Handleiding Curasoft
Managementrapportages
Curasoft
-1/7-
24.06.2016
Managementrapportages Managementrapportages kunt u gebruiken om de gegevens vanuit Curasoft in rapportages of draaitabellen te plaatsen. Deze gegevens kunt u vervolgens vanuit de rapportage of draaitabel exporteren naar Excel en lokaal opslaan.
Rapportage openen Het rapportagescherm openen gaat via de menuknop “Mijn Menu” en vervolgens “Mijn Rapportages”. Vanuit dit scherm kunt u rapportages openen of nieuwe rapportages aanmaken. Het openen van een bestaande rapportage werkt door het dubbelklikken op de naam van de rapportage. Om een rapportage te zoeken kan er ook worden gezocht op (een deel van) de rapportagenaam. Dit kan door het zoekveld direct onder de kolom “Naam” te gebruiken.
Rapportage aanmaken Het maken van een nieuwe rapportage werkt door in het scherm van de managementrapportages te klikken op de knop “Nieuw”. Vervolgens kunt u een naam opgeven voor de rapportage en kunt u een rapportagebron kiezen (zie rapportagebronnen hieronder). Deze brondata bepalen welke informatie er beschikbaar is in de rapportage.
Met het vinkje bij “Laden zonder filter” wordt aangegeven of de rapportage mag worden geladen wanneer er geen filter is ingesteld. Het is aan te raden om dit vinkje uit te laten staan zodat er een filter kan worden ingesteld voordat de rapportage wordt geladen. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst filteren op “Afgelopen kwartaal” in plaats van alle gegevens van de afgelopen vijf jaar te laden.
Curasoft
-2/7-
24.06.2016
Rapportagescherm Na het openen of maken van een rapportage verschijnt onderin beeld het volgende scherm.
In dit scherm zijn twee tabbladen zichtbaar. Het tabblad “Rapportage” toont de gegevens in de vorm van een lijst. Dit komt erg overeen met de weergave zoals bekend in Excel. Het tabblad “Draaitabel” toont de gegevens in de vorm van een draaitabel. In een draaitabel is het mogelijk om gegevens te groeperen, op te tellen en om totalen te laten zien. Onderin het beeld zijn twee knoppen zichtbaar. Met de print knop is het mogelijk om de rapportage te printen en met de Excel knop wordt de rapportage geëxporteerd naar Excel.
Datavelden kiezen Klik op de knop “Wijzig” om de rapportage te kunnen bewerken. Met de “Veldenkiezer” kiest u de gewenste velden. De dubbele punt zegt wat de data inhoudt, bijvoorbeeld “Client: Naam” of “Behandelactiviteit: Geannuleerd”. Velden kunnen worden toegevoegd aan het datagebied, filtergebied, kolomgebied of rijgebied. Door meerdere velden toe te voegen, wordt uw draaitabel opgebouwd.
Curasoft
-3/7-
24.06.2016
Filters instellen Een rapportagebron kan naar verloop van tijd een grote hoeveelheid gegevens bevatten. Hoe meer gegevens een rapportagebron bevat, hoe meer tijd nodig is om de rapportage te laden. Om het laden van de rapportage te versnellen is het mogelijk om filters te gebruiken; hiermee wordt de hoeveelheid gegevens beperkt. Het instellen van een filter is alleen mogelijk wanneer u de rapportage wijzigt, klik indien nodig op “Wijzig”. Een filter instellen werkt met behulp van de knop “Extra filters”.
In het scherm dat verschijnt kunt u een filter aanmaken. In de eerste uitklaplijst kan gekozen worden op welke kolom moet worden gefilterd. In de tweede kolom geeft u het type filter aan en in de derde kolom de gewenste waarde. In het onderstaande voorbeeld tonen we enkel de resultaten waarbij de kolom Activitettype: Functie is gevuld met de waarde Coach.
Met behulp van de blauwe pijl kunt u het filter toevoegen aan de rapportage. Klik op de knop “Toon selectie” om de rapportage (opnieuw) te laden waarbij het filter wordt toegepast.
Voorgaande uitleg gaat over de globale filters, met deze filters wordt bepaald welke gegevens wel of niet worden geladen. Daarnaast bestaan er filters in het draaitabel zelf, met deze filter kunt u de rapportage finetunen. De gegevens worden dan wel geladen, maar kunt u de gegevens door middel van een filter (tijdelijk) onzichtbaar maken.
Curasoft
-4/7-
24.06.2016
Het filter stelt u in door op het kleine filtericoontje rechtsboven te klikken. Hier kiest u bijvoorbeeld alleen de maanden januari, februari en maart. Met de optie “Show blanks” kunt u ervoor kiezen om ook lege waardes te laten zien. Bijvoorbeeld bij een rapportage met het veld “BSN-nummer”, met “Show blanks” laat u dan ook de cliënten zien waarbij geen BSN-nummer is ingevuld. Met “Show all” schakelt u het filter uit en worden alle gegevens weergegeven.
Rapportagebronnen Het startpunt van een managementrapportage is een door Curasoft voorgedefinieerde set aan gegevens. Dit noemen we ook wel een rapportagebron. Omdat deze set aan gegevens in de loop van de tijd flink kan toenemen worden deze rapportagebronnen in de nacht bijgewerkt. Het is van belang om te weten met welke bron een rapportage is gemaakt. Dit beïnvloed namelijk hoe de gegevens moeten worden geïnterpreteerd en wat er mogelijk is met de rapportage. Een opsomming van de meest gebruikte rapportagebronnen: ●
●
●
●
Rapportage: dossiers Deze rapportagebron bevat gegevens op het niveau van een zorgtraject. Op basis van deze bron kan bijvoorbeeld een overzicht worden gecreeerd om te zien hoeveel zorgtrajecten en voor een bepaalde locatie zijn aangemaakt in een bepaalde periode. Rapportage: onderhanden werk DBC’s Deze rapportagebron bevat gegevens op het niveau van een subtraject / DBC. Deze bron is geschikt om te bepalen hoeveel een DBC op dit moment waard is. Verder wordt deze bron ook vaak gebruikt om te controleren hoever in het verleden een einddatum van een DBC ligt en of er bijvoorbeeld DBC’s zijn die afgesloten kunnen worden. Rapportage: Activiteiten en uitvoergegevens Deze rapportagebron bevat gegevens op het niveau van een behandelactiviteit. Hiermee kan inzicht worden geboden in hoeveel afspraken er door een medewerker zijn uitgevoerd en bijvoorbeeld ook of een bepaalde behandelactiviteit is uitgevoerd. Wanneer een behandelactiviteit is uitgevoerd dan geeft deze rapportage ook aan onder welke DBC de activiteit valt. Wanneer een behandelactiviteit door meerdere medewerkers is uitgevoerd (zoals bijvoorbeeld bij een MDO) dan komt de activiteit per medewerker een keer voor de in de rapportage. Zo kan een activiteit meerdere keren voorkomen in de rapportagebron. Rapportage: facturen en brongegevens Deze rapportagebron bevat de gegevens op het niveau van een factuurregel. Met deze bron kan een overzicht worden gemaakt van de aangemaakte facturen en bijbehorende factuurregels. Wanneer het een factuur voor een DBC betreft dan is dat hier ook zichtbaar.
Curasoft
-5/7-
24.06.2016
Kolomnamen Een rapportagebron kan veel verschillende kolommen / velden bevatten. Om de kolommen zoveel mogelijk structuur te geven wordt er gebruik gemaakt van prefixes. Een overzicht per bron met de veelgebruikte prefixen.
Rapportage: dossiers ●
●
●
●
●
Behandelepisode: Dossier: Velden die beginnen met deze tekst bevatten gegevens uit het tabblad basisgegevens van een zorgtraject zoals bijvoorbeeld het trajectnummer en de startdatum van het zorgtraject. Cliënt: / Persoon: Deze velden die beginnen met Cliënt: of met Persoon: bevatten de gegevens over de cliënt zoals bijvoorbeeld naam, geslacht en leeftijd. Locatie van behandeling: De velden die met deze tekst beginnen bevatten gegevens over de behandellocatie. Vaak wordt hier alleen maar gebruik gemaakt van de kolom: Locatie van behandeling: Locatie van behandeling: Organisatienaam Werkgever: De gegevens van de werkgever zoals deze is gekoppeld aan de cliënt zijn te vinden in de velden die beginnen met de tekst Werkgever:. Zorgverzekering (huidig): Deze velden bevatten de gegevens van de nu geldende zorgverzekering van de cliënt. Wanneer een cliënt meerdere jaren onder behandeling is bevat deze kolom dus enkel de verzekering die op dit moment geldig is.
Rapportage: onderhanden werk DBC’s ●
●
●
●
●
Cliënt: De velden die beginnen met de Clint: bevatten de cliëntgegevens. Hier is nog onderscheid in gebracht in velden die beginnen met Cliënt – Adres voor de adresgegevens van de cliënt en Cliënt – Persoon voor de overige gegevens. DBC-eigenschappen: Velden die met DBC-Eigenschappen beginnen bevatten gegevens over de DBC. Een veld welke veel wordt gebruikt is bijvoorbeeld DBC-eigenschappen: Bedrag OHW (nog te factureren bedrag) om te zien hoeveel er op dit moment voor de DBC nog te factureren is. Verder zijn hier ook de kolommen te vinden voor de bestede tijd, de afsluitreden en de verwerkingsmethode van een DBC. Dossier: Wanneer de naam van een veld begint met Dossier: dan zal de kolom gegevens bevatten uit het basistabblad van het zorgtraject zoals bijvoorbeeld de status van het zorgtraject in Dossier: Status. Factuur: Wanneer er factuurinformatie beschikbaar is dan zal dit zichtbaar zijn in de velden die beginnen met Factuur:. Zo is hier van de laatste factuur het factuurnummer beschikbaar in het veld Factuur: Laatste: Nummer en is er een cumulatief van de facturen beschikbaar onder de naam Factuur: Cumulatief: Bedrag (excl. BTW). Praktijk: Kolommen die beginnen met praktijk bevatten de praktijkgegevens. Hier kan bijvoorbeeld de naam van een vestiging / praktijk zichtbaar worden gemaakt met de kolom Praktijk – Organisatie: Organisatienaam.
Rapportage: Activiteiten en uitvoergegevens Deze rapportagebron bevat veel van de kolommen die beschikbaar zijn in de bron Rapportage: onderhanden werk DBC’s. In aanvulling zijn er nog de volgende kolomtypen beschikbaar. ●
Activiteittype: De velden die beginnen met activiteittype bevatten de gegevens zoals ingesteld in het productbeheer bij activiteittype. Hier kan bijvoorbeeld met het veld Activiteittype: Functie worden
Curasoft
-6/7-
24.06.2016
●
● ●
●
●
●
●
gekeken op welke functie een bepaalde activiteit is toegewezen. Afspraak in agenda: Deze velden bevatten gegevens over de eventueel gekoppelde afspraak in de agenda. Dit is bijvoorbeeld de startdatum (Afspraak in agenda – Afspraak: Startdatum). Behandelactiviteit: Deze gegevens zijn afkomstig uit het tabblad administratie in een zorgtraject. Financieel: Dit komt overeen met de velden die beginnen met Factuur: in de bron Rapportage: onderhanden werk DBC’s. Let bij het gebruik van deze velden op dat een factuur op het niveau van een DBC wordt aangemaakt en dat de huidige bron op activiteitniveau is. Dat betekent dat een factuur (en bedrag) vaker voorkomen in deze rapportage. Groepssessie: Wanneer een activiteit in een groepssessie is gepland dan is in deze kolom de informatie over de groepssessie te vinden zoals bijvoorbeeld hoeveel cliënten in de groepssessie zitten (Groepssessie: Aantal deelnemers). Medewerker: De velden die beginnen met medewerker bevatten de gegevens van de aan de activiteit gekoppelde medewerker. Prestatie-/ Verrichtingscode: In deze kolommen kunnen de gegevens worden gevonden over de prestatiecode welke is gekoppeld aan de activiteit. Zo kan de code zichtbaar worden gemaakt met de kolom Prestatie-/verrichtingscode: Code en de wegingsfactor met Prestatie-/verrichtingscode: Wegingsfactor. Uitvoering: Gegevens over de uitvoering van de activiteit kunnen worden gevonden in de kolommen die beginnen met uitvoering. Voor inzicht in de aan de DBC toegeschreven tijd voor de activiteit kan de kolom Uitvoering: Geschreven tijd (min, berekend) worden gebruikt.
Rapportage: facturen en brongegevens Deze rapportagebron bevat veel van de kolommen die beschikbaar zijn in de bron Rapportage: onderhanden werk DBC’s. In aanvulling zijn er nog de volgende kolomtypen beschikbaar. ●
●
Factuur: Velden die beginnen met factuur bevatten de gegevens van de factuur zoals bijvoorbeeld het factuurnummer Factuur: Nummer en de factuurdatum Factuur: Factuurdatum. Factuurregel: Wanneer een veld begint met de tekst factuurregel dan bevat de kolom gegevens van de factuurregel zoals het bedrag van de factuurregel (Factuurregel: Bedrag incl. Btw).
Curasoft
-7/7-
24.06.2016
