ÜGYMENETMODELLEZÉS Az ügymenet-modellezés során bemutatható, hogy mi történik az ügyirattal a közigazgatási szervhez kerülést követően. I.
Nyilvántartásba vétel - általános ügyviteli feladatok 1. Érkezés – postán, ügyfél által személyesen leadva 2. Postabontás + küldemény ellenőrzése 3. Érkeztetés – dátumbélyegző iratra rányomása 4. Szignálás – ügyintéző kijelölése 5. Iktatás: az ügyirat bevezetése az iktatókönyvbe (vagy számítógépes rendszerbe) – ha kezdőirat, akkor a következő szabad sorszámra kerül, ha utóirat, akkor a kezdőiratának következő sorszámára 6. Mutatózás - az ügyiratokat az iktatás után a tárgymutatóba be kell vezetni, - a tárgymutató ábécé-rendben tartalmazza a bejegyzéseket a könnyebb kereshetőség érdekében. 7. Előadói ív megnyitása - az egy főszámhoz tartozó iratokat tartalmazza, - a kezdőirat iktatásakor nyitják meg, - megismétli az ügyirat legfontosabb iktatási adatait, és különböző ügyiratkezelési, ügyviteli utasításokat lehet rá feljegyezni.
II.
Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában 1. iktató vagy ügyintéző az ügyiratot bevezeti az ügyintéző előadói munkanaplójába 2. kérelem vizsgálata – annak megállapítása, hogy a közigazgatási szerv hatáskörébe tartozik-e az ügy és illetékes annak elintézésére 3. értesítés az eljárás megindításáról iktatószám, ügy tárgya, eljárás megindításának napja, ügyintézési határidő, ügyintéző neve és elérhetősége 4. vizsgálat, hogy minden szükséges melléklet megérkezett-e, szükség van-e hiánypótlásra. Ha igen, akkor határidőtűzéssel fel kell szólítani az ügyfelet, hogy a szükséges hiányosságokat pótlólag csatolja. 5. Ügyintézési feladatok - jogszabály kikeresése az ügy elintézéséhez - a tényállás tisztázása: helyszíni szemle, meghallgatások (ügyfél, tanú, szakértő) - szakhatóság megkeresése stb. 6. jogszabály alkalmazása: jogosultság vagy elutasítás megállapítása 7. döntéstervezet készítése és bemutatása a kiadmányozó részére. Ha jó, akkor 8. pont, ha nem: átdolgozása és újbóli bemutatás. - döntéstervezet annyi eredeti példányban készül, ahányan azt kapják + az ügyiratban maradó, irattári példány 8. kiadmányozás – a döntéstervezet jóváhagyása, azaz aláírás, pecsét
9. postázás: - a döntés kiküldése az ügyfélnek, - az érdemi iratot mindig tértivevénnyel kell küldeni. 10. Határidő-nyilvántartás – közbenső intézkedést igénylő irat kerül ide, pl. a kiküldött határozat a fellebbezési idő lejártáig (jogerőssé válásig) Ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után 1. Irattár 2. Selejtezés
III.
IRATOK KÖTELEZŐ FORMAI, TARTALMI ELEMEI Iratfajták •
Kérelem
• • •
Értesítés az eljárást megindító ügyfélnek Értesítés eljárás megindításáról Eljárás megindításáról szóló hirdetmény, közlemény
•
Hiánypótlási felhívás
• •
Idézés Értesítés tanú, szakértő meghallgatásról, szemle, tárgyalás tartásáról
• •
Jegyzőkönyv Hivatalos feljegyzés
• • •
Alakszerű határozat Egyszerűsített határozat Végzés
•
Hatósági bizonyítvány
Minden hivatali irat kötelező formai – alaki - kellékei - A hivatal és a szervezeti egység megnevezése (általában fejlécben) - A hivatal címe, postacíme, elérhetőségei – központi szám, fax, web cím, e-mail cím (fejlécben vagy a láblécben) - Az ügyfél neve, címe - Az irat (ügy) tárgya (pl. hiánypótlási felhívás hagyatéki ügyben, értesítés birtokvédelmi eljárás megindításról) - Ügyiratszám (iktatószám) - Ügyintéző neve - Ügyintéző hivatali elérhetőségei (tel., fax, e-mail cím)
2
„Szöveg” - Keltezés - Aláírás (aláíró neve, aláírása) - Hivatalos bélyegzőlenyomat – pecsét (körbélyegző) 1. Kérelem /34.§/ Kötelező tartalmi elemei: - a kérelmező (ügyfél) vagy képviselőjének neve - az ügyfél lakcíme (székhelye) - a hatóság döntésére való kifejezett kérelem: annak pontos megjelölése, hogy mit kér a hatóságtól - törvény alapján kezelhető azonosító – csak ha jogszabály előírja - e-levélcím, telefax szám, telefonos elérhetőség megadása - lehetőség - mellékletek – csak ha jogszabály előírja Kérelem benyújtása: - írásban történhet - szóban is - jegyzőkönyvbe kell foglalni vagy ügyiratra feljegyezni - személyes megjelenés: ha ennek hiányában az ügy eldöntéséhez szükséges tény, információ vagy adat nem szerezhető meg - életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzetben azonnali intézkedést igénylő ügyben: telefonon is előterjeszthető - jogszabály előírhatja: a célra rendszeresített nyomtatvány, e-űrlap vagy szoftver használatát Nem kérhető mellékletként: - szakhatósági állásfoglalás vagy előzetes szakhatósági hozzájárulás - olyan adat igazolása, amely nyilvános vagy amelyet valamely hatóság, bíróság vagy a Magyar Országos Közjegyzői Kamara jogszabállyal rendszeresített nyilvántartása tartalmaz (kivétel: az ügyfél azonosításához szükséges adatok) Ezt a kérelmet öt munkanap alatt kell teljesíteni és az ügyfél az adatszolgáltatásért fizetendő díjat köteles megfizetni. o o
Kérelmet tartalma szerint kell elbírálni. Az eljárás megindítására irányuló és más kérelmet is a tárgyban hozott határozat jogerőre emelkedéséig vonhatja vissza az ügyfél.
2. Értesítés az eljárást megindító ügyfélnek /29.§ (9) bekezdése/ Ügyfél kérelmére indult eljárásban: - ha ezt az ügyfél kéri, - kérelem beérkezésétől számított öt munkanapon belül Értesítés tartalmi elemei: - iktatási szám - ügyintéző neve, hivatali elérhetősége - az eljárás megindításának napja
3
- ügyintézési határidő, ügyintézési határidőbe nem számító időtartamok, - hatóság eljárási kötelezettségének elmulasztása esetén követendő eljárás, - iratokba való betekintés és nyilatkozattétel lehetősége - tájékoztatás arról, hogy kérelme a szükséges adatainak kezeléséhez és -jogsegély, szakhatósági eljárás lefolytatása céljából - továbbításához való hozzájárulásnak minősül. 3. Értesítés eljárás megindításáról /29.§/ Kérelem beérkezésétől számított öt munkanapon belül: o hivatalból és kérelemre indult eljárásban az ismert ügyfelet o hivatalból indult eljárásban: az első eljárási cselekmény elvégzéséről Értesítés tartalmi elemei: az ügy tárgya, iktatási száma, az ügyintéző neve, hivatali elérhetősége, az eljárás megindításának napja, az adott ügyfajtára irányadó ügyintézési határidő és az ügyintézési határidőbe nem számító időtartamok, a bizonyítás során alapvető jelentőségűnek minősülő ügyféljogokkal kapcsolatos tájékoztatás (irat-betekintési és nyilatkozattételi jog), hivatalból indult eljárásban az erre történő utalás, kérelemre indult eljárásban a kérelmező ügyfél neve. Mellőzhető, ha a.) eljárás eredményességét veszélyeztetné b.) az eljárás megindítása után a hatóság öt munkanapon belül érdemben dönt (vagy a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül elutasítja vagy az eljárást megszünteti) c.) ellenőrzésre feljogosított hatóság folyamatos ellenőrzési tevékenysége körében d.) honvédelmi, nemzetbiztonsági, közbiztonsági okból jsz. kizárja. 4. Eljárás megindításáról szóló hirdetmény, közlemény /29.§ (6)-(7) bekezdés/ Tartalmazza: az ügy tárgyát, rövid ismertetését a létesítményi/tevékenységi hatásterület (akár vélelmezhető) határait, tájékoztatást, hogy az érintettek hol és mikor tekinthetnek be az ügy irataiba. Értesítés módja hirdetmény, közhírré tétel, ha az eljárásban ügyfél: o a létesítménnyel kapcsolatos, illetve tevékenység engedélyezésére irányuló eljárásban a hatásterületen levő valamennyi ingatlan tulajdonosa, ing.nyilvba bejegyzett jogszerű használó o érdekvédelmi szervezetek és azon társadalmi szervezetek, amelyeknek a nyilvántartásba vett tevékenysége valamely alapvető jog védelmére vagy közérdek érvényre juttatására irányul (törvény alapján – meghatározott ügyekben), valamint ha
4
o
az eljárás jelentős számú ügyfelet érint.
5. Hiánypótlási felhívás /37.§ (3)-(5) bekezdése/ A kérelem beérkezésétől számított öt munkanapon belül kell kiküldeni. Tartalma: - az elvárt hiánypótlás – pótlandó adatok - pontos megjelölése, - a hiánypótlásra nyitva álló megfelelő határidő tűzése, - a mulasztás jogkövetkezményeire történő figyelmeztetés. Nem bocsátható ki: - olyan adat vagy melléklet igazolására, csatolására, melyet a hatóságnak kell beszerezni; - az ügyfél a kérelmet azért nem formanyomtatványon nyújtotta be, mert annak kitölthető és letölthető változata e-úton nem volt elérhető. 6. Idézés /46.§/ o o o
Akinek személyes meghallgatása szükséges → kötelezhető Ügyfél a kérelmére indult eljárásban nem kötelezhető (kivéve: a hatóság hivatalból folytatja a kérelemre indult eljárást vagy jogsz. előírja tárgyalás, közmeghallgatás vagy egyezési kísérlet tartását) Közlése, hogy azt az idézett a meghallgatást megelőzően legalább öt munkanappal megkapja
Idézés tartalma: - kötelezés a hatóság előtti megjelenésre - helyszín megjelölése - határidő v. határnap tűzése - milyen ügyben és milyen minőségben kell az idézettnek megjelennie - figyelmeztetés a megjelenés elmulasztásának következményeire 7. Értesítés tanú, szakértő meghallgatásról, szemle, tárgyalás tartásáról /49.§/ Ha nem szükséges idézni (pl. kérelmező ügyfél) Szakhatóságot kell, ha feladat- és hatáskörét érinti Úgy kell közölni, hogy az érdekelthez az eljárási cselekmény időpontja előtt legalább három munkanappal megérkezzen Tartalma: - értesítés az eljárási cselekmény helyéről, idejéről, - tájékoztatás, hogy részt vehet, de megjelenése nem kötelező o o o
8. Jegyzőkönyv /39.§/ Kötelező készíteni: ügyfél, tanú, szakértő meghallgatásáról, a szemle lefolytatásáról és más bizonyítási cselekményekről, tárgyalásról, lefoglalásról és egyéb jsz-ban meghatározott eljárási cselekményekről, ha az eljárás érdekében szükséges, hatósági tanú alkalmazása esetén, továbbá szóbeli kérelemről. 5
Hatóság készíthet az ügy jellegét figyelembe véve minden egyéb esetben is. Tartalmi elemei: - eljáró hatóság megnevezése, ügyintéző neve - az ügy tárgya, ügyiratszáma - a jkv. készítésének helye és időpontja - a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatai o neve o lakcíme o eljárásjogi helyzete o egyéb elérési lehetősége - a meghallgatott személy jogaira és kötelezettségeire való figyelmeztetés megtörténte - lényeges nyilatkozatok és megállapítások o az eljárási cselekmények során tapasztalt lényeges körülmények és megállapítások (a hatóság megállapításai) - a jelenlévők oldalankénti aláírása Készíthető - hangfelvétel vagy kép- és hangfelvétel formájában (mindent tartalmaz, kivéve az aláírást!) - iratokhoz kell csatolni vagy arról az eljárás befejezéségi írásbeli jkv-et kell készíteni - hatóság dönti el költségtakarékosság és hatékonyság alapján. 9. Hivatalos feljegyzés /39.§ (6) bekezdés/ Tartalma: - felvételének helye és időpontja - az ügy tárgya és az ügyiratszám - az eljárási cselekmény - eljáró ügyintéző neve és aláírása o Olyan eljárási cselekményről kell készíteni, amiről nem kell és nem készül jegyzőkönyv. o Nem kell sem jkv, sem feljegyzés ügymenetre vonatkozó általános vagy adott ügy állásáról szóló tájékoztatásról. Hatósági döntések a) Határozat – az ügy érdemében b) Végzés – az eljárás során eldöntendő egyéb kérdésekben 10. Alakszerű határozat Részei: I. Fejrész II. Rendelkező rész 6
III. Indokolás IV. Záró rész Kötelező tartalmi elemei I. Fejrész: - hatóság megnevezése - ügyiratszám - ügyintéző neve, elérhetősége - ügyfél neve, lakóhelye (székhely, telephely) - ügy tárgyának megjelölése II. Rendelkező rész: - a döntés - jogorvoslati tájékoztató: fellebbezés vagy keresetindítás (benyújthatóság, határidő, illetékvonzat) - szakhatóság megnevezése és állásfoglalása - eljárási költség viseléséről szóló döntés - ügyfélnek, eljárás egyéb résztvevőinek járó költségtérítés, illetve munkadíj összegéről rendelkezés (ha nem külön végzésben állapítják meg) - a kötelezettség teljesítésének határideje vagy határnapja, az önkéntes teljesítés elmaradásának jogkövetkezményei - fizetési kötelezettség elektronikus úton való megfizetéséről szóló tájékoztatás III. Indokolási rész: - megállapított tényállás, annak bizonyítékai - ügyfél által felajánlott, de mellőzött bizonyítás és a mellőzés indokai - mérlegelési, méltányossági jogkörben hozott határozat esetén a szerepet játszó szempontok és tények - szakhatósági állásfoglalás indokolása - ügyintézési határidő leteltének napja, ügyintézési határidő túllépése esetén a következményekről szóló tájékoztatás (tájékoztatás, hogy a hatóság azt az ügyfélnek felróható okból nem tartotta be vagy a megfizetett díj vagy illeték összege visszafizetésének van helye) - jogszabályi hivatkozás (jogszabályhelyek, amelyek alapján a hatóság a döntését meghozta, valamint a hatóság hatáskörét és illetékességét megállapító jogszabályhelyek is) IV. Záró rész: - a döntéshozatal helye és ideje - hatáskör gyakorlójának neve, hivatali beosztása, - a kiadmányozó neve, hivatali beosztása (ha nem azonos a hatáskör gyakorlójával) - kiadmányozó aláírása, a hatóság bélyegzőlenyomata Kiadmányozás: nem csupán az aláírás. A hatáskör gyakorlásához kapcsolódik, a hatáskör birtokosát illeti meg. A kiadmányozó a döntési kompetenciáját (annak egy részét átruházhatja – ekkor a hatáskör címzettje és a kiadmányozó külön válik.
7
11. Egyszerűsített döntés (határozat és végzés) Akkor lehet hozni, ha - a hatóság a kérelemnek teljes egészében helyt ad - nincs ellenérdekű ügyfél Ez ügyfél kezdeményezésére indult, első fokú eljárás lehet. Részei: I. Fejrész- uaz. II. Rendelkező rész – uaz., kivétel: jogorvoslatról szóló tájékoztató nem kell III. Indokolás – nem kell!! IV. Záró rész - uaz. Indokolás elhagyható még: Az egyezséget jóváhagyó döntésből és a kizárólag valamely eljárási cselekmény időpontját meghatározó végzésből (pl. idézés, értesítés helyszíni szemléről) 12. Végzés Eljárási kérdésekben hozott döntés, ezért egyszerűbb szerkezetet igényelnek. Részei: I. Fejrész II. Rendelkező rész III. Indokolás IV. Záró rész I. Fejrész, IV. Záró rész megegyezik (címzett nemcsak ügyfél lehet) II. Rendelkező rész - döntés - jogorvoslati tájékoztató - fizetési és egyéb kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos döntés III. Indokolási rész - a döntés alapjául szolgáló részletes indokok (mérlegelés, méltányosság esetén a szerepelt játszó tényeket és figyelembe vett szempontokat) - jogszabályi hivatkozások - eljárást megszüntető végzés: ügyintézési határidő leteltének napja, ügyintézési határidő túllépése esetén a következményekről szóló tájékoztatás Főszabály: végzés csak a határozat – ennek hiányában az eljárást megszüntető végzés - elleni fellebbezésben támadható meg. Kivétel, amikor önálló fellebbezésnek van helye: (Ket. konkrétan rögzíti ezeket.) Pl.: - kérelmet érdemi vizsgálat nélkül elutasító, - eljárást megszüntető, - eljárást felfüggesztő, - ügyintézési határidő túllépése miatt a megfizetett illetéknek vagy díjnak a visszafizetéséről szóló, - eljárási bírságot kiszabó, - adatok zártnak kezelésére vonatkozó kérelemnek helyt adó,
8
-
fizetési kedvezménnyel, eljárási kapcsolatos első fokú végzés.
költséggel
és
költségmentességgel
Hatósági bizonyítvány, igazolvány, nyilvántartás Tény, adat, jogosultság vagy állapot igazolására kiállított okiratot, mindezek igazolását, valamint a hatósági nyilvántartásba történt bejegyzést (módosítást, javítást, törlést) határozatnak kell tekinteni. A bizonyítvány és az igazolvány kiadásának megtagadásáról, valamint a nyilvántartásba bejegyzés (módosítást, javítás, törlés) megtagadásáról kell alakszerű határozatot készíteni. 13. Hatósági bizonyítvány o Tény, állapot vagy egyéb adat igazolására szolgálhat. Akkor lehet kiállítani, ha ezt jogszabály előírja vagy ennek szükségességét az ügyfél valószínűsíti. o A kérelem előterjesztésétől számított öt munkanapon belül kell kiadni, vagy záradékkal ellátni. o Ha jogszabály másként nem rendelkezik, fel kell tüntetni, hogy - kinek, - milyen bizonyítékok alapján adták ki. o Tartalmát - az ellenkező bizonyításáig – mindenki köteles elfogadni. Ellenérdekű ügyfél nem élhet fellebbezéssel, de a hatósági bizonyítvány felhasználási célja szerinti eljárásban bizonyíthatja, hogy valótlan a tartalma. Ekkor a bizonyítvány tartalmának valótlanságát az a hatóság állapítja meg, ahol azt az ügyfél felhasználta. A bizonyítványban foglaltak valótlanságáról tájékoztatja a kiállító hatóságot is, aki ez alapján dönt a bizonyítvány kijavításáról, visszavonásáról vagy módosításáról. o Kérelmező ügyfél fellebbezhet, ha - elutasították a kérelmét - a hatósági bizonyítvány tartalmát sérelmesnek tartja. o A kiállítását meg kel tagadni, ha - kiadása jogszabályba ütközik, - az igazolni kívánt tény, állapot vagy egyéb adat igazolására vonatkozóan a hatóság nem rendelkezik adattal, - valótlan adat, tény állapot igazolását kéri az ügyfél. 14. Hatósági igazolvány o Ügyfél adatainak vagy jogainak rendszeres igazolására szolgál. o Az igazolványba csak jogszabályban meghatározott hatóság eszközölhet és csak jogszabályban meghatározott tartalmú bejegyzést. o A hatósági igazolványt a bejegyzett adatok és jogok igazolására - az ellenkező bizonyításáig - mindenki köteles elfogadni. (uaz a szabály, mint hat. bizonyítványnál)
9
15. Hatósági nyilvántartás o Hatóság által vezetett, jogszabályban meghatározott adatokra vonatkozó nyilvántartás. o A nyilvántartásban szereplő hibás adatot a hiba észlelése esetén a hatóság hivatalból köteles javítani vagy azt pótolni és erről az érintettet értesíteni. o Hivatalbóli, mérlegelés nélküli bejegyzés kapcsán hozott döntés a nyilvántartásba való bejegyzés napján jogerőre emelkedik. Az ügyfél jogorvoslati kérelmének benyújtására nyitva álló határidő kezdete, amikor a jogsértő vagy hibás adat bejegyzése vagy a mulasztás az ügyfél tudomására jut. Ügyintézési határidő (33.§) a hatóságnak a határozatot, az eljárást megszüntető végzést, valamint a II. fokú döntést hozó hatóságnak az I. fokú döntést megsemmisítő és új eljárásra utasító végzését huszonkét munkanapon belül kell meghozni és gondoskodni a döntés közléséről; a szakhatóság eljárására irányadó ügyintézési határidő – ha törvény vagy korm.rendelet másként nem rendelkezik – tíz munkanap az ügyintézési határidő kezdete: a kérelemnek az eljárásra hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághoz történő megérkezésének napja, illetve az eljárás hivatalból történő megindításának napja; az ügyintézési határidőbe nem számít be: a) hatásköri vagy illetékességi vita egyeztetésnek, valamint az eljáró hatóság kijelölésének időtartama, b) jogsegélyeljárás, továbbá a hivatalból beszerzendő adatnak a nyilvántartásból történő beszerzéséhez szükséges idő, c) a hiánypótlásra, illetve a tényállás tisztázásához szükséges adatok közlésére szóló felhívástól az annak teljesítéséig terjedő idő, d) szakhatóság eljárásának időtartama, e) az eljárás felfüggesztésének időtartama, f) ha a hatóság az eljárás megindításáról az ügyfelet nem értesítette, ezért a bizonyítási eljárás befejezésétől számított öt munkanapos észrevételezési határidő, g) a hatóság működését legalább egy teljes napra ellehetetlenítő üzemzavar vagy más elháríthatatlan esemény időtartama, h) a kérelem, a döntés és egyéb irat fordításához szükséges idő, i) az ügygondnok kirendelésére irányuló eljárás időtartama, j) szakértői vélemény elkészítésének időtartama, k) a hatósági megkeresés vagy a döntés postára adásának napjától annak kézbesítéséig terjedő időtartam.
-
-
-
Ügyintézési határidő meghosszabbítása: o ha azt törvény vagy kormányrendelet nem zárja ki, o a határidő letelte előtt o indokolt esetben o egy alkalommal o legfeljebb huszonkét munkanappal (szakhatóság tíz munkanappal) 10
