Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának
SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzatát az alábbiak szerint adom ki a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított 1990. évi LXV. tv. (a továbbiakban: Ötv.) 38. § (1) bekezdésében, az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. tv. (a továbbiakban: Áht.) 88. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás, továbbá az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kormányrendelet) 10. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettség alapján, figyelemmel az Ötv. 10. § g) pontjára és a Képviselı-testület Szervezeti és Mőködési Szabályzatáról szóló többször módosított 12/2005. (V. 5.) rendelet (a továbbiakban: SZMSZ) 123. § (2) bekezdésére, valamint Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének a Polgármesteri Hivatal Alapító Okirata módosításáról és egységes szerkezetbe foglalásáról szóló 274/2009. (V. 28.) öh. számú határozatára tekintettel.
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A hivatal elnevezése: Hajdúsámson Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala
2. A hivatal székhelye: 4251. Hajdúsámson, Szabadság tér 5.
3. A hivatal levelezési címe: Levélcím: 4251. Hajdúsámson, Szabadság tér 5. Postafiók: 4251. Hajdúsámson, Postafiók 25.
4. A hivatal elérhetıségei: Telefon: központi: polgármester: jogi és szervezési iroda pénzügyi – gazdasági iroda: igazgatási és hatósági iroda: szociális és gyámügyi iroda: városfejlesztési és mőszaki iroda: Fax:
52/590-590, 52/590-592, 52/590-593, 52/590-594, 52/590-595, 52/590-596, 52/590-008, 52/590-591.
1
E-mail címek:
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Honlapjai: www.hajdusamson.hu www.e-tarsulas.hu/hajdusamson
5. A polgármesteri hivatal fontosabb azonosítói: Adószáma: 15373254-2-09 Törzsszáma: 373258 KSH azonosító: 0931097 Bankszámlavezetı pénzintézete: OTP Bank Rt. Észak-alföldi Régió Igazgatósága Bankszámla számai: Elszámolási számla: 11738008-15373254 Építményadó számla: 11738008-15373254-02440000 Magánsz.komm.adója: 11738008-15373254-02820000 Vállalk.komm.adója: 11738008-15373254-02990000 Iparőzési adó besz.szla: 11738008-15373254-03540000 Bírság számla: 11738008-15373254-03610000 Késedelmi pótlék szla: 11738008-15373254-03780000 CKÖ alszámla: 11738008-15373254-04260000 Idegen bevételek szla: 11738008-15373254-04400000 Állami hozzájárulások: 11738008-15373254-05120000 Bérlak.ért.lebony.szla: 11738008-15373254-06080000 Hs.Város Polg.Hiv.: 11738008-15373254-08350000 Termıföld bérbead.: 11738008-15373254-08660000 Egyéb bevét.beszed.: 11738008-15373254-08800000 Gépjármőadó beszed.: 11738008-15373254-08970000
6. A polgármesteri hivatal jogszabályban meghatározott közfeladata: A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 38. § (1) bekezdése alapján az önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat lát el.
2
7. Szakágazati besorolása: 841105 Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége
8. Alaptevékenysége: 2009. december 31. napjáig: 014034 Kisegítı mezıgazdasági szolgáltatás 452014 Mélyépítıipar 452025 Helyi közutak, hidak, alagutak létesítése, felújítása 631211 Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása 751153 Önkormányzati igazgatási tevékenység 751164 Települési kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége 751175 Országgyőlési képviselıválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása 751186 Önkormányzati képviselıválasztással kapcsolatos feladatok végrehajtása 751844 Vízkárelhárítás 751845 Város- és községgazdálkodás szolgáltatás 751856 Települési vízellátás és vízminıség védelem 751867 Köztemetı fenntartási feladatok 751878 Közvilágítási feladatok 751922 Önkormányzatok elszámolása 751966 Önkormányzatok feladatra nem tervezhetı elszámolásai 751999 Finanszírozási mőveletek elszámolása 851219 Háziorvosi szolgálat 851286 Fogorvosi ellátás 851297 Védınıi szolgálat 852018 Állategészségügyi tevékenység 853211 Bölcsıdei ellátás 853244 Családsegítés 853311 Rendszeres pénzbeli ellátások 853322 Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátások 853333 Munkanélküli ellátások 853344 Eseti pénzbeli ellátások 853355 Eseti pénzbeli gyermekvédelmi ellátások 901116 Szennyvízelvezetés és kezelés 901215 Településtisztasági szolgáltatás 902113 Települési hulladékok kezelése, köztisztasági tevékenység 926018 Máshová nem sorolt kulturális tevékenység Kisegítı tevékenysége: Vállalkozási tevékenysége:
70101-5 Saját vagy bérelt ingatlan hasznosítása 221214 Lapkiadás nem folytat
3
2010. január 1. napjától: Tevékenység típusa alaptevékenység
Szakfeladat száma és szakfeladat megnevezése 412000 Lakó- és nem lakóépület építése 421100 Út, autópálya építése 422100 Folyadék szállítására szolgáló közmő építése 493909 M.n.s. egyéb szárazföldi személyszállítás 522110 Közutak, hidak, alagutak üzemeltetése, fenntartása 681000 Saját tulajdonú ingatlan adásvétele 682001 Lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 841112 Önkormányzati jogalkotás 841114 Országgyőlési képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841115 Önkormányzati képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841116 Országos, települési és területi kisebbségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek 841117 Európai parlamenti képviselıválasztáshoz kapcsolódó tevékenységek 841118 Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek 841126 Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 841127 Települési kisebbségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége 841133 Adó, illeték, kiszabása, beszedése, adóellenırzés 841191 Nemzeti ünnepek programjai 841192 Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények 841354 Területpolitikai támogatások és tevékenységek 841355 Közlekedés fejlesztésének támogatása 841356 Hírközlés fejlesztésének támogatása 841357 Információs társadalom fejlesztésének támogatása 841395 Turizmus fejlesztésének támogatása 841401 Önkormányzatok közbeszerzési eljárásainak lebonyolításával összefüggı szolgáltatások 841402 Közvilágítás 841403 Város-, községgazdálkodási m.n.s. szolgáltatások 841901 Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai 841902 Központi költségvetési befizetések 842421 Közterület rendjének fenntartása 851000 Óvodai nevelés intézményeinek, programjainak komplex támogatása 852000 Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatás 854234 Szociális ösztöndíjak 862101 Háziorvosi alapellátás 862102 Háziorvosi ügyeleti ellátás 862211 Járóbetegek gyógyító szakellátása
4
862301 Fogorvosi alapellátás 869041 Család- és nıvédelmi egészségügyi gondozás 869042 Ifjúság-egészségügyi gondozás 880000 Bentlakás nélküli szociális ellátások komplex támogatása 881000 Idısek, fogyatékosok bentlakás nélküli szociális ellátásainak komplex támogatása 882000 Önkormányzati szociális támogatások finanszírozása 882111 Rendszeres szociális segély 882112 Idıskorúak járadéka 882113 Lakásfenntartási támogatás normatív alapon 882114 Helyi rendszeres lakásfenntartási támogatás 882115 Ápolási díj alanyi jogon 882116 Ápolási díj méltányossági alapon 882117 Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás 882118 Kiegészítı gyermekvédelmi támogatás 882119 Óvodáztatási támogatás 882121 Helyi eseti lakásfenntartási támogatás 882122 Átmeneti segély 882123 Temetési segély 882124 Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás 882125 Mozgáskorlátozottak közlekedési támogatása 882129 Egyéb önkormányzati eseti pénzbeli ellátások 882202 Közgyógyellátás 882203 Köztemetés 889935 Otthonteremtési támogatás 889936 Gyermektartásdíj megelılegezése 889942 Önkormányzatok által nyújtott lakástámogatás 889943 Munkáltatók által nyújtott lakástámogatások 890121 Fizikai és információs akadálymentesítést segítı programok, támogatások 890301 Civil szervezetek mőködési támogatása 890302 Civil szervezetek program- és egyéb támogatása 890441 Közcélú foglalkoztatás 890442 Közhasznú foglalkoztatás 890443 Közmunka 890506 Egyházak közösségi és hitéleti tevékenységének támogatása 890509 Egyéb m.n.s. közösségi, társadalmi tevékenységek támogatása 900400 Kulturális mősorok, rendezvények, kiállítások szervezése 931102 Sportlétesítmények mőködtetése és fejlesztése 931206 Sportteljesítmények elismerése, járadékok, ösztöndíjak 889101 Bölcsıdei ellátás 889201 Gyermekjóléti szolgáltatás 889924 Családsegítés
5
Kisegítı tevékenység Vállalkozási tevékenység
581400 Folyóirat, idıszaki kiadvány kiadása 682002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 682002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése
9. A polgármesteri hivatal illetékességi területe: Hajdúsámson város közigazgatási területe
10. Irányító és szakmai felügyeleti szervének neve, székhelye: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete 4251. Hajdúsámson, Szabadság tér 5.
11. A költségvetési szerv besorolása: a) a tevékenység jellege alapján: közhatalmi feladatokat ellátó költségvetési szerv b) a feladatellátáshoz kapcsolódó funkció szerint: önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv
12. Alapító okiratának száma, kelte: 274/2009. (V. 28.) öh. sz. határozat
13. A tevékenységek forrásai: A hivatal tevékenységének feltételeit az Ötv. 8187. §-aiban, valamint a Kormányrendelet 8.§-ában nevesített forrásokból teremti meg. A hivatal feladatai ellátáshoz hazai és uniós források igénybevételére is törekszik pályázatokon való részvétel útján.
14. A Hivatal képviselete: Az Ötv. 9. § (1) bekezdés értelmében a Képviselıtestületet a polgármester képviseli. A hivatal képviseletére a jegyzı jogosult, távollétében az aljegyzı, illetve az általuk írásban meghatalmazott köztisztviselı. A jogi képviseletet egyedi meghatalmazás alapján jogi végzettségő köztisztviselık, ügyvédek, ügyvédi irodák látják el.
6
15. Az önkormányzat tevékenységét meghatározó legfontosabb jogszabályok: 1949. évi XX. tv. 1952. évi IV. tv. 1959. évi IV. tv. 1988. évi I. tv. 1989. évi XXXIV. tv. 1990. évi LXIV. tv. 1990. évi LXV. tv. 1990. évi C. tv. 1991. évi XX. tv.
1992. évi XXII. tv. 1992. évi XXIII. tv. 1992. évi XXXIII. tv. 1992. évi XXXVIII. tv. 1992. évi LXIII. tv. 1993. évi III. tv. 1993. évi LXXVII. tv. 1993. évi LXXVIII. tv. 1993. évi LXXIX. tv. 1993. évi XCIII. tv. 1994. évi LIII. tv. 1995. évi LIII. tv. 1995. évi LXVI. tv. 1995. évi CXVII. tv. 1996. évi XXI. tv. 1996. évi XXXI. tv. 1996. évi XXXVII. Tv 1997. évi XXXI tv. 1997. évi LXXVIII. tv. 1997. évi C. tv. 1997. évi CXL. tv. 1997. évi CXXXV. tv. 1999. évi LXIX. tv. 2000. évi XCLV. tv. 2000. évi C. tv. 2003. évi XCII. tv. 2003. évi CXXIX tv. 2004. évi CXL tv. 2005. évi XC. tv. 2005. évi CLXIV. tv. 2006. évi IV. tv.
a Magyar Köztársaság Alkotmánya, a házasságról, a családról és a gyámságról a Polgári Törvénykönyvrıl a közúti közlekedésrıl az országgyőlési képviselık választásáról a helyi önkormányzati képviselık és polgármesterek választásáról a helyi önkormányzatokról a helyi adókról a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségő szervek feladat- és hatásköreirıl a Munka Törvénykönyvérıl a köztisztviselık jogállásáról a közalkalmazottak jogállásáról az államháztartásról a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról a szociális igazgatásról és a szociális ellátásokról a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól a lakások és helyiségek bérletére, valamint az elidegenítésükre vonatkozó egyes szabályokról a közoktatásról a munkavédelemrıl a bírósági végrehajtásról a környezet védelmének általános szabályairól a közokiratokról, a közlevéltárakról és magánlevéltári anyag védelmérıl a személyi jövedelemadóról a területfejlesztésrıl és a területrendezésrıl a tőz elleni védekezésrıl, a mőszaki mentésrıl és a tőzoltóságról a polgári védelemrıl a gyermekek védelmérıl és a gyámügyi igazgatásról az épített környezet alakításáról és védelmérıl a választási eljárásról a muzeális intézményekrıl, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közmővelıdésrıl a helyi önkormányzatok társulásairól és együttmőködésérıl a szabálysértésekrıl a sportról a számvitelrıl az adózás rendjérıl a közbeszerzésekrıl a közigazgatási hatósági eljárások és szolgáltatások általános szabályairól az elektronikus információszabadságról a kereskedelemrıl a gazdasági társaságokról
7
2006. évi XLIX. tv. a lobbi tevékenységrıl 2006. évi LII. tv. a polgárırségrıl 2007. évi CXXVII. tv. az általános forgalmi adóról 29/1993. (II. 17.) Korm. rendelet a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások térítési díjáról 20/1995. (III.03.) Korm. rendelet a kisebbségi önkormányzatok költségvetésének, gazdálkodásának, vagyonjuttatásának egyes kérdéseirıl 4/1997. (I.22.) Korm. rendelet az üzletek mőködésérıl és a belkereskedelmi tevékenység folytatásának feltételeirıl 149/1997. (IX.10.) Korm. rendelet a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás mőködési rendjérıl 218/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az egyes szabálysértésekrıl 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 133/2007. (VI.13.) Korm. rendelet az üzletek mőködésének rendjérıl, valamint az egyes üzlet nélkül folytatható kereskedelmi tevékenységek végzésének feltételeirıl 38/1998. (IX.04.) BM rendelet a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról, a Magyar Köztársaság tárgyévi költségvetésérıl szóló törvények, önkormányzati rendeletek, továbbá a Magyar Köztársaság Európai Unióban való tagságából adódóan egyes, közvetlenül hatályos elsıdleges és másodlagos közösségi jogforrások.
8
II. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE, MŐKÖDÉSI RENDJE
1. A hivatal irányítása
1. A polgármester A polgármester a Képviselı-testület döntése szerint és saját önkormányzati jogkörében a jegyzı útján irányítja a Hivatalt (Ötv. 35.§ (2) bek., SZMSZ 108-115. §). A polgármester a) a jegyzı javaslatainak figyelembevételével meghatározza a hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában (Ötv. 35.§ (2) bek. a) pont), b) dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja (Ötv. 35.§ (2) bek. b) pont), c) a jegyzı javaslatára elıterjesztést nyújt be a képviselı-testületnek a hivatal belsı szervezeti tagozódásának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására (Ötv. 35.§ (2) bek. c) pont), d) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét (Ötv. 35.§ (2) bek. d) pont), e) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı és az önkormányzati intézményvezetık tekintetében (Ötv. 35.§ (2) bek. e) pont), f) felelıs az önkormányzat gazdálkodásának szabályszerőségéért (Ötv. 90.§ (1) bek.), g) irányítja az alpolgármestereket feladataik ellátásában, összehangolja tevékenységüket h) biztosítja a hivatalra háruló legfontosabb feladatoknak vezetıi vagy apparátusi értekezleten való megtárgyalását.
2. Az alpolgármesterek a) A képviselı-testület - saját tagjai közül a polgármester javaslatára, titkos szavazással - a polgármester helyettesítésére, munkájának segítésére két fı társadalmi megbízatású alpolgármestert választ (Ötv. 34. § (1) bek., SZMSZ 116. § (1) bek.). b) Az alpolgármesterek a polgármester által meghatározott területen segítik a polgármestert, felelısséggel a képviselı-testületnek tartoznak. (Ötv. 34. § (2) bek., SZMSZ 116.§ (2 bek.). c) Az alpolgármesterek együttmőködnek a polgármesterrel az önkormányzat képviseletében, a bizottságok munkájának összehangolásában, a hivatal önkormányzati feladatai felügyeletének ellátásában. Közremőködnek a képviselı-testület olyan napirendi pontjainak elıkészítésében
9
és a határozatok végrehajtásában, amelyek a polgármester által meghatározott feladatkörükkel összefüggenek. d) A hivatal irányítása szempontjából a polgármester által kijelölt egyik alpolgármester látja el az oktatási, kulturális, sport, és a városfejlesztési ügykörökben, a másik alpolgármester a mőszaki, népjóléti és pénzügyi ügykörökben felmerülı feladatokat a polgármesterrel történt egyeztetés után. Ezen túlmenıen más területen nem jogosultak eljárni. A polgármester távollétében, tartós akadályoztatása esetén az alpolgármesterek közül a polgármester által kijelölt alpolgármester látja el a polgármester valamennyi feladatát, gyakorolja hatásköreit.
2. A hivatal vezetése
1. A hivatal vezetıjének kinevezési rendje A képviselı-testület – pályázat útján – a jogszabályban megállapított képesítési követelményeknek megfelelı jegyzıt nevez ki határozatlan idıre (Ötv. 36.§ (1) bek., a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. tv. (a továbbiakban: Ktv.) 8.§ alapján. (SZMSZ 117.§ (1) bek.).
2. A jegyzı A jegyzı a polgármester irányításával vezeti a hivatalt, szervezi feladatai ellátását. Az irodák tevékenységét irodavezetık útján irányítja (Ötv. 36.§ (2) bek.). A jegyzı a) gondoskodik az önkormányzat mőködésével kapcsolatos feladatok ellátásáról (Ötv. 36.§ (2) bek. a) pont), b) felügyel a hivatal tevékenységének törvényességére, ennek körében - ellenırzi a hivatal hatósági tevékenységét, - szükség esetén funkcionális, eseti és célvizsgálatot rendel el, c) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét (Ötv. 36.§ (2) bek. b) pont), d) gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselıi tekintetében. A kinevezéshez, vezetıi megbízáshoz, felmentéshez, a vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz – a polgármester által meghatározott körben – a polgármester egyetértése szükséges (Ötv. 36.§ (2) bek. b) pont). e) döntésre elıkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket (Ötv. 36.§ (2) bek. c) pont), f) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át (Ötv. 36.§ (2) bek. d) pont),
10
g) a polgármester irányításával gondoskodik a képviselı-testület - üléseinek idıben történı elıkészítésérıl, - elé kerülı elıterjesztések elızetes bizottsági véleményeztetésérıl, - ülésein jegyzıkönyv vezetésérıl, - ülésenként kétszeri névsorolvasás megtartásáról, - döntéseinek az érdekeltekhez történı megküldésérıl (SZMSZ 118.§), h) felelıs a képviselı-testületi elıterjesztések és határozati javaslatok jogi véleményezéséért (SZMSZ 50. §), i) gondoskodik a képviselı-testület bizottságai üléseinek elıkészítésérıl, megszervezésérıl, felvilágosítás megadásáról (SZMSZ 81.§), j) tanácskozási joggal vesz részt a képviselı-testület, a képviselı-testület bizottságainak ülésén (Ötv. 36.§ (2) bek. e) pont, SZMSZ 118. §), k) közremőködik az önkormányzat rendeleteinek kidolgozásában, gondoskodik a rendeletek kihirdetésérıl, ill. közzétételérıl (SZMSZ 59.§, 118. §), l) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben (Ötv. 36.§ (2) bek. f) pont), m) tájékoztatja a képviselı-testületet a hivatal munkájáról, feladatai végrehajtásáról, (SZMSZ 118. § (2) bek.), n) gondoskodik az önkormányzati rendeletek hatályosságáról, jogszabályváltozás esetén jelzi a módosítás szükségességét, általánosságban gondoskodik azok folyamatos felülvizsgálatáról, az SZMSZ mellékleteinek, függelékeinek folyamatos, naprakész vezetésérıl (SZMSZ 60.§), o) kikéri a kisebbségi és településrészi önkormányzatok, érdekképviseleti szervek véleményét az ıket érintı kérdésben,
3. Az aljegyzı A képviselı-testület a jegyzı javaslatára – a jegyzıre vonatkozó szabályok szerint – aljegyzıt nevez ki határozatlan idıre a jegyzı helyettesítésére, a jegyzı által meghatározott feladatok ellátására (Ötv. 36.§ (1) bek., Ktv. 8.§). A jegyzı távollétében, tartós akadályoztatása esetén az aljegyzı látja el a jegyzı valamennyi feladatát, gyakorolja hatásköreit.
11
4. A belsı szervezeti egységek vezetıi 1. Az irodavezetık A hivatal belsı szervezeti egységeinek (irodáinak) élén az irodavezetı állnak. Az irodavezetıt a jegyzı – a polgármester egyetértésével – kizárólag jogszabályban meghatározott felsıfokú iskolai végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával, vagy azzal egyenértékő képesítéssel rendelkezı köztisztviselık közül határozatlan idıre bíz meg. Az irodavezetı feladatai: a) felelıs a szervezeti egység munkájáért, annak szakirányú, jogszerő mőködéséért, b) gondoskodik a szervezeti egység feladatjegyzékének, valamint a munkaköri leírások elkészítésérıl és naprakészen tartásáról, c) felelıs a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata – területét érintı – mellékleteinek naprakészen tartásáért, d) elvégzi a teljesítményértékelésekkel, minısítéssel kapcsolatban rábízott feladatokat, e) felelıs a szervezeti egység feladatkörébe tartozó, illetve esetenként rábízott feladatok döntés-elıkészítéséért és határidıben történı végrehajtásáért, f) gyakorolja a polgármester és a jegyzı által meghatározott körben a kiadmányozási jogot, g) elıkészíti a feladatköréhez tartozó testületi elıterjesztéseket, részt vesz a képviselı-testület ülésén, h) köteles részt venni meghívás alapján, vagy a szervezeti egységet érintı napirend tárgyalásakor a bizottsági üléseken, akadályoztatása esetén helyettesítésrıl gondoskodni, i) közremőködik az intézmények irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések elıkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, j) gyakorolja - átruházott jogkörben – a szervezeti egység köztisztviselıi tekintetében az egyéb munkáltatói jogokat, k) köteles a vezetése alatt mőködı szervezeti egység tevékenységérıl naprakész információval rendelkezni, az irodát érintı gazdálkodási feladatokat figyelemmel kísérni, tapasztalatairól a tisztségviselıket tájékoztatni, l) gondoskodik a vezetése alatt mőködı szervezeti egységben az ügyfélfogadási és munkarend betartásáról, m) felelıs a szervezeti egységek közötti folyamatos tájékoztatásért, információáramlásért, az egységes hivatal munkáját elısegítı, az egyes szervezeti egységek együttmőködését biztosító kapcsolattartásért.
12
5. Az ügyintézı feladata: a) az államigazgatási ügyek érdemi döntésre való elıkészítése, ill. ilyen irányú felhatalmazás esetén a kiadmányozása, b) szakértelemmel foglalkozik a rábízott területtel összefüggı valamennyi kérdéssel, felelıs a saját tevékenységéért és munkaterületén a törvényesség betartásáért, c) a munkaköri leírásban részére megállapított, ill. a vezetıje által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidık figyelembevételével végzi, d) felelıs a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata – területét érintı – mellékleteinek módosításáért. e) az eljáró ügyintézık ügykörükben kötelesek más irodák ügyintézıivel együttmőködni, egyeztetni, az egyeztetés megtörténtét az ügyiratokban dokumentálni,
6. Az ügykezelı feladata: a) gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, az ügyiratok átvételérıl, iktatásáról, a kiadmánytervezeteknek az ügyintézı útmutatása szerinti gépelésérıl, sokszorosításáról, továbbításáról, b) ellátja mindazokat a nem érdemi jellegő feladatokat, amelyekkel a vezetıje megbízza.
7. A munkaszerzıdéssel foglalkoztatott alkalmazott feladata: a) biztosítja a hivatal napi mőködését, b) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a vezetıje megbízza. A hivatal valamennyi munkavállalója munkája során köteles a Magyar Köztársaság Alkotmányát, alkotmányos jogszabályait megtartani. Az állami és szolgálati titkot megırizni. Hivatali kötelességét részrehajlás nélkül, lelkiismeretesen, becsületesen, a jogszabályoknak megfelelıen, pontosan, etikusan, az emberi méltóságot feltétlenül tiszteletben tartva, a legjobb tudása szerint a nemzet és Hajdúsámson Város Önkormányzata érdekeinek szolgálatával teljesíteni. A hivatalban és azon kívül példamutatóan viselkedni.
8. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekrıl szóló 2007. évi CLII. Törvény 4. §-a alapján a vagyonnyilatkozat átadására, nyilvántartására, a vagyonnyilatkozatban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokról, a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos eljárásról, továbbá a kötelezettek körére vonatkozóan külön Szabályzat rendelkezik.
13
3. A hivatal belsı tagozódása
1. A képviselı-testület döntése értelmében a hivatal az alábbi szervezeti egységekre (irodákra) tagozódik:
1.1. Jogi és Szervezési Iroda (6 státusz) = 1 státusz
= 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz
irodavezetı munkakör; (testületek mőködésével, egészségügyi alapellátással, intézmény irányítással, választásokkal kapcsolatos feladatkörök) jogász munkakör; (jogi, szervezési feladatkörök) számítógépes ügyintézı munkakör; (fogyasztóvédelmi ügyintézıi feladatkör) ipari és belkereskedelmi ügyintézı; személyügyi ügyintézı munkakör; közoktatási – szociális ügyintézı munkakör; (intézmény kt. – mikrot.társ. ügyintézı feladatkör)
1.2. Pénzügyi-Gazdasági Iroda (9 státusz) = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz = 1 státusz
irodavezetı munkakör; költségvetési – beruházási ügyintézıi munkakör; költségvetési – pályázati ügyintézıi munkakör; költségvetési ügyintézıi munkakör; pénzügyi ügyintézıi munkakör (banki utalások); pénzügyi – számviteli ügyintézıi munkakör (köt.váll. nyilvánt.); pénzügyi – gazdasági ügyintézı (tárgyi eszköz nyilvánt.); számviteli ügyintézı (fıkönyvi könyvelı); pénztáros;
1.3. Igazgatási és Hatósági Iroda (12 státusz) = 1 státusz = 4 státusz = 2 státusz = 2 státusz = 3 státusz
irodavezetı munkakör; (egyéb jogi feladatkör) adóügyi ügyintézıi munkakör; igazgatási ügyintézı munkakör; építéshatósági ügyintézıi munkakör számítógépes ügyintézıi munkakör (iktatás, irattározási, e-közzétételi feladatok)
14
1.4. Szociális és Gyámügyi Iroda (6 státusz) = 1 státusz = 5 státusz
irodavezetı munkakör; (gyermekvédelmi gyámügyi feladatkör) szociálpolitikai ügyintézıi munkakör
1.5. Városfejlesztési és Mőszaki Iroda (5 státusz) = 1 státusz = 2 státusz = 1 státusz = 1 státusz
irodavezetı munkakör; mőszaki ügyintézı városüzemeltetési ügyintézıi munkakör; (katasztrófavédelmi ügyintézıi feladatkör) pályázati referens munkakör.
2. Az irodák egymással mellérendeltségi viszonyban állnak és kötelesek együttmőködni a feladatok végrehajtásában.
3. Az irodák kötelesek belsı munkarendjüket számon kérhetı módon kialakítani, így különösen a) féléves munkatervet készíteni, b) nyilvántartani az irodán dolgozók munkaköri leírását, c) szabályozni az irodai értekezletek rendjét, d) az irodavezetıi ellenırzés, számonkérés módját, gyakoriságát, a munkafegyelem biztosítását, ellenırzését az erre vonatkozó utasítások szerint, e) információáramlás mikéntjét.
4. A hivatal mőködési rendje
1. A polgármesteri hivatal munkarendje Hétfı: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
7,30 – 16,00 óráig 7,30 – 16,00 óráig 7,30 – 16,00 óráig 7,30 – 16,00 óráig 7,30 – 13,30 óráig
A köztisztviselık heti munkaideje: 40 óra, részére a munkaidın belül – a munkavégzés megszakításával, kivéve a pénteki napot, amikor a munkaidı végén – napi 30 perc munkaközi szünetet kell biztosítani.
15
2. Az ügyfélfogadás rendje: Hétfı: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
8,00 – 12,00 óráig 8,00 – 12,00 óráig 8,00 – 12,00 óráig, és 13,00 – 18,00 óráig nincs ügyfélfogadás 8,00 – 12,00 óráig
A szerdai napon meghosszabbított ügyfélfogadást végzı köztisztviselı részére szabadidı jár. A polgármester fogadó órája: Hétfı:
8,00 – 12,00 óráig
Az alpolgármesterek fogadó órája: Szerda:
8,00 – 12,00 óráig
A jegyzı fogadó órája: Kedd:
8,00 – 12,00 óráig
2. Az igazgatási szünet A hivatal minden évben a július hónap utolsó két hete és augusztus hónap elsı két hete által meghatározott idıszakon belül 10 egymást követı munkanapon, valamint a karácsonyi ünnepeket megelızı/magába foglaló hét és december 31. napja között meghatározott idıszakon belül legfeljebb 5 egymás után következı munkanapon igazgatási szünetet tart, mely alatt a szabadságot ki kell adni illetve ki kell venni. Az igazgatási szünet alatt a hivatal zárva tart, az elıre nem látható halaszthatatlan ügyek (pl.: halálozások anyakönyvezése, katasztrófa-helyzet bekövetkezése stb.) bejelentésére jegyzıi hatáskörben megállapított módon ügyeletet kell biztosítani. A jegyzı, hogy az igazgatási szünet idıszakára vonatkozón a Magyar Posta illetékes szervével megállapodást köt a postai küldemények kezelése tárgyában. Az igazgatási szünetnek a fent megjelölt idıszakokon belüli mindenkori kezdı és befejezı idıpontját a jegyzı a Ktv. 41/A § (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás szerint munkáltatói jogkörben határozza meg. Az igazgatási szünet részletes szabályait jegyzıi utasítás tartalmazza. Az igazgatási szünet idıtartamáról valamint a lakosságot ezzel kapcsolatban érintı információkról a lakosságot helyben szokásos módon tájékoztatni kell. Az igazgatási szünetrıl sajtó útján tájékoztatni kell a társhatóságokat is.
16
III. A HIVATAL FELADATAI
1. A hivatal feladatai általában
1. A hivatal mőködésével köteles elısegíteni a) a törvényesség betartását, b) a képviselı-testület rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, c) az állampolgári jogok érvényesülését, d) az Európai Uniós elıírások betartását.
2. A hivatalnak az ügyintézés során törekednie kell: a) az anyagi és az eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatására, b) a hatékony és gyors ügyintézésre, az ügyintézési határidık betartására, c) az ügyintézés színvonalának emelésére, az ügyintézés jogszabályi kereteken belüli egyszerősítésére, d) az ügyfelek részére a szükséges felvilágosítást szóban és írásban kulturáltan megadni, e) a gyakrabban elıforduló államigazgatási ügyekben az ügyfelek tájékoztatását írásban is (szórólapok segítségével) biztosítani, f) a jogok érvényesülésének elısegítésére, a kötelezettségek elımozdítására, valamint az állampolgári fegyelem megszilárdítására.
teljesítésének
3. A hivatal információáramlásának biztosítása érdekében szükséges feladatok: a) A képviselı-testületi üléseken részt kell vennie a polgármesternek, alpolgármestereknek, a jegyzınek, az aljegyzınek, az irodavezetıknek (távollétükben helyettesüknek), az ıket érintı napirendnél a fıépítésznek, a személyzeti vezetınek, a belsı ellenırnek, az elıterjesztés készítıjének, a technikai feladatokat ellátó személynek. b) Évenként legalább két alkalommal apparátusi értekezletet kell tartani, melynek keretében az elmúlt idıszak tevékenységét értékelni kell és az elkövetkezendı idıszak fıbb feladatait meg kell határozni.
17
c) Negyedévenként legalább egy alkalommal irodánként munkaértekezlet tartása kötelezı, ahová az illetékes tisztségviselıt is meg kell hívni. d) Hetente egy alkalommal vezetıi értekezletet kell tartani, - az operatív feladatok meghatározására és végrehajtására, instrukciók adása, - a feladatok teljesítésének számonkérése céljából, melyen részt kell venni = a tisztségviselıknek, = az irodavezetıknek, A vezetıi értekezletrıl írásban emlékeztetıt kell készíteni a feladat, a határidı, valamint a felelıs megnevezésével. Az emlékeztetı készítése a ………….feladata, akadályoztatása esetén köteles helyettesrıl gondoskodni. e) Annak érdekében, hogy az irodák munkájáról a tisztségviselık részletes tájékoztatást kapjanak, minden irodavezetı a képviselı-testületi ülést megelızı hét csütörtök 12.00 óráig részletes jelentést köteles készíteni az elızı képviselı-testületi ülés óta eltelt idıszakban tett intézkedésekrıl. A jelentésnek ki kell térnie a költségvetési felhasználásra, a képviselı-testületi ülésen felvetıdött problémák megoldására, valamint a képviselı-testületi határozatok végrehajtása érdekében tett intézkedésekre, valamint az önkormányzati honlapon történı adatváltozásokra is
4. A polgármesteri hivatal iratkezelési szabályai a) A polgármesteri hivatalnál az iratkezelés a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelıen központi iratkezelési formában (egyetlen helyen történik az iktatás valamennyi mozzanata –a szociális és gyámügyi iroda kivételével – , de belsı szervezeti egységek számához igazodva külön-külön iktatókönyvben) elektronikus módon. b) Az egységes és szabályszerő ügyirat-kezelési gyakorlatot a jegyzı felügyeli. A jegyzıt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén az aljegyzı helyettesíti. c) A jegyzı felelıs: 1.) az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerőségéért és a feladatoknak megfelelı célszerőségéért, 2.)
az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,
3.) az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenırzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért, 4.) az iratkezelést végzı, vagy azért felelıs személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért, 5.) az iratok szakszerő és biztonságos megırzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és mőködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,
18
6.) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítıkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók, stb.) biztosításáért, 7.) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külsı és belsı név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, 8.) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott mőködéséért, 9.)
egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintı feladatokért.
d) A jegyzı az önkormányzat által üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában meghatározza az üzemeltetéssel és ellenırzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket, kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért általánosan felelıs személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelıs személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítésérıl és felügyeletérıl. e) A jegyzı a polgármesteri hivatal közérdekő adatok közzétételi kötelezettségének teljesítésének szabályairól külön szabályzatban rendelkezik. a közérdekő adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjérıl külön szabályzatban rendelkezik.
5. Hivatalos bélyegzık használata a) A hivatali bélyegzı arra szolgál, hogy az iratok valódiságát, hivatalos voltát tanúsítsa. b) A bélyegzık használata: - Hajdúsámson Város Polgármestere – feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzı használatára a polgármester jogosult. - Hajdúsámson Város Jegyzıje – feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzı használatára a jegyzı jogosult. - Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatal (számozással) – feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzıt a saját feladatkörében kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányokon lehet használni. - Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete – feliratú, állami címerrel ellátott körbélyegzıt a képviselı-testület hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozásakor lehet használni. - Hajdúsámson Város Önkormányzata – feliratú, Hajdúsámson Város címerével ellátott körbélyegzıt okleveleken, protokoll jellegő megállapodásokon, stb. lehet használni.
19
c) A polgármesteri hivatal hivatalos körbélyegzıinek megrendelésérıl a jegyzı gondoskodik a Pénzügyi - Gazdasági Irodán keresztül. d) A bélyegzı használója anyagi, fegyelmi és büntetıjogi felelısséggel tartozik a bélyegzı jogszerő használatáért, ırzéséért. e) A bélyegzıkrıl a Pénzügyi – Gazdasági Iroda nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzı lenyomatát, az átvétel-átadás idıpontját, az átvevı aláírását. Ha megszőnik a bélyegzıt kezelı dolgozó jogviszonya, a bélyegzı visszaadását a nyilvántartáson igazolni kell. f) Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzıt a Pénzügyi – Gazdasági Irodának vissza kell adni, ahol az jegyzıkönyv felvétele mellett megsemmisítésre kerül. A jegyzıkönyvet a nyilvántartás mellékleteként meg kell ırizni.
6. A kiadmányozás rendje a) A polgármesteri hatáskörbe tartozó valamint a jegyzıi hatáskörbe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét a Kiadmányozás rendjérıl szóló Szabályzat tartalmazza. b) Kiadmányozás esetén az aláírás formája a következı: „…….(név) jegyzı, polgármester megbízásából: sk. aláírás irodavezetı/ügyintézı neve beosztása”
2. A hivatal feladatai a képviselı-testülettel kapcsolatban
A hivatal köteles: a) a képviselı-testület rendeleteit, határozatait végrehajtani, b) az ügykörüket érintı képviselı-testületi elıterjesztéseket elkészíteni, c) az önkormányzati képviselık interpellációit kivizsgálni és azokra az erre vonatkozó szabályok szerint választ adni (Ötv. 19.§ (2) bek. a) pont), d) az önkormányzati képviselınek a munkájához szükséges tájékoztatást és ügyviteli közremőködést biztosítani (Ötv. 19.§ (2) bek. e) pont), e) az önkormányzati képviselı közérdekő bejelentésére 15 napon belül érdemi választ adni (Ötv. 19.§ (2) bek. e) pont, 34. §).
20
3. A hivatal feladatai a képviselı-testület bizottságainak, valamint a településrészi önkormányzatok mőködésével kapcsolatban A hivatal köteles: a) a képviselı-testület által meghatározott illetékes bizottság véleményét kikérni a képviselı-testületi elıterjesztésekkel kapcsolatban, b) a bizottság mőködéséhez szükséges tájékoztatást megadni, c) a képviselı-testület bizottságai mőködésének ügyviteli feladatait ellátni, a technikai és adminisztratív igényeket kielégíteni (Ötv. 29.§), d) a bizottság üléseirıl jegyzıkönyvet, nyilvántartást vezetni.
4. A hivatal feladatai a kisebbségi önkormányzatokkal kapcsolatban
1. A Nek. 28.§-a alapján a hivatal – a Szervezeti és Mőködési Szabályzatában meghatározott módon – köteles a kisebbségi önkormányzat munkáját segíteni. 2. A Nek. 59.§ (1) bekezdés szerint a kisebbségi önkormányzat feladat- és hatásköre ellátásához szükséges – a helyi önkormányzat tulajdonában lévı – vagyont a helyi kisebbségi önkormányzat használatába kell átadni. 3. Az Áht. 66.§, 68.§ (3) bekezdése szerint a települési önkormányzat és a kisebbségi önkormányzat együttmőködésük szabályait megállapodásban rögzítik. 4. A kisebbségi önkormányzat költségvetésének, gazdálkodásának, vagyonjuttatásának egyes kérdéseirıl szóló 20/1995. (III.03.) Korm. rendelet 12.§ (3) bekezdése értelmében a hivatal a megállapodásban foglaltak szerint biztosítja a helyi kisebbségi önkormányzat testületi mőködésének feltételeit és ellátja az ezzel kapcsolatos teendıket, így különösen a kisebbségi önkormányzat testületi mőködésének rendjéhez igazodó helyiséghasználatot, a posta, kézbesítési, gépelési, sokszorosítási feladatok ellátását, ideértve az ezzel járó költségek viselését is. 5. A megállapodás értelmében a hivatal Jogi és Szervezési Irodája segíti a kisebbségi önkormányzatot az ügyviteli feladataik ellátásában, a pénzügyi vonatkozású kérdésekben a Pénzügyi –Gazdasági Iroda biztosítja a szakszerő és jogszerő mőködést. 6. A törvényi kötelezettségnek eleget téve a kisebbségi önkormányzat a hivatal Szabadság tér 5. szám alatti telephelyén került elhelyezésre, a telephely üzemeltetésével kapcsolatos költségeket – a telefonhasználat kivételével – a hivatal viseli.
21
5. A hivatal és a civil szervezetek, állampolgárok kapcsolata
1. Az Ötv. 2. § (1) bekezdés szerint a helyi önkormányzat érvényre juttatja a népfelség elvét, helyi közügyekben demokratikus módon, széleskörő nyilvánosságot teremtve kifejezi és megvalósítja a helyi közakaratot. 2. A települési önkormányzat a feladatai körében támogatja a lakosság önszervezıdı közösségeinek a tevékenységét, együttmőködik e közösségekkel (Ötv. 8.§ (5) bekezdés). 3. A polgármester együttmőködik a különbözı társadalmi, egyházi szervezetekkel, a lakosság önszervezıdı közösségeivel, valamint a városban mőködı vállalatokkal, vállalkozókkal. Ezek vezetıitıl jogszabályban elıírt körben tájékoztatást kérhet, ill. tájékoztatja ıket az önkormányzat fejlesztéseinek jelentısebb kérdéseirıl, velük együttmőködési megállapodásokat kezdeményezhet. 4. A képviselı-testület évente a jogszabályban meghatározottak szerint elıre meghirdetett idıpontban közmeghallgatást tart, amelyen az állampolgárok és a helyben érdekelt szervezetek képviselıi közérdekő kérdést és javaslatot tehetnek (Ötv. 13.§, SZMSZ 130-134. §). 5. Az Ötv.-ben és az SZMSZ-ben meghatározott feladatok végrehajtása a hivatal feladata. Az állampolgárok és civil szervezetek a lakossági fórumokon, közmeghallgatásokon szerezhetnek tudomást a hivatal munkájáról. 6. A lakosság tájékoztatását szolgálja az ingyenesen terjesztett Sámsoni Hírlap, valamint az önkormányzat honlapjai is. 7. A fórumok elıtt a Jogi és Szervezési Iroda gondoskodik az állampolgárok tájékoztatásáról, az egyéni választókerületekben lévı, hirdetıtáblákra kihelyezett, intézményekhez, valamint a helyi televíziókhoz eljuttatott meghívók segítségével.
6. Az érdekképviseleti szervezet mőködése a hivatalon belül
1. A hivatal munkavállalóinak joga, hogy gazdasági és társadalmi érdekeik érvényesítése, védelme érdekében hivatalosan elismert érdekképviseleti szervezetekbe belépjenek, illetve annak tagjai legyenek. 2. A hivatalon belül a hivatalos érdekképviseleti szervezetek a mindenkor érvényes jogszabályoknak megfelelıen mőködhetnek, és épülhetnek be a hivatal vezetési és mőködési folyamataiba.
22
3. A hivatal vezetıi kötelesek mindazon kérdések megtárgyalásába és a döntéshozatalba bevonni az érdekképviseleti szervek illetékes vezetıit vagy megbízott képviselıit, amelyekre a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok vagy utasítások elıírásokat tartalmaznak.
7. Az utasítás és az ellenırzési jogok gyakorlásának szabályozása
1. A vezetıket (jegyzı és irodavezetık) utasítási és ellenırzési jog illeti meg a szervezetileg közvetlenül hozzájuk tartozó vezetık és beosztott munkatársak felett. Az utasítás teljesítésénél figyelemmel kell lenni a köztisztviselık jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. tv. 38. §-a (3)-(4) bekezdéseiben foglaltakra. 2. Az utasítási jogot a feladatköri és hatásköri munkamegosztás alapján a szervezet vezetıi közvetlenül gyakorolják. A kiadott utasítások írásbeliek és szóbeliek lehetnek. 3. Az írott formában megjelenı utasítások legfontosabb formái a jegyzıi, polgármesteri utasítások - melyek a hivatali mőködés kiemelt fontosságú feladataira vonatkozó elıírásokat, valamint a tevékenységi folyamatok szabályozását tartalmazzák. Ugyancsak jegyzıi utasítások intézkednek az esetenként létrehozott munkacsoportok munkájának feladatköri és hatásköri szabályozására. 4. A polgármesteri és jegyzıi utasításokat évente kezdıdı, folyamatos sorszámozással, egységes jelölést alkalmazva kell kiadni. Az utasítások nyilvántartásáról a Jogi és Szervezési Iroda köteles gondoskodni. 5. Az írott utasítások másik formája a végrehajtási utasítás, melyet a végrehajtási feladatkör és hatáskör szerint illetékes irodavezetı a jegyzı ellenjegyzésével ír alá. A végrehajtási utasítások a szervezeti mőködés jelentısebb ügyrendi feladatainak rendjére, valamint az ügyvitelhez kapcsolódó feladatköri és hatásköri munkamegosztásra vonatkozó szabályozást tartalmazzák. 6. A fentebb részletezett írásos utasításokon kívül az utasítási rendszer részét képezik mindazok a belsı szabályzatok, intézkedési tervek, programok, amelyek a Hivatal valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára nézve kötelezı érvénnyel bírnak. 7. A szabályozás alapelve az, hogy minden vezetıt és irányítással megbízott munkatársat ellenırzési jog illet meg, illetve kötelezettség terhel mindazon utasítások, jogszabályi elıírások végrehajtásának ellenırzésében, amelyek ellátására utasítást adtak vagy kaptak. 8. A mőködési folyamatokhoz kapcsolódó (folyamatba épített) ellenırzési feladatok munkamegosztását a belsı szabályzatok és a munkaköri leírások tartalmazzák. 9. További általános szabály, hogy minden vezetıt és irányítással megbízott beosztott munkatársat azonnali jelentési kötelezettség terhel mindazon esetekben, amikor az általuk irányított munka végzésében a tervezetthez képest olyan változás/eltérés keletkezik, amely - veszélyezteti a feladatnak az utasításban, tervben meghatározott tartalmú, szakmai színvonalú, eredményességő vagy határidejő végrehajtását, - megakadályozza a párhuzamosan végzett, vagy a sorrend szerint következı munkafolyamatok tervszerő indítását vagy folyamatos ellátását, továbbá
23
- gátolja az együttmőködési munkakapcsolatok programszerőségét, hatékonyságát. 10. A szervezeti egységek vezetıi és az irányítással megbízott beosztott munkatársak az ellenırzési jogot - az általános jelentési kötelezettség szabályainak betartása mellett közvetlenül gyakorolják. 11. A hivatalt érintı külsı ellenırzések esetében (a polgármesterrel történı elızetes egyeztetés alapján) a jegyzı dönt az ellenırzés megindításának szervezési feladatairól, jelöli ki az ellenırzésben résztvevı szervezeti egységeket, illetve bízza meg a résztvevı személyeket. A külsı szervek által végzett ellenırzésben résztvevı hivatali szervezeti egységek és személyek kötelezı feladata az ellenırzést végzı szervezetek/személyek munkájának következetes támogatása, az ellenırzéshez szükséges adatok rendelkezésre adása, a hibák és hiányosságok feltárásában való közremőködés, valamint az ellenırzés helyzetérıl szóló folyamatos belsı tájékoztatás ellátása.
8. A hivatal államigazgatási feladatai
1. A hivatal köteles a képviselı-testület, a polgármester és a jegyzı államigazgatási, hatósági hatásköreit a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény és a vonatkozó anyagi jogszabályok elıírásainak megfelelıen elıkészíteni, gyakorolni, kiadmányozni.
2. A hivatal ügyintézıi kötelesek a) ügyfélfogadási idıben az ügyfeleket fogadni, b) az ügyintézı akadályoztatása esetén helyettesítésrıl gondoskodni, c) az ügyfelek által személyesen, vagy szóban elıadott kérelmet jegyzıkönyvbe foglalni, iktatásra továbbítani, d) az ügyiratokat az Iratkezelési Szabályzat szerint kezelni, e) a tevékenységük gyakorlására kiható jogszabályi változásokat folyamatosan figyelemmel kísérni.
24
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1. A Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Mőködési Szabályzata 2009. szeptember 1. napján lép hatályba. 2. A Szervezeti és Mőködési szabályzat hatálybalépésével egyidejőleg hatályát veszti a 2009. május 29-én kelt Polgármesteri Hivatal Ügyrendje. 3. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat a polgármester jóváhagyásával válik érvényessé. 4. A jegyzı – az V. fejezetben (MELLÉKLETEK) nevezett köztisztviselık útján – köteles gondoskodni a Szervezeti és Mőködési Szabályzat és mellékletei naprakész állapotban tartásáról és arról, hogy a Szervezeti és Mőködési Szabályzatot a szervezeti egységek vezetıi megismertessék a hivatal köztisztviselıivel. A mellékletek hatályosításáról az ott megnevezett köztisztviselı köteles gondoskodni a határidık pontos betartásával.
V. MELLÉKLETEK
Az Szervezeti és Mőködési Szabályzat szerves részét képezik a mellékletek, melyek a következık:
I. A hivatal mőködésével kapcsolatos mellékletek
1. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Alapító Okirata (Felelıs: Pénzügyi-Gazdasági, valamint Jogi és Szervezési Iroda irodavezetık Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve a képviselıtestületi döntést követı 8 napon belül)
2. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti struktúrája (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve a képviselıtestületi döntést követı 8 napon belül)
3. sz. melléklet: Jegyzıi utasítás (1/2008. (VII.7.) számú) az igazgatási szünet valamint a szabadságolások részletes szabályairól és a polgármesteri hivatal szabadságolási tervérıl (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda jogi ügyintézı
25
Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
4. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Kiadmányozási Szabályzata (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda vezetıje Határidı: félévente, a tárgyév június 30. és december 31. napjáig)
5. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
6. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának a hivatalban használt bélyegzık kezelésérıl, nyilvántartásáról szóló szabályzata (Felelıs: Pénzügyi –Gazdasági Iroda ….. Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig,
7. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának szabályzata a képviselıtestületi, bizottsági elıterjesztések rendjérıl, a jegyzıkönyvek elkészítésérıl és a döntések végrehajtásáról (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
8. sz. melléklet: Együttmőködési Megállapodás Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testülete és a Cigány Kisebbségi Önkormányzat közötti munkamegosztásról és felelısségvállalásról (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve a képviselıtestületi döntést követı 8 napon belül)
9. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának szabályzata a mőszaki nyilvántartás rendjérıl, az adatokba való betekintés módjáról és az adatok külsı személy (szerv) részére történı szolgáltatásáról (Felelıs: Városfejlesztési és Mőszaki Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
10. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának szabályzata az európai uniós pályázati eljárások rendjérıl (Felelıs: Városfejlesztési és Mőszaki Iroda pályázati referens Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
26
11. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Közzétételi Szabályzata a közérdekő adatok közzétételi kötelezettségének teljesítésérıl (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
12. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának szabályzata a közérdekő adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjérıl (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
II. A hivatal gazdálkodásával kapcsolatos mellékletek
1. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Pénzügyi-gazdasági Iroda Ügyrendje (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
2. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának számviteli politikája (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyévet követı év április 30. napjáig)
3. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyévet követı év április 30. napjáig)
4. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának eszközök és források értékelési szabályzata (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyévet követı év április 30. napjáig)
5. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának önköltség számítási szabályzata (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
6. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának a felesleges tárgyak hasznosításáról és a selejtezésrıl szóló szabályzata (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
27
7. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala pénzkezelési szabályzata (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyévet követı év április 30. napjáig, illetve a változás idıpontjától számított 8 napon belül)
8. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Számlarendje (+ Bizonylati rend) (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyévet követı év április 30. napjáig)
9. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Szabályzata a kötelezettségvállalás, a szakmai teljesítésigazolás, az érvényesítés, az utalványozás és az ellenjegyzés rendjérıl (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: félévente, június 30., szeptember 30. és december 31. napjáig)
10. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Önkormányzata Devizapolitikai és likvid pénzeszköz kezelésének szabályzata (Felelıs:Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: félévente a tárgyév június 30. és december 31. napjáig)
11. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala gépkocsijainak üzemeltetési rendjérıl és a menetlevelek kezelésérıl szóló szabályzata (Felelıs: Pénzügyi – Gazdasági Iroda irodavezetı Határidı: félévente a tárgyév június 30. és december 31. napjáig)
13. sz. melléklet: Együttmőködési Megállapodás Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatal, mint önállóan mőködı és gazdálkodó költségvetési szerv és a Hajdúsámsoni Mikrotérségi Szociális Szolgálat mint önállóan mőködı költségvetési szerv közötti munkamegosztásról és felelısségvállalásról (Felelıs: Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve a Képviselıtestületi döntést követı 8 napon belül)
III. A hivatal belsı ellenırzésével kapcsolatos mellékletek
1. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Szabályzata a Belsı Pénzügyi Ellenırzések rendszerérıl (Felelıs: jegyzı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve jogszabály változást követı 30 napon belül)
28
2.
3.
sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Ellenırzési Nyomvonala (Felelıs: jegyzı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve jogszabály változást követı 30 napon belül) sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje (Felelıs: jegyzı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve jogszabály változást követı 30 napon belül)
4.
sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Kockázatkezelési Szabályzata (Felelıs: jegyzı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve jogszabály változást követı 30 napon belül)
5.
sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatala Belsı Ellenırzési Kézikönyve (Felelıs: jegyzı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve jogszabály változást követı 30 napon belül)
IV. A hivatal vagyongazdálkodásával kapcsolatos mellékletek
1. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Közbeszerzési Szabályzata (Felelıs: Városfejlesztési és Mőszaki Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
2. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének az önkormányzat vagyonáról, a vagyongazdálkodás szabályairól szóló többször módosított 10/2007. (III. 5.) rendelete (Felelıs: Városfejlesztési és Mőszaki Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
V. A munkáltatói joggal kapcsolatos mellékletek
29
1. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének a Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi juttatásai és támogatásai helyi szabályairól szóló 19/2004. (V. 28.) rendelete (Felelıs: Jogi és szervezési Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig, illetve a Képviselıtestületi döntést követı 15 napon belül)
2. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Önkormányzata Képviselı-testületének az adóigazgatási feladatot ellátó köztisztviselık anyagi érdekeltségi rendszerérıl szóló 19/1996. (XII. 19.) rendelete (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
3. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Közszolgálati Szabályzata (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév június 30., és december 31. napjáig illetve a változás idıpontjától számított 15 napon belül)
4. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalában a polgármesteri egyetértési jog gyakorlásáról szóló polgármesteri utasítás (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda személyügyi ügyintézı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
5. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Közszolgálati adatvédelmi Szabályzata (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda személyügyi ügyintézı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
6. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalában a vagyonnyilatkozat átadására, nyilvántartására, a vagyonnyilatkozatban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályokról, a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos eljárásról (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda személyügyi ügyintézı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
7. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalában képzettségi pótlékra jogosító munkakörökrıl és képzettségekrıl szóló polgármesteri és jegyzıi utasítás (1/2006. sz.) (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda személyügyi ügyintézı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
8. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Esélyegyenlıségi Terve (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda személyügyi ügyintézı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
30
9. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalában a képernyı elıtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeirıl szóló szabályzat (Felelıs: Jogi és szervezési Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
10. sz. melléklet: A külföldi kiküldetések rendjének szabályzata (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
VI. A hivatal üzemeltetésével kapcsolatos mellékletek
1. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának munkavédelmi szabályzata (Felelıs: Jogi és Szervezési Iroda … Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
2. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának tőzvédelmi szabályzata (Felelıs: Jogi és szervezési Iroda … Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
3. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Informatikai Stratégiája (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
4. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Informatikai Szabályzata (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
5. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzata (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda irodavezetı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
6. sz. melléklet: Hajdúsámson Város Polgármesteri Hivatalának Adatvédelmi Szabályzata a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával kapcsolatban (Felelıs: Igazgatási és Hatósági Iroda népesség nyilvántartó ügyintézı Határidı: évente a tárgyév december 31. napjáig)
Hajdúsámson, 2009. augusztus 24.
31
Kanyóné Papp Klára jegyzı Jóváhagyom: Hajdúsámson, 2009. augusztus 24. Andó Lászlóné polgármester
32
