Handleiding Projectadministratie

Handleiding Projectadministratie

Europees visserijfonds: Investering in duurzame visserij

Versiebeheer Nummer Versie 1 Versie 2

Publicatiedatum 26 augustus 2014 19 september 2014

Inhoud Inleiding

3

1 1.1 1.2

Projectadministratie Algemeen Opbouw projectadministratie

4 4 4

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 2.7 2.8

Aandachtspunten Beheersmaatregelen Interne procedures Projectwijzigingen Aanbesteding Kosten Facturen en betaalbewijzen Urenregistratie (loonkosten personeel en eigen arbeid) Voorschotten Projectinkomsten Controleverklaring accountant Bewaartermijn

7 7 7 7 7 8 9 9 9 9 9 10

3

Afkortingen- en begrippenlijst Bijlage 1: voorwaarden projectadministratie Bijlage 2: Controleprotocol Bijlage 3 Bewaren projectadministratie

11 12 14 18

2

Inleiding

Deze handleiding is een praktische handreiking bij het opzetten en beheren van een herkenbare en controleerbare projectadministratie voor een visserijproject welke wordt mede gefinancierd door het Europees Visserijfonds (EVF) 2007 - 2015. Alle in dit document genoemde aandachtspunten gelden in het geval van samenwerkingsverbanden zowel voor u ( de hoofdaanvrager) als voor de medeaanvragers, tenzij dit anders is aangegeven. Vragen Als u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft dan kunt u contact met ons opnemen via het klantportaal (www.mijn.rvo.nl) van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. U kunt ons ook bellen op 088 042 42 42. Wij zijn voor u bereikbaar op werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur. U belt tegen lokaal tarief. Ook vanuit het buitenland kunt u dit telefoonnummer gebruiken. U belt dan tegen het tarief dat geldt voor het buitenland. Disclaimer Deze handleiding is géén vervanging van geldende Europese en Nederlandse regelgeving in het kader van het EVF en is géén samenvatting van de voorwaarden die te vinden zijn op het klantportaal van MijnRVO.nl of van voorwaarden die in de beschikking zijn opgenomen. Ook gaat deze handleiding gaat niet in op bijzondere situaties.

3

1

Projectadministratie

1.1

Algemeen Bij de uitvoering van een EVF project moet aan een aantal administratieve vereisten worden voldaan zoals in de regelgeving is vastgelegd1. De projectadministratie gaat over de periode van het aanvragen van de subsidie tot en met vijf jaar2 na de afronding van uw project. Daarnaast U bewaart deze administratie ten minste tot en met 31 december 2020. Tot deze datum is het mogelijk dat uw project/administratie wordt geselecteerd voor controle. Het is uw verantwoordelijkheid om een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie bij te houden. Een projectadministratie is controleerbaar als de beheershandelingen duidelijk zijn vastgelegd, waardoor de organisatie goed kan functioneren en audits efficiënt kunnen worden uitgevoerd. In deze projectadministratie moeten alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn opgenomen en zijn te verifiëren met bewijsstukken. De projectadministratie moet zodanig opgezet zijn dat deze voldoende waarborging biedt voor correcte en adequate voortgangsrapportages en einddeclaratie, waarbij een volledige en blijvende aansluiting te maken is tussen de administratie en de rapportages. Het komt er in het kort op neer dat u een juiste en daarmee volledige ‘audittrail’ (auditspoor) aanbrengt in uw projectadministratie.

1.2

Opbouw projectadministratie Hoe u uw administratie inricht staat u geheel vrij, daar zijn geen voorwaarden aan verbonden. Wel zijn er een aantal zaken die u op zijn minst moet opnemen. Welke dit zijn en de daarbij behorende voorschriften kun u vinden op het klantportaal van MijnRVO.nl bij de voor u relevante subsidie openstelling. Naar gelang de inrichting bestaat een projectadministratie uit verschillende onderdelen. De op de volgende pagina’s aangegeven inrichting en rubricering is slechts bedoeld als voorbeeld. Hoewel getracht is om een zo compleet mogelijke weergave te geven van een administratie van een visserijproject is het mogelijk dat u wellicht onderwerpen mist of anders zou rubriceren. Ook is mogelijk dat er rubrieken bij staan die niet voor u van toepassing zijn. Ongeacht de gekozen inrichting kan het voorkomen dat een bepaald document onder meerdere rubrieken kan worden geplaatst. Zo is in het voorbeeld het document ‘machtiging medeaanvrager’ te plaatsen onder de rubriek ‘subsidie aanvraag’ en onder ‘samenwerkingsovereenkomsten’. Dit kun u naar eigen inzicht doen, van belang is dat de documenten eenvoudig zijn terug te vinden in de administratie.

1

De belangrijkste voorwaarden staan in bijlage 1 Dit is de instandhoudingsperiode. Er kunnen zich in deze periode wijzigingen voordoen die van invloed zijn op het afgeronde project, waardoor het door ons uitgekeerde bedrag mogelijk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld bij verkoop/vervanging projectinvesteringen). De documentatie van dergelijke wijzigingen neemt u op in uw projectadministratie.

2

4

Voorbeeld van de inhoud van een projectadministratie: Deel 1 Projectdocumentatie

Projectdocumentatie 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7

Aanleiding/achtergrond Haalbaarheidstudie Projectplan Projectbegroting en –begroting (initieel) Subsidie aanvraag (incl. bijlagen) Subsidie goedkeuring (incl. begroting) Vergunningen, ontheffingen, verklaringen en besluiten ……

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

Correspondentie Correspondentie RVO.nl Correspondentie provincie Correspondentie overig ……

1.3 1.3.1

Organisatie en beheer Projectpartners (subsidieaanvragers en overige projectpartners) 1.3.2 samenwerkingovereenkomsten 1.3.3 Wijziging projectpartners(inclusief verzoek en beslissing) 1.3.4 Projectorganisatie 1.3.5 Interne afspraken/procedures 1.3.6 Intern overleg/besluiten (verslagen & notulen) 1.3.7 Controle intern 1.3.8 Controle accountant (incl. controleverklaring) 1.3.9 Controle audit (NVWA, EU audit) 1.3.10 ……. 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7

Projectvoortgang Projectplanning Tussenverslagen Testverslagen Wijziging project (incl. verzoek en beslissing) Wetenschappelijke rapporten Eindverslag ………

1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 1.5.7

Promotie & publiciteit Nieuwsbrieven Nieuwsberichten Publicaties Promotiemateriaal Voorlichtingsmateriaal Deelnemerslijsten ….....

5

Voorbeeld van de inhoud van een projectadministratie: Deel 2 Financiële administratie

Financiële administratie 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5

Aanbesteding Voorbereiding Procedure Ingekomen offertes Gunning (afgesloten contract) ……

2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5

Financiering Financieringsplan Financiering derden Ontvangst financiering derden Bevoorschotting (inclusief aanvraag en beslissing) ……

2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9 2.3.10 2.3.11 2.3.12 2.3.13

Financiële verantwoording Betalingsoverzicht Offertes (niet aanbesteed) Facturen Betaalbewijzen Jaarrekeningen Managementfees Onderbouwing kosten testvaarten Onderbouwing projectinkomsten Taxatierapporten Aankoop/transportakte Subsidievaststelling (aanvraag en beslissing) Controleverklaring accountant ……

2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6

Urenverantwoording Arbeidscontracten Urenregistratie Verantwoording eigen arbeid Onderbouwing uurtarieven (cumulatief loonkostenoverzicht) Parafen- en handtekeningenlijst …….

6

2

Aandachtspunten

In dit hoofdstuk komen een aantal onderwerpen aan de orde die u kunnen helpen bij het inrichten en beheren van uw projectadministratie. 2.1

Beheersmaatregelen Bij projecten kunnen een of meer ondernemingen/afdelingen betrokken zijn. U doet er goed aan vooraf te bepalen door welk(e) organisatie(onderdeel) en op welke wijze de centrale projectadministratie wordt verzorgd. Wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het verzorgen van de inhoudelijke rapportage en wie voor de financiële rapportage? Het is belangrijk om afspraken te maken over welke gegevens er dienen te worden aangeleverd, alsmede het moment en de wijze waarop de gegevens worden aangeleverd. Het is raadzaam om deze afspraken schriftelijk vast te leggen en op te nemen in de projectadministratie. Ook is het aan te bevelen om uw project een unieke naam en nummer te geven, welke u laat terugkomen op alle onderliggende stukken. Daarbij is het van belang dat u uw partners/opdrachtnemers instrueert over het gebruik hiervan bij bijvoorbeeld offertes, facturen en betalingen.

2.2

Interne procedures Het is verstandig om een beschrijving van de voor het project relevante interne procedures in de administratie op te nemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inkoopprocedures, autorisatieprocedures met betrekking tot de uren en facturen en betalingsprocedures. Als controlemiddel van deze procedures is daarbij een parafenlijst en handtekeningenlijst onontbeerlijk. Hiermee voorkomt u bij controle discussies over bevoegdheden en eventuele correcties op de subsidiabele kosten.

2.3

Projectwijzigingen Bij het uitvoeren van het project kunt u tegen zaken aanlopen die van tevoren niet waren voorzien, waardoor u uw oorspronkelijke plan zult moet aanpassen. Wijzigingen die veel voorkomen zijn: • wijziging in de tijdsplanning • wijziging van projectpartners • wijziging van projectactiviteiten • wijziging begroting/verschuiving kostenposten Wijzigingen als deze kunnen van invloed zijn op uw subsidiabele kosten. Als u uw project wilt wijzigen, dient u een schriftelijk wijzigingsverzoek bij ons in.

Wijzigingen zijn alleen toegestaan als de doelstelling(en) van uw project niet veranderen en het project blijft passen binnen de voorwaarden van de van toepassing zijnde subsidie openstelling. Wijzigingen kunnen niet leiden tot een hogere subsidie. Het niet melden van projectwijzigingen is geheel voor eigen risico. 2.4

Aanbesteding Indien u aanbestedingsplichtig3 bent neemt u alle documentatie op in uw administratie waarmee u aan kunt tonen dat u de aanbestedingsregels correct heeft nageleefd. Het niet correct naleven van de aanbestedingsregels kan gevolgen hebben bij de definitieve vaststelling van uw subsidie.

3

Zie Aanbestedingswet 2012 en de Regeling LNV Subsidies

7

Let op: Aanbestedingsregels - waaronder de drempelbedragen - worden periodiek gewijzigd. Houd er rekening mee dat u op het moment dat u een opdracht gaat uitbesteden (bijvoorbeeld op het moment van aanvraag offertes) op de hoogte bent van de dan geldende regels. 2.5

Kosten Alle gemaakte projectkosten registreert u in uw betalingsoverzicht. De kosten worden gerubriceerd onder de vastgestelde kostenposten4 en krijgen een uniek nummer mee. Dit unieke nummer laat u vervolgens terugkomen in de onderliggende bewijsstukken. Voor een effectieve controleerbaarheid is het bovendien wenselijk om in het betalingsoverzicht en in de onderliggende stukken de subsidiabele en de niet subsidiabele kosten inzichtelijk te maken. Verdere aandachtspunten:
Zijn de kosten eenduidig toe te rekenen aan het project? Let er op dat de kosten voldoende gespecificeerd zijn zodat deze snel/eenvoudig aan een vastgestelde kostenpost kunnen worden gekoppeld.
Hebben de kosten betrekking op handelingen die binnen de projectperiode vallen? Let vooral op die kosten waarvan de periode gedeeltelijke buiten de projectperiode vallen. Dat gedeelte kan niet worden opgevoerd als subsidiabel kosten.
Zijn de kosten marktconform5? Houdt er rekening mee dat u aan moet kunnen tonen dat gemaakte kosten marktconform zijn. Zeker bij significante bedragen doet u er daarom goed aan om meerdere offertes in uw administratie te bewaren. Om na te gaan of gehanteerde uurtarieven van ingehuurde dienstverleners marktconform zijn maken wij gebruik van de website www.loonwijzer.nl, waarbij de uurtarieven van ZZP-ers leidend zijn.
Zijn bewijsstukken van geleverde goederen/diensten aanwezig? Indien niet duidelijk is dat goederen/diensten zijn geleverd binnen de projectperiode dan kan dit gevolgen hebben voor de subsidiabiliteit van de kosten. Als bewijsstukken neemt u de pakbonnen en afleverbonnen op in uw administratie. Let op:

Alleen kosten - van geleverde goederen/diensten binnen de projectperiode - die vóór het indienen van de eindafrekening (aanvraag subsidievaststelling) zijn gemaakt/gefactureerd en betaald, kunnen worden opgevoerd als subsidiabele kosten

2.5.1

Facturen en betaalbewijzen Zorg er voor dat u alleen correcte facturen ontvangt en opneemt in uw administratie. Wij controleren in ieder geval op: .• volledige naam van leverancier en afnemer; • volledige adres van leverancier en afnemer; • btw-nummer leverancier; • KvK-nummer leverancier; • de datum waarop de factuur is uitgereikt; • een uniek volgnummer; 4 5

Deze kostenposten zijn vermeld in de begroting die meegestuurd met de goedkeuringsbeschikking. Marktconform; in overeenstemming met wat in de markt gangbaar is.

8

• een omschrijving van de goederen of diensten die zijn geleverd; • het aantal geleverde goederen of diensten; • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling; • het in rekening gebrachte bedrag, exclusief btw; • het btw-tarief; • het btw-bedrag. Facturen van natuurlijke personen kunnen hiervan afwijken. De formele eisen voor facturen zijn ook te vinden op de website van de belastingsdienst. Let daarbij ook op een juiste te naamstelling (zie ook de tip bij paragraaf 2.1). Zorg tenslotte voor een correcte aansluiting met de betaalbewijzen. Neem bij twijfel contact met ons op. Let op:

2.5.2

Alleen kosten die betaald zijn door u als hoofdaanvrager of door medeaanvragers zijn subsidiabel.

Urenregistratie (loonkosten personeel en eigen arbeid) Uw urenregistratie geeft inzicht in de aan- en afwezigheid van de projectmedewerkers gedurende de uitvoering van het project. Voor alle bij het project betrokken personen dient een urenregistratie bijgehouden te worden. Zie ook paragraaf 2.1 over de interne procedures. Wat u minimaal moet vastleggen in de urenregistratie vindt u terug op het klantportaal van mijnRVO.nl. Het is verder van belang dat de urenregistratie actueel gehouden wordt. Als vuistregel volstaat een wekelijks of maandelijks bijgehouden registratie. Bij controles wordt voor de onderbouwing van het uurtarief het cumulatieve loonkostenoverzicht (jaaroverzicht werkgeverskosten) per (project)medewerker gebruikt. U doet er dan ook verstandig aan deze in uw administratie op te nemen.

2.5.3

Voorschotten Voor het aanvragen van voorschotten bestaan specifieke voorwaarden. Deze zijn te vinden op het klantportaal van MijnRVO.nl. bij de desbetreffende subsidie openstelling. Alle documentatie hieromtrent neemt u uiteraard op in uw projectadministratie. Ook als een voorschotaanvraag onverhoopt niet is gehonoreerd.

2.6

Projectinkomsten Indien inkomsten worden gegenereerd door projectactiviteiten dan brengt u deze inkomsten in mindering op de subsidiabele kosten. Een onderbouwing van deze inkomsten neemt u op in uw administratie.

2.7

Controleverklaring accountant Het is mogelijk dat een controleverklaring verplicht is gesteld bij de eindafrekening (aanvraag subsidie vaststelling). Dit kunt u terugvinden op uw beschikking. Een controleverklaring geeft ons duidelijkheid over de juistheid en volledigheid van uw eindafrekening. Uw accountant controleert uw eindafrekening volgens het vastgestelde controleprotocol6. Dit controleprotocol kunt u terugvinden in bijlage 2 van dit document. Na controle van uw accountant heeft u de gelegenheid om geconstateerde fouten te corrigeren. Houdt er rekening mee dat de 6

Bijlage 1 van de Regeling LNV subsidies

9

controleverklaring wordt vastgesteld op basis van de in het protocol vastgestelde toleranties. 2.8

Bewaartermijn Alle documenten die betrekking op de verantwoording van het project moeten beschikbaar zijn tot en met 31 december 2020. Daaronder valt ook al het promotieen publiciteitsmateriaal7. Houdt u verder rekening met digitale documenten zoals emails. De bewijsstukken moeten als originele stukken of als voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen aanvaarde gegevensdragers worden bewaard. Authentiek gewaarmerkte versies zijn alleen van belang als u besluit om de originelen niet te bewaren. Zie ook bijlage 3, bewaren van de administratie. Bij samenwerkingsverbanden is het aan te raden om na afloop van het project de projectadministratie centraal te bewaren. U doet er verstandig aan al in een vroeg stadium hierover afspraken te maken en deze vast te leggen in het projectdossier.

7

Informatie over de voorwaarden is te vinden op het webportaal van MijnRVO.nl.

10

3

Afkortingen- en begrippenlijst

Aanbesteding

Audit Audittrail EU EVF Marktconform NVWA RVO.nl ZZP-er

Procedure voor het verkrijgen van prijsopgaven voor het leveren van goederen of diensten. Aanbesteding kan onderhands of (verplicht) in het openbaar.; Visitatie en beoordeling (van een project) door een onafhankelijk expertpanel op grond van vooraf vastgelegde criteria.; Auditspoor; het zodanig inregelen van de (project)administratie dat deze inzichtelijk en controleerbaar is.; Europese Unie; Europees Visserijfonds; In overeenstemming met wat in de markt gangbaar is.; Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit van het Ministerie van Economische Zaken; Rijksdienst voor Ondernemend Nederland van het Ministerie van Economische zaken; Zelfstandige zonder personeel.

11

Bijlage 1: voorwaarden projectadministratie

EU verordening 1198/2006 Artikel 45, lid 1 Maatregelen ter ondersteuning van de duurzame ontwikkeling van visserijgebieden in een bepaald gebied worden uitgevoerd door lokale entiteiten of groepen ("de groep") die overheids- en particuliere partners uit de diverse lokale relevante sociaal-economische sectoren vertegenwoordigen, en die conform het evenredigheidsbeginsel over passende administratieve en financiële middelen beschikken om de bijstandsverlening te beheren en om de acties tot een goed einde te brengen. De groep moet, voor zover mogelijk, gebaseerd zijn op bestaande ervaren organisaties. Artikel 55, lid 8, aanhef en sub b In afwijking van lid 1 kunnen bijdragen in natura, afschrijvingskosten en algemene kosten onder de volgende voorwaarden worden beschouwd als uitgaven die de begunstigden voor de uitvoering van de concrete acties hebben betaald: b) Het bedrag van de uitgaven wordt verantwoord door boekhoudkundige stukken met dezelfde bewijskracht als facturen; Artikel 59, aanhef en sub d De beheersautoriteit van een operationeel programma is ervoor verantwoordelijk dat het operationele programma overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer wordt beheerd en uitgevoerd, en moet met name: ervoor zorgen dat de begunstigden en de andere bij de uitvoering van concrete acties betrokken instanties voor alle transacties betreffende de concrete acties hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken, onverminderd nationale boekhoudregels; Regeling LNV subsidies Artikel 1:12, lid 2 De subsidieontvanger voert een administratie die te allen tijde voldoende gegevens bevat voor een juist inzicht in de realisatie van de te subsidiëren activiteiten en voor een juiste subsidieverstrekking. Artikel 1:12, lid 3 In de administratie, bedoeld in het tweede lid zijn: a) alle ontvangsten en uitgaven vastgelegd met de onderliggende bewijsstukken; b) bewijsstukken ten name van de subsidieontvanger aanwezig, waaruit de aard van geleverde goederen en diensten duidelijk blijkt. Artikel 1:14e, lid 3 De controleverklaring bestaat uit een verklaring van een accountant of een accountant-administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waaruit blijkt dat met de aanvraag wordt voldaan aan de voorschriften uit artikel 4:45 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 1:14e, lid 4 De accountant of accountant-administratieconsulent controleert en stelt de verklaring vast met inachtneming van de voorschriften, gesteld in bijlage 1 bij deze regeling.

12

Artikel 4:1, lid 6 In afwijking van artikel 1:12, vierde lid, bewaart de ontvanger van een subsidie, verstrekt op grond van dit hoofdstuk, de in dat lid bedoelde administratie tot en met 31 december 2020.

13

Bijlage 2: Controleprotocol

Controleprotocol controleverklaring LNV-subsidies Inleiding Onderliggend Controleprotocol controleverklaring LNV-subsidies is van toepassing wanneer bij vaststelling van een subsidiebedrag een controleverklaring, vanuit de Regeling LNV-subsidies, wordt vereist. Dit protocol is afgestemd met het Koninklijk Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Het referentiekader is de Regeling LNV-subsidies waaronder de subsidie is verleend. Hoofdstuk 1. Uitgangspunten Doelstelling Het doel van dit controleprotocol is het verstrekken van duidelijkheid over de reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole en de in dat kader af te geven controleverklaring. De controleverklaring moet de Minister zekerheid geven over de juistheid en volledigheid van de gedeclareerde subsidiabele kosten. Hiertoe controleert de accountant de financiële verantwoording van de gedeclareerde subsidiabele kosten die door de eindontvanger bij het verzoek tot vaststelling (eindafrekening) is aangeleverd. de Minister controleert vervolgens de eindafrekening op het voldoen aan de subsidievoorwaarden en stelt de subsidie vast. Procedures De subsidieontvanger verzoekt de accountant een controleverklaring op te stellen op basis van het protocol controleverklaring LNV-subsidies. De eindbegunstigde levert hiertoe de aanvraag vaststelling (eindafrekening) aan de accountant aan. De accountant controleert de juistheid en volledigheid van het verzoek tot subsidievaststelling (eindafrekening) van de subsidieontvanger op basis van de richtlijnen in dit protocol. Naar aanleiding van de controle waarmerkt de accountant de eindafrekening en stelt de controleverklaring op. Hoofdstuk 3 bevat de minimaal voorgeschreven tekst van de controleverklaring. De subsidieontvanger levert het verzoek tot vaststelling (de gewaarmerkte eindafrekening) en de controleverklaring bij de Minister aan. Het verzoek tot vaststelling (eindafrekening) moet nadat het project is voltooid binnen de in de regeling LNV-subsidies gestelde termijn worden gedaan. Deze termijn is in de subsidieverplichtingen bij de beschikking tot subsidieverlening opgenomen. De Minister behoudt zich het recht voor een review te laten uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de eindafrekening. De accountant die de controle uitvoert verstrekt desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden zoals deze dat gewenst acht. Definities Een accountant: Een openbaar accountant zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 Burgerlijk Wetboek, boek 2, aan wie de eindbegunstigde de opdracht heeft toegekend de aanvraag tot vaststelling (eindafrekening) ten behoeve van de subsidieaanvraag te controleren.

14

Subsidieontvanger: Een natuurlijke of rechtspersoon of diens gemachtigde aan wie de Minister, een subsidie heeft toegekend. Gemachtigde: Een natuurlijke of rechtspersoon welke door de eindbegunstigde is gemachtigd bepaalde activiteiten ten behoeve van de subsidieaanvraag te verrichten. De afspraken omtrent de machtiging zijn vastgelegd in een machtigingsverklaring. Eindafrekening: Het verzoek van de subsidieontvanger tot vaststelling van de subsidie. Controleverklaring: Een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid en volledigheid van een verantwoording, in dit geval van de eindafrekening. Hoofdstuk 2. Onderzoeksaanpak Controleaanpak De accountant voert de controle met betrekking tot het verzoek tot vaststelling (eindafrekening) uit in overeenstemming met de richtlijnen in dit controleprotocol. De accountant controleert hiertoe de financiële verantwoording van de gedeclareerde kosten op de hieronder genoemde specifieke controlepunten. De controleaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Controlepunten De kern van de accountantscontrole is de vaststelling dat het verzoek tot vaststelling (eindafrekening) juist en volledig is. Hiertoe controleert de accountant de eindafrekening. De specifieke controlepunten hierbij zijn: – –

– –

–

uitsluitend subsidiabele kosten zijn gedeclareerd die op grond van de regeling in aanmerking komen voor subsidie; de gedeclareerde subsidiabele kosten zijn herleidbaar naar de kostensoorten/begroting zoals opgenomen in de (herziene) subsidieverleningsbeschikking; de gedeclareerde subsidiabele kosten zijn gemaakt (prestatie geleverd) en daadwerkelijk betaald door de subsidieontvanger; In voorkomend geval opgave is gedaan van alle inkomsten, waaronder subsidies, waarmee de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft mede is gefinancierd; ingeval de subsidie strekt tot uitvoering van een project, het project is uitgevoerd overeenkomstig het projectplan waarop de beschikking tot subsidieverlening betrekking heeft.

Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid De verklaring is gericht op het afgeven van een oordeel bij het verzoek tot vaststelling (eindafrekening). Bij de oordeelsvorming streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip ten behoeve van het gebruik van statistische technieken moet worden gekwantificeerd, moet worden uitgegaan van een betrouwbaarheid van 95 procent. Een goedkeurende controleverklaring impliceert dat, gegeven de hierboven genoemde betrouwbaarheid, in de eindafrekening verslag geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen met een materieel belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Informatie is materieel indien het weglaten of het onjuist weergeven daarvan de beslissing van de subsidieverlener over het verzoek

15

tot vaststelling (eindafrekening) zou kunnen beïnvloeden. Verder wordt verwezen naar hetgeen over materialiteit is vastgelegd in standaard 320 ‘Materieel belang in de accountantscontrole’ van NBA. Als omvangsbasis voor de toleranties geldt het totaal van de in de eindafrekening opgenomen subsidiabele kosten. De subsidieontvanger dient in beginsel alle geconstateerde fouten te corrigeren. De accountant beoordeelt wat de gevolgen zijn van de niet gecorrigeerde fouten voor de strekking van zijn controleverklaring. Voor de strekking van de controleverklaring gelden de volgende toleranties: Oordeel Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthoudin g

Afkeuring

Fouten in de eindafrekening

< 1%

>1% en < 3%

n.v.t.

> 3%

Onzekerheden in de controle

< 3%

>3% en < 10%

> 10%

n.v.t.

De controleverklaring Voor de controleverklaring dient het model controleverklaring gehanteerd te worden. De accountant stelt de verklaring op overeenkomstig de voorbeeldteksten van NBA. De accountant dient het van toepassing zijnde controleprotocol te vermelden in de controleverklaring. Hoofdstuk 3. Tekst controleverklaring CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de Minister Aan: opdrachtgever Wij hebben bijgevoegde eindafrekening van te over de periode tot met betrekking tot subsidieverlening in het kader van de Regeling LNV-subsidies gecontroleerd. De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie heeft per brief d.d. terzake een subsidie verleend tot een maximum van . Verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het opstellen van de eindafrekening in overeenstemming met de relevante bepalingen in de Regeling LNV-subsidies. is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de eindafrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de eindafrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol controleverklaring LNV-subsidies, vastgesteld in bijlage 1 bij de Regeling LNV-subsidies. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat

16

een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de eindafrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen en de toelichtingen in de eindafrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de eindafrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de eindafrekening door de entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor de subsidiedeclaratie, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de subsidiedeclaratie. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel is de eindafrekening van over de periode tot in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de begroting zoals opgenomen in brief d.d. en de relevante bepalingen in de Regeling LNV-subsidies. Beperking in gebruik en verspreidingskring De eindafrekening is opgesteld voor de Minister met als doel in staat te stellen te voldoen aan de relevante bepalingen in de Regeling LNV-subsidies. Hierdoor is de eindafrekening mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Dit doet geen afbreuk aan ons oordeel. De eindafrekening met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor en de Minister en dient derhalve niet te worden verspreid of gebruikt door anderen.

17

Bijlage 3 Bewaren projectadministratie

De projectadministratie moet bewaard blijven tot 31 december 2020. De basisverordening EVF (Vo 1198/2006, artikel 87 lid 3) schrijft voor: De bewijsstukken worden hetzij als originele stukken, hetzij als voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaard. Hieronder wordt ingegaan op de begrippen ‘authentiek gewaarmerkt’ en ‘algemeen aanvaardbare gegevensdrager’. Algemeen aanvaarde gegevensdragers In de uitvoeringsrichtsnoeren EVF (verordening 498/2007, artikel 45 lid 4) staat aangegeven dat ten minste de volgende gegevensdragers als algemeen aanvaard worden beschouwd: a) fotokopieën van originelen; b) microfiches van originelen; c) elektronische versies van originelen; d) alleen in elektronische vorm bestaande documenten Authentiek gewaarmerkte versies Indien u uw projectadministratie digitaal wilt maken én de originele facturen wilt vernietigen dan dient u daarvoor de door de Belastingdienst opgestelde procedure te hanteren. Deze procedure volstaat ook voor het EVF8. Meer informatie hierover is te vinden in de brochure ‘Uw geautomatiseerde informatie en de fiscale bewaarplicht’, welke te downloaden is van de website van de belastingdienst.

8

De regelgeving (Vo 498/2007, artikel 45, lid 5 en 6) schrijft voor dat de procedure voor het als authentiek waarmerken van documenten moet worden vastgesteld door nationale autoriteiten. In Nederland is het de Belastingdienst die voorwaarden stelt voor het overbrengen van originele documenten naar andere gegevensdragers (conversie).

18