Handleiding Collecteportaal
Met CollectePortaal kunt u zelf de vrijwilligersgegevens bijhouden. Hierdoor heeft u de regie in eigen handen. Daarnaast bespaart u de Maag Lever Darm Stichting kostbare tijd. Na afloop van de collecte stuurt u, naast de ingevulde afrekenstaat en stortingsbon(nen), collectantenlijsten toe waar u op de lijsten “JA” omcirkelt bij de vraag: “Ik heb de mutaties en busopbrengsten online doorgevoerd in CollectePortaal.” Als u aan de slag gaat met CollectePortaal is het belangrijk om deze handleiding erbij te pakken. Wilt u de gegevens van vrijwilligers zoals e-mailadres e.d. zoveel mogelijk aanvullen?
Veel voorkomende foutmelding Een veel voorkomende foutmelding treedt op bij het invullen van een opbrengst bij een collectant. Deze fout ontstaat vaak omdat de collectant niet meer op actief staat onder het tabblad “Functionarissen”. Neem voor deze foutmelding en andere vragen contact op met het team vrijwilligers via
[email protected] of 033-7523555.
INLOGGEN Registreren/wachtwoord of gebruikersnaam vergeten De eerste keer dat u gebruik maakt van CollectePortaal dient u zich te registreren. U klikt op: “Ik wil mij registreren”. Als u uw wachtwoord of gebruikersnaam bent vergeten klikt u op: “Ik ben mijn wachtwoord vergeten”. In beide gevallen dient u uw e-mailadres in te vullen. Hiervoor gebruikt u het emailadres dat bij ons bekend is. Als de website aangeeft dat het e-mailadres niet bij ons bekend is, dan kunt u een mail sturen naar
[email protected]. Nadat u op OK heeft gedrukt krijgt u automatisch een activatielink in uw mailbox. Door op deze link te klikken kunt u een nieuw wachtwoord invullen. Deze dient ten minste zeven tekens te bevatten. Ook ziet u hier uw gebruikersnaam. Uw gebruikersnaam is uw unieke registratienummer en is niet te wijzigen.
Meerdere collecteplaatsen Zodra u ingelogd bent kunt u uw collecteplaats(en) zien. Als u meerdere collecteplaatsen heeft kunt u deze zien door op het plusje ( ) te drukken die u linksboven voor de collecteplaatsnaam ziet. Door het uitklappen ziet u al uw collecteplaatsen. De bovenste
collecteplaats is uw hoofdplaats. Op deze plaats plaatst u uw bestelling voor al uw collecteplaatsen. Per collecteplaats kunt u tevens zien hoeveel collectanten en wijkhoofden u heeft. Hiervoor drukt u eerst op de juiste collecteplaats. Vervolgens staat dit boven het tabblad “Functionarissen”.
Tabbladen Per collecteplaats ziet u vier tabbladen: “Functionarissen”, “Bestellingen”, “Afrekenstaten” en “Collectanten”. “Functionarissen” is bedoeld voor het bekijken en bewerken van vrijwilligersgegevens. Hier kunt u nieuwe collectanten en wijkhoofden toevoegen, wijzigingen in contactgegevens doorvoeren en vrijwilligers definitief stop zetten. Het tabblad “Bestellingen” gebruikt u om collectematerialen te bestellen. U kunt hier ook kijken wat er verleden jaren is besteld. Onder het derde tabblad “Afrekenstaten” ziet u wat er in het verleden op die collecteplaats is ingeboekt. Het laatste tabblad “Collectanten” gebruikt u om voor alle actieve collectanten van dat jaar in te vullen waar ze hebben gelopen en hoeveel ze hebben opgehaald.
TAB 1. FUNCTIONARISSEN: AANPASSEN VRIJWILLIGERS(GEGEVENS) N.B. De knop “Verplaatsen” bij functionarissen werkt niet en kunt u negeren.
Gegevens inzien Onder het tabblad “Functionarissen” vindt u al uw collectanten en wijkhoofden(en) in de desbetreffende collecteplaats. Als u naar rechts scrolt ziet u hier direct van elke persoon de contactgegevens. U kunt de gegevens ook inzien door dubbel op een vrijwilliger te klikken. Onder het kopje “Begindatum” ziet u de datum waarop de vrijwilliger is toegevoegd aan de collecteplaats. Dit betekent niet altijd dat de vrijwilliger pas vanaf dan collecteert. De datum dat de vrijwilliger voor het eerst begon voor de Maag Lever Darm Stichting vindt u op de papieren collectantenlijst. Kijkt u voor de collecte altijd even of er nieuwe vrijwilligers zijn. Dit doet u door de vrijwilligers te sorteren door op het woord “Begindatum” te drukken. Bij de tweede keer sorteren verschijnen de meest recente vrijwilligers eerst. Als u meer dan vijftien vrijwilligers heeft ziet u de volgende vrijwilligers door onderaan bij “ga naar pagina” op 2, 3, 4
etc. te klikken. Alle wijzigingen onder het tabblad “Functionarissen” worden automatisch doorgevoerd in het vrijwilligersbestand van de Maag Lever Darm Stichting.
Exporteren naar Excel U kunt de lijst met vrijwilligers ook exporteren naar Excel. Dit doet u door rechtsboven naast exporteren het woord “Output” te wijzigen naar “Excel”. Vervolgens klikt u op “Exporteren”. Als u het bestand vervolgens opslaat, kiest u bij “opslaan als” voor “Excel werkmap”.
Wijzigingen in gegevens U kunt zelf wijzigingen in contactgegevens doorvoeren. Dit doet u door met uw muis eenmaal op een vrijwilliger te drukken. Vervolgens klikt u op “Bewerken”. U kunt hier de wijzigingen aanbrengen, waarna u op “Opslaan” of “Annuleren” klikt. Klik niet op “Vorige” in uw browser.
Nieuwe vrijwilliger U voert nieuwe vrijwilligers toe door te klikken op “Nieuw”. Vakjes met een sterretje (*) zijn verplichte vakjes. Daarnaast is het raadzaam altijd tenminste één telefoonnummer in te voeren. Bij het correct invullen van de postcode en het huisnummer worden straatnaam en woonplaats automatisch ingevuld. U klikt vervolgens op “Opslaan”. U komt in een nieuw scherm. Bij “Functiecode” kunt u wijkhoofd of collectant kiezen. Een wijkhoofd assisteert u als collectecoördinator bij het organiseren en afwikkelen van de collecte. Vervolgens klikt u op “Opslaan”. De vrijwilliger staat nog niet in het tabblad collectanten. Zie hiervoor: “Tab 4: Collectanten”.
Stoppende vrijwilliger Ook iemand beëindigen als vrijwilliger doet u hier. Doe dit alleen als een vrijwilliger definitief stopt met collecteren. Als een vrijwilliger één jaar niet collecteert beëindigt u deze niet. Vul altijd eerst de opbrengst van de collectant in (zie: “Tab 4: Collectanten”). Anders kunt u de opbrengst niet meer invullen en krijgt u een foutmelding. Als u het per ongeluk toch verkeerdom heeft gedaan kunt u mailen naar
[email protected]. U beëindigt een vrijwilliger door eenmaal op hem/haar te drukken, vervolgens drukt u op de knop “Beëindigen” .
Historisch Als u op “Historisch” klikt ziet u alle inactieve vrijwilligers in uw collecteplaats tot maximaal twee jaar terug. Bij de knop “Einddatum” ziet u de einddatum van de vrijwilliger.
TAB 2. BESTELLINGEN: BESTELLING PLAATSEN Via het tabblad “Bestellingen” kunt u uw collectematerialen bestellen. Na de collecte wordt er niet meer via deze manier besteld. Wilt u na de collecte nog iets ontvangen, zoals een jubilarisattentie, mailt u dan naar
[email protected]. U kunt ook bestellingen van afgelopen jaren inzien door het jaartal te veranderen. Vervolgens klikt u op de bestelling, en klikt u op “Bewerken” .
Bestelling plaatsen U plaatst uw bestelling door op “Nieuw” te klikken. Indien u meer dan één collecteplaats heeft kunt u alleen op uw hoofdplaats uw bestelling plaatsen. U bestelt dan voor al uw collecteplaatsen tegelijk. Uw hoofdplaats is de bovenste collecteplaats die u ziet aan de linkerkant van uw scherm. Wilt u bij de bestelling rekening houden met het verwachte aantal lopende collectanten? Als u alles heeft ingevuld klikt u op “Verzenden”. Uw bestelling is vanaf dat moment bij ons bekend. U keert terug naar het scherm met uw gegevens en ziet dat uw bestelling een bestelnummer heeft gekregen.
Bestelling wijzigen en bijbestellen Als de status van uw bestelling op “Besteld” staat kunt u klikken op “Bewerken”. Uw bestelling is dan namelijk nog niet doorgegeven aan ons verzendhuis. Zodra er “In behandeling” staat klikt u op “Nieuw” om een nabestelling te plaatsen. U volgt dezelfde stappen als hierboven.’
TAB 3. AFREKENSTATEN: INZAGE IN TOTAALOPBRENGSTEN U kunt van elk jaar inzien hoeveel geld er is opgehaald. Geld wordt alleen geregistreerd op een hoofdplaats (zie “3.1 Bestelling plaatsen”). U kunt een jaar kiezen door het jaartal te wijzigen .
TAB 4. COLLECTANTEN: LOOPROUTE/BUSOPBRENGST Het tabblad “Collectanten” gebruikt u om bij de gelopen collectanten aan te geven hoeveel geld ze hebben opgehaald en welke straten ze hebben gelopen. Wij stellen het zeer op prijs als u de opbrengst per collectant hier invult i.p.v. op de papieren collectantenlijst. Om de collectantenlijst bij te werken klikt u voordat u begint met het invoeren van de looproutes en/of opbrengsten altijd eerst op “Lijst aanmaken” . Dit zorgt ervoor dat alle vrijwilligers onder “Functionarissen” worden gekopieerd naar het tabblad “Collectanten”. Vervolgens klikt u eenmaal op een vrijwilliger, gevolgd door de knop “Bewerken” . Hier kunt u een busnummer, looproute en opbrengst noteren. Vul na de collecte in ieder geval de opbrengst in. Het invullen van een looproute en aantal adressen is voor uw eigen administratie. Soms meldt CollectePortaal dat “Busnummer” of “Aantal adressen” niet is ingevuld. Als u deze niet wilt invullen, vult u een 0 in. Als u klaar bent klikt u op “Opslaan”. Als een vrijwilliger niet meer als actief onder het tabblad “Functionarissen” staat, kunt u bij deze vrijwilliger geen opbrengst of looproute meer invullen. Als u dit wel probeert krijgt u een foutmelding. Is dit niet de bedoeling? Mail dan naar
[email protected]. Let op dat als u een vrijwilliger definitief wilt verwijderen, u dit onder “Functionarissen” doet. Als een vrijwilliger dit jaar niet meedoet kunt u bij de looproute bijvoorbeeld “Loopt dit jaar niet” invullen. Bij “Functionarissen” doet u niks. Ook deze lijst kunt u exporteren naar Excel.
