----------------------------------------------------------------------------REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE ZALEN EN MATERIALEN ----------------------------------------------------------------------------GESTEMD IN DE GEMEENTERAAD VAN ZELZATE VAN 28 SEPTEMBER 2010 ----------------------------------------------------------------------------Artikel 1 Volgende gemeentelijke lokalen en materialen worden ter beschikking gesteld door het College van Burgemeester en Schepenen: a) lokalen − − − − −
Refter gemeenteschool, E. Caluslaan: na advies directie Turnzaal gemeenteschool, E. Caluslaan: na advies directie Bovenzaal gemeentehuis Polyvalente zaal bibliotheekgebouw: na advies bibliothecaris Cultureel centrum De Brug
De bovenvermelde zalen worden in principe niet ter beschikking gesteld voor de organisatie van fuiven. Het jaarlijks feest van verenigingen aangesloten bij één van de Zelzaatse gemeentelijke adviesraden of van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke partijen en hun aanverwante organisaties mag nog steeds doorgaan in de refter, turnzaal van de gemeenteschool of in het cultureel centrum De Brug. Het schoolterrein is slechts toegankelijk voor de aanvoer van eventueel materiaal en drank na het beëindigen van de schooluren (vanaf 16.30 uur). De bovenzaal van het gemeentehuis en de polyvalente zaal van het bibliotheekgebouw zijn voorbehouden voor beperkte activiteiten van culturele of educatieve aard of voor recepties. In alle voormelde lokalen geldt een rookverbod. b) materialen − − − − − − − − −
nadarafsluiting; vlaggen + vlaggenmasten; matten; doeken; podia; overdekt podium; tentoonstellingspanelen; stoelen; tafels
Artikel 2 Het gebruik van deze zalen en materialen wordt bij voorrang en gratis toegestaan aan verenigingen die aangesloten zijn bij één van de Zelzaatse gemeentelijke adviesraden en aan de in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke partijen en de hun aanverwante organisaties. Alle andere, niet onder de eerste paragraaf vermelde verenigingen en privépersonen kunnen over de zalen en materialen beschikken tegen de hierna vermelde gebruikersvergoeding. Bij aanvraag voor gelijktijdig gebruik wordt altijd voorrang verleend aan de in de eerste paragraaf vermelde verenigingen. Alle gebruikers van het cultureel centrum De Brug en van de turnzaal/refter in de gemeenteschool betalen een forfaitaire vergoeding van 25,00 euro voor het opkuisen van de zaal (zie artikel 4). Artikel 3 Aanvraag : Elke aanvraag tot het gebruik van de lokalen en van de materialen dient schriftelijk per post, per e-mail of fax, minimum 30 kalenderdagen
voorafgaand aan het gebruik bij het College van Burgemeester en Schepenen te worden ingediend, met vermelding van: 1) naam van de vereniging; 2) naam, adres en telefoon van de aanvrager (de aanvrager is tevens de verantwoordelijke); 3) datum en uur van de activiteit; 4) gewenst lokaal of materiaal; 5) doel en omschrijving van de activiteit. De schriftelijk ontvangen aanvragen zullen chronologisch worden ingeschreven in een gebruikersregister; de datum van poststempel of datum van fax/e-mail telt als datum van inschrijving; de gebruiksdatum dient te vallen binnen het jaar volgend op de aanvraagdatum. Dit register kan door geïnteresseerde personen worden ingezien, dit volgens het reglement van openbaarheid van bestuur. Bij aanvraag voor gelijktijdige gebruik onder de in de eerste paragraaf van artikel 2 bedoelde verenigingen/politieke partijen/organisaties wordt voorrang gegeven aan de eerste inschrijvers en bij gelijktijdige inschrijving dienen zij onderling tot een vergelijk te komen. Wanneer dit onmogelijk is, zal het College zelf een beslissing nemen. Elke aanvraag zal schriftelijk worden beantwoord, waarbij tevens huidig reglement en een inlichtingenformulier zal worden bijgevoegd (zie artikel 4). Pas indien, bij het verstrijken van de voormelde 30 kalenderdagen, blijkt dat geen van de onder artikel 2 paragraaf 1 vermelde verenigingen, partijen/organisaties een aanvraag hebben ingediend, kan het gebruik aan een in artikel 2 paragraaf 2 bedoelde vereniging/persoon worden toegezegd. Het College van Burgemeester en Schepenen kan hierop een uitzondering toestaan voor bijzondere manifestaties die een meerwaarde betekenen op cultureel, sociaal of sportief vlak. Indien het gebruik van een zaal wordt aangevraagd voor een langere periode (één week of meer) wordt voorrang gegeven aan de in artikel 2 paragraaf 1 bedoelde aanvrager die tijdens de bedoelde periode een ééndaagse activiteit plant en indien deze laatstbedoelde aanvraag is gekend op het ogenblik van de aanvraag voor een langdurig gebruik. Indien het gebruik van een zaal wordt aangevraagd met een terugkerende frequentie (bijvoorbeeld wekelijks) moet deze huurder wijken voor een gebruik aangevraagd door een gebruiker bedoeld onder artikel 2 paragraaf 1 mits deze laatste de hierboven bedoelde aanvraagprocedure heeft gevolgd. Elke aanvraag voor het gebruik van de onder artikel 1 vermelde materialen dient 30 kalenderdagen voorafgaand aan de gebruiksdatum per post, e-mail of fax bij het College van Burgemeester en Schepenen te worden ingediend. Artikel 4 Gebruikersvergoeding : 1) Een borg (zie verder) dient 8 dagen vooraf door de aanvragende vereniging te worden gestort op postrekening IBAN: BE73 0000 0194 6060 - BIC: BPOTBEB1 van de gemeente Zelzate. Deze borgsom wordt nadien terugbetaald indien de sleutel de eerste werkdag volgend op de activiteit wordt terugbezorgd aan de gemeentelijke administratie en het lokaal in dezelfde staat wordt achtergelaten als op het ogenblik waarop de sleutel aan de verantwoordelijke werd overhandigd. De aanvrager dient een formulier in te vullen betreffende de staat van het lokaal. Dit heeft betrekking op de netheid, beschadiging, enz... vóór het gebruik van het lokaal. Indien er opmerkingen zijn in verband met de toestand van de zaal vóór het eigen gebruik dient dit schriftelijk te worden gemeld aan de gemeentelijke administratie en dit vóór het eigen gebruik zodat controle op schade, onregelmatigheden of breuk veroorzaakt door een vorige gebruiker door de gemeentelijke verantwoordelijke mogelijk is. Op het formulier worden deze opmerkingen eveneens vermeld. In uitzonderlijke gevallen kunnen dergelijke meldingen ook mondeling worden medegedeeld aan de gemeentelijke verantwoordelijke.
Een tweede luik van het formulier betreft de netheid, beschadiging, … na eigen gebruik. Eventueel veroorzaakte schade moet hierop worden vermeld. Het formulier dient door de gebruiker te worden ondertekend en samen met de sleutel(s) te worden afgegeven aan de gemeentelijke verantwoordelijke. Bij niet afgeven of onvolledig invullen van het formulier is alle door het gemeentebestuur vastgestelde schade steeds ten laste van de nalatige gebruiker en wordt de waarborg integraal ingehouden. De gebruikte zaal dient in nette toestand achtergelaten te worden, dit wil zeggen dat het meubilair op zijn plaats is teruggezet en de zaal is geveegd. Dweilen/schuren van de zaal gebeurt door de gemeentediensten; voor het cultureel centrum De Brug en voor de turnzaal/refter van de gemeenteschool wordt hiervoor een vergoeding van 25,00 euro aangerekend (aan zowel de in artikel 2 paragraaf 1 als paragraaf 2 vermelde gebruikers). Verenigingen die wekelijks een lokaal in één van voormelde lokalen gebruiken, betalen een forfaitair bedrag per jaar van 100,00 euro. Bij herstellingskosten voor beschadiging (beschadigingen worden steeds hersteld in opdracht van het gemeentebestuur) of kosten van opkuis hoger dan de voormelde gevraagde borg zal het saldo worden aangerekend aan de gebruiker. De borg zal ook worden ingehouden wanneer de zaal niet naar behoren is opgekuist. De gebruiker controleert voor het verlaten van de gebruikte lokalen steeds of alle radiatoren zijn dichtgedraaid en/of thermostaat op 16°C is gezet en dat de verlichting is uitgeschakeld. Indien dit niet is gebeurd, zal het gemeentebestuur 25,00 euro inhouden van de waarborg. Voor het gebruik van de hoger vermelde materialen dient een borg van 100,00 euro te worden betaald. Deze borg moet vooraf door de aanvragende vereniging op postrekening IBAN: BE73 0000 0194 6060 - BIC: BPOTBEB1 worden gestort en zal worden terugbetaald indien het materiaal in dezelfde staat wordt achtergelaten als op het ogenblijk waarop het aan de verantwoordelijke werd overhandigd. 2) De verenigingen bedoeld onder artikel 2 paragraaf 1 kunnen kosteloos gebruik maken van voormelde gemeentelijke gebouwen en materialen voor het inrichten van activiteiten. Voor de borg gelden volgende tarieven: − − − − −
bovenzaal gemeentehuis: 150,00 euro; polyvalente zaal bibliotheek: 50,00 euro; turnzaal E. Caluslaan: 150,00 euro; refter E. Caluslaan: 150,00 euro; cultureel centrum De Brug: 250,00 euro;
Een waarborgvermindering is de uitsluitende bevoegdheid van het College van Burgemeester en Schepenen. De waarborg kan blijven staan op de gemeenterekening en gebruikt worden voor elk later gebruik van om het even welke zaal (indien hoog genoeg). 3) voor verenigingen/personen bedoeld onder artikel 2 paragraaf 2 gelden de volgende tarieven (per gebruiksdag): a) zalen bovenzaal gemeentehuis
polyvalente zaal bibliotheek
turnzaal E. Caluslaan
refter E. Caluslaan
Gebruikersvergoeding
150,00 euro
50,00 euro
150,00 euro
150,00 euro
Borg
100,00 euro
50,00 euro
150,00 euro
150,00 euro
cultureel centrum De Brug Gebruikersvergoeding Vergaderingen
300,00 euro (1) 50,00 euro
Repetities (max. 3 uur) Bijkomend uur Borg (1)
10,00 euro 250,00 euro
de grote zaal van het cultureel centrum De Brug wordt principieel (vergaderingen en repetities uitgezonderd) verhuurd van ’s ochtends 11.00 uur tot en met de volgende ochtend om 10.00 uur. Voor elk bijkomend uur wordt 30,00 euro aangerekend; voor de andere zalen geldt de regeling dat ze worden verhuurd van 00.00 uur tot 24.00 uur.
b) Voor het gebruik van volgende materialen dient hiernavermelde vergoeding te worden betaald: -
matten : 0,30 euro per m²; podium : 6,00 euro per element; stoelen : 0,30 euro per stuk; tafels : 0,45 euro per stuk; overdekt mobiel podium: 250,00 euro per gebruiksdag; 500,00 euro per weekend; voor het overdekt podium dient een borgsom van 250,00 euro te worden betaald;
De gebruikersvergoedingen dienen te worden betaald vóór de gebruiksdatum; van betaling van gebruiksvergoeding en borg dient een bewijs te worden voorgelegd bij het afhalen van de sleutel. Indien het gebruik om welkdanige reden niet doorgaat en er geen opzegging is geweest minimum 8 kalenderdagen vóór de gebruiksdatum blijft de vergoeding verschuldigd. Artikel 5 De lokalen en materialen vermeld in artikel 1, worden gratis ter beschikking gesteld van de Zelzaatse scholen, op voorwaarde dat ze hun eigen zalen ter beschikking stellen van de gemeente. De aanvraagprocedure verloopt zoals omschreven in artikel 3. Artikel 6 Voor privétentoonstellingen kunnen de gebouwen vermeld in artikel 1 ter beschikking worden gesteld. Hiervoor dient geen gebruiksvergoeding te worden betaald doch dient een tentoongesteld werk te worden geschonken aan het gemeentebestuur. De bepaling met betrekking tot de borg in artikel 4 blijft wel van kracht. Bij het opbouwen en afbreken van tentoonstellingen en bij de beschikking over deze in artikel 1 bedoelde zalen, primeren steeds de taken van algemeen belang die de gemeente dient uit te voeren. Artikel 7 Bij het gebruik van zalen en materialen voor het opvoeren van concerten en toneelvertoningen uitgevoerd door Zelzaatse verenigingen dient geen gebruikersvergoeding te worden betaald. De bepaling met betrekking tot de borg in artikel 4 blijft wel van kracht.
Artikel 8 Verenigingen die in hun naam doch ten gebruike van een niet onder artikel 2, 2e paragraaf bedoelde vereniging of persoon een aanvraag indienen worden bij vaststelling hiervan uitgesloten voor het gebruik van de gemeentelijke zalen/materialen gedurende 1 jaar en betalen een vergoeding van 620,00 euro. Artikel 9 – Bijzondere bepalingen in verband met het gebruik van het cultureel centrum De Brug −
De gebruiker staat zelf in voor drank en maakt afspraken rond levering en afhalen van de drank. Tapvergunningen moeten door de gebruiker worden aangevraagd. Ook andere eventuele kosten bijvoorbeeld Sabam, … dienen door de gebruiker te worden geregeld en betaald. Het gemeentebestuur staat in voor de betaling van de billijke vergoeding.
−
Het bereiden van maaltijden in de zaal is verboden. Daarvoor staat de keuken ter beschikking. Gebruikte glazen, bestek en borden worden na gebruik netjes afgewassen, correct nageteld en op hun plaats teruggezet;
−
De nooddeuren van de zaal mogen enkel worden geopend in noodsituaties. Er mag niets aan de muren of podiumgordijnen worden vastgemaakt; hiervoor dienen de prikborden te worden gebruikt;
−
De gebruiker zorgt er zelf voor dat tijdens de activiteiten een GSM beschikbaar is om bij calamiteiten onmiddellijk de nooddiensten telefonisch te kunnen waarschuwen.
−
Alle leeggoed en afval wordt door de gebruiker meegenomen. Vuilnisbakken worden steeds geledigd, ook deze in de toiletten. De oprit en omgeving van de zaal moet steeds worden vrijgemaakt van alle vuil (drinkbekers, flesjes, frietzakjes, etensresten, as, …) na de activiteit. Alle achtergelaten vuil wordt door het gemeentebestuur verwijderd ten laste van de gebruiker en wordt beschouwd als een sluikstort.
−
Na gebruik worden tafels en stoelen schoongemaakt. Ze worden evenwijdig met de linker- en rechtermuur van de zaal teruggeplaatst telkens op een afstand van 6 tegels van de muur. Stoelen worden per 5 gestapeld en staan het dichtst bij de muur. Alle gebruikte lokalen en het podium worden door de gebruiker steeds geveegd. Er mogen geen snippers, bladeren, chips of welke afval achterblijven. Dweilen of schuren gebeurt door het personeel van de gemeente; de huurder betaalt hiervoor 25,00 euro.
−
De gebruiker controleert voor het verlaten van de gebruikte lokalen steeds of alle toiletten werden gereinigd en doorgesast en/of het water van sasbakken of urinoirs niet nodeloos blijft lopen. Indien dit niet gebeurd is, zal het nodeloos verbruikte water moeten worden vergoed. De hieraan verbonden kosten zullen door het gemeentebestuur forfaitair worden geraamd en worden ingehouden van de betaalde waarborg.
Artikel 10 De sleutel van het gebouw kan worden afgehaald bij de gemeentelijke administratie nadat de hoger aangehaalde borgsom vereffend is en het bewijs van betaling wordt voorgelegd. Tevens dient op dit ogenblik het bewijs te worden voorgelegd dat een verzekering ter dekking van de burgerlijke aansprakelijkheid werd afgesloten. Het gemeentebestuur kan immers nooit aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt bij het gebruik van het ter beschikking gesteld lokaal. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal noch enige andere schade veroorzaakt aan eigendommen toebehorend aan de gebruiker en de bezoekers/deelnemers aan de georganiseerde activiteiten. Voor de gemeentelijke raden en het gemeentelijk feest- en verbroederingscomité worden, indien gewenst, de gevraagde materialen aan- en teruggevoerd alsook geplaatst door het gemeentelijk personeel. Voor alle andere aanvragers geldt dat de materialen worden aangevoerd en teruggehaald met een gemeentelijke vrachtwagen maar dat het af- en opladen op de plaats
van bestemming door de aanvragende verenigingen dient te geschieden. Voor de onder artikel 2, 2e paragraaf bedoelde aanvragende verenigingen en/of privépersonen geldt dat zij de materialen zelf dienen op te halen en terug te brengen.
