HANDLEIDING Garantieformulier
1
1. Inleiding
Het garantieformulier Om een garantieclaim proces vlot te laten verlopen is het van belang de garantieprocedure goed te doorlopen. Dit document beschrijft de procedure omtrent het openen en de verdere afhandeling van een garantie-claim. Het proces 1. Het proces begint met het invullen van het garantie claim formulier. Het gehele formulier dient in het engels ingevuld te worden. 2. Vervolgens dient het formulier verzonden te worden naar
[email protected]. Het ingevulde formulier moet worden verstuurd naar
[email protected]. Stuur het formulier niet naar een persoon binnen de claim afdeling, in geval van afwezigheid van deze persoon wordt de claim niet in behandeling genomen. Afhandeling van facturen wordt beschreven in dit hoofdstuk. 3. Indien het gaat om een probleem met een staalkabel of een frequentieregelaar, dient nog een aanvullend formulier te worden ingevuld.
2
2. Het garantieformulier Het garantieformulier is in Excel formaat en kan worden gedownload van http://sparepart.verlinde.com
Het volgende Excel sheet wordt geopend:
Blok 3 Blok 2
Blok 1
Blok 4
Blok 5
Blok6
Blok 7
Blok 8
Blok 9
Het is van belang dit sheet zo compleet, volledig en nauwkeurig mogelijk in te vullen. Hoe beter men in Frankrijk begrijpt wat het probleem is, des te beter kan de claim afgehandeld worden.
3
Vul het formulier als volgt in: Blok 1
Customer’s Detail
In het blok Customer’s detail moeten de contactgegevens van de aanvrager van de claim worden ingevuld. Vooral naam, functie en telefoonnummer van de aanvrager zijn belangrijk.
Blok 2
Delivery Address
In het blok Delivery Address moeten de gegevens worden ingevuld met betrekking tot het afleveradres. Ook hier is het van belang de gegevens van de contactpersoon ter plaatse volledig en correct in te vullen.
Blok 3
Spare Part Service Station
Vul in dit blok de naam van de vestiging in (MA, MD, etc.)
4
Blok 4
Order nummer
In dit blok wordt ingevuld: de datum van de aanvraag, het ordernummer (P-nummer) van het product waar de garantie claim voor wordt ingevuld, en de naam van de agent Verlinde Nederland.
Blok 5
Equipment Detail
In dit blok moeten de gegevens worden ingevuld van het product waarvoor de garantie aanvraag wordt gedaan. Equipment Type !! Serial N°!! Date of Commissioning Date of Faillure Hourly counter indication Photos Enclosed Itching Regular Maintenance Maintenance Guide Other
Product type en omschrijving Serienummer Datum van aanschaf Datum van mankement Stand van de urenteller Zijn er foto’s bijgevoegd Leeg laten Is het apparaat regelmatig onderhouden Is er een onderhoudsboekje Overig
Geef duidelijk aan om hoeveel componenten het gaat, en geef per component een serienummer aan. Zaken die het behandelen van een claim vergemakkelijken: • Maak van ieder onderdeel dat niet functioneert een foto • Een video opname kan het probleem wellicht nog duidelijker laten zien • Voldoet het product verder aan de verwachtingen, is het gewicht waarop het product berekend is reëel, of zou het hoger moeten zijn, etc.
5
Blok 6
Work Environment
In dit blok moeten de gegevens over de werkomgeving worden ingevuld. Dusty Temperature Environment Humidity Use Other
Blok 7
Is de omgeving stoffig? Vul in Yes of No Wat is de omgevingstemperatuur? Is de omgeving vochtig? Vul in Yes of No Binnen of buitengebruik? Streep door wat niet van toepassing is: In (binnen) of Out (buiten) Vul hier overige gegevens in omtrent de werkomgeving van het apparaat
Garantie Aanvraag
In dit blok moet duidelijk worden gemaakt voor welk deel van het product de garantie wordt gevraagd.
Geef aan waar het om gaat: gaat het om de motor, de rem, de printplaat of de frequentieregelaar. En gaat het dan om het hijsen, het katrijden, het kraanrijden. Zet een kruisje op de juiste plek in de tabel, bijvoorbeeld als het gaat om de hijsmotor zet een kruisje in cel “A” . Als het gaat om de rem voor het kraanrijden zet een kruisje in cel “B” Op de regel “Type” moet worden aangegeven om welk type motor/rem/printplaat/frequentieregelaar het gaat. Als het mankement een frequentieregelaar of een staaldraad betreft, vul dan het aanvullende formulier “Claim_feedback_form_DMCS_v2” of “Rope faillure report” in (zie de hoofdstukken hierna) Als de garantie aanvraag een ander onderdeel betreft, kan deze worden omcirkeld: Chain Hook block Mechanical End Stop Wire rope Trolley Pendant Belt Chain Guide
Ketting Onderblok Eindschakelaar hijsen Staaldraad Katrijwerk Drukknopkast Band Kettinggeleider 6
Hook Haak In het vakje “Observations” kan een beschrijving van het probleem worden gegeven (beschrijf wat er mis is met de hijsmotor of de drukknopkast, etc.) Op de laatste regel wordt ingevuld wat het voltage is, en de remweerstanden (resistance)
Blok 8
Parts List to be Shipped In dit blok kan de lijst benodigde onderdelen worden opgegeven, inclusief artikelnummers. Op de laatste regel kan worden aangegeven of de onderdelen al zijn vervangen (Yes) of niet (No).
Blok 9
Details Description and reason of failure
Beschrijf in de bovenste helft van dit vak de details van het mankement, hoe en wanneer ontstond het probleem enzovoorts. Hoe uitgebreider het probleem omschreven wordt, des te beter kan de claim in behandeling worden genomen.
In de onderste helft van dit blok kan een beschrijving worden gegeven van de staat waarin het apparaat verkeert, en een beschrijving van de preventieve maatregelen die zijn genomen om het probleem te voorkomen. Het claim formulier dient volledig te worden ingevuld. Als de informatie niet volledig is ingevuld zal de claim niet in behandeling worden genomen.
7
Verstuur het formulier naar
[email protected] 3. Afhandeling van Facturen • • • •
Facturen moeten worden ingediend binnen 2 maanden na het openen van de claim. Op de factuur moet duidelijk het claim nummer worden vermeld. Facturen zonder claim nummer worden niet meer uitbetaald. De bedragen op de factuur moeten gespecificeerd worden (aantal stuks gebruikt, huurkosten, aantal werkuren, aantal uren reistijd etc.) Alle kosten moeten kunnen worden verantwoord. Een kopie van elke kostenpost moet worden meegestuurd. Deze bon moet worden getekend door de klant en door de onderhoudsmonteur.
Belangrijk: • Binnen 2 dagen na ontvangst van het garantie formulier wordt een garantie nummer (claim number) toegestuurd. • Als er door Frankrijk om retournering van een defect onderdeel wordt gevraagd, dient dit binnen 2 weken te gebeuren • Een nieuw vervangend onderdeel wordt verstuurd na onderzoek (“expertise”), reserve onderdelen worden niet altijd voor het onderzoek verzonden.
Als de garantie claim wordt afgewezen, worden eventueel reeds toegezonden componenten gefactureerd.
8
4. Garantieformulier voor staaldraad In het geval van een mankement aan een staaldraad dient het formulier Rope failure report ingevuld te worden (zie pagina 9). Op dit formulier moet aangegeven worden : 1. Blok Algemene informatie • • • • • • • • •
Het ordernummer De datum waarop de kabel in gebruik is genomen Het claimnummer Datum van het mankement Referentienummer van de klant Het type kabel Het batchnummer van de kabel (het RC nummer) Inschering (centraal of normaal hijsen) Aantal parten
2. Blok Informatie omtrent het gebruik van de kabel • • • • • •
Repetitieve hijs-cyclus (stopt de haak altijd op dezelfde positie?) Vul in: Ja of Nee Zijn er negatieve laadschokken (in het geval van lossen) Overbelasting Fleet Angles (Zijwaarts hijsen) Laad schokken Situatie met slappe kabel
Geef aan of de staaldraad de originele staaldraad is (Original), of het een vervangende staaldraad is van Verlinde (Verlinde Spare), of dat het een locaal vervangen staaldraad is (Local spare) 3. Blok Type mankement Vink een van de mogelijkheden aan. De verschillende mogelijkheden zijn op het formulier aangegeven met foto’s. 4. Blok Aanvullend In het laatste tekstveld kan aanvullende informatie ingevuld worden. Vink het laatste blokje aan als er foto’s meegestuurd worden.
9
Blok 1
Blok 2
Blok 3
Blok 4
10
5. Garantieformulier voor Frequentieregelaars: “Claim_feedback_form_DMCS_v2” In het geval van een mankement aan een frequentieregelaar dient aanvullend ook het formulier “Claim_feedback_form_DMCS_v2” ingevuld te worden. (zie pagina 12) 1. Blok algemene informatie Vul in het eerste blok in: • Het werk/ordernummer • Klant referentienummer • Wanneer is de frequentieregelaar in gebruik genomen • Wanneer is het mankement opgetreden • Vul de naam van de monteur in, zijn telefoonnummer en email adres. • Beschrijf de situatie waarin het mankement zich voordeed, hoe gebeurde het voor de eerste keer? • Controleer de foutcode, en vink het juiste vakje aan. • Zijn er eerdere claims voor deze locatie geweest, zo ja beschrijf deze claims, vul de claimnummers in. 2. Blok Algemene vragen • • • • • •
Vul in waar de kraan wordt gebruikt. Zijn er bijzonderheden met betrekking tot de omgeving? Hoe lang is de kraan in gebruik (bijv. stand van urenteller) Geef een schatting hoe vaak de kraan wordt gebruikt, vink het juiste vakje aan Geef een schatting van de gebruikelijke werklast. Hoe is de frequentieregelaar stuk gegaan (bij het eerste gebruik, tijdens accelereren/decelereren, met of zonder last, etc. Probeer degene te ondervragen die de kraan gebruikte op het moment dat de frequentieregelaar stuk ging) Zijn er verder bijzonderheden (bijvoorbeeld aanwezigheid van gassen, buitengebruik van de kraan, slechte stroomvoorziening, etc.)
3. Blok Informatie over de frequentieregelaar Vul hier de gegevens van de frequentieregelaar en de motor in: • Het type • Het serienummer • Batchnummer van de frequentieregelaar • Het aantal motoren 4. Blok informatie over de motorkabel Geef hier op: • De kabellengte (in meters) • Het isolatiemateriaal van de kabel (rubber, plastic en overig. Indien overig, vul in welk materiaal.) • Vink het juiste kabeltype aan (rond, plat of overig. Indien overig, vul in welk type kabel.) • Vul in hoeveel cores er in de kabel zitten.
11
5. Blok gemeten waarden Vul voor de motor de volgende waarden in: U-V, V-W, W-U Vul voor de omgeving de volgende waarden in:
6. Blok ter afsluiting Vul tenslotte in: • Wat is er gedaan om de kraan weer werkend te krijgen • Zijn er tekenen van verkeerd gebruik van de kraan (zoals rijden tot de buffers, …, etc) • Overige bevindingen en opmerkingen.
12
DMCS007 & DMCS022 CLAIM FEEDBACK FORM If the inverter does not work, please write down clearly the foll owing information, and send this form and the broken inverter back in this box as soon as possible. Please, include as much info as you can, and do not forget the backside of the form. GENERAL INFORMATION WORK / ORDER NUMBER
ENGINEER / TECHNICIAN
CUSTOMER REFERENCE
PHONE NUMBER
DATE PUT IN OPERATION
E-MAIL
DATE OF FAILURE DESCRIPTION OF FAILURE SITUATION. HOW THE FAILURE OCCURED FOR THE FIRST TIME? PLEASE CHECK
Blok 1
COLOUR
FAULT CODE
DESCRIPTION
GREEN
Overvoltage
GREEN GREEN
Stall supervision / overcurrent
GREEN
Deceleration ramp supervision
GREEN
Motor overtemperature (DMCS022 only)
GREEN
Inverter overtemperature
GREEN
Undervoltage
RED
Short circuit
RED NO CODE HAVE THERE BEEN EARLIER CLAIMS FROM THIS LOCATION? WHEN, WHAT? PLEASE DESCRIBE. CLAIM NUMBER(S)?
Microprocessor fault PLEASE CHECK THE SERVICE MANUAL FOR MORE INFO ON FAULT CODES!
GENERAL QUESTIONS WHERE IS THE CRANE IS USED? (STEEL OR PAPER MILL, POWER PLANT, WORKSHOP, ETC.) SOMETHING SPECIAL ABOUT THE LOCATION?
Blok 2
HOW LONG HAS THE CRANE BEEN IN USE? (E.G. FROM CID TIME COUNTER) ESTIMATION OF HOW OFTEN THE CRANE IS USED?
LESS THAN 2h/day 2-4 h/day
4-6 h/day 6-8 h/day
8-12 h/day 12-18 h/day
18-24 h/day
ESTIMATION OF TYPICAL LOAD? HOW THE INVERTER BROKE DOWN? (AT FIRST USE, WHILE ACCELERATING / DECELERATING, WITH / WITHOUT LOAD, ETC. Try to interview the person who used the crane when it broke down) OTHER SPECIAL ISSUES? (E.G. GASES ON SITE, CRANE LOCATED OUTSIDE, WEAK POWER NETWORK ETC.) INVERTER INFORMATION
MOTOR INFORMATION
TYPE CODE SERIAL NUMBER
TYPE CODE SERIAL NUMBER
Blok 3
BATCH ID
NUMBER OF MOTORS MOTOR CABLE INFORMATION
CABLE LENGTH (m) CABLE INSULATION MATERIAL
RUBBER
PLASTIC
OTHER, WHAT?
CABLE TYPE
ROUND
FLAT
OTHER, WHICH?
Blok 4
NUMBER OF CORES IN CABLE?
13
MEASURED VALUES MOTOR V-W
U-V Ω
SUPPLY VOLTAGE PHASE-TO-PHASE
L1-L2 VAC
MEASURED CONTROL VOLTAGE TYPE OF THE CRANE POWER FEED
W-U Ω
L1-L3 VAC VAC
ENVIRONMENT L2-L3 SUPPLY VOLTAGE VAC PHASE-TO-GROUND
Ω
L1 VAC
L2
L3 VAC
VAC
ESTIMATED OR MEASURED AMBIENT TEMPERATURE
°C
3-CONDUCTOR BAR SYSTEM 4-CONDUCTOR BAR SYSTEM TANDEM COLLECTOR SHOES SINGLE COLLECTOR SHOES FIXED FESTOON WITH GROUND CONTACTOR OTHER, PLEASE DESCRIBE
USED MEASURING INSTRUMENT (E.G. FLUKE 87, 123 ETC.)
Blok 5
FINALLY WHAT WAS DONE TO GET THE CRANE WORKING AGAIN? WERE THERE ANY SIGNS OF WRONG USE OF THE CRANE? (DRIVING TO BUFFERS, SIDE PULL ETC.) OTHER FINDINGS? COMMENTS? Blok 6
By filling this form you are doing important work on improving our quality. Thank you for your co-operation!
14
