Handleiding: Escrow & Freelancer.nl
Introductie Freelancer.nl biedt naast het bij elkaar brengen van freelancers en opdrachtgevers ook een Escrow service aan. Met deze handleiding leggen wij op een eenvoudige manier uit wat Escrow precies is en hoe het werkt bij Freelancer.nl. Indien u na het lezen van de handleiding nog vragen heeft, kunt u gerust contact opnemen door een mail te sturen naar
[email protected] of even te bellen met 020-‐ 8201771. Wij helpen u dan graag verder.
2
Inhoudsopgave Inleiding Wat is Escrow Hoe werkt Escrow Freelancer.nl & Escrow Facturatie Contracten Geschillen
2
4
4
5
6
7
8
3
Wat is Escrow? Escrow betekent niets meer dan een transacties doen met gebruik van een derdengeldrekening. Een derdengeldrekening is een geblokkeerde bankrekening die wordt aangehouden door een neutrale derde. De derdenrekening wordt gebruikt door personen en bedrijven die namens anderen gelden ontvangen. Bijvoorbeeld banken, advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus.
Hoe werkt Escrow? Iedere storting op de Escrow derdengeldrekening geeft de uiteindelijke begunstigde recht op (een aandeel van) het totale saldo dat op het account staat. De Escrow derdengeldrekening geniet, evenals alle andere derdenrekeningen, wettelijke bescherming. Dit houdt in dat er geen beslag gelegd kan worden op de rekening, ook niet in geval van faillissement van de bemiddelende partij. Hierdoor is er altijd garantie dat de gelden daadwerkelijk in handen zullen komen van de rechthebbende(n).
4
Freelancer.nl & Escrow Freelancer.nl is de enige website in Nederland voor freelancers en opdrachtgevers die gebruik maakt van een Escrow systeem. Wanneer een opdrachtgever een opdracht heeft geplaatst, dient hij/ zij ook het bijbehorende budget op de derdengeldrekening over te maken. Waardoor het geld dus in feite al is vastgelegd en wordt vastgehouden. Met elke behaalde milestone (onderdeel van een grotere opdracht), komt er een betaling vrij die naar de freelancer gaat. Freelancer.nl biedt freelancers die gebruik maken van de website hierdoor meer financiële zekerheid. Daarnaast is de service, naast eventuele geschillenbeslechting, ook nog eens volledig GRATIS.
5
Facturatie Facturen worden automatisch gegenereerd in het account in PDF formaat. Het logo, BTW nr en KvK nr. dient voorafgaand aan elk contract ingevuld te worden in uw account. Deze gegevens komen automatisch in de factuur. Omdat we werken met een derdengeldrekening, wordt er alleen een factuur gegeneerd wanneer een opdracht is afgerond. Op de factuur staan vervolgens alle milestones die zijn uitbetaald gespecificeerd. Er wordt dus niet voor elke milestone betaling een factuur gegenereerd.
6
Contracten Via Freelancer.nl wordt bij aanvang van een opdracht een simpel contract opgesteld. Hierin worden de milestones waaruit de opdracht bestaat vastgelegd. Dit kan 1 milestone zijn of meerdere. Hieronder het stappenplan: Stap 1: Opdrachtgever kiest een freelancer uit alle binnengekomen offertes Stap 2: Opdrachtgever stelt het contract op, met bijbehorende milestones Stap 3: Freelancer wijzigt zonodig het contract of accepteert het. Stap 4: Opdrachtgever wijzigt zonodig het contract of accepteert het. Stap 5: Na acceptatie van het contract door beide partijen, maakt de opdrachtgever het geld van de eerste milestone over aan de derdengeldenrekening van Freelancer.nl. Stap 6: Wanneer de milstone is afgerond klikt de opdrachtgever op “Accepteer milestone” in zijn account onder “Mijn contracten”. Stap 7: Na afronding van alle milestones, klikt de opdrachtgever op “Voltooi opdracht” en geeft feedback aan de freelancer. NOTE: De freelancer kan bij uitblijven van acceptatie ook vragen om acceptatie in zijn account onder “Mijn contracten”. Bij uitblijven van reactie van de opdrachtgever wordt het bedrag na 4 dagen definitief uitbetaald. Wat gebeurd er wanneer een opdrachtgever een milestone afkeurd? Wanneer er een geschil ontstaat over een bepaalde milestone heeft Freelancer.nl een uitgebreid maar simpel arbitrage systeem ontwikkeld. Op zeer efficiënte en effectieve wijze wordt zo de kans op een geschil geminimaliseerd en een eventueel daadwerkelijk geschil, zonder tussenkomst van dure advocaten en incassobureau’s, tussen beide partijen opgelost. Bij een eventueel geschil dient het contract als basis, naast de eventuele overige communicatie tussen freelancer en opdrachtgever. Wanneer een opdrachtgever een milestone niet accepteert en de freelancer denkt dat dit ten onrechte is, kan de freelancer een “dispuut” aanvragen. Meer hierover lees je onder het kopje “Geschillen”.
7
Geschillen Indien 1 van beide partijen meent dat er een onenigheid is over betaling van een milestone kan die partij een “geschil” aanvragen bij Freelancer.nl. Het geschillensysteem kent 3 stadia. In de praktijk zullen geschillen (mochten deze ontstaan) voor 90% worden opgelost in stadium 1. Dit stadium verloopt nog volledig automatisch en wordt direct verrekend in de eindfactuur. Stadium 1 Waneer de opdrachtgever een milestone van een opdracht niet goedkeurt, kunnen beide partijen aangeven in het account voor welk bedrag ze bereid zijn de milestone wel af te ronden. Dus de freelancer geeft aan welk bedrag hij of zij bereid is te ontvangen en de opdrachtgever geeft aan voor welk bedrag hij of zij bereid is de milestone te accepteren. In de praktijk wordt 90% van de geschillen hiermee opgelost. De bedragen worden automatisch verrekend in de account. Stadium 2 Wanneer beide partijen er niet uitkomen kan arbitrage worden ingeschakeld van Freelancer.nl. Freelancer.nl werkt samen met een erkende jurist die artbitrage zal verrichten. Om de arbitrage te kunnen starten dienen beide partijen 10% van het bedrag behorende bij de milestone te voldoen aan Freelancer.nl. Wanneer 1 van beide partijen 10% wel betaald en de ander niet, wordt in het voordeel besloten van de partij die de arbitragefee wel heeft betaald. De arbitragefee wordt vervolgens teruggestort.
Stadium 3 Wanneer beide partijen 10% van het bedrag behorende bij de milestone hebben voldaan, wordt het arbitrageproces gestart. Beide partijen dienen nu bewijsmaterialen in (hiervoor hebben zij 2 werkdagen de tijd). Hierna zal de aangewezen jurist een beslissing maken. De verliezende partij, verliest zijn 10% arbitragefee en de winnende partij krijgt deze fee weer teruggestort. In de praktijk zal arbitrage weinig voorkomen. Beide partijen kunnen de opdracht al opsplitsen in meerdere milestones die een relatief klein bedrag vertegenwoordigen. Daarnaast weten beide partijen dat de afspraken moeten worden nagekomen omdat, wanneer een van beide zich niet aan de afspraken houdt, bij arbitrage deze partij de verliezende partij zal zijn. De functie van Freelancer.nl als bemiddelaar werkt dus al voordat er daadwerkelijk bemiddeld wordt.
8
Omdat de opdracht van te voren is opgedeeld in meerdere milestones, kunnen zowel freelancer als opdrachtgever zonder al te veel risico en snel met elkaar starten, ook op afstand. Start dus snel en veilig met een beschikbare Nederlandse freelancer op afstand.
9
