Handleiding Introductieprogramma Er is geen tweede kans om een eerste indruk te maken
HR-CentruM Samenwerken aan je loopbaan! September 2010
Inhoudsopgave Inleiding
3
Onderdelen introductieprogramma Stap 1: Vóór de indiensttreding Stap 2: De eerste werkdag Stap 3: Inwerken op de werkplek Stap 4: Introductie binnen de organisatie Stap 5: Evaluatie
4 4 5 6 6 7
Rollen en verantwoordelijkheden Leidinggevende Human Resources Collega’s
8 8 8 8
Checklist introductieprogramma
9
2
Inleiding Na een succesvol proces van werving en selectie volgt het moment dat de nieuw aangestelde werknemer zijn intrede maakt binnen de organisatie. Wat nu? Hoe vangen we de medewerker op, hoe maken we hem wegwijs, hoe stellen we hem op zijn gemak? Kortom: hoe zorgen we voor een goede introductie van onze nieuwe medewerker? Een goede introductie is bepalend voor het beeld dat de nieuwe medewerker van de organisatie vormt en legt daarmee de basis voor het gevoel van verbondenheid met de organisatie. Bovendien zal het gevoel van welkom zijn de nieuwe medewerker bevestigen in zijn keus voor de organisatie. Niet onbelangrijk, want het is zonde om na de inspanning en kosten van het werving en selectieproces de medewerker binnen een jaar weer te verliezen omdat hij zich onvoldoende thuis voelt binnen de organisatie. Deze handleiding gaat in op de vormgeving van het introductieprogramma. Het beschrijft de stappen in het proces en de partijen die daarbij betrokken zijn. Ook geeft de handleiding tips en sluit het af met een checklist. De handleiding is bedoeld voor HRmedewerkers, leidinggevenden, management en directie, kortom: alle partijen die belang hebben bij een goede introductie van hun medewerkers. De handleiding is een leidraad en laat dus ruimte over aan iedere bibliotheek om een persoonlijke invulling te geven aan het introductieprogramma van nieuwe medewerkers.
3
Onderdelen introductieprogramma In het introductieprogramma onderscheiden we 2 hoofdelementen, namelijk: • De introductie op de werkplek. Hierbij gaat het om praktische zaken als de beschikbaarheid van een werkplek, wachtwoorden, werktijden, pauzes, kantinefaciliteiten, pasjes, enz. Ook gaat het hier om werkprocessen, procedures en afspraken. • De introductie binnen de organisatie. Dit element is gericht op het kennismaken met de organisatie in het algemeen; de missie en visie, het beleid op het gebied van opleidingen, de gesprekscyclus, de organisatiestructuur, de eventueel verschillende vestigingen en de samenhang of samenwerking met andere locale partijen. De introductie van een nieuwe medewerker kent ten minste de volgende stappen. Stap 1: Vóór de indiensttreding De eerste stap begint eigenlijk al voordat de medewerker officieel in dienst komt. De benodigde administratieve gegevens worden verzameld, instanties geïnformeerd en het personeelsdossier wordt samengesteld. Kader personeelsadministratie Voor de indiensttreding moet de werkgever de volgende administratieve handelingen verrichten. 1. Vormgeven personeelsdossier. In het personeelsdossier zijn gegevens van de werknemer opgeslagen. Let op: niet alle persoonsgegevens mogen zomaar verwerkt worden. Persoonsgegevens die zonder melding aan het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) in het personeelsdossier opgenomen mogen worden zijn: naam, adres, telefoonnummer, geslacht, titels, geboortedatum en –plaats, banknummers, gegevens van ouders, voogden of verzorgers, administratienummers, nationaliteit, gegevens met betrekking tot de aard, inhoud of beëindiging van het dienstverband, informatie over de aan- en afwezigheid van de werknemer (in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling en ziekte), gegevens die in het belang van de werknemer worden opgenomen over de arbeidsomstandigheden, gegevens over (voormalige) gezinsleden van de werknemer en gegevens over het organiseren van een personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding. Verder mogen verwerkt worden: gegevens die nodig zijn voor de salarisadministratie, zoals bijvoorbeeld gegevens voor het berekenen, vastleggen en betalen van salaris, vergoedingen, belasting of premies.
4
Vervolg kader personeelsadministratie Persoonsgegevens die niet verwerkt mogen worden zijn gegevens die betrekking hebben op godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke gegevens. In het personeelsdossier worden verder in ieder geval opgenomen: • de ondertekende arbeidsovereenkomst • een kopie van behaalde diploma’s • een kopie van een geldig identiteitsbewijs 2. Vaststellen identiteit werknemer De werkgever moet aan de hand van een geldig identiteitsbewijs de identiteit van de werknemer controleren. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs. 3. Verwerken ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ Voordat de werknemer in dienst komt moet de werkgever een ingevulde ‘opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de werknemer ontvangen hebben. Deze opgaaf is te downloaden op de site van de belastingdienst en wordt verwerkt door de salarisadministratie. 4. Aanmelden pensioenfonds en eventueel collectieve ziektekostenverzekeraar
Daarnaast is het van belang dat de overige medewerkers binnen de organisatie geïnformeerd worden over de komst van hun nieuwe collega. Voor de nieuwe collega zelf is het prettig om vóór de officiële startdatum te weten hoe de eerste werkweek (en dan met name de eerste werkdag) eruit ziet. Tip Bepaal van tevoren wie het introductieprogramma opstelt en de communicatie naar zowel de collega’s als de nieuwe medewerker verzorgt. Dit kan de HR-medewerker zijn. In organisaties waar de HR-functie niet belegd is, is de leidinggevende de aangewezen persoon om het introductieprogramma te verzorgen. Plan ook van te voren al afspraken in met collega’s die de nieuwe medewerker moeten voorzien van wachtwoorden, pasjes, enz.
Stap 2: De eerste werkdag De eerste werkdag zal vooral in het teken staan van welkom heten en kennis maken. Verder leent een eerste werkdag zich voor een rondleiding door de organisatie en praktische zaken als het regelen van wachtwoorden en het ophalen van pasjes. Het is raadzaam om van tevoren af te spreken wie er de eerste dag(en) voor de opvang en begeleiding van de nieuwe medewerker zorgt. Deze begeleider brengt de nieuwe
5
medewerker naar afspraken, neemt hem mee voor de lunch en wijst hem de praktische zaken aan. Tip Zorg als leidinggevende dat er op de eerste werkdag voldoende tijd is om kennis te maken met de nieuwe medewerker. Neem ook aan het einde van de dag nog even tijd om van de nieuwe medewerker te horen hoe de eerste dag bevallen is.
Stap 3: Inwerken op de werkplek Na de eerste werkdag begint de fase van inwerken. De medewerker wordt bekend gemaakt met gebruikte systemen, processen, afspraken, enz. Bovendien krijgt de medewerker informatie over de afdeling. Hierbij gaat het om praktische zaken als ‘wat kan ik waar vinden?’, maar ook om (jaar)plannen en doelstellingen van de afdeling. Na het delen van deze praktische informatie kan de nieuwe medewerker het best starten met een eenvoudige klus, die hij echter wel zelf kan uitvoeren. Op deze manier levert de nieuwkomer meteen een bijdrage. Met name voor de persoon zelf is dit erg prettig. Tip Spreek van tevoren af wie de nieuwe medewerker inwerkt. Dit kan een directe collega zijn. Belangrijk is dat deze collega voldoende tijd neemt voor het inwerktraject, doe het er niet “zomaar even bij”! Het inwerken hoeft niet perse door de meest ervaren collega te gebeuren. Het kan heel nuttig zijn om de nieuwe medewerker in te laten werken door een jonge collega met een frisse blik! Stap 4: Introductie binnen de organisatie Naast de introductie op de werkplek is het belangrijk dat de nieuwe medewerker geïntroduceerd wordt binnen de organisatie. Hierbij gaat het om een kennismaking met directie en management, maar ook met collega’s buiten de eigen werkplek, zoals bijvoorbeeld de HR-medewerker en de bedrijfsarts. De medewerker leert de missie, de visie en bedrijfscultuur kennen en krijgt inzicht in belangrijke HRM-instrumenten als het opleidingsbeleid en de gesprekscyclus.
Tip Laat de nieuwe medewerker ook kennismaken met collega’s buiten de eigen werkeenheid. Op deze manier leert de medewerker meerdere facetten van de organisatie kennen, wat bijdraagt aan het “wij-gevoel”.
Als er in een korte periode meerdere nieuwe medewerker starten, kan de introductie binnen de organisatie ook vorm krijgen door het organiseren van een introductiebijeenkomst. Het kennismaken met collega’s buiten de eigen werkplek vindt dan eerder plaats dan de kennismaking met directie en management.
6
Tip Niet alle kennismakingsafspraken hoeven in de eerste week plaats te vinden. De nieuwe medewerker krijgt de eerste dagen zoveel nieuwe indrukken te verwerken dat het beter is om de afspraken over een aantal weken te verspreiden. Stap 5: Evaluatie Een belangrijke stap in het introductieprogramma is de evaluatie. Dit gesprek vindt plaats met in ieder geval de leidinggevende. Voor de leidinggevende is het namelijk belangrijk te weten hoe de nieuwe medewerker de eerste periode heeft ervaren. Heeft de medewerker het idee dat hij welkom is, heeft hij zaken gemist in het introductieprogramma, zijn er specifieke behoeften waarbij de leidinggevende kan faciliteren, enz.?
Tip De leidinggevende doet er verstandig aan om meerdere evaluatiemomenten in te bouwen; na de eerste dag, na de eerste week en na de proeftijd. Dit levert nuttige informatie op ten behoeve van het introductieprogramma en laat zien dat er voldoende aandacht is voor de medewerker. Dit laatste komt weer ten goede aan het gevoel van betrokkenheid bij de organisatie!
Als er een HR-medewerker in dienst is, is het raadzaam dat ook deze een evaluatie heeft met de nieuwe medewerker. Op basis van de informatie die tijdens het evaluatiegesprek naar boven komt kan het introductieprogramma immers verbeterd worden!
7
Rollen en verantwoordelijkheden Binnen het introductieprogramma zijn verschillende partijen betrokken, die de volgende rollen hebben. Leidinggevende De leidinggevende is uiteindelijk verantwoordelijk voor een goede introductie van de medewerker. De leidinggevende ziet er dus op toe dat de medewerker alle benodigde informatie ontvangt en goed ingewerkt wordt. Het daadwerkelijke inwerken, dus het eigen maken van de inhoudelijke en dagelijkse elementen van het werk, wordt meestal gedelegeerd. Het blijft echter aan de leidinggevende om regelmatig te toetsen of de medewerker zijn draai al gevonden heeft. Human Resources De afdeling HRM heeft een rol in het opstellen, bewaken en evalueren van het introductieprogramma. Verder verzorgt de afdeling HRM een inhoudelijk deel van het programma, zoals het informeren van de nieuwe medewerker over belangrijke HRM gerelateerde zaken. In organisaties met een HR-medewerker in dienst heeft de afdeling HRM ook een rol in het verzamelen van de benodigde administratieve gegevens. Verder stelt in dit geval de HR-medewerker het contract op en verwerkt hij alle informatie tot een personeelsdossier. Collega’s Ook collega’s dragen verantwoordelijkheid voor een goede introductie van een nieuwe medewerker. Het is daarom belangrijk om een team tijdig te informeren over de komst van een nieuwe collega en samen af te spreken wie het eerste aanspreekpunt voor dagelijkse vragen wordt. Het is daarbij belangrijk om afspraken te maken over de exacte rol van deze collega; is het inderdaad een eerste aanspreekpunt voor dagelijkse, praktische zaken of is de collega ook een inhoudelijk begeleider? In dat laatste geval is het raadzaam om een senior collega aan te wijzen als aanspreekpunt.
8
Checklist introductieprogramma Wie
HRM/ leidinggevende
HRM/ leidinggevende HRM/ leidinggevende HRM/ leidinggevende HRM/ leidinggevende
HRM/ leidinggevende HRM/ leidinggevende Leidinggevende
Wanneer
Wat
Voorbereidingsfase 3 weken voor indiensttreding Verzamelen informatie ten behoeve van personeelsdossier: • Ondertekend contract • Persoonlijke gegevens • Opgaaf gegevens voor de loonheffingen • Kopie diploma’s • Kopie identiteitsbewijs 2 weken voor indiensttreding Opstellen introductieprogramma eerste weken Inplannen afspraken ten behoeve van introductie nieuwe medewerker Aanvragen e-mailadres, wachtwoord en inlogcode software, pasjes en eventueel visitekaartjes Verwerken informatie tot personeelsdossier Versturen mutaties naar salarisadministrateur en aanmelden bij pensioenverzekeraar 1 week voor indiensttreding Versturen programma eerste week naar nieuwe medewerker Informeren collega’s over komst nieuwe medewerker Toewijzen eerste aanspreekpunt/begeleider
□ □
□ □ □ □ □
□ □ □
9
Wie
Wanneer
Wat
□
Startfase Eerste werkdag Leidinggevende
Opvang
Leidinggevende
Overhandigen eventueel informatiepakket Voorstellen directe collega’s
Leidinggevende Leidinggevende/ collega begeleider
Praktische informatie en toebehoren • Huishoudelijke regels (koffie, parkeermogelijkheden, toiletten, roken, kantine, enz.) • Werktijden • Wachtwoord • Pasjes Rondleiding organisatie
Leidinggevende/ collega begeleider Leidinggevende
Afsluiting 2e en 3e werkdag
Collega begeleider
Collega begeleider
□ □ □ □
□ □
Inwerken werkplek • Systemen, processen, procedures, afspraken • Jaarplannen, doelstellingen Inplannen overige kennismakingsafspraken
□
Evaluatie
□
□
e
5 werkdag Leidinggevende / HR-medewerker Week 2 HRM/ leidinggevende
HRM/ leidinggevende
Kennismaking organisatie • Directie: missie, visie • HRM: opleidingen, gesprekscyclus, ziekte, verlofaanvragen • MT: vestigingen, afdelingen Eindfase Evaluatie proeftijd
□
□
10
