Handleiding OFB WebModules

Handleiding OFB WebModules voor

Exact

Datum

: 4 mei 2009

Versie

: VERSIE 2.0

Copyright OFB Software 2009

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact

Inhoudsopgave 1

Algemeen ............................................................................................................. 3

2

Uw webshop koppelen aan uw Exact administratie......................................... 3

3

ARTIKELEN BEHEREN .............................................................................................. 6 3.1

Algemeen ................................................................................................................................ 6

3.2

Artikelen indelen in groepen .................................................................................................. 7

3.3

Artikelgroep afbeeldingen toevoegen .................................................................................. 8

3.3.1

Algemeen .................................................................................................................................. 8

3.3.2

De taak instellen ....................................................................................................................... 9

3.3.3

Artikelen koppelen aan groepen ........................................................................................... 9

3.3.4

Artikeldetails ............................................................................................................................ 11

3.3.5

Artikelafbeeldingen koppelen .............................................................................................. 12

4

Orderverwerking ................................................................................................ 14 4.1

algemeen............................................................................................................................... 14

4.2

Orders downloaden .............................................................................................................. 14

4.3

Orders verwerken naar uw Exact administratie* ................................................................. 15

4.4

Automatisch verwerken van Weborders.............................................................................. 17

5

DEBITEURBEHEER .................................................................................................. 17 5.1

Debiteuren syncrhoniseren ................................................................................................... 17

5.2

Inlognaam en wachtwoord toekennen ............................................................................... 17

OFB WebBeheer voor Exact

2

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact 1

Algemeen

Deze handleiding is een toevoeging op de handleiding “Handleiding OFB Web” en is bedoeld voor gebruikers van OFB Web voor Exact. OFB Web voor Exact is te gebruiken in combinatie met Exact Compact en Exact Globe.

2

Uw webshop koppelen aan uw Exact administratie

U kunt in OFB WebBeheer uw webshop koppelen aan uw Exact administratie. Ga hiervoor naar bestandÆ instellingen.

Tabblad WebBeheer Eerst moet WebBeheer gekoppeld worden aan de aangemaakte SQL database. In het eerste veld kunt u ingeven aan welke database server gekoppeld moet worden. Door op de “refresh-knop” te klikken wordt een lijst met actuele servers opgehaald. Indien het veld leeg blijft, kunt u handmatig de naam van de server invoeren. Bij de methode van authentificatie kunt u kiezen of u met uw windows naam en wachtwoord wil inloggen op de database, of met een SQL server account. LET OP: Het kan voorkomen als meerdere users OFB WebBeheer gebruiken en de authentificatie op “windows” ingesteld is, de database niet voor iedereen benaderbaar is. Raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder. Deze kan dan de rechten voor alle gebruikers instellen of er kan ingelogd worden via SQL authentificatie. Met de knop “Test verbinding” kunt u de verbinding testen.


3


Tabblad Database Exact

In het tabblad “Database Exact” kunt u uw Exact administratie koppelen aan uw webshop. Als eerste dient u uw database server waarop uw Exact administratie draait te koppelen. Bij “Naam van de server” selecteerd u de gewenste server. Middels de knop “refresh” worden de beschikbare servers weergegeven. Indien de server niet in dit lijstje staat, kunt u deze ook handmatig invoeren. Bij de methode van authentificatie kunt u kiezen of u met uw windows naam en wachtwoord wil inloggen op de database of met een SQL server account. LET OP: Het kan voorkomen als meerdere users OFB WebBeheer gebruiken en de authentificatie op “windows” ingesteld is, de database niet voor iedereen benaderbaar is. Raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder. Deze kan dan de rechten voor alle gebruikers instellen of er kan ingelogd worden via SQL authentificatie. In het laatste veld dient u het nummer van uw administratie te kiezen. Middels de knop “refresh ” krijgt u de beschikbare administraties te zien. Indien de administratie niet in de lijst staat, kunt u handmatig het administratienummer invoeren. Met de knop “Test verbinding” kunt u de verbinding testen.


4

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact Tabblad CMS

Als laatste dient u de webshop te koppelen. In het tabblad “CMS” moet u een verwijzing maken naar uw webshop. Bij “Site URL (http)” voert u het adres (de domeinnaam) van uw webshop in. Daaronder wordt vervolgens de URL naar de webservice automatisch ingevuld. De webservice is een belangrijk gedeelte wat nodig is om de webshop te laten functioneren. Om dit te beveiligen dient u een gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken. Standaard staat dit al voor u ingesteld. Indien u de gebruikersnaam en het wachtwoord wilt wijzigen, kunt u contact opnemen met OFB Software B.V. Om de connectie met de webshop te realiseren moeten ook de ftp gegevens ingevuld worden; Hostnaam (zonder ftp://), gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast is het belangrijk dat bij “Subfolder naar Site URL (FTP)” de map ingevuld wordt, die gebruikt wordt als websiteroot. De websiteroot is het hoogst liggende pad waarin de webshopbestanden geplaatst zijn. Mocht u meerdere websites op eenzelfde hostingserver hebben, kunt u in het veld “FTP Root/user folder” de FTP Root instellen van uw gehele website (het hoogste niveau van de mappenstructuur van uw gehele website).


5


3

3.1

ARTIKELEN BEHEREN

Algemeen

Met artikelbeheer kunt u uw artikelen uit uw Exact administratie beheren voor het gebruik in uw OFB Webshop. U kunt selecteren welke artikelen uit uw administratie op uw webshop aangeboden worden. Om uw webshop te etaleren kunt u afbeeldingen aan uw artikelen koppelen welke bij het product getoond worden. De artikelen kunnen ook gekoppeld worden aan hoofdgroepen, groepen en subgroepen1. Om uw artikelen te beheren, dient u in het linkermenu op “Artikelbeheer” te klikken. Het volgende scherm wordt nu geopend.

In het artikelbeheerscherm ziet u een overzicht van alle artikelen die in uw Exact administratie staan. U kunt de artikelen nu onder andere gaan filteren, indelen in hoofdgroepen, groepen en subgroepen.

1

Het aanmaken en beheren van groepen wordt in paragraaf 5.3 beschreven.


6

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact 3.2

Artikelen indelen in groepen

Om uw artikelen overzichtelijk in uw webshop aan te bieden, kunt u deze indelen in groepen. Het indelen in groepen kan tot drie niveau’s diep. 1.

Hoofdgroepen

2.

Groepen

3.

Subgroepen

U kunt uw artikelen indelen in groepen in het “Groepenschema”. Het “groepenschema” is vanuit het linkermenu te benaderen (shop artikelenÆ artikelbeheer), of vanuit het artikelbeheerscherm (knop “groepenschema”)

U kunt hoofdgroepen toevoegen door links in het groepenschema scherm op “groepenschema” te klikken. Vervolgens kunt u een naam aan de groep geven. Nadat dit gedaan heeft kunt u kiezen of de groep “In Web” te zien is, door het vakje aan of uit te vinken. Hierna kiest u de volgorde waarin de groep op de lijst te zien is. Ook kunt u een afbeelding aan de groep toekennen. Dit doet u door in het afbeeldingenvak het icoon rechts te klikken. U kunt nu een afbeelding van uw computer selecteren en aan de groep toekennen. De afbeeldingen verschijnen ook in uw webshop. Voor het toevoegen van groepen en subgroepen volgt u dezelfde procedure. Let erop dat als u onder een bepaalde (hoofd)groep een (sub)groep wilt aanmaken, u met uw muis op de bovenliggende (hoofd)groep klikt.


7


3.3

Artikelgroep afbeeldingen toevoegen

3.3.1

Algemeen

U kunt afbeeldingen bij uw artikelgroepen op uw webshop tonen. Dit kunt u op twee manieren: Artikelen in het groepenschema koppelen In het groepenschema kunt u per hoofdgroep/groep/subgroep een afbeelding toekennen. Dit doet u door in het groepenschema bij “afbeelding” de gewenste afbeelding te selecteren. Daarna voert u de taaksoort “van lokale folder naar FTP” uit voor uw groepafbeeldingen. Vergeet niet eerst uw database te exporteren, zodat ook de gekoppelde artikelen herkend worden.

Artikelen automatisch aan artikelnummer koppelen Om afbeeldingen sneller te koppelen, kunt u de functie “Auto Afbeelding” gebruiken. 1.

Maak een map aan waarin u uw artikelafbeeldingen bewaart

2.

Verzamel uw artikelafbeeldingen en pas de afbeeldingsnaam aan. De afbeeldingsnaam dient het zelfde te zijn als het artikelnummer van het betreffende artikel.

3.

Zodra u de afbeeldingen hernoemt heeft, gaat u naar het artikelbeheerscherm in Webbeheer en klikt u op

4.

Selecteer hier de map waarin de artikelafbeeldingen staan. Vul eventueel nog een bestandsfilter in (*.jpeg, *.gif enz.)

5.

Selecteer “Wis ongeldige bestandslocaties” indien u afbeeldingen verplaatst heeft en opnieuw wilt koppelen

6.

Selecteer “Controleer en zoek alleen voor niet ingevulde bestandslokaties” indien u ook bestanden middels het artikelbeheerschermÆ tabblad afbeeldingen gekoppeld heeft.

7.

Selecteer eventueel waarop u de koppeling (zoekactie) wil uitvoeren


8

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact 8.

Als u nu op “OK” klikt, worden de afbeeldingen automatisch aan de groepen gekoppeld

9.

Voer de taak “Database export” uit

10. Voer de taaksoort “van lokale folder naar FTP” uit om de afbeeldingen naar uw webshop te exporteren 3.3.2

De taak instellen

1.

Als u een taak wilt aanmaken klikt u in het linkermenu onder de categorie “taken” op “taken”.

2.

U maakt een nieuwe taak aan door op

3.

Hier kunt u de taak een naam geven. Bijvoorbeeld "Artikelgroepafbeeldingen uploaden naar website”. Ook kunt u voor uzelf een omschrijving invoeren

4.

Vervolgens kiest u een taaksoort. U kunt hier kiezen uit een aantal taaksoorten. In dit geval gaat het om bestanden die u van uw lokale pc naar een FTP locatie wilt brengen (de locatie waar uw websitebestanden staan). Daarom kiest u hier de taakset “Synchroniseer van lokale computer naar FTP”

5.

Als u een taaksoort aangemaakt heeft kunt u een taakset aanmaken. Een taakset is een geautomatiseerde taak. De taken die u hier aanmaakt dient u te koppelen aan een taak welke aangemaakt is met de windowstaakplanner. U kunt bijvoorbeeld een taak aanmaken die dagelijks uw artikelgroepafbeeldingen synchroniseert.

3.3.3

te klikken.

Artikelen koppelen aan groepen

Als u uw groepenschema gemaakt heeft kunt u beginnen met het indelen van uw artikelbestand. U kunt uw artikelen stuk voor stuk koppelen aan een groep, of per selectie. Per stuk koppelen Als u een artikel in het artikebeheerscherm selecteert ziet u onderaan het scherm het artikeldetailscherm.

U kunt nu bij hoofdgroep, groep en subgroep het artikel indelen. Per selectie koppelen


9


Het filtergedeelte boven in het artikelbeheerscherm, zorgt ervoor dat u artikelen gemakkelijk kunt vinden, maar ook sneller kunt indelen in groepen. Door in het filter een trefwoord of deel van een trefwoord in te vullen of een (deel van een) artikelcode maakt u een selectie van producten. Als u deze selectie allemaal tegelijk aan een groep wilt toevoegen zet u het eerste artikel op een artikel hoofdgroep. Daarna klikt u met de rechtermuisknop op “hoofdgroep”. U kunt nu “toepassen op de gehele selectie”. Met de knop “wis alle filters” wordt het filter verwijderd en ziet u de gehele lijst met artikelen weer.

U kunt dezelfde procedure volgen voor de groepen, subgroepen en de instelling “In Web”


10


3.3.4

Artikeldetails

Per artikel kunt u de artikelgegevens bekijken en een aantal gegevens toevoegen, welke in de webshop zichtbaar zullen zijn.

Detail artikel Art nr. / oms.

Het artikelnummer en een korte omschrijving (niet te wijzigen in Webbeheer)

Lange omschrijving

Uitgebreide omschrijving van het artikel (niet te wijzigen in Webbeheer)

Prijs (incl.) / Prijs (excl.)

Zoek de folder door op nieuwe en / of verwijderde bestanden (niet te wijzigen in Webbeheer)

Omschrijving Extra

Een extra omschrijving van het artikel. Vul hier een omschrijving in als u een andere omschrijving op het web wil zien dan de lange omschrijving

Hoofdgroep

Kies de hoofdgroep waar u het artikel wilt plaatsen

Groep

Kies de groep waar u het artikel wilt plaatsen

Subgroep

Kies de subgroep waar u het artikel wilt plaatsen

Artikelomschrijving De artikelbeschrijving wordt standaard uit Exact meegenomen. Dit wordt ook wel de “lange omschrijving” genoemd. Naast de “lange omschrijving” zijn er “Omschrijving Extra” en “HTML-tekst”. Indien u geen gebruik wilt maken van de “lange omschrijving” kunt u de andere opties gebruiken. Het is echter niet mogelijk om meer dan 1 omschrijving te gebruiken. U kunt bij OFB Software aangeven welke omschrijving u prefereert. Tabblad extra In het tabblad extra kunt u extra informatie aan artikelen toekennen; Artikelstatus, Merk en Garantie. Door op het pen icoon te klikken kunt u de waardes hiervoor zelf aanmaken. Onder “Meta data” kunt u een Description (beschrijving) en Keywords (zoekwoorden) ingeven. Deze data wordt aan het product gekoppeld en zorgt ervoor dat uw webshop beter opgenomen wordt door zoekmachines.

Tabblad afbeeldingen Hier kunt u afbeeldingen per product toevoegen. In de paragraaf “Afbeeldingen koppelen” wordt het koppelen van artikelafbeeldingen uitgebreider omschreven. Tabblad html tekst OFB WebBeheer voor Exact

11

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact Indien geen “lange omschrijving” of “omschrijving Extra” gebruikt, kunt u een HTML tekst bij uw artikelen plaatsen. Het voordeel hiervan is dat u enige opmaak kunt toevoegen aan uw omschrijvingen. Gerelateerde artikelen Deze optie is voor Exact niet beschikbaar. 3.3.5

Artikelafbeeldingen koppelen

Het koppelen van artikelafbeeldingen kan op verschillende manieren. Artikelen in artikelbeheer koppelen In het artikelbeheerscherm kunt u onder het “tabblad Afbeeldingen “ een afbeelding aan het artikel toevoegen. Na het koppelen van de gewenste afbeeldingen kunt u door middel van een taak de afbeeldingen uploaden naar de webshop. Artikelen automatisch aan artikelnummer koppelen Om afbeeldingen sneller te koppelen, kunt u de functie “Auto Afbeelding” gebruiken. 11. Maak een map aan waarin u uw artikelafbeeldingen bewaart 12. Verzamel uw artikelafbeeldingen en pas de afbeeldingsnaam aan. De afbeeldingsnaam dient het zelfde te zijn als het artikelnummer van het betreffende artikel. 13. Zodra u de afbeeldingen hernoemt heeft, gaat u naar het artikelbeheerscherm in Webbeheer en klikt u op


12


14. Selecteer hier de map waarin de artikelafbeeldingen staan. Vul eventueel nog een bestandsfilter in (*.jpeg, *.gif enz.) 15. Selecteer “Wis ongeldige bestandslocaties” indien u afbeeldingen verplaatst heeft en opnieuw wilt koppelen 16. Selecteer “Controleer en zoek alleen voor niet ingevulde bestandslokaties” indien u ook bestanden middels het artikelbeheerschermÆ tabblad afbeeldingen gekoppeld heeft. 17. Als u nu op “OK” klikt, worden de afbeeldingen automatisch aan de artikelen gekoppeld 18. Voer de taak “Database export” uit 19. Voer de taaksoort “van ftp naar lokale folder” uit om de afbeeldingen naar uw webshop te exporteren


13

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact 4

4.1

Orderverwerking

algemeen

Klanten kunnen ook orders plaatsen via uw webshop. De geplaatste orders kunnen met Webbeheer worden ingelezen. Vervolgens kunt u deze orders automatisch verwerken in uw backoffice. Dit kunt u doen met de functie “Orderverwerking”. Binnen de orderverwerking kunt u onder andere uw orders bekijken en synchroniseren, maar ook kunt u in een orderlog alle orderdetails terugvinden.

4.2

Orders downloaden

Om uw orders te kunnen verwerken in Exact, moeten deze eerst gedownload worden van uw website. Het downloaden van orders werkt middels een taak. Deze taak kunt u aanmaken in het takenscherm. 1.

Selecteer een nieuwe regel

2.

Geef de taak een naam

3.

Selecteer de taaksoort “Synchroniseer van FTP naar lokale folder”

4.

U kunt nu de FTP-instellingen van uw webshop invoeren. Als u op de knop klikt, worden de instellingen die u bij “bestandÆ instellingen” ingevuld heeft. Bij “Subfolder (FTP)” dient u de map te selecteren waarin de orderbestanden worden opgeslagen. Standaard worden de orders in de map “data/Temp opgeslagen”

5.

Vervolgens kiest u een map op uw computer waarin u de weborders wil opslaan. Eventueel kunt u ervoor kiezen om de bestanden na downloaden van uw webserver te verwijderen. Ook is het mogelijk om bestaande weborders bij downloaden, te overschrijven

6.

Voer de taak uit


14

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact 4.3

Orders verwerken naar uw Exact administratie*

Als uw uw taken gedownload heeft kunt u deze inlezen in uw Exact administratie. Als u voor de eerste keer uw orders wil inlezen dient u eerst een aantal instellingen te voltooien. Open hiervoor in het scherm “Orderverwerking” het instellingenscherm (knop instellignen).

Kostenartikel Artikelnummer

Geef hier het kostenartikel uit uw administratie. Indien u wilt zoeken, klikt u op het icoontje naast het invoervak

BTW code (bij incl.)

Als u op de pijl rechts naast het invoervak klikt, verschijnt er een klein menu waaruit u de BTW code bij incl. kunt koppelen

BTW code (bij excl.)

Als u op de pijl rechts naast het invoervak klikt, verschijnt er een klein menu waaruit u de BTW code bij excl. kunt koppelen

*Automatische orderverwerking is een functie die niet standaard met de webshop geleverd wordt. Neem contact op met OFB Software voor meer informatie.

Weborders boeken met Boeken als


Selecteer hier de boekingsmethode. (De opties uit uw Exact pakket

15

Handleiding: OFB Webbeheer voor Exact worden hier getoond). Dit is de wijze waarop de order aan uw Exact administratie wordt toegevoegd Factuurcode

Selecteer hier de factuurcode waarmee de weborder aan uw Exact administratie wordt toegevoegd

Betalingsconditie

Met welke betaalconditie wordt de weborder standaard toegevoegd

Betaalwijze

Met welke betaalwijze wordt de weborder standaard toegevoegd

Bij toevoegen weborder

van onbekende debiteur

Order boeken op: Debiteur Hier kunt u een debiteurnaam invullen, waarop ALLE weborders binnenkomen. U kunt deze natuurlijk achteraf handmatig in uw administratie op de juiste debiteur boeken. Order boeken op: Nieuwe

Bij het selecteren van deze optie, wordt er voor alle binnengekomen

debiteur aanmaken

weborders een nieuwe debiteur aangemaakt

Bij toevoegen weborder Debiteur classificatie

Kies hier de debiteur waarbij de weborder wordt toegevoegd aan Exact

Selectiecode Order /

Kies hier de order / factuur waarbij de weborder wordt toegevoegd aan

Factuur

Exact

Als u bovenstaande informatie ingevuld heeft kunt u beginnen met het inlezen van uw weborders. Als klanten een weborder plaatsen krijgt u hiervan een bevestigingsemail. U kunt de email instellingen vinden onder bestandÆ instellingen WebÆ tabblad algemeen. U kunt in het scherm “Orderverwerking” de map instellen waarnaar u uw weborders gedownload heeft. Door op de knop “Importeer” te drukken worden de weborders van de webserver gedownload naar de door uw aangegeven map. Onder het tabblad “Nieuwe orders” ziet u nu alle nieuwe, niet ingelezen orders. Als u op een order regel klikt ziet u de daarbij horende ordergegevens verschijnen. Als u met de rechtermuisknop op de gewenste order klikt, verschijnt de optie “verwerken naar backoffice” . Selecteer deze optie om de order te verwerken. De verwerkte order verdwijnt u van het tabblad “Nieuwe orders” en verschijnt in het tabblad verwerkte orders. Als de order blijft staan en niet verwerkt wordt kunt u in het detailscherm op het tabblad “log” klikken. Neem indien nodig contact op met OFB Software.


16


4.4

Automatisch verwerken van Weborders

Indien u de stappen welke in de vorige paragraaf beschreven zijn wilt overslaan, kunnen weborders ook automatisch verwerkt worden naar uw backoffice. Voor het automatisch verwerken van weborders is een aparte taaksoort bij OFB Webbeheer geleverd. Deze kunt u vinden in het taken scherm. “Verwerken weborders naar backoffice”. Bij het uitvoeren van deze taak worden de orders gedownload en direct verwerkt in uw Exactadministratie. LET OP: Vergeet niet in het scherm “Orderverwerking” de map in te stellen waarnaar de weborders gedownload worden.

5

DEBITEURBEHEER

Met debiteurbeheer kunt u uw klanten op uw webshop laten inloggen. De orders die via uw ingelogde debiteuren verwerkt worden, worden dan ook op deze klant geboekt.

5.1

Debiteuren syncrhoniseren

In Webbeheer selecteert u de optie “Debiteurbeheer”. Het debiteurbeheerscherm wordt nu geopend. Als het scherm voor de eerste keer opgestart wordt of als er nieuwe debiteuren in de Exact administratie toegevoegd zijn, dient u de debiteuren te synchroniseren met de “synchroniseer” knop. De lijst met debiteuren verschijnt.

5.2

Inlognaam en wachtwoord toekennen

Het toekennen van een inlognaam en wachtwoord werkt op contactpersoon niveau. Door op de regel van de relatie te klikken worden de aan deze relatie gerelateerde contactpersonen getoond. U kunt per contactpersoon een naam en wachtwoord ingeven. Na het toekennen van de inloggegevens dient u deze op te slaan en een database export uit te voeren.


17

Handleiding OFB WebModules

Recommend Documents