Handleiding Projectadministratie

Handleiding Projectadministratie Subsidieregeling kinderopvang (thema a) Aanvraagtijdvak 2009

Handleiding Projectadministratie: Subsidieregeling kinderopvang (thema a), aanvraagtijdvak 2009 concept 30-3-2010

1

Handleiding Projectadministratie Subsidieregeling kinderopvang (thema a) Aanvraagtijdvak 2009

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5.

Inleiding ................................................................................................... 3 Achtergrond en doelstelling subsidieregeling................................................... 3 Relevante weten regelgeving ..................................................................... 5 Fasen van het proces van subsidieverstrekking ............................................... 6 Administratieve vereisten projectadministratie................................................ 7 5.1 Algemeen .............................................................................................. 7 5.2 Subsidiabele kosten................................................................................. 8 5.2.1 Personele kosten voor intern personeel................................................ 9 5.2.2 Exploitatiekosten ............................................................................ 12 5.2.3 Overheadkosten ............................................................................. 13 5.3 Niet-subsidiabele kosten ........................................................................ 13 5.4 Verantwoording externe kosten ............................................................... 13 5.5 Marktconformiteit.................................................................................. 14 5.6 Inkoop door aanbestedingsplichtigen ....................................................... 15 5.6.1 Aanbestedingsplichtigen .................................................................. 15 5.6.2 Aanbestedingsregels ....................................................................... 16 5.7 Inkomsten ........................................................................................... 17 5.8 Financiering ......................................................................................... 17


2

1. Inleiding Deze Handleiding Projectadministratie is een praktische uitwerking van administratieve vereisten die gelden voor organisaties die op grond van de Subsidieregeling kinderopvang (thema a), aanvraagtijdvak 2009 voor subsidie in aanmerking (willen) komen. Doel van deze handleiding is het ondersteunen van (potentiële) aanvragers, subsidieontvangers en uitvoerders van de Subsidieregeling kinderopvang bij de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking. Deze handleiding heeft specifiek betrekking op thema a: bevordering van de kwaliteit van de kinderopvang. De in deze handleiding opgenomen voorschriften zijn in de eerste plaats essentieel om een juiste verantwoording over de uitvoering van het project te verzekeren. Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het Agentschap SZW moeten op hun beurt verantwoording afleggen over alle publieke middelen die zij gebruiken, waaronder ook het geld dat is besteed aan gesubsidieerde projecten. Daarnaast maakt het opvolgen van deze voorschriften het mogelijk om tussentijds een goed inzicht in de voortgang van het gesubsidieerde project te verkrijgen. Op die manier wordt het voor de subsidieontvanger mogelijk het project dusdanig te sturen, dat een zo goed mogelijk resultaat kan worden behaald. Daar zijn dus alle betrokken partijen bij gebaat. Verder zijn ter verduidelijking aanwijzingen en voorbeelden met betrekking tot de voorschriften opgenomen. Deze handleiding biedt informatie over de achtergrond en doelstelling van de Subsidieregeling kinderopvang (hoofdstuk 2), de relevante regelgeving (hoofdstuk 3), de voorwaarden waarmee u rekening dient te houden in de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking (hoofdstuk 4) en tot slot de administratieve vereisten met betrekking tot de projectadministratie (hoofdstuk 5). Ter verduidelijking van de beschreven administratieve voorschriften zijn zoveel mogelijk aanwijzingen en voorbeelden opgenomen. Voor actuele informatie wordt u aangeraden om regelmatig te kijken op de website van het Agentschap SZW: www.agentschapszw.nl. Op de website is ook een hulpmiddel beschikbaar voor de urenverantwoording (Nieuwsberichten: ‘Hulpmiddel verantwoording’ 17 januari 2007) (zie paragraaf 5.2.1 van deze handleiding). Vragen met betrekking tot de Subsidieregeling kinderopvang kunt u sturen aan [email protected].

2. Achtergrond en doelstelling subsidieregeling De Subsidieregeling kinderopvang is bij besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 18 april 2005 in werking getreden en is – in verband met de overgang van de verantwoordelijkheid van het beleidsterrein kinderopvang naar de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap - sinds 2007 een subsidieregeling van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het doel van de Subsidieregeling kinderopvang is innovatieve projecten subsidiëren die bijdragen aan een toegankelijke en verantwoorde kinderopvang.


3

Het beleidsterrein kinderopvang kenmerkt zich door een frequente wisseling van aandachtsgebieden en prioriteiten. De subsidieregelgeving moet een op die dynamiek toegesneden toepassing van het subsidie-instrument faciliteren. In verband daarmee kent de regeling, naast regels met een duurzaam karakter, ruimte om in te kunnen spelen op actuele behoeften. Dat is gedaan door de subsidieregeling zodanig op te stellen dat per aanvraagtijdvak binnen de beleidsdoelstelling van de minister op het terrein van kinderopvang verschillende prioritaire thema’s worden onderscheiden. Door de verantwoordelijke bewindspersoon worden deze thema’s nader geconcretiseerd en bekend gemaakt in de Staatscourant. Per tranche wordt middels een wijziging op de Subsidieregeling kinderopvang bekend gemaakt onder welk thema subsidieaanvragen kunnen worden ingediend, hoeveel budget er per thema beschikbaar is en binnen welke periode aanvragen kunnen worden ingediend. In 2009 bestaat de Subsidieregeling kinderopvang uit 2 aanvraagtijdvakken. De mogelijkheid tot het indienen van aanvragen voor projectsubsidies bestaat uitsluitend gedurende het door de minister vastgestelde tijdvak. Het eerste aanvraagtijdvak was geopend van 1 september 2009 tot 1 oktober 2009 en betrof het aanvragen van subsidie voor het thema a: bevordering van de kwaliteit van de kinderopvang. Het tweede aanvraagtijdvak was geopend van 1 oktober 2009 tot 1 november 2009 en betrof het aanvragen van subsidie voor het thema b: stimulering van samenwerking tussen kinderopvangcentra en peuterspeelzalen, anders dan het aanbieden van voorschoolse educatie of vroegschoolse educatie. Deze Handleiding Projectadministratie heeft betrekking op het eerste aanvraagtijdvak (thema a) van de Subsidieregeling. In totaal is er in 2009 voor de Subsidieregeling kinderopvang € 9 miljoen beschikbaar. Dit bedrag wordt als volgt verdeeld: Thema a: bevordering van de kwaliteit van de kinderopvang Thema b: stimulering van samenwerking tussen kinderopvangcentra en peuterspeelzalen

€ 3.500.000 € 5.500.000

Aanvragen die buiten het tijdvak worden ingediend komen niet voor subsidie in aanmerking. Mocht in het zicht van het einde van een aanvraagtijdvak, dan wel na afloop van een dergelijk tijdvak, rekening houdend met het subsidieplafond, nog de mogelijkheid bestaan een derde aanvraagtijdvak in een kalenderjaar vast te stellen, dan zal van die mogelijkheid gebruik worden gemaakt.


4

3. Relevante weten regelgeving Aangezien de voor de Subsidieregeling kinderopvang relevante regelgeving versnipperd is, is het voor (potentiële) aanvragers en subsidieontvangers lastig een compleet beeld te krijgen van alle op de Subsidieregeling betrekking hebbende regelgeving. Het is voor het op een juiste manier aanvragen, uitvoeren en verantwoorden van een subsidieaanvraag van belang op de hoogte te zijn van alle op de Subsidieregeling van toepassing zijnde regelgeving. Om deze reden bevat hoofdstuk 3 een overzicht van alle relevante weten regelgeving. In maart 2007 is het beleidsterrein kinderopvang overgeheveld van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid naar het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Het beleidsterrein kinderopvang valt sindsdien onder de beleidsverantwoordelijkheid van de Staatssecretaris van Primair Onderwijs en Kinderopvang. In verband met deze overgang is met ingang van 27 februari 2008 de Wet overige OCW-subsidies de basis voor het verstrekken van subsidie op het beleidsterrein kinderopvang. Omdat op grond van de Wet overige OCW-subsidies geen, met de Algemene Regeling SZW-Subsidies vergelijkbare, algemene regeling geldt, is een aantal algemene subsidievoorwaarden in de Subsidieregeling kinderopvang 2009 overgenomen. De basis voor de subsidieverlening wordt gevormd door de Subsidieregeling kinderopvang zelf. Deze regeling is leidend bij het interpreteren van de van toepassing zijnde regelgeving. Naast de specifieke regelgeving en de Wet overige OCW-subsidies die de basis vormt voor de specifieke regelgeving, is de Algemene wet bestuursrecht (Awb) relevant voor de in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang gesubsidieerde projecten. De Awb regelt de verhoudingen tussen de overheid en burgers. Hoofdstuk 4 van de Awb bevat algemene regels met betrekking tot besluiten, waaronder beslissingen tot subsidieverlening en subsidievaststelling, voor de individuele burger. De Awb geeft inzicht in de rechten en plichten zowel van de bestuursorganen die bevoegd zijn besluiten te nemen als van de burgers op wie de besluiten betrekking hebben. Tot slot is ook de Wet Kinderopvang van toepassing op de in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang gesubsidieerde projecten. Overzicht relevante weten regelgeving: • Algemene wet bestuursrecht: Staatsblad 1992, 315, laatste wijziging Staatsblad 2010, 24 • Wet overige OCW-subsidies: Staatsblad 1998, 275, laatste wijziging Staatsblad 2009, 580 • Subsidieregeling kinderopvang: Staatscourant 2005, 81, laatste wijziging Staatscourant 2009, 19522 • Wet kinderopvang: Staatsblad 2004, 455, laatste wijziging Staatsblad 2009, 580 Voor de actuele versie van deze weten regelgeving kunt u de website www.overheid.nl raadplegen.


5

4. Fasen van het proces van subsidieverstrekking Bij het indienen van een subsidieaanvraag, de voorbereiding, uitvoering en verantwoording van een project in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Voor de verschillende fasen van het proces van subsidieverstrekking betekent dit in ieder geval het volgende: Aanvraagfase • •

• •

•

De aanvrager dient voor een subsidieaanvraag gebruik te maken van het model aanvraagformulier dat bij het Agentschap SZW verkrijgbaar is. Het projectplan maakt onderdeel uit van het aanvraagformulier en bestaat onder meer uit een uitgewerkte beschrijving van projectactiviteiten en een daarop aansluitende projectbegroting. De projectbegroting geeft inzicht in de kosten per activiteit. Per activiteit worden de verschillende kostenposten gespecificeerd in kostensoort en in prijs maal hoeveelheid. De aanvrager dient middels tenminste drie ondersteuningsverklaringen van verschillende organisaties aan te tonen dat er in de kinderopvangsector draagvlak is voor het project. Als subsidiabele projectkosten worden uitsluitend kosten in aanmerking genomen die noodzakelijk zijn voor en rechtstreeks toe te rekenen zijn aan het gesubsidieerde project. De kosten dienen binnen de formele projectperiode (op zijn vroegst na indiening van de aanvraag) door de aanvrager te zijn gemaakt (te zijne laste dan wel ten laste van het samenwerkingsverband). De kosten dienen verband te houden met de ontwikkeling of uitvoering van het project en kunnen betrekking hebben op personeel, exploitatie of overhead. Zie voor nadere informatie over welke kosten wel en niet-subsidiabel zijn paragraaf 5.2 en 5.3. Voor zover van toepassing bevat de begroting een overzicht van partijen die voornemens zijn aan de financiering van het project bij te dragen. Tevens dient inzichtelijk te worden gemaakt welke voorwaarden aan de verkrijging van deze financiële bijdragen zijn verbonden.

Uitvoeringsfase •

• •

• •

Op basis van de subsidieverlening bestaat het recht op een voorschot van maximaal 80% van het totaal toegekende subsidiebedrag. Het voorschot wordt automatisch na subsidieverlening verstrekt. Indien een project langer dan een jaar duurt, kan de bevoorschotting per kalenderjaar of per periode van 12 maanden plaatsvinden. Bij de subsidieverlening is het maximale subsidiebedrag dat beschikbaar wordt gesteld gekoppeld aan de periode en de activiteiten en de daarvoor begrote kosten waarvoor subsidie is aangevraagd. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze wordt verstrekt, en dat - naast de uit de subsidieregeling voortvloeiende verplichtingen – alle overige verplichtingen die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden, worden nageleefd. De subsidieontvanger is verplicht een administratie te voeren die aan de voorschriften uit de gewijzigde Subsidieregeling kinderopvang 2009 voldoet (zie voor verdere toelichting hoofdstuk 5). De subsidieontvanger dient de in de beschikking subsidieverlening opgenomen voorschriften en aandachtspunten in acht te nemen.


6

• •

•

De subsidieontvanger zorgt ervoor dat het project binnen twee maanden na ontvangst van de beschikking tot subsidieverlening wordt gestart. Indien zich tussentijds omstandigheden voordoen, waardoor de voortgang en inhoud van een project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk (schriftelijk) melding aan het Agentschap SZW. Indien dit zinvol c.q. nodig wordt geacht kan het Agentschap SZW tijdens de looptijd van het project een monitorbezoek bij de aanvrager en/of uitvoerder laten plaatsvinden waarbij de voortgang (zowel inhoudelijk als financieel) als ook de wijze van vastlegging van gegevens wordt bekeken.

Verantwoordings- en vaststellingsfase •

•

• • • •

Binnen 13 weken na beëindiging van het project waarvoor subsidie is verleend, moet een verzoek ingediend worden tot vaststelling van het subsidiebedrag waarop aanspraak bestaat. Dit verzoek wordt ingediend onder gebruikmaking van een model verantwoordingsformulier dat bij het Agentschap SZW verkrijgbaar is. Deze verantwoording bevat een inhoudelijke en financiële rapportage; deze dienen aan te sluiten op het goedgekeurde projectplan. In geval het een declaratie van boven de € 50.000 betreft, dient de verantwoording te worden voorzien van een accountantsverklaring. De accountantsverklaring dient te zijn ingericht volgens het model in bijlage 1 bij de Subsidieregeling. Tevens dient de verklaring gebaseerd te zijn op een controle die is uitgevoerd overeenkomstig het controle- en rapportageprotocol in bijlage 2 bij de Subsidieregeling kinderopvang. De afdeling Controle en Monitoring van het Agentschap SZW kan een tweedelijnscontrole uitvoeren over uw verantwoording. De subsidieontvanger wordt hierover tijdig geïnformeerd. Bij de beoordeling van de verantwoording zullen aspecten als de rechtmatigheid en doelmatigheid van de verantwoorde kosten de nodige aandacht krijgen. Indien niet of onvoldoende aan de bij en krachtens de regelgeving verbonden verplichtingen of aan de in de subsidieverlening opgenomen nadere voorschriften is voldaan, kan de subsidie op een lager bedrag, of op nihil worden vastgesteld. Na de subsidievaststelling op een lager bedrag of op nihil is de subsidieontvanger verplicht een te veel ontvangen voorschot direct terug te betalen. Bij een volledige subsidievaststelling zal het resterende bedrag, dat gelijk is aan 20% van het toegekende bedrag, worden nabetaald door het Agentschap SZW.

5. Administratieve vereisten projectadministratie 5.1 Algemeen De subsidieontvanger is op grond van artikel 12 d van de Subsidieregeling kinderopvang verplicht een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie bij te houden ten aanzien van de uitvoering en afronding van het project en de in verband daarmee verrichte uitgaven en verworven inkomsten. De administratie moet zodanig ingericht zijn dat deze aansluit bij het ingediende en goedgekeurde projectplan en de bijbehorende begroting. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de gegevens en het voeren en bewaren van een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie.


7

In het geval één of meer samenwerkingspartners bij uw project zijn betrokken, is het raadzaam vooraf duidelijke afspraken te maken over de verdeling van verantwoordelijkheden met betrekking tot het beheer van de projectadministratie. Aspecten zoals wie levert welke gegevens aan, wie verzorgt de centrale projectadministratie en wie bewaart de administratie zijn hierbij belangrijk. Op deze projectadministratie zijn in elk geval de volgende voorwaarden van toepassing: • • • •

• •

De administratie moet zodanig ingericht zijn dat deze aansluit bij het ingediende en goedgekeurde projectplan en de bijbehorende begroting. De administratie dient informatie te bevatten die nodig is voor het verkrijgen van een juist inzicht in de realisatie van de subsidiabele activiteiten en voor een juiste subsidieverstrekking. De subsidieontvanger dient te waarborgen dat de administratie juist en volledig is. De subsidieontvanger dient verder te waarborgen dat de administratie dusdanig is ingericht dat de op het project betrekking hebbende financiële gegevens op eenvoudige wijze uit de administratie kunnen worden opgemaakt. Dit houdt in dat alle ontvangsten en uitgaven onmiddellijk in de administratie worden vastgelegd met onderliggende stukken. Uit de bewijsstukken dient te blijken wat de aard van de geleverde diensten of goederen is en dat deze ten name van de subsidieontvanger (in het kader van het project) zijn geleverd. Van ontvangsten en uitgaven zonder bewijsstukken dient een afzonderlijke administratie te worden ingericht. De administratieve bescheiden en originele bewijsstukken welke betrekking hebben op het gesubsidieerde project dienen ten minste tot zeven jaar na de subsidievaststelling te worden bewaard. De projectadministratie mag integraal onderdeel uitmaken van de totale administratie van de subsidieontvanger.

5.2 Subsidiabele kosten In het kader van de Subsidieregeling kinderopvang komen projecten voor subsidie in aanmerking die zowel bijdragen aan de algemene beleidsdoelstelling (nl. het bevorderen van toegankelijke en verantwoorde kinderopvang) als passend zijn binnen één van de voor het betreffende jaar vastgestelde thema’s. In het algemeen moeten de kosten die in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang voor subsidiering in aanmerking komen, in ieder geval voldoen aan de volgende vereisten: •

Artikel 7 van de Subsidieregeling kinderopvang geeft aan dat uitsluitend die kosten voor subsidie in aanmerking komen die na indiening van de aanvraag rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen. De gesubsidieerde kosten moeten kunnen worden gelinkt aan de in het goedgekeurde projectplan opgenomen projectactiviteiten, en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van die activiteiten.

•

De kosten dienen ten laste van de subsidieontvanger, dan wel ten laste van het samenwerkingsverband, gedurende de formele projectperiode te zijn gemaakt.

•

De subsidiabele projectkosten dienen betrekking te hebben op een van de drie in artikel 7 van de Subsidieregeling opgenomen kostensoorten:


8

o

o

o

personele kosten: dit zijn de kosten voor interne of externe medewerkers die gedurende het project geheel of gedeeltelijk worden ingezet voor de uitvoering van (een van) de projectactiviteiten. exploitatiekosten: overige kosten, anders dan personele kosten, die direct aan de projectactiviteiten kunnen worden toegerekend; hierbij kan worden gedacht aan de huur van een zaal, gebruik van kantoorruimte, het inkopen van (les)materiaal, reiskosten, et cetera. overheadkosten: alle kosten die indirect aan het project zijn toe te rekenen, zoals kosten voor beheer van de projectadministratie of coördinatie van het project.

•

Alle gerealiseerde kosten moeten in het overzicht van gerealiseerde kosten naar p * q gespecificeerd (kunnen) worden en mogen geen percentages bevatten.

•

De accountantskosten zijn subsidiabel.

Hierna zal per kostensoort worden aangegeven hoe kosten aan het project kunnen worden toegerekend en op welke wijze deze kosten dienen te worden verantwoord. 5.2.1 Personele kosten voor intern personeel De personele kosten kunnen worden verdeeld in interne en externe loonkosten. Interne loonkosten betreffen de loonkosten voor interne medewerkers. Interne medewerkers zijn niet alleen de medewerkers van de subsidieontvanger, maar, in geval het project namens een samenwerkingsverband is ingediend, ook de medewerkers van de organisaties uit het samenwerkingsverband. In deze paragraaf wordt toegelicht hoe u de personele kosten voor interne medewerkers kunt berekenen en verantwoorden. In paragraaf 5.4 wordt toegelicht hoe u de externe kosten, inclusief die van extern personeel, kunt verantwoorden. De totale loonkosten van het personeel dienen berekend te worden op basis van het aantal gerealiseerde uren tegen een individueel berekend uurtarief. Bij het berekenen van het uurtarief dient te worden uitgegaan van het normaal aantal werkbare uren per jaar voor de betreffende medewerker. Het normaal aantal werkbare uren per jaar dient als volgt te worden bepaald: 52 weken * gebruikelijke werkweek -/- vakantiedagen -/-ATV/ADV -/-feestdagen (geen aftrek van ziekteverzuim).


9

Voorbeeldmodel Berekening kosten intern personeel Dhr. Jansen heeft in de maanden april en mei zijn sluitende urenverantwoording bij de administratie van de uitvoerende instelling “X” ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de urenverantwoording periodiek (dag/week) op juistheid gecontroleerd en getekend voor akkoord. Ten behoeve van het gesubsidieerde project heeft hij 85 uur verantwoord. De heer Jansen heeft een werkweek van 40 uur (2080 uren). Hij heeft recht op 200 uren ATV/ADV. Voor vakantie en feestdagen staan 220 uren. Zijn normaal aantal werkbare uren wordt bepaald op 1.660 uur per jaar. Bruto loonkosten Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten (de kostprijs) als volgt berekend worden (bedragen in €): brutoloon per maand 2.500 werkgeverslasten 28% 700 subtotaal 3.200 (De werkgeverslasten zijn incl vakantietoeslag & eindejaarsuitkering) Totaal brutoloonkosten per maand: 3.200 Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden * 3.200 = 38.400 uurtarief: 38.400 : 1.660 = € 23,13 per uur Projecturen: 85 uur 85 uur * € 23,13 = € 1.966

Zoals reeds gemeld in paragraaf 5.2 kunnen uitsluitend werkelijke kosten voor subsidie in aanmerking komen. Dit betekent dat voor de berekening van een intern uurtarief dient te worden uitgegaan van de werkelijke loonkosten voor de werkgever. Om uw administratieve lasten te beperken, mag u voor de berekening van de subsidiabele kosten uitgaan van het brutoloon vermeerderd met een opslag van 28% (deze opslag is inclusief vakantietoeslag en eindejaaruitkering). Zie voorbeeld in kader. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om tarieven te hanteren, die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. Het is niet toegestaan om bij de berekening van de loonkosten voor een medewerker normatieve uren te hanteren. Voor projecten die op grond van de Subsidieregeling kinderopvang subsidie ontvangen geldt dat de gerealiseerde uren ten minste onderbouwd dienen te worden met een deugdelijke sluitende urenregistratie die aansluit op de salarisen contractsadministratie. Dit houdt in dat medewerkers die een gedeelte van hun arbeidstijd worden ingezet voor het project, al hun aan het project bestede tijd moeten registreren volgens het principe van sluitende urenregistratie. Bij een sluitende urenregistratie dient u op detailniveau aan te geven hoeveel uren u aan de in het kader van het gesubsidieerde project verrichte activiteiten hebt besteed. Daarnaast dient u aan te geven hoeveel overige, niet-project gerelateerde uren, in de betreffende week gemaakt zijn. Deze overige uren hoeft u niet nader te specificeren. Het totaal aantal verantwoorde uren per week dient aan te sluiten op het gemiddeld aantal uur dat een medewerker contractueel moet maken (vandaar de term sluitend). Verder dienen afwezigheidsuren (vakantie en ziekte) te worden vastgelegd. De afwezigheidsuren dienen aan te sluiten op de verlof- en verzuimregistratie.


10

Een systeem van sluitend tijdschrijven voldoet aan de volgende eisen: •

•

•

•

• •

Voor alle bij het project betrokken directe en indirecte personeelskosten moet een urenregistratie worden bijgehouden, die aansluit op het door de betreffende persoon volgens arbeidsovereenkomst te maken aantal uren. Voorbeeld: als een persoon een aanstelling heeft van 36 uur per week, dan dient de urenverantwoording gebaseerd te zijn op 36 uur per week. De uren moeten vastgelegd worden op basis van activiteiten verricht voor het project en overige uren (normale werkzaamheden, verlof, ziekte). Voor de uren van de gesubsidieerde activiteiten wordt aangegeven welke werkzaamheden zijn verricht (bijv. training, coördinatie, ontwikkeling, et cetera). Het is raadzaam in het urenregistratieformulier dezelfde onderverdeling van projectactiviteiten te hanteren als in het goedgekeurde projectplan. Op deze manier zijn de kosten direct toe te rekenen aan de goedgekeurde activiteiten (zie ook paragraaf 5.2). Zowel de medewerker als de direct leidinggevende dienen voor de opgevoerde uren te tekenen en te dateren. Het controlemoment dient kort na de realisatie van betreffende uren te zijn. Het achteraf paraferen dient zo spoedig mogelijk plaats te vinden: medewerkers uiterlijk binnen 1 week en leidinggevenden uiterlijk binnen 4 weken. Indien een medewerker voor een korte periode projectgerelateerde werkzaamheden verricht en vervolgens andere niet-projectgerelateerde werkzaamheden binnen de organisatie verricht, hoeft de medewerker alleen voor de periode waarin de projectgerelateerde uren zijn gemaakt een sluitende urenregistratie bij te houden. Projectgerelateerde uren worden gedurende de gehele looptijd van het project geregistreerd. Er dienen documenten in de projectadministratie te zijn opgenomen die de loonkosten - voor de werkgever - van de betrokken medewerker aantonen.

Voorbeeldmodel Sluitende urenadministratie Naam: Personeelsnummer. Functie: Arbeidscontract: Week: 3

Dhr. K. Bast 370 Instructeur 36 uur per week Jaar: 2009

Project

ma

di

Datum

15/01 16/01 17/01 18/01 19/01

SKO* activiteit 1 SKO activiteit 2 SKO activiteit 3 SKO activiteit 4 Overig (niet-SKO) Verlof Ziekte Totaal

2 1 5 8

3 1 4 8

wo

5 1 2 8

do

2 4 6

vr

1 4 1 6

Totaal

8 9 2 11 6 0 0 36

Paraaf medewerker:

KB

dd. 19 januari 2009

Paraaf leidinggevende:

PC

dd. 30 januari 2009

SKO* = Subsidieregeling Kinderopvang


11

Enige uitzondering op deze basisregel geldt voor medewerkers die gedurende het project volledig worden ingezet voor het project. Voor deze medewerkers geldt dat een verklaring kan worden gegeven (als addendum op het arbeidscontract) waaruit blijkt dat zij gedurende de projectperiode volledig voor het project worden ingezet. Voor de urentoerekening dient wel een link te worden gelegd met de ziekteregistratie. Deze uren zijn immers niet subsidiabel. 5.2.2 Exploitatiekosten Ook exploitatiekosten kunnen voor subsidie in aanmerking komen. Onder exploitatiekosten vallen overige kosten, anders dan personele kosten, die direct aan de projectactiviteiten kunnen worden toegerekend. Hierbij kan worden gedacht aan: • • • • •

de huur van een zaal of leslokaal; gebruik van kantoorruimte; het inkopen van (les)materiaal; reiskosten voor medewerkers; kosten voor publiciteit.

Van deze kosten dient duidelijk te zijn dat zij noodzakelijkerwijs ten behoeve van het project zijn gemaakt. Indien exploitatiekosten slechts voor een deel betrekking hebben op het gesubsidieerde project, dienen de kosten volgens een gemotiveerde redelijke en eerlijke methode aan het project te zijn toegerekend. Exploitatiekosten dienen net als alle overige subsidiabele kosten onderbouwd te worden met originele bewijsstukken. Het is mogelijk dat tijdens de projectperiode materialen moeten worden aangeschaft die na de projectperiode ook bruikbaar zijn. Een voorbeeld hiervan is speelgoed. Dit is langer dan 18 maanden (de maximale projectperiode) bruikbaar. Omdat de bruikbaarheid langer is, worden door het Agentschap SZW afschrijvingskosten gehanteerd. De periode van bruikbaarheid verschilt per soort: Computerapparatuur/speelgoed Software Machines/apparatuur Meubilair/stoffering/verbouwing ruimtes Onroerend goed

3 jaar 2 jaar 5 jaar 10 jaar 30 jaar

Voorbeeld: Als de subsidieontvanger voor € 1.000,- speelgoed aanschaft, betekent dit dat voor een projectperiode van 18 maanden (€ 1.000,- / 36 maanden) x 18 maanden = € 500,-. Voor reiskosten betekent dit dat deze onderbouwd dienen te worden met een door de medewerker opgestelde en door de leidinggevende geaccordeerde declaratie, waarop datum, doel en afgelegd traject van de reis is weergegeven. In het algemeen zijn reiskosten subsidiabel tot maximaal het bedrag van de fiscale norm. Indien uit bescheiden (bijvoorbeeld een CAO) blijkt dat de aan de deelnemers betaalde reiskosten hoger zijn dan het bedrag van de fiscale norm, dan kan in overleg met het Agentschap SZW een hoger bedrag overeen worden gekomen. Bij gebruikmaking van openbaar vervoer dienen trein- of strippenkaarten als bewijsmateriaal te worden bijgevoegd.


12

5.2.3 Overheadkosten Overheadkosten die voor subsidie in aanmerking kunnen komen zijn alle kosten die indirect aan het project zijn toe te rekenen. Voorbeelden van mogelijke overheadkosten zijn: • • •

loonkosten van overheadpersoneel, bijvoorbeeld voor beheer van de projectadministratie of coördinatie van het project; kosten van derden die de administratie of coördinatie van het project op zich hebben genomen; overige indirecte kosten, bijvoorbeeld telefoon- of portokosten, die betrekking hebben op het project.

Van deze kosten dient duidelijk te zijn dat zij noodzakelijkerwijs ten behoeve van het project zijn gemaakt. Overheadkosten dienen volgens een gemotiveerde redelijke en eerlijke methode aan het project te zijn toegerekend. Het hanteren van percentages is niet toegestaan. 5.3 Niet-subsidiabele kosten De Subsidieregeling bevat een aantal bepalingen waaruit af te leiden is welke projectkosten niet voor subsidie in aanmerking komen. Vooral artikel 7 van de Subsidieregeling gaat hier expliciet op in. De volgende kosten zijn niet subsidiabel: • • • • • • • • • •

kosten die vóór de datum van indiening van de aanvraag bij het Agentschap SZW ten behoeve van het project zijn gemaakt; kosten die buiten de formele projectperiode (zoals vermeld in de beschikking subsidieverlening) ten behoeve van het project zijn gemaakt; kosten die niet door de subsidieontvanger zijn gemaakt, of betaald, of niet op verzoek van de subsidieontvanger zijn gemaakt; kosten die geen betrekking hebben op het in het kader van de Subsidieregeling kinderopvang gesubsidieerde project, maar toe te rekenen zijn aan andere projecten; kosten die toe te rekenen zijn aan niet-subsidiabel (verklaarde) activiteiten; indirecte kosten als deze niet gebaseerd zijn op werkelijke kosten die verband houden met de uitvoering van de activiteiten in het kader van de Subsidieregeling of als zij niet evenredig of niet reëel zijn toegerekend aan het project; onvoorziene, algemene of pro memorie kosten; kosten van door de aanvrager ten behoeve van de aanvraag ingeschakelde subsidieadviseurs; BTW, voor zover deze kan worden teruggevorderd; Ziekteverzuim van personeel.

5.4 Verantwoording externe kosten Deze paragraaf gaat in op welke wijze u de kosten voor bij derden ingekochte goederen of diensten kunt verantwoorden en hoe u kunt aantonen of voor een ingekochte dienst of product de juiste prijs is betaald. Uitgangspunt is dat de beschikbare middelen altijd ten goede moeten komen aan de activiteiten waarvoor de Subsidieregeling is bedoeld. Het Handleiding Projectadministratie: Subsidieregeling kinderopvang (thema a), aanvraagtijdvak 2009 concept 30-3-2010

13

Agentschap SZW vindt het niet acceptabel dat er bovenmatige kosten worden verantwoord in projecten die met publieke middelen worden gefinancierd. Bij de verantwoording van de externe kosten kunnen twee werkwijzen worden gehanteerd: het afrekenen op basis van werkelijke kosten of het afrekenen op basis van facturen. De keuze van de werkwijze behoeft niet voor het gehele project gelijk te zijn, maar kan per samenhangend onderdeel verschillend zijn. Bij beide werkwijzen gaat het er om dat uitsluitend de kosten die door de subsidieontvanger of op verzoek van de subsidieontvanger daadwerkelijk zijn gemaakt voor subsidiëring in aanmerking komen. Kosten dienen te worden onderbouwd met onderliggende facturen of documenten met vergelijkbare bewijskracht. Er zal aantoonbaar moeten worden vastgesteld dat de in rekening gebrachte diensten of goederen daadwerkelijk zijn geleverd en dat deze in overeenstemming zijn met – de voorwaarden van – de geaccepteerde offertes of met gemaakte prestatieafspraken. Bij de werkelijke kosten werkwijze moeten de daadwerkelijk gemaakte kosten (zonder winstopslag) worden aangetoond. Bij kosten die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten in eigen beheer moet worden aangetoond dat deze direct en daadwerkelijk verband houden met de activiteit. Daarnaast moet aan de hand van administratieve bescheiden (bijvoorbeeld loonspecificaties, betaalbewijzen, originele tijdregistratieformulieren) worden aangetoond dat het gaat om daadwerkelijk in het kader van het project gemaakte (en betaalde) kosten. Indien de subsidieontvanger voor het uitvoeringsmodel kiest, betekent dit dat voor de berekening van de werkelijke personele, exploitatie- of overheadkosten verwezen kan worden naar respectievelijk paragraaf 5.2.1, 5.2.2 en 5.2.3. Indien de subsidieontvanger er voor kiest de externe kosten te verantwoorden op basis van facturen, dan gelden twee regimes: enerzijds het regime voor de nietaanbestedende diensten en anderzijds het regime voor de aanbestedende diensten. Het is dus van belang eerst vast te stellen of uw organisatie een aanbestedende dienst is. Aanbestedende diensten zijn veelal publieke organisaties (o.m. centrale overheden, provincies, gemeenten, ZBO’s et cetera) òf organisaties die voor meer dan de helft afhankelijk zijn van publieke middelen. De exacte definitie van een aanbestedende dienst is opgenomen in de Nederlandse regelgeving met betrekking tot aanbesteding, te weten het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (Bao) 1 . U dient als subsidieontvanger zelf na te gaan of uw organisatie een aanbestedende dienst is. 5.5 Marktconformiteit Voor opdrachten tot € 15.000,- geldt gunning uit de hand. Voor relatief kleine bedragen is het niet nodig om de marktconformiteit expliciet aan te tonen. Uitgangspunt is dat de subsidieontvanger een zo laag mogelijke prijs bedingt c.q. de economisch meest voordelige aanbieding selecteert.

1

In 2005 zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen geïmplementeerd in Nederlandse regelgeving. Hieruit is het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (Bao, Staatsblad 2005, 408)1 en het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (Bass, Staatsblad 2005, 409) voortgekomen. In artikel 1, onder r en q, van het Bao is de definitie van een aanbestedende dienst weergegeven.


14

Er dient vooraf een benchmarkprocedure te worden uitgevoerd bij opdrachten vanaf € 15.000,- tot € 50.000,-. Door middel van eigen onderzoek worden minimaal drie partijen op basis van hun prijsopgaven vergeleken. Deze prijsopgaven kunnen bestaan uit een offerte, een uitdraai van internet of een andere vorm van prijsopgave gebaseerd op het keuzemoment. Op basis daarvan dient de subsidieontvanger een goede prijskwaliteit afweging te maken en de uiteindelijke keuze te onderbouwen. Deze benchmarkprocedure dient voorafgaand aan de opdrachtverstrekking plaats te vinden. Voor opdrachten vanaf € 15.000,- tot het van toepassing zijnde drempelbedrag voor aanbestedingsplichtigen dient een transparante offerteprocedure te worden uitgevoerd. Bij een transparante offerteprocedure stelt de subsidieontvanger een bestek op waarin hij duidelijk aangeeft wat de opdracht is. Op basis van dit bestek vraagt hij bij minimaal drie partijen een gelijke uitnodiging tot het doen uitbrengen van een offerte voor een bepaalde opdracht. In dit bestek neemt de subsidieontvanger de eisen en wensen op die betrekking hebben op het voorwerp zodat alle inschrijvers weten waarop zij hun offerte moeten richten. Nadat de offertes zijn binnengekomen vergelijkt hij deze met elkaar op basis van de criteria die hij heeft opgenomen in het bestek. Het is belangrijk om de totstandkoming van de keuze duidelijk vast te leggen in het dossier onder andere door middel van een ondertekende gunningsmatrix en indien van toepassing gespreksverslagen met de offrerende partijen. Vervolgens verstrekt de subsidieontvanger de opdracht aan de aanbieder met de economisch meest voordelige aanbieding (hoeft niet de goedkoopste aanbieding te zijn) en stuurt hij de afgewezen partijen een brief waarin aangegeven is dat zij de opdracht niet gegund krijgen. Aangezien de subsidieontvanger te allen tijde verantwoordelijk is voor het aantonen van de marktconformiteit, dient de benchmark- en/of transparante offerteprocedure en/of aanbestedingsprocedure goed gedocumenteerd te worden en onderdeel uit te maken van de projectadministratie. Bij de beoordeling van aanvragen en verantwoordingen kan getoetst worden of bovengenoemde voorschriften voor verantwoording van externe kosten zijn nageleefd. Het Agentschap SZW kan de aanvraag geheel of gedeeltelijk afwijzen of de subsidie op een lager bedrag vaststellen als niet aan bovengenoemde eisen is voldaan. Te allen tijde geldt dat, in geval er bovenmatige kosten worden gedeclareerd, ongeacht welk model of regime, het Agentschap SZW kan besluiten tot een lagere vaststelling. 5.6 Inkoop door aanbestedingsplichtigen Deze paragraaf is specifiek bedoeld voor aanbestedende diensten. Wanneer u als organisatie aanbestedingsplichtig bent, moet u rekening houden met de aanbestedingsregels. 5.6.1 Aanbestedingsplichtigen Onder aanbestedingsplichtige diensten vallen in ieder geval: • De staat; • Provincies; • Gemeenten; • Waterschappen; Handleiding Projectadministratie: Subsidieregeling kinderopvang (thema a), aanvraagtijdvak 2009 concept 30-3-2010

15

•

Publiekrechtelijke instellingen: In bijlage III van de Richtlijn 2004/18/EG is een – indicatieve- lijst opgenomen met publiekrechtelijke instellingen. De publiekrechtelijke instelling: - Is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn; - Bezit rechtspersoonlijkheid; - Is een instelling waarvan: a. de activiteiten in hoofdzaak door de staat, de territoriale lichamen of andere publiekrechtelijke instellingen worden gefinancierd; ofwel b. het beheer onderworpen is aan toezicht door de staat, de territoriale lichamen of andere publiekrechtelijke instellingen; ofwel c. de leden van het bestuursorgaan, het leidinggevend of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, de territoriale lichamen of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen.

Wanneer uw organisatie valt onder één van de bovengenoemde categorieën moet u rekening houden met de aanbestedingsregels. Wanneer dit niet het geval is, bent u niet verplicht om aan te besteden. De marktconformiteit kan in dat geval ook aangetoond worden door een benchmarkprocedure of een offerteprocedure. 5.6.2 Aanbestedingsregels De aanbestedingsregels volgen uit de onderstaande Europese Richtlijnen: • Richtlijn 2004/18/EG: Overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten; • Richtlijn 2004/17/EG: Opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten. Deze Europese Richtlijnen zijn in 2005 geïmplementeerd in de volgende nationale regelgeving: • Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao): In dit besluit is de implementatie geregeld van de Europese Richtlijn 2004/18/EG (Overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten); • Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass): In dit besluit is de implementatie geregeld van de Europese Richtlijn 2004/17/EG (Opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten). Voor aanbestedende diensten geldt dat voor opdrachten vanaf € 206.000 (excl. BTW) een Europese aanbesteding 2 moet worden uitgevoerd. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarbij opdrachtgevers na concurrentiestelling een opdracht gunnen. Dit houdt in dat er door het plaatsen van een aankondiging voor een opdracht vrije concurrentie is tussen potentiële inschrijvers. Voor specifieke details over de hiervoor te volgen procedures voor aanbestedende diensten, kan het Bao geraadpleegd worden via www.overheid.nl. Voor aanbestedende diensten geldt dat de hoogte van de subsidiabele kosten bepaald wordt door een correct uitgevoerde aanbestedingsprocedure. De documentatie van een aanbestedingsprocedure moet inzichtelijk als onderdeel van de projectadministratie worden bewaard. Het gaat hierbij ondermeer om het bestek met selectie- en gunningscriteria, alle ontvangen offertes en de uitwerking van de selectie. Daarnaast 2

Deze bedragen betreffen drempelbedragen voor aanbestedende diensten, niet zijnde centrale overheden. Deze bedragen zijn voor de periode van 1 januari 2008 tot en met 31 december 2008 vastgesteld.


16

geldt dat de algemene beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie, voortvloeiend uit het EG-verdrag, in acht dienen te worden genomen. Deze beginselen houden het volgende in: Transparantie: er moet een transparante procedure worden gevolgd, dat wil zeggen dat de opdracht vooraf bekend dient te worden gemaakt middels een adequaat medium; Objectiviteit: er moet een helder bestek zijn geformuleerd met daarin opgenomen objectieve gunningscriteria; Non-discriminatie: er mag geen discriminatie tussen potentiële inschrijvers plaatsvinden. Voor opdrachten die onder deze Europese drempel vallen, dienen aanbestedende diensten vóór opdrachtverstrekking een transparante offerteprocedure uit te voeren op dezelfde wijze als hierboven voor niet-aanbestedende diensten is toegelicht. 5.7 Inkomsten De projectadministratie dient naast de subsidiabele en niet-subsidiabele kosten ook inzicht te geven in de inkomsten die aan het project kunnen worden toegerekend. Eventuele inkomsten die gegenereerd worden met projectactiviteiten, dienen bij de verantwoording in mindering te worden gebracht op de subsidiabele projectkosten. Te denken valt aan opbrengsten van producten en diensten voortvloeiend uit projectactiviteiten. 5.8 Financiering De subsidie die op grond van de Subsidieregeling kinderopvang wordt verstrekt is een tekortfinanciering. Dit betekent dat de gevraagde subsidie slechts noodzakelijk is als resterende financiering en dat de gemaakte kosten niet uit hoofde van andere regelingen kunnen worden gefinancierd. In geval de subsidieontvanger voor de projectactiviteiten over financiering van de eigen organisatie, van (een van de) samenwerkingspartners of derden beschikt, dan gaat deze financiering vóór de projectsubsidie. Indien de subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten tevens subsidie van een ander bestuursorgaan heeft aangevraagd of ontvangt, dient de subsidieontvanger het Agentschap SZW daarvan op de hoogte te stellen. De hoogte van de subsidie omvat bij de vaststelling ten hoogste het maximale subsidiebedrag dat in de beschikking subsidieverlening staat vermeld.


17

Handleiding Projectadministratie

Recommend Documents