hierna) moet u een aparte handeling verrichten (exporteren) om het rooster op uw competitiepagina te zetten. We kijken nu even wat er gebeurt als u de RoosterGenerator aan het werk hebt gezet. Na enkele seconden verschijnt er of een foutmelding als uw invoer niet klopt of een overzichtspagina met verschillende tabbladen. We lopen die even met u door. Foutmelding

U ziet hier boven een foutbericht, in dit geval konden twee lokaliteiten niet gevonden worden. Er zijn tal van invoergegevens die gecontroleerd worden, om te voorkomen dat het programma met onmogelijke gegevens aan de slag gaat (geen teams aan een competitie gekoppeld bijvoorbeeld, of grote tafels in een gekoppelde A-competitie en de rest kleine tafels, speelweken die niet oplopend zijn, meer dan 4 teams in twee koppels per competitie, etc, etc). De fouten dient u aan te passen op uw eigen pagina op BiljartPoint. Dus daar inloggen als wedstrijdleider en via het menu links naar de teams, de verenigingen, de lokaliteiten of de competitie, afhankelijk van het foutbericht. Blijft het programma fouten melden, raadpleeg dan nog een keer de Handleiding RoosterGenerator deel I (voorbereidende werkzaamheden), waarin alle noodzakelijke voorbereidende werkzaamheden in detail worden beschreven. Heeft het programma geen fouten geconstateerd, dan wordt er een rooster aangemaakt en worden conflicten (zo veel mogelijk) opgelost als u daar voor gekozen hebt. Dan ziet u het volgende scherm:

7 juli 2015

9

Handleiding RoosterGenerator, deel II Rooster maken gelukt

Onder Conflicten staat alle conflicten in het aangemaakte rooster. Als u niet voor optimaliseren hebt gekozen, kan dat een hele berg zijn (zoals in dit voorbeeld met 1152 wedstrijden en 52 conflicten). Hebt u wel gekozen voor optimaliseren, dan staan hier hopelijk wat minder resterende conflicten (en het liefste 0 natuurlijk). Voordat u op de rode knop “Exporteer schema” klikt, kunt u achter elk van de andere tabbladen per competitie de resultaten van het programma bekijken. We laten dit zien voor het tabblad B1:

7 juli 2015

10

Handleiding RoosterGenerator, deel II In de eerste plaats vindt u daar alle partijen in deze competitie gesorteerd op ronden. Verder ziet u vier blokjes met extra informatie:

Het aantal wedstrijden betreft het aantal partijen in de gekozen competitie. In het voorbeeld betreft het de B1 met 16 teams en 24 speelweken en dat levert uiteraard 192 partijen op. De Efficiëntie is altijd een getal gelijk aan of kleiner dan 100. Bij een score van 100 (zal bijna nooit voorkomen) is het rooster “perfect” (maar dan zijn er geen conflicten opgelost) hetgeen betekent dat elk team altijd om en om uit en thuis speelt. Dat fraaie ritme wordt ook bij een zeer goed rooster verstoord als er bijvoorbeeld 23 speelweken zijn. Dan speelt elk team altijd een keer minder uit dan thuis of andersom. Het verschil van die ene partij op 23 speelweken is al 4% namelijk. Ook kan het voorkomen dat er meer dan 2 teams van een zelfde vereniging in deze competitie meespelen. Die teams kunnen niet allemaal in de eerste ronde tegen elkaar spelen, dus worden de overige ronden waarin teams van dezelfde vereniging tegen elkaar spelen naar voren gehaald. Ook dat kan een kleine verstoring van het ritme uit-thuis betekenen. Vandaar dat we een kleurtje aan het efficiëntie-getal hebben gegeven: 100 – 95:

groen, een zeer evenwichtig rooster.

95 – 90 :

oranje, een redelijk rooster, zeker als er veel conflicten opgelost zijn.

90 of minder: rood, een zeer onevenwichtig rooster. In dit geval is het wellicht verstandig om te zien of er aanpassingen plaats moeten vinden (bijvoorbeeld teams op een andere speeldag, meer tafels op de speeldag als dat kan), waarna u een nieuwe data set kunt aanmaken en de RoosterGenerator nog een keer aan het werk kunt zetten. Reeks Thuis geeft aan het maximaal aantal keren dat er in het rooster een team achter elkaar thuis speelt. Een getal 1 is ideaal, een getal 2 is ook goed; geen enkel team speelt dan meer dan 2 maal achter elkaar thuis. Een getal 6 of 7 kan echter ook voorkomen als er veel conflicten zijn opgelost door veel teamontmoetingen om te wisselen of als het schema flink verstoord is doordat er teams aan elkaar zijn gekoppeld die, ten koste van de overige teams, altijd of samen thuis of samen uit zijn ingeroosterd. Reeks Uit geeft hetzelfde aan als hierboven beschreven, maar nu het maximaal aantal keren dat er een team achter elkaar uit speelt. Het rooster exporteren naar uw competities in BiljartPoint Als u tevreden bent met de resultaten van een data set, dan kunt u dit rooster exporteren naar uw competities in BiljartPoint met een klik op “Exporteer schema”.

Belangrijk: Pas op dit moment maakt u uw rooster definitief om er in uw seizoen mee te gaan werken. Het rooster zal verschijnen op uw competitie-pagina’s. U kun naderhand nog steeds een nieuw rooster maken en exporteren naar u w competities, maar dan wordt het bestaande rooster overschreven en dat kan alleen als er nog geen uitslagen zijn ingevoerd!

7 juli 2015

11

Handleiding RoosterGenerator, deel II Als u op “Exporteer schema” hebt geklikt, kunnen er drie verschillende berichten getoond worden en hopelijk is dat het eerste bericht: 1.

Gelukt

U kunt hierna uitloggen en op uw pagina in BiljartPoint het rooster inzien. Toch zijn er nog situaties dat het niet gelukt is het rooster aan uw competities te koppelen. U kunt dan de volgende meldingen krijgen: 2.

Niet gelukt

Het schema kon niet aan uw competities toegevoegd worden omdat er reeds uitslagen in deze competities aanwezig zijn! Als u in uw competities al uitslagen hebt ingevoerd, is het niet meer mogelijk om een rooster vanuit RoosterGenerator aan uw competities te koppelen. 3.

Niet gelukt

Het schema kon niet aan uw competities toegevoegd worden omdat een team in uw data set niet meer aanwezig is in BiljartPoint. Dit kan voorkomen als u meerdere data sets hebt gemaakt met een verschillend aantal teams in uw competitie. Stel u maakt data set 1 en die bevalt niet. U haalt in BiljartPoint een team uit een competitie (of u verplaatst dat team) en u maakt een data set 2. Als die beter bevalt en u maakt van data set 2 een definitief rooster, dan gaat het goed. Maar als u uiteindelijk toch besluit om data set 1 te gebruiken, zonder dat u dat team in BiljartPoint weer hebt teruggezet, dan krijgt u deze foutmelding.

7 juli 2015

12

Handleiding RoosterGenerator, deel II 6.

Resumé

RoosterGenerator is een hulpmiddel en kan wellicht niet alle knelpunten voor u oplossen. Als de evenwichtigheid erg slecht uitpakt, kunt u overwegen teams op een ander dagdeel te laten spelen, of aan verenigingen te verzoeken meer tafels op een dagdeel beschikbaar te stellen, maar soms zijn de mogelijkheden uitgeput. De laatste conflicten die RoosterGenerator vermeldt, dient u dan handmatig op te lossen. Uiteraard kunt u in het competitieprogramma op uw BiljartPoint pagina gewoon zoals u gewend bent de team-ontmoetingen verplaatsen en/of de thuiswedstrijd omzetten in een uitwedstrijd.

Succes ! Team BiljartPoint

Voor vragen en suggesties kunt u contact opnemen met BiljartPoint via [email protected]

7 juli 2015

13