HANDLEIDING. bij het indienen, uitvoeren en afsluiten van een Interreg IV - project. Grensregio Vlaanderen - Nederland

HANDLEIDING bij het indienen, uitvoeren en afsluiten van een Interreg IV - project

Grensregio Vlaanderen - Nederland 2007- 2013

Versie 18 juli 2014

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. EFRO en Interreg 2.1. Wat is EFRO? 2.2. Wat is Interreg? 3. Operationeel Programma 4. Programmagebied Grensregio Vlaanderen-Nederland 5. Inhoudelijke prioriteiten van het programma 5.1. Prioriteit 1: Economie 5.2. Prioriteit 2: Leefmilieu 5.3. Prioriteit 3: Mens 6. Voorwaarden en criteria 7. Wie kan een project indienen? 8. Hoe dient u een project in? 9. Besluitvormingstraject 10. Contractafsluiting 11. Waar moet u op letten bij de projectuitvoering? 11.1 Starten binnen 6 maanden na goedkeuring 11.2 Een goede projectadministratie voeren 11.3 Zesmaandelijks inhoudelijk rapporteren 11.4 Financieel rapporteren 12. Welke kosten komen in aanmerking? 12.1 Algemene bepalingen 12.2 Naleving wetgeving overheidsopdrachten 12.3 Kostensoorten 13. Financiering van uw project 13.1 Financieringsplan 13.2 Staatssteun 13.3 Inkomsten 13.4 Intellectueel eigendom 14. Wijzigingen 14.1 Inhoudelijke wijziging 14.2 Financiële wijziging 14.3 Verlenging projectduur 15. Afsluiting van uw project 15.1 Inhoudelijk eindrapportage 15.2 Financiële einddeclaratie 15.3 Administratief procedurele verlenging 15.4 Eindcontrole 15.5 Uitbetaling saldo 16. Evaluatie en controles 17. Wat moet u doen in het kader van promotie en publiciteit? 18. Onregelmatigheden 19. Wanneer kan de EFRO-bijdrage worden ingetrokken? 20. Wie is wie?

Pag. 3 Pag. 4 Pag. 4 Pag. 4 Pag. 5 Pag. 6 Pag. 7 Pag. 7 Pag. 10 Pag. 11 Pag. 14 Pag. 17 Pag. 19 Pag. 21 Pag. 22 Pag. 23 Pag. 23 Pag. 23 Pag. 23 Pag. 24 Pag. 26 Pag. 26 Pag. 27 Pag. 30 Pag. 41 Pag. 41 Pag. 41 Pag. 42 Pag. 49 Pag. 50 Pag. 50 Pag. 50 Pag. 51 Pag. 52 Pag. 52 Pag. 52 Pag. 52 Pag. 52 Pag. 53 Pag. 53 Pag. 53 Pag. 54 Pag. 54 Pag. 56

Bijlagen Bijlage 1:

van toepassing zijn van wetgeving op overheidsopdrachten voor Vlaamse organisaties

2

1. Inleiding Na 7 jaar ervaring met de uitvoering van het Interreg IV programma Grensregio VlaanderenNederland werd de “Handleiding voor het indienen, uitvoeren en afsluiten van een Interreg IV –project” opnieuw aangepast. Deze versie is van toepassing vanaf 15 juli 2014. De opgenomen wijzigingen met donker paarse markeringen gelden voor alle projecten. In donker paarse markering vindt u de huidige aanpassingen van de handleiding. In rode markering vindt u de aanpassingen van de handleiding in 2013. In roze markering vindt u de aanpassingen van de handleiding in 2012. In blauwe markering vindt u de aanpassingen van de handleiding in 2011. In groene markering vindt u de aanpassingen van de handleiding uit 2010. In gele markering vindt u de aanpassingen van de handleiding uit 2009. Deze handleiding biedt ondersteuning bij het indienen, uitvoeren en afsluiten van een Interreg IV–project. De handleiding geeft u eerst een aantal algemene wetenswaardigheden over EFRO en Interreg. Vervolgens wordt uitvoerig stilgestaan bij het Operationeel Programma, wordt ingegaan op de centrale doelstellingen daarvan en hoe die worden vertaald in concrete prioriteiten en actielijnen waarlangs de projectwerking kan plaats vinden. Na dit algemene deel volgt een belangrijk hoofdstuk over de voorwaarden en de criteria die bij de projectwerking een rol spelen. Beschreven wordt hoe u concreet een project kunt indienen, hoe het besluitvormingsproces verloopt, op welke wijze de afspraken met u contractueel worden vastgelegd, welke kosten in aanmerking komen voor subsidie, de wijze van declareren en de controle daarop, daarmee samenhangend de wijze waarop u uw administratie dient in te richten en tenslotte de wijze van afsluiting van het project. Het is belangrijk dat u zich nauwgezet aan de inhoud van deze handleiding houdt. De projectwerking is omgeven met een niet gering stelsel van regels en voorschriften. Getracht is de regelgeving eenvoudig en daarmee de drempel voor het indienen van projecten zo laag mogelijk te houden. Dan nog is het in sommige gevallen niet gemakkelijk een project goed op te starten en uit te voeren. U wordt daarom geadviseerd zich bij vragen te wenden tot de projectmanagers van het gemeenschappelijk secretariaat. Zij staan voor u klaar voor advies, ondersteuning en begeleiding door desgewenst samen met u de vragen uit het aanvraagformulier door te nemen en nader toe te lichten, zodat u tot een juiste invulling van het formulier komt. Ook als uw project al is goedgekeurd kunt u zich voor vragen tot het gemeenschappelijk secretariaat wenden. Daarnaast worden alle relevante documenten, formulieren en sjablonen op de website www.grensregio.eu geplaatst. Geadviseerd wordt de website regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van alle relevante informatie over het programma. Het is van groot belang dat u vóór de invulling van het aanvraagformulier, contact legt met het gemeenschappelijk secretariaat in Antwerpen of het contactpunt in Gent. Zo kan worden gewaarborgd dat u op een correcte manier met uw project start en is het secretariaat in staat de nodige voorbereidingen te treffen om de verdere doorloop van uw aanvraag in goede banen te leiden. Wij wensen u succes bij het indienen, uitvoeren en afsluiten van uw project(en). Deze handleiding wil u daarbij behulpzaam zijn. Namens Interreg Vlaanderen-Nederland Bram de Kort Algemeen Directeur

3

EFRO en Interreg

2.1 Wat is het EFRO? Binnen de Europese Unie bestaan grote verschillen op het gebied van economische en sociale ontwikkeling. Volgens het Verdrag van de Europese Unie heeft 'Europa' daarom tot taak de economische en sociale samenhang van het Europees territorium te versterken. Met het oog op het verminderen en het uiteindelijk wegwerken van de sociaal-economische ongelijkheden zijn in 1975 de 'Europese Structuurfondsen' in het leven geroepen. Eén van deze structuurfondsen is het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, algemeen gekend als 'EFRO'. Het EFRO subsidieert projecten die de ongelijkheden tussen regio's verminderen, het concurrentievermogen vergroten, werkgelegenheid creëren en de cohesie tussen de regio's versterken. In overeenstemming met de vernieuwde Lissabon- en Göteborgstrategieën, is het Europees Cohesiebeleid 2007-2013 gericht op de volgende prioriteiten: - de lidstaten, regio's en steden aantrekkelijker maken (betere toegankelijkheid, een hoogstaand dienstenaanbod en een goede zorg voor natuur en milieu); - innovatie, ondernemerschap en de groei van de kenniseconomie stimuleren door onderzoek en ontwikkeling (onder meer op het gebied van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën); - meer en betere banen scheppen. Hiervoor concentreert de Europese Unie de financiële middelen op drie doelstellingen: - Doelstelling 1 'Convergentie' (voor lidstaten en regio's met een sociaal-economische ontwikkelingsachterstand) - Doelstelling 2 'Regionaal Concurrentievermogen en Werkgelegenheid' (voor de lidstaten en regio's die niet vallen onder de doelstelling 1-criteria) - Doelstelling 3 'Europese Territoriale Samenwerking' of Interreg (gericht op een duurzame geïntegreerde Europese territoriale ontwikkeling).

2.2 Wat is Interreg? Doelstelling 3 of Interreg IV van het Europese Cohesiebeleid voor de periode 2007-2013 heeft betrekking op 'Europese territoriale samenwerking'. In het kader van deze doelstelling richt het EFRO zijn bijstandsverlening op de volgende prioriteiten: - Interreg IV A: Ontwikkeling van grensoverschrijdende economische, sociale en ecologische activiteiten via gezamenlijke strategieën voor duurzame territoriale ontwikkeling; - Interreg IV B: Totstandbrenging en ontwikkeling van transnationale samenwerking, inclusief de bilaterale samenwerking tussen maritieme regio's; - Interreg IV C: Versterking van de doeltreffendheid van het regionale beleid door interregionale samenwerking en uitwisseling van ervaringen. Deze handleiding heeft betrekking op de grensoverschrijdende samenwerking in het kader van Interreg IV A. Het doel van de grensoverschrijdende samenwerking in Europa is het integreren van gebieden die door nationale grenzen worden gescheiden, maar worden geconfronteerd met gemeenschappelijke problemen die een gemeenschappelijke oplossing vereisen. Die problemen doen zich voor in alle grensgebieden van de EU als gevolg van de versnippering van de arbeids- en kapitaalmarkten, infrastructuurnetwerken, belastingcapaciteit en instellingen. De grensoverschrijdende samenwerking moet worden toegespitst op het versterken van het concurrentievermogen van de grensgebieden. Bovendien moet ze bijdragen aan de economische en sociale integratie, met name wanneer er aan weerszijden van de grens grote economische verschillen bestaan.

4

2. Operationeel Programma Interreg IV- Grensregio Vlaanderen-Nederland De bijdrage uit het EFRO voor het Interreg IV-programma Grensregio Vlaanderen – Nederland bedraagt 94 miljoen euro. Voor de inzet van deze Europese bijdrage in de periode 2007 – 2013 is een Operationeel Programma (OP) opgesteld. Dit OP werd op 15 november 2007 door de Europese Commissie goedgekeurd. Het OP bevat naast een sociaaleconomische analyse van de Grensregio Vlaanderen- Nederland een uitgewerkte strategie en organisatie voor de programmaperiode 2007-2013. Centrale doelstelling in het OP is om door middel van op uitvoering gerichte grensoverschrijdende initiatieven, bij te dragen aan de duurzame sociaal-economische ontwikkeling van de hele grensregio. In het nieuwe programma staat de duurzaamheidsdriehoek centraal: Mens-MilieuEconomie. Deze drie punten van de driehoek, vormen ook de prioriteiten van het Operationeel Programma. In de prioriteit Economie wordt ingezet op innovatie en uitbouw van de kenniseconomie, het grensoverschrijdend ondernemen en het versterken van de economische structuren. De focus van de prioriteit Milieu ligt bij het duurzame gebruik van natuurlijke rijkdommen en bij landschap en natuur. Binnen de prioriteit Mens gaat de aandacht uit naar nieuwe impulsen voor cultuur en welzijn. Onder punt 5 ‘Inhoudelijke prioriteiten van het programma’ vindt u meer uitleg bij elk van deze prioriteiten. Uw project dient te passen binnen het Operationeel Programma Interreg IV Grensregio Vlaanderen – Nederland.

5

3. Programmagebied Grensregio Vlaanderen – Nederland Het programmagebied van de Grensregio Vlaanderen – Nederland bestaat uit het grondgebied van (delen van) acht provincies in het Vlaams-Nederlands grensgebied. Achtereenvolgens betreft het de provincies West-Vlaanderen (exclusief de Arrondissementen Veurne en Ieper), Oost-Vlaanderen, Antwerpen, Vlaams-Brabant (alleen het Arrondissement Leuven), (Belgisch) Limburg, Zeeland, Noord-Brabant en (Nederlands) Limburg. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen grensgebieden en aangrenzende gebieden. Een beperkt deel van het EFRO budget (20%) mag in die aangrenzende gebieden worden besteed. Kaart Programmagebied Grensregio Vlaanderen-Nederland

Overzicht van NUTS-III regio’s die het programmagebied Grensregio Vlaanderen-Nederland vormen Grensgebieden COROP-gebied Zeeuws-Vlaanderen (NL) COROP-gebied Overig Zeeland (NL) COROP-gebied West-Noord-Brabant (NL) COROP-gebied Midden-Noord-Brabant (NL) COROP-gebied Zuidoost-Noord-Brabant (NL) COROP-gebied Midden-Limburg (NL) COROP-gebied Zuid-Limburg (NL) Arrondissement Brugge (B) Arrondissement Eeklo (B) Arrondissement Gent (B) Arrondissement Sint-Niklaas (B) Arrondissement Antwerpen (B) Arrondissement Turnhout (B) Arrondissement Maaseik (B) Arrondissement Hasselt (B) Arrondissement Tongeren (B)

Aangrenzende gebieden COROP-gebied Noordoost-Noord-Brabant (NL) COROP-gebied Noord-Limburg (NL) Arrondissement Oostende (B) Arrondissement Diksmuide (B) Arrondissement Roeselare (B) Arrondissement Tielt (B) Arrondissement Kortrijk (B) Arrondissement Oudenaarde (B) Arrondissement Aalst (B) Arrondissement Dendermonde (B) Arrondissement Mechelen (B) Arrondissement Leuven (B)

6

4. Inhoudelijke prioriteiten van het programma Het ‘Operationeel Programma Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland’ bestaat uit de volgende inhoudelijke prioriteiten en actielijnen: Prioriteiten 1. Economie

2. Leefmilieu 3. Mens

Actielijnen 1.1. Innovatie en uitbouw kenniseconomie 1.2. Grensoverschrijdend ondernemen 1.3. Versterking economische structuren en omgevingsfactoren 2.1 Natuur en landschap 2.2 Duurzaam gebruik van natuurlijke rijkdommen 3.1. Grensoverschrijdende culturele en bestuurlijke integratie 3.2 Welzijn

5.1 Prioriteit 1: Economie Met de eerdere Interregprogramma's is door de Grensregio Vlaanderen-Nederland sterk geïnvesteerd in de regionale economie. De strategie was erop gericht om bestaande knelpunten als gevolg van de aanwezigheid van de grens tegen te gaan en kansen die zich voordoen in grensoverschrijdend perspectief te benutten om daarmee de economische achterstand als gevolg van de perifere ligging in Nederland en België ten opzichte van bestaande kerngebieden in beide lidstaten te verkleinen. Voor de periode 2007-2013 ligt de nadruk op het voortbouwen op de versterkte economische basis. Uitgangspunt is vooral het benutten van kansen in plaats van het oplossen van knelpunten. Gerichte investeringen in het innovatievermogen en de stuwende sectoren zijn noodzakelijk om de ingezette koers door te kunnen zetten en de potentiële bijdrage van de Grensregio Vlaanderen – Nederland aan de welvaart op regionaal, nationaal en Europees niveau te benutten. De prioriteit Economie is uitgesplitst in drie actielijnen: -

Actielijn 1.1: Innovatie en uitbouw kenniseconomie Actielijn 1.2: Grensoverschrijdend ondernemen Actielijn 1.3: Grensoverschrijdende versterking van economische structuren en omgevingsfactoren

Actielijn 1.1: Innovatie en uitbouw kenniseconomie In een steeds meer globaliserende economie vormen de verdere ontwikkeling van kennisintensieve activiteiten en het implementeren van innovatie belangrijke factoren voor een duurzame economische groei en werkgelegenheidscreatie.

Doelstelling: Het doel van deze actielijn is het versterken van grensoverschrijdende economische clusters door te investeren in kennis, innovatie, infrastructuur en samenwerking. De Grensregio Vlaanderen – Nederland beschikt over eigen regionale concentraties van innovatieve en kennisintensieve bedrijvigheid, waarvan een belangrijke stuwende kracht uitgaat. Daarom hebben binnen deze actielijn die projecten prioriteit die bijdragen aan een verdere ontwikkeling en versterking van de kansrijke sectoren van de Grensregio Vlaanderen – Nederland.

7

Als -

kansrijke sectoren in de Grensregio Vlaanderen-Nederland zijn aangemerkt: toerisme en recreatie ICT automotive procesindustrie agrofood en agribusiness (inclusief aquacultuur en seafood) havengerelateerde activiteiten health en care logistiek en distributie nanotechnologie embedded systems maintenance bio- en milieutechnologie

Andere sectoren zijn niet bij voorbaat uitgesloten, maar er moet wel sprake zijn van van een aantoonbare grensoverschrijdende dimensie en meerwaarde.

Voorziene activiteiten (niet limitatief): -

-

Stimuleren van netwerkvorming en samenwerking binnen en tussen grensoverschrijdende clusters en het hen omringende economische weefsel met als doel: vernieuwing en duurzame innovatie in kansrijke sectoren het vinden van nieuwe businesspartners grensoverschrijdende kennisuitwisseling tussen KMO/MKB en grote ondernemingen kennis- en technologietransfer tussen ondernemingen, publieke sector en kennisinstellingen. Investeren in voorwaarden en voorzieningen die de prestaties van samenwerkende bedrijven een impuls geven Activiteiten die gericht zijn op het delen, het grensoverschrijdend openstellen en het benutten van onderzoek en onderzoeksresultaten, onderzoeksfaciliteiten zoals apparatuur, clean rooms en (gespecialiseerde) laboratoria, onderzoeksomgevingen, supercomputers en ICT-netwerken. Grensoverschrijdende versterking en uitbouw van de onderzoeksen kennisinfrastructuur.

Actielijn 1.2: Grensoverschrijdend ondernemen De basis voor een innovatieve en vitale economie is ondernemerschap en de wil om te investeren in nieuwe bedrijfsactiviteiten.

Doelstelling: Het doel van deze actielijn is het stimuleren van ondernemerschap in brede zin. Het stimuleren van ondernemerschap op het niveau van het individu kan een belangrijke bijdrage leveren tot het versterken van de regionale concurrentiekracht en het economisch draagvlak.


-

-

Bevorderen (van de positieve beeldvorming) van het ondernemerschap (interactie onderwijs-bedrijfsleven, sensibilisering, acties voor specifieke doelgroepen, assessmenttrajecten naar vaardigheden en attitudes bij en voor (toekomstige) ondernemers) Stimuleren van innovatie in het KMO/MKB door het stimuleren van het aantal starters en groeiers in vernieuwende sectoren en het verbeteren van toegang tot innovatiekapitaal Stimuleren van grensoverschrijdend werken en ondernemen door het stimuleren van initiatieven gericht op netwerkvorming tussen ondernemingen, in het bijzonder het KMO/MKB, kenniscentra en overheidsorganisaties (actieve lerende netwerken, ondernemerscoaches) Bevorderen van initiatieven, gericht op adviesverlening en begeleiding van KMO/MKB die duurzaam grensoverschrijdend ondernemen Stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen (door o.a. sensibilisering, maatschappelijk verantwoord ondernemen, initiatieven die ondernemen linken aan de sociale economie)

8

-

Ondersteuning van de ontwikkeling van innovatieve producten, demonstratieprojecten en innovatieve acties in grensoverschrijdende samenwerkingsverbanden van ondernemers Grensoverschrijdende marketing van (streek)producten en regional branding in productmarktcombinaties Promotie en informatievoorziening t.a.v. grensoverschrijdende producten en diensten.

Actielijn 1.3: Grensoverschrijdende versterking van economische structuren en omgevingsfactoren Actielijn 1.3 heeft een meer voorwaardenscheppend karakter voor economische groei van de Grensregio.

Doelstelling: Het creëren van goede omgevingsfactoren vormt een belangrijke voorwaarde voor een duurzame economische ontwikkeling.

Voorziene activiteiten (niet limitatief): Het verbeteren van de grensoverschrijdende duurzame mobiliteit en toegankelijkheid door: afstemming van vervoersmodi (lucht, spoor, weg en water) afstemming van en samenwerking in het openbaar vervoer het tegengaan van congestie op grensoverschrijdende verbindingen Het verbeteren en bevorderen van voldoende en kwalitatieve ruimte ten behoeve van het bedrijfsleven door: samenwerking inzake de herstructurering van bestaande bedrijventerreinen en brownfields het bevorderen van duurzaam bedrijventerreinmanagement en energiemanagement op bedrijventerreinen afstemming harmonisatie van de ruimtelijke en economische structuurplanning acties ter verdere afstemming tussen bedrijfsomgeving en leefomgeving ontwikkeling van nieuwe bedrijventerreinen en -centra Het bevorderen van gebruik en integratie van ICT-infrastructuur in de Grensregio Grensoverschrijdende samenwerking en afstemming in het integraal gebiedsgericht werken rond ruimtelijke ordening, milieu en economie (ROME), met name in door de grens gescheiden functioneel samenhangende gebieden, en grensoverschrijdend locatiebeleid in functie van het beperken van vervuilende verkeersstromen Stimuleren en versterken van logistieke troeven verbonden aan de geografische ligging en aanwezigheid van belangrijke havens en luchthavens door: te investeren in een efficiënt logistiek netwerk ten behoeve van de havens, luchthavens en bedrijven gezamenlijke promotie van de grensregio als logistiek en distributiecentrum Ontwikkelen van een evenwichtige relatie tussen stad en platteland Versterken van het toeristisch-recreatief potentieel door: grensoverschrijdende informatievoorziening en promotie professionalisering van het toeristisch ondernemerschap stimulering van innovatieve toeristische producten, die inspelen op toeristische troeven en het cultuurhistorisch erfgoed op grotere schaal ontwikkelen en ontsluiten van het toeristisch-recreatief potentieel van het cultuurhistorisch erfgoed kwaliteitsverbetering van de bestaande infrastructuur en toeristische producten Bevorderen van de werking van de grensoverschrijdende arbeidsmarkt door initiatieven gericht op: het samenwerken tussen opleidingsinstellingen, arbeidsmarktorganisaties, gemeenten en het bedrijfsleven om vraag en aanbod beter op elkaar aan te laten sluiten het bevorderen van grensoverschrijdende arbeidsmobiliteit het bevorderen dan wel faciliteren van grensoverschrijdende stageplaatsen het bevorderen van kennisuitwisseling rond arbeidsmarkt, tussen bedrijven en arbeidsbemiddelingorganisaties

9

ontwikkelen van HRM-beleid gericht op innovatie van de arbeidsorganisatie (organisaties moeten een klimaat creëren waarin medewerkers leeftijdsbestendige arrangementen in kunnen richten) ontwikkelen en implementeren van reïntegratietrajecten die gebruik maken van verschillen in kwantiteit en kwaliteit in vraag en aanbod aan weerszijden van de grens Aanpak van knelpunten als gevolg van wettelijke, bestuurlijke en structurele verschillen, met name daar waar de ondernemers en werknemers benadeeld worden door deze grensknelpunten. -

5.2 Prioriteit 2: Leefmilieu Duurzame ontwikkeling is een belangrijk uitgangspunt in het programma en krijgt in deze prioriteit expliciete aandacht. De doelstelling van deze prioriteit is het behouden en versterken van een duurzame en leefbare omgeving, inclusief het omgaan met het probleem van de klimaatverandering, wat noodzakelijk is om de aantrekkingskracht van de Grensregio voor de inwoners, bedrijven en recreanten te behouden en te vergroten. Gelet op de veelheid aan projectmogelijkheden in deze prioriteit en de relatief beperkte middelen zal voorrang gegeven worden aan projecten die het meeste bijdragen aan de grensoverschrijdende ontwikkeling en die direct inspelen op het benutten van de grensoverschrijdende kansen en op het oplossen van grensoverschrijdende knelpunten. De prioriteit Leefmilieu is uitgesplitst in twee actielijnen: - Actielijn 2.1: Natuur en landschap - Actielijn 2.2: Duurzaam gebruik van natuurlijke rijkdommen

Actielijn 2.1: Natuur en landschap De Grensregio telt talrijke waardevolle natuurgebieden en landschappen. Deze gebieden hebben te maken met problemen die niet bij de grens stoppen of bezitten kansen die door grensoverschrijdende samenwerking verder benut kunnen worden.

Doelstelling Behoud en versterking van de natuurlijke waarden van de Grensregio Vlaanderen–Nederland alsmede het verbeteren van de milieusituatie ten einde de leefbaarheid en economische vitaliteit van de grensregio te vergroten.

Voorziene activiteiten (niet limitatief): grensoverschrijdende planvorming, informatie-uitwisseling en implementatie op het gebied van natuurbeheer en natuurbescherming, het stimuleren van biodiversiteit en de ontwikkeling van natuurgebieden; initiatieven ter versterking van het gebiedseigen karakter van het grenslandschap, zoals: grensoverschrijdend beheer van landschappen en grensoverschrijdend integraal kustzonebeheer; initiatieven ter versterking van de rol van landbouwers als landschapsbeheerders; ontwikkeling en uitdragen van nieuwe bestemmingen voor vrijkomende agrarische grond, die de grensoverschrijdende gebiedskenmerken versterken; Initiatieven en investeringen die de afstemming van ruimere omgevingsfactoren (natuur, landschap, erfgoed) met de lokale grenseconomie bevorderen, eventueel door herbestemming. grensoverschrijdend inrichten van landschappen met als doel ontsnippering en verbinding van belevingsvolle gebieden; ontwikkeling en ontsluiting voor de recreant van natuurgebieden en landgoederen, eventueel inclusief daarin gelokaliseerd landschappelijk of cultuurhistorisch erfgoed, met instandhouding of bij voorkeur versterking van belangrijke natuurwaarden. het versterken of tot stand doen komen van grensoverschrijdende samenwerking en afstemming op vlak van waterkwaliteit en het tegengaan van vervuiling van oppervlaktewaters, grondwater en kustwater;

10

het versterken of tot stand doen komen van grensoverschrijdende structurele samenwerking op vlak van waterkwantiteit het tot stand brengen van grensoverschrijdende ‘early warning’-systemen ten aanzien van overstromingen en hoge waterpeilen; grensoverschrijdende ingrepen en ten aanzien van het vergroten van de buffer voor hoge waterstanden, waterconservering en waterretentie; samenwerking rond een duurzame kustverdediging; opstellen calamiteitenplannen voor crisissituaties en het ontwikkelen en testen van methoden voor crisismanagement en crisiscommunicatie. grensoverschrijdende bestrijding van lucht-, bodem- en geluidsvervuiling.

Actielijn 2.2: Duurzaam gebruik van natuurlijke rijkdommen Duurzame ontwikkeling vormt een belangrijke voorwaarde voor het behoud en het versterken van de attractiviteit van de grensregio en de daar specifiek gevestigde bedrijven en vereist een evenwicht tussen economische, sociale en ecologische aspecten.

Doelstelling Het stimuleren van grensoverschrijdend duurzaam gebruik van natuurlijke rijkdommen met aandacht voor duurzaam gebruik van energie en hulpbronnen, hetgeen nu en in de toekomst ten goede komt aan het leefmilieu.


-

-

het stimuleren van gebruik en productie van duurzame energie en nieuwe energietechnologieën; onder andere door gezamenlijk onderzoek naar en gebruik van duurzame energiebronnen en de ontwikkeling van alternatieve energiebronnen; het bevorderen van een efficiënt gebruik van natuurlijke grondstoffen; acties gericht op energiebesparing. Binnen diverse economische sectoren zoals de industrie en de bouw, maar ook binnen de vervoerssector en de consumentenmarkt. het bevorderen van informatie-uitwisseling en kennisnetwerken rond duurzaamheid en afstemming inzake EU-milieuregelgeving; kennisoverdracht en sensibilisering gericht op specifieke doelgroepen (jeugd, bestuurders, bedrijven); het bevorderen van milieumanagement en duurzaam ondernemen door kennisoverdracht en pilootprojecten; ontwikkeling duurzame woon- en werkconcepten, waarbij overheden bij de ontwikkeling van publieke gebouwen en kennisuitwisseling op dit terrein een voorbeeldfunctie kunnen vervullen; stimuleren van afvalpreventie en het beheersen van afvalstromen; afstemming van afvalverwerkingscapaciteit en uitwisseling kennis van afvalverzameling en -verwerking;

5.3 Prioriteit 3: Mens Het doel van deze prioriteit is het verbeteren van de leefbaarheid door het versterken van de sociale cohesie en integratie in de Grensregio Vlaanderen-Nederland. Leefbaarheid in een regio is een belangrijke voorwaarde voor de ontwikkeling van de regio, omdat het voor de mens een vestigingsvoorwaarde is. In een grensregio is het daarnaast ook een voorwaarde voor grensoverschrijdende samenwerking op andere terreinen, doordat een gemeenschappelijke culturele identiteit bijdraagt aan een gemeenschappelijk begrippenkader. Gelet op de veelheid aan projectmogelijkheden in deze prioriteit en de relatief beperkte middelen zal voorrang gegeven worden aan die projecten die het meeste bijdragen aan de grensoverschrijdende ontwikkeling en direct inspelen op het benutten van de grensoverschrijdende kansen en het oplossen van grensoverschrijdende knelpunten. De prioriteit Mens is uitgesplitst in twee actielijnen: - Actielijn 3.1: Grensoverschrijdende culturele en bestuurlijke integratie

11

-

Actielijn 3.2: Welzijn

Actielijn 3.1: Grensoverschrijdende culturele en bestuurlijke integratie Grensoverschrijdende integratie wordt het gemakkelijkst en effectiefst gerealiseerd via culturele, bestuurlijke en laagdrempelige initiatieven. Culturele projecten zijn alleen subsidiabel als ze een bijdrage leveren aan de economische en sociale samenhang van de regio. Verder komen culturele projecten alleen voor steun in aanmerking als zij voor structurele samenwerking zorgen. Aan evenementen wordt alleen tijdens de aanloopfase steun verleend en voor organisatorische kosten, niet voor productiekosten, aankoop van werken en gages van artiesten.

Doelstelling Het doel van deze actielijn is het versterken van de culturele identiteit en het behouden, opwaarderen en vernieuwen van het cultuurhistorisch erfgoed. Versterken van de gemeenschappelijke identiteit bevordert de maatschappelijke integratie van mensen en de samenwerking tussen mensen en organisaties. Daarmee is het een belangrijke basis voor regionale ontwikkeling.


-

-

-

-

culturele projecten, primair gericht op kennismaking, uitwisseling en het doen ontstaan van een 'euregiogevoel' door benadrukking van gezamenlijke geschiedenis of cultuurelementen; grensoverschrijdende acties met als doel het bereiken en betrekken van de burger, teneinde diens grensoverschrijdend denken en handelen te 'normaliseren'; de verdere uitbouw van de samenwerking van de (multi) media (regionale tv en radio), met een belangrijke rol voor culturele en (intra-euregionaal) toeristische informatievoorziening; versterken structureel contact tussen burgers als basis voor initiatieven die een bijdrage leveren aan de sociaal-economische ontwikkeling van de regio (zogenaamde people to people projecten); onderzoek en uitwisseling van kennis en ervaringen organiseren tussen provincies en gemeenten in functie van grensoverschrijdend gebiedsgericht beleid; stimuleren van cultuureducatie en cultuurparticipatie; samenwerking tussen musea, theaters en andere culturele instellingen op het gebied van promotie (externe visibiliteit van de grensoverschrijdende regio), productontwikkeling en (grensoverschrijdende) arrangementen; verbeteren bereikbaarheid en toegankelijkheid van het cultureel erfgoed; op grotere schaal ontwikkelen en ontsluiten van het toeristisch-recreatief potentieel van het cultuurhistorisch erfgoed; sociaal culturele integratie realiseren via basis- en secundair onderwijs.

Actielijn 3.2: Welzijn Een belangrijk element in de visie van de Grensregio Vlaanderen – Nederland is het welzijn van de mensen. Burgers moeten zich thuis voelen en voldoende mogelijkheden hebben om zich op sociaal-maatschappelijk en economisch gebied te ontwikkelen. De actielijn is niet gericht op personen, maar op organisaties en (publieke) instellingen die een rol hebben in het project van integratie van personen in de maatschappij. Initiatieven binnen deze actielijn moeten gericht zijn op het stimuleren van professionele deskundigheid en overdracht van kennis. Projecten moeten een duidelijk grensoverschrijdend karakter hebben. Welzijn kent in dit programma drie belangrijke speerpunten: gezondheid; veiligheid;

12

-

leefbaarheid in stad en platteland.

Doelstelling Het verbeteren van het welzijn van de mensen in de grensregio zodat mensen zich thuis en veilig voelen in de regio. Dit is een belangrijke factor voor het behouden van bestaande en aantrekken van nieuwe bedrijvigheid.

Voorziene activiteiten (niet limitatief): Zonder uitputtend te zijn, volgt onderstaand een opsomming van voorbeelden van projectcategorieën in deze actielijn:

Gezondheid ontwikkeling, afstemming en efficiëntie in de grensstreek van gezondheidszorg door: grensoverschrijdende samenwerking en regionale specialisatie; het bevorderen van gebruik van zorgvoorzieningen over de grens, door informatievoorziening aan de patiënt en het verwijderen van barrières voor de grensoverschrijdende gezondheidszorg; uitwisseling van professionele deskundigheid en opleidingen in de zorg gegevensuitwisseling over patiëntenverloop met gebruikmaking ICT (en afstemming) ontwikkeling innovatieve vormen van (thuis)zorg om in te spelen op toenemende vergrijzing; brede innovatie in de zorgen welzijnssector (incl. netwerking en proces-innovatie);

Veiligheid rationalisatie in de grensstreek van welzijns- en preventie-initiatieven, door: grensoverschrijdende samenwerking en regionale specialisatie; het bevorderen van gebruik van voorzieningen over de grens; het toegankelijk maken van begeleiding, diensten hulpverlening over de grens; intensivering van de samenwerking m.b.t. veiligheid en openbare orde en andere kerntaken van overheden (enkel aan de wettelijke taken additionele initiatieven) ; grensloze rationalisatie van de werkingsgebieden van hulpdiensten zoals brandweer en ambulance, en van andere overheidsdiensten aan de burger (enkel aan de wettelijke taken additionele initiatieven);

Leefbaarheid grensoverschrijdende samenwerking ter stimulering van het vrijwilligerswerk; grensoverschrijdende arbeidsmarktintegratie ten behoeve van maatschappelijk kwetsbare groepen en grensoverschrijdende samenwerking in alle daarvoor benodigde processen (sociale economie); het vergroten van de leefbaarheid in kleine kernen in de nabijheid van de grens door initiatieven ter versterking van de bereikbaarheid van kleine kernen met openbaar vervoer investeringen tot behoud van een voldoende voorzieningenniveau in kleine kernen (het benutten van schaalvoordelen in grensdorpen en –regio’s door het integreren van Vlaamse en Nederlandse voorzieningen of het opzetten van gezamenlijke voorzieningen, bijvoorbeeld bibliotheken, gemeenschapscentra, bejaardentehuizen) grensoverschrijdende samenwerking tussen steden of stedelijke netwerken voor duurzame stedelijke ontwikkeling, bijvoorbeeld op het gebied van: stimuleren buurt- en wijkeconomie verbeteren attractiviteit openbare ruimte en verbeteren veiligheid in openbare ruimte versterken sociale veiligheid en terugdringen criminaliteit verbeteren woon- en leefklimaat steden ontwikkelen van een evenwichtige relatie tussen stad, verstedelijkt overgangsgebied en platteland op sociaal-maatschappelijk vlak; samenwerking met als doel het behouden van hoogopgeleide jonge professionals (braindrain).

13

5. Voorwaarden en criteria Het gemeenschappelijk secretariaat screent alle projectvoorstellen op een aantal selectiecriteria. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ontvankelijkheidscriteria (algemene en financiële criteria) en inhoudelijke criteria. Een project dat niet voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria kan geen EFRO-steun ontvangen. De inhoudelijke criteria worden gebruikt om projecten te prioriteren. De beoordeling en de selectie van de projecten gebeurt door de stuurgroep. Een project dat goed scoort op de inhoudelijke criteria maakt meer kans op goedkeuring door de stuurgroep. Onder punt 9 vindt u meer informatie over het besluitvormingstraject. •

Ontvankelijkheidscriteria

a. Het project wordt uitgevoerd binnen het gebied Grensregio Vlaanderen-Nederland (zie ook kaartje onder punt 4 van deze handleiding). De effecten van de projecten hebben betrekking op voornoemde Grensregio. b. Grensoverschrijdend karakter aan beide zijden van de grens vindt cofinanciering plaats aan beide zijden van de grens is tenminste één partner betrokken in de uitvoering van het project; aan beide zijden van de grens vinden (gelijkaardige) activiteiten plaats die één geheel vormen, dan wel complementair aan elkaar zijn. c. De doelstelling van een project mag in geen geval strijdig zijn met het beleid en wetgeving van Europese, nationale, provinciale of gemeentelijke overheden. d. De doelstelling van het project dient inpasbaar te zijn binnen één van de actielijnen opgenomen in het ‘OP Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland’. (De actielijnen worden toegelicht onder punt 5 van deze handleiding). e. Horizontale criteria Additionaliteit De bijdragen uit de structuurfondsen mogen niet in de plaats komen van de structurele overheidsuitgaven of daarmee gelijk te stellen structurele uitgaven van de lidstaten. Dit betreft concreet taken die voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden van de overheidsinstantie of haar dagelijkse beheers-, toezicht- en controletaken en verband houden met daadwerkelijk en rechtstreeks voor de medegefinancierde concrete actie gedane uitgaven of op bijdragen in natura. Het gemeenschappelijk secretariaat zal indien de toetsing aan dit criterium niet door het secretariaat kan uitgevoerd worden een verklaring opvragen bij de desbetreffende projectpartners. Dit laatste wordt ingevoerd voor projecten goedgekeurd vanaf 17 juni 2010. Gelijkheid van vrouwen en mannen Het project mag niet in strijd zijn met de gelijkheid van vrouwen en mannen en de integratie van het genderperspectief Duurzame ontwikkeling De doelstelling van het project mag niet strijdig zijn met de duurzame ontwikkeling f. Met de uitvoering van het project mag niet voor de indieningsdatum zijn gestart. g. Uit het projectplan moet blijken dat het project een uitvoeringsperiode heeft van maximaal drie jaar gerekend vanaf de startdatum, effectief realiseerbaar is en uitgevoerd wordt vóór uiterlijk 31 december 2014. h. Het volledige projectdossier (zie ook stap 3 onder punt 8 van deze handleiding) dient beschikbaar te zijn. i. De projectpartners moeten rechtspersonen zijn (natuurlijke personen komen niet in aanmerking).

14

•

Financiële criteria

a.

Begroting en kostenen financieringsplan Een projectaanvraag bevat een kostenen financieringsplan conform het door het gemeenschappelijk secretariaat aangeleverde format. b. Basiscriteria De Europese bijdrage (EFRO) mag niet meer dan 50% van de totale subsidiabele projectkosten bedragen. De Europese bijdrage + de bijdrage van de lidstaten mag niet meer dan 85% van de totale subsidiabele projectkosten bedragen. Bij de bepaling hiervan blijft de cofinanciering van de partners zelf buiten beschouwing. De cofinancieringstoezeggingen dienen aanwezig te zijn op het gemeenschappelijk secretariaat. c. Subsidiabele kosten Alleen kosten die rechtstreeks toe te rekenen zijn en onlosmakelijk verbonden zijn aan het project komen voor steun in aanmerking. Kosten gemaakt voor de startdatum zijn niet subsidiabel. Uitzondering hierop vormen de voorbereidingskosten. De uiterste datum van subsidiabiliteit is 1 januari 2007. Ten aanzien van de maximale in aanmerking te nemen kosten en de berekeningswijze van deze kosten kunt u alle noodzakelijke informatie vinden onder punt 12 van deze handleiding. -

•

Inhoudelijke criteria

In het algemeen wordt voorkeur gegeven aan projecten: a. die gekenmerkt worden door een evenwichtige projectbegroting: waarbij de ingezette middelen in een juiste verhouding staan tot de projectdoelstellingen en de voorziene uitgaven noodzakelijk zijn voor de uit te voeren activiteit(en) b. die zoveel mogelijk value for money genereren: dit is de mate waarin het met EFRO gesubsidieerde project bijdraagt aan de doelstelling van het OP. Dit wordt gerelateerd aan zowel het aandeel van de EFRO-bijdrage in de totale subsidiabele uitgaven van het project én aan het aandeel dat het project opeist in het totale budget van het OP. c. die een grote grensoverschrijdende meerwaarde bezitten d. die zoveel mogelijk aandacht hebben voor de drie componenten van de duurzaamheidsdriehoek: Economie: benutten en versterken van aanwezige potenties Natuurlijke omgeving: aandacht voor milieu en leefomgeving Mensen: versterken maatschappelijke integratie en behoud leefbaarheid e. die structureel bijdragen aan de ontwikkeling van de grensregio. f. die een gunstige uitwerking hebben op de werkgelegenheid: opleveren van een zo hoog mogelijk aantal structurele arbeidsplaatsen; inzetten van zoveel mogelijk langdurig werklozen; behouden van werkgelegenheid g. die innovatief zijn: leiden tot innovaties in de meest ruime zin van het woord: procesinnovatie, productinnovatie en innovaties op het vlak van beleid en uitvoering; h. die een zo groot mogelijk draagvlak hebben binnen de Grensregio Vlaanderen Nederland: relevante partners uit verschillende arrondissementen/deelgebieden zijn betrokken de projectpartners moeten voldoende aannemelijk maken dat zij in staat zijn inhoudelijk en organisatorisch aan het project een correcte uitvoering te geven. i. die synergie-effecten opleveren: leveren van een meerwaarde op voor andere lopende lokale, provinciale, nationale en Europese initiatieven; effectief (scoren) op meerdere actielijnen effectief (scoren) op één of meerdere indicatoren; betrekking hebben op meerdere bedrijfssectoren c.q. overheidsdepartementen;

15

passen binnen bestaande grensoverschrijdende kaders. die voorzien zijn van een goede communicatieaanpak om de samenwerking, de projectresultaten en de EFRO-steun onder de aandacht te brengen van een breed publiek. k. die een grote mate van continuïteit bezitten na de subsidie: de voortzetting van samenwerking na de subsidiefase is gegarandeerd; het project wordt gekenmerkt door een integrale en structuurversterkende aanpak; l. waarbij in het kader van de disseminatie de resultaten van het project worden verspreid onder een ruime doelgroep; m. waarbij de gehanteerde methode om de doelstelling van het project te bereiken makkelijk overdraagbaar is

j.

Het Comité van Toezicht kan in de loop van de programmaperiode aanvullende criteria vaststellen.

16

6. Wie kan een project indienen? Alleen rechtspersonen kunnen een project indienen. Natuurlijke personen dus niet. Het Interregprogramma is bedoeld voor zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke actoren. Er dient rekening gehouden te worden met de concurrentieregelgeving. (zie punt 13 voor informatie over de toepassing van de concurrentieregelgeving) . •

Projectverantwoordelijke (projectpartner 1)

Voor elk project wijzen de projectpartners een projectverantwoordelijke aan. De projectverantwoordelijke heeft de volgende taken: hij stelt de regelingen vast voor zijn betrekkingen met de projectpartners die aan het project deelnemen en doet dit in de vorm van een overeenkomst (zie hierna); hij draagt zorg voor de tenuitvoerlegging van het volledige project; hij ziet erop toe dat de uitgaven die door de aan het project deelnemende partners zijn ingediend, zijn betaald voor de uitvoering van het project en in overeenstemming zijn met de activiteiten die door de partners onderling zijn overeengekomen; hij gaat na of de uitgaven die door de partners zijn ingediend zijn gevalideerd door de controleurs; hij is verantwoordelijk voor het integraal doorstorten van de EFRO-bijdrage aan de partners, evenals het doorstorten van de cofinanciering die via de Certificeringsautoriteit loopt. (zie onder 11.4 ‘Financieel rapporteren’) De verplichting om de EFRO-steun integraal door te storten aan de rechthebbende projectpartners geldt voor de projecten goedgekeurd door de stuurgroep vanaf 1 april 2009. De projectverantwoordelijke ontvangt de goedkeuringsbrief van de stuurgroep met de besluitvorming omtrent het project en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project. De projectverantwoordelijke stelt een verplichte overeenkomst op tussen de projectverantwoordelijke en de projectpartners waarin, onder meer, bepalingen zijn opgenomen die een goed financieel beheer van de aan het project toegewezen middelen garanderen, met inbegrip van regelingen voor de terugvorderingen van onverschuldigd betaalde bedragen. De opname van een artikel met betrekking tot de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen en met betrekking tot de integrale doorstorting van de EFRO-steun is verplicht voor de projecten goedgekeurd vanaf 1 april 2009. Een leidraad voor het opstellen van de overeenkomst van de overeenkomst is beschikbaar op de website. •

Projectpartners

Projectpartners voeren het project samen uit (projectuitgaven van projectverantwoordelijke en andere projectpartners komen in aanmerking voor EFRO-steun), doch alleen de projectverantwoordelijke vormt het officiële aanspreekpunt en is de uiteindelijke verantwoordelijke voor de projectuitvoering. Voor projecten goedgekeurd vanaf 1 april 2009 geldt dat enkel projectpartners opgenomen kunnen worden die kosten maken in het project. Het aanvraagformulier biedt voldoende ruimte om actoren die inhoudelijk betrokken zijn bij het project en de wijze waarop zij betrokken zijn te belichten. Elke projectpartner dient een EFRO-bijdrage op te nemen in het financieringsplan. Deze kan maximaal 50% bedragen van de subsidiabele kost van de betreffende partner.

17

Aanvraagformulier: De gegevens van de projectverantwoordelijke (projectpartner 1) en de andere projectpartners dient u in te vullen in deel 2 ‘Gegevens van de projectpartners’ van het aanvraagformulier. Het gaat om de volgende gegevens: a. naam organisatie met vermelding van de afdeling b. adresgegevens: bezoekadres vermelden indien verschillend van postadres c. rechtsvorm van de organisatie: voor de bepaling zie schema ‘Publiek of privaat‘ onder punt 12.2 ‘Naleving wetgeving overheidsopdrachten’ d. BTW statuut: het in aanmerking komen van BTW voor EFRO-steun wordt verduidelijkt onder punt 12.1 ‘algemene bepalingen’ e. conformiteit met concurrentieregelgeving: zie punt 13.2 ‘Staatssteun’ f. gegevens hoofd van organisatie: persoon die aanvraagformulier zal ondertekenen g. gegevens contactpersoon dagdagelijkse projectuitvoering en contactpersoon projectboekhouding h. bankgegevens: enkel voor de projectverantwoordelijke i. deelname aan projecten gefinancierd door Europese middelen (laatste drie jaar)

18

7. Hoe dient u een project in? •

Stap 1: aanmelding via aanmeldingsformulier

Een eerste stap bij het indienen van een projectvoorstel is de aanmelding van uw projectidee bij het gemeenschappelijk secretariaat. Dit doet u aan de hand van het aanmeldingsformulier. Het aanmeldingsformulier is beschikbaar op de website. In het aanmeldingsformulier vermeldt u de naam van het project (kies een korte naam of acroniem), de doelstelling van het project, een opsomming van de reeds bekende en potentiële partners, een korte beschrijving van de reeds geplande activiteiten, de te bereiken resultaten, het voorlopige tijdpad (begin- en einddatum) en een indicatief budget. U krijgt uiterlijk binnen twee maanden na de aanmelding een gemotiveerde reactie op uw projectidee. •

Stap 2: indiening project

Vervolgens kunt u een officieel aanvraagdossier opstellen. Dit gebeurt aan de hand van het officiële aanvraagformulier, dat u volledig invult en ondertekent en het kostenen financieringsplan. Aanvraagformulier en kostenen financieringsplan zijn beschikbaar op de website. In het aanvraagformulier geeft u een inhoudelijke beschrijving van het project. In het kostenen financieringsplan dient u een duidelijk overzicht van de kosten te geven. Verder wordt ook een helder beeld van de projectfinanciering verwacht evenals een declaratieprognose. U dient tenslotte inzicht te geven in de plaats van uitvoering van het project. De toe te passen methodologie inzake de 80-20 procentregel wordt beschreven in het betreffende tabblad van het kostenen financieringsplan. U kunt steeds een beroep doen op het gemeenschappelijk secretariaat voor advies, ondersteuning en begeleiding. Een aanvraag is klaar voor indiening indien het officiële aanvraagformulier volledig is ingevuld en ondertekend, het kostenen financieringsplan volledig is ingevuld en als de volgende bijlagen toegevoegd zijn: raming van de inkomsten, indien van toepassing (zie punt 13.3 ‘Inkomsten’); aanbestedingsplan, voor elke projectpartner (zie punt 12.2 ‘Naleving wetgeving overheidsopdrachten’) Als u het aanvraagformulier en het kostenen financieringsplan niet volledig ingevuld of niet ondertekend indient bij het gemeenschappelijk secretariaat, zal de algemeen directeur deze terug zenden met het verzoek een nieuwe aanvraag in te dienen, waarin ook de ontbrekende informatie is opgenomen. Vanaf 17 juni 2010 zal het gemeenschappelijk secretariaat geen onvolledige aanvragen meer terugzenden. Als u het aanvraagformulier en het kostenen financieringsplan wel volledig hebt ingevuld en ondertekend indient bij het secretariaat, dan wordt uw aanvraag in behandeling genomen. U krijgt binnen zes weken een brief van de algemeen directeur met de mededeling dat uw aanvraag formeel in behandeling is genomen (= brief met officiële indieningsdatum). De indieningsdatum is de datum waarop het gehele indieningsdossier (aanvraagformulier, kostenen financieringsplan en verplichte bijlagen) per post op het gemeenschappelijk secretariaat wordt ontvangen. NB: met de uitvoering van het project mag niet gestart zijn vóór de indiening van het project bij het gemeenschappelijk secretariaat en er kunnen geen rechten ontleend worden aan een aanvraag die in behandeling is genomen. Wel kan vanaf de startdatum op eigen risico gestart worden met de uitvoering van het project. Gunning is geen uitvoering en kan dus plaatsvinden voor de startdatum (gunning kan in uitzonderlijke gevallen tevens plaatsvinden voor de indieningsdatum). De startdatum kan nooit gelegen zijn voor de indieningsdatum. Een uitzondering op die regel geldt eventueel voor projecten die zijn gestart in 2007 en 2008. Daarvoor kan de stuurgroep een uitzondering maken.

19

•

Stap 3: vervolledigen dossier

Uiterlijk zes maanden na de indieningsdatum dient u het indieningsdossier te vervolledigen met volgende documenten: -

-

cofinancieringsbewijzen (een sjabloon is beschikbaar op de website); kopieën van vergunningen en kopieën van besluiten van (plannings)procedures waarnaar in het officiële aanvraagformulier verwezen wordt. Een kopie van alle vergunningen/ besluitvormingsprocedures die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten in het eerste jaar na de startdatum van het project en een kopie van alle reeds verkregen vergunningen die nodig zijn voor de verdere uitvoering van het project (tweede en derde jaar); ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners

Kunt u deze documenten niet binnen zes maanden aanleveren, dan vervalt uw aanvraag en daarmee ook uw indieningsdatum. U wordt hier schriftelijk van op de hoogte gebracht door het gemeenschappelijk secretariaat. U kunt uw aanvraag uiteraard opnieuw indienen. U krijgt dan een nieuwe indieningsdatum en de startdatum, die altijd na de indieningsdatum ligt, kan hierdoor dus verschuiven. Voor het aanleveren van de bouwvergunningen, stedenbouwkundige vergunningen en milieuvergunningen kan eenmalig een uitstel worden gevraagd. Hiertoe dient u schriftelijk een gemotiveerd verzoek tot uitstel aan het gemeenschappelijk secretariaat te richten. Het gemeenschappelijk secretariaat kan dit uitstel toekennen voor een periode van maximaal zes maanden. In dit geval blijft uw indieningsdatum behouden en hoeft uw startdatum niet te verschuiven. Enkel nadat het volledig ingevulde en ondertekende officiële aanvraagformulier, kostenen financieringsplan en de verplichte bijlagen bij het gemeenschappelijk secretariaat zijn aangeleverd, kan uw project ter besluitvorming aan de stuurgroep worden voorgelegd. Een goed ingevuld aanvraagformulier, kostenen financieringsplan en verplichte bijlagen zoals hierboven beschreven maken uw dossier volledig, andere bijlagen zijn niet gewenst. Indien als gevolg van het interne toetsingstraject op het gemeenschappelijk secretariaat nog aanpassingen nodig zijn aan het aanvraagformulier, het kostenen financieringsplan en/of de verplichte bijlagen dan dienen de aangepaste documenten opnieuw ondertekend aan het gemeenschappelijk secretariaat te worden bezorgd. Het indieningsdossier is in dit geval verschillend van het dossier dat aan de stuurgroep wordt voorgelegd (stuurgroepdossier).

20

8. Besluitvormingstraject •

Beoordeling

Uw projectvoorstel wordt door het gemeenschappelijk secretariaat getoetst op basis van de criteria onder punt 6 'Voorwaarden en criteria’ van deze handleiding. Daarnaast wordt uiteraard ook getoetst of uw projectaanvraag voldoet aan de van toepassing zijnde Europese regelgeving. •

Besluitvorming

De Stuurgroep Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland is verantwoordelijk voor de beoordeling en de selectie van de projecten en de daaraan gekoppelde toekenning van de EFRO-bijdrage. De beoordeling en selectie gebeuren op basis van criteria vermeld onder punt 6 ‘Voorwaarden en criteria’ . Pas nadat het volledig ingevulde en ondertekende officiële aanvraagformulier, het kostenen financieringsplan en alle verplichte bijlagen bij het gemeenschappelijk secretariaat zijn aangeleverd, wordt het project ter besluitvorming aan de stuurgroep voorgelegd. Binnen drie weken na de besluitvorming ontvangt u een brief met het besluit van de stuurgroep. Er zijn drie mogelijke besluiten: -

-

•

Indien de stuurgroep een project geheel of gedeeltelijk of onder bepaalde voorwaarden goedkeurt, ontvangt u een door de voorzitter van de stuurgroep ondertekende goedkeuringsbrief. De stuurgroep kan als één van de voorwaarden een startdatum vaststellen die afwijkt van de door projectverantwoordelijke in het aanvraagformulier aangegeven startdatum. Indien de stuurgroep nog geen besluit wenst te nemen over een project aangezien zij nog vragen of opmerkingen heeft, dan stuurt de algemeen directeur een brief aan de projectverantwoordelijke waarin de vragen of opmerkingen worden meegedeeld. Het staat u vervolgens vrij in te gaan op de opmerkingen en de aanvraag aangepast opnieuw voor te leggen aan de stuurgroep. Indien de stuurgroep een project afkeurt, ontvangt u een gemotiveerd besluit tot afwijzing.

Bezwaar en beroep

U kunt geen bezwaar of beroep aantekenen tegen inhoudelijke beslissingen of beslissingen met betrekking tot de hoogte van de EFRO-bijdrage. Alleen bij procedurefouten kunt u beroep aantekenen bij het Comité van Toezicht tegen de beslissing van de stuurgroep. Dit beroep dient binnen zes weken na dagtekening ingediend te worden bij het gemeenschappelijk secretariaat. Het beroep wordt in het eerstvolgende Comité van Toezicht behandeld, waarna u op de hoogte wordt gesteld van het besluit.

21

9. Contractafsluiting Het gemeenschappelijk secretariaat stelt binnen zes weken na een positief besluit van de stuurgroep een privaatrechtelijke overeenkomst op. Het gaat om een basisovereenkomst, waarbij het volledig ingevulde en ondertekende officiële aanvraagformulier en het kostenen financieringsplan als bijlagen worden opgenomen. Voor het kostenen financieringsplan betreft dit de volgende bladen: het gedetailleerde kostenplan van elke projectpartner het kostenplan project plaats van uitvoering declaratieprognose financieringsplan project financieringsplan op partnerniveau Deze privaatrechtelijke overeenkomst dient zowel door de projectverantwoordelijke als door de Beheersautoriteit ondertekend te worden. De overeenkomst vermeldt de projectnaam en het projectnummer, evenals overige relevante gegevens zoals de starten einddatum, het maximale subsidiebedrag, zowel absoluut als uitgedrukt in een percentage van de totale subsidiabele kosten en de totale kosten. Door het ondertekenen van de overeenkomst verbindt de projectverantwoordelijke zich tot het uitvoeren van zijn project dat als bijlage integraal deel uitmaakt van de overeenkomst, evenals tot het naleven van alle regels zoals opgenomen in de 'Handleiding bij het indienen, uitvoeren en afsluiten van Interreg IV-projecten Grensregio Vlaanderen-Nederland’. Goedgekeurde wijzigingen worden via een bijakte toegevoegd aan de overeenkomst en maken er integraal deel van uit. U krijgt de privaatrechtelijke overeenkomst ondertekend door de Beheersautoriteit via het gemeenschappelijk secretariaat in drievoud toegestuurd met de vraag twee exemplaren binnen zes weken ondertekend terug te sturen. U houdt zelf één exemplaar, inclusief de toegezonden bijlagen. NB: wanneer u de overeenkomst niet binnen zes weken ondertekend terugstuurt kan het projectdossier opnieuw worden voorgelegd aan de stuurgroep en kan de beslissing heroverwogen worden.

Naar aanleiding van de contractafsluiting zult u, eventueel samen met de projectpartners, worden uitgenodigd voor een infomoment waarop uitleg wordt gegeven over de uitvoering en afsluiting van projecten. Ook gedurende de looptijd van het project kan u voor dergelijke begeleidingsmomenten worden uitgenodigd. NB: de EFRO-middelen kunnen pas worden uitbetaald nadat de projectverantwoordelijke en de Beheersautoriteit de overeenkomst hebben ondertekend.

22

10. Waar moet u op letten bij de projectuitvoering?

11.1 Starten binnen zes maanden nadat uw project werd goedgekeurd Nadat de stuurgroep uw project heeft goedgekeurd heeft u maximaal zes maanden de tijd om met de uitvoering van uw project te starten. Indien u niet binnen zes maanden bent gestart, kan de toegekende subsidie worden ingetrokken. Ingeval van overmacht kan op deze regel een uitzondering worden verleend. Hiertoe dient u, vooraleer de termijn van zes maanden verstreken is, een goed gemotiveerd, schriftelijk verzoek tot verlenging van die termijn in te dienen bij het gemeenschappelijk secretariaat. Het is de stuurgroep die beslist over uw verzoek. U wordt binnen drie weken na het besluit van de stuurgroep schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit omtrent uw verzoek.

11.2 Een goede projectadministratie voeren U dient zorg te dragen voor een afzonderlijke projectadministratie waarin minimaal de volgende zaken te vinden zijn: Het officiële aanvraagformulier, kostenen financieringsplan en bijlagen Goedkeuringsbrief stuurgroep De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners, inclusief bijlagen Bijakte bij de privaatrechtelijke overeenkomst, inclusief bijlagen De privaatrechtelijke overeenkomt tussen Beheersautoriteit en projectverantwoordelijke Eventuele de-minimis verklaringen De voortgangsrapportages inclusief beschrijving van eventuele inhoudelijke of financiële afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde aanvraag Alle overige correspondentie met de bij de uitvoering van het Interreg-programma betrokken instanties Alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten Facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden Voor zover relevant, taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen Urenregistratie Urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren BTW-verklaringen Bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit Deze projectadministratie dient voldoende waarborgen te bieden om een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in de privaatrechtelijke overeenkomst vermelde voorwaarden mogelijk te maken. U dient ervoor te zorgen dat de projectadministratie raadpleegbaar en controleerbaar is tot uiterlijk 31 december 2025. De projectpartners dienen tevens een afzonderlijke projectadministratie te voeren conform bovenvermelde vereisten. De projectverantwoordelijke ziet hierop toe. Hij heeft een kopie van de projectadministratie van de partners. De originele exemplaren moeten beschikbaar zijn bij de partners.

11.3 Zesmaandelijks inhoudelijk rapporteren Twee maal per jaar dient u een inhoudelijke rapportage te leveren over de vorderingen in de uitvoering van uw project en over de verplichtingen zoals die door het programma voorgeschreven worden. U dient hiervoor het inhoudelijke rapportageformulier in te vullen en uiterlijk tegen 15 juli en 15 januari van elk jaar aan het gemeenschappelijk secretariaat te bezorgen. Een sjabloon is beschikbaar op de website. In dit inhoudelijke voortgangsrapport rapporteert u ook over de bijdrage aan de realisatie van de programma-indicatoren welke door u in het aanvraagformulier geselecteerd werden.

23

In bijzondere omstandigheden kan het gemeenschappelijk secretariaat om extra toelichting op de rapportages of om bijkomende tussentijdse rapportages vragen. NB: het niet tijdig inhoudelijk rapporteren kan leiden tot het niet uitbetalen van ingediende declaraties.

11.4 Financieel rapporteren 11.4.1 Indienen kwartaalrapportages Voor zover er kosten zijn gemaakt en betaald, dient u die als projectverantwoordelijke per kwartaal te declareren bij het gemeenschappelijke secretariaat. U doet dit voor uzelf evenals voor de projectpartners, die hun declaraties bij u als projectverantwoordelijke moeten indienen. De financiële declaratie gebeurt op basis van een declaratieformulier. Een sjabloon van het declaratieformulier en een toelichting bij het invullen van het declaratieformulier en het nummeren van stavingsstukken zijn beschikbaar op de website. Hieronder vindt u het overzicht gemeenschappelijk secretariaat: Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal

1 2 3 4

van

de

verplichte

loopt van 1 januari tot en met 31 maart 1 april tot en met 30 juni 1 juli tot en met 30 september 1 oktober tot en met 31 december

indieningsmomenten

bij

het

indienen uiterlijk op 15 april 15 juli 15 oktober 15 januari

U kunt gemaakte en betaalde kosten declareren vanaf het eerste indieningsmoment na de startdatum van uw project en na ondertekening van de privaatrechtelijke overeenkomst. De projectpartners dienen hun declaratieformulier in via de projectverantwoordelijke. De projectverantwoordelijke verzamelt dus de declaratieformulieren van de projectpartners en dient deze samen met het formulier van zichzelf in bij het gemeenschappelijk secretariaat. De indiening geschiedt met gebruikmaking van het sjabloon ‘Brief bij indiening financiële declaratie’ beschikbaar op de website. Bij de ingediende declaratie dienen de stavingsstukken van de gedeclareerde kosten (zie ook onder punt 12.3 ‘Kostensoorten’) alsmede de betalingsbewijzen te zijn bijgesloten. Al de facturen en andere stavingsstukken dienen zodanig te zijn gecodeerd, dat de aansluiting met de projectbegroting, zoals opgenomen in het aanvraagformulier, op eenvoudige wijze gevonden kan worden. U bent als projectverantwoordelijke verantwoordelijk voor een juiste declaratie van de gemaakte kosten, ook voor wat betreft de kosten gemaakt door de projectpartners. De vereisten zoals opgenomen in punt 12 ‘Welke kosten komen in aanmerking’ dienen zorgvuldig bestudeerd en nageleefd te worden. Er is geen betwisting mogelijk van de verificatierapporten en accountantsverklaring opgeleverd door de accountant, die door de Beheersautoriteit werd aangesteld. Het gemeenschappelijk secretariaat informeert de projectverantwoordelijke na behandeling door de Certificeringsautoriteit over de kosten die verworpen zijn en de reden van verwerping aangaande elk van de projectpartners. Wanneer een declaratie niet tijdig wordt aangeleverd, kan de stuurgroep besluiten om bepaalde kosten niet meer subsidiabel te achten in het kader van het project.

24

11.4.2 Uitbetaling steun door Certificeringsautoriteit NB: uitbetaling door de Certificeringsautoriteit gebeurt steeds op basis van gemaakte, betaalde en gedeclareerde kosten. U dient dus in staat te zijn voor de uitvoering van het project een periode van zes maanden te kunnen voorfinancieren. Er worden in dit Interregprogramma geen voorschotten verstrekt.

Op basis van de goedgekeurde declaratie betaalt de Certificeringsautoriteit het overeenkomstige EFRO-bedrag aan u als projectverantwoordelijke uit. Dit gebeurt uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst van het verificatierapport of de accountantsverklaring en mits het saldo bij de Certificeringsautoriteit voldoende is. Daarnaast stort zij, naar rato van de EFROuitbetaling, ook de door haar verzamelde cofinanciering uit (mits de Certificeringsautoriteit de opgevraagde cofinanciering ontvangen heeft). U krijgt dus alle gelden binnen en dient deze vervolgens door te storten aan de verschillende projectpartners die kosten gemaakt hebben. De projectverantwoordelijke ontvangt informatie over de EFRO-bijdragen die doorgestort dienen te worden aan de projectpartners. Indien uw declaratie niet volledig is, of niet akkoord wordt bevonden, wordt schriftelijk om aanvulling verzocht. Dit leidt tot opschorting van de uitbetalingstermijn. Gedurende de uitvoeringsperiode betaalt de Certificeringsautoriteit in principe uit tot 85% van de toegezegde EFRO-steun aan een projectpartner. Pas na de eindcontrole van het project door de accountant en de daarbij horende accountantsverklaring (zie ook punt 15 ‘Afsluiten van uw project’), kan het saldo worden uitbetaald, mits het saldo bij de Certificeringsautoriteit voldoende is. Voor de cofinanciering die via de Certificeringsautoriteit loopt geldt uiteraard hetzelfde. 11.4.3 Declaratieprognose Als projectverantwoordelijke wordt u verwacht aan de stuurgroep een helder en correct beeld te geven van de spreiding van de uitgaven gedurende de projectperiode. De declaratieprognose zoals vastgelegd in de overeenkomst kan tijdens de looptijd van het project niet meer gewijzigd worden, tenzij bij aanvraag van een verlenging of uitbreiding. Dit is geldig vanaf 15 juni 2011. De motivering van een eventuele afwijking ten opzichte van de declaratieprognose zoals bij de overeenkomst vastgelegd, wordt minstens één keer per jaar gemonitord door de projectmanager. Wanneer de declaratieprognose zoals aangegeven in het kostenen financieringsplan niet wordt gerespecteerd kan de stuurgroep besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommiteren.

Aanvraagformulier: In deel 6 ‘Financiële gegevens’, onderdeel 6.3 ‘Declaratieprognose’ van het aanvraagformulier dient u voor elke projectpartner een prognose van de declaraties te geven. Het rekenblad vermeldt de kwartalen van de declaraties. Concreet dient te worden aangegeven hoeveel van de projectkosten in het betreffende kwartaal in de vorm van een declaratie zullen worden ingediend. De declaratieprognose mag één kwartaal langer zijn dan de projectperiode.

25

11. Welke kosten komen in aanmerking?

12.1 Algemene bepalingen Alleen kosten die rechtstreeks toe te rekenen zijn en onlosmakelijk verbonden zijn aan het door de stuurgroep goedgekeurde project komen voor steun in aanmerking. Kosten gemaakt voor de startdatum zijn niet subsidiabel. Uitzondering hierop vormen de voorbereidingskosten. De uiterste datum van subsidiabiliteit is 1 januari 2007. Alleen kosten die gemaakt én betaald zijn vóór de einddatum van het project komen in aanmerking voor subsidie. Wanneer slechts een deel van een kost gedeclareerd wordt geldt dat uit de factuur duidelijk opgemaakt moet kunnen worden welke uitgaven betrekking hebben op het project en bijgevolg gedeclareerd worden. Het gedeclareerde bedrag dient ondubbelzinnig uit de factuur te kunnen worden gehaald. Het betalingsbewijs voor de gehele factuur dient aangeleverd te worden.

EFRO-steun wordt verleend op voorwaarde dat de van toepassing zijnde regels en verplichtingen, in het bijzonder voor overheidsopdrachten, werden nageleefd. Uitgaven die niet in aanmerking kunnen komen voor EFRO-steun: debetrente de aankoop van grond voor een bedrag van meer dan 10% van de totale voor steun in aanmerking komende uitgaven van het betrokken project. In deugdelijk gemotiveerde en uitzonderlijke gevallen kan de Beheersautoriteit een hoger percentage toestaan voor projecten inzake milieubehoud de ontmanteling van kerncentrales terugvorderbare belasting op de toegevoegde waarde (BTW) en de uit het BTWcompensatiefonds als genoemd in art. 2 van de Wet op het BTW-compensatiefonds gecompenseerde BTW. uitgaven voor huisvestingsacties boetes, financiële sancties en gerechtskosten inbreng in natura Culturele projecten zijn alleen subsidiabel als ze een bijdrage leveren aan de economische en sociale samenhang van de regio. Verder komen culturele projecten alleen voor steun in aanmerking als zij voor een structurele samenwerking zorgen. Aan culturele evenementen wordt alleen tijdens de aanloopfase steun verleend en voor organisatorische kosten, niet voor productiekosten, aankoop van werken en gages van artiesten. Uitgaven die wel in aanmerking kunnen komen voor EFRO-steun: de kosten van transnationale financiële verrichtingen de bankkosten die verbonden zijn aan het openen en beheren van bankrekeningen die voor de uitvoering van uw project moeten worden geopend de kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise en boekhoud- of auditkosten indien zij rechtstreeks betrekking hebben op het medegefinancierde project en noodzakelijk zijn voor de uitvoering of voorbereiding ervan (zie § 12.3.1 ‘Voorbereidingskosten’) of, wat de boekhoud- of auditkosten betreft, indien zij betrekking hebben op de door de Beheersautoriteit opgelegde voorwaarden. de kosten van door een bank of andere financiële instelling verstrekte garanties voor zover de garanties vereist zijn als gevolg van de nationale of communautaire wetgeving afschrijvingen: de tijdens de periode van medefinanciering gemaakte afschrijvingskosten van afschrijfbare activa die rechtstreeks voor een project worden gebruikt, zijn subsidiabel op voorwaarde dat de aankoop van de activa niet als subsidiabele uitgave wordt gedeclareerd. Zowel afschrijving als aankoopwaarde zijn bijgevolg subsidiabel. Het gedetailleerd kostenplan vermeldt of het de aankoop of een afschrijving betreft.

26

-

Afschrijvingen dienen te gebeuren volgens de nationaal geldende afschrijvingsregels. Enkel kosten voor afschrijvingen binnen de projectperiode kunnen ingebracht worden. Leidend is het zuinigheidsprincipe. Investeringen waarvoor afschrijvingen worden ingebracht mogen niet reeds gesubsidieerd zijn door een overheidssubsidie. Bewijslast: vereffende factuur van het af te schrijven materieel (factuur + betalingsbewijs). tweedehands materieel: De aankoopkosten van tweedehands materieel zijn subsidiabel onder de volgende voorwaarde: de prijs van het tweedehands materieel mag niet hoger liggen dan de kostprijs van soortgelijk nieuw materieel, aan te tonen via een vergelijkende prijsvraag. Afschrijving is tevens mogelijk volgens geldende afschrijvingsregels.

12.2 Naleving wetgeving overheidsopdrachten EFRO-steun wordt verleend op voorwaarde dat de van toepassing zijnde regels en verplichtingen voor overheidsopdrachten worden nageleefd. In het kader van de controle op de naleving van de wet op de overheidsopdrachten dient er door elke projectpartner een aanbestedingsplan te worden opgemaakt. Deze aanbestedingsplannen vormen verplichte bijlagen bij het aanvraagformulier (zie ook punt 8 ‘Hoe dient u een project in?’) In -

het aanbestedingsplan wordt voor elke opdracht het volgende vermeld: de concrete inhoud van de overheidsopdracht een zorgvuldige raming van de overheidsopdracht de gekozen aanbestedingsprocedure en de motivering daartoe de aanbestedingsplanning

Het aanbestedingsplan is een sensibiliserend instrument. Aan het aanbestedingsplan kunnen door de projectverantwoordelijke/projectpartners geen rechten met betrekking tot latere controles inzake naleving van de overheidsopdrachten worden ontleend.

Aanbestedingen - publieke organisaties Leveringen, werken en diensten tussen verschillende projectpartners zijn niet mogelijk. Onder publieke organisaties wordt, conform art. 1 lid 9 van Verordening 18/2004 verstaan de staat, de territoriale lichamen, publiekrechtelijke instellingen en verenigingen gevormd door een of meer van deze lichamen of een of meer van deze publiekrechtelijke instellingen. Onder "publiekrechtelijke instelling" wordt iedere instelling verstaan a) die is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, b) die rechtspersoonlijkheid bezit, en c) waarvan ofwel de activiteiten in hoofdzaak door de staat, de territoriale lichamen of andere publiekrechtelijke instellingen worden gefinancierd, ofwel het beheer onderworpen is aan toezicht door deze laatste, ofwel de leden van het bestuursorgaan, het leidinggevend of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, de territoriale lichamen of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen. De niet-limitatieve lijsten van de publiekrechtelijke instellingen en van de categorieën publiekrechtelijke instellingen die aan de in de tweede alinea onder a), b) en c), genoemde criteria voldoen, zijn in bijlage III van verordening 18/2004 opgenomen. Daartoe stellen de lidstaten de Commissie op gezette tijden in kennis van de in hun lijsten opgetreden wijzigingen. Er dient door alle publieke organisaties voldaan te worden aan de Europese regelgeving met betrekking tot overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Richtlijn 18/2004). Voor Vlaamse publieke organisaties dient voldaan te worden aan de wet van 17 juni 2013 op de overheidsopdrachten. Voor overheidsopdrachten waarvoor de procedure vóór 1 juli 2013 is opgestart, geldt de wet van 24 december 1993. De Europese aanbestedingsregels zijn

27

hierin opgenomen. In bijlage 1 is toegelicht voor welke organisaties de nationale wetgeving van België van toepassing is. Nederlandse publieke organisaties dienen te voldoen aan de Nederlandse aanbestedingswet voor opdrachten gepubliceerd vanaf 1 april 2013. Voor opdrachten gepubliceerd voor 1 april 2013 dienen Nederlandse publieke organisaties te voldoen aan hun eigen aanbestedingsregels en minimaal aan de interpretatieve mededeling van de EC, en het advies van de van de Nederlandse Staatssecretaris van Economische Zaken van 21 december 2006, als reactie op deze mededeling door de EC (zie handleiding 2012 en eerder. )

28

Publiek of privaat?

29

Aanbestedingen - private organisaties Voor privaatrechtelijke instanties dienen bij opdrachten boven de 25.000 euro (exclusief BTW) minstens 3 offertes opgevraagd te worden. Meerdere gelijksoortige opdrachten die bij dezelfde leverancier worden ingekocht, worden hierbij als één opdracht gezien. Daarom wordt aanbevolen om bij twijfel over het bedrag of bij twijfel of het al dan niet om gelijksoortige opdrachten gaat, altijd vanaf de eerste uitbesteding drie offertes op te vragen. Private partijen moeten zich onder bepaalde omstandigheden aan de Vlaamse aanbestedingsregels houden. Dit is het geval zijn bij de zogenaamde ‘gesubsidieerde opdrachten’ (zie bijlage 1 bij deze handleiding). Relevante websites zijn

http://www.aanbestedingskalender.nl en http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl

Aanvraagformulier Het aanbestedingsplan, per projectpartner, is een verplichte bijlage, aan te duiden in deel 7 ‘Bijlagen’ van het aanvraagformulier.

12.3 Kostensoorten Het kostenplan dat integraal deel uitmaakt van het projectaanvraagformulier bestaat uit drie kostensoorten: -

voorbereidingskosten interne kosten externe kosten

Hieronder vindt u meer uitleg over elk van deze kostensoorten en over de noodzakelijke bewijsstukken bij het declareren van de gemaakte kosten. Alle geplande kosten dienen ondergebracht te worden in één van de kostenrubrieken: 12.3.1 Voorbereidingskosten Het gaat om alle noodzakelijke kosten verband houdende met de voorbereiding van uw project (ook de kosten i.v.m. het aanvragen van allerhande vergunningen). Deze voorbereidingskosten dienen separaat te worden vermeld in de daartoe voorziene vakken. Voorbereidingskosten mogen maximaal 10% van de totale projectkosten omvatten. Voorbereidingskosten kunnen worden gemaakt tot maximaal één jaar voor de startdatum van uw project. Kosten die na de startdatum gemaakt zijn vormen nooit voorbereidingskosten. Kosten gemaakt vóór 1 januari 2007 kunnen niet gedeclareerd worden. Indien u besluit uw projectvoorstel te laten uitschrijven door een extern bureau dan wel indien u zich bij het schrijven laat begeleiden door een extern bureau, dan zijn de kosten daarvoor subsidiabel. Hiervoor kan in beginsel maximaal € 15.000,- inclusief BTW, onder overlegging van de bewijsstukken aan kosten worden gedeclareerd. De stuurgroep zal van project tot project de redelijkheid en de hoogte van de kostenvergoeding beoordelen.

30

12.3.2. Interne kosten Interne kosten zijn kosten gemaakt door de projectpartners. De -

hoofdgroep interne kosten kent vier rubrieken, te weten: Personeelskosten Reis- en verblijfkosten en kleine onkosten Overhead Interne toeleveringen

1. Personeelskosten Het betreft hier de salariskosten van de projectpartners. Het gaat hier dus niet om de kosten voor interimpersoneel. Voor de berekening kan gekozen worden tussen twee verschillende berekeningswijzen. De projectverantwoordelijke moet in het aanvraagformulier (kostenplan) duidelijk aangeven voor welk systeem van berekeningswijze elke partner kiest. Kosten voor interim personeel vormen externe kosten en dienen ondergebracht te worden in kostenpost ‘leveringen en diensten’. Interim personeel is personeel dat via een uitzendkantoor/interimkantoor wordt tewerkgesteld. Bijkomende bewijsstukken moeten worden bewaard vanaf de declaratieronde van 15 april 2011 als het te werken aantal (project)uren wordt overschreden. Als het aantal te werken uren niet op de loonfiche (of in de ingediende arbeidsovereenkomst) staat, dient men een officieel document aan te leveren waaruit blijkt wat het te werken aantal uren is van de betreffende werknemer. De sjabloon voor de urenstaten is hierop aangepast, deze is beschikbaar op www.grensregio.eu en dient vanaf de declaratieronde van 15 april 2011 gebruikt te worden. Detacheringen BINNEN PROJECTPARTNERSCHAP Wanneer een personeelslid van projectpartner x wordt gedetacheerd naar projectpartner y: -

Indien projectpartner x de loonkost draagt vormt dit een interne kost voor deze partner Indien projectpartner y de loonkost draagt vormt dit een interne kost voor deze partner

Specifieke bewijslast voor de loonkost is in dit geval een detacheringsovereenkomst. Reis- en verblijfkosten kunnen enkel in het kostenplan opgenomen worden van de projectpartner die de loonkost draagt én indien deze kosten gemaakt worden door deze partner. Overheadkost kan enkel goedgekeurd worden indien het personeelslid ook fysiek tewerk gesteld is bij de projectpartner die de loonkost draagt. VAN BUITEN PROJECTPARTNERSCHAP Wanneer een personeelslid van een organisatie die niet als partner aan het project deelneemt, wordt gedetacheerd naar een projectpartner, is de loonkost ervan subsidiabel onder ‘personeelskosten’ als men kan aantonen dat de kosten worden gedragen door de projectpartner. Specifieke bewijslast voor de loonkost is in dit geval een detacheringsovereenkomst, factuur, urenstaat, loonfiche en betalingsbewijs. Ook de reis- en verblijfskosten en overheadkosten gelinkt aan deze persoon kunnen door de projectpartner gedeclareerd worden, indien deze kosten gemaakt worden door deze partner. Overheadkost kan enkel goedgekeurd worden indien het personeelslid ook fysiek tewerkgesteld

31

is bij de projectpartner.

Berekening via het standaard uurtarief: Uitgangspunt is het bruto maandsalaris, resp. uurloon van de betrokken projectmedewerk(st)er zoals vermeld op de salarisstrook van de maand januari (dan wel de eerst volle maand na indiensttreding) van het kalenderjaar waarin de uren worden gemaakt. Het betreffende standaarduurtarief geldt vervolgens voor het gehele kalenderjaar. Voor deeltijdse medewerkers is het uitgangspunt het bruto maandsalaris berekend naar een voltijds bruto maandsalaris. Indien een personeelslid een arbeidsovereenkomst heeft met twee verschillende onderdelen van een projectpartner is de berekeningsbasis van het standaarduurtarief de totaliteit van het loon, tenzij de inzet slechts betrekking heeft op één arbeidsovereenkomst. Voor Nederlandse projectpartners bedrijfsleven 1,2% van het bruto maandsalaris niet bedrijfsleven 1,2% van het bruto maandsalaris Voor Vlaamse projectpartners bedrijfsleven bedienden bedrijfsleven arbeiders overheid bedienden overheid arbeiders

1,2% van het bruto maandsalaris 200% van het bruto uurloon 1,2% van het bruto maandsalaris 1,2% van het bruto maandsalaris

Voor partners buiten Vlaanderen of Nederland gelden tevens bovenstaande coëfficiënten. Bewijsstukken personeelskosten standaard uurtarief: Arbeidsovereenkomst of de loonfiche voor elke maand dat uren gedeclareerd worden, (desgevallend moet de loonfiche worden aangevuld met stukken die de actuele werkgever-werknemerrelatie, arbeidsregime of prestaties verduidelijken). urenstaat, ondertekend door werknemer én werkgever (leidinggevende). Voor bursaalstudenten vervangt het laboboek de urenstaat.

Bijkomende bewijsstukken in het geval van prestatie overuren (bewaren in eigen projectadministratie) loonfiche januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt, of eerste loonfiche indien werknemer later in dienst is gekomen; betalingsbewijs loon van elke maand aangegeven op de urenstaat via: loonfiche (als er op de loonfiche een cumul vermeld wordt van de vorige maanden, dan is de fiche van de laatste maand voldoende); óf rekeninguittreksels; óf loonstaat van het sociaal secretariaat (opgelet: wel detailstaat).

NB: het werkblad “urenstaat” van de declaratieformulieren vermeldt ”Het aantal uren dat per dag aan het project besteed wordt, noteren (afronden op halve uren bv 7,5)”. Enkel wanneer een werknemer een 38-uren week heeft, en een volledige dag voor het project werkt, kan wel 7,6 per dag ingevuld worden.

Berekening via het integraal uurtarief: Berekening via het integraal uurtarief is alleen mogelijk indien de medewerkers van de organisatie een deugdelijke urenregistratie bijhouden. Het integrale uurtarief wordt berekend per persoon en omvat de salariskosten (bruto jaarloon, inclusief premies, verzekeringen en sociale- en pensioenlasten omgerekend naar de kosten per productief uur) van de betrokken medewerker per uur, verhoogd met een percentage overige bedrijfskosten ten opzichte van de salariskosten van de direct declareerbare uren van medewerkers. De overige bedrijfskosten mogen bestaan uit:

32

-

overheadkosten met inbegrip van indirecte loonkosten (wanneer hier een verdeelsleutel op kan worden toegepast, niet betrekking hebben op een inhoudelijke prestatie en niet tevens opgevoerd worden als personeelskost)

-

reis- en verblijfkosten en kleine onkosten opleidingskosten en niet productieve uren vanwege opleiding niet productieve uren vanwege interne activiteiten

De -

volgende bedrijfskosten mogen niet in het integraal uurtarief worden meegenomen: producten instrumentontwikkelingskosten voorlichtings- en verkoopkosten rentekosten kosten vanwege machines en apparaten die niet tot de overheadkosten behoren personeelskosten van indirect personeel dat ook rechtstreeks door een project gedeclareerd wordt.

Het integraal uurtarief wordt berekend op basis van vastgestelde gegevens uit het laatst beschikbare volledige refertejaar. Indien een nieuwe medewerker wordt ingezet op het project (die dus niet over referte-gegevens op individueel niveau beschikt), wordt de berekening gemaakt op basis van de eerste loonfiche voor een volledige maand (relevante gegevens x 12). Het integraal uurtarief wordt berekend volgens het model vastgesteld door de beheersautoriteit. Dit model is beschikbaar op http://www.grensregio.eu/project-uitvoeren/. De berekening die door een accountant moet worden opgemaakt, wordt éénmaal per jaar aangeleverd met de nodige onderbouwing. Bewijsstukken personeelskosten via het integraal uurtarief: Bewijsstukken personeelskosten via het integraal uurtarief bij elke declaratie: arbeidsovereenkomst of de loonfiche voor elke maand dat uren gedeclareerd worden, (desgevallend moet de loonfiche worden aangevuld met stukken die de actuele werkgever-werknemerrelatie, arbeidsregime of prestaties verduidelijken); urenstaat, ondertekend door werknemer én werkgever (leidinggevende); Bijkomende bewijsstukken in het geval van prestatie overuren (bewaren in eigen projectadministratie) Bewijsstukken personeelskosten via het integraal uurtarief bij jaarlijkse berekening: bewijs van opbouw van het integraal uurtarief op basis van het model en een uren- en kostenregistratie waaruit ten minste de genoemde kostensoorten blijken en ondertekend door een accountant. Deze wijze van berekening dient één keer per kalenderjaar aangeleverd te worden. Berekening via het integraal uurtarief is derhalve alleen mogelijk indien alle medewerkers van de organisatie een deugdelijke urenregistratie bijhouden onderbouwende bewijslast zoals voorzien in het berekeningsmodel

Voor vrijwilligers mogen werkelijk betaalde kosten gedeclareerd worden tot een maximum van € 12,00 per uur en/óf op basis van werkelijk gemaakte onkosten die dan ondergebracht dienen te worden in de rubriek “reis- en verblijfskosten en kleine onkosten”. Voor de betrokken projectmedewerk(st)er dient een voldoende doorzichtige en adequate tijdverantwoording bijgehouden te worden. Bewijsstukken vrijwilligers: vrijwilligersovereenkomst; urenstaat zoals bij gewone personeelsleden, als bewijs dat hij/zij x aantal uren heeft gepresteerd voor het project, ondertekend door vrijwilliger en projectpartner; betalingsbewijs uitbetaald bedrag via: rekeninguittreksel ter verantwoording van het bedrag dat werd uitbetaald (en wordt opgevoerd) of bewijzen van onkosten zoals bonnen en kilometeradministratie.

Indien geen personeelskosten gedeclareerd worden voor vrijwilligers dient er geen urenstaat bijgehouden te worden. Voor het declareren van reis- en verblijfskosten en kleine onkosten geldt als bewijslast de vrijwilligersovereenkomst, detailstaat en betalingsbewijs.

33

Voor vrije beroepen kan gewerkt worden met een factuur of ereloonnota per prestatie of dienstverlening. Bewijsstukken personeelskosten vrije beroepen: factuur of ereloonnota

2. Reis- en verblijfkosten en kleine onkosten Reis- en verblijfkosten kunnen door de partners van het project in rekening gebracht worden voor mensen die daadwerkelijk werken voor het project en reis- en verblijfkosten en kleine onkosten (restaurantkost, …) hebben gemaakt met betrekking tot het project en deze kosten terugbetaald krijgen van de werkgever, mits daarbij gebruik gemaakt wordt van de binnen de organisatie gebruikelijk gehanteerde regeling. Vanzelfsprekend dienen de kosten betrekking te hebben op de uitvoering van het project. NB: reis- en verblijfkosten mogen enkel in rekening worden gebracht bij het hanteren van het standaard uur tarief (en dus niet bij integraal uurtarief). Bewijsstukken reis- en verblijfkosten en kleine onkosten: Algemeen: - declaratie via detailstaat met oplijsting van door personeelslid gedane uitgaven met betrekking tot reis-en verblijf en kleine onkosten en terugbetaald door de werkgever - betalingsbewijs is rekeningsuittreksel of loonfiche waarin bedrag vermeld wordt - steeds geldt dat kosten subsidiabel zijn indien deze voorzien werden in het gedetailleerd kostenplan van de partner. eigen wagen werknemer - detailstaat van de verplaatsingen, ondertekend door werknemer én werkgever - betalingsbewijs (soms terug te vinden op de loonfiche). Het kan zijn dat het betaalde bedrag niet rechtstreeks kan gerelateerd worden aan het opgevoerde bedrag. Dit is geen probleem zolang het betaalde bedrag hoger is dan het opgevoerde bedrag. bedrijfswagen, leasing - detailstaat van de verplaatsingen, ondertekend door werknemer én werkgever; - leasingfacturen van elke opgevoerde maand + betalingsbewijs bedrijfwagen, eigendom - detailstaat van de verplaatsingen, ondertekend door werknemer én werkgever; - originele aankoopfactuur + bewijs afbetalingen (slechts één keer aan te leveren) andere reis-en verblijfkosten dan verplaatsingen met de wagen (bijv. vliegtuig, openbaar vervoer,…) en kleine onkosten - detailstaat van de gemaakte onkosten, ondertekend door werknemer en werkgever - betalingsbewijs: rekeninguittreksel of loonfiche - onderliggende bewijslast van de detailstaat moet opgenomen worden in de projectadministratie en beschikbaar zijn bij controle ter plaatse.

34

3. Overheadkosten Deze kosten mogen maximaal 25 % van de personeelskosten van een partner bedragen bij goedkeuring. Indien een lager percentage (overhead t.o.v. personeelkosten) werd goedgekeurd wordt deze goedgekeurde verhouding toegepast bij declaratie. Indien de verhouding kleiner of gelijk is aan 10% wordt bij de declaratie een forfaitair systeem gehanteerd. Bij de declaratie wordt de goedgekeurde verhouding toegepast op de aanvaarde personeelkosten. De projectpartner dient zelf het forfaitair bedrag aan overhead in te brengen in het declaratieformulier (m.n. goedgekeurde verhouding toepassen op ingediende personeelskost). Indien de verhouding groter is dan 10% dan geldt reële bewijslast. Een goedgekeurd overheadpercentage (percentage kleiner dan of gelijk aan 10%) kan niet meer gewijzigd worden. Indien personeelskosten zijn goedgekeurd maar er is geen overhead goedgekeurd, dan kan dit niet meer gewijzigd worden. Een goedgekeurd overheadpercentage (percentage groter dan 10%) kan 1 maal gewijzigd worden bij het einde van de projectperiode. Indien overhead werd goedgekeurd binnen voorbereidingskosten, dan dient het percentage binnen voorbereidingskosten gelijk te zijn aan dat binnen uitvoeringskosten. Indien geen overheadkosten binnen voorbereidingskosten werden goedgekeurd dan dienen voor de berekening van het percentage, de overheadkosten voorzien binnen interne kosten gedeeld te worden door de personeelskosten van de interne kosten (en niet het totaal van de personeelskosten) NB: overheadkosten mogen enkel in rekening worden gebracht bij het hanteren van het standaard uurtarief (en dus niet bij het integraal uurtarief).

Met overheadkosten worden o.a. bedoeld: - kosten voor medegebruik van gebouw zoals huur, verwarming, - verlichting, servicekosten e.d - kosten voor uitgaven van klein materiaal (papier, schrijfmaterialen) - kosten voor telefoon, fax, computer e.d. - kosten voor administratie, beheer, … - beheerskosten sociaal secretariaat; - verzekering burgerlijke aansprakelijkheid; - beroepskledij; - onderhoudskosten; - postzegels; - verzekeringen; Onder overheadkosten zijn tevens indirecte loonkosten subsidiabel indien hier een verdeelsleutel op kan worden toegepast en deze geen betrekking hebben op een inhoudelijke prestatie, maar op de uitvoering van bovenvermelde kosten. Deze kosten mogen niet eveneens opgevoerd worden als personeelskosten. Indien geen personeelskosten in een project zijn opgenomen, kunnen toch overheadkosten ontstaan. In dat geval komen alleen kosten die door middel van facturen bewezen kunnen worden en als externe kosten beschouwd kunnen worden in aanmerking, bijvoorbeeld klein materiaal en worden ondergebracht binnen externe kosten, rubriek leveringen en diensten.

35

Bewijsstukken overheadkosten: via facturen verplicht indien goedgekeurde verhouding overhead personeelkosten meer dan 10 % bedraagt bij projectpartner: de respectievelijke facturen met daarop de toegepaste verdeelsleutel (bv. van huur, telefoon, elektriciteit, …) het betalingsbewijs van de respectievelijke facturen een toelichting en motivering bij de gehanteerde verdeelsleutel via forfaitsysteem: indien goedgekeurde verhouding overhead personeelskosten lager of gelijk is aan 10% bij projectpartner; de projectpartner dient zelf het forfaitair bedrag overhead in te brengen in het declaratieformulier m.n. de goedgekeurde verhouding toepassen op de ingediende personeelskost

-

het forfait heeft betrekking op alle kosten zoals opgenomen in bovenstaande lijst, ook indien de omschrijving in het goedgekeurde kostenplan hiervan afwijkt. In het kostenplan dient in principe geen omschrijving van de rubriek overhead toegevoegd te worden. Het bedrag volstaat

-

dit forfaitsysteem betekent dat geen extra bewijslast dient meegezonden te worden, de bewijslast in rubriek personeelskosten is voldoende

Wat betreft de bewijslast via facturen: Bij de eerste declaratie dient een gemotiveerd voorstel van de verdeelsleutel (op basis van de verhouding personeelsleden geaffecteerd op het project (vte) en het totale personeelskader waarvoor de overheadkosten gemaakt worden) te worden voorgelegd aan de financiële cel. Indien de verdeelsleutel wijzigt, dient een nieuw voorstel toegevoegd te worden bij declaratie en onder voorbehoud van goedkeuring toegepast te worden vanaf dat moment. Overheadkosten kunnen dus enkel ingediend worden samen met personeelkosten. 4. Interne toeleveringen Het gaat om leveringen en diensten van de ene afdeling of dienst van een projectpartner aan de andere afdeling of dienst van die partner, noodzakelijk voor de uitvoering van het project. Interne toeleveringen kunnen slechts opgenomen worden indien aannemelijk gemaakt kan worden dat deze niet economisch voordeliger door externe partijen geleverd hadden kunnen worden. De beginselen van aanbesteden uit het EU-verdrag, gelijke behandeling, nondiscriminatie, transparantie en proportionaliteit, zijn ook bij interne toeleveringen van toepassing. Dit betekent dat interne toeleveringen aan de aanbestedingsregels zijn onderworpen. Indien uitgaven worden gedeclareerd met toepassing van een verdeelsleutel, dient een motivering voor de gehanteerde verdeelsleutel te worden toegevoegd. NB: bij interne toeleveringen dient in de voorbereidingsfase voldoende overleg plaats te vinden met het gemeenschappelijk secretariaat.

36

Bewijsstukken interne toeleveringen: Bewijsstukken van aanbesteding publieke organisaties moeten kunnen aantonen dat de geldende regels van aanvraag offertes en aanbestedingen werden gevolgd. Hiertoe dienen zij indien van toepassing de volgende bewijzen van aanbesteding bij te voegen: - publicatie of offerte-aanvraag met duidelijk bestek en duidelijke gunningscriteria - proces verbaal opening offertes - gunningsverslag / proces verbaal van gunning - gunningsbeslissing - gunningsbrief - publicatie van de gegunde opdracht - contract Het volledige dossier van aanbesteding dient op aanvraag beschikbaar te zijn voor controle. private partijen dienen bij leveringen vanaf 25.000 euro (ex. BTW) de volgende bewijzen van aanbesteding bij te voegen: - offerte-aanvraag met duidelijk bestek en duidelijke gunningscriteria - de antwoorden van de aangeschreven instanties (de offertes en/of indien voorhanden de weigeringsbrieven) - indien de documenten bedoeld onder het tweede punt buiten invloed van de projectpartners, niet volledig beschikbaar zijn, de bewijzen van aangetekende verzendingen aan minimaal drie verschillende partijen er mag worden gewerkt onder (reeds bestaande) raamcontracten, mits: - het raamcontract geldig is ten tijde van de leveringen; - het raamcontract conform de aanbestedingsregels tot stand is gekomen; - het raamcontract is gesloten tussen de partij die het werk uitbesteedt en betaalt en de partij die het werk uitvoert en de betaling ontvangt.

Bewijsstukken van betaling een rekeninguittreksel of, indien sprake is van interne budgetverschuivingen en geen concrete geldstromen, een bewijs van budgetverschuiving dat toewijsbaar is aan het project en ondertekend is door de accountant of degene die financiële verantwoordelijkheid draagt binnen de organisatie facturen, steeds op naam van één van de partners (en bv. niet op naam van de voorzitter) en met vermelding van het project. geen facturen tussen partners onderling facturen dienen duidelijk te vermelden of deze incl. of excl. BTW zijn de facturen én betalingen dienen binnen de duur van het project te vallen!! soms gebeuren betalingen via een gezamenlijke overschrijvingspost. In dit geval dient men én het detailoverzicht van het totaalbedrag én het rekeninguittreksel van het totaalbedrag toe te voegen als verantwoording

Bewijsstukken van oplevering indien een papieren en/of digitaal product middels de opdracht werd gerealiseerd: een kopie of exemplaar hiervan 12.3.3. Externe kosten Externe kosten zijn kosten van derden, die bij de uitvoering van bepaalde acties of projectonderdelen worden betrokken en waarvoor projectpartners facturen ontvangen. De -

hoofdgroep externe kosten kent drie rubrieken: Leveringen en diensten Aankoop grond Bouwwerken

Een externe kost voorzien in een gedetailleerd kostenplan van een partner kan niet uitgevoerd worden door een andere projectpartner. Indien uitgaven worden gedeclareerd met toepassing van een verdeelsleutel, dient een motivering voor de gehanteerde verdeelsleutel te worden toegevoegd. 1. Leveringen en diensten Het gaat om de aankoop van materiële zaken die in eigendom worden verworven ten behoeve van het project en om diverse dienstverlening door derden ten behoeve van het

37

project. Ook onderzoek- en advieskosten vallen onder deze rubriek, evenals de investeringskosten in verband met informatica. Sommige kosten vermeld onder de rubriek overhead (zie 3. overheadkosten) zijn niet verbonden aan personeel maar intrinsiek nodig voor de uitvoering van het project. Gezien bewijslast van aanbesteding voor deze kosten vaak niet kan aangeleverd worden, geldt als bewijslast factuur en het betalingsbewijs van het respectievelijke factuur. Op deze kosten zijn de aanbestedingsregels van toepassing (zie punt 12.2 ‘Naleving wetgeving overheidsopdrachten’ ). Bewijsstukken leveringen en diensten: Bewijsstukken van aanbesteding zie de bewijsstukken die gelden voor interne toeleveringen

Bewijsstukken van betaling als betalingsbewijs geldt enkel een rekeninguittreksel!! Een outprint van het eigen boekhoudsysteem is niet voldoende!! facturen steeds op naam van één van de partners (en bv. niet op naam van de voorzitter) en met vermelding van de projectnaam. De kostenpost dient niet vermeld te worden. facturen dienen duidelijk te vermelden of deze incl. of excl. BTW zijn de facturen én betalingen dienen binnen de duur van het project te vallen!! uitzondering hierop vormen de facturen en betalingen van de projectverantwoordelijken aan de accountant. Deze worden toegevoegd aan de laatste declaratie. soms gebeuren betalingen via een gezamenlijke overschrijvingspost. In dit geval dient men én het detailoverzicht van het totaalbedrag én het rekeninguittreksel van het totaalbedrag toe te voegen als verantwoording. Het detailoverzicht kan uit het boekhoudsysteem komen.

Bewijsstukken van oplevering indien een papieren en/of digitaal product middels de opdracht werd gerealiseerd: een kopie of exemplaar hiervan Erfpacht, opstal en vruchtgebruik: Kosten van erfpacht, opstal en vruchtgebruik gerelateerd aan de uitvoering van het project en gemaakt tijdens de projectperiode zijn subsidiabel. Indien kosten in zijn geheel worden gemaakt tijdens de projectperiode komen deze ook in aanmerking voor EFRO steun. Concreet kunnen de registratiekosten en de periodieke vergoedingen tijdens de looptijd van het project worden ingebracht. De vergoedingen voor jaren buiten de projectperiode kunnen niet worden ingebracht. Bewijslast vormen de overeenkomst en de rekeningsuittreksels en waar van toepassing de afschrijvingstabel. Onder externe kosten kunnen ook financiële vergoedingen voor het gebruik van grond worden ingebracht. Hiervoor dient altijd een factuur overlegd te worden, met uitzondering van dienstverrichters die geen factuur kunnen voorleggen, bijvoorbeeld landbouwers of particulieren. Zij dienen een overeenkomst en betalingsbewijs voor te leggen. De opportuniteit van een dergelijke vergoeding zal per geval bekeken worden en goedgekeurd worden in de stuurgroep. Vergoeding aan derden (privé personen): Het betreft ‘vergoedingen aan derden’ (aan privé personen). Dit vormen externe kosten waarvoor de bewijslast niet via facturen kan plaatsvinden. Bewijslast is: - Aanwijzing op naam met vermelding vergoeding per sessie en rekeningnummer van de privépersoon. - Aanwezigheidslijst van sessie - Betalingsbewijs (rekeninguittreksel)

38

2. Aankoop grond Bij investeringsplannen kunnen die grondkosten voor een toelage in aanmerking komen, die direct met het project verband houden, voor zover zij niet meer bedragen dan 10% van de totale voor steun in aanmerking komende uitgaven van het betrokken project. In deugdelijk gemotiveerde en uitzonderlijke gevallen kan de Beheersautoriteit een hoger percentage toestaan voor projecten inzake milieubehoud. Bewijsstukken aankoop van grond: Een certificaat van een onafhankelijk bevoegde taxateur, waarin wordt vastgesteld dat de prijs van de grond niet hoger ligt dan de marktwaarde en dat de grond voldoet aan de nationale voorschriften. De notariële aankoopakte kan dienen als bewijs van betaling. Ook een kopie van de cheque en het bewijs dat deze cheque van de rekening is gegaan kan dienen als bewijs van betaling.

3. Werken 3.1 Bouwwerken De oprichting van gebouwen en verbouwingswerken is subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat met de doelstellingen van het project Indien de grond waarop het gebouw wordt opgericht geen eigendom is van de projectpartner, dient er een erfpachtovereenkomst, een recht van opstal of een concessieovereenkomst te bestaan tussen de projectpartner en de eigenaar van de grond. Het gaat om kosten voor bouwwerken zoals: - transportinfrastructuur - ontwikkeling nieuwe bedrijventerreinen, kantoorlocaties en bedrijvencentra - sanering, modernisering of renovatie van bestaande bedrijventerreinen, kantoorlocaties en bedrijfshuisvesting - milieuwerken - toeristische infrastructuur - rioleringswerken - haalbaarheidsstudies Op deze kosten zijn de aanbestedingsregels van toepassing (zie punt 12.2 ‘Naleving wetgeving overheidsopdrachten’). Bewijsstukken bouwwerken: Bewijsstukken van aanbesteding zie de bewijsstukken die gelden voor interne toeleveringen

Bewijsstukken van betaling als betalingsbewijs geldt enkel een rekeninguittreksel Een outprint van het eigen boekhoudsysteem is niet voldoende facturen steeds op naam van één van de partners (en bv. niet op naam van de voorzitter) en met vermelding van het project facturen dienen duidelijk te vermelden of deze incl. of excl. BTW zijn de facturen én betalingen dienen binnen de duur van het project te vallen!! soms gebeuren betalingen via een gezamenlijke overschrijvingspost. In dit geval dient men én het detailoverzicht van het totaalbedrag én het rekeninguittreksel van het totaalbedrag toe te voegen als verantwoording. Het detailoverzicht kan uit het boekhoudsysteem komen en specificeert welke kosten gedeclareerd werden.

3.2 Aankoop en afschrijving van gebouwen

39

De aankoop van onroerend goed (in de vorm van bestaande gebouwen en de grond waarop die staan), is subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat tussen de aankoop en de doelstellingen van het Interreg-project. Het onroerend goed wordt gedurende een vastgestelde periode voor een vastgestelde bestemming gebruikt. Deze periode voor behoud van bestemming wordt minimaal vastgesteld op 5 jaar en begint te lopen vanaf de voltooiing van het project. De stuurgroep kan een langere periode vaststellen. Een aankoop van een gebouw is steeds inclusief de grond waarop dit staat. De regel inzake grond moet desgevallend toegepast worden (max. 10 % van de subsidiabele kosten van het project). Bewijsstukken onroerend goed: een schattingsverslag / een certificaat van een onafhankelijk bevoegde taxateur waarin wordt vastgesteld dat de prijs niet hoger ligt dan de marktwaarde het schattingsverslag dient een aparte schatting van gebouw en grond te vermelden de notariële aankoopakte kan dienen als bewijs van betaling. Ook een kopie van de cheque en het bewijs dat deze cheque van de rekening is gegaan kan dienen als bewijs van betaling een verklaring dat voor het betrokken gebouw in de voorbije tien jaar geen overheidssubsidie verleend werd. (in de praktijk zal de projectpartner deze verklaring van de verkoper dienen te verkrijgen, dit kan bijvoorbeeld via de notariële akte). Afschrijvingen van onroerende goederen zijn subsidiabel indien zij rechtstreeks verband houden met de doelstellingen van het project.

Aanvraagformulier De voorziene projectkosten dient u in te vullen in deel 6 ‘Financiële gegevens’, onderdeel 6.1 ‘Kostenplan’ van het aanvraagformulier. Het gedetailleerd kostenplan dient voor elke projectpartner te worden ingevuld. De voorziene uitgaven verbonden aan de uitvoering van een activiteit dienen nauwkeurig te worden omschreven en berekend. Het is belangrijk de voorziene kosten binnen de correcte kostensoort onder te brengen.

40

12. Financiering van uw project

13.1 Financieringsplan Uw project kan maximaal voor 50% vanuit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) gefinancierd worden. In de andere 50% dient u te voorzien via cofinanciering. Deze cofinanciering kan van de projectpartners komen, maar ook van overheden en/of andere organisaties (of van een combinatie van beide). In het financieringsplan dient u duidelijk aan te geven wie de cofinanciers in uw project zijn. Of de cofinancieringsverklaringen onder het label privaat/publiek vallen, kan u lezen onder 12.2. Middelen van partners kunnen ook privaat of publiek zijn. Enkele voorbeelden ter verduidelijking: cofinanciering van de lidstaten, de provincie en de gemeenten worden gelabeld als “publieke” cofinanciering. Cofinanciering van bedrijven wordt gelabeld als private cofinanciering. Een VZW moet de oefening maken aan de hand van het schema onder 12.2. Indien een projectpartner eigen middelen investeert, dienen deze beslist te worden door het hiervoor bevoegde orgaan en dient hiervoor een cofinancieringsbewijs gemaakt te worden (vb beslissing RVB). Een sjabloon van cofinancieringsverklaring wordt via de website ter beschikking gesteld. Elke cofinancier dient via een cofinancieringstoezegging schriftelijk te melden welk bedrag hij/zij ter beschikking wil stellen van uw project. Deze cofinancieringstoezeggingen heeft u nodig vooraleer de stuurgroep een besluit kan nemen over uw project. Publieke cofinanciers kunnen kiezen of zij hun cofinanciering al dan niet via de Certificeringsautoriteit laten lopen. Private cofinanciering loopt nooit via de Certificeringsautoriteit. In het financieringsplan dient u duidelijk aan te geven welke cofinanciering via de Certificeringsautoriteit zal lopen.

Aanvraagformulier: De projectfinanciering dient u in te vullen in deel 6 ‘Financiële gegevens’, onderdeel 6.2 ‘Financieel Plan’ van het aanvraagformulier. U dient het financieringsplan volledig in te vullen (zie hiervoor). Voor de bepaling publiek of privaat kan u gebruik maken het schema onder punt 12.2 van deze handleiding. De cofinancieringsverklaringen vormen verplichte bijlagen, aan te duiden in deel 7 ‘Bijlagen’ van het aanvraagformulier.

13.2 Staatssteun De Europese Gemeenschap kent regels over staatsteun (art. 87-89 EG-Verdrag). Deze regels moeten voorkomen dat overheidssteun de concurrentie binnen de Europese Unie negatief beïnvloedt. Artikel 87 stelt in dit kader: Behoudens de afwijking waarin dit verdrag voorziet, zijn steunmaatregelen van de staten of in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen of bepaalde producties vervalsen of dreigen te vervalsen, onverenigbaar met de gemeenschappelijke markt, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt.

41

Bij de toetsing op staatsteun is het type van gesubsidieerde activiteit uitgevoerd in het kader van het project bepalend en niet de organisatievorm. Op basis van het aanvraagformulier, het kosten– en financieringsplan en eventueel bijkomende informatie van de projectverantwoordelijke wordt een toetsing gedaan. Deze toetsing kan leiden tot aanvullende goedkeuringsvoorwaarden in de stuurgroep. De projectverantwoordelijke is gehouden toe te zien op de uitvoering van deze voorwaarden. In geval de concurrentieregelgeving van toepassing is heeft de projectverantwoordelijke/de projectpartners de volgende mogelijkheden: • De minimis: bij goedkeuring van het projectvoorstel bedraagt de totale overheidssteun (EFRO + andere overheden) niet meer dan 200.000 euro over een periode van 3 belastingjaren. Gevolg: als de totale overheidssteun meer dan 200.000 euro bedraagt, dient de gevraagde overheidssteun te worden beperkt teneinde het drempelbedrag niet te overschrijden • Globale aanmelding: het project kadert in een door de Europese Commissie goedgekeurde steunregeling. De projectverantwoordelijke/projectpartner dient zelf te achterhalen of dit het geval is. Gevolg: de concurrentie wordt niet verstoord en er is geen beperking van de gevraagde overheidssteun nodig • Aanmelding vereist: het projectvoorstel valt niet onder een globale aanmelding en de projectverantwoordelijke / projectpartner wil de gevraagde overheidssteun niet beperken tot de de minimis van 200.000 euro. Gevolg: een individuele aanmelding van het project bij de Europese Commissie is noodzakelijk teneinde een goedkeuring te bekomen. Voor begeleiding kan de projectverantwoordelijke zich richten tot het gemeenschappelijk secretariaat. Ook de effectieve aanmelding dient te gebeuren in afstemming met het gemeenschappelijk secretariaat. Deze derde optie zal in de praktijk niet aangeraden worden wegens de geringe slaagkans en de lange doorlooptijd tot beslissing.

Aanvraagformulier: In deel 2 ‘Gegevens van de projectpartners’ van het aanvraagformulier dient voor elke projectpartner te worden aangegeven of de concurrentieregelgeving van toepassing is en, indien van toepassing, welke van de drie mogelijkheden het betreft. Wanneer de de-minimis regeling van toepassing is, dient het bedrag aan staatsteun dat de afgelopen drie jaren werd ontvangen te worden vermeld.

13.3 Inkomsten Algemene regel De vaststelling van de EFRO-subsidie moet voldoende rekening houden met de projectinkomsten, zodat de bijdrage van EFRO per projectpartner wordt afgestemd op de bruto zelf-financieringsmarge van de projectactiviteit van die partner en zich geen overfinanciering voordoet voor de betreffende partner (zogenaamde funding gap methode). Inkomstengenererende projecten hebben betrekking op een investering in infrastructuur voor het gebruik waarvan de gebruikers een vergoeding betalen, op de verkoop of de verhuur van land of gebouwen of de levering van diensten tegen betaling. Inkomsten betreffen aldus de geldstromen rechtstreeks afkomstig van betalingen door gebruikers/kopers, ze betreffen geen geldstromen afkomstig van publieke bijdragen en subsidies, financiering via privaat vermogen, … Voorbeelden van zuivere inkomstengenererende investeringsprojecten: bedrijfsinfrastructuur ( bedrijvencentra, doorgangsgebouwen, ...); onthaalinfrastructuur ( multifunctionele ruimtes, congresinfrastructuur, …); toeristische infrastructuur (waar inkomgelden voor worden gevraagd); bedrijventerreinen; … Voorbeelden van zuivere inkomstengenererende werkingsprojecten:

42

-

adviesverlening tegen betaling (bv. advies energie-efficiëntie); verhuur van materieel (bv. fietsenverhuur); ontvangst van inkomgelden en inschrijvingsgelden (bv. betalende seminaries, betalende opleidingstrajecten); verkoop van goederen (bv. juridische boeken, toeristische gidsen, …) ; …

Om het onderscheid tussen werkings- en investeringsprojecten te maken, dient gekeken naar de hoofddoelstelling van de activiteiten van de projectpartner. Het kostenplan van de projectpartner kan tevens een duidelijke indicatie geven. Indien projectactiviteiten hoofdzakelijk uit investeringen (leveringen, bouwwerken, aankoop grond,…) bestaan (merendeel van de voorziene kosten) dan betreft het een investerings- of infrastructuurproject. Indien het project daarentegen hoofdzakelijk uit andere kosten bestaat (personeel, reis- en verblijfskosten, overhead, diensten,…) dan betreft het een werkingsproject (beperkte investeringskosten zijn uiteraard mogelijk). Projecten waar dit onderscheid niet duidelijk kan worden gemaakt zullen individueel worden beoordeeld door de Beheersautoriteit. Eénzelfde partner kan zowel een inkomstengenererend investeringsproject als een inkomstengenererend werkingsproject uitvoeren. In dat geval gelden de respectievelijke regels voor beide vormen van inkomstengenerende projecten (zie verder). Voor projecten waar de inkomsten de exploitatiekosten niet volledig dekken (negatieve netto inkomsten) geldt het volgende: Voor investeringsprojecten dient aangetoond te worden dat in de referentieperiode (zie verder referentieperiode), de inkomsten de exploitatiekosten niet volledig dekken. De projectpartner dient bij indiening van zijn projectvoorstel een objectieve raming van de netto inkomsten te maken. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen kosten die inkomsten genereren voor die partner hoger dan 1 miljoen € of lager1. Volgende gevallen kunnen zich voordoen: Geval 1: totale kost die inkomsten genereert voor projectpartner is groter dan 1 miljoen euro excl. BTW

A) Inkomsten kunnen van tevoren objectief geraamd worden Een objectieve raming van de netto inkomsten dient uitgevoerd te worden rekening houdend met de hieronder vermelde bepalingen van de Europese Commissie, zoals vermeld in werkdocument 4 van de Europese Commissie (bijlage op website). De subsidiabele uitgaven voor inkomstengenererende projecten mogen niet hoger zijn dan de investeringskosten na aftrek van de actuele waarde van de netto inkomsten die de investering tijdens een bepaalde referentieperiode heeft opgeleverd. Bij de berekening wordt rekening gehouden met de referentieperiode die past bij de betrokken investeringscategorie, de categorie van het project, de normaal verwachte rentabiliteit van de betrokken investeringscategorie en met toepassing van het beginsel de vervuiler betaalt. Indien niet alle investeringskosten voor medefinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en niet subsidiabele delen van de investeringskosten.

Actuele waarde

1

Het betreft niet steeds de totale projectkost van de projectpartner. In sommige gevallen in Interregprojecten bestaat het kostenplan van de partner uit een luik investeringskosten die inkomsten genereren en tegelijkertijd een luik koepel of andere kosten die geen inkomsten genereren.

43

Als geldstromen in verschillende jaren worden samengenomen moet de tijdwaarde van geld in aanmerking worden genomen (toekomstige geldstromen zijn in huidige termen minder waard). Men zal derhalve toekomstige geldstromen naar het heden verdisconteren via een disconteringsvoet om aldus de actuele waarde te verkrijgen. De Europese Commissie adviseert het gebruik van een financiële discontovoet van 5% in reële termen als indicatieve benchmark voor publieke investeringsprojecten die medefinanciering van EFRO ontvangen. Er mag echter van de 5%-benchmark worden afgeweken op grond van: de specifieke macro-economische situatie in de lidstaat het soort investeerder: de discontovoet kan bv. hoger zijn voor PPS-projecten, waarin door het gebruik van privaat kapitaal de alternatieve kapitaalkosten hoger kunnen liggen de betrokken sector (vervoer, milieu, energie, enz.) Als de discontovoet in reële termen wordt uitgedrukt, moet de berekening tegen constante prijzen plaatsvinden. Als lopende prijzen worden gebruikt, moet een nominale discontovoet worden toegepast.

Referentieperiode De referentieperiode is het aantal jaren waarvoor voorspellingen worden gedaan in de inkomstenraming. De voorspellingen van het toekomstige verloop van het project moeten betrekking hebben op een periode die aansluit bij de nuttige levensduur van het project en lang genoeg is om een beeld te geven van de te verwachten effecten op de langere termijn. De levensduur verschilt afhankelijk van de aard van de investering. In geval van een werkingsproject is de referentieperiode de projectperiode. In geval van investeringsprojecten dienen de volgende referentieperiodes per sector gehanteerd te worden: Spoorwegen Wegenbouw Water & milieu Energie Telecommunicatie Industrie Andere dienstverlening

30 25 30 15 15 10 15

jaar à 30 jaar jaar à 25 jaar jaar jaar jaar

Voor projecten inzake toerisme dient een referentieperiode van 8 jaar te worden gehanteerd. Voor projecten die niet toewijsbaar zijn aan één van deze sectoren, wordt een termijn door de projectpartner gemotiveerd.

Restwaarde Als de economisch relevante duur van het project langer is dan de referentieperiode, moet ook rekening worden gehouden met een restwaarde. Men kan hiervoor de netto contante waarde van de activa in het laatste jaar van de referentieperiode gebruiken.

Netto-inkomsten De netto inkomsten zijn de inkomsten plus de restwaarde minus de exploitatiekosten.

Exploitatiekosten Exploitatiekosten zijn de kosten van de exploitatie van een investering, inclusief de kosten van regulier en bijzonder onderhoud, maar exclusief afschrijvings- of kapitaalkosten. Exploitatiekosten kunnen dus o.a. werkingskosten zoals arbeid, ruwe materialen en elektriciteit, onderhoudskosten en kosten voor de vervanging van projectuitrusting met een korte levensduur,... inhouden.

44

Normaal verwachte rentabiliteit Onder rentabiliteit verstaat men het verschil tussen ontvangen winsten en geïnvesteerd bedrag. De rentabiliteit kan sterk afhankelijk zijn van de risico’s die aan het project verbonden zijn. Vertrekkende van de normaal verwachte rentabiliteit kan nagegaan worden of het vooropgestelde financieringsschema aanvaardbaar is. Bij een gemiddeld tot hoge verwachte rentabiliteit zal de financiering voornamelijk via leningen dienen te gebeuren, bij lage tot geen verwachte rentabiliteit zal een volledige financiering via subsidies mogelijk zijn.

Berekeningsmethode a) bepaal netto inkomsten => inkomsten + restwaarde – exploitatiekosten2 b) verdisconteer netto inkomsten en totale investeringskosten aan reële discontovoet van 5% (deel door (1,05)ⁿ waarbij ⁿ = aantal jaren) c) bepaal de funding gap => verdisconteerde totale investeringskosten – verdisconteerde netto-inkomsten d) bepaal funding gap ratio => funding gap / verdisconteerde totale investeringskosten e) bepaal maximaal EFRO-subsidie => subsidiabele projectuitgaven * funding gap ratio * maximaal EFRO-percentage

Cijfervoorbeeld Er wordt 50% EFRO-steun gevraagd voor een inkomstengenererend project. Het project heeft een totale investeringskost van 100 waarvan 80 subsidiabel is in het kader van het Interregproject. De projectpartner zal in dit geval, in zijn contacten met het gemeenschappelijk secretariaat er echter naar streven om alleen subsidiabele kosten op te nemen in het finaal kostenen financieringsplan.

2 Ingeval van investeringen in infrastructuur kunnen zich twee mogelijkheden voordoen: -

Het kostenplan bevat enkel investeringskosten. De exploitatiekosten over de ganse referentieperiode dienen meegenomen te worden in

-

Het kostenplan bevat naast investeringskosten ook werkings- en personeelskosten die uitsluitend gelinkt zijn aan de opstart en

de raming van de netto-inkomsten.

exploitatie gedurende de projectperiode. In dit geval dient in de raming van de netto-inkomsten tegenover de exploitatiekosten tijdens de projectperiode niet enkel de inkomsten geplaatst te worden maar ook de EFRO-subsidie op de exploitatiekosten. In de raming van de inkomsten dient de EFRO-subsidie afgetrokken te worden van de exploitatiekosten tijdens de projectperiode. Een EFRO-subsidie percentage van 50% dient te worden gehanteerd.

45

Het project kent de volgende kasstromen: constante prijzen van 2007 Investeringskosten 25 25 25 25 -

Operationele kosten 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Totaal

100

Totaal (verdisconteerd)

89

Jaar 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026

Inkomsten

Restwaarde

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

5

32

64

5

18

36

2

Verdisconteerde waarden Totale investeringskosten 89

Verdisconteerde netto inkomsten (DNR) = 36+2-18

20

2)

3)

4) 5)

-68,93

Niet-verdisconteerde waarden 100

waarvan subsidiabel (EC) (aanname) Verdisconteerde investeringskosten (DIC)

1)

Netto kasstroom - 25 - 25 - 25 - 25 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 7

80

bepaal netto inkomsten => inkomsten + restwaarde – exploitatiekosten 64 + 5 – 32 = 37 verdisconteer netto-inkomsten en totale investeringskosten 100 heeft actuele waarde 89 37 heeft actuele waarde 20 bepaal funding gap => verdisconteerde totale investeringskosten – verdisconteerde nettoinkomsten 89 - 20 = 69 bepaal funding gap ratio => funding gap / verdisconteerde totale investeringskosten 69 / 89 = 78 % bepaal maximaal EFRO-subsidie => subsidiabele projectuitgaven * funding gap ratio * maximaal EFRO-percentage => 80 * 78% * 50% = 31,2

46

B) Inkomsten kunnen niet van tevoren objectief geraamd worden Om netto-inkomsten van tevoren objectief te kunnen ramen moet het mogelijk zijn de hoofdelementen van inkomsten, met name de prijs en de vraag, te kunnen voorspellen. Belangrijk hiertoe zijn vooral de beschikbaarheid van consistente gegevens en al opgedane ervaringen met gelijkaardige projecten. Wanneer in uitzonderlijke gevallen de netto-inkomsten niet objectief van tevoren kunnen worden geraamd dan is een duidelijke verantwoording van de projectpartner noodzakelijk. Daarenboven zullen de binnen 5 jaar na voltooiing van de actie effectief gegenereerde nettoinkomsten ex post in mindering gebracht worden van de subsidiabele uitgaven en zal in voorkomend geval overgegaan worden tot terugvordering van onrechtmatig betaalde EFROsteun. Het in mindering brengen van inkomsten dient te gebeuren uiterlijk bij aanvraag van het eindsaldo door de certificeringsautoriteit . Indien de periode van 5 jaar na de voltooiing van de actie eindigt na 30 juni 2016 wordt deze periode beperkt tot de periode tussen de voltooiing van de actie en 30 juni 2016. Geval 2: totale kost die inkomsten genereert voor projectpartner is kleiner of gelijk aan 1 miljoen euro excl. BTW

De projectpartner staat in voor de raming van de (netto-)inkomsten. Deze (netto-) inkomsten dienen in mindering gebracht worden van de totale kostprijs van de projectactiviteit vooraleer de EFRO-steun wordt berekend. Ook hier geldt dat wanneer in uitzonderlijke gevallen de netto-inkomsten niet van tevoren kunnen worden geraamd, een duidelijke verantwoording van de projectpartner noodzakelijk is. Daarenboven zullen de binnen 3 jaar na voltooiing van de projectactiviteit effectief gegenereerde netto-inkomsten (met als uiterste datum 30 juni 2016) ex post worden afgetrokken en zal in voorkomend geval overgegaan worden tot terugvordering van onrechtmatig betaalde EFRO-steun. A) Investeringsproject (kost die inkomsten genereert) < 1 miljoen euro excl. BTW -

-

netto-inkomsten: geraamde opbrengsten voortvloeiend uit het project minus werkingskosten in de loop van de referentieperiode. werkingskosten: onkosten verbonden aan de werking van het investeringsproject, met inbegrip van de normale en buitengewone onderhoudskosten, maar uitgezonderd afschrijvings- en kapitaalkosten. referentieperiode: projectperiode + 3 jaar

De netto-inkomsten dienen in mindering gebracht te worden van de totale kostprijs van de projectactiviteit vooraleer de EFRO-steun wordt berekend. B) Werkingsproject (de kost die inkomsten genereert) < 1 miljoen euro excl. BTW Voor werkingsprojecten dienen de inkomsten die gegenereerd worden gedurende de duur van het project, zoals opbrengsten van verkoop, verhuur, dienstverlening of inschrijvingsgelden, geraamd te worden en volledig of verhoudingsgewijs in mindering gebracht te worden op de totale kosten vooraleer de EFRO-steun berekend wordt.

Monitoring van inkomsten Een monitoring van de netto-inkomsten is noodzakelijk tot de aanvraag van het eindsaldo door het programma. In het geval een raming van de netto-inkomsten op voorhand niet mogelijk was, is dit vanzelfsprekend. In het geval de funding gap-methode werd toegepast, zal er bij correcte toepassing van de methode en bij ongewijzigde omstandigheden voor de uitvoering van het project geen reden zijn tot aanpassing van de EFRO-steun. Indien echter via monitoring belangrijke afwijkingen worden vastgesteld, zal een aanpassing noodzakelijk

47

zijn. Deze aanpassing kan echter nooit leiden tot het recht op een hoger EFRO-bedrag dan dit voorzien in de overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en Beheersautoriteit. Bij afwijkingen van de initiële inkomstenraming dient de projectverantwoordelijke het programmascretariaat onmiddellijk te informeren; zelfs na afsluiting van het project. Bij nieuwe vormen van inkomsten waarbij geen rekening werd gehouden bij de berekening van de EFRO-steun dient een aanpassing van de EFRO-steun te gebeuren. In het geval een raming van de netto-inkomsten op voorhand niet mogelijk was, is de ex post inkomstenmonitoring van toepassing. Hierbij voert de eerstelijnscontrole op regelmatige tijdstippen een controle uit. Op basis hiervan worden eventuele netto-inkomsten vastgesteld die in voorkomend geval in mindering gebracht worden van de EFRO-subsidie aan de betrokken partner(s). Werkingsprojecten Bij werkingsprojecten worden de inkomsten die tijdens de projectperiode gegenereerd worden steeds afgetrokken vooraleer de EFRO-steun wordt berekend. Normaal gezien werd een raming van de inkomsten afgetrokken op het moment van goedkeuring door de stuurgroep. Ongeacht of dit al dan niet effectief gebeurde, zullen bij controle van de declaraties steeds de werkelijke inkomsten worden vastgesteld en afgetrokken, ook indien initieel geen sprake was van inkomsten. De projectpartner geeft de gedurende de rapporteringsperiode werkelijk gegenereerde inkomsten aan in zijn declaratie. De projectpartner dient dus steeds de totale kosten te bewijzen, zoals voorzien vóór aftrek van de inkomsten. Aan de hand van de uiteindelijke bewezen totale kosten en de aangegeven werkelijke inkomsten zal de EFRO-steun berekend worden, die uiteraard nooit hoger kan zijn dan de goedgekeurde EFRO-steun. Investeringsprojecten Investeringsprojecten genereren vaak pas inkomsten na de voltooiing van het project, de projectpartner kan met andere woorden bij het indienen van de betalingsaanvragen nog geen effectieve inkomsten aangeven (eventueel met uitzondering van de aanvraag van het saldo). Bij investeringsprojecten zal de controle op inkomsten dan ook niet bij de controle van de declaraties, maar voornamelijk bij volgende stappen in het controletraject plaatsvinden (controle ter plaatse, controle door onafhankelijke instanties, controle door de Europese Commissie, …), zijnde na de einddatum van de projectperiode. Ongeacht eventuele latere controles dient de projectpartner ook na de afsluiting van zijn project de Beheersautoriteit onmiddellijk in te lichten bij vastgestelde of verwachte afwijkingen (afwijkingen van meer dan 10%) van de effectieve inkomsten ten opzichte van de geraamde inkomsten gedurende de referentieperiode zoals gehanteerd bij de initiële raming van de netto-inkomsten en indien nieuwe vormen van inkomsten worden gegenereerd waarbij geen rekening werd gehouden bij de bepaling van de EFRO-steun. Een aangepaste inkomstenraming zal opgemaakt worden met desgevallend een aangepaste EFRO-steun. Concreet is de projectverantwoordelijke verplicht afwijkingen te melden tot 30 juni 2016. De projectpartner kan nooit meer dan de goedgekeurde EFRO-steun ontvangen. Indien de aanpassing een vermindering van de inkomsten betreft zal bijgevolg de EFRO-steun niet verhoogd worden. Een verhoging van de inkomsten zal resulteren in een verlaging van de EFRO-steun. Bij investeringsprojecten dient de projectpartner steeds de totale kosten te bewijzen, dus zoals voorzien voor de aftrek van de inkomsten of de toepassing van de funding gap. De projectpartner dient dus bij de indiening van de declaratie geen effectieve inkomsten te bewijzen. Bewijsstukken inkomsten: Als bewijs geldt een rekeninguittreksel of een compilatie van de inkomsten in de boekhouding.

Verificatierapport van inkomsten in het geval van ex post inkomstenmonitoring

48

Aanvraagformulier: In het aanvraagformulier deel 6 ‘Financiële gegevens’ dient onder 6.4.a te worden aangegeven of inkomsten gegenereerd worden per activiteit. Inkomsten betreffen de geldstromen rechtstreeks afkomstig van betalingen door gebruikers/kopers, ze betreffen geen geldstromen afkomstig van publieke bijdragen en subsidies, financiering via privaat vermogen. De projectpartners dienen per activiteit de inkomsten te beschrijven (vb. activiteit x: omschrijving van type inkomsten: vb. inkomgelden). Onder 6.4.b dient voor de partners die de betreffende activiteit uitvoeren en dus de inkomsten genereren, het geraamde bedrag aan (netto-)inkomsten te worden vermeld. De berekeningsmethode wordt steeds toegevoegd als verplichte bijlage bij het aanvraagformulier.

13.4 Intellectueel eigendom Intellectuele eigendom die bestaat vooraf en die in het kader van het project wordt gebruikt dient steeds gerespecteerd te worden. Intellectuele eigendom die in uitzonderlijke gevallen gecreëerd zou worden tijdens de projectperiode wordt ad hoc beoordeeld en getoetst in het kader van staatssteun (zie punt 13.2). Projectresultaten moeten steeds zonder onderscheid publiek toegankelijk gemaakt worden.

49

13. Wijzigingen Tijdens de uitvoering van uw project kan het gebeuren dat u iets moet wijzigen aan uw project. Het kan gaan om een inhoudelijke wijziging die zich opdringt, of om een financiële wijziging. Daarnaast kan het ook voorkomen dat u door omstandigheden een verlenging van de projectperiode wil aanvragen. NB: zowel inhoudelijke als financiële wijzigingen dienen vóór de einddatum van het project aangevraagd te worden. Ook aanvragen voor de verlenging van de projectperiode dienen vóór de einddatum aangevraagd te worden.

14.1 Inhoudelijke wijziging U dient, als projectverantwoordelijke, een inhoudelijke wijziging steeds vooraf goed gemotiveerd en ondertekend, zowel per post als digitaal ter besluitvorming aan het gemeenschappelijk secretariaat voor te leggen. Een inhoudelijke wijziging kan tevens betrekking hebben op de uitbreiding van een project, dat wil zeggen de toevoeging van nieuwe activiteiten in het kader van het project door een bestaande of nieuwe partner waarbij het EFRO-bedrag van het project verhoogd wordt. Duidelijk moet zijn waarom de wijziging noodzakelijk is, op welke inhoudelijke onderdelen de wijziging betrekking heeft, of de wijziging gevolgen heeft voor de oorspronkelijk opgegeven indicatoren en of er gevolgen zijn voor het kostenen financieringsplan. In het kader van een uitbreiding dient eveneens duidelijk gemaakt te worden hoe de uitbreiding past binnen de projectdoelstellingen, de goedgekeurde projectplanning en het bestaande projectpartnerschap. De gevolgen voor het kostenen financieringsplan betreffen i.c.: Verschuivingen tussen kostenposten (rubrieken 1.1 tot 4.3 van het gedetailleerd kostenplan) bij een projectpartner Verschuivingen van kosten tussen projectpartners Aanpassingen in het tabblad plaats van uitvoering Aanpassingen van het financieringsplan op project en/of partnerniveau (bijvoorbeeld door verhoging van het EFRO-bedrag van het project) Wijzigingen in de declaratieprognose Afhankelijk van de zwaarte van de wijziging kan het gemeenschappelijk secretariaat zelf een besluit nemen, of moet de vraag voorgelegd worden aan de stuurgroep. Aanpassingen van geraamde bedragen binnen een kostenpost (rubriek 1.1 tot 4.3) in een gedetailleerd kostenplan van een partner inclusief aanpassingen van het geraamde uurtarief vormen geen wijzigingen. Een verandering van SUT (standaard uurtarief) naar IUT (integraal uurtarief) of vice versa vormt wel een wijziging. Als er een uitgave wordt voorzien binnen een bepaalde kostenpost die niet kan worden ondergebracht in een bestaande omschrijving van een uitgave dan betreft dit een wijziging. Een inhoudelijke wijziging kan geen aanpassing van de declaratieprognose inhouden, tenzij de inhoudelijke wijziging een uitbreiding betreft. De aanpassing van de declaratieprognose beperkt zich in dit laatste geval tot de uitbreiding. Een sjabloon voor het aanvragen van een inhoudelijke wijziging is beschikbaar op de website. U wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit over uw aangevraagde wijziging, uiterlijk drie weken na de besluitvorming. De goedgekeurde wijziging wordt via een bijakte toegevoegd aan de overeenkomst.

14.2 Financiële wijziging U dient, als projectverantwoordelijke, een financiële wijziging steeds vooraf goed gemotiveerd en ondertekend zowel per post als digitaal ter besluitvorming aan het

50

gemeenschappelijk secretariaat voor te leggen. Duidelijk moet zijn waarom de wijziging nodig is en wat de gevolgen zijn voor het kostenen financieringsplan. Zie ‘inhoudelijke wijzigingen’ voor de verschillende vormen van wijzigingen aan het kostenen financieringsplan. Afhankelijk van de zwaarte van de wijziging kan het gemeenschappelijk secretariaat zelf een besluit nemen, of moet de vraag voorgelegd worden aan de stuurgroep. Kostenlijnen waarin een onregelmatigheid werd vastgesteld na certificering, kunnen niet meer gewijzigd worden. Voor wat betreft de declaratieprognose geldt dat deze niet kan worden gewijzigd tenzij in het kader van een projectverlenging. De verschuiving in de declaratieprognose bij een verlenging is beperkt tot de uitgaven van de activiteiten die in de periode van de verlenging plaatsvinden (en dus beperkt tot die partners die aan deze uitgestelde activiteiten bijdragen). Dit is geldig vanaf 15 juni 2011. De motivering voor de afwijking ten opzichte van de declaratieprognose zoals bij contract vastgelegd, wordt minstens één keer per jaar gemonitord door de projectmanager. Behalve wanneer de wijziging een verschuiving van kosten tussen partners met een verschillend goedgekeurd EFRO percentage inhoudt of wanneer extra private cofinanciering wordt toegevoegd als gevolg van de inkoppeling van partners light, kan het goedgekeurd EFRO percentage op partnerniveau niet wijzigen. Een sjabloon voor het aanvragen van een financiële wijziging is beschikbaar op de website. U wordt uiterlijk drie weken na de besluitvorming schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit over uw aangevraagde verschuiving. De goedgekeurde wijziging wordt via een bijakte toegevoegd aan de overeenkomst.

14.3 Verlenging projectduur U dient, als projectverantwoordelijke een aanvraag tot verlenging van de projectduur steeds vooraf goed gemotiveerd en ondertekend, zowel per post als digitaal ter besluitvorming aan het gemeenschappelijk secretariaat voor te leggen. De goedkeuring van de wijziging gebeurt ten vroegste zes maanden voor de einddatum van het project. Duidelijk moet zijn waarom de verlenging noodzakelijk is en wat de gevolgen zijn voor het kostenen financieringsplan. Met een verlenging van de projectduur wordt de einddatum van het project naar achter geschoven (in tegenstelling tot een administratieve procedurele verlenging – zie ook onder punt 15.3 ‘Afsluiten van uw project’). De verschuiving in de declaratieprognose bij een verlenging is beperkt tot de uitgaven van de activiteiten die in de periode van de verlenging plaatsvinden (en dus beperkt tot die partners die aan deze uitgestelde activiteiten bijdragen). Een sjabloon voor het aanvragen van een verlenging van de projectduur is beschikbaar op de website. U wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit over uw aangevraagde verlenging, uiterlijk drie weken na de besluitvorming. De goedgekeurde verlenging wordt via een bijakte toegevoegd aan de overeenkomst.

51

15. Afsluiting van uw project

15.1 Inhoudelijke eindrapportage Binnen drie maanden na de einddatum van uw project dient u bij het gemeenschappelijk secretariaat een inhoudelijke eindrapportage in. Daarin geeft u een overzicht van de uitgevoerde activiteiten, een evaluatie van uw grensoverschrijdende samenwerking, een overzicht van de promotie-activiteiten in het kader van uw project, enz. Een sjabloon van de inhoudelijke eindrapportage is beschikbaar op de website. Deze eindrapportage wordt ter kennisgeving aan de stuurgroep voorgelegd. NB: zolang er geen inhoudelijke eindrapportage is ingediend zal de Certificeringsautoriteit niet overgaan tot uitbetaling van het saldo.

15.2 Financiële einddeclaratie Binnen drie maanden na de einddatum van uw project dient u bij het gemeenschappelijk secretariaat een financiële einddeclaratie in. Daarin neemt u alle, nog niet gedeclareerde betaalde kosten mee.

15.3 Administratief procedurele verlenging U kunt, indien nodig, vooraf goed gemotiveerd, vragen aan het gemeenschappelijk secretariaat om de termijn van drie maanden voor het indienen van de inhoudelijke eindrapportage en financiële einddeclaratie, te verlengen. Het gaat hierbij dan om een administratief procedurele verlenging, waarbij de einddatum van het project niet verschuift. De algemeen directeur van het gemeenschappelijk secretariaat kan zelf beslissen over administratief procedurele verlengingsaanvragen. Alleen wanneer een verlenging gevolgen heeft voor de N+2-regel dient de aanvraag voorgelegd te worden aan de stuurgroep. U wordt binnen drie weken na de besluitvorming schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit over de verlengingsaanvraag. Het gemeenschappelijk secretariaat kan u deze administratieve verlenging toestaan voor maximaal drie maanden. Projecten waarvan de projectperiode de datum van 30 september 2014 overschrijdt kunnen geen administratieve verlenging aanvragen.

15.4 Eindcontrole Uw project wordt bij de projectverantwoordelijke en indien noodzakelijk bij de projectpartners ter plaatse gecontroleerd door de door de Beheersautoriteit aangestelde accountant. De accountant mag in zijn werkzaamheden rekening houden met een afwijkingspercentage per kostenpost van 10% per partner, met uitzondering van de kostenpost 'personeelskosten' waarvoor de afwijking beperkt wordt tot maximaal 100.000 euro (op partnerniveau). Voor deze afwijkingen dient u dus geen wijziging van het kostenen financieringsplan aan te vragen. De totale subsidiabele kosten mogen hierbij uiteraard niet overschreden worden. De accountant gaat uit van het laatste kostenen financieringsplan zoals toegevoegd aan het contract in de vorm van een bijakte. Het gemeenschappelijk secretariaat legt de eindrapportage en de eindafrekening met bijbehorende accountantsverklaring ter kennisgeving voor aan de stuurgroep.

52

Indien bij afsluiting, bij accountantsverklaring, wordt vastgesteld dat onverschuldigd betaalde bedragen werden uitbetaald op basis van de tussentijdse declaraties, dient de projectverantwoordelijke deze onverschuldigd betaalde bedragen onverwijld terug te storten aan de certificeringsautoriteit. Indien nodig zal de certificeringsautoriteit hiervoor een terugvorderingsprocedure opstarten. Er is geen betwisting mogelijk door de projectverantwoordelijke of andere projectpartners van de accountantsverklaring.

15.5 Uitbetaling saldo De Certificeringsautoriteit betaalt u het saldo uit op basis van de accountantsverklaring, mits het saldo van de Certificeringsautoriteit toereikend is. De EFRO-bijdrage kan zowel absoluut als relatief nooit hoger zijn dan de bij aanvang van het project goedgekeurde bijdrage als opgenomen in de projectbegroting en de goedkeuringsbrief. 16. Evaluatie en controles U bent, als projectverantwoordelijke verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en fysieke, inhoudelijke en financiële controles van het project door de met uitvoering van het EFRO belaste instanties en/of door hen aan te wijzen derden. Zij hebben het recht om (onaangekondigd) ter plaatse de rechtmatige besteding van de EFRO-bijdrage te controleren, de administratie in te zien en daarvan kopieën te maken. De projectverantwoordelijke en projectpartners verlenen derhalve het toegangsrecht aan de betrokken instanties en hun vertegenwoordigers. De projectverantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat die onderdelen van het project die zijn ondergebracht bij de partners binnen het project, dan wel zijn uitbesteed aan derden, op een gelijkaardige manier als hierboven beschreven kunnen worden gecontroleerd. Hieronder valt ook de medewerking aan het rapporteren over de inhoudelijke voortgang, zelfs na het moment waarop het project financieel is afgerond, uiterlijk tot 31 december 2025.

17. duurzaamheid van het project De EFRO-bijdrage voor een project blijft enkel gehandhaafd als het project gedurende vijf jaar na de voltooiing van de actie geen belangrijke verandering ondergaat: - die strijdig is met de aard ervan of met de uitvoeringsvoorwaarden die er voor gelden, of die een onderneming of overheidsinstantie onrechtmatig voordeel oplevert, én - die het gevolg is van hetzij een verandering in de aard van de eigendom van een infrastructuurvoorziening, hetzij de beëindiging van een productie-activiteit, - tenzij het project een substantiële wijziging ondergaat als gevolg van de beëindiging van de productieactiviteit wegens een niet frauduleus faillissement De projectverantwoordelijke is verplicht de beheersautoriteit in kennis te stellen van iedere wijziging van deze aard

18. Wat moet u doen in het kader van promotie en publiciteit? Om het publiek beter bekend te maken met de rol die de Europese Commissie speelt bij de totstandkoming van projecten en activiteiten heeft u, als projectverantwoordelijke, de plicht die rol op een efficiënte wijze duidelijk te maken in alle op het publiek gerichte activiteiten (in de sfeer van promotie en publiciteit). U bent samen met de projectpartners verantwoordelijk voor de voorlichting van het publiek over de uit EFRO verkregen bijstand. Er dient op zichtbare wijze een permanente plaquette van voldoende grote afmetingen aangebracht te worden, uiterlijk zes maanden na voltooiing van een project dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

53

-

de totale overheidsbijdrage (inclusief EFRO) aan het project bedraagt meer dan 500 000 euro het project bestaat uit de aankoop van een fysiek object of de financiering van infrastructuur of van bouwprojecten

Op de plaquette wordt het volgende vermeld: - het embleem van de Europese Unie met een verwijzing naar het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling - het logo van het programma ‘Interreg Vlaanderen-Nederland’ Soort en naam hoeven niet meer vermeld. Deze informatie beslaat ten minste 25% van de plaquette. Wanneer het niet mogelijk is om een permanente informatieplaquette aan te brengen op een fysiek object dienen andere passende maatregelen genomen te worden om bekendheid te geven aan de bijdrage van de Gemeenschap. Er dient voor de duur van de uitvoering op het bouwterrein een bord opgesteld te worden voor elke project dat aan de volgende voorwaarden voldoet: - de totale overheidsbijdrage in het project bedraagt meer dan 500 000 euro - het project bestaat in de financiering van infrastructuur of van bouwprojecten Na voltooiing van het project wordt het bord vervangen door een permanente plaquette. Op het bord wordt het volgende vermeld: - het embleem van de Europese Unie met een verwijzing naar het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling - het logo van het programma ‘Interreg Vlaanderen-Nederland’ Deze informatie beslaat ten minste 25% van het bord. Alle gerichte voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen omvatten het volgende: - het embleem van de Europese Unie met een verwijzing naar het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling - het logo van het programma ‘Interreg Vlaanderen-Nederland’ Deze logo’s zijn beschikbaar op de website. Alle kosten verbonden aan de promotie en publiciteit kunnen in het kostenplan worden opgevoerd. Wel geldt dat de kosten uiteindelijk aantoonbaar en verifieerbaar moeten zijn. U stelt de deelnemers aan het project op de hoogte van de EFRO-bijdrage. Deze verplichting geldt ook voor de projectpartners. De projectverantwoordelijke ziet hierop toe. Indien de projectverantwoordelijke of de projectpartners onvoldoende gevolg geven aan de voorschriften rond promotie en publiciteit, kan de Beheersautoriteit beslissen een deel van de projectkosten als niet subsidiabel te verklaren.

De Beheersautoriteit is verantwoordelijk voor de communicatie rondom het Interregprogramma Vlaanderen-Nederland. Aanvaarding van de EFRO-bijdrage impliceert dat de namen van projectpartners worden opgenomen op een door de Beheersautoriteit te publiceren lijst van begunstigden. Elk project kan verder vernoemd worden in persberichten, op internet enz. U dient uw medewerking te verlenen aan communicatie-uitingen die voortvloeien uit het communicatieplan van de Grensregio Vlaanderen-Nederland. 19. Onregelmatigheden U dient, als projectverantwoordelijke, de stuurgroep via een schrijven gericht aan het gemeenschappelijk secretariaat onverwijld in kennis te stellen van alle feiten en omstandigheden, waarvan u weet, of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed hebben op het voortbestaan van het recht op een bijdrage, alsmede van een verzoek aan de

54

rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijk akkoord of een faillissement van uw organisatie, dan wel van één van de projectpartners. Onder een faillissement wordt verstaan: - in België: het faillissement, het gerechtelijk akkoord en de collectieve schuldregeling - in Nederland: het faillissement, de surseance van betaling en de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen. Er is sprake van onregelmatigheid wanneer een administratieve of gerechtelijke inbreuk op de Europese of nationale wetgeving wordt vastgesteld, leidend tot de betaling van onverschuldigde bedragen. Het heeft geen betrekking op vergissingen of nalatigheden (bv. materiële rekenfouten) die voor de betaling zijn ontdekt en waarop een financiële rechtzetting is gevolgd. 20. Wanneer kan de EFRO-bijdrage worden ingetrokken? Indien u, als projectverantwoordelijke of een projectpartner een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijk akkoord heeft aangevraagd of in staat van faillissement verkeert, kan aan u of de projectpartner geen subsidie worden verleend of kan de reeds verleende subsidie geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of teruggevorderd. De verleende subsidie kan ook worden ingetrokken indien het project niet is gestart binnen zes maanden na de verlening van de subsidie. Deze termijn van zes maanden kan worden verlengd ingeval van overmacht (zie ook punt 11 ‘Waar moet u opletten bij de projectuitvoering’). Indien u niet handelt overeenkomstig de Europese en nationale regelgeving of andere bepalingen van het Interreg-programma of indien de voortgang van uw project niet verloopt overeenkomstig het projectvoorstel kan de stuurgroep, op advies van het gemeenschappelijk secretariaat, de subsidie geheel of gedeeltelijk intrekken. In geval van onregelmatigheden (zie ook punt 18 ‘Onregelmatigheden’) kan de beheersautoriteit onmiddellijk de uitbetaling van de EFRO-bijdrage staken en overgaan tot terugvordering. De terugvordering gebeurt door de Certificeringsautoriteit bij de projectverantwoordelijke.

55

21 Wie is wie? Contactgegevens gemeenschappelijk secretariaat Het gemeenschappelijk secretariaat is gevestigd aan de Belpairestraat nr. 20 bus 10, B-2600 te Antwerpen-Berchem. Tel: +32 (0)3 240.69.20. Het algemene e-mailadres is [email protected]. U kunt op het gemeenschappelijk secretariaat en het contactpunt terecht voor informatie, advies en ondersteuning bij het indienen van een projectdossier en allerhande vragen in verband met de uitvoering en de afsluiting van uw project.

Contactgegevens Beheersautoriteit: De eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van het Operationeel Programma ligt bij de

Vlaamse Overheid. Deze heeft de Provincie Antwerpen aangeduid als Beheersautoriteit. Beheersautoriteit Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland Provincie Antwerpen Departement Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid Postadres: Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen Bezoekadres: Desguinlei 100, Antwerpen

Contactgegevens Certificeringsautoriteit: De Provincie Oost-Vlaanderen is aangeduid als Certificeringsautoriteit. Certificeringsautoriteit Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland Provincie Oost-Vlaanderen Provinciebedrijf Oost-Vlaanderen Postadres: Gouvernementstraat 1, 9000 Gent Bezoekadres: Huis van de Economie, 2de verdieping, Seminariestraat 2, Gent

Contactgegevens Comité van Toezicht: Comité van Toezicht Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland p/a Provincie Antwerpen Departement Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid Koningin Elisabethlei 22, 2018 Antwerpen

Contactgegevens Stuurgroep Stuurgroep Interreg IV Grensregio Vlaanderen-Nederland p/a Gemeenschappelijk Secretariaat Belpairestraat nr. 20 bus 10, B-2600 Antwerpen-Berchem. Tel: +32 (0)3 240.69.20.

Een uitgebreid overzicht van de contactgegevens vindt u op de website.

56

HANDLEIDING. bij het indienen, uitvoeren en afsluiten van een Interreg IV - project. Grensregio Vlaanderen - Nederland

Recommend Documents