HAIDIR ALI Teknik Informatika

APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA

HAIDIR ALI 102091026286 Teknik Informatika

FAKULTAS SAINS DAN TENOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011/ 1432 H

ABSTRAK

Haidir Ali (102091026286), Aplikasi Manajemen Kearsipan Persuratan Badan Wakaf Indonesia. (Dibawah bimbingan VIVA ARIFIN, MMSI dan YUSUF DURRACHMAN, M.Sc, MIT).

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasidan manajemen. Manajemen kearsipan adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Banyaknya aktifitas kearsipan yang terjadi di Badan Wakaf Indonesia tidak mampu diantisipasi sehingga dapat membanjiri ruang kerja dengan kertaskertas kearsipan, sehingga arsip-arsip tersebut menjadi tidak tertata dengan benar dan dapat menyulitkan jika ingin kembali digunakan, untuk itu dengan adanya manajemen kearsipan persuratan diharapkan dapat membantu arsiparis dalam mengelola kearsipan menjadi lebih baik dan mudah baik dalam hal pengelolaan, penyimpanan, maupun pendistribusian persuratan. . Kata kunci: arsip, manajemen

APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA

Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh HAIDIR ALI 102091026286

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011 M / 1432 H

APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh HAIDIR ALI 102091026286

Menyetujui,

Pembimbing I,

Pembimbing II,

Viva Arifin, MMSI NIP. 19730810 200604 2 001

Yusuf Durrachman, M.Sc,MIT NIP. 19710522 200604 1 002

Mengetahui, Ketua Program Studi Teknik informatika

Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP. 19710522 200604 1 002

PENGESAHAN UJIAN Skripsi yang berjudul “Aplikasi Kearsipan Persuratan Badan Wakaf Indonesia” telah diuji dan dinyatakan Lulus dalam Sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada hari Rabu, 08 September 2010. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika.

Jakarta, 08 September 2010 Menyetujui, Penguji I,

Penguji II,

Herlino Nanang, MT NIP. 19731209 200501 1 002

A’ang Subiyakto, M.Kom NIP. 150 411 252

Pembimbing I,

Pembimbing II,

YusufDurrachman, M.Sc,MIT NIP. 19710522 200604 1 002

Viva Arifin, MMSI NIP. 19730810 200604 2 001

Mengetahui, Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

Ketua Program Studi Teknik Informatika

DR. Syopiansyah Jaya Putra, M. Sis NIP. 19680117 200112 1 001

Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP. 19710522 200604 1 002

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENARBENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, 14 Maret 2011

Haidir Ali 102091026286

DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul ...............................................................................................

ii

Lembar Persetujuan Pembimbing ...............................................................

iii

Lembar Pengesahan Ujian ............................................................................

iv

Lembar Pernyataan .......................................................................................

v

Abstrak............................................................................................................

vi

Kata Pengantar ..............................................................................................

vii

Daftar Isi .........................................................................................................

ix

Daftar Tabel ..................................................................................................

xiii

Daftar Gambar ..............................................................................................

xiv

Daftar Lampiran ............................................................................................

xvi

BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................

1

1.1

Latar Belakang .................................................................................

1

1.2

Perumusan Masalah ..........................................................................

2

1.3

Batasan Masalah ...............................................................................

2

1.4

Tujuan dan Manfaat Penelitian .........................................................

3

1.4.1 Tujuan ......................................................................................

3

1.4.2 Manfaat ....................................................................................

3

Metodologi Penelitian .......................................................................

5

1.5

ix

1.6

Sistematika Penulisan .......................................................................

7

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................

8

2.1

Pengertian Aplikasi ..........................................................................

8

2.2

Pengertian Aplikasi Web ..................................................................

8

2.3

Arsip .................................................................................................

9

2.4

Data ...................................................................................................

12

2.5

PHP ...................................................................................................

13

2.6

MySQL ............................................................................................

14

2.7

Komputer ..........................................................................................

15

2.8

Tata Persuratan ..................................................................................

16

2.9

Pengurusan Surat ..............................................................................

16

2.10 World Wide Web ..............................................................................

17

2.11 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................

17

2.12.2 Entity Relationship Diagram ..........................................................

22

2.12.3 state Transition Diagram ................................................................

22

2.12.4 Normalisasi ....................................................................................

26

2.13

Definisi Manajemen .......................................................................

28

2.14

Arsiparis .......................................................................................

30

x

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ...............................................

31

3.1

Waktu dan Tempat Penelitian ...........................................................

31

3.2

Metode Pengumpulan Data ...............................................................

31

3.3

Metodologi Pengembangan Sistem...................................................

32

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................

36

4.1

Rekayasa Sistem ...............................................................................

36

4.2

Analisis .............................................................................................

37

4.2.1 Gambaran Umum Perusahaan ..................................................

37

4.2.2 Analisis Sistem yang sedang berjalan ......................................

43

4.2.3 Analisis Sistem yang sedang berjalan ......................................

43

4.2.4 Identifikasi Masalah .................................................................

45

4.2.5 Solusi Pemecahan Masalah ......................................................

46

4.2.6 Analisa Kebutuhan Sistem .......................................................

47

4.3 Perancangan (Design) ..........................................................................

48

4.3.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) ....................................

49

4.3.2 Perancangan State Transition Diagram (STD) ...........................

54

4.3.3 Perancangan Database ................................................................

55

4.3.4 Perancangan Layar ......................................................................

67

4.4 Pemrograman (Coding) ........................................................................

74

4.5 Pengujian ..............................................................................................

74

xi

4.6 Operasi dan Pemeliharaan ....................................................................

75

4.6.1 Operasi ........................................................................................

75

4.6.2 Pemeliharaan ...............................................................................

75

BAB V PENUTUP..........................................................................................

76

5.1

Kesimpulan .......................................................................................

76

5.2

Saran .................................................................................................

77

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................

78

xii

DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1

Notasi STD Dasar ......................................................................

26

Tabel 4.1

Rincian Kebutuhan Perangkat Keras .........................................

47

Tabel 4.2.

Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak ........................................

48

Tabel 4.3

Bentuk Tidak Normal ................................................................

55

Tabel 4.4

Bentuk Normal Kesatu ...............................................................

56

Tabel 4.5.

Fileumum ...................................................................................

57

Tabel 4.6

Bukutamu ...................................................................................

58

Tabel 4.7

Folder .........................................................................................

59

Tabel 4.8

suratresmi ...................................................................................

60

Tabel 4.9

Info ...............................................................................................

61

Tabel 4.10

Lemari ........................................................................................

62

Tabel 4.11

Pengumuman ...............................................................................

63

Tabel 4.12.

Rak .............................................................................................

63

Tabel 4.13

User.............................................................................................

65

Tabel 4.14.

Divisi ..........................................................................................

65

Tabel 4.15.

NIP .............................................................................................

66

Tabel 4.16.

Spesifikasi MySQL ....................................................................

74

xiii

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Pengembangan Sistem Waterfall ..............................................

18

Gambar 2.2 Model Aliran Informasi ..................................................................

22

Gambar 2.3 Simbol Objek Data ........................................................................

23

Gambar 2.4 Simbol Atribut .............................................................................

23

Gambar 2.5 Hubungan Satu ke Satu ...............................................................

24

Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (one to one) ............................................

24

Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak ...........................................................

25

Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak .....................................................

25

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi .........................................................

41

Gambar 4.2 DFD Level 0 ...............................................................................

49

Gambar 4.3 DFd Level 1 ...............................................................................

50

Gambar 4.4 STD Tampilan Utama ..................................................................

51

Gambar 4.5 STD Sistem Admin .....................................................................

52

Gambar 4.6 STD Menu Pengumuman .............................................................

53

Gambar 4.7 STD Manajemen Surat ................................................................

54

Gambar 4.8 Rancangan Interface Home .........................................................

67

Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk........................................

68

Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Surat Masuk ..............................

69

Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info sistem ..........................................

70

xiv

Gambar 4.12 Rancangan Interface Lihat Data Keluar ....................................

71

Gambar 4.13. Rancangan Menu Lihat Update Surat ......................................

72

Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan ...........................................

73

xv

DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Wawancara ..................................................................................

L-1

Lampiran 2 Print-Out Aplikasi .......................................................................

L-2

Lampiran 2 Source Code ................................................................................

L-3

xvi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvesional. Dalam penyimpanan konvesional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam sistem alih media ke bentuk elektronik (komputer) juga terdapat folder-folder untuk menyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg,dll) atau dokumen (berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik ( kertas ), maka pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Dalam hal ini, Badan Wakaf Indonesia saat ini masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, sehingga arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruangan kerja dan ruangan perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.

1

2

Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer maupun sekunder Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka saya selaku penulis, tertarik untuk mengangkat topik sistem kearsipan sebagai bahan penulisan dengan judul “APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN WAKAF INDONESIA”

1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat diambil suatu rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana membangun aplikasi sistem kearsipan yang mudah, cepat dan tepat sehingga mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan? 2. Bagaimana sistem kearsipan tersebut dapat merekam keluar- masuk dokumen kearsipan? 3. Bagaimana dapat membangun aplikasi yang dapat mengatur surat masuk dan keluar , sehingga dapat diaplikasikan pada Badan Wakaf Indonesia

1.3 Batasan Masalah Dalam perencanaan program ini terdapat batasan masalah yang akan dibahas secara rinci sebagai berikut: 1. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak PHP (PHP : Hipertext Processor) script language version 5.2.4 sebagai

3

bahasa pemrograman, dan MySQL Database version 5.2.4 yang digunakan sebagai basis datanya. Dan Apache Web server 2.2.6 sebagai web server. Sedangkan Browsernya menggunakan Mozilla Firefox v.3.6 2. Penulis hanya membahas aplikasi dari segi fungsinya saja meliputi jenis-jenis surat yang ada yaitu surat masuk dan surat keluar.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah membuat sebuah aplikasi yang dapat mengelola data-data kearsipan yang lebih efisien guna mendukung kinerja kegiatan bisnis sehari-hari.

1.4.2 Manfaat Penelitian a. Bagi Penulis 1. Bertambahnya wawasan dan pengalaman penulis tentang ilmu programming, teknologi informasi dan hal-hal yang berkaitan dengan metodologi penulisan ini, khususnya dalam lingkup pembuatan dan pengembangan program aplikasi berbasis sistem informasi. 2. Menerapkan ilmu yang pernah didapat selama menjadi mahasiswa UIN Jakarta.

4

3. Membuat dan menghasilkan suatu sistem yang bermanfaat bagi Badan Wakaf Indonesia . 4. Dapat membuat aplikasi sistem kearsipan yang menarik dan memudahkan user untuk mengolah dan menghasilkan data-data yang akurat sehingga memudahkan pihak tertentu dalam menyelesaikan pekerjaannya.

b. Bagi pihak user (Pengguna) 1. Memudahkan user dalam mengarsipkan dokumen-dokuman secara elektronik. 2. Memudahkan user dalam menyimpan, mengubah, mencari, menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan. 3. Menambah wawasan dalam ilmu komputerisasi dalam arti bahwa komputer dapat memberikan solusi yang tepat dan cara baru dalam menyelesaikan masalah.

c. Bagi Universitas 4. Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi teori yang telah diperoleh selama kuliah. 5. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya dan sebagai bahan evaluasi. 6. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja yang sebenarnya.

5

1.5 Metodologi Penelitian Untuk mencapai tujuan penelitian, maka dalam penelitian ini penulis menggunakan metode-metode sebagai berikut: 1. Metode pengumpulan data Metode yang penulis gunakan untuk pengumpulan data pada program aplikasi ini antara lain sebagai berikut : a. Penelitian Kepustakaan (Library Research), yaitu melakukan penelaahan terhadap literature (buku-buku) yang berhubungan dengan masalah yang dibahas yang dapat dijadikan acuan dalam perancangan aplikasi sistem kearsipan elektronik. b. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian langsung di lapangan, dengan metode : 1. Wawancara (Interview), yaitu mengumpulkan data dengan mengadakan wawancara kepada para pihak yang terkait dengan proses pembuatan electronic filling system.. 2. Observasi yaitu mencari dan mengumpulkan data yang akan digunakan pada pengembangan aplikasi. Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di jalan Podok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta 13560.

6

2. Metode Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan model proses waterfall (Prahasta, 2000: 223).

Dalam model ini terdapat 6 langkah atau

tahapan pengembangan sistem, yang dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Rekayasa Sistem, yaitu mengumpulkan kebutuhan pada tingkat sistem, tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis. Seperti melakukan feasibility study, dan menentukan cakupan aplikasi sistem kearsipan elektronik. 2. Analisis (analysis), yaitu membuat analisis workflow manajemen sistem yang sedang berjalan. 3. Perancangan (design), yaitu membuat desain workflow manajemen dan desain sistem yang diperlukan untuk perancangan sistem aplikasi yang diusulkan. 4. Pemrograman (Coding), tahap ini sering disebut juga sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam barisbaris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer). 5. Testing (Testing), yaitu melakukan pengujian terhadap sistem informasi yang telah dibuat. 6. Pengoperasian dan Pemeliharaan (operation and maintenance), yaitu kegiatan untuk mendukung beroperasinya aplikasi sistem informasi ini. Tahap ini ditandai oleh penyerahan perangkat lunak

7

kepada pemesannya yang kemudian di operasikan. Serta kegiatan pemeliharaan sistem (mencangkup data beserta infrastrukturnya) yang dilakukan secara berkala.

1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas dan sistematis, penulis akan menyusun penelitian menjadi 6 (enam) bab dengan urutan sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan secara singkat teori yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini akan diuraikan metode-metode perancangan sistem. BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini dibahas mengenai analisis dan perancangan sistem yang dibuat. BAB V : PENUTUP Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari proses perancangan, implementasi juga keterbatasan yang ditemukan selama mengerjakan tugas akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah : program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. (www.totalinfo.or.id)

2.2 Pengertian Aplikasi Web Pada awalnya aplikasi web dibangun dengan hanya menggunakan bahasa yang disebut HTML (Hypertext Markup Language). Pada perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan applet pada objek. Aplikasi web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web statis dan dinamis Web statis bentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara secara terus untuk mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi oleh model aplikasi web dinamis. Pada aplikasi web dinamis, perubahan informasi dalam halaman web dilakukan tanpa perubahan program tetapi melalui perubahan data. Sebagai implementasi, aplikasi web dapat

8

9

dikoneksikan ke basis data sehingga perubahan informasi dapat dilakukan oleh operator dan tidak menjadi tanggung jawab dari webmaster.

2.3 Arsip Pengertian arsip sebagaimana dirumuskan dalam undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan/ Swasta ataupun Perseorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksana kehidupan kebangsaan. Dari definisi tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam (recorded) dalam suatu media (kertas, video, kaset, media elektronik, dan sebagainya) yang berlangsung didalam suatu lembaga, instansi atau perseorangan, baik dalam keadaan tunggal atau jamak. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut

tidak

bernilai

guna

lagi,

maka

harus

dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

10

2.3.1 Jenis Arsip berdasarkan Medianya a. Arsip berbasis kertas (convensional archives/records) adalah arsip berupa teks atau gambar atau numeric yang tertuang diatas kertas. b. Arsip pandang-dengar (audio-visual archives/records) merupakan yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya : kaset video, film, VCD, cassette recording, gambar static (foto). c. Arsip kartografik dan arsitektual (cartographic and architectural archives/records) adalah arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket atau gambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya. d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya computer (mechine readable) Pada hal ini jenis arsip yang dilihat oleh penulis adalah arsip elektronik.

2.3.2 Jenis Arsip berdasarkan fungsinya a. Arsip Dinamis, dalam dalam istilah asing disebut records terdiri dari 2 macam: 1. Arsip dinamis aktif (active records) yaitu arsip yang masing digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.

11

2. Arsip dinamis inaktif (inactive records) yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu disimpan. b. Arsip Statis (archive) yaitu arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bukti dan pertanggungjawaban nasional Dalam hal ini jenis arsip yang dilihat penulis adalah arsip statis.

2.3.4 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik Menurut Nasional Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip Elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip Elektronik seringkali dikatakan sebagai Machinereadable record. Dibandingkan dengan Arsip Konvensional (kertas), Arsip Elektronik memiliki keuntungan, diantaranya adalah : a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap. b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan. c. Penyimpanan informasi lebih terpusat. d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi

12

2.3.4.1 Bentuk Media Arsip Elektronik 1. Media Magnetik (Magnetic Media) 2. Disk Magnetik (Magnetic Disc) 3. Pita Magnetik (Magnetic Tape) 4. Kaset (Cassette) 5. Media Optik (Optical Disk)

2.3.4.2 Jenis Dan Bentuk File Arsip Elektronik 1. File Teks 2. File Data 3. Database

2.4. Data Data berasal dari kata latin yaitu datum yang berarti fakta, kenyataan, kejadian atau peristiwa. Jadi data atau fakta adalah kenyataan dari sesuatu kejadian atau peristiwa. Data dapat didefinisikan yaitu kumpulan fakta-fakta yang berupa fisik dan bukan fisik, kejadian-kejadian dan prosedur yang belum diolah manusia atau peralatan yang digunakan manusia. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif didalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi. Data merupakan keterangan yang masih mentah (belum diolah). Agar dapat dipergunakan, maka data tersebut harus diolah terlebih dahulu ke dalam

13

bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan. (Kenneth C. Laundon dan Jane P. Laundon, 2008)

2.5. PHP PHP merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website. PHP adalah program yang berbentuk script yang diletakkan didalam server web. PHP merupakan program yang berjalan pada platform Linux sehingga membuat program ini menjadi freeware, dan mengalami perkembangan yang dibuat dalam versi windows. PHP merupakan bahasa pemrograman yang memungkinkan para web developer untuk membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP ditulis dan diperkenalkan pertama kali sekitar tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf melalui situsnya untuk mengetahui siapa saja yang telah mengakses ringkasan online-nya. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersumber dari Perl. Sedangkan Perl merupakan pengembangan dari bahasa C. maka dari itu, struktur pemrograman yang ada di PHP sama dengan yang ada di bahasa C. Melihat bahwa PHP merupakan pengembangan dari bahasa C secara tidak langsung, maka PHP mempunyai banyak sekali fitur-fitur yang dapat digunakan. Misalnya PHP dapat mengakses shell di Linux yang berhubungan dengan Networking. Fungsi yang dimiliki oleh PHP sengat

14

lengkap sehingga tidak perlu membuat fungsi sendiri karena daftar fungsi PHP yang lengkap menjadikan baris perintah semakin efisien. Hampir seluruh aplikasi berbasis web dibuat dengan php ini, namun fungsi utama PHP yang utama adalah untuk menghubungkan database dengan web. Sistem database yang telah didukung oleh PHP adalah: Oracle, Sysbase, mySQL, msql, solid, generic ODB, postgress SQL. PHP juga mendukung komunikasi dengan layanan lain melalui protocol IMAP, SNMP, NNTP dan POPS atau HTTP. Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah lapisan integrasi database ( database integration layer ). Database yang didukung PHP adalah : Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis, MySQL, Infomix, Solid, dBase, ODBC, Unix dbm, dan PostgrSQL.

2.6. MySQL MySQL (My Structure Query Language) atau yang biasa dibaca “maise-kuel” adalah sebuah program berbasis DOS yang bersifat open Source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak di cekal. MySQL adalah produk yang berjalan pada platform baik windows maupun Linux. Selain itu, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk Multi User (banyak pengguna). Kelebihan lain dari MySQL adalah ia menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua

15

program pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan lain-lain. Sebagai program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface) MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source maupun yang tidak, yang ada pada platform windows seperti: VB, Delphi dan lainnya.

2.7. Komputer Istilah komputer (computer) diambil dari bahasa latin computare yang berarti menghitung (to compute). Dengan demikian komputer dapat diartikan sebagai alat hitung. Komputer dapat melakukan berbagai macam pekerjaan sesuai dengan program yang diberikan. Program adalah sekumpulan instruksi atau perintah terperinci yang sudah dipersiapkan agar komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah ditentukan. Komputer adalah alat elektronik yang mampu melakukan beberapa pekerjaan diantaranya: 1. Menerima masukan data 2. Memproses masukan sesuai dengan programnya 3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan 4. Menyediakan keluaran dalam bentuk informasi. (www.id.wikipedia.org)

16

2.8. Tata Persuratan Surat merupakan sarana komunikasi dalm bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur ulang arsip. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : 1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum peyelenggaraan tata persuratan. 2. Mewujudkan tata kersipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna 3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.

2.9. Pengurusan Surat Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit pengolah dalam suatu organisasi. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi : 1. Menerima surat masuk 2. Mensortir surat masuk 3. Menetapkan dan menentukan arah surat 4. Mengklasifikasi dan mengindeks surat 5. Mencatat surat

17

6. Mendistribusikan surat dan 7. Mengirimkan surat keluar.

2.10. World Wide Web Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masingmasing bagian dihubungkan dengan link.

2.11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC (siklus hidup pengembangan sistem). Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya menerapkan lima fase penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

18

Rekayasa Sistem/perencanaan

Analisis

Perancangan (desain)

Implementasi / pemrograman

Pengujian (testing)

Operasi dan pemeliharaan

Gambar 2.1 Pengembangan Sistem dengan Model Waterfall

2.11.1. Rekayasa Informasi

Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua elemen system dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.

19

2.11.2. Analisis Sistem

Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka (interface) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem, permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang dikembangkan.

2.11.3. Perancangan Sistem/ Desain

Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan mempergunakan beberapa tools yaitu Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).

2.11.4. Implementasi Sistem / Pengkodean

Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer).

20

2.11.5. Pengujian Sistem

Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modulmodul tersebut segera diintegrasikan (kompilasi) hingga membentuk suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi, dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).

2.11.6. Pengoperasian dan Pemeliharaan Tahap ini ditandai oleh penyerahan (delivery) perangkat lunak kepada pemesannya yang kemudian dioperasikan oleh pemiliknya. Dalam masalah operasional sehari-hari, suatu perangkat lunak mungkin saja mengalami kegagalan atau kesalahan dalam menjalakan fungsifungsinya (error atau bugs ). Dengan demikian, faktor ini menyebabkan perlunya perangkat lunak dipelihara (maintaince) sewaktu-waktu.

2.12. Alat Perancangan yang digunakan 2.12.1. Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem

21

sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi, DFD ini sering disebut juga dengan Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi merupakan bagian yang lebih pentingdan kompleks daripada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

22

Entiti Eksternal

f In

Entiti Eksternal Inf or m as i in pu t

i as orm Inf

inp

Sistem Berbasis Komputer

i as m or

ut tp ou

Informasi output

Entiti Eksternal

ut

Inf orm as i

Entiti Eksternal

ou tpu t

Entiti Eksternal

Gambar 2.2 Model Aliran Informasi

2.12.2. Entity-relationship Diagram (ERD) ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :

a.

Entiti : merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

23

Gambar 2.3 Simbol Objek Data

b.

Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

Gambar 2.4 Simbol Atribut

c.

Hubungan / Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48)

24

Gambar 2.5 Hubungan satu kesatu

d.

Kardinalitas

Merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari suatu objek yang dapat dihubungkan sejumlah peristiwa dari objek yang lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana ‘satu’ atau ‘banyak’. Macam-macam kardinalitas adalah sebagai berikut : Satu ke satu (1:1) adalah suatu peristiwa dari objek ‘A’ dapat berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari objek ‘B’ begitu juga sebaliknya.

Sopir

1

penugasan

1

Mobil

Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (One to One)

Satu ke banyak (1:N) adalah suatu kejadian dari objek ‘A’ dapat berhubungan dengan satu atau lebih dari objek ‘B’, tetapi

25

sebuah kejadian dari objek ‘B’ hanya dapat berhubungan dengan hanya satu kejadian dari objek ‘A’.

1

Ibu

memiliki

N

anak

Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak (One to Many)

Banyak ke banyak (M:N) adalah suatu kejadian objek ‘A’ dapat berhubungan dengan satu atau lebih kejadian dari objek ‘B’, begitu juga sebaliknya.

paman

M

memiliki

N

keponakan

Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak (Many to Many)

2.12.3. State Transition Diagram (STD) State transition diagram merepresentasikan tingkah laku dari suatu sistem dengan menggambarkan keadaannya dan kejadian yang menyebabkan sistem mengubah keadaan (Pressman, 1997:373). STD juga menunjukkan bahwa aksi (seperti aktivasi proses ) diambil sebagai akibat dari suatu kejadian khusus. No 1

Simbol

Name Tindakan

Keterangan Menggambarkan tindakan yang

26

diambil jika suatu even terjadi 2

Tampilan

Menggambarkan tayangan atau layer yang tampil

Tabel 2.1 Notasi STD Dasar

2.12.4. Normalisasi Menurut David M. Kroenke di dalam bukunya yang berjudul Database

Processing

Fundamental,

Design,

Implemantation,

”Normalisasi adalah Suatu proses evaluasi relasi untuk menentukan apakah relasi itu ada dalam form normal yang ditentukan dan mengkonversinya menjadi relasi pada form normal yang ditentukan tersebut, jika diperlukan”(2004:380). Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya dimana kondisi yang diuji apakah mengalami kesulitan pada saat insert, delete, update ataupun retrieve. Pembuatan normalisasi dapat dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan database atau file-file yang akan digunakan pada aplikasi yang akan dibuat. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui terlebih dahulu seperti field atau attribute kunci dan ketergantungan kunci ( functional dependency ). Setiap file selalu terdapat kunci dari file tersebut berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili suatu record. Ada beberapa macam kunci ( key function ) yang digunakan untuk proses pencarian,

27

penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan dalam pengolahan database, diantaranya adalah Dalam

pembuatan

normalisasi

terdapat

beberapa

tahap

pembentukan normalisasi, setiap tahap mempunyai bentuk normalisasi yang berbeda. Bentuk-bentuk normalisasi tersebut antara lain : 1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form ) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya dengan kata lain tidak memperhatikan format tertentu. 2. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form ) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file data (flat file) data dibentuk dalam suatu record dan nilai dari field berupa “Atomic Value”. Tidak ada semua attribute yang berulang atau attribut bernilai ganda (Multivalue). Tiap field hanya satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga

artinya

lain.

Ciri

lainnya

adalah

mempunyai

ketergantungan parsial. 3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form ) Bentuk kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu, menghilangkan ketergantungan

28

parsial, mempunyai hubungan transitif dan atribut bukanlah kunci utama (primary key). Sehingga,untuk membentuk normal kedua haruslah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili attribute yang lainnya menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form ) Dalam bentuk normal ketiga sudah tidak ada lagi redudansi data, karena harus mempunyai bentuk normal kedua, data semua attribute yang bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain setiap attribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama dan pada kunci utama secara menyeluruh. 5. Bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Yaitu

relasi

harus

berada

dalam bentuk normal kesatu dan

setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

2.13. Definisi Manajemen

Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai ragam, ada yang

mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen,

manajemen pengurusan, dan lain sebagainya. Bila dilihat dari literature yang ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian : 1. Manajemen sebagai suatu proses Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan

29

terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari pengertian menurut : Encyclopedia Of The Social Science yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan. Georgy R.Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melaluikegiatan orang lain 2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia Manajemen suatu suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-arang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebu manajer 3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni Manajemen suatu ilmu atau seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen manajemen.

dihubungkan

dengan

prinsip-prinsip

dari

30

Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi

semua

sumber

daya

melalui

proses

perencanaan,

pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

2.14. Arsiparis

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip elektronik, arsiparis harus memiliki keahlian dalam bidang pengelola sistem informasi,

pelayanan

terhadap

pengelolaan administrasi kearsipan.

pengguna

dokumen

elektronik

dan

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Waktu dan Tempat Penelitian 1. Waktu Penelitian Peneltian ini dilakukan dari bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Mei 2010. 2. Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di Jalan Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Timur 13560.

3.2 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah : a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research ), dengan melakukan penelaahan terhadap literature (daftar bacaan) buku yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti. b. Penelitian Lapangan ( Field Research ) yaitu dengan melakukan pengumpulan data untuk diolah dan dipergunakan untuk keperluan penelitian. Dan pengumpulan datanya sebagai berikut :

31

32

1. Observasi Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia Jl. Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Timur 13560.

2. Wawancara Penulis melakukan wawancara kepada bapak Bey Sapta selaku staf divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia. pada tahap wawancara ini peneliti menitikberatkan pada proses pengolahan data-data kearsipan yang berjalan di Badan Wakaf Indonesia. proses ini meliputi penyimpanan,

pengeditan,

dan

pencarian

dokumen-dokumen

kearsipan.

3.3 Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC (siklus hidup pengembangan sistem). Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya menerapkan lima fase

33

penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut: 3.1.1

Rekayasa Sistem Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.

3.1.2

Analisis Sistem Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka ( interface ) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem, permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang dikembangkan.

3.1.3

Perancangan Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan mempergunakan beberapa tools yaitu :

34

a. Perancangan sistem, alat yang digunakan adalah Data Flow Diagram (DFD). b. Perencanaan basis data, alat ayng digunakan adalah entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dan Spesifikasi Tabel. c. Perancangan Layar d. Perancangan Struktur Tampilan. Alat yang digunakan adalah State Transition Diagram (STD).

3.1.4

Pemrograman Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer).

3.1.5

Pengujian Sistem Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modulmodul tersebut segera diintegrasikan (dan kompilasi) hingga membentuk

35

suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi, dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Rekayasa Sistem Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan dari sistem / Sistem Requirement yang akan dicapai, penulis melakukan beberapa tahap yang diperlukan

sebelum

mencapai tahap analisa, yaitu feasibility study dan

menentukan cakupan aplikasi manajemen kearsipan persuratan. a. Feasibility Study, pada proses ini penulis melakukan Initial Investigation, yaitu dengan mencari tahu masalah – masalah yang ada dengan mewawancarai langsung kepada staff Badan Wakaf Indonesia. Atas dasar studi diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem aplikasi yang lama tidak perlu diganti tetapi hanya dikembangkan saja. Dan sistem yang diusulkan layak untuk dilaksanakan. b. Scope (Ruang Lingkup ), dalam pengembangan aplikasi electronic filling system, penulis membagi system menjadi dua bagian yaitu yang pertama adalah administrator dimana user dapat membuat, mengedit dan menghapus data-data kearsipan yang ada di sistem, seorang administrator harus mempunyai password untuk mengakses aplikasi manajemen kearsipan persuratan . Yang kedua adalah umum dimana user hanya dapat melihat fitur-fitur tertentu seperti berita-berita atau informasi yang ada.

36

37

4.2. Analisis Pada tahap ini, penulis mencoba menguraikan analisis menjadi tiga bagian, yaitu Gambaran Umum perusahaan, sistem yang sedang berjalan dan identifikasi permasalahan. Secara rinci akan dijabarkan pada penjelasan di bawah ini: 4.2.1. Gambaran Umum Perusahaan A. Profil Perusahaan Kelahiran

Badan

Wakaf

Indonesia

(BWI)

merupakan

perwujudan amanat yang digariskan dalam Undang-Undang Nomor 41 Tahun 2004 tentang wakaf. Kehadiran BWI, sebagaimana dijelaskan dalam pasal 47, adalah untuk memajukan dan mengembangkan perwakafan di Indonesia. Untuk kali pertama, Keanggotaan BWI diangkat oleh Presiden Republik Indonesia, sesuai dengan Keputusan Presiden (Kepres) No. 75/M tahun 2007, yang ditetapkan di Jakarta, 13 Juli

2007.

Jadi,

BWI

adalah

lembaga

independen

untuk

mengembangkan perwakafan di Indonesia yang dalam melaksanakan tugasnya bersifat bebas dari pengaruh kekuasaan manapun, serta bertanggung jawab kepada masyarakat. BWI berkedudukan di ibukota Negara Kesatuan Republik Indonesia dan dapat membentuk perwakilan di Provinsi dan/atau Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan. Dalam kepengurusan, BWI terdiri atas Badan Pelaksana dan Dewan Pertimbangan, masing-masing dipimpin oleh satu orang Ketua dan dua orang Wakil Ketua yang

38

dipilih dari dan oleh para anggota. Badan pelaksana merupakan unsur pelaksana tugas, sedangkan Dewan Pertimbangan adalah unsure pengawas pelaksanaan tugas BWI. Jumlah anggota Badan Wakaf Indonesia terdiri dari paling sedikit 20 (dua puluh) orang dan paling banyak 30 (tiga puluh) orang yang berasal dari unsur masyarakat. (Pasal 51-53, UU No.41/2004). Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat dan diberhentikan oleh Presiden. Keanggotaan Perwakilan Badan Wakaf Indonesia di daerah diangkat dan diberhentikan oleh Badan Wakaf Indonesia. Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat untuk masa jabatan selama 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan. Untuk pertama kali, pengangkatan keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diusulkan kepada Presiden oleh Menteri. Pengusulan pengangkatan keanggotaan Badan Wakaf Indonesia kepada Presiden untuk selanjutnya dilaksanakan oleh Badan Wakaf Indonesia. (Pasal 55, 56, 57, UU No.41/2004). B. Tugas dan Wewenang Sementara itu, sesuai dengan UU No. 41/2004 Pasal 49 ayat 1 disebutkan, BWI mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:

1. Melakukan pembinaan terhadap nazhir dalam mengelola dan mengembangkan harta benda wakaf. 2. Melakukan pengelolaan dan pengembangan harta benda wakaf berskala nasional dan internasional.

39

3. Memberikan persetujuan dan atau izin atas perubahan peruntukan dan status harta benda wakaf. 4. Memberhentikan dan mengganti nazhir. 5. Memberikan persetujuan atas penukaran harta benda wakaf. 6. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Pemerintah dalam penyusunan kebijakan di bidang perwakafan.

C. Visi Terwujudnya lembaga independen yang dipercaya masyarakat, mempunyai kemampuan dan integritas untuk mengembangkan pewakafan nasional dan internasional

D. Misi Menjadikan Badan Wakaf Indonesia sebagai lembaga professional yang mampu mewujudkan potensi dan manfaat ekonomi harta benda untuk kepentingan ibadah dan kesejahteraan umum

E. Strategi Adapun strategi untuk merealisasikan Visi dan Misi Badan Wakaf Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan

kompetensi

dan

jaringan

Badan

wakaf

Indonesia, baik nasional maupun internasional. 2. Membuat peraturan dan kebijakan di bidang perwakafan.

40

3. Meningkatkan kesadaran dan kemauan masyarakat untuk berwakaf. 4. Meningkatkan profesionalitas dan keamanahan nazhir dalam pengelolaan dan pengembangan harta wakaf. 5. Mengkoordinasi dan membina seluruh nazhir wakaf. 6. Menertibkan pengadministrasian harta benda wakaf. 7. Mengawasi dan melindungi harta benda wakaf. 8. Menghimpun, mengelola dan mengembangkan harta benda wakaf yang berskala nasional dan internasional.

41

Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia

42

Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia Periode 2007-2010

43

4.2.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan Berdasarkan hasil observasi lapangan dan wawancara dengan staff Badan Wakaf Indonesia, didapat kesimpulan : 1. Proses Penerimaan Dokumen. a. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari luar. b. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik. c. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis dokumen / arsip fisik d. Admin

mendokumentasikan

(menyimpan)

dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.

4.2.3. Analisis Sistem yang sedang diusulkan Berdasarkan hasil observasi maka system yang akan diusulkan adalah : 2. Proses Penerimaan Dokumen. e. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari luar. f. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik. g.

Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis dokumen / arsip fisik

h. Admin

mendokumentasikan

(menyimpan)

dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.

44

i. Admin menginput data dokumen atau arsip fisik yang telah didokumentasikan di dalam lemari arsip kedalam komputer. 3. Proses Pembuatan Dokumen Keluar. a. Admin mengoperasikan program. b. Admin membuat dokumen untuk keperluan intern dan ekstern organisasi. 4. Proses login. a. Admin mengoperasikan program. b. Admin menginput username dan password di form login.

5. Proses Input Data. a. Admin menginput data sumber dokumen. b. Admin scanning terhadap dokumen masuk dan dokumen keluar. c. Dokumen yang telah discanning di upload ke dalam sistem aplikasi untuk diolah. d. Dokumen yang telah diupload dilampirkan dengan keterangan

untuk

dijadikan

sebagai

arsip

elektronik yang dapat berupa dokumen keluar atau dokumen masuk.

45

6. Laporan. Admin mencetak laporan hasil pendokumentasian dari dokumen keluar dan dokumen masuk.

4.2.4. Identifikasi Masalah Masalah dapat didefinisikan sebagai sesuatu hal yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah – masalah yang terjadi pada sistem yang telah ada. Masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang ada yaitu : 1. Sistem yang berjalan tidak terhubung ke jaringan sehingga user maupun administrator akan merasa kesulitan ketika mengakses suatu data / informasi. 2. Hanya pada waktu tertentu saja user maupun administrator dapat mengakses suatu data / informasi. 3. Jarak menjadi penghalang bagi user maupun administrator karena suatu data atau informasi tidak dapat diakses ketika berada di luar gedung atau area networking. 4. Belum adnya laporan yang disusun secara realtime dan sistematis. Kelebihan-kelebihan sistem yang berjalan diantaranya:

46

1. Terdapatnya kontrol sistem yang baik karena setiap langkah sistem yang ada disesuaikan dengan prosedur yang ada. 2. Laporan

yang

diberikan

selalu

update

sehingga

apa

dimonitoring oleh pihak manajemen atau pimpinan.

4.2.5. Solusi Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang ada, penulis mengusulkan solusi permasalahan tersebut, dengan adanya pengembangan aplikasi kearsipan elektronik ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dan membantu pihak Badan Wakaf Indonesia dalam melakukan tugasnya baik dalam pengelolaan data ataupun dalam penyajian laporan-laporan yang nantinya akan dipertanggungjawabkan. Adapun solusi permasalahan yang penulis usulkan adalah dengan membuat sebuah aplikasi system kearsipan elektronik yang terkoneksi dengan jaringan internet sehingga akan memberikan kemudahan dalam menyajikan, mencari, menambah dan mengubah data. Selain itu dengan adnya aplikasi ini diharapkan pihak Badan Wakaf Indonesia dapat mempermudah dalam menyelelesaikan laporan yang diinginkan. Aplikasi yang diajukan penulis yaitu menggunakan program PHP dan MySQL alasannya karena program PHP dapat berjalan dalam sebuah server, kemampuannya memiliki tingkat akses yang lebih cepat dan dapat berjalan di sistem operasi apapunserta didukung dengan banyak database.

47

4.2.6. Analisa Kebutuhan Sistem (System Requiement)

Untuk memenuhi kebutuhan sistem pada pengembangan aplikasi electronic filling system, maka penulis membagi kebutuhan sistem menjadi dua bagian yaitu : a. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk menjalankan sistem aplikasi electronic filling system maka dibutuhkan perangkat keras pendukung aplikasi tersebut sehingga mampu mendukung pengoperasian program. Sistem perangkat keras tersebut harus memenuhi spesifikasi minimal sehingga mampu memenuhi kebutuhan hardware dari sistem yang akan diterapkan. Adapun spesifikasi hardware yang dibutuhkan oleh sistem ini adalah : Tabel 4.1 .Rincian Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat Keras Casing

Simbadda X-652

Power Supply

Antec NeoHE 550

Motherboard

Disesuaikan dengan prosesor

Prosesor

Intel Pentium D 820

Memory

Crucial PC2-3200 DDR2 (4 x 512 MB)

Hardisk

250 GB 7200 SATA

VGA

Integrated

Optical Drive

SAMSUNG SH-S22 DVD writer

Monitor

15”

48

Mouse

PS2 Standard

Keyboard

PS2 Standard

Stabiliser

Standard

b. Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menerapkan sistem informasi aplikasi electronic filling system , dibutuhkan perangkat lunak (software) maupun operating system untuk menjalankan aplikasi tersebut. Adapun perangkat lunak (software) maupun operating system yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2 Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak Jenis Perangkat Lunak Windows XP Profesional SP2 MySQL versi 5.0.27-win32

Apache v. 2.2.6 Internet Explorer

4.3. Perancangan (Design ) Setelah melakukan tahapan analisis, maka tahapan berikutnya yang akan dilakukan adalah perancangan. Perancangan siystem aplikasi electronic filling system akan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

49

4.3.1. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) 4.3.1.1. DFD Level 0 Diagram dibawah ini merupakan gambaran secara umum semua masukan atau keluaran yang ada pada sistem.

Setting sistem Input User Baru

Gambar 4.2 DFD Level 0 yang Diusulkan

4.3.1.2. DFD Level 1 Diagram dibawah ini menggambarkan DFD Level 1.

50

Gambar 4.3 DFD Level 1 yang Diusulkan

51

4.3.2. Perancangan STD (State Transition Diagram) STD Tampilan Awal dan Umum

Tampilkan Form “Program Utama”

Program Utama Tampilkan Menu “Login”

Tampilkan Menu “Berita”

Login

Berita

Tampilkan Menu ”Lihat Buku Tamu”

Lihat Buku Tamu

Gambar 4. 4 STD Tampilan Utama

Tampilkan Menu “Isi Buku Tamu”

Isi Buku Tamu

52

STD Pada Sistem Admin

Program Utama

Tampilkan Menu “Login”

Login

Klik Menu “Pengumuman”

Klik Menu “Manajemen Surat” Klik Menu “ No Surat”

Pengumuman dan Info

Manajemen Surat

Klik Menu “ Data Info Sistem”

No Surat

Data Info Sistem Logout

Gambar 4.5 STD Sistem Admin

Klik Menu “ Logout”

53

Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman

Program Utama

Tampilkan Menu “Login”

Login

Tampilkan Menu “ Pengumuman”

Pengumuman

Klik Menu “Tambah Pengumuman”

Tambah Pengumuman

Klik Menu “Lihat Pengumuman”

Lihat Pengumuman

Klik Menu “Tambah Info Singkat”

Info Singkat

Gambar 4. 6 STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman

Klik Menu “ Lihat Info Singkat”

Lihat Info Singkat

54

Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat

Gambar 4. 7 STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat

55

4.3.3. Perancangan Database 1. Entity Relationship Diagram (ERD)

a) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Pada Tabel 4.3. merupakan bentuk tidak normal, yang digunakan melihat tabel secara keseluruhan.

Tabel 4.3. Bentuk Tidak Normal

56

b) Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form) Suratresmi

Folder PK

IDFOLDER

PK

KET KAPASITAS FK IDDIVISI URUTAN FK NO

Divisi PK

IDDIVISI

FK

JUDUL

NIP

NO

PK

TGL SIFAT YTH LAMPIRAN PERIHAL TGL_ACARA JAM TEMPAT ACARA TTD NAMA NIP ASAL URUTAN LOKASI

NIP NAMA TEMPATLAHIR TANGGALLAHIR ALAMAT

Info PK

ID_INFO

FK

TANGGAL INFO IDUSER

Rak PK

ID_RAK

User

Lemari

KET KAPASITAS FK IDDIVISI URUTAN FK IDFOLDER

PK

PK

ID_LEMARI

KETERANGAN KAPASITAS FK IDDIVISI FK ID_RAK

Bukutamu PK

ID_TAMU TANGGAL NAMA ALAMAT TELEPON HP EMAIL INSTANSI TUJUAN KEPERLUAN KOMENTAR

IDUSER

FK NIP NAMA PASSWORD ALAMAT TELPON TGLLAHIR TINGKAT KELAMIN BIDANG LOKASI STATUSPEGAWAI JABATAN STATUSNIKAH PENDIDIKAN KETPENDIDIKAN AGAMA TEMPATLAHIR STATUSLOGIN

Fileumum PK

ID_FU NAMA PENGIRIM TANGGAL KETERANGAN LOKASI JENIS

Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

Pengumuman PK

FK

ID_PENGUMUMAN TANGGAL JUDUL RINCIAN LOKASI IDUSER GAMBAR

57

2. Spesifikasi File Berdasarkan hasil normalisasi file diatas, maka dapat dibentuk sebuah database. Spesifikasi yang ada didalamnya adalah sebagai berikut : a. Spesifikasi Tabel Fileumum Nama Tabel

: Fileumum

Fungsi

: Untuk menyimpan data

Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 40 Karakter

Kunci Field

: ID_FU

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_FU

int(10)

No

NAMA

tinytext

No

PENGIRIM

Varchar (20)

Yes

TANGGAL

Datetime

Yes

KETERANGAN

Mediumtext

Yes

LOKASI

Smallint (5)

No

JENIS

Smallint (5)

No

Tabel 4.5 Fileumum

Constrain Key Primary key

58

b. Spesifikasi Tabel Bukutamu Nama Tabel

: Bukutamu

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 608 Karakter

Kunci Field

: ID_TAMU

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_TAMU

int(10)

No

TANGGAL

datetime

Yes

NAMA

Varchar (58)

Yes

ALAMAT

tinytext

Yes

TELEPON

Varchar (28)

Yes

HP

Varchar (128)

Yes

EMAIL

Varchar (128)

Yes

INSTANSI

Varchar (128)

Yes

TUJUAN

Varchar (128)

Yes

KEPERLUAN

tinytext

Yes

KOMENTAR

tinytext

Yes

Tabel 4.6 Bukutamu


59

c. Spesifikasi Tabel Folder Nama Tabel

: Folder

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 50 Karakter

Kunci Field

: IDFOLDER

Software

: MySQL

Field

Type

Null

IDFOLDER

smallint(5)

No

KET

varchar(30)

No

KAPASITAS

smallint(5)

Yes

IDDIVISI

smallint(5)

No

URUTAN

smallint(5)

No

NO

smallint(5)

No


Tabel 4.7 Tabel Folder

d. Spesifikasi Tabel Suratresmi Nama Tabel

: Suratresmi

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

60

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 760 Karakter

Kunci Field

: NO

Software

: MySQL

Field

Type

Null

NO

varchar(50)

No

TGL

Date

No

SIFAT

Smallint

No

YTH

Varchar(100)

No

LAMPIRAN

tinytext

Yes

PERIHAL

tinytext

No

TGL_ACARA

Date

JAM

Varchar(50)

TEMPAT

Varchar(100)

ACARA

Varchar(100)

TTD

Varchar(150)

NAMA

Varchar(50)

NIP

Varchar(50)

ASAL

Varchar(100)

URUTAN

Smallint(5)

LOKASI

Smallint(5)

Tabel 4.8 Suratresmi


61

e. Spesifikasi Tabel Info Nama Tabel

: Info

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 30 Karakter

Kunci Field

: ID_INFO

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_INFO

int(10)

No

TANGGAL

datetime

Yes

INFO

tinytext

Yes

IDUSER

varchar(20)

Yes


Tabel 4.9 Info

f. Spesifikasi Tabel Lemari Nama Tabel

: Lemari

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 50 Karakter

62

Kunci Field

: ID_LEMARI

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_LEMARI

smallint(5)

No

KETERANGAN

varchar(30)

Yes

KAPASITAS

smallint(5)

Yes

IDDIVISI

smallint(5)

Yes

URUTAN

smallint(5)

Yes


Tabel 4.10 Lemari

g. Spesifikasi Tabel Pengumuman Nama Tabel

: Pengumuman

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 175 Karakter

Kunci Field

: ID_PENGUMUMAN

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_PENGUMUMAN

smallint(5)

No

TANGGAL

varchar(30)

Yes

JUDUL

smallint(5)

Yes


63

RINCIAN

mediumtext

Yes

LOKASI

smallint(5)

Yes

IDUSER

varchar(30)

Yes

GAMBAR

varchar(100)

Yes

Tabel 4.11 Pengumuman

h.Spesifikasi Tabel Rak Nama Tabel

: Rak

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 50 Karakter

Kunci Field

: ID_RAK

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_RAK

smallint(5)

No

KET

varchar(30)

No

KAPASITAS

smallint(5)

Yes

IDDIVISI

smallint(5)

No

URUTAN

smallint(5)

No

IDFOLDER

smallint(5)

Tabel 4.12 Rak


64

i.Spesifikasi Tabel User Nama Tabel

: User

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 880 Karakter

Kunci Field

: IDUSER

Software

: MySQL

Field

Type

Null

IDUSER

varchar(30)

No

NIP

varchar(30)

No

NAMA

varchar(30)

No

PASSWORD

varchar(30)

Yes

ALAMAT

Tinytext

No

TELPON

varchar(30)

No

TGLLAHIR

Date

No

TINGKAT

varchar(30)

No

KELAMIN

enum(L’,P”)

No

BIDANG

smallint(5)

No

LOKASI

smallint(5)

No

STATUSPEGAWAI

smallint(5)

No


65

JABATAN

smallint(5)

No

STATUSNIKAH

smallint(5)

yes

PENDIDIKAN

smallint(5)

yes

KETPENDIDIKAN

Tinytext

yes

AGAMA

smallint(5)

yes

TEMPATLAHIR

varchar(30)

yes

STATUSLOGIN

char(1)

yes

Tabel 4.13 User

j.Spesifikasi Tabel Divisi Nama Tabel

: Divisi

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 30 Karakter

Kunci Field

: ID_DIVISI

Software

: MySQL

Field

Type

Null

ID_DIVISI

INT(10)

No

JUDUL

varchar(20)

Yes

Tabel 4.14 Divisi


66

k.Spesifikasi Tabel NIP Nama Tabel

: NIP

Fungsi


Organisasi File

: Index Sequential

Akses File

: Random

Media

: Harddisk

Panjang Record

: 100 Karakter

Kunci Field

: NIP

Software

: MySQL

Field

Type

Null

NIP

INT(10)

No

NAMA

varchar(20)

Yes

TEMPATLAHIR

varchar(20)

Yes

TANGGALLAHIR

Datetime

Yes

ALAMAT

varchar(50)

Yes

Tabel 4.15 NIP


67

4.3.4. Perancangan Layar 4.3.4.1 Rancangan Layar Home

Gambar 4.8 Rancangan Interface Layar Home

68

Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk

69

Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Data Surat Masuk

70

Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info Sistem

71

Gambar 4.12 Rancangan Menu Lihat Data Keluar

72

Gambar 4.13 Rancangan Menu Lihat Update Surat

73

Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan

74

4.4 Pemrograman (Coding) Pada tahap ini, penulis menggunakan aplikasi XAMPP yaitu sebuah aplikasi yang merupakan paket instalasi untuk PHP, web server Apache, dan database MySQL dengan spesifikasi sebagai berikut:. Teknologi

Versi

Spesifikasi

Webserver

XAMPP

- Apache 2.2.6

1.6.4

- MySQL 5.0.45 - PHP 5.2.4

Sistem Database

MySQL 5.0.45

Bahasa Pemrograman

PHP 5.2.4

Tabel 4. 16 Spesifikasi MySQL Sedangkan Dalam pengolahan gambarnya menggunakan Adobe Photoshop CS2, dan Macromedia Dreamweaver MX sebagai pengolahan codingnya. Untuk Designer tools nya digunakan Microsoft Office Visio 2007 dan untuk emulator yag digunakan sebagai browser penulis menggunakan Mozilla Firefox v3.6 sebagai web browser.

4.5 Pengujian Pada tahap ini, penulis juga menguji sistem yang telah dibangun dengan Metode Unit Test, Integration Test, Dan User Acceptence Test. Dengan menggunakan Metode Unit Test yaitu melakukan testing terhadap suatu bagian program untuk mengetahui apakah bagian program dapat berfungsi dengan baik ketika dimasukkan atau untuk menampilkan data, ternyata tidak

75

ditemukan program yang error, sama halnya dengan Metode Integration Test, yaitu melakukan testing terhadap program-program yang telah selesai secara keseluruhan, dari awal sampai akhir program, ternyata juga tidak ada program yang error. Yang terakhir dengan Metode User Acceptence Test, yaitu melakukan testing terhadap aplikasi yang telah selesai oleh user. Dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat dimengerti dan dijalankan dengan mudah oleh user, dan ternyata bisa diterima dan di mengerti oleh user dengan baik, sehingga bisa dikatakan sebagai aplikasi yang user friendly.

4.6 Operasi dan Pemeliharaan 4.6.1

Operasi Tahap akhir dalam siklus SDLC pada model waterfall ini salah satunya adalah pengoperasian pada sistem yang diusulkan dan hanya baru pada tahap personal (komputer desktop) / localhost saja, belum dapat di implementasikan secara publik yang dapat diakses oleh masyarakat luas.

4.6.2 Pemeliharaan Tahap ini adalah bagian dimana kita melakukan kegiatan seperti backup and recovery dan system modification and enhancement. Yang secara keseluruhan dilakukan oleh administrator.

76

Untuk tahap ini, penulis belum dapat melaksanakan, karena tahap yang sebelumnya yaitu pengoperasian hanya terlaksana sebatas komputer milik penulis.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa: 1.

Bagi Badan/ Perusahaan Aplikasi ini dapat memudahkan pelayanan pengolahan dokumen kearsipan.

2.

Bagi sistem informasi Perusahaan dengan adanya aplikasi Manajemen kearsipan persuratan ini maka dapat memudahkan user untuk menyimpan, mengubah, mencari, menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan dengan mudah dan cepat.

5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan sebagaimana dikemukakan di atas, maka dibawah ini dapat diajukan beberapa saran: 1. Sistem memiliki keterbatasan dimana belum terhubungnya antar instansi-instansi sehingga tidak adanya koneksi antar jaringan. 2. Belum adanya seorang Arsiparis di Badan Wakaf Indonesia sehingga dapat menyulitkan dalam pengelolaan kearsipan ditempat tersebut.

77

DAFTAR PUSTAKA

Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. (Yogyakarta : Penerbit GRAHA ILMU, 2003

H.M, Jogiyanto : “Analisis dan Disain”, Andi Offset, Yogyakarta, 2004 Hartono, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar ilmu komputer, Pemrograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta : Andi. Hartono, Jogiyanto. 2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi ke-6.Yogyakarta: Andi Offset Powell, Gavin. 2006. Beginning Database Design. Indiana : Wiley Publishing.

Pressman, Roger S. 2000. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku Dua). Yogyakarta : Andi.

Tim Jurusan Teknik Informatka : “Tata Cara dan Contoh Kerangka Laporan Kerja Praktek/Tugas Akhir”, Universitas Widyatama Bandung, 2003.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Herujito, yayat M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.

Herujito, yayat M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.

78

DATA DIRI NAMA

: HAIDIR ALI

NIM

: 102091026286

JURUSAN

: TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS

: SAINS DAN TEKNOLOGI

ANGKATAN

: 2002

Lampiran 1

INSTRUMEN WAWANCARA Interviewer

: Haidir Ali (HA)

Wawancara Dengan

: Divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia Bapak. Bey Sapta (BS)

Lokasi

: Kantor Badan Wakaf Indonesia Jalan Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta

Hari/Jam

: Selasa, 02 Juli 2010 Jam 09.15 - 11.25 WIB.

Pedoman wawancara: Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini : 1.

Mencakup tempat penyimpanan arsip

2.

Mencakup peralatan dan perlengkapan arsip

3.

Mencakup peranan kersipan

4.

Mencakup proses kearsipan

5.

Mencakup penyebab kerusakan kearsipan

PERTANYAAN: 1. Adakah tempat penyimpanan kearsipan persuratan di Badan Wakaf ini? 2. Alat-alat atau media apa saja yang diperlukan untuk menyimpan kearsipan persuratan? 3. Apakah disini memiliki proses sistem temu kembali informasi?

L-1

4. Apakah ada seorang petugas khusus dalam hal ini arsiparis untuk mengelola kearsipan? 5. Bagaimana sistem pengelompokan kearsipan persuratan disini?

JAWABAN : 1. Ada, disini kami memiliki tempat penyimpanan arsip sendiri-sendiri, perlu diketahui bahwa di dalam badan wakaf ini ada beberapa divisi, mereka sudah memiliki tempat kearsipan sendiri. 2. Di badan wakaf Indonesia ini alat atau media penyimpanannya sederhana seperti folder-folder yang tersusun rapi di dalam lemari. 3. Untuk proses sistem temu kembali informasi kami masih menggunakan cara manual yaitu dengan cara mencari sendiri kearsipan yang diperlukan, sehingga masih merepotkan, karena sudah terlalu banyaknya tumpukantumpukan kertas surat kearsipan. 4. Disini kami tidak memiliki arsiparis untuk mengelola kearsipan, jadi jika ada surat masuk atau surat keluar maka kami melakukan penyimpanannya sendiri, memang ada petugas khusus yang mengatur kearsipan tersebut tetapi untuk dikatakan seorang arsiparis masih belum tepat karena petugas tersebut masih belum paham benar tentang kearsipan, lulusannya pun bukan di bidang kearsipan 5. Untuk mengelompokkan jenis-jenis kearsipan kami memiliki sistem pencatatan kode kearsipan yang membedakan arsip yang satu dengan yang lainnya, disini kami memiliki kriteria dalam pengkodean arsip untuk dapat

mengklasifikasikan jenis arsip, ada yang bersifat penting dan tidak penting dan bersifat masih aktif dan tidak aktif.

Lampiran 2 Form Login

L-2

Form Surat Undangan

Form Surat Masuk

Form Cari Surat Masuk

Form Cari Surat Keluar

Form Data Instansi

Form Daftar Rak Surat

Form Data Sifat Surat

Form Data Status Keberadaan Surat

Form Tambah Surat Masuk

Form Update Data Lokasi Arsip Surat

Form Data Disposisi

Form Isi Buku Tamu

Form Lihat Buku Tamu

Lampiran 3

Index.php

alert($aksi$iduser$password);"; if (trim($aksi)=="Login") {

if (trim($iduser=="")) { $errmesg="ID User harus diisi"; $errlogin="id"; } elseif (trim($password=="")) { echo $iduser; $errmesg="Password harus diisi"; $errlogin="password"; //buatlog(9,$idadmin); } else { $query = "SELECT CSS,NAMA,TINGKAT,BIDANG,JABATAN,LOKASI,KELAMIN,DIVISI FROM user WHERE ID='$iduser' AND PASSWORD=PASSWORD('$password')";

$hasil=doquery($query,$koneksi); if (sqlnumrows($hasil)>0) { $data=sqlfetcharray($hasil); session_start(); session_register("users"); session_register("namausers"); session_register("bidangs"); session_register("tingkats"); session_register("jabatans"); session_register("lokasis"); session_register("css"); session_register("tujuans"); session_register("kelamins"); session_register("divisis"); session_register("namaunits"); $css=$data[CSS]; $users=$iduser; $namausers=$data['NAMA']; $bidangs=$data['BIDANG']; $tingkats=$data['TINGKAT']; $jabatans=$data['JABATAN']; $lokasis=$data['LOKASI']; if($data[KELAMIN]=="L") { $kelamins="Bpk. "; }else{

$kelamins="Ibu "; } $q="SELECT * FROM daftardisposisi WHERE IDUSER = '$users'"; $h=doquery($q,$koneksi); $dh=sqlfetcharray($h); $tujuans=$dh[KET];

$q="SELECT * FROM divisi WHERE ID = '$divisis'"; $h=doquery($q,$koneksi); $dh=sqlfetcharray($h); $namaunits=$dh[JUDUL];

$q="SELECT COUNT(ID) AS JML FROM pesan WHERE KE = '$users' AND DIBACA IS NULL"; $h=doquery($q,$koneksi); echo mysql_error(); $d=sqlfetcharray($h); $jmlpesan=$d[JML]; if($jmlpesan>0) { $lokasiawal="pesan/index.php"; } else { $lokasiawal="surat/index.php"; } $query = "UPDATE user SET STATUSLOGIN='L' WHERE ID='$iduser'"; $hasil=doquery($query,$koneksi);

mysql_close();Header("Location:$lokasiawal"); } else { $errmesg="Maaf, ID dan Password Anda tidak sesuai. Atau Anda telah login dan belum logout di tempat lain. Silakan mengisi kembali ID dan Password Anda atau logout terlebih dahulu."; $errlogin="id"; } } }

$waktu=getdate(time()); printheader(); //include "hasilisidaftarhadir.php"; echo $pilihan; include "welcomemenu.php"; ?>

if (ereg("1",$caraisidh) || ereg("2",$caraisidh)) { //include "isidaftarhadir.php"; }

include "loginuser.php"; //echo "
"; ?>

?>
?>

Loginuser.php

<script language=JAVASCRIPT> function teslogin (form) { if (form.iduser.value=='') { alert('ID harus diisi'); form.iduser.focus(); }else if (form.password.value=='') { alert('Password harus diisi'); form.password.focus(); } else { return true; } return false; }

L o g i n

Untuk menggunakan fasilitas-fasilitas seperti data surat, dll, silakan login

terlebih dahulu

User ID

Password

"; if ($errlogin=="id") { echo "log.iduser.focus();"; } else { echo "log.password.focus();"; } echo ""; } ?>

Info.php

Info Singkat Tidak ada info singkat ";

} else {

echo "
"; $i=0; settype($i,"integer"); while ($d=sqlfetcharray($h)) { if ($i % 2 ==0) { $kelas="class=datagenap"; } else { $kelas="class=dataganjil"; } echo " "; $i++; } echo "

Info Singkat
$d[INFO]

".getnama($d[IDUSER]).", $d[TGL]

";

} ?>

Bukutamu.php

$h=doquery("SELECT MAX(ID) AS JML FROM bukutamu",$koneksi); $d=sqlfetcharray($h); $idbaru=$d[JML]+1;

$hpb=htmlspecialchars($hpb); $namab=htmlspecialchars($namab); $alamatb=htmlspecialchars($alamatb); $teleponb=htmlspecialchars($teleponb); $emailb=htmlspecialchars($emailb); $tujuanb=htmlspecialchars($tujuanb); $keperluanb=htmlspecialchars($keperluanb); $instansib=htmlspecialchars($instansib); $komentarb=htmlspecialchars($komentarb); $q="INSERT INTO bukutamu VALUES('$idbaru',NOW(), '$namab',

'$alamatb','$teleponb','$hpb','$emailb','$instansib','$tujuanb','$keperluanb',' $komentarb')"; doquery($q,$koneksi); echo mysql_error(); if (sqlaffectedrows($koneksi)>0) { $mesg="Terima kasih telah mengisi buku tamu";

$hpb=$namab=$alamatb=$teleponb=$emailb=$tujuanb=$instansib=$kepe rluanb= $komentarb=""; } else { $mesg="Buku tamu gagal diisi"; } } $aksi=""; }

if ($aksi=="lihat") {

printjudulmenu("Lihat Buku Tamu") ; printmesg($mesg);

if ($sort=="") { $sort="TANGGAL DESC"; }

if ($hal=="") { $hal=1; }

$q="SELECT COUNT(ID) AS JML

FROM bukutamu ";

$h=doquery($q,$koneksi); echo mysql_error(); $d=sqlfetcharray($h); $jml=$d[JML];

$lastpage=floor($jml/$maxdata); if ($jml%$maxdata>0) { $lastpage++; } settype($lastpage,"integer");

$first=$maxdata*($hal-1); $limit="LIMIT $first,$maxdata";

if ($hal > 1 && $lastpage>1) { $prev="<< sebelumnya"; } if ($hal < $lastpage && $lastpage>1) { $next="beri kutnya >>";

}

$navigasi="

$prev $next

";

$q="SELECT * FROM bukutamu WHERE 1=1

$where $qtanggal ORDER BY $sort $limit";

$h=doquery($q,$koneksi); echo mysql_error(); if (sqlnumrows($h)>0) { $href="index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan& "; $i=0; while ($d=sqlfetcharray($h)) { $kelas=kelas($i); $sl=""; $i++; echo "

$kelas>

$kelas>

$kelas>

$kelas>
$kelas>

$kelas>

$kelas>

$kelas>

Tanggal $d[TANGGAL]

Nama $d[NAMA]

Alamat $d[ALAMAT]

Telepon $d[TELEPON]

HP $d[HP]

Email
href='mailto:$d[EMAIL]'>$d[EMAIL]

Instansi $d[INSTANSI]

Tujuan $d[TUJUAN]

Keperluan $d[KEPERLUAN]

Catatan $d[KOMENTAR]

";

} echo "$navigasi"; } else { printmesg("Data Buku Tamu tidak ada"); //$aksi=""; }

////////////// } if($aksi=="") { printjudulmenu("Isi Buku Tamu")

;

printmesg($mesg); echo "

class=isianjudul> Nama

class=isianjudul> Alamat

class=isianjudul> Telepon

class=isianjudul> HP

class=isianjudul> Email

class=isianjudul> Instansi

class=isianjudul> Tujuan

class=isianjudul> Keperluan

class=isianjudul> Catatan

$alamatb

$tujuanb

$komentarb

"; }

?>

Tanggal	$d[TANGGAL]
Nama	$d[NAMA]
Alamat	$d[ALAMAT]
Telepon	$d[TELEPON]
HP	$d[HP]
Email	href='mailto:$d[EMAIL]'>$d[EMAIL]
Instansi	$d[INSTANSI]
Tujuan	$d[TUJUAN]
Keperluan	$d[KEPERLUAN]
Catatan	$d[KOMENTAR]

HAIDIR ALI Teknik Informatika

Recommend Documents