Handleiding implementatie voor online cursussen in abonnement The Next Page

Handleiding implementatie voor online cursussen in abonnement The Next Page Versie 1 Datum: augustus 2013

INLEIDING Deze handleiding implementatie voor online cursussen van The Next Page is bedoeld voor de medewerker(s) die binnen de organisatie verantwoordelijk is of zijn voor de implementatie van de online cursussen van The Next Page. Deze centrale contactpersoon (verder te noemen instituutbeheerder) fungeert voor The Next Page en voor gebruikers van The Next Page in de organisatie als eerste aanspreekpunt.

In deze handleiding treft u alle informatie die nodig is voor de implementatie, zoals: de organisatorische en technische voorbereiding, de organisatie van het beheer en de ondersteuning van cursisten. Om te beginnen worden in hoofdstuk 1 de belangrijkste handelingen voor de implementatie weergegeven. Vervolgens worden in hoofdstuk 2 de verschillende stappen toegelicht aan de hand van schermvoorbeelden. Tot slot worden in hoofdstuk 3 de taken beschreven van de instituutbeheerder.

Voor vragen en opmerkingen kunt u terecht bij de Helpdesk The Next Page, deze is bereikbaar via e-mail: [email protected] en telefoonnummer 030-6927121.

The Next Page is een online leeromgeving waar u beroepsspecifieke cursussen en e-colleges kunt volgen over het signaleren en aanpakken van kindermishandeling en huiselijk geweld. De inhoud van de cursussen ontwikkelt The Next Page samen met de betreffende beroepsgroep, kennisinstituten en experts. Partners zijn o.a.: Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), prof. Dr. Francien LamersWinkelman (hoogleraar kindermishandeling Vrije Universiteit Amsterdam), het Nederlands Jeugdinstituut, Movisie, de Stichting Spoedeisende Hulp bij kinderen, het Landelijk Preventie Platform, Forum Educatief, Vyvoj, Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) en Vereniging Huisartsenposten Nederland (VHN). The Next Page is een initiatief van Augeo Foundation, een onafhankelijke goede doelenorganisatie, die zich met eigen vermogen inzet voor een veilige omgeving voor kinderen.

Inhoudsopgave -

-

-

Hoofdstuk 1: Stappen en Helpdesk pag. 4 o 1.1 Stappen implementatie online cursussen: informatievoorziening en beheer o Helpdesk The Next Page pag. 5 Hoofdstuk 2: Toelichting stappenplan pag. 6 o Stap 1: Aanmaken van een account (registreren) pag. 6 o Stap 2: Informeren van de cursisten pag. 7 o Stap 3: Inloggen voor beheer van cursussen pag. 9 o Stap 4: Beheeromgeving pag. 10 o Stap 5: Licentie beheer pag. 11 o Stap 6: Uitnodigen (licentie versturen) pag. 12 o Stap 7: Licentie intrekken pag. 15 o Stap 8: Cursistenbeheer pag. 16 Hoofdstuk 3: o Taken en verantwoordelijkheden instituutbeheerder pag.17

Hoofdstuk 1: Stappen en Helpdesk 1.1) Stappen implementatie online cursussen: informatievoorziening en beheer Voor een goede implementatie van de online cursussen van The Next Page worden een aantal stappen onderscheiden. De belangrijkste stappen in chronologische volgorde zijn:  Stel een centrale contactpersoon binnen de organisatie aan. Deze centrale contactpersoon fungeert voor The Next Page én voor gebruikers van The Next Page in de organisatie als eerste aanspreekpunt. Verder in dit document instituutbeheerder genoemd. Voor meer informatie zie hoofdstuk 3: Taken en verantwoordelijkheden instituutbeheerder.  Ga intern na of iedereen een PC heeft met geluid en internetverbinding waarop flash 9 of hoger is geïnstalleerd. Dit is nodig om de cursus optimaal te laten werken. Vraag dit na bij de afdeling ICT of automatisering.  Maak een instituutbeheerderaccount aan op www.thenextpage.nl/instituutbeheerder Zie voor meer informatie Stap 1: Aanmaken van een account (pag.6)

 Stel alle cursisten op de hoogte van de cursus(-sen) die ze gaan volgen, het verkrijgen van het bewijs van deelname na afronden van de cursus en het aanvragen van accreditatie. Hoe u dit het beste kan doen staat bij Stap 2: Informeren van de cursisten (pag.7).  Ga voor het toevoegen van licenties en het beheren hiervan naar www.thenextpage.nl. Log in (zie rechtsboven inloggen) met de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw instituutbeheerders account en ga vervolgens naar licentiebeheer om licenties te toe te voegen aan uw account en deze te beheren. Een licentie is: o een code die recht geeft om een bepaalde cursus te volgen o gekoppeld aan één cursus en aan één gebruiker o 1 jaar geldig: mogelijkheid om terug te kijken in cursus en bibliotheek Voor meer informatie zie Stap 3: Inloggen voor beheer van cursussen (pag.8). o

Log via uw instituutbeheerdersaccount in om in de beheeromgeving komen. Zie Stap 4: Beheeromgeving (pag.9).

o

In de beheeromgeving kunt u de licenties beheren en mensen uitnodigen. Zie Stap 5: Licentiebeheer en Stap 6: Uitnodigen (licentie versturen). Verder is het ook mogelijk in het licentiebeheer licenties weer in te trekken. Zie Stap 7: Licentie intrekken (vanaf pag. 10).

o

Bij het kopje cursistenbeheer in de beheeromgeving kan de voortgang van de cursisten per cursus bekeken worden. Hoever zijn ze met de cursus, hebben ze hem afgerond en met welk percentage. De cursisten die u heeft uitgenodigd kunt u terug zien, door te klikken op het cijfer onder ‘uitgenodigd’. Zie voor meer uitleg Stap 8: Cursistenbeheer (pag.15).

Verder op in deze handleiding volgen een aantal schermvoorbeelden van bovenstaande stappen.

1.2) Helpdesk The Next Page Voor vragen kan een cursist zich wenden tot het vragen gedeelte op onze website (bovenaan de pagina “vragen”), hier kan een antwoord op de meest gestelde vragen gevonden worden. Staat de vraag van de cursist er niet bij dan kan hij terecht bij de helpdesk van The Next Page, deze is bereikbaar via e-mail: [email protected] en telefoonummer 030 – 69 27 121. Als de melding gemaakt wordt tijdens kantooruren, dan kan de cursist nog dezelfde dag een reactie terug verwachten. Hierin wordt - indien bekend - vermeld wat de verwachte tijd is, waarbinnen het probleem opgelost kan zijn. Ook eventuele beschikbare tips worden daarin vermeld. The Next Page zal altijd proberen het probleem binnen 24 uur op te lossen. Bij complexe problemen is dit echter niet altijd mogelijk, het streven is dan dit binnen een week op te lossen.

Hoofdstuk 2: Toelichting stappenplan 2.1) Stap 1. Aanmaken van een account (registreren) Ga naar www.thenextpage.nl/instituutbeheerder.

Registreer u hier als beheerder van een instituut en maak uw account aan. Na registratie moet u het account bevestigen via de email. Hier wordt u opnieuw gevraagd om in te loggen. Het account is nu actief. Via dit account kunt u licenties toevoegen aan uw account en beheren. Voor het toevoegen van licenties aan uw account, doorloopt u de stappen die horen bij het bestellen van een cursus. De cursus kunt u dan ‘kosteloos’ bestellen. Dit kunt u ook terug zien in het besteloverzicht in het ‘winkelmandje’, de cursus is dan €0,00. Als u uw ‘bestelling’ vervolgens bevestigd heeft, kunt u deze al terugvinden in het ‘licentiebeheer’ en kunt u direct verder.

2.2) Stap 2: Informeren van de cursisten Voor het slagen van de implementatie is het informeren en het enthousiasmeren van de cursisten binnen uw organisatie voor de cursussen benodigd. Iedere organisatie heeft haar eigen communicatiemiddelen en kanalen. In hoofdstuk 3 is beschreven op welke manier het management / de aandachtsfunctionaris de cursisten kan voorbereiden op en begeleiden bij het volgen van de cursus. Hieronder een aantal tips aangaande inhoudelijke en praktische informatie over de cursussen. Inhoudelijke informatie over de cursussen: o Vanuit The Next Page is het volgende informatiemateriaal beschikbaar (digitaal): o Brochure van The Next Page, waarin het totaalaanbod staat beschreven van The Next Page o Flyers van diverse cursussen, waarin de cursussen uitgebreid worden beschreven. o Demo’s van cursussen, ga hiervoor naar www.thenextpage.nl en kijk onder “ons aanbod””online cursussen” of er van de betreffende cursus een demo is. o Een beschrijving van de leerdoelen van de cursussen, ga hiervoor naar www.thenextpage.nl. Onder “ons aanbod””online cursussen” vindt u na selectie van de cursus de leerdoelen. o Digitale nieuwsbrief van The Next Page: hiermee blijven u en de deelnemers van uw organisatie op de hoogte van het actuele aanbod van The Next Page. Aanmelden voor de nieuwsbrief kan via de link op de homepage van www.thenextpage.nl. Heeft u zich al eerder geregistreerd op deze website, dan kunt u aangeven dat u de nieuwsbrief wilt ontvangen via ‘mijn profiel’ onder ‘mijn leeromgeving’. Praktische informatie: o De cursussen zijn heel praktijkgericht en uniek. Veel experts en organisaties uit het werkveld zijn bij de ontwikkeling betrokken. Ook de werkvormen zijn op een unieke manier innovatief. Met veel variëteit worden verschillende leerstijlen aangesproken. o Cursisten ontvangen een uitnodigingsmail met een link naar de leeromgeving. Op het moment van uitnodigen wordt hier een cursuslicentie klaargezet. De cursist moet na inloggen en registreren deze cursus activeren. Het is hierbij heel belangrijk dat elke gebruiker een uniek e-mailadres heeft en dat hij ook registreert met het e-mailadres waarop u hem heeft uitgenodigd. Dit wordt namelijk gebruikt voor de communicatie en verificatie door het systeem. De uitnodigingsmails worden verstuurd vanuit [email protected] . Om te voorkomen dat mails tegengehouden worden door spamfilters is het aan te raden uw ICT hiervan op de hoogte te brengen zodat zij thenextpage.nl als een veilig domein kunnen instellen. o Cursussen kunnen op ieder moment en op elke plaats worden gevolgd. Een computer met geluid en internet waarop tevens flash 9 of hoger is geïnstalleerd is voldoende. Daarnaast zijn er de volgende systeemeisen: Een PC met internetverbinding en geluid is in principe genoeg, maar voor een goed functioneren van de cursussen van The Next Page moet minimaal worden voldaan aan de volgende technische voorwaarden:  Hardware: PC Pentium IV, 2GHz, 512 MB intern geheugen met internetverbinding en een geluidskaart. De geluidskaart is essentieel, omdat de modulen veel gebruik maken van video.  Schermresolutie: 1024 x 768, 24 bits kleuren. Als er gebruik gemaakt wordt van een andere schermresolutie dan functioneert de module wel, alleen kunnen bepaalde delen van de module minder zichtbaar zijn.  Besturingssysteem: Windows 2000, Windows XP, Vista of Windows 7.  Browser: Internet Explorer 8 of hoger of FireFox 14.x of hoger. The Next Page ontwikkelt voor deze browsers, ervan uitgaande dat javascript aanstaat en de cookies altijd geaccepteerd worden. Indien u gebruik maakt van een andere browser, dan functioneert de module mogelijk prima, maar dit is door The Next Page niet getest.

o



NB: Het gebruik van Internet Explorer 10 wordt voorlopig afgeraden vanwege het hoge aantal fouten dat er in deze versie zit. Microsoft werkt aan verbeteringen, maar een juiste werking is op dit moment niet te garanderen. Plug-ins: Flash 9 en hoger. Als een plug-in nodig is om een gedeelte van de inhoud te bekijken of te beluisteren, zal automatisch, zonder dat u het merkt, worden gecontroleerd of u beschikt over de juiste plug-in. U krijgt hierover een melding en een oplossing aangereikt indien dit niet het geval is. o NB2: Let erop bij het gebruik van een browser en Flash dat de twee producten qua leeftijd niet te ver uit elkaar lopen. Dit kan fouten veroorzaken waardoor de cursus niet goed meer werkt. Werken met Internet Explorer 7 en Flash versie 11 bijvoorbeeld kan leiden tot flash foutmeldingen bij gebruik van de cursus.

o Cursisten van The Next Page ontvangen vanaf april 2012 in hun leeromgeving ook automatisch de laatste versie van het online Tijdschrift Kindermishandeling. Het Tijdschrift Kindermishandeling is net als The Next Page een social business van Augeo foundation en biedt voor professionals interviews, achtergrondverhalen, analyses en recensies op het gebied van kindermishandeling en huiselijk geweld. Het tijdschrift is vanaf maart 2012 gratis te bekijken en zonder extra registratie toegankelijk voor cursisten van The Next Page. Voor meer informatie over het tijdschrift kunt u kijken op www.tijdschriftkindermishandeling.nl. o The Next Page informeert haar cursisten zo goed mogelijk over nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen in de werking van cursussen of de leeromgeving via mailings en via de nieuwsbrief. Voor de nieuwsbrief kunnen cursisten zich aanmelden, voor mailings niet. Wel kunnen cursisten zich na een mailing uitschrijven, zodat ze geen informatieve mails meer ontvangen. The Next Page informeert de instituutbeheerder een week voordat de mail verstuurd wordt aan cursisten, zodat de instituutbeheerder eventueel in die week nog kan aangeven dat hij/zij deze informatie zelf doorgeeft aan haar medewerkers. Na een week en geen bericht van instituutbeheerders op deze informatie verstuurt The Next Page de mailing aan cursisten. Op deze manier probeert The Next Page instituutbeheerders en cursisten zo goed mogelijk op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen The Next Page. o Sommige cursussen bevatten opfrismomenten. Dit is korte extra aanvullende informatie in de vorm van een module die maximaal 15 minuten in beslag neemt. Als een cursus opfrismomenten bevat, dan krijgt de cursist deze automatisch toegestuurd een half jaar en een jaar na het afronden van de cursus. U als beheerder hoeft hier niets voor te doen.

Toetsing Na het afronden van de cursus is er een natoets, die 1 x herkanst kan worden bij een onvoldoende score. De standaard grenswaarde voor het behalen van een voldoende is 80%. Bij een aantal cursussen wordt hier echter vanaf geweken, waaronder die voor huisartsen en triagisten:  Signaleren en Handelen Kindermishandeling voor huisartsen: 70%  Signaleren en Handelen voor triagisten en doktersassistenten resp.: 70% en 71%  Handelen Kindermishandeling SEH: 65%  Handelen Kindermishandeling Kinderafdeling: 65%  Werken met een Meldcode: 70%  Werken met een meldcode voor de thuis-, instellingen- en gehandicaptenzorg: 70% Cursisten zien vooraf aan het maken van de toets op het beginscherm bij hoeveel procent zij een voldoende zouden hebben. Op het certificaat wordt de hoogst behaalde score vertoond, maar niet of deze score voldoende of onvoldoende is. Het certificaat fungeert als bewijs van deelname. Dat wil zeggen dat er onafhankelijk van de score toch een certificaat uitgegeven wordt. Het is aan instellingen zelf om eisen aan de scholing te stellen. Nadat de cursist de toets heeft afgerond, krijgt hij eenmalig de vragen met de goede antwoorden te zien, deze kunnen niet worden uitgeprint omdat deze dan zouden kunnen worden doorgegeven aan andere cursisten. De cursist kan wel de scores op de onderwerpen van de toets uitdraaien. Aan de hand hiervan zou u in een overleg over de cursussen kunnen vragen wat de cursisten moeilijk vonden en hier gericht nog aandacht aan besteden met elkaar of individueel door dit onderdeel nog een keer in de cursus terug te kijken.

2.3) Stap 3. Inloggen voor beheer van cursussen Log in via www.thenextpage.nl.

Na het inloggen kunt u via mijn leeromgeving naar de beheerpagina. In de beheeromgeving kunt u licenties en cursisten beheren.

2.4) Stap 4: Beheeromgeving In de beheeromgeving zijn vier verschillende onderdelen te zien. Hieronder staat waarvoor de onderdelen dienen waarna we nog verder in zullen gaan op licentie en cursistenbeheer.

 Licentiebeheer: Hier staan de cursussen waar uw instelling licenties voor heeft aangevraagd op volgorde van het meeste aantal vrije licenties, u kunt direct naar een onderdeel gaan (bv: vrij of uitgenodigd) door op dit onderdeel te klikken, of u volgt de link naar licentiebeheer.  Cursistenbeheer: Hier vindt u de status van uw cursisten terug, u kunt naar dit onderdeel gaan door de link te volgen.  Nieuws voor beheerders: Hier vindt u de laatste ontwikkelingen terug op het gebied van beheer en de werking van de cursussen. Daarnaast kunt u hier ook andere informatie die interessant is voor beheerders terugvinden.  Mijn profiel: Hier ziet u een kort overzicht van de gegevens waarmee u bekend bent in het systeem van the Next Page. U kunt u gegevens volledig inzien en desgewenst wijzigen door de link te volgen. Een licentie is een code die het recht verschaft een bepaalde cursus binnen de e-Academie te volgen. Een licentie wordt verstrekt door de applicatiebeheerder van The Next Page aan de instituutbeheerder van de organisatie.

2.5) Stap 5: Licentie beheer Bij licentiebeheer ziet u hoeveel licenties er nog vrij zijn, uitgenodigd zijn of op actief en afgerond staan.

Vrij: Dit getal geeft het aantal vrije licenties weer. Uitgenodigd: Dit getal geeft het aantal weer dat is uitgenodigd maar de licentie nog niet geactiveerd hebben. Actief: Dit aantal geeft weer hoeveel cursisten bezig zijn in de cursus. Afgerond: Dit aantal geeft weer hoeveel cursisten de cursus volledig hebben afgerond. Via de knop licenties bestellen kunt u nieuwe licenties ‘bestellen’.

2.6) Stap 6: Uitnodigen (Licentie versturen)

Stap 1: Ga naar de het getal dat onder vrij staat bij de juiste cursus en klik hierop. Hierdoor komt u in bovenstaand uitnodigingsveld waar u een licentie kunt versturen. Een uitnodiging versturen houdt in dat u een e-mail verstuurt naar een e-mailadres van een cursist, op dit emailadres wordt ook een cursus klaargezet. Deze e-mail wordt automatisch gegenereerd. De e-mail bevat een link. Deze link leidt naar de leeromgeving. Zodra de cursist op de link klikt, opent een scherm met het inlogscherm van de website. Hier kan de cursist inloggen of zichzelf registreren. Zodra de cursist zich geregistreerd heeft of ingelogd is, wordt de leeromgeving getoond. Bij mijn cursussen is er vervolgens de mogelijkheid om alle openstaande uitnodigingen voor cursussen te activeren. Het is wel belangrijk dat de cursist bij het registreren gebruik maakt van het e-mailadres waarop de uitnodiging verstuurd is, anders ziet hij zijn openstaande nog niet geactiveerde cursussen natuurlijk niet. Dit betekent dat zijn inloggegevens gekoppeld zijn aan de cursus waar hij voor is uitgenodigd. Stap 2:  Vul bij ‘e-mailadressen’ alle e-mailadressen van de medewerkers in die u wilt uitnodigen. Per regel vult u een e-mailadres in, zonder spaties er achter. U kunt het beste maximaal 25 e-mailadressen per keer versturen.  Klik op ‘Verstuur’.

Cursisten krijgen onderstaande mail.

TIP: Het is handig om de e-mailadressen in een Word of Excel bestand onder elkaar te zetten en dan deze in 1 keer te knippen en te plakken in bovenstaand scherm. Houd er hierbij rekening mee niet meer dan 25 emails per keer te versturen omdat dit binnen uw instelling SPAM problemen kan geven. NB: een instituutbeheerder kan zichzelf niet met het e-mailadres dat gebruikt wordt voor zijn beheerderaccount uitnodigen voor het volgen van de online cursus. Indien dit toch wenselijk is, kan een email gestuurd worden naar [email protected].

Stap 3: U heeft succesvol een uitnodiging verstuurd. Afhankelijk van het aantal licenties dat u verstuurd heeft, verschijnt dit aantal onder het kopje Uitgenodigd. Klik op ‘terug naar licentiebeheer’ of kies licentiebeheer in het linker menu.

2.7) Stap 7: Licenties intrekken Licenties beheren houdt in:  U kunt zien welke personen u een licentie heeft verstuurd,  U kunt licenties intrekken. Een openstaande uitnodiging houdt in dat een cursist zijn licentie nog niet heeft geactiveerd. Hij kan zich al wel ingeschreven hebben. Zijn licentie wordt pas actief zodra hij zijn cursus activeert onder “mijn cursussen” in de leeromgeving. Zodra een cursist zijn licentie activeert, verschijnt er een getal onder Actief. Het aantal onder Uitgenodigd neemt dan af. De uitnodiging is dan niet meer in te trekken.

Stap 1: Ga in licentiebeheer naar uitgenodigd. Stap 2: Selecteer in de hokjes voor het e-mailadres die personen waarvan u de uitnodiging wilt intrekken. Dit kunnen meerdere personen zijn. U kunt alle hokje selecteren en de-selecteren door op het hokje voor “e-mailadres cursist” te klikken. Stap 3: Klik dan rechts bovenin op intrekken. Zodra u een uitnodiging intrekt, wordt deze licentie weer beschikbaar voor een nieuwe cursist. Dit betekent dat het getal onder Vrij omhoog gaat. U kunt terug naar het licentieoverzicht door op ‘terug naar licentiebeheer’ te klikken bovenaan de pagina.

2.8) Stap 8: Cursistenbeheer Hier staat een overzicht per cursist van de cursussen waar de cursist een licentie voor heeft. Verder staat het emailadres van de cursist en de naam van de cursist vermeld. Standaard is de cursus ingeklapt, maar door op het +-teken te klikken voor de cursusnaam klapt de cursus uit en zijn de cursusonderdelen te zien met hun status en score.

 Sorteren op: Hier kun je de lijst sorteren op de naam of op het e-mailadres van de cursist.  Zoeken: Hier kun je zoeken op (een deel van de) naam of (een deel van het) e-mailadres van de cursist.  Exporteren naar .csv: Met de knop ‘exporteren als .csv’ kun je een .csv bestand exporteren met dezelfde gegevens, dit is te openen in Excel. Na klikken wordt gevraagd of je het bestand wilt ‘Openen’ of ‘Opslaan’.  E-mail: Hier staat het e-mailadres waar de cursist mee geregistreerd heeft.  naam: Hier staat de cursistnaam of indien de cursist zich nog niet geregistreerd heeft “Nog niet geregistreerd”  Cursus: Hier staan de namen van de online cursussen waar de cursist een licentie voor heeft.  Status: Hier staat per cursus aangegeven wat de status van de cursist is, bv: uitgenodigd of afgerond.  Cijfer: Hier staat het cijfer dat behaald is voor de toets.  Certificaat: Hieronder staat een download link naar het certificaat indien beschikbaar. Tijdens het volgen van de cursussen wordt de voortgang van de cursist bijgehouden door het systeem. De antwoorden van de module worden echter niet vastgehouden, het betreft immers geen toets.

Hoofdstuk 3: Taken en verantwoordelijkheden The Next Page stelt haar leermanagement systeem kosteloos ter beschikking. Het is aan de organisatie zelf hoeveel van de functionaliteit wordt gebruikt en hoe en door wie de functie van instituutbeheerder wordt ingevuld. Hieronder staan de taken weergegeven van het cursisten- en licentiebeheer. De eerste twee taken moet de organisatie uitvoeren. Afhankelijk van de keuze kan invulling worden gegeven aan de andere taken.

3.1) Taken en verantwoordelijkheden van de instituutsbeheerder Om de organisatie/instituutbeheerder te voorzien van informatie over belangrijke ontwikkelingen is er een aparte nieuwspagina toegevoegd. Deze is te benaderen na inloggen als instituutbeheerder bij “mijn leeromgeving”. De taken van de instituutbeheerder:  1 Versturen van uitnodigingen De instituutbeheerder stuurt de cursisten een uitnodigingsmail om de licentie te activeren.  2. Verdelen en beheren aangeschafte licenties o Bijhouden overzicht niet gebruikte licenties o Bijhouden overzicht gebruikte licenties  3. Uitdraaien van rapportages Rapportages kunnen in de browser bekeken worden of naar Excel worden geëxporteerd. De beheerder kan, bijvoorbeeld op verzoek van management de volgende rapportages uitdraaien: o een overzicht van cursisten o een overzicht van het aantal uitgenodigde cursisten o een overzicht van het aantal afgeronde cursisten o een overzicht van de status per module per cursist: uitgenodigd, gestart, afgerond.  4. Beheren cursus- en cursistdata Het beheer van de cursus- en cursistdata kan gedaan worden door de beheerder en deels door de individuele cursist. Deze laatste kan inloggen en via de website zijn eigen gegevens wijzigen.  5. Zorgen voor eventuele opvang van cursisten Het is mogelijk dat cursisten tijdens en na het volgen van een cursus geconfronteerd worden met de herinnering aan eerdere situaties uit de werkpraktijk of eigen ervaring, dat kan een emotionele reactie oproepen. Het is goed als de organisatie hiervoor oog heeft en waar nodig opvang en eventueel faciliteiten aanbiedt.

Hoofdstuk 3.2) Taken en verantwoordelijkheden van het management / de aandachtsfunctionaris huiselijk geweld en kindermishandeling Om ervoor te zorgen dat de cursisten weten met welk doel ze de cursus gaan volgen, om hen voor te bereiden op wat ze kunnen verwachten en om de cursus na te bespreken heeft het management / de aandachtsfunctionaris een aantal taken. De taken van de manager / aandachtsfunctionaris huiselijk geweld  Medewerkers motiveren Medewerkers moeten snappen waarom zij de cursus gaan volgen. Daarom is het belangrijk dat zij voorafgaand aan het volgen van de cursus informatie krijgen over het belang dat de organisatie hecht aan het gebruik van de meldcode en dat van medewerkers verwacht wordt dat zij daarin een rol spelen. Eventueel kan informatie worden gegeven over het implementatietraject van de meldcode binnen de eigen organisatie. - Dat kan door in de uitnodiging die door de instituutsbeheerder wordt verstuurd een alinea daarover op te nemen. - Ook kan een bericht worden opgenomen in de interne nieuwsbrief of op intranet. - Daarnaast kan de leidinggevende / aandachtsfunctionaris een startbijeenkomst organiseren, bijvoorbeeld met als thema de implementatie van de meldcode.  Omgaan met eigen ervaringen van medewerkers Huiselijk geweld is een veelvoorkomend probleem. De kans is groot dat er medewerkers zijn die daar zelf ervaringen mee hebben. Het volgen van de cursus kan daarom confronterend zijn. Aandacht voor deze problematiek is dus essentieel. Als het nodig is, kan de vertrouwenspersoon dit oppakken of kan doorverwezen worden, bijvoorbeeld naar maatschappelijk werk.  Nabespreken van de cursus Het volgen van de cursus kan bij individuele medewerkers van alles oproepen, er kunnen vragen blijven liggen. Als er na afloop van de cursus nog vragen liggen, beoordeelt de leidinggevende / aandachtsfunctionaris hoe daarmee om te gaan. - Losse eindjes en vragen kunnen in een individueel gesprek aan de orde komen. Bijvoorbeeld in een werkoverleg. - Het kan ook zijn dat medewerkers als gevolg van de cursus denken aan casuïstiek waar zij in het verleden mee te maken hebben gehad. Ook dat kan in een werkoverleg aan de orde komen. - Als er meerdere medewerkers zijn met vragen is het goed om na afronding van de cursus een teambijeenkomst te organiseren. Onderwerpen die daarin aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld hoe breng ik het geleerde nu in de praktijk? Hoe zit het nu met onze eigen meldcode? Op welke manier komen we in onze organisatie geweld tegen? - Daarnaast is het belangrijk om de aandacht voor huiselijk geweld structureel onder de aandacht te blijven brengen van de medewerkers. Een manier om dat te doen is om in elk casusoverleg standaard ook het thema huiselijk geweld te benoemen, op intranet een pagina te wijden aan het thema of eens per half jaar een teambijeenkomst organiseren over huiselijk geweld en de meldcode.