HANDLEIDING - ERNTRANS © HOOFDMENU: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12)
TRANSPORTEN CHARTERLIJST FAKTUREREN RELATIES KILOMETER TABEL AUTO’S TARIEVEN TEKSTVERWERKER CMR VRACHTBRIEF FAKTUREN/MANEN ARCHIEF TRANSP. SYSTEEMBEHEER
Op dit scherm wordt rechts bovenaan de datum van heden weergegeven,links bovenaan uw bedrijfsnaam, linksonder uw eigen volledige naam, rechtsonder uw e-mail adres (als dit van toepassing mocht zijn) en bovenaan in het midden het jaartal van de huidige administratie. Sommige menuopties die u kiest hebben bovenaan wederom menuopties of u komt direct in spreadsheetachtig scherm alwaar de funkties onderaan worden weergegeven. 1) TRANSPORTEN: Menuopties in de vorm van Functietoetsen (F2 t/m F10) of andere logische toetsen als DEL en INS etc. Als de mogelijkheid wordt gegeven kan men met de cursortoets op een veld gaan staan en dan ENTER geven om het veld aan te passen. Wanneer men met de cursortoets volledig naar rechts gaat zal men merken dat er meer velden zijn dan aanvankelijk lijkt, bijv. Tarief voor de klant, Delta toeslag, Dieseltoeslag en meer. INS (toevoegen) of F4 (Details) Toevoegen of wijzigenvan een Transport met de volgende opties: Alle vakken waar men bij kan zijn vrij in te geven cq aan te passen dmv Letter,Cijfer en Cursortoetsen en de ENTER toets. Mogelijke functietoetsen: F2 (losplaats) :
Ophalen van een los/laadplaats met de bijbehorende afstand.
F3 (remarks)
:
Eventueel extra opmerkingen mbt transport
F5 (naw)
:
Diverse adressen/contactpersonen ophalen uit het relatiebestand(RELATIES) tbv Opdrachtgever,Laad/losadressen etc.
F6 (wachturen) :
Ingeven van wachturen en eventueel extra kosten. Het aantal vrije uren en kosten hiervan kan men standaard in het relatiebestand ingeven.
F7 (Ber.client):
Bericht per printer, fax, mail of brief versturen aan de opdrachtgever mbt containernummer,los/laad en of wachttijden LET OP! Fax en Mail kan alleen in combinatie met Qpro Server (*)
F8 (Opdracht)
:
Opdracht maken aan de chauffeur of vervoerder(charter) per Printer, Fax, Mail, Brief (*)
F9 (SMS)
:
Opdracht versturen aan de chauffeur (wanneer u in het bezit bent van het TRANSICS volgsysteem (#))
ESC (Verlaten) :
Verlaten/opslaan van nieuwe of gewijzigde rit
Korte omschrijving van belangrijke velden: Container(type): welk type container In geval van 2x20” ingeven 20’2x Bij gebruik van 40’ chassis of Combi. Soort handeling : Bij het Afhalen,laden/lossen is Een veld wat brij in te geven is: Bijv. LEDIGE of VOLLE .. resp. LADEN of LOSSEN …. Op : Datum van actie (LADEN/LOSSEN/AFKOPPELEN Dit veld bepaald tevens de volgorde van PLANNER (heet vorige overzichtscherm) om : Tijd van actie (LADEN/LOSSEN/AFKOPPELEN Dit veld bepaald tevens de volgorde van PLANNER (heet vorige overzichtscherm) Wanneer iets NIET ingevuld behoeft te worden, moet men dit ook laten en zal op berichtgevingen worden weggelaten (zoals IMO ed.) DEL (Wissen) Het verwijderen van een transport F8 (Lijst) Dit is een optie om diverse lijsten/rapporten uit te draaien. In het specifiek is de optie DATUM meet daarna de verschillende keuzes belangrijk om de planning voor die dag op papier te krijgen. LET OP! Dit vereist wel minimaal een Laserprinter die PCL5 ondersteund.
F6 (Wachturen) Zie INS en F4 voor de uitleg Deze heeft dezelfde functie als daar. F9 en F2 (Index en zoeken) Deze toetsen worden vaak in combinatie meet elkaar gebruikt. F9 bepaalt de volgorde op het scherm op bijv. datum/tijd of containernummer of auto of ritnummer. Wanneer bijv. F9 op containernummer staat dan kan men met F2 zoeken op een door U ingegeven nummer. ESC (Verlaten) De planner(planbord verlaten) 2) CHARTERLJST: Wanneer men deze optie kiest zal er gevraagd worden of men de charterritgegevens wilt verversen. Dit zet de eventueel ingegeven charters die U in de PLANNER heeft ingebracht naar een aparte lijst alwaar men kan bijhouden Of deze charter u al heeft afgerekend voor een bepaald transport of andere extra kosten. INS (toevoegen) : Toevoegen van extra Transportkosten of ander kosten. DEL (Wissen)
:
Het verwijderen van een transport
SPACE (Afvinken): Aangeven dat de faktuur is ontvangen (zie tabel genaamd Fk hier komt dan een Vinkje in te staan F3 (kosten)
: Eventueel extra kosten mbt het transport
F6 (wachturen)
: Ingeven van wachturen en eventueel extra kosten.
F7 (Ber.client) :
Bericht per printer, fax, mail of brief versturen aan de opdrachtgever mbt containernummer,los/laad en of wachttijden LET OP! Fax en Mail kan alleen in combinatie met Qpro Server (*)
F8 (Lijst)
Lijsten/Rapporten afdrukken
:
F9 en F2 (Index en zoeken) : Deze toetsen worden vaak in combinatie meet elkaar gebruikt. F9 bepaalt de volgorde op het scherm op bijv. datum/tijd of containernummer of auto of ritnummer. Wanneer bijv. F9 op ritnummer staat dan kan men met F2 zoeken op een door U ingegeven nummer. ESC (Verlaten) :
De planner(planbord verlaten)
3) FACTUREREN: FACTUREREN Met deze optie kunt U onafhankelijk van de ritten uit de planner facturen opmaken zonder overname dus van transport/ritgegevens. Het eerste scherm bevat alle relevante gegevens voor de basis van het factuur zonder de financiële regels. Enige omschrijvingen van afkortingen die worden gebruikt; Refer : Referentie van de klant Grootboeknummer: Wanneer men een faktuur wilt maken die met niet op het standaard grootboek in de boekhouding geboekt moet worden kan U dmv J dit nummer aanpassen. Boekomschrijving: Deze omschrijving zal meegenomen worden naar uw boekhoudpakket. BTW : De standaard wordt hier als default opgegeven en behoeft niet veranderd te worden. De betalingstermijn wordt vanuit het relatiebestand meegenomen alwaar u deze kan ingeven. Dit scherm heeft
tevens de volgende functies;
ESC
:
ESCAPE Toets, Men verlaat het scherm en doet verder niets (Annuleren dus)
F5
:
Hiermee kan men een andere relatie ophalen (Page Up/Down kan men Bladeren en F2 snelzoeken op naam)
F7
:
Afdrukken van de faktuur op een (laser)printer
F9
:
Opmaken factuurregels; Hierin kan u totaal 30 regels ingeven met 4 verschillende criteria: Datum, Omschrijving, Bedrag en BTW status. De volgende onvoer is in van toepassing in ERN voor de BTW alhier: Leeg vak : BTW Nul tarief of verlegd * (Ster) : BTW Tarief
De volgende Functietoetsen zijn bij beide versies aanwezig; F9 : Vaste kostenregels ophalen ESC : Verlaten/opslaan van invoer PERIODE FACTUUR Hiermee kan men een aantal transporten/ritten kiezen van 1 en dezelfde opdrachtgever en deze gezamenlijk op 1 factuur af te rekenen en afdrukken. Bijv. week of maand facturatie. Voorwaarde is dus dat u ritten selecteerd die van één opdrachtgever/klant zijn per factuur per keer. Bestaat de factuur uit minder dan 30 regels dan kan U de factuur nog bekijken en eventueel aanpassen aan u wensen. Bestaat hij uit meer dan 30 regels dan zal u wel nog extra regels kunnen toevoegen maar er zal met een totaalregel gewerkt worden die staat voor het totale bedrag dat wordt afgerekend. De details van de ritten worden automatisch in lijstvorm tegelijkertijd met de factuur afgedrukt. Na het afdrukken (F7) zal het programma bijwerken welke transporten/ritten zijn gefactureerd en zal dmv een F in de tabel in de planning aangeven en zal tevens het factuurnummer erachter worden vermeld. De volgende functietoetsen kunnen worden gebruikt: SPACE : met de spatiebalk kan u ritten selecteren of Deselecteren. ESC : Verlaten en stoppen/Annuleren factuur. F2 : Zoeken op opdrachtgever/datum. F4 : Specificatie rit inzien. F6 : Wachturen en eventuele extrakosten nakijken en eventueel aanvullen of wijzigen. F8 : eventueel een controlelijst afdrukken door definitieve opmaak factuur. F10 : Selecties accepeteren en de faktuurbody ingaan BATCH FACTUUR Hiermee kan men een aantal transporten/ritten kiezen van diverse opdrachtgevers en deze elk seperaat in ineens afdrukken. Bij deze optie is het niet mogelijk om nog aanpassingen in de factuurbody te doen daar bij deze optie de facturen aan de hand van de ingegeven prijzen en extra kosten direct worden afgedrukt. Na het verwerken/afdrukken (F10) zal het programma bijwerken welke transporten/ritten zijn gefactureerd en zal dmv een F in de tabel in de planning aangeven en zal tevens het factuurnummer erachter worden vermeld. De volgende functietoetsen kunnen worden gebruikt:
SPACE : met de spatiebalk kan u ritten selecteren of deselecteren. ESC : Verlaten en stoppen/Annuleren factuur. F2 : Zoeken op opdrachtgever/datum. F4 : Specificatie rit inzien. F6 : Wachturen en eventuele extrakosten nakijken en eventueel aanvullen of wijzigen. F10 : Selecties accepeteren en verwerken van de facturen in de bestanden en naar de printer OVERZICHT FACTUREN Hiermee kan u door de facturen bladeren die aan een bepaald criteria moeten voldoen 4) RELATIES: TOEVOEGEN Het toevoegen van een Relatie zoals een Klant, Laad/Losadres,Agent, Cargadoor en dergelijke. Even een paar tips voor het ingeven van de informatie. Branche: Geef hier een korte omschrijving wat dit Voor een Relatie betreft (KLANT, CARGA, EXPED,TRANS ed) Nwjrskrt: Geef hier een K als men wil dat deze een wenskaart zou moeten krijgen of gebruik dit om een mailinglijst te kunnen afdrukken voor mailing.
Adres annex Postbus: Als men een Postbus heeft kan U deze in het Postbus vak kwijt. Bij facturatie en brieven wordt namelijk de voorkeur gegeven aan de Postbus ipv het adres en uiteraard bij ophalen als laad/losadres v/v . Taal : Hier geeft men de voorkeur van de taal Voor de standaard berichten en facturatie in. F6 : Hier kan u standaard kosten ingeven zoals Wachtuurkosten, Chassishuur, Deltacompensatie en Brandstoftoeslag. Deze zijn in de rit nog aan te passen voor een incidenteel andere tarifering
F9
:
F10
:
Hier kan u het BTW nummer,Bankrekening, betalingstermijn ed ingeven. Met de Valutacode kan u een standaard Valuta meegeven met factureren, dit is uiteraard aan te passen in het factuur zelf (zie FACTUREREN) staat vast op EUR Wanneer deze relatie een kredietprobleem heeft, kan u hier dit aanmelden voor de rest van het personeel.Wanneer hier een J staat zal er een knipperend POPUP venster komen te staan op het moment dat iemand deze relatie wilt gaan gebruiken waar dan ook in het programma. Ook kan hier gezien worden wat voor status deze relatie geniet ten aanzien van het feit of het een crediteur, debiteur of beide betreft. Hier kan u wat extra gegevens kwijt die men zou willen weten van een relatie.
BEKIJKEN/WIJZIGEN Het bekijken en eventueel wijzigen van een bestaande relatie . Voor verdere instructies zie TOEVOEGEN. WISSEN Het wissen/verwijderen van een Relatie dmv de combinatietoets CTRL – W . Een relatie kan alleen worden verwijderd als deze geen Crediteur alsook geen Debiteur status geniet (zie F9 bij TOEVOEGEN). LABELS Labels afdrukken van Relaties op een bepaalde Criteria zoals Naam, Adres , Plaats , Kaart ed. Dit kan op basis van Preferentie van Adres of Postbus en kan afgedrukt worden op een MATRIX printer of worden geëxporteerd naar een DBF formaat t.b.v import in DYMO Labelwriter. RAPPORT Rapporteren op printer van Relaties met de volgende opties: Selectie : Een Selectie op basis van Naam,Plaats, Branche enz. Klantdata: Afdrukken van NAW gegevens van een bepaalde relatie op A4 formaat. Alle : Alle relaties in lijstvorm Afdrukken. Tel.lijst: Afdrukken van de Telefoonnummers van ALLE relaties in lijstvorm.
5) KILOMETERTABEL: Dit is een kilometertabel die ingegeven wordt vanaf een bepaald middelpunt bijv in de DEMO vanaf Rotterdam. Deze is op te roepen in Ritten/Planner onder F4 met de toets F2 F5 (Lijst) : Lijsten/Rapporten afdrukken F9 en F2 (Index en zoeken) :
Deze toetsen worden vaak in combinatie met elkaar gebruikt. F9 bepaalt de volgorde op het scherm op bijv. plaatsnaam, afstand of postcode. Wanneer bijv. F9 op Plaatsnaam staat dan kan men met F2 zoeken op een door u ingegeven nummer.
INS (toevoegen) :
Toevoegen van plaatsen/afstanden
DEL (Wissen)
:
Het verwijderen van een plaats
ESC (Verlaten)
:
De kilometertabel verlaten
6) AUTO’S: Dit is een planner. Deze is op Het Tnr is En ook het
tabel van Auto’s die ingegeven worden tbv de te roepen in Ritten/Planner in te geven bij Auto. het transportnummer speciaal voor TRANSICS koppeling SMS nummer is hiervoor bedoeld.
F4 (Specific.)
:
Enige specificatie
F5 (Lijst)
:
Lijsten/Rapporten afdrukken
F9 en F2 (Index en zoeken) :
als extra info
Deze toetsen worden vaak in combinatie met elkaar gebruikt. F9 bepaalt de volgorde op het scherm op bijv. plaatsnaam, afstand of postcode. Wanneer bijv. F9 op Autonummer staat dan kan men met F2 zoeken op een door u ingegeven nummer.
INS (toevoegen) :
Toevoegen van auto’s
DEL (Wissen)
:
Het verwijderen van een auto
ESC (Verlaten)
:
De autotabel verlaten
7) VERVOERTARIEVEN: Dit is een simpele tabel voor specifieke tarieven van/naar een bestemming. Deze is tge raadplegen om te zien wat er is geoffreerd of wat er afgerekend kan worden F4 (Specific.)
:
Enige specificatie
F5 (Lijst)
:
Lijsten/Rapporten afdrukken
F9 en F2 (Index en zoeken) :
als extra info
Deze toetsen worden vaak in combinatie met elkaar gebruikt. F9 bepaalt de volgorde op het scherm op bijv. Relatie, herkomst , bestemming, prijs. Wanneer bijv. F9 op Relatie staat dan kan men met F2 zoeken op een door u ingegeven relatienaam
INS (toevoegen) :
Toevoegen van tarieven
DEL (Wissen)
:
Het verwijderen van een tarief
ESC (Verlaten)
:
De tarieventabel verlaten
8) TEKSTVERWERKER: Een simpele optie om uw algemene teksten en brieven te beheren, versturen, mailen of faxen met gebruikmaking van uw relatiebestand. TOEV./BEK./WIJZ. Het toevoegen, bekijke of wijzigen van een tekst Na het kiezen wordt de vraag gesteld om een naam van de tekst in te geven. A: Wanneer u WEL een naam ingeeft zal deze worden opgezocht en zal de adressering naar boven komen. Zie verder bij C:. B: Wanneer u GEEN naam ingeeft zal het vragen of u een nieuwe wilt aanmaken of dat u een bestaande wilt wijzigen. Bij keuze van een nieuwe gaat u naar C:. Bij het wijzigen van een bestaande zal er een lijst verschijnen aan de rechterkant van het scherm. Hier kan u kiezen dmv de cursor of Page Up, page Down toetsen of zoeken met de functietoets F2. Wanneer u heeft bepaald welke U wilt dan erop gaan staan en meet de functietoets F4 bevestigen dan gaat u naar C:.
C: nu wordt u gevraagd of u een geadresseerde op wilt Halen uit uw relatiebestand. Bij J zal er een popup verschijnen waarmee u kan bladeren met Page Up/Page Down of eventueel snelzoeken met F2 en de eerste paar letters ingeven. Door ENTER te geven accepteert u uw keuze. U kunt nu alsnog de gegevens aanpassen van bijv. de Berichtdatum en/of adressering ed. Entered U alle vakken dan valt u vanzelf in de Tekstverwerker alwaar U uw tekst kan ingeven. Wanneer u de mailfunctie kan gebruiken dan wordt de eerste regel van dit bericht gebruikt als onderwerp van uw mail. U kunt op 2 manieren eindigen; 1) U wilt het bericht opslaan om het op een later tijdstip af te drukken of te versturen (ESC toets) 2) U wilt het bericht afdrukken of versturen dan gebruikt U de F7 toets waarna u de mogelijkheden heeft die worden getoond. Wanneer het dokument is gewijzigd zal er worden gevraagd het op te slaan hetzij met de naam die het had of met een andere of nieuwe naam. Door een naam in te geven of te wijzigen en daarna ENTER te geven zal het worden opgeslagen. VERWIJDEREN DEL : F5 F2 F3 LIJSTEN
: : :
Door middel van een tabel kan u berichten verwijderen uit de database eventueel het bericht bekijken Zoeken op naam Zoeken op nummer (elk bericht krijgt een uniek nr)
Overzicht op printer van alle beerichten in de database
ORDENEN Ordenen/Schonen van de Berichten Database 9 FACTUREN/MANEN:
Deze menuoptie bevat de volgende functionaliteiten: ESC F2 F7 SPACE F9
: Overzicht FACTUREN scherm verlaten : snel zoeken op een criteria afhankelijk waar u F9 op gezet heeft. : Maanrapport op fax of printer afdrukken : Met de spatiebalk kan u meerdere facturen van dezelfde relatie kiezen en daarna F7 gebruiken. : Bepalen in welke volgorde het bestand moet worden laten zien. In dit geval Faktuurnr,Relatienaam, Faktuurdatum of Bedrag. Dit wordt in het geel onderaan in het midden getoond. Door F2 kan men op de betreffende keuze snelzoeken.
10 ARCHIEF Transp.: Heeft dezelfde functionaliteit als TRANSPORTEN alleen kan u hier alleen alles inzien maar niet wijzigen. De Ritten/Transporten kunt u hier naar toe verplaatsen vanuit TRANSPORTEN via Systeembeheer en Archief. 11 SYSTEEMBEHEER: Systeembeheer is specifiek bedoeld voor systeembeheerders. Het advies is dan ook om hier niets te doen als men dit niet door ERN of een systeembeheerder wordt verzocht. FINANCIEEL Aanpassen BTW percentage. PRINTER Het onderhouden van Printerpoorten en Emulatie. ORDENEN Het ordenen,opschonen en herindexeren van de Databasebestanden Dit behoord minimaal 1x per maand uitgevoerd te worden. Bij deze optie moet iedereen uit ALLE ERN pakketten zijn… PASWOORD Met deze optie kan men het paswoord voor bepaalde financiële rapportages ingeven en/of veranderen. Mocht het onverhoopt zo zijn dat men het paswoord niet meer weet dan kan men altijd ERN verzoeken het paswoord op ‘nul’ te zetten ARCHIEF Met deze optie kan u de Ritten/Transporten die afgerekend zijn van het planbord TRANSPORTEN naar het ARCHIEF verplaatsen BOEKPAD Hierin wordt aangegeven met welk nummer de Mutatiebestanden moeten beginnen cq bij welk nummer men is,tevens opgeven van het huidige BTW hoog tarief, en het opgeven waar het programma de mutatiebestanden voor het externe boekhoudpakket moet plaatsen. EXPORT(BOEKEN) Exporteren van Stamgegevens Debiteuren en Verkoopmutaties naar een extern boekhoudpakket. Deze optie wordt altijd op maat voor de klant geschreven. De bestanden worden dan weggeschreven naar een map genaamd EXPORT binnen de applicatiepad en tevens naar een map die is ingegeven via de optie BOEKPAD. Bij export wordt van te voren door ERN en de klant vastgesteld in welk dagboek de mutaties zullen worden geplaatst. Bij voorkeur is dit een dagboek wat alleen voor deze import wordt gebruikt zodat bij eventuele calamiteiten eenvoudig het probleem kan worden gevonden (Meestal Dagboek 1 voor crediteuren en dagboek 2 voor de debiteuren). Ook bij export wordt van te voren door ERN en de klant vastgesteld welke BTW kodes er gelden voor BTW belast, Nul tarief en IC leveringen.(bijv. 0,1,2)
Voor EXACT worden de volgende bestanden aangemaakt; CREDIT.CSV , DEBITR.CSV en FMUTA.CSV of FMUTA6.CSV al naar gelang de versie van EXACT. CREDIT.CSV en DEBITR.CSV Bevatten de stamgegevens Crediteuren resp. Debiteuren. FMUTA.CSV bevat de Mutaties Debiteuren en Crediteuren. Eerst zal men de Stamgegevens moeten inlezen en daarna de mutaties. Voor ACCOUNTVIEW worden de volgende bestanden aangemaakt; DOSNUM.DBF , KLANT.DBF , VERKOOP.DBF en INKOOP.DBF . DOSNUM.DBF bevat de dossiernummer, KLANT.DBF bevat de Stamgegevens Crediteuren en Debiteuren en VERKOOP.DBF en INKOOP.DBF bevatten resp. de mutaties van Debiteuren en Crediteuren Eerst zal men de Dossiernummers dan de Klanten en daarna de mutaties moeten inlezen. (*) (#)
QP-Server of Qpro Server Fax/Mail server (www.qpro.nl) Transics GPS volgsysteem (www.transics.be)
