Hakikat Sekretari Oleh Yn. Valah 3). Warna gelap (hitam, biru tua, merah hati dan sebagainya). Motif kain, misalnya, batik, sarung, tenun ikat, bunga-bunga, kotak/garis dan sebagainya. e. Kosmetika Gunakan alat make up seperlunya, jangan berlebihan, dan yang paling penting kosmetik tersebut cocok dengan keadaan kulit kita. f. Kelengkapan Busana (asseesoris). yang termasuk kelengkapan busana, misalnya, perhiasan (giwang, kalung, cincin, gelang, bros, dan lain-lain) tas, sepatu, dasi/scarf, tutup kelapa, kaos kaki/scarf, sarung tangan dan sebagainya. 4. Cara berbicara Berbicara berarti mengutarakan buah pikiran. Oleh sebab itu pilihlah kata-kata yang tepat dan sopan. Seorang sekretaris hendaknya selalu ikut aktif dalam pembicaraan, jangan pasif dan merasa malu. Untuk menghilangkan rasa malu berbicara di depan banyak orang/umum berlatihlah dengan cara membaca buku dengan suara, banyak membaca majalah, surat kabar untuk menambah pengetahuan umum serta memahami persoalan aktual yang sering menjadi bahan pembicaraan. Berpikirlah positif, kenapa saya harus malu, ini kan pekerjaan/tugas saya yang harus saya kerjakan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara : Jangan ceroboh Jangan menyinggung perasaan orang lain Jangan memperbincangkan masalah pribadi Jangan gemar memuji diri sendiri Hindari gossip Jangan memotong pembicaraan Jangan membesarkan persoalan sepele 5. Cara Mendengarkan Usahakan pembicaraan orang lain di dengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran), kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan. Kadang-kadang sekretaris harus tampil menjadi pendengar yang baik. 6. Cara Duduk Seorang sekretaris yang sedang melakukan pekerjaannya, harus memperhatikan cara duduk yang baik, yaitu : Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah dan bosan Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar 7. Cara berjalan Ketika seorang sekretaris sedang berjalan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu : Jangan menyeret-nyeret sepatu Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat dan tidak menunduk atau menengadah Keluar masuk ruangan wanita menduhului pria Menggunakan tangga escalator waktu naik pria terlebih dulu baru wanita, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria Tunjukkan ekspresi tanda rasa percaya diri 8. Cara Makan dan Minum Cara makan, perhatikan tata tertibnya, yaitu : Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi Pilih dan ambil makanan sesuai keperluan Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat, © Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
7
Hakikat Sekretari Oleh Yn. Valah Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang Cara minum yang baik : Teguk air sedikit, jangan terburu-buru Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup Usahakan jangan sampai tumpah Jangan mengangkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking Tawari minum kawan/orang lain yang berada di dekat kita Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
E. Sikap Kamu Sebagai Sekretaris Sebagai seorang sekretaris dituntut untuk menjadi profesional. “Profesional” mengacu pada sikap, bukan uraian pekerjaan. Adapun orang yang profesional itu, ciri-cirinya : Melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh, dan menganggapnya penting bagi kariernya Cukup peduli untuk menganilisis bagaimana cara agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih baik walaupun itu berarti mengadakan perubahan Mengerti bagaimana pekerjaan berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain. Untuk itu sikap yang diperlukan untuk membuka pikiran dan semangat agar hasil kerja menjadi baik dan kehidupan lebih baik, serta menjadi pekerja yang profesional maka kembangkanlah sikap positif. Sikap yang positif membantu Kamu untuk : Menganggap pekerjaan Kamu sebagai bagian dari susunan yang lebih besar dari perusahaan Kamu Memperlihatkan kemampuan Kamu ketika berhubungan dengan karyawan-karyawan lainnya dengan para pelanggan dan klien-klien Mengetahui bagaimana sikap Kamu mempengaruhi sikap dan penampilan orang lain. Pertanyaan : 11. Ibu melarang Kamu memilih jurusan sekretaris, walaupun Kamu sangat tertarik untuk menjadi sekretaris. Alasan Ibu kamu bahwa profesi sekretaris itu profesi yang mengundang bahaya, misalnya Sekretaris sering selingkuh dengan bosnya, sekretaris sering kerja lembur, sekretaris sering bertemu dengan relasi yang bisa memungkinkan Dia bertingkah laku kebablasan. Bagaimana sikap Kamu menaggapi larangan Ibu dan benarkah profesi sekretaris itu demikian nantinya?.
MENILAI SIKAP SEBAGAI SEKRETARIS♣ Untuk menilai sikap Kamu, selesaikanlah ini. Bacalah pernyataan dan lingkari nomor yang menurut Kamu sesuai dengan keadaan Kamu. Jika Kamu melingkari nomor 5, berarti Kamu merasa bahwa sikap Kamu tidak dapat lebih baik lagi dari itu; bila Kamu lingkari nomor 1, berarti Kamu mengatakan bahwa menjadi sekretaris yang profesional bukanlah untuk Kamu.
a. Saya akan bertanggung jawab, b. Menjadi seorang sekretaris yang dihormati adalah penting bagi saya c. Saya senang membantu orang lain mengerjakan pekerjaan yang lebih baik d. Saya ingin tahu lebih banyak mengenai sifat -sifat manusia
Setuju 5 5
4 4
3 3
Tidak setuju 2 1 2 1
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
♣
Carolyn Barnes dan Marlyn Manning , Professional Excellence for Secretaries, Crisp Publications, Inc. 1992. © Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
8
Hakikat Sekretari Oleh Yn. Valah e. Saya ingin maju dalam karier saya f. Saya ingin sekali belajar dan menguasai keterampilan-keterampilan untuk sekretaris g. Saya menyukai situasi kepemimpinan h. Bekerja dengan seorang karyawan yang membawa masalah merupakan tantangan yang menarik i. Saya ingin menyediakan waktu untuk memj. Pelajari keterampilan - keterampilan yang menunjang k. Saya sangat ingin mempunyai kesempatan menjadi seorang sekretaris yang profesional
5 5
4 4
3 3
2 2
1 1
5 5
4 4
3 3
2 2
1 1
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
JUMLAH : Bila Kamu memperoleh nilai diatas 40, maka Kamu mempunyai sikap yang sangat baik untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional. Jika nilai rata –rata Kamu antara 25 dan 40, tampaknya Kamu memenuhi beberapa persyaratan. Nilai rata-rata di bawah 25 menunjukkan bahwa Kamu harus berpikir kembali bila ingin mengejar karier sebagai seorang sekretaris
F. Pengembangan Kepribadian Pengembangan diri adalah suatu usaha individu agar memhami diri sendiri mengenai minat, hasrat, kemampuan dan rencana untuk menghadapi tantangan di masa depan. Oleh karena itu setiap individu perlu menyadari dan memahami bahwa ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Seorang sekretari perlu mengetahui kriteria umum untuk menetapkan pengembangan kematangan kepribadiannya antara lain : 1. Kemampuan untuk mengaktualisasikan dirinya agar bisa mandiri. Seorang yang sudah matang kepribadiannya tidak lagi berpusat pada dirinya sendiri, melainkan dapat mengarahkan perhatian dan usaha-usahanya untuk kepentingan orang lain. Ia memiliki kemampuan untuk mengadakan hubungan secara akrab dengan bersedia menerima apa adanya. 2. Kemampuan untuk melihat diri sendiri secara obyektif, sehingga dapat memahami dan mengenali dirinya sendiri sebagaimana adanya. Disamping itu tercakup pula pemilikan rasa humor, yaitu kemampuan untuk mentertawakan diri sendiri. 3. Memiliki pandangan hidup yang dapat membawa tindakannya kearah tertentu. Dengan pandangan hidup ini, ia kan mampu menentukan sikap apakah sesuatu itu berharga atau tidak, patut ataupun tidak untuk dikerjakan dalam hidup ini. 4. Menghargai orang lain karena memiliki perasaan dasar untuk memberi perhatian kemanusiaan. 5. Mampu membedakan alat dan tujuan, dan terbuka terhadap pengalaman-pengalaman baru dalam rangka pengayaan ilmu pengetahuan. 6. Memiliki humor filsafati, artinya humornya spontan tanpa menyakiti hati orang lain. Disamping itu selalu berorientasi pada kepentingan bersama bukan pada diri sendiri. Kesimpulannya bahwa seseorang disebut matang kepribadiannya, bila menghadapi permasalahan bersikap realistis dan berorientasi terhadap pemecahan masalah. Terhadap orang lain bersikap terbuka, mau menerima apa adanya dan tidak mementingkan diri sendiri serta mengakui hak orang lain. 3 faktor yang menentukan perkembangan kepribadian adalah : 1. Faktor bawaan (Genetik) yang menentukan ciri fisik primer, misalnya warna mata, kulit dan rambut. Selain itu juga adanya kecenderungan dasar, misalnya kepekaan, penyesuaian diri dan kecermatan. © Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
9
Hakikat Sekretari Oleh Yn. Valah 2. Faktor lingkungan seperti sekolah, keluarga, lingkungan sosial tempat tinggal, budaya, adat istiadat, teman sepermainan, guru. 3. Interaksi antara bawaan dan lingkungan yang dapat menyebabkan timbulnya perasaan “Aku” dalam diri seseorang. Konsep diri individu dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain : harapan orang tua, keadaan fisik sesorang, sikap anggota keluarga, agama dan kepercayaan, pengaruh media masa, kesempatan untuk menempuh pendidikan, tuntutan sekolah, kematangan biologis, pengaruh dan pendapat teman sebaya, keadaan ekonomi keluarga, masalah keluarga dan sikap teman sebaya.
BAGAIMANA KEPRIBADIANMU? Coba kerjakan 10 pertanyaan dengan melingkari pilihan jawaban sesuai dengan yang Kamu rasakan!! 1. Selain memperhatikan diri Kamu sendiri apakah kamu juga mempunyai perhatian kepada orang lain? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 2. Jika Kamu melakukan kesalahan, apakah Kamu bisa mengatakan “ ya, saya memang salah dan saya minta maaf”? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 3. Dalam menentukan suatu hal, Kamu harus berpikir dulu masak-masak sebelum bertindak? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 4. Apakah Kamu menghargai orang lain atas dasar kemanusiaan? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 5. Jika Kamu dikritik oleh teman-teman, Kamu menerima secara terbuka? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 6. Apakah Kamu mempunyai dan mampu membuat humor dalam bergaul dengan temanteman? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 7. Apakah Kamu mampu menolak jika sahabat Kamu mengajakmu melakukan sesuatu yang bertentangan dengan keinginanmu? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 8. Sebagai seorang yang percaya Tuhan, pernahkah kamu menjalankan ibadah? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 9. Apakah guru Kamu di sekolah merupakan orang tua kamu juga? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu 10. Apakah kamu mampu beradaptasi dengan lingkungan disekitarmu? A. Tidak B. Kadang-kadang C. Selalu Cara mengerjakan : 1. Beri skor 1 untuk pilihan jawaban A, skor 2 untuk pilihan jawaban B dan skor 3 untuk pilihan jawaban C. 2. Jumlahkan semua skor tersebut. 3. Interpretasi jumlah skor adalah : a. jumlah skor antara 1 – 10, berarti kepribadian kamu kurang baik b. Jumlah skor antara 11 -20, berarti kepribadian kamu masih perlu dikembangkan lagi c. Jumlah skor antara 21-30, berarti kepribadian kamu sudah baik
© Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
10
Hakikat Sekretari Oleh Yn. Valah
QUIZ A. Jawablah dengan singkat! 1. Kata sekretaris berasal dari kata Perancis kuno yaitu …. 2. Pimpinan sekretaris cabinet sebagi unsure staf yang membantu pimpinan dalam menyelenggara kan tugas dan kewajibannya disebut …. 3. Sekretaris yang membantu pimpinan dan juga sebagai tenagan staf sering disebut … 4. Yang dimaksud dengan tugas sekretaris yang menggunakan intelegensia adalah …. 5. Tugas sekretaris yang memerlukan skills misalnya apa saja! 6. Tugas sekretaris juga erat hubungannya dengan komunikasi antar manusia/human relation sebab … 7. Istilah sekretaris dalam kalangan Pengadilan Negeri yaitu…. 8. Sekretaris non manajer yang berfungsi sebagai pembantu ahli seorang pejabat dan bersifat pribadi disebut …. 9. Sekretaris yang baru memulai karirnya dengan pengalaman yang cukup sehingga masih memerlukan bimbingan, latihan dan pembiasaan disebut …. 10. Dengan memperhatikan arti kata sekretaris, maka seorang yang menduduki jabatan sekretaris harus mempunyai sifat …. 11. Tugas sekretaris dibidang pelayanan kantor meliputi …. 12. Mengurus paspor, visa dan health certificate merupakan tugas sekretaris menyelenggrakan … 13. Keselutuhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik disebut …. 14. Perbuatan yang berdasarkan pendirian, sehingga mencerminkan sifat watak seseorang disebut 15. Ambeg Paramaarta berarti sikap kepribadian sekretaris yang … 16. Yang termasuk tugas khusus bagi sekretaris adalah …. 17. Sopan santun jika pria berjalan dengan seorang wanita adalah … 18. Dalam berbicara maka sikap sekretaris adalah … 19. Hal-hal yang perlu diperhatikan jika seorang sekretaris merokok adalah … 20. Faktor yang menentukan perkembangan kepribadian adalah ….
B. Buatlah makalah singkat dan diskusikan topik-topik di bawah ini : 1. Bagaimana citra sekretaris yang ideal ? 2. Pengaruh sikap bangga, setia dan cinta terhadap sekretaris 3. Perbedaan-perbedaan yang perlu diperhatikan seorang sekretaris ketika berhadapan dengan orang banyak agar etika pergaulan dapat terpelihara dengan baik 4. Identitas sekretaris sebagai pegawai profesional 5. Pandangan miring masayarakat terhadap profesi sekretaris 6. Cara mengembangkan kepribadian dan sikap untuk menjadi sekretaris yang profesional 7. Benarkan sekretaris hanya seorang juru tulis? 8. Sekretaris merupakan profesi yang penuh tantangan namun menjanjikan C. Jawablah pertanyaan di bawah secara lesan!! 1. Jelaskan pengertian sekretaris menurut pendapatmu! 2. Apa perbedaan antara sekretaris pribadi dengan sekretaris eksekutif! 3. Mengapa sekretaris yunior dalam menyelesaikan tugasnya masih memerlukan bimbingan? 4. Sebutkan tugas sekretaris dalam hal pelayanan umum kantor ! 5. Tindakan apa yang kamu lakukan sebagai sekretaris yang berhubungan dengan pemeliharaan ruang kantor? 6. Sebutkan yang termasuk syarat kepribadian sekretaris! © Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
11
Hakikat Sekretari Oleh Yn. Valah 7. Bagaimana cara seorang sekretaris dalam menghadapai perkembangan ilmu dan teknologi agar profesi sekretaris tetap professional? 8. Bagaimana cara berjabat tangan yang benar dan baik ! 9. Sebutkan bagaimana cara duduk yang baik! 10. Jelaskan bagaimana cara berbusana yag baik! D. Praktik 1. Klipinglah model baju sekretaris untuk kegiatan kerja, menghadiri perjamuan makan malam dan mengikuti seminar 2. Peragakan cara berjalan yang benar tanpa membawa beban dan dengan membawa beban 3. Peragakan cara yang sopan apabila seorang sekretaris mengambil pulpen yang jatuh 4. Peragakan bagaimana cara duduk yang benar sambil menerima telepon 5. Peragakan cara berkenalan yang baik antara sekretaris dengan relasi perusahaan
© Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
12
