GSM Policy Assuralia
Artikel 1 : Mobile Company Plan Met het oog op het optimaliseren van zijn dienstverlening heeft Assuralia een ‘Mobile Company Plan’, waarbij hij enerzijds de vlotte en snelle bereikbaarheid van zijn directie en directiekaderleden (en een beperkt aantal operationele functies) wil stimuleren en anderzijds wil tussenkomen in de kosten voor professioneel gebruik (GSM-toestel, abonnement en communicaties).
Artikel 2 : Overeenkomst met provider Voor het Mobile Company Plan sluit Assuralia een overeenkomst af met de provider die hem de beste voorwaarden aanbiedt. Directie- en directiekaderleden kunnen van de voordelen van deze overeenkomst genieten, indien zij tot dit bedrijfsplan toetreden. (cfr. bijlage). Per deelnemer aan het bedrijfsplan wordt een vast bedrag afgesproken. Alle kosten voor communicaties boven dit vast bedrag (voor privé-gebruik) worden door de provider rechtstreeks aan de deelnemer gefactureerd. Het vaste gedeelte of minder (voor professioneel gebruik) wordt door de provider aan Assuralia gefactureerd.
Artikel 3 : Tussenkomst in aankoop GSM-toestel •
Interventie van Assuralia in de aankoop van een GSM-toestel : o Assuralia komt ten belope van maximaal 300 euro tussen in de aankoop van een nieuw GSM-toestel. o Na de aankoop van het GSM-toestel zijn alle kosten, bv. in geval van diefstal of verlies, of herstel in geval van beschadiging, gedurende 3 jaar ten laste van de medewerker (tenzij anders bepaald in de overeenkomst met de provider). o Na een periode van 3 jaar kan de medewerker zich een nieuw GSM-toestel aanschaffen, en opnieuw aanspraak maken op de financiële tussenkomst van Assuralia. Schaft de medewerker zich een nieuw GSM-toestel aan voor het einde van deze periode, dan is de volledige kostprijs ten laste van de medewerker. o Kosten voor de installatie van een eventuele car-kit zijn ten laste van de medewerker, met uitzondering voor de medewerkers met een bedrijfswagen, die de afspraken binnen de car policy volgen.
•
Administratieve regelingen bij de aankoop van een GSM-toestel : o De aankoop van een GSM-toestel gebeurt door de medewerker zelf, bij een door hem/haar gekozen leverancier. o Alle facturen voor de aankoop van het toestel (wat ook het bedrag is) worden opgemaakt op naam en adres van Assuralia, de Meeûssquare 29 te 1000 Brussel, met vermelding van BTW-nummer van Assuralia : 407.878.367. o Voor de terugbetaling van 300 euro bezorgt de medewerker de factuur van de aankoop van de GSM aan de dienst personeelsadministratie.
Versie 2012/2
gl120140
Page 1 of 5
Artikel 4 : Tussenkomst in kosten voor abonnement en communicaties •
De facturatie voor abonnements- en communicatiekosten wordt opgesplitst in twee delen : o een vast forfaitair bedrag wordt betaald door Assuralia (professioneel gebruik) o en het saldo wordt betaald door de medewerker (privé-gebruik).
•
Als basis voor de facturatie worden volgende vaste bedragen (tabel 2012) gebruikt : Functie Gedelegeerd bestuurder en algemeen directeur Directeurs Directiekader
Max maandbedrag 75 25 20
Uitzonderingen Directeur Communicatie en Internationale Zaken Adviseur Pers en communicatie Technisch beheerder gebouw Helpdesk ICT & infrastructuur Helpdesk vergaderzalen
50 30 40 30 10
•
De tussenkomst in abonnements- en communicatiekosten geldt enkel voor de medewerkers die in het bedrijfsplan van Assuralia zijn opgenomen.
•
De medewerker neemt bijgevolg het saldo dat het afgesproken bedrag per maand overschrijdt, voor zijn rekening. Indien de medewerker kan bewijzen dat hij op basis van het gespreksoverzicht afgeleverd door de provider, beroepshalve en gerechtvaardigd, voor een hoger bedrag telefoonoproepen heeft verricht, zal dat bedrag hem eveneens door de werkgever worden terugbetaald.
Artikel 5 : Afspraken bij vertrek en langdurige afwezigheid De betaling van het werkgeversforfait wordt geschorst of beëindigd bij het voordoen van een aantal omstandigheden, zoals • Arbeidsongeschiktheid van de medewerker van langer dan 1 maand, bv. ingeval van langdurige ziekte, zwangerschapsverlof, tijdskrediet, onbetaald verlof, … • Uitdiensttreding. Bij uitdiensttreding, wat ook de oorzaak ervan is, maakt de medewerker niet langer deel uit van het bedrijfsplan van Assuralia. De medewerker behoudt echter zijn GSM-toestel en zijn simkaart. De medewerker kan bijgevolg ook na zijn vertrek bij Assuralia zijn GSM-nummer behouden.
Artikel 6 : Gebruik GSM-nummers van kader- en directieleden •
Om de contacten vlot te laten verlopen worden de GSM-nummers opgenomen in de interne publicaties van Assuralia (bv. telefoonlijst op Inside).
•
Het GSM-gebruik blijft echter sterk gebonden aan de manier van werken van een medewerker en/of zijn dienst.
Versie 2012/2
gl120140
Page 2 of 5
•
Alle medewerkers van Assuralia worden verzocht hiermee rekening te houden, en volgende richtlijnen te respecteren : o Gebruik het GSM-nummer van directie- en kaderleden buiten de werkuren enkel ingeval zich dringende of onverwachte vragen stellen. Kijk tijdens de verlofperiodes eerst na wie binnen de dienst beschikbaar is. o Deel het GSM-nummer van collega’s niet zomaar mee aan derden, zonder akkoord van de betrokken persoon. Behoudens voor uiterst dringende aangelegenheden kan men derden steeds het nummer van de vaste lijn en/of het mailadres bij Assuralia bezorgen.
Artikel 7 : Gebruik van het GSM-toestel •
De medewerker zal het GSM-toestel gebruiken als een goede huisvader. Hij verbindt er zich ook toe het GSM-toestel niet te gebruiken tijdens het rijden met de wagen, behoudens ingeval hij over een wettelijk toegelaten handsfreeset beschikt.
•
De medewerker engageert zich er ook toe om bij een eventueel verlies of diefstal dadelijk het nodige te doen voor de blokkering van de GSM of de sim-kaart, teneinde verdere gesprekken met het toestel te vermijden (gratis nummer 0800/15.215). In die omstandigheden brengt hij tevens de ICT-afdeling onmiddellijk op de hoogte van de diefstal of het verlies.
•
Ook eventuele defecten worden zo spoedig mogelijk gemeld aan de ICT-afdeling, met het oog op de eventuele vervanging van het toestel via Proxireplace.
Artikel 8 : Behandeling van individuele gegevens door Assuralia •
De behandeling van individuele gegevens gebeurt conform de afspraken die dienaangaande aan het personeel van Assuralia zijn meegedeeld via de personeelsnota 2004-16.
•
Assuralia huldigt het principe dat het privé-leven van de medewerkers op de werkplaats geëerbiedigd moet worden. Assuralia oefent niettemin een controle uit op het gebruik van de telecommunicatiemiddelen, met naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen, meer bepaald de wet van 8 december 1992. De doeleinden van die controle zijn met name: o het beperken van de kosten voor professioneel gebruik. o de veiligheid en/of de goede technische werking van het telecommunicatiemiddel. o de instandhouding van de productiviteit.
•
De uitgaande of inkomende telefoongesprekken kunnen onderwerp zijn van een “opsporing” (identificatie van telefoonnummers en duur van het gesprek), met het oog op het opsporen van misbruiken of van tekorten bij de hiervoor genoemde regels.
•
Assuralia neemt het evenredigheidsbeginsel in acht bij het nastreven van die doeleinden. Dat beginsel bestaat erin niet méér gegevens te controleren dan noodzakelijk is in het licht van het rechtmatige doeleinde dat door de controle beoogd wordt.
Versie 2012/2
gl120140
Page 3 of 5
Bijlage Overeenkomst met Proximus Voor een periode van 24 maanden, vanaf juni 2012 heeft Assuralia een overeenkomst afgesloten met Proximus.
Deze overeenkomst heeft onder meer volgende kenmerken : • Per deelnemer wordt een vast bedrag afgesproken. Alle kosten voor communicaties boven dit vast bedrag worden door Proximus rechtstreeks aan de deelnemer gefactureerd, het vaste gedeelte (of minder) aan Assuralia. • Elke deelnemer aan het bedrijfsplan betaalt een abonnementskost (4 euro). • Op de totaliteit van de kosten wordt een korting van 37% toegekend. • Alle deelnemers hebben gratis recht op een ProxiReplace-dienst, met o.a. volgende kenmerken (info Proximus): o ProxiReplace is slechts van toepassing voor een enkele schadeaangifte per jaar en per Mobile Station Integrated Services Digital Network (MSISDN). o Alleen toestellen waarvan de IMEI-code (International Mobile Equipment Identity) overeenstemt met een werkelijk gebruikte GSM met het oproepnummer van de klant, worden vervangen. Toestellen die gedurende de afgelopen 31 dagen minstens één keer gebruikt werden, worden als werkelijk gebruikt beschouwd. Indien de IMEI nooit gebruikt is door het MSISDN, is de GSM niet gedekt. o Wanneer een klant zich inschrijft voor ProxiReplace, zijn alle toestellen van zijn vloot gedekt. Een GSM is tot 36 maanden na de aankoopdatum gedekt. o Bij elke vervanging / herstelling wordt een franchise van € 37 of € 49 (afhankelijk van de categorie van het toestel) aangerekend. Deze franchise wordt aangerekend op de volgende Belgacom Mobile-factuur van de klant. In geval van een defect tijdens het eerste levensjaar van het toestel wordt er geen franchise gevraagd. In alle andere gevallen wordt de franchise aangerekend. o Er geldt een wachttijd van 8 dagen (termijn tussen de inschrijvingsdatum en de effectieve dekking van de ProxiReplace-dienst). o Carkits zijn niet opgenomen in het programma. De carkit wordt evenwel gratis vervangen als deze niet compatibel is met het toestel dat Proximus levert. Indien de klant van ProxiReplace een toestel heeft ontvangen dat niet compatibel is met zijn huidige carkit (verzending van een verschillend vervangingstoestel) heeft Proximus het recht een aankoopfactuur te vragen. o Alle GSM’s kunnen ingeschreven worden in het programma, met uitzondering van toestellen in kostbare materialen, met een bijzonder hoge waarde en PDA’s en Smartphones die niet te koop worden aangeboden bij Belgacom Mobile (Proximus-collectie). o Bij een technische panne kan het toestel enkel vervangen worden door ProxiReplace. o Schade door ongeval en schade in verband met water zijn niet gedekt (als het toestel op de grond of in het water gevallen is of als de panne veroorzaakt werd door niet-conform gebruik van het toestel, kan de houder van de GSM geen beroep doen op de ProxiReplacedienst).
De gegevens van alle deelnemers aan deze conventie worden door Assuralia aan Proximus meegedeeld, volgens volgende afspraken : • Indien u reeds over een abonnement beschikt via Assuralia, dan wordt dit abonnement automatisch in het bedrijfsplan opgenomen. • Heeft u een eigen abonnement bij Proximus, dan zal Assuralia dit abonnement overnemen. Hiertoe vult u het passende formulier in. • Heeft u een eigen abonnement bij een andere provider (Mobistar of Base), dan zal Assuralia dit met nummerbehoud naar Proximus overhevelen, en in het bedrijfsplan laten opnemen. In dit geval vult u ook het passende formulier in. • Heeft u nog geen GSM of wenst u een ander nummer, dan laat u dit weten aan de ICTmanager, en dan zorgt Assuralia voor een nieuwe simkaart. Alle documenten zijn te verkrijgen bij het secretariaat van de ICT-afdeling.
Versie 2012/2
gl120140
Page 4 of 5
Informatie over het gefactureerde bedrag : • Elke medewerker die in het bedrijfsplan is opgenomen, ontvangt maandelijks op zijn privéadres een overzicht van de communicaties, al dan niet met een factuur ter betaling van het gedeelte dat het maandelijks forfait overschrijdt (te betalen via kredietkaart of via domiciliëring). • In de berekening is rekening gehouden met BTW en met 37% reductie (afrekening BTW per trimester). • Dat betekent de facto dat de door Assuralia ten laste genomen bedragen bv. als volgt zijn : o directiekaderleden : 26,24 euro [(26,24 +21% BTW) – 37% korting = 20 euro] o directieleden : 32,79 euro [(32,79 +21% BTW) – 37% korting = 25 euro] Dat betekent bv. concreet dat enkel de kosten boven de 26,24 euro aan een directiekaderlid worden doorgerekend.
Versie 2012/2
gl120140
Page 5 of 5
