Handleiding Contact updates

Handleiding Contact updates

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP La Grande Arche Paroi Nord La Défense 92044 Paris T. +33 1 40 90 34 02 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1 Contact Updates in CRM Desktop

1

1.1 Ontvangst in CRM Desktop

1

1.2 Aligneren contactgegevens

2

1.3 Verantwoordelijke toekennen

5

1.4 Transfer naar verantwoordelijke

5

Index

0

1 Contact Updates in CRM Desktop Contact updates worden dagelijks doorgestuurd van CARMEN naar Navision. Contact updates bevatten wijzigingen voor uw bestaande prospecten/klanten, zoals bijvoorbeeld een nieuw adres, maar ze kunnen ook nieuwe prospecten bevatten. Deze Contact updates ontvangt u in de CRM desktop en behandelt u op volgende manier.

1.1 Ontvangst in CRM Desktop Bij het inloggen in Navision verschijnt in het Inbox venster de melding dat er nieuwe Contact updates werden ingeladen en moeten behandeld worden. Door op de lijn Openstaande CRM klantgegevens wijzigingen te klikken, komt u onmiddellijk in de CRM Desktop terecht met de nodige filters.

Inbox

Klik op de link Openstaande CRM klantgegevens wijzigingen of ga naar Relatiebeheer - CRM - CRM Desktop. Volgend venster verschijnt.

CRM Desktop

In dit venster ziet u de contact updates staan. Het Brontype = Klantwijziging.

© 2011 Carya Group

1

In functie van de graad van gelijkenis, neemt de Link status volgende waarden aan: Nieuw: Het systeem vindt geen enkel gelijkaardige prospectkaart in de database. (Op basis van Naam, Voornaam, Straat, Nr. en Postcode) Gelijk: Het systeem vindt automatisch een prospectkaart die al in de database bestaat. (Op basis van de Carmen-ID of op basis van Naam, Voornaam, Straat, Nr. En Postcode) Kijk bij deze status wel na of er geen andere gegevens zoals telefoonnummers of e-mail adressen moeten overgezet worden. Verschillend: Het systeem vindt een gelijkaardige prospectkaart. (Prospecten waarvan de Naam, Voornaam, Straat, Nr. en Postcode 98% overeen komen) Kijk bij deze status wel na of er geen andere gegevens zoals telefoonnummers of e-mail adressen moeten overgezet worden. Onderaan in de CRM Desktop vindt u nog Bijkomende informatie: Achternaam/Voornaam Laatste CRM update: Hierdoor weet u wanneer de gegevens zijn aangepast in CARMEN. Straat Commentaar

1.2 Aligneren contactgegevens Ga naar Functies - Aligneren contactgegevens om de gegevens te aligneren. Volgend venster verschijnt.

CRM klant w ijziging

Dit vergelijkingsvenster bestaat uit twee vensters: het linkse geeft u de gegevens die vanuit CARMEN werden aangeleverd terwijl het rechtse de gegevens toont afkomstig van de Prospect kaart in Navision. Er zijn bovenaan 4 velden toegevoegd waardoor u kunt zien wanneer en door wie de gegevens zijn aangepast in CARMEN en in het DMS. Bovenaan in het linkse gedeelte kan u zien wanneer de laatste wijziging in CARMEN gebeurd is en door wat (Laatste wijziging CARMEN). Bovenaan in het rechtse gedeelte kan u zien wanneer de laatste wijziging in de DMS gebeurd is en door wie (Laatste wijziging DMS).

© 2011 Carya Group

2

Het systeem toont in het rood/vet de gegevens die verschillend zijn. Het is nu aan de verantwoordelijke van de CRM Desktop om na te gaan of het over dezelfde persoon gaat. Meerdere situaties zijn mogelijk: De gegevens in beide vensters behoren tot één en dezelfde persoon - bevestig via [OK]. De status van de relatie in de CRM Desktop wordt zodoende Gelijk. De gebruiker kan eventueel bepaalde gegevens kopiëren in de bestaande Prospect kaart. Uit de gegevens blijkt dat het over twee verschillende personen gaat (vb. vader en zoon die op hetzelfde adres wonen). We annuleren de voorgestelde relatie via Functies Verwijderen van prospect relatie Het rechter venster wordt leeg gemaakt. De uiteindelijke bevestiging dat het om een nieuwe prospect gaat, gebeurt ook via de knop [OK]. De status van de relatie wordt dus Nieuw. Verschillende Prospect kaarten met gelijkaardige gegevens worden in de database teruggevonden. In een dergelijke situatie zal in de kolom Aantal gelijkaardige klanten aangegeven worden hoeveel fiches geïdentificeerd werden. Deze informatie wordt ook getoond in het vergelijkingsvenster. In dit geval moet men onder deze fiches diegene terugvinden die overeenstemt met de persoon in het venster links. Het gebruik van de pijlen bovenaan het venster maakt het mogelijk om de verschillende fiches te visualiseren. Twee scenario's zijn dus mogelijk: Indien één van de fiches overeenkomt met de gegevens uit de linker tabel, selecteert u deze en bevestigt u het verband door op de knop [OK] te klikken. De status van de relatie wordt Gelijk. Indien geen enkele fiche overeenkomt met de gegevens uit de linker tabel, annuleert u de voorgestelde relatie via Functie - Verwijderen van prospect relatie. De status van de relatie wordt dan Nieuw.

© 2011 Carya Group

3

De gegevens die zijn ontvangen via CARMEN, zijn gemakkelijk overdraagbaar naar Navision. Dit gebeurt evenwel niet automatisch en het is dus de taak van de CRM verantwoordelijke om de gegevens die nog niet in Navision aanwezig zijn te identificeren en in de NAVISION database op te nemen. Vanuit het vergelijkingsvenster, kan men de nodige gegevens selecteren en overdragen via de kolom Gekozen in het linker venster. Om bijkomende gegevens in te lezen in een bestaande fiche in Navision, volstaat het naar Functies - Geselecteerde velden transfereren naar DMS te gaan.

CRM klant w ijziging

Op deze wijze worden de waarden gekopieerd naar het rechter venster .Valideer vervolgens door op [OK] te drukken. De overdracht gebeurt altijd tussen dezelfde velden (vb. Telefoon (Privé) naar Telefoon (Privé)). Als een waarde reeds aanwezig is voor het overeenkomstige veld van de Prospect kaart, zal de overdracht de reeds aanwezige waarde overschrijven. Om het verlies van gegevens te voorkomen is het mogelijk om alle gegevens, die ontvangen zijn via CARMEN, manueel in te voeren in een ander veld van de Prospect kaart. Hiervoor moet men de waarde selecteren in het linker venster en kopiëren ([Ctrl]+[C]) & plakken ([Ctrl]+[V]) in het gewenste veld in het rechter venster.

© 2011 Carya Group

4

1.3 Verantwoordelijke toekennen Van zodra u de gegevens gealigneerd heeft kunt u een CRM verantwoordelijke toekennen aan de contact update. Deze functie kan enkel worden uitgevoerd voor contact updates met een Verwerkingsstatus op Ontvangen en Link status op Gelijk of Nieuw. Om dit te doen selecteert u de contact update lijn in de CRM Desktop en gaat u naar Functies Toekennen verantwoordelijke - Kies uit een lijst. Selecteer een verkoper uit de lijst en klik op [OK].

1.4 Transfer naar verantwoordelijke Zodra een verantwoordelijke toegekend is kan de contact update getransfereerd worden. Dit doet u via Functies - Transfer naar verantwoordelijke. Volgende melding verschijnt.

Melding

Hier worden 3 acties uitgevoerd: De CRM klantgegevens wijziging wijzigt van een verwerkingsstatus Ontvangen naar Afgewerkt. De prospecten waarvoor de status Nieuw was, worden gecreëerd in Navision. De prospecten waarvoor de status Gelijk was, worden gewijzigd in Navision (indien er wijzigingen werden aangebracht).

© 2011 Carya Group

5