HANDLEIDING Premium Spam Filter – Email Level
1 AUGUSTUS 2014 AD HOSTING B.V.
Inhoudsopgave Inkomend ................................................................................................................................................ 3 Inkomende Spam Quarantaine .......................................................................................................... 4 Inkomende log zoekopdracht............................................................................................................. 6 Opslagperiode ................................................................................................................................. 7 Toegang ........................................................................................................................................... 7 Vertraging ....................................................................................................................................... 7 Opgeslagen Informatie ................................................................................................................... 7 Afleverwachtrij ................................................................................................................................... 8 Rapporteer Non-spam .................................................................................................................... 9 Rapporteer Spam ............................................................................................................................ 9 Protectie Rapport ................................................................................................................................. 10 Periodiek Gebruikers Rapport .......................................................................................................... 11 Whitelist/Blacklist ................................................................................................................................ 12 Ontvanger Whitelist ......................................................................................................................... 13 Mijn Account ......................................................................................................................................... 14 Gebruikersprofiel .............................................................................................................................. 15
Pagina 2 van 15
Inkomend
Pagina 3 van 15
Inkomende Spam Quarantaine De Spam quarantaine-interface toont u alle binnengekomen e-mails die in quarantaine staan. Informatie: deze e-mails worden standaard voor de duur van 28 dagen opgeslagen, daarna worden ze automatisch verwijderd.
Vanuit het quarantaine overzicht kunt u de e-mails bekijken en sorteren of zoeken op specifieke criteria, ook is het mogelijk om meerdere e-mails tegelijk vrij te geven of te verwijderen. Houdt u er rekening mee dat het vrijgeven van e-mails effect heeft op het filteren, dus het vrijgeven van malafide e-mails kan een negatieve invloed hebben op de kwaliteit van het filter.
“Vrijgeven” Hierdoor wordt de e-mail uit de quarantaine gehaald en wordt het verstuurd aan de beoogde ontvanger. “Vrijgeven en Trainen” Hierdoor wordt de e-mail uit de quarantaine gehaald en wordt het gemarkeerd als toegestaan in het filter alvorens het naar de beoogde ontvanger te sturen. “Verwijderen” Hierdoor wordt de e-mail verwijderd uit de quarantaine en zal het niet aan de beoogde ontvanger gestuurd worden.
Pagina 4 van 15
Om de headers en volledige raw inhoud van een in quarantaine geplaats e-mail te bekijken moet u het volgende doen: Klik op het onderwerp van de desbetreffende e-mail Klik op het tabblad “Raw” Klik op “Laad bron berichttekst” aan de onderkant van de headers Om de reden van het blokkeren te bekijken moet u zoeken naar de “Evidence:” regel van de header. Aan de boven en onderkant van de headerspagina van de e-mail in quarantaine kunt u de optie “Download als .eml” vinden, deze optie biedt u de mogelijkheid om de e-mail op te slaan in EMLformaat. Indien de e-mail één of meerdere bijlagen bevat kunnen deze individueel gedownload worden door op de “Bijlage:” regel te klikken in de normale weergave van de e-mail.
Pagina 5 van 15
Inkomende log zoekopdracht Hier kunt u de melding(en) van ontvangen en (tijdelijk) geblokkeerde e-mail bekijken. Alle e-mailverbindingen (spam en geen spam) van een domein worden vastgelegd door de log-server. Om ervoor te zorgen dat een verbinding gelogd kan worden, moet de “RCPT TO” informatie ontvangen zijn. Verbindingen worden over het algemeen slechts tijdelijk of definitief geweigerd na het ontvangen van deze “RCPT TO” data, dit om het log te waarborgen. Verbindingen worden niet gelogd wanneer er een snelheidsbeperking actief is om een overvloed van verbindingen vanaf een bepaald IP adres te voorkomen of wanneer de verzendende server bepaalde eisen van de RFC 5321 overtreedt. U kunt het log doorzoeken op verschillende criteria en opties, zoals de ontvanger, het onderwerp, etc.
Pagina 6 van 15
Opslagperiode De gelogde e-mails zijn standaard toegankelijk voor maximaal 28 dagen. Optioneel is het mogelijk om de logboekregistratie voor langere tijd op te slaan.
Toegang U kunt de logs eenvoudig bekijken van uit de web interface.
Vertraging De gelogde gegevens worden iedere 10 minuten verwerkt. De gemiddelde zichtbare vertraging is daarom +/- 5 minuten.
Opgeslagen Informatie
Datum/tijd Server Afzender hostnaam/IP adres Nieuwe afzender Adres van de ontvanger Onderwerp Inkomende Maat Uitgaande Maat Indeling van de e-mail
Het is ook mogelijk om de afleverstatus en de foutgegevens van de e-mail te bekijken met behulp van het dropdown menu (zwarte pijl) die zich op de regel van de desbetreffende e-mail bevindt.
E-mails die “GEACCEPTEERD” melden zijn niet per definitie afgeleverd, het betekent dat de e-mail is geaccepteerd om af te leveren. Als het afleveren onmiddellijk mislukt, wordt de e-mail automatisch opnieuw verstuurd. Als de ontvangende server de e-mail weigert, zal er een bounce verstuurd worden naar de afzender.
Pagina 7 van 15
Afleverwachtrij Deze pagina toont de e-mails die tijdelijk niet aan de bestemmings server afgeleverd kunnen worden. E-mails die hier terechtkomen zullen alleen worden behandeld als gevolg van tijdelijke problemen (4xx fouten) bij de bestemmings server. Op deze pagina vindt u verschillende opties: Alle e-mails opnieuw versturen Een e-mail bekijken Een e-mail verwijderen Een e-mail verwijderen en als spam rapporteren Een enkel e-mail opnieuw versturen De reden waarom een e-mail in de wachtrij staat De herhalingstijd Een e-mail (op)zoeken U kunt de headers en inhoud van een e-mail bekijken door op het dropdown menu (zwarte pijl) op “Bekijken” te klikken. Het is mogelijk om meerdere e-mails te verwijderen door bij de desbetreffende e-mails het vinkje te plaatsen en onderaan “Verwijder berichten” uit de acties te kiezen. Het kiezen van de “Verwijderen & Als Spam Rapporteren” optie zal de geselecteerde e-mail(s) rapporteren aan de train-server en de e-mail uit de wachtrij verwijderen. Het is ook mogelijk om de afleverwachtrij door te zoeken met behulp van de zoekfunctie in de interface:
Indien een e-mail niet afgeleverd kan worden bij de ontvanger(s), noch teruggestuurd kan worden naar de afzender dan wordt de e-mail gemarkeerd als “bevroren” en wordt er slechts af en toe nog een poging gedaan de e-mail te versturen alvorens het op te geven. Pagina 8 van 15
Rapporteer Non-spam
Met deze optie kunt u e-mails neerzetten, slepen of laden die u wenst te classificeren als non-spam om de server te “trainen” (leren wat wel en niet spam is). Deze moeten in .eml of .txt formaat zijn en dienen volledige headers te bevatten, inclusief de extra SpamExperts headers.
Rapporteer Spam
Met deze optie kunt u e-mails neerzetten, slepen of laden die u wenst te classificeren als spam voor de training-server. Deze moeten in .eml of .txt formaat zijn en dienen volledige headers te bevatten, inclusief de extra SpamExperts headers.
Pagina 9 van 15
Protectie Rapport
Pagina 10 van 15
Periodiek Gebruikers Rapport Hiermee kunt u een periodiek rapport genereren op basis van de gebruikers. U kunt individueel gebruikers toevoegen of met een CSV bestand. Het rapport geeft een overzicht van de in quarantaine geplaatste e-mails voor de specifieke gebruikers, inclusief links die de e-mail direct vrijgeven. De optie “automatisch activeren voor alle ontvangers” zal automatisch gebruikers toevoegen aan de lijst, en eenmaal toegevoegd, wordt er een dagelijks of wekelijks rapport over de ontvangen spam verzonden. Het zal ook de eindgebruiker een welkomst e-mail sturen in het begin om hen te laten weten dat hun persoonlijke quarantaine is geactiveerd, en als ze in willen loggen om dit te zien, kunnen ze dat doen met behulp van de login-link in de e-mail. Informatie: Indien “catch-all” op uw domein geactiveerd is kunt u deze optie niet inschakelen.
Pagina 11 van 15
Whitelist/Blacklist
Pagina 12 van 15
Ontvanger Whitelist
Hier kunt u instellen dat het huidige e-mail adres wel of niet toegevoegd wordt aan de whitelist, indien deze wel toegevoegd wordt, zullen alle filters omzeilt worden.
Pagina 13 van 15
Mijn Account
Pagina 14 van 15
Gebruikersprofiel Hier kunt u uw wachtwoord aanpassen en Two Step Authentication inschakelen om de veiligheid van uw account te verhogen. Dit betekent dat een extra apparaat (zoals een mobiele telefoon) nodig is om in te loggen op uw account, dus zelfs als iemand uw wachtwoord weet zullen ze niet in staat zijn om de controle over uw account te krijgen. Om hiervan gebruik te maken kunt u iedere app gebruiken die het Time-based Password (TOTP) protocol ondersteund, waaronder: Google Authenticator (Android/iPhone/BlackBerry) Authenticator (Windows Phone 7)
Pagina 15 van 15
