Handleiding Projectadministratie

Handleiding Projectadministratie Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting (EJBA) Europees Jaar 2010

Handleiding Projectadministratie (HPA) Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting (EJBA)

Inhoudsopgave 1

Inleiding ....................................................................................................... 2 Leeswijzer ................................................................................................ 3 Subsidiabele tijdsfases ............................................................................. 3 2 Administratie van evenementen .................................................................... 4 2.1 Subsidieregeling ....................................................................................... 4 2.2 Inrichting.................................................................................................. 4 3 Financiële administratie ................................................................................ 4 3.1 Verantwoording personele kosten ............................................................ 5 3.1.1 Loonkosten via urenregistratie ............................................................ 5 3.1.1.1 Inrichten van een urenregistratie................................................. 5 3.1.2 Specificatie van de subsidiabele loonkosten......................................... 6 3.1.3 Loonkosten via addendum ................................................................... 6 3.1.4 Berekening van subsidiabele uurlonen................................................. 7 3.1.5 Begeleiding van niet-projectmedewerkers ........................................... 8 3.2 Externe kosten.......................................................................................... 8 3.2.1 Verantwoording externe kosten........................................................... 8 3.2.2 Toerekening van de kosten .................................................................. 9 3.3 Inkomsten .............................................................................................. 10 3.3.1 Wat zijn inkomsten voor een project? .................................................10 3.3.2 Hoe moeten inkomsten verantwoord worden? ....................................11 4 Marktconformiteit.........................................................................................11 4.1 Aantonen marktconformiteit................................................................... 12 4.1.1 Opties voor aantonen van marktconformiteit ......................................12 4.1.2 Gunning uit de hand ...........................................................................12 4.1.3 Benchmarkprocedure .........................................................................12 4.1.4 Transparante offerteprocedure ...........................................................13 5 Projectadministratie algemeen .....................................................................13 5.1 Bewaarplicht........................................................................................... 13 5.1.1 Voor authentieke gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken.13 5.1.2 Bewijsstukken publiciteit....................................................................14 5.2 Dossierindeling voor de projectadministratie ......................................... 15 1.1 1.2

1 Versie 1.0, d.d. 1 februari 2010


1

Inleiding

Het jaar 2010 is door de Europese Commissie uitgeroepen als ‘Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting’ (EJBA). Nederland vindt de deelname aan het Europees Jaar 2010 van belang. Het Agentschap SZW (AGSZW) is, in opdracht van de directie Re-integratie en Participatie, het Nationaal Uitvoeringsorgaan van het EJBA. Dit betekent dat het AGSZW het aanspreekpunt zal zijn voor de Europese Commissie (EC) en zowel op Europees als op nationaal niveau een aantal activiteiten zal uitvoeren. Daarnaast zal het AGSZW de Tijdelijke (nationale) subsidieregeling Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting uitvoeren. Deze tijdelijke subsidieregeling is speciaal voor het Europees Jaar 2010 opgesteld. De regeling richt zich op het subsidiëren van projecten die ten doel hebben een impuls te geven om op lokaal niveau armoede te bestrijden en de participatie in de Nederlandse maatschappij te bevorderen. Deze Handleiding Projectadministratie is een praktische uitwerking van de administratieve vereisten die gelden voor organisaties die op grond van de Tijdelijke subsidieregeling EJBA voor subsidie in aanmerking (willen) komen. De in deze handleiding opgenomen voorschriften zijn in de eerste plaats essentieel om een juiste verantwoording over de uitvoering van het project te verzekeren. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het Agentschap SZW moeten op hun beurt verantwoording afleggen over alle publieke middelen die zij gebruiken, waaronder ook het geld dat is besteed aan gesubsidieerde projecten. In het kader van het Europees Jaar betekent dit dat het Ministerie van SZW en het Agentschap SZW verantwoording afgeleggen aan de Europese Unie. Daarnaast maakt het opvolgen van deze voorschriften het mogelijk om tussentijds een goed inzicht in de voortgang van het gesubsidieerde project te verkrijgen. Op die manier wordt het voor de subsidieontvanger mogelijk het project dusdanig te sturen, dat een zo goed mogelijk resultaat kan worden behaald. Daar zijn dus alle betrokken partijen bij gebaat. Verder zijn ter verduidelijking aanwijzingen en voorbeelden met betrekking tot de voorschriften opgenomen. Als u deze toepast, mag u ervan uitgaan dat uw projectadministratie in opzet aan de eisen voldoet. De belangrijkste regels voor de projectadministratie vindt u in artikel 16 van de subsidieregeling: Artikel 16. Administratievoorschriften De subsidieontvanger houdt een inzichtelijke en controleerbare administratie bij met betrekking tot de uitvoering van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. De projectadministratie geeft inzicht in zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve resultaten van de gerealiseerde activiteiten en prestaties in termen van deelnemers, dan wel in termen van geleverde producten of diensten. Deze handleiding is opgesteld om u als EJBA-ontvanger te ondersteunen bij de inrichting van de projectadministratie en kan worden gezien als handreiking. Er zijn diverse manieren om de administratie in te richten. De aanwijzingen die in deze handleiding worden genoemd, geven u hierin meer inzicht. Wanneer u bij het voeren van uw projectadministratie de aanwijzingen in de handleiding opvolgt, hebt u in opzet een goede invulling aan uw projectadministratie geeft. Het staat u vrij om van deze handleiding af te wijken. In dat geval ligt de bewijslast dat aan de regelgeving is voldaan, bij de EJBA-ontvanger. Indien u hiervoor kiest is het raadzaam om vóór de start van uw projectactiviteiten de door u gekozen verantwoordingssystematiek af te stemmen met het Agentschap SZW. Op die manier beperkt u het risico dat achteraf wordt geconcludeerd dat uw projectadministratie niet aan de eisen voldoet. Het risico dat de verantwoording niet voldoet aan de regelgeving ligt dan namelijk bij u als EJBA-ontvanger.



In deze HPA wordt dus aangegeven hoe u de projectadministratie kunt inrichten en welk bewijsmateriaal nodig is om de subsidiabiliteit van de kosten aan te tonen. In een aantal situaties kan de interpretatie van de regelgeving van belang zijn voor de mate waarin kosten subsidiabel zijn. Deze interpretaties zijn niet in de HPA opgenomen. Indien van toepassing worden ze gepubliceerd op de website van het Agentschap SZW; daartoe zal de website regelmatig worden geactualiseerd. 1.1 Leeswijzer De EJBA-projectadministratie bestaat uit verschillende onderdelen. In de volgende hoofdstukken wordt op ieder van die onderdelen nader ingegaan. Per onderdeel van de administratie wordt toegelicht wat de regels zijn en hoe u daaraan kunt voldoen. Daarbij is zoveel mogelijk gewerkt met richtlijnen, formats en aanbevelingen. In hoofdstuk 2 staan aanwijzingen ten aanzien van de administratie van evenementen en de manier waarop de vastlegging van de uitvoering en kosten praktisch ingevuld kan worden. Hoofdstuk 3 heeft betrekking op de financiële administratie. In dit hoofdstuk wordt aangegeven hoe u de interne loonkosten en de externe kosten kunt verantwoorden. Hoofdstuk 4 gaat specifiek in op de manier waarop u marktconformiteit van kosten kunt aantonen. Zo kunt u lezen wanneer een benchmark of een offerteprocedure nodig is. In hoofdstuk 5 komen onderwerpen aan bod die verder van belang zijn voor een goede projectadministratie. In dit hoofdstuk wordt onder andere toegelicht wat de bewaarplicht inhoudt en in hoeverre er kan worden gewerkt met gewaarmerkte kopieën van originele bewijsstukken. 1.2 Subsidiabele tijdsfases De projectadministratie kent verschillende tijdsfases. Het onderscheid in fases wordt gemaakt om duidelijk te maken welke activiteiten subsidiabel zijn. Te allen tijde geldt dat kosten pas subsidiabel zijn vanaf 1 januari 2010. Dit is tevens de start van het Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting. Hieronder wordt aangegeven in welke fasen van een project subsidiabele kosten kunnen worden gemaakt. Fase 1: Projectperiode De projectperiode kan plaats vinden van 1 januari 2010 tot en met 31 december 2010. De projectduur bedraagt daarmee maximaal 12 maanden. Alle gemaakte projectkosten vanaf de subsidiebeschikking, waaronder bijvoorbeeld voorbereidingskosten, kosten voor directe activiteiten en overheadkosten, komen in aanmerking voor subsidie. Fase 2. Opstellen en indienen einddeclaratie Uiterlijk binnen 13 weken na afloop van de projectperiode, doch niet later dan 31 maart 2011, moet de einddeclaratie ingediend zijn. De kosten van activiteiten met betrekking tot het opstellen en het indienen van de einddeclaratie die in deze fase worden gemaakt en betaald komen in aanmerking voor subsidie. Fase 3. Vaststellingsbeschikking Uiterlijk 12 weken na het indienen van een einddeclaratie wordt de definitieve vaststellingsbeschikking afgegeven. Eventuele kosten in deze fase van het project, zoals het aantekenen van bezwaar tegen de vaststellingsbeschikking, zijn niet subsidiabel. Fase 4. Tweedelijnscontrole Tussen het afgeven van de voorschotsbeschikking en 24 maanden na het indienen van de einddeclaratie bestaat de mogelijkheid dat het EJBA-project wordt geselecteerd voor een controle door de Audit Autoriteit (de Rijksauditdienst van het Ministerie van Financiën) voor de zogenaamde tweedelijnscontrole. Ook voor kosten die in deze periode worden gemaakt, geldt dat ze niet subsidiabel zijn.



2

Administratie van evenementen

Inleiding In een aantal EJBA-projecten worden evenementen georganiseerd. In dat geval is het evenement in het projectplan als activiteit opgenomen. Om de uitvoering en de resultaten van dergelijke activiteiten waarvoor subsidie is verleend te onderbouwen, neemt u hiervoor de verantwoording op in de EJBA-projectadministratie. U toont hiermee onder andere aan dat de met die activiteiten gemoeide kosten subsidiabel zijn. In dit hoofdstuk wordt eerst ingegaan op de voorschriften uit de subsidieregeling. Vervolgens wordt beschreven hoe u deze praktisch vertaalt naar uw administratie. 2.1

Subsidieregeling

In hoofdstuk 1 van deze handleiding projectadministratie staat artikel 16 van de subsidieregeling. Ten aanzien van de administratie van evenementen volgt hieruit dat er sprake moet zijn van een inzichtelijke en controleerbare administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. Daarnaast dient de administratie inzicht te geven in de subsidiabiliteit van de projectactiviteiten. 2.2

Inrichting

De administratie van evenementen kan uit verschillende kostensoorten bestaan. Directe kosten kunnen worden onderbouwd met facturen. Voor indirecte kosten ligt dit vaak anders. Hoofdstuk 3 gaat hier verder op in. Naast de financiële declaratie van subsidiabele kosten voor evenementen die deel uit maken van het EJBA-project, moet eveneens inhoudelijke verantwoording worden afgelegd. Voor het aantonen van de daadwerkelijke uitvoering van een evenement kunt u gebruik maken van verschillende documenten zoals bijvoorbeeld presentielijsten, gedateerde beeldopnames, uitnodigingen, programmaboekejs, etc. In bijlage 1 treft u een voorbeeldformulier van een presentielijst. N.B. Uit alle stukken moet duidelijk blijken wanneer de activiteit / het evenement heeft plaats gevonden en wie er aan heeft deelgenomen.

3

Financiële administratie

Inleiding De subsidie die op grond van de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting wordt verstrekt is een tekortfinanciering. Dit betekent dat de gevraagde subsidie slechts noodzakelijk is als resterende financiering en dat de gemaakte kosten niet uit hoofde van andere regelingen kunnen worden gefinancierd. In geval u voor de projectactiviteiten over financiering van de eigen organisatie, van (een van de) samenwerkingspartners of derden beschikt, dan gaat deze financiering vóór de projectsubsidie. Indien u voor dezelfde activiteiten tevens subsidie van een ander bestuursorgaan hebt aangevraagd of ontvangt, dient u het Agentschap SZW daarvan op de hoogte te stellen. De hoogte van de subsidie omvat bij vaststelling ten hoogste het maximale subsidiebedrag dat in de beschikking subsidieverlening staat vermeld. De financiële administratie geeft inzicht in de gerealiseerde kosten, inkomsten en de wijze waarop inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. De informatie uit zowel de financiële administratie wordt gebruikt ter onderbouwing van de subsidiabiliteit van de kosten en inkomsten zoals opgenomen in de einddeclaratie. Voor subsidie komen in aanmerking noodzakelijke, rechtstreeks aan de uitvoering en het beheer van het project, toe te rekenen kosten. Tevens gaat het hier om de werkelijk



gemaakte en ten laste van de begunstigde gebleven kosten. De subsidiabele projectkosten dienen betrekking te hebben op een van de volgende kostensoorten: • •

•

personele kosten: dit zijn de kosten voor interne of externe medewerkers die gedurende het project geheel of gedeeltelijk worden ingezet voor de uitvoering van (een van) de projectactiviteiten; Exploitatiekosten: overige kosten, anders dan personele kosten, die direct aan de projectactiviteiten kunnen worden toegerekend. Hierbij kan worden gedacht aan de huur van een zaal, gebruik van een kantoorruimte, het inkopen van (les)materiaal, reiskosten, et cetera; Overheadkosten: alle kosten die indirect aan het project zijn toe te rekenen, zoals kosten voor beheer van de projectadministratie of coördinatie van het project.

In dit hoofdstuk wordt eerst ingegaan op de voorschriften uit de subsidieregeling. Vervolgens wordt beschreven hoe u deze praktisch vertaalt naar uw financiële administratie. Subsidieregeling (artikel 16, zie hoofdstuk 1) De regelgeving vereist dat een financiële administratie wordt gevoerd waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. 3.1

Verantwoording personele kosten

Inleiding Loonkosten van medewerkers die EJBA activiteiten hebben verricht, mogen worden opgenomen in de projectadministratie. Voor de verantwoording van de loonkosten wordt uitgegaan van het werkelijke uurtarief van de medewerker (p) maal het aantal uur dat aan de EJBA activiteiten is besteed (q). De personele kosten kunnen worden verdeeld in interne en externe loonkosten. Interne loonkosten betreffen de loonkosten voor interne medewerkers. Interne medewerkers kunnen ook de medewerkers van een samenwerkende organisatie zijn. De totale loonkosten van het personeel dienen berekend te worden op basis van het aantal gerealiseerde uren tegen een individueel berekend uurtarief. Paragraaf 3.1.4 gaat verder in op de berekening van de subsidiabele uurlonen. Het aantal gerealiseerde uren in het EJBA-project kunt u verantwoorden middels een urenregistratie. In gevallen waarbij medewerkers een vast gedeelte van hun arbeidstijd worden ingezet voor het EJBA-project kan via een addendum bij de arbeidsovereenkomst het aantal uren worden verantwoord. Een aandachtspunt bij de verantwoording van de loonkosten is ‘begeleiding van niet-projectmedewerkers. Aan het eind van deze paragraaf zal dit onderwerp nader worden uitgewerkt. 3.1.1

Loonkosten via urenregistratie

De gerealiseerde uren kunt u onderbouwen met een sluitende of integrale (digitale) urenregistratie die geautoriseerd en gedateerd is door de medewerker en de direct leidinggevende. Daarbij is van belang dat de vereisten vanuit de subsidieregeling in acht worden genomen. 3.1.1.1 Inrichten van een urenregistratie Bij een sluitende urenregistratie worden de EJBA-activiteiten op detailniveau verantwoord. Alle overige uren worden ook vastgelegd, maar niet op detailniveau. Wel worden afwezigheiduren (verlof, ziekte) geregistreerd, welke aansluiten op de verlof- en ziekteregistratie. Medewerkers die slechts incidenteel EJBA-activiteiten uitvoeren, hoeven alleen gedurende de betreffende salarisperiode (week, maand) een sluitende urenregistratie bij te houden;



Een urenregistratie voldoet aan de volgende eisen: • •

•

Voor alle bij het project betrokken interne personeelsleden wordt een urenregistratie bijgehouden die aansluit op het door de betreffende persoon, volgens arbeidsovereenkomst, te maken aantal uren; De uren worden vastgelegd op basis van activiteiten verricht voor het project en overige uren (normale werkzaamheden, verlof, ziekte). Voor de EJBA-uren wordt aangegeven welke werkzaamheden zijn verricht (zoals instructie, voorbereiding, administratie, coördinatie); Formulier urenregistratie wordt getekend en gedateerd door zowel de medewerker als de direct leidinggevende. Het paraferen en dagtekenen vindt zo spoedig mogelijk plaats: medewerkers uiterlijk binnen één maand en leidinggevenden paraferen uiterlijk binnen 6 weken. Indien u incidenteel van deze termijnen afwijkt, adviseren wij u de reden voor de afwijking vast te leggen.

In bijlage 2 treft u een conceptformulier aan met betrekking tot het registreren van uren. 3.1.2

Specificatie van de subsidiabele loonkosten

Voor medewerkers die directe activiteiten uitvoeren binnen het project toont u aan dat het gaat om noodzakelijke, rechtstreeks aan de uitvoering en het beheer van het project toe te rekenen loonkosten. De subsidiabele loonkosten bestaan, zowel bij gebruikmaking van het addendum (punt 3.1.3) als bij gebruikmaking van uurloonkosten (zie punt 3.1.4), uit: • Brutoloonkosten; • De vakantietoeslag; • De door het Agentschap SZW erkende sociale werkgeverslasten. Advies: Als u de administratieve lasten wilt beperken, kunt u voor de berekening van de subsidiabele loonkosten uitgaan van het brutoloon vermeerderd met een opslag van 28% (deze opslag is inclusief vakantiegeld). Wilt u de specifieke berekening maken, dan geldt dat de werkgeverslasten die door het Agentschap SZW worden erkend, zijn: Pensioenpremie OP/NP (ouderdoms/nabestaandenpensioen); IP Bovenwettelijk (Invalidatiepensioen); FPU (Flexibel Pensioen en Uitkering); UFO (Uitvoeringsfonds); Premie VF (Vervangingsfonds); Premie PF (Participatiefonds).

Sociale lasten Premie WW (werkloosheidswet); Premie WAO (Wet op de Arbeidsongeschiktheid); WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen); ZVW (bijdrage in de Ziekteverzekeringswet); Premie ZFW (Ziekenfondswet).

Als werkgeverslasten komen bijvoorbeeld niet in aanmerking (niet limitatief): spaarregelingen; bijdragen autokosten; winstdeling; woon/werkverkeer; bonussen; ontslagvergoedingen. 3.1.3

Loonkosten via addendum

Het addendum bij de arbeidsovereenkomst kan worden ingezet voor iemand die voor een vooraf vastgesteld percentage van zijn arbeidstijd wordt ingezet voor uitsluitend EJBAactiviteiten. Een voorbeeld hiervan is een overheadmedewerkers. Indien gebruik wordt gemaakt van een addendum, hoeft geen urenadministratie te worden bijgehouden. Op de uren die aan het EJBA-project worden besteed, dient een correctie te worden gemaakt voor de ziekte-uren. Dit betekent overigens wel dat u het Agentschap SZW toestemming moet geven om uw ziekteregistratie voor deze persoon in te zien.



In de praktijk is deze verantwoording slechts voor een beperkt aantal (veelal grote) projecten toepasbaar, omdat medewerkers zich in de meeste gevallen niet uitsluitend met EJBA-activiteiten bezighouden. Een addendum dient te voldoen aan de volgende cumulatieve eisen: • • •

Het addendum bij de arbeidsovereenkomst dient voor de start van de projectactiviteiten voor de betreffende medewerker te zijn afgesloten en getekend te zijn door werkgever en werknemer; Het addendum beschrijft de EJBA-werkzaamheden die ten behoeve van het project worden ingevoerd; In het addendum wordt opgenomen voor welk gedeelte van de arbeidstijd de medewerker EJBA-werkzaamheden uitvoert.

Als de arbeidsovereenkomst of het addendum bij de arbeidsovereenkomst niet voldoet aan de gestelde eisen zijn alle uren van de medewerker niet subsidiabel, tenzij er ook een urenregistratie is die voldoet aan de eisen zoals genoemd in paragraaf 3.1.1.1. Om bovenstaand risico te minimaliseren wordt geadviseerd om vooraf afspraken te maken met het Agentschap SZW over de verantwoording op basis van addenda. 3.1.4

Berekening van subsidiabele uurlonen

Het uurtarief wordt berekend door de werkelijke loonkosten, inclusief werkgeverslasten, te delen door het totaal aantal werkbare uren per jaar. Het is niet toegestaan tarieven of opslagen te hanteren die worden gebruikt in geval van opdrachten bij derden. Loonkosten van uren met betrekking tot ziekte zijn niet subsidiabel. Voorbeeldberekening loonkosten: De medewerker heeft in de maanden april en mei zijn sluitende urenverantwoording bij de administratie ingeleverd. Het afdelingshoofd heeft de urenverantwoording periodiek (dag/week) op juistheid gecontroleerd en tijdig getekend voor akkoord. Ten behoeve van het EJBA-project heeft hij 85 uur verantwoord. De medewerker heeft een werkweek van 40 uur (2.080 uren). Hij heeft recht op 200 uren ATV/ADV. Voor vakantie en feestdagen staan 220 uren. Zijn normale aantal werkbare uren wordt bepaald op 1.660 uur per jaar (2.280 -/- 200 -/- 220). Aan de hand van de gegevens uit de salarisadministratie kunnen de brutoloonkosten (de kostprijs) als volgt berekend worden (bedragen in euro): Brutoloon per maand Vakantietoeslag 8% Subtotaal

€ 2.500,00 € 200,00______________ € 2.700,00

Sociale werkgeverslasten: Premie WW Bijdrage Zorgverzekeringswet Subtotaal

€ 70,00 € 163,00______________ € 233,00

In de CAO vastgelegde werkgevers afdrachten: Pensioenpremie € 150,00 Sociale lasten € 150,00______________ Subtotaal € 300,00 Totaal brutoloonkosten per maand:

€ 3.233,00

Het uurtarief wordt als volgt berekend: 12 maanden x € 3.233,00 = € 38.796,00 brutoloonkosten per jaar € 38.796,00 / 1.660 normale werkbare uren per jaar = € 23,37 per uur 85 projecturen > 85 uur x € 23,37 = € 1.986,45 subsidiabele loonkosten De administrateur verantwoordt € 1.986,45 als projectkosten onder de categorie personeel.



Recapitulerend zijn voor de controle relevante gegevens: • urenregistratie of addendum, • loonstrook van de medewerker, • arbeidsovereenkomst, • ziekte- en verlofregistratie, • overzicht van de werkgeverslasten, • indien van toepassing: CAO. N.B. Andersoortige berekeningen van uurlonen, zoals het delen van de kosten voor de bedrijfsvoering van de algehele organisatie gedeeld door het aantal (project)medewerkers, worden niet gehonoreerd. 3.1.5

Begeleiding van niet-projectmedewerkers

Eén van de mogelijkheden voor niet-projectmedewerkers (bijvoorbeeld iemand uit de doelgroep van het project) is dat zij begeleid worden in een activiteit (bijvoorbeeld hulp bij het invullen van formulieren), met als doel dat zij de handelingen uiteindelijk geheel zelfstandig kunnen uitvoeren. De uren van de projectmedewerker kunnen in aanmerking komen voor subsidie, de uren van de niet-projectmedewerker zijn nooit subsidiabel. De begeleidingsuren van de projectmedewerker kunnen alleen worden opgevoerd indien deze aantoonbaar passen binnen het project. Dit kan worden aangetoond doordat de activiteit duidelijk is omschreven in het ingediende projectplan ten tijde van de subsidieaanvraag. Indien hiervan geen sprake is, dient u contact op te nemen met het Agentschap SZW voordat de begeleidingsuren starten zodat er afspraken over de verantwoording kunnen worden gemaakt. 3.2

Externe kosten

Inleiding In paragraaf 3.1 is de verantwoording van de interne loonkosten besproken. In deze paragraaf zullen de externe kosten worden toegelicht. Kenmerkend voor externe kosten is dat het kosten betreffen van activiteiten die verricht worden door derden. Onder derden wordt verstaan: externe organisaties en of personen die geen deel uitmaken van de organisatie van de aanvrager en of uitvoerder. 3.2.1

Verantwoording externe kosten

Externe kosten die betrekking hebben op EJBA-activiteiten mogen worden opgenomen in de projectadministratie. Bij de verantwoording van de externe kosten kunnen twee werkwijzen worden gehanteerd: het afrekenen op basis van werkelijke kosten of het afrekenen op basis van facturen. De keuze van de werkwijze behoeft niet voor het gehele project gelijk te zijn, maar kan per samenhangend onderdeel verschillend zijn. Bij beide werkwijzen gaat het er om dat uitsluitend de kosten die door u of op verzoek van u daadwerkelijk zijn gemaakt en voor subsidiëring in aanmerking komen. Kosten dienen te worden gestaafd met facturen of onderliggende documenten met vergelijkbare bewijskracht. Er zal aantoonbaar moeten worden vastgesteld dat de in rekening gebrachte diensten of goederen daadwerkelijk zijn geleverd en dat deze in overeenstemming zijn met – de voorwaarden van – de geaccepteerde offertes. Om de noodzakelijk-, tijdig-, juist- en volledigheid van de kosten aan te tonen, dient u dus zowel de factuur als het betalingsbewijs en bijbehorende bewijsstukken in uw financiële administratie op te nemen. De registratievorm is geheel vrij; opties zijn vastlegging in een Excelbestand of in een willekeurig boekhoudkundig systeem. Indien u gebruik maakt van een Excelbestand is het handig om een kolom te gebruiken waarin u aangeeft of toerekening van het factuurbedrag wel of niet aan de orde is. Daarnaast adviseren wij u om op de factuur de toegepaste toerekeningsmethodiek aan te geven. Om de subsidiabiliteit van de kosten aan te tonen adviseren wij u het volgende: • Bewaar in de projectadministratie de conform uw administratieve organisatie geautoriseerde factuur. Dit mag ook een digitale of gewaarmerkte versie van de factuur zijn (zie ook hoofdstuk 5);



• •

•

• 3.2.2

Voorts is van belang dat vastgesteld kan worden dat de op de factuur vermelde goederen en/of diensten feitelijk zijn geleverd. Dit kunt u aantonen door pakbonnen, urenlijsten, rapporten, etc. in uw projectadministratie op te nemen; Verder is van belang dat kan worden vastgesteld dat de gefactureerde kosten ook daadwerkelijk subsidiabel zijn. Dit kunt u aantonen door op de factuur te vermelden waarvoor de goederen of diensten gebruikt worden en door aan te geven voor welke deelnemer(s) de goederen/diensten bestemd zijn. Bewaar in de projectadministratie de bewijsstukken die de marktconformiteit van de op de facturen vermelde kosten aantonen, inclusief de motivering voor de gemaakte keuze. Afhankelijk van de factuurbedragen en de door u gemaakte keuze zijn dat óf de benchmarkdocumenten óf de offertes met besliscriteria(zie hoofdstuk 4). Bewaar in de projectadministratie de betaalbewijzen, waarmee u kunt aantonen dat de verantwoorde kosten ook daadwerkelijk zijn betaald. Toerekening van de kosten

Als de factuur betrekking heeft op zowel EJBA-activiteiten als niet EJBA-activiteiten kan alleen dat deel van de kosten worden opgenomen wat betrekking heeft op de EJBAactiviteiten. Ook indien de periode waarop de kosten betrekking hebben de projectperiode overschrijdt, dienen de kosten aan de subsidiabele projectperiode toegerekend te worden. Het Agentschap SZW adviseert om op de factuur aan te geven hoe de toerekening van de kosten heeft plaatsgevonden. Toerekening kosten naar projectmedewerkers en periode Indien kosten voor een activiteit betrekking hebben op een periode die niet gelijk is aan de projectperiode en/of betrekking hebben op zowel EJBA-projectmedewerkers als niet EJBAprojectmedewerkers, moeten de kosten naar rato worden toegerekend aan het project. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van de toerekening van kosten aan de projectperiode en aan EJBA-projectmedewerkers. Voorbeeldberekening toerekening van de kosten Een instelling organiseert een cursus budgetteren voor mensen met een krappe beurs. De cursus loopt van 1 augustus 2010 tot en met 31 oktober 2010. De totale kosten voor de cursus bedragen € 2.400,-. De EJBA projectperiode loopt van 1 januari 2010 tot en met 31 december 2010, dit betekent dat 2 maanden van de cursusduur in de projectperiode vallen. De cursus is gegeven aan een groep van 10 medewerkers waarvan er 4 deel uitmaken van de EJBA-projectorganisatie. De activiteiten zijn gelijkelijk over de cursusperiode verdeeld. De prestatie is aangetoond aan de hand van prestatielijsten. De subsidiabele kosten zijn: cursuskosten (€ 2.400,- x 2/12 x 4/10) =

€ 160,-

Indien de activiteiten niet gelijkelijk over de periode zijn verdeeld kan bij de berekening van de subsidiabele kosten uit worden gegaan van het aantal gegeven cursusuren in de projectperiode in relatie tot het totale aantal cursusuren. Toerekening exploitatiekosten en afschrijvingstermijnen Bij exploitatiekosten worden er eventueel afschrijvingstermijnen gehanteerd. De afschrijvingstermijnen zijn afhankelijk van de aard van de exploitatiekosten. Onder exploitatiekosten wordt in ieder geval begrepen: kosten van verbruiksgoederen; huurtermijnen of leasetermijnen voor apparatuur en instrumenten; kosten van huur van (kantoor)ruimten; kosten van rechtstreeks aan het project toe te rekenen bedrijfsvoering; De afschrijvingstermijnen zijn onder andere te verdelen in: twee jaar (bv software, etc.); drie jaar (bv computerapparatuur, lesmateriaal, etc.); vijf jaar (bv machines, apparatuur, etc.); tien jaar (bv meubilair, stoffering, etc.); dertig jaar (bv onroerend goed, etc.).



Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van de toerekening van exploitatiekosten. Voorbeeldberekening toerekening van de exploitatiekosten Voor een EJBA-project wordt een cursus solliciteren voor werkzoekenden georganiseerd. Hiervoor wordt een cursusruimte gehuurd voor € 750,- voor een jaar inclusief gas, water en licht. Tevens worden voor de cursus de benodigde syllabi en boeken aangeschaft ter waarde van € 500,-. De organisatie beschikt al over opname apparatuur die twee jaar geleden is aangeschaft voor € 5.000,- en voor de helft ten behoeve van de cursus gebruikt zal worden. Daarnaast is meubilair aangeschaft voor de inrichting van de cursusruimte voor een bedrag van € 2.500,-. Schrijfwaren ter waarde van € 125,- zal tijdens de cursus volledig verbruikt worden. Uiteindelijk wordt nog een computer ter waarde van € 1.500,- aangeschaft die volledig ten behoeve van de theorielessen wordt gebruikt. De cursusduur bedraagt een jaar. U dient deze gegevens als volgt in de projectadministratie te verwerken: Subsidiabele exploitatiekosten: Gehuurde cursusruimte € 750,Afschrijving meubilair (in 5 jaar (20% x € 2.500,-)) € 500,Afschrijving opname apparatuur (in 3 jaar (33,3% x € 5.000,-) x 0,5) € 833,33 Afschrijving computer (in 3 jaar (33,3% x € 1.500,-)) € 500,Totaal: € 2.583,33 Subsidiabele kosten studiemateriaal: Syllabi en boeken Schrijfwaren Totaal:

€ 500,€ 125,€ 625,-

NB: Als een investering plaatsvindt na aanvang van de activiteit, kan de afschrijving uitsluitend worden toegerekend aan de resterende looptijd van de activiteit (naar rato). 3.3

Inkomsten

Inleiding Deze paragraaf behandelt het onderwerp inkomsten. Op verschillende manieren kunnen inkomsten terugkomen in EJBA-projecten. Belangrijk is dat de administratie inzicht moet geven in de verworven inkomsten die samenhangen met de subsidiabele kosten. Eerst gaat deze paragraaf in 3.3.1 op de vraag wat inkomsten voor een project zijn. Vervolgens gaat 3.3.2 in op de wijze waarop de inkomsten verantwoord worden. 3.3.1

Wat zijn inkomsten voor een project?

Inkomsten zijn opbrengsten die voortvloeien uit subsidiabele activiteiten die binnen het project worden uitgevoerd of bijdragen niet zijnde cofinanciering. Binnen EJBA-projecten kunnen de volgende inkomsten voorkomen waarmee rekening gehouden moet worden (deze opsomming is niet limitatief): • •

•

Opbrengsten gegeneerd uit subsidiabele projectactiviteiten; Kwantumkortingen: dit betreffen kortingen die samenhangen met inkopen die gedaan zijn voor de uitvoering van de subsidiabele activiteiten. Bijvoorbeeld een procentuele korting voor de inkoop van producten die bij het bereiken van een bepaalde afname wordt verstrekt; Subsidieverleningen, donaties, etc. van andere partijen (publiek en/of privaat) die het EJBA-project financieel ondersteunen.

NB. Ook toekomstige inkomsten moeten worden opgenomen in de EJBA administratie. Hiertoe maakt u een inschatting van toekomstige inkomsten.



3.3.2

Hoe moeten inkomsten verantwoord worden?

Inkomsten in projecten worden in mindering gebracht op de subsidiabele kosten. Om te weten hoe inkomsten verantwoord moeten worden in het project zijn de volgende twee vragen van belang: 1. 2.

Hebben de inkomsten betrekking op de subsidiabele activiteiten? Voor welk gedeelte hebben de inkomsten betrekking op de subsidiabele activiteiten en hoe moeten ze worden toegerekend?

Hebben de inkomsten betrekking op de subsidiabele activiteiten? Wanneer een subsidiabele activiteit leidt tot opbrengsten, moet bij de verantwoording rekening gehouden worden met deze inkomsten. Wanneer de opbrengsten betrekking hebben op activiteiten waarvan de subsidiabele kosten niet zijn opgevoerd, hoeft bij de verantwoording geen rekening gehouden te worden met de daaruit voortvloeiende inkomsten. Voorbeeld Indien er in het kader van een onderzoek producten worden gemaakt die later worden verkocht, dan moeten deze inkomsten in de projectadministratie worden verantwoord. Als de kosten voor dit onderzoek in de EJBA-administratie niet zijn verantwoord, hoeft ook niet de opbrengst te worden verantwoord in de EJBA-administratie. Van belang daarbij is dat u als aanvrager motiveert hoe u tot de verdeling wel/niet verantwoorde inkomsten bent gekomen. Het Agentschap SZW zal hierop slechts een marginale redelijkheidtoets uitvoeren.

4

Marktconformiteit

Inleiding Dit hoofdstuk gaat in op de marktconformiteit van de kosten van diensten en/of producten die binnen het project gebruikt worden. Het declareren van bovenmatige kosten wordt niet geaccepteerd. De Algemene wet bestuursrecht zegt hierover in artikel 4:46, lid 3 het volgende: Artikel 4:46, lid 3 (Awb) Voor zover het bedrag van de subsidie afhankelijk is van de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, worden kosten die in redelijkheid niet als noodzakelijk kunnen worden beschouwd bij de vaststelling van de subsidie niet in aanmerking genomen. Zoals in artikel 16 van de Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting is aangegeven, dient de projectadministratie inzichtelijk en controleerbaar te zijn. Daarnaast geeft de projectadministratie inzicht in zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve resultaten van geleverde producten of diensten. Het Agentschap SZW kan u vragen om kostenposten te onderbouwen. Dit kan bijvoorbeeld de keuze van een leverancier zijn, de hoogte van de producten, de diensten, een prijs / kwaliteitvergelijking, etc. Om hieraan te voldoen kunt u bijvoorbeeld de marktconformiteit aantonen door voorafgaand aan de opdracht bij tenminste drie leveranciers de gegevens op te vragen. Afhankelijk van de procedure die u start, kan dit extra tijd voor de afname van de dienst of goederen betekenen. Dit dient u dus goed in te plannen in uw projectplan. Dit geldt met name voor de transparante offerteprocedure. In paragraaf 4.1.4 treft u meer informatie over de transparante offerteprocedure. Bij de beoordeling van aanvragen en verantwoordingen kan dus getoetst worden of bovengenoemde voorschriften voor verantwoording van externe kosten zijn nageleefd. Het Agentschap SZW kan de aanvraag geheel of gedeeltelijk afwijzen of de subsidie op een lager bedrag vaststellen als niet aan bovengenoemde eisen is voldaan. Te allen tijde geldt dat, in geval er bovenmatige kosten worden gedeclareerd het Agentschap SZW kan besluiten tot een lagere vaststelling.



4.1

Aantonen marktconformiteit

Er zijn drie manieren om marktconformiteit aan te tonen. Naast de aanbestedingsprocedure (bij bedragen vanaf € 125.000,-) bestaan andere manieren om de marktconformiteit aan te tonen, namelijk door middel van een benchmarkprocedure voorafgaand aan de aankoop of een transparante offerteprocedure. Omdat de aanbestedingsprocedure alleen van toepassing is op de kosten van diensten en/of producten vanaf € 125.000,- (zowel Europese als nationale aanbestedingen), wordt hier in deze handleiding niet verder op ingegaan. De maximale verlening voor de EJBA-subsidie is immers € 50.000,-. Indien de begroting voor het EJBA-project het toelaat om kosten voor een dienst en/of product te maken van € 125.000,- (ongeacht de hoogte van het verleende bedrag), dient u hierover afstemming te treffen met het Agentschap SZW. Onderstaand worden naast ‘gunning uit de hand’, de benchmarkprocedure en de transparante offerteprocedure beschreven en wordt daarnaast aandacht besteed aan welke vastleggingen u in het dossier moet opnemen. 4.1.1

Opties voor aantonen van marktconformiteit

Op verzoek van het Agentschap SZW kan u worden gevraagd om de marktconformiteit van externe kosten aan te tonen. Dit doet u door de gemaakte kosten te onderbouwen. Hieronder volgt een uitleg hoe u dat kunt doen. Indien u vragen hebt, bijvoorbeeld wanneer het zeer raadzaam is om één van deze procedures te volgen, wordt u met klem verzocht direct contact op te nemen met het Agentschap SZW. De onderbouwing van gemaakte externe kosten kunt u aanvullen door één van de vier opties om de marktconformiteit aan te tonen, te weten: Gunning uit de hand Benchmarkmarkprocedure Transparante offerte procedure (Europese) aanbestedingsprocedure Bovenstaande opties zijn oplopend in zwaarte (intensiviteit van de procedure). Het staat u altijd vrij om een ‘zwaardere’ vorm dan benodigd toe te passen voor het aantonen van de marktconformiteit. Indien u dat doet, wordt de subsidiabiliteit van de kosten beoordeeld naar de eisen van die ‘zwaardere vorm’. 4.1.2

Gunning uit de hand

Voor relatief kleine bedragen is het niet nodig om de marktconformiteit expliciet aan te tonen. Uitgangspunt is dat de EJBA-ontvanger een zo laag mogelijke prijs bedingt c.q. de economisch meest voordelige aanbieding selecteert. 4.1.3

Benchmarkprocedure

Een benchmarkprocedure gebruikt u om de marktconformiteit van de externe kosten voor de aankoop aan te tonen. In de benchmarkprocedure vergelijkt u door middel van eigen onderzoek minimaal drie partijen op basis van hun prijsopgaven. Deze prijsopgaven kunnen bestaan uit een offerte, een uitdraai van internet of een andere vorm van prijsopgave gebaseerd op het keuzemoment. In bijlage 3 is een voorbeeld van een benchmarkformulier opgenomen. De vast te leggen gegevens in uw dossier bestaan uit: • • • •

Het benchmarkformulier (zie bijlage 3); De onderliggende stukken (de verschillende soorten prijsopgaven); De prijsopgave of indien van toepassing de opdrachtverstrekking of contract; Motivering van de gemaakte keuze.



4.1.4

Transparante offerteprocedure

Voor grotere bedragen wordt een transparante offerteprocedure uitgevoerd. Hierbij stelt u een bestek op waarin u duidelijk aangeeft wat de opdracht is. Op basis van dit bestek vraagt u bij minimaal drie partijen een gelijke uitnodiging tot het doen uitbrengen van een offerte voor een bepaalde opdracht. In dit bestek neemt u de eisen en wensen op die betrekking hebben op het voorwerp zodat alle inschrijvers weten waarop zij hun offerte moeten richten. Nadat de offertes zijn binnengekomen vergelijkt u deze met elkaar op basis van de criteria die u hebt opgenomen in het bestek. Het is belangrijk om de totstandkoming van uw keuze duidelijk vast te leggen in het dossier onder andere door middel van een ondertekende gunningsmatrix en indien van toepassing gespreksverslagen met de offrerende partijen. Vervolgens verstrekt u de opdracht aan de aanbieder (dit hoeft niet de goedkoopste aanbieding te zijn) en stuurt u de afgewezen partijen een brief waarin aangegeven is dat zij de opdracht niet gegund krijgen. De vast te leggen gegevens in uw dossier bestaan uit: • procedurebeschrijving offerteprocedure; • bestek ten behoeve van de opdracht; • de uitvraag voor offertes; • de ingediende offertes; • de gunningsfase (gespreksverslagen en gunningsmatrices); • motivering van de gemaakte keuze; • de gunnings- en afwijzingsbrieven; • het contract met de gegunde partij.

5

Projectadministratie algemeen

5.1

Bewaarplicht

De aanvrager bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het EJBAproject gedurende 7 jaar na de subsidievaststelling (tot en met 31 december 2018). Van bewijsstukken wordt het originele stuk, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van het originele stuk bewaard. Indien u gebruik maakt van elektronische gegevensbestanden betekent dit dat u er zorg voor moet dragen dat deze bestanden tot eind 2018 benaderbaar zijn en geraadpleegd kunnen worden via de in gebruik zijnde hard- en software. De volgende documenten gelden, naast originelen, als gegevensdragers: • fotokopieën van originelen; • microfiches van originelen; • elektronische versies van originelen; • documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computer systemen voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten gesteund kan worden. In de volgende paragrafen wordt verder in gegaan op het waarmerken van kopieën van originele documenten en de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om gebruik te maken van elektronische documenten waarbij uitsluitend een elektronische versie bestaat. 5.1.1

Voor authentieke gewaarmerkte versies van originele bewijsstukken

Er zijn twee methodes voor de waarmerkingsprocedure die kunnen worden toegepast voor het waarmerken van kopieën van originele bewijsstukken.



Methode 1 Onder een gewaarmerkte kopie factuur of kopie betaalbewijs wordt verstaan een fotokopie van een originele factuur of betaalbewijs waarvan de ontvanger, zijnde een daartoe bevoegde functionaris met een controlerende rol (bijvoorbeeld inkoper, budgethouder of opdrachtgever), de authenticiteit heeft vastgesteld. Deze vaststelling dient door de betrokken functionaris op de fotokopie zichtbaar te worden gemaakt, bijvoorbeeld met een stempel voorzien van de tekst: ‘Gewaarmerkte fotokopie van het origineel’. Ter bekrachtiging hiervan dient deze functionaris zijn handtekening op de fotokopie te zetten en de datum waarop hij heeft getekend. Dit in verband met de tijdigheid. Ter versterking van de authenticiteit en integriteit van het bewijsstuk stelt het Agentschap SZW als eis dat de fotokopie wordt gemaakt en gewaarmerkt op het moment waarop het document de volledige boekingsgang heeft doorgemaakt. Dit dient te gebeuren volgens een deugdelijke procedure die deel uitmaakt van de beschrijving van de bestaande administratieve organisatie en de interne beheersmaatregelen van de ontvangende organisatie. Voor de desbetreffende originelen betekent het dat deze in functiescheiding moeten zijn goedgekeurd, gecontroleerd, geregistreerd en verwerkt en dat de administratie waarin zij opgenomen zijn juist, tijdig en volledig is. Als tijdens een controle door het Agentschap SZW wordt vastgesteld dat onvoldoende waarborgen aanwezig zijn om voor controledoeleinden te kunnen steunen op de toegepaste procedure van waarmerking, kan het Agentschap SZW besluiten de gewaarmerkte documenten als bewijsstuk af te keuren. De aanvrager is verantwoordelijk voor een goede borging van de gevolgde procedure. Methode 2 Stap 1:

Stap 2: Stap 3: Stap 4:

5.1.2

Op het origineel van de factuur wordt een aantekening aangebracht dat de factuur deel uitmaakt van de verantwoording van het desbetreffende EJBAproject; De vastlegging van de aantekening vindt plaats door bijvoorbeeld een stempel met het EJBA-projectnummer; De originele factuur met de aantekening blijft in de reguliere administratie; Een kopie van de factuur met aantekening wordt toegevoegd aan de EJBAadministratie.

Bewijsstukken publiciteit

In het kader van uw EJBA-project heeft u de plicht om aandacht te besteden aan het feit dat het project met steun vanuit de Europese Unie tot stand is gekomen. De subsidies die via de nationale Tijdelijke subsidieregeling Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting worden verstrekt, zijn immers afkomstig uit Brussel. Artikel 20, lid 3, uit de regeling zegt hierover: Artikel 20, lid 3 De subsidieontvanger draagt er zorg voor dat op briefpapier en overige relevante op het project en de uitvoering daarvan betrekking hebbende documenten, duidelijk kenbaar wordt gemaakt dat het project financiering vanuit de Europese Unie ontvangt, bij voorkeur door het logo van het Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting te gebruiken. De projectadministratie dient daarom bewijsstukken te bevatten van deze publiciteitsverplichting. Deze bewijsstukken hebben betrekking op: • Het aanbrengen van het logo van het Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting op het publiciteitsmateriaal met betrekking tot het project, en dat dit logo voldoet aan de instructies betreffende kleurgebruik en afmetingen;



•

Het aanbrengen van de term ‘Europees Jaar van de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting’ op al het publiciteitsmateriaal, en dat, indien het publiciteitsmateriaal daarvoor ruimte biedt, tevens melding wordt gemaakt van de leuze: Samen bouwen aan een samenleving voor iedereen!; Het informeren van ingeschakelde uitvoerders en de deelnemers aan projecten dat zij deelnemen aan een door de Europese Unie gesubsidieerd project. Bewijsstukken kunnen bijvoorbeeld zijn: foldermateriaal, verklaringen van kennisneming door deelnemers en uitvoerders, en vastleggingen van het gebruik van EJBA-gadgets; Het kenbaar maken op briefpapier en alle overige op het project en de uitvoering daarvan betrekking hebbende documenten dat het project cofinanciering vanuit de Europese Unie ontvangt. In principe maken deze documenten met deze publiciteitskenmerken reeds deel uit van uw projectadministratie; (Indien van toepassing) over verleende medewerking aan door de minister georganiseerde publicitaire en voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers en het grote publiek. Bewijsstukken kunnen bijvoorbeeld fotomateriaal, uitnodigingen dan wel aankondigingen inhouden.

•

•

•

5.2

Dossierindeling voor de projectadministratie

Een inzichtelijke projectadministratie bevordert de voortgang van de controlewerkzaamheden. In deze paragraaf volgt een voorbeeld van hoe u uw projectadministratie kunt indelen. Uiteraard staat het u vrij om uw eigen indeling te hanteren. Map 1 • • • • • •

• •

– Algemene map: Een inhoudsopgave; Een lees- en/of werkwijzer van de projectadministratie; De subsidieaanvraag inclusief de bijbehorende bijlagen; De einddeclaratie inclusief de bijbehorende bijlagen; Een competentietabel met de handtekeningen, parafen en de contracturen van betrokken functionarissen; (Indien van toepassing) de bewijsstukken van de niet-projectmedewerkers dat de activiteir / het evenement is uitgevoerd (bijvoorbeeld presentielijsten, aanwezigheidsregistratie – zie paragraaf 2.1); Bewijsstukken met betrekking tot de publiciteitsverplichtingen; Een verklaring met betrekking tot de organisatie van de bewaarplicht;

Map 2 – Financiële administratie: • Een inhoudsopgave; • (Indien van toepassing) de cofinancieringverklaring/verklaring bijdrage(n) financiële middelen overige partijen; • De volledig ingevulde financiële bijlage (conform het formulier einddeclaratie); • De onderbouwing door middel van facturen, betalingsbewijzen en urenregistratieformulieren van de facturen en uren die in de volledig ingevulde financiële bijlage zijn opgenomen (in de volgorde zoals opgenomen in de financiële bijlage); • Een overzicht waarin de uren van het overheadpersoneel per week zijn vermeld en in totaliteit overeenkomen met de uren opgenomen in de bijlage bij de einddeclaratie; • Een overzicht waarin per overheadpersoneelslid de berekening van het uurtarief is toegelicht. De percentages/werkbare uren uit dit overzicht dienen onderbouwd te zijn met bewijsstukken; • Het overzicht van inkomsten gegeneerd uit het project (conform de financiële bijlage) en de bewijsstukken behorende bij deze inkomsten.



Map 3 – Marktconformiteit externe kosten: • Een inhoudsopgave met chronologisch overzicht van de gevolgde benchmark/offerte/aanbestedingsprocedure; • De volledig ingevulde bijlage externe uitvoerders; • Een overzicht waarin per activiteit is vermeld wie de externe uitvoerder(s) is/zijn; • Per ingeschakelde externe uitvoerder de onderbouwing van de marktconformiteit van de kosten (in de volgorde zoals opgenomen in de financiële bijlage).



Bijlage 1: Formulier aanwezigheidsregistratie Dit formulier is te downloaden van de website van het Agentschap SZW: http://agentschap.szw.nl Voorbeeld EJBA-workshop In de weken 3 tot en met 7 in 2010 wordt een ‘workshop budgetteren’ gegeven aan acht deelnemers. De workshop vindt onder meer plaats op vrijdag 26 februari tussen 13:00 en 17:00 uur. In het onderstaande formulier wordt de deelnemer E. Berg gevolgd. E. Berg heeft zijn paraaf gezet voor aanwezigheid. De workshopleider (begeleider) heeft tevens geparafeerd en handmatig gedateerd om de aanwezigheid van de deelnemers te bevestigen.

Project: Projectnummer: Projectactiviteit:

Bestrijd Armoede! 2009/EJBA/075 (4): Leren budgetteren

Vrijdag, 26 februari 2010 / 13:00 – 17:00 (4 uur)

Week: 8

Naam begeleider: K. Bouter

Groep: 2010/01

Naam deelnemer(s):

Paraaf:

A. Bremer B. Kleine C. Jong D. Jansen E. Berg F. Bal G. Boer H. Lek

A.B. (paraaf) ziek C.J. (paraaf) D.J. (paraaf) E.B. (paraaf) F.B. eerder weg (paraaf & tijd) G.B. H.L. (paraaf)

Paraaf begeleider:

K.B. (paraaf)

(Handmatige dagtekening en paraaf door begeleider) Samen bouwen aan een samenleving voor iedereen!



Bijlage 2: Formulier urenregistratie Dit formulier is te downloaden van de website van het Agentschap SZW: http://agentschap.szw.nl

Naam: Functie: Week: Project: Projectnummer:

L. Beest projectmedewerker 32 Bestrijd Armoede! 2009/EJBA/075

Datum:

ma 09/8

di 10/8

wo 11/8

do 12/8

vr 13/8

totaal

EJBA-activiteit 1 EJBA-activiteit 2 EJBA-activiteit 3 Niet EJBA-activiteiten Verlof Ziekte

2 1 3 2 -

5 3 -

5 3 -

1 6 1 -

1 1 2 4 -

8 2 1 19 10 0

Totaal

8

8

8

8

8

40

Paraaf medewerker: Paraaf direct leidinggevende:

L.B. D.L.

d.d. 13/08/’10 d.d. 13/08/’10

(Handmatige dagtekening en paraaf door medewerker en direct leidinggevende) Samen bouwen aan een samenleving voor iedereen!



Bijlage 3: Benchmarkformulier Sjabloon benchmarkformulier Project: Projectnummer: Activiteit: Product/dienst:

Bestrijd Armoede! 2009/EJBA/075 (2) Ontwikkelen folder Drukken folder Aanbieder 1

Aanbieder 2

Aanbieder 3

Hoe aangevraagd? Datum prijsopgave Prijs Aantal Levertijd Prijs per stuk Kortingsafspraak Overige prijselementen Motivatie:

Handtekening:

Datum handtekening:


Handleiding Projectadministratie

Recommend Documents