Gemeentebestuur Ruiselede - Reglement inzake de erkenning en subsidiëring van socio-culturele verenigingen - goedgekeurd door de Gemeenteraad op
16/06/2011 --------------------------------------------------------------------------------------------------------HOOFDSTUK 1
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Dit reglement is van toepassing op de erkenning van lokale socio-culturele verenigingen en de toekenning van gemeentelijke subsidies voor sociaal en/of cultureel werk. Artikel 2 Binnen de perken van de kredieten bestemd voor de toelagen aan culturele en sociaal-culturele verenigingen, daartoe goedgekeurd in het budget, worden aan de door het College van Burgemeester en Schepenen erkende lokale verenigingen en regionale en nationale organisaties voor sociaal en/of cultureel werk subsidies verleend volgens de normen en voorwaarden die hierna worden vastgesteld. HOOFDSTUK 2
ERKENNING
Artikel 3 Volgende erkenningsvoorwaarden gelden enkel voor lokale verenigingen of comités die door het College van Burgemeester en Schepen erkend wensen te worden. Artikel 4 Om door het College van burgemeester en Schepenen erkend te worden, moeten de verenigingen voor sociaal en/of cultureel werk ten bate van de inwoners een doel nastreven dat gericht is op hetzij: 1. Het bieden van vormingsmogelijkheden; 2. De beoefening van sociaal en/of cultureel werk waarbij men aan de beoefenaars de kans geeft hun creatieve vermogens aan te wenden tot een grotere menselijke en maatschappelijke ontplooiing; dit kan gebeuren door de niet-beroepsmatige beoefening in organisatorisch verband van alle expressievormen die behoren tot de gangbare kunstdisciplines; 3. De vrijetijdsbesteding; 4. De gemeenschapsvorming en het samen brengen van diverse groepen;
Artikel 5 Om erkend te worden moet een vereniging daarenboven aan volgende voorwaarden voldoen 1. Opgericht zijn zonder beroepsdoeleinden of winst- en handelsoogmerken 2. Haar zetel en de meerderheid van haar activiteiten hebben op het grondgebied van de gemeente Artikel 6 De aanvraag tot erkenning moet ingediend worden bij het secretariaat van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid (Markt 1, 8755 Ruiselede) vóór 1 mei voorafgaand aan het werkingsjaar (september-augustus) waarin de erkenning van start gaat. Indien de aanvraag tot erkenning na die datum wordt ingediend, is de vereniging niet erkend bij de start van het nieuwe werkingsjaar en wordt de erkenningsprocedure met een jaar uitgesteld. Artikel 7 Indien een vereniging slechts een beperkte erkenning nastreeft (zie hiervoor ook artikel 10) en geen deel wenst uit te maken van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid kan deze beperkte erkenningsaanvraag ingediend worden doorheen het gehele jaar. De erkenning is definitief na het advies van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid, geformuleerd in de eerstvolgende Algemene Vergadering én de goedkeuring van het College tijdens de eerstvolgende collegezitting, na indiening van het dossier. Artikel 8 De aanvraag bevat volgende documenten 1. Een overzicht van de samenstelling van het bestuur met vermelding van de naam, voornaam en het adres van de bestuursleden; Bij het ontbreken van een bestuur worden de naam en het adres opgegeven van de verantwoordelijke en min. 2 van zijn/haar belangrijkste medewerkers, waarbij deze personen op een verschillend adres dienen te wonen; 2. De opgave van het aantal leden of medewerkers 3. Een exemplaar van de statuten of grondreglement, of bij het gebrek hieraan, een omschrijving van het nagestreefde doel; 4. Een verslag, samen met de nodige bewijsstukken, over de activiteiten gerealiseerd tijdens het vorige werkjaar; Artikel 9 De erkenningsaanvraag wordt voor advies voorgelegd tijdens de eerste bijeenkomst van de Algemene Vergadering van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid volgend op het indienen van de aanvraag. Het secretariaat van de Gemeentelijke
Raad voor Cultuurbeleid legt haar advies en het aanvraagdossier voor tijdens de eerstvolgende zitting van het College van Burgemeester en Schepenen. Artikel 10 Het College van Burgemeester en Schepenen keurt de erkenningsaanvraag goed en bepaalt de graad van erkenning door het al dan niet toekennen van volgende rechten: 1. Recht op voordelen met betrekking tot het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur en de uitleenmaterialen; 2. Recht op basissubsidies; 3. Recht op lidmaatschap van de Algemene Vergadering van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid met de hieraan verbonden ontvangst van werkingssubsidies; 4. Recht op het in aanmerking komen voor het ontvangen van bijzondere subsidies (zoals vermeld in artikel); 5. Recht op het in aanmerking komen voor het ontvangen van subsidiemogelijkheden die vermeld worden in gemeentelijke beleidsplannen; Artikel 11 De erkenning kan door het College ingetrokken worden indien de vereniging niet meer voldoet aan de bepalingen van dit reglement. De intrekking van de erkenning heeft het verlies van de toegekende rechten, zoals vermeld in artikel 9, tot gevolg. Het College brengt de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid hiervan op de hoogte. HOOFDSTUK 3
SUBSIDIES
Artikel 12 De subsidies zijn financiële tegemoetkomingen vanwege het gemeentebestuur aan: 1. Ontspanningsverenigingen en culturele verenigingen; 2. Vaderlandslievende verenigingen en feestcomités; 3. Liefdadigheidsinstellingen met sociaal karakter; Artikel 13 De basis- en werkingssubsidies worden toegekend op basis van de beschikbare kredieten, geschreven in het budget van het lopende dienstjaar, op volgende artikels: 1. Ontspanningsverenigingen en culturele verenigingen 762/332-02; 2. Vaderlandslievende verenigingen en feestcomités 763/332-01; 3. Liefdadigheidsinstellingen met sociaal karakter 849/332-02;
De bijzondere subsidies worden toegekend op basis van het beschikbaar krediet, geschreven in het budget van het lopende dienstjaar, op het artikel 76202/332-02 Artikel 14 Het College van Burgemeester en Schepenen kent volgende subsidies toe 1. Basissubsidies aan lokale verenigingen en regionale of nationale organisaties; 2. Werkingssubsidies aan lokale erkende verenigingen die lid zijn van de Algemene Vergadering van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid; 3. Bijzondere subsidies aan lokale verenigingen;
HOOFDSTUK 3.1 BASISSUBSIDIES Artikel 15 De basissubsidies kunnen beschouwd worden als een bijkomende ondersteuning en worden jaarlijks toegekend door het College van Burgemeester en Schepenen aan lokale erkende verenigingen die dit recht bij hun erkenning hebben verkregen en aan regionale of nationale socio-culturele organisaties waaraan het College de toestemming geeft subsidies te mogen ontvangen. HOOFDSTUK 3.2 WERKINGSSUBSIDIES Artikel 16 De werkingssubsidies worden door het College van Burgemeester en Schepenen toegekend aan de lokale, erkende, socio-culturele verenigingen die lid zijn van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid. Artikel 17 De toekenning van de werkingssubsidies gebeurt op basis van het advies van de Gemeentelijke Raad van Cultuurbeleid. Artikel 18 De werkingssubsidies worden op evenredige wijze onder alle belanghebbende verenigingen verdeeld op basis van een puntensysteem dat een weerspiegeling is van de werking van de verenigingen.
Artikel 19 Voor de toekenning van de punten (P) gelden volgende criteria: 1. Deelname aan de Algemene vergadering Voor aanwezigheid op de algemene vergaderingen van de culturele raad 20 P per vereniging. De vereniging kan enkel vertegenwoordigd worden door haar voorzitter, secretaris of door hun vertegenwoordiger in de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid vermeld op de lijst die beschikbaar is op de cultuurdienst en die ondertekend wordt tijdens de vergaderingen. Elke vereniging meldt onmiddellijk alle wijzigingen bij de cultuurdienst. 2. P – activiteiten Dit zijn activiteiten die in Ruiselede georganiseerd worden en die zich expliciet richten tot alle bewoners van Ruiselede of georganiseerd worden in samenwerking met meerdere Ruiseleedse verenigingen en daardoor een ruimer publiek bestrijken dan de eigen vereniging. a. Voor een activiteit die gericht is op deelname van alle bewoners van de gemeente: 20 P per activiteit. Voor deze activiteiten dienen alle leden van de vereniging individueel geïnformeerd te worden EN moet de activiteit bekend gemaakt worden aan de bevolking door middel van promotie via minimum twee kanalen (bijkomend aan de activiteitenkalender), bijvoorbeeld via een flyerbedeling, het aanbrengen van affiches (minimaal A3-formaat) op publieke plaatse of het plaatsen van een informatiepaneel in de houder aan het gemeentehuis, melding op een (eigen) website, publicatie in een dag- of weekblad, … Kopie van de factuur van de flyerdistributie, affiches en publicaties in kranten of tijdschriften of een screenshot van een website, … dienen gevoegd te worden bij de subsidieaanvraag b. Voor een activiteit van het Gemeentebestuur, het OCMW of een van de adviesraden en waaraan de vereniging actief meewerkt voor de organisatie: 20 P per activiteit. c. Activiteiten die de samenwerking tussen verenigingen stimuleren en ingericht worden door drie of meer verenigingen: 20 P per activiteit. Kopie van uitnodiging die de deelnemende verenigingen vermeldt en bedeeld wordt aan de leden dient gevoegd te worden bij de subsidieaanvraag. d. Activiteiten die de samenwerking tussen verenigingen stimuleren en ingericht worden door twee verenigingen: 15 P per activiteit. Kopie van uitnodiging die de deelnemende verenigingen vermeldt en bedeeld wordt aan de leden dient gevoegd te worden bij de subsidieaanvraag.
e. Voor activiteiten die de naambekendheid en imago van de gemeente verhogen (Vb. concerten en optredens van groepen) waarvoor een brede publiciteit gevoerd wordt via diverse media: 20 P. Bewijzen te leveren bij het indienen van de subsidieaanvraag (bewijzen van ruime mailing, affiches, bewijzen van verzendingskosten, enz.) die aangeven dat de activiteit zowel het imago als de naambekendheid van onze gemeente verhogen. 3. L – Activiteiten Activiteiten die in de eerste plaats gericht zijn op deelname van de leden (waaraan ook niet- leden kunnen deelnemen en die niet behoren tot de categorie 2 hierboven): 10 P. Als ledenactiviteit worden ook aanzien voor zover minstens 10 leden deelnemen: - deelname vanuit de vereniging, aan een ledenactiviteit de georganiseerd wordt door de koepelorganisatie op regionaal of nationaal vlak (dus niet bestuurders-vergaderingen, opleidingen, enz. die zich niet richten tot alle leden van de vereniging) - deelname aan een activiteit in cultureel centrum, bioscoop, theater, opera, enz. - (dag)uitstappen - kaartingen - ontspanningsnamiddagen -… voor zover deze activiteiten geen repetitief karakter hebben en niet vallen onder rubriek 6 hieronder (R activiteiten) en de bewijzen geleverd worden aan de hand van de uitnodiging waaruit blijkt dat het afzonderlijke activiteiten betreft met een eigen programma. 4. V – activiteiten Bestuursvergaderingen, voorbereidende vergaderingen voor de P en L activiteiten en repetities: 5P. Kopie van de uitnodiging en/of verslag van de vergadering dienen als bewijsstuk gevoegd te worden bij het aanvraagdossier. Vergaderingen en repetities(koren, toneel, …) die doorgaan op dezelfde dag als een L activiteit of P activiteit komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Deelname aan een activiteit georganiseerd door het gemeentebestuur, O.C.M.W. of één van de adviesraden(uitgezonderd In de hoedanigheid van mede-organisator) komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Klaarzetten van een zaal en opruimen van de zaal of tent, opbouw en afbreken van een podium en andere installaties komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
5. R – activiteiten Dit is een reeks activiteiten die bedoeld zijn voor telkens dezelfde groep mensen voor sessie 1 10P voor sessie 2 t.e.m. 5 5P per sessie voor sessie 6 t.e.m. 10 2P per sessie voor alle volgende sessies 1P per sessie Voorbeelden: - Lessenreeksen voor dezelfde groep mensen (koken, schilderen, tekenen,computer, enz.) - Zwemlessen - Fietstochten en ontspanningsnamiddagen(kaarten,enz.) behoudens indien deze gekoppeld zijn aan een andere activiteit zoals een bedrijfsbezoek, tentoonstelling, stadsbezoek met gids, enz. waarvoor een afzonderlijke planning noodzakelijk is (In dit geval komen zij in aanmerking voor een subsidiëring als een P activiteit) Opmerkingen: Indien het programma van een feest- of wijkcomité meerdere programma-onderdelen bevat die over meerdere dagdelen lopen, wordt maximaal één P activiteit in de voormiddag,één P activiteit in de namiddag en één P avondactiviteit (na 19 uur) in aanmerking genomen voor subsidiëring. Voor andere verenigingen die een dagactiviteit organiseren (daguitstap gevolgd door een optreden en/of etentje) voor hun leden wordt deze aanzien als één L activiteit.
6. Invullen van activiteitenkalender Om de programmatie van de activiteiten te optimaliseren worden bijkomende punten toegekend voor de verenigingen die hun jaarprogramma of activiteiten kenbaar maken door het zelf invullen van de gemeentelijke cultuurkalender voorafgaand aan het werkjaar: 40P Een toegangscode is te bekomen bij de gemeentelijke cultuurdienst.
7. Elektronisch indienen van een subsidiedossier Verenigingen die tijdig hun subsidieaanvraag indienen (nl. ten laatste op 15 oktober) en dit via het ter beschikking gestelde Excel bestand: 20P Artikel 20 Om in aanmerking te komen voor een opname in dit puntensysteem zullen de verenigingen hun subsidieaanvraag (met excelpuntenlijst, activiteitenverslagen, bewijsstukken en bestuursoverzicht) vóór 15 oktober van het werkingsjaar dat volgt op het jaar waarop de bewijsstukken van toepassing zijn, indienen bij het secretariaat van de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid (Markt 1, 8755 Ruiselede). Artikel 21
Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de puntenberekening en zal het definitieve resultaat hiervan aan het College van Burgemeester en Schepenen voorleggen vóór 15 december. HOOFDSTUK 3.2 BIJZONDERE SUBSIDIES Artikel 22 Het College van Burgemeester en Schepenen kan bijkomende subsidies toekennen om activiteiten van uitzonderlijke aard of waarde mogelijk te maken of ter bevordering van de werking van kansarme situaties en dit zolang het krediet dit per dienstjaar toelaat. Artikel 23 Het recht tot het ontvangen van enige bijzondere subsidie wordt bepaald door het College bij het toekennen van de erkenning. Artikel 24 Ook organisatoren van occasionele activiteiten met een uitzonderlijke waarde kunnen aanspraak maken op een bijzondere subsidie. Artikel 25 Opdat een erkende vereniging of organisator aanspraak zou kunnen maken op de uitbetaling van een bijzondere subsidie moet deze een aanvraag indienen bij het College van Burgemeester minimum een maand voorafgaand aan de activiteit die men met deze subsidie wenst te ondersteunen. Bij de aanvraag moet een korte uiteenzetting aangaande het initiatief en een kostenraming gevoegd worden. Het College van Burgemeester en Schepenen beoordeelt de aanvraag, stelt het subsidiebedrag vast en gaat al dan niet akkoord met de toekenning ervan.
HOOFDSTUK 4
SLOTBEPALINGEN
Artikel 26 Dit reglement werd behandeld door de Gemeentelijke Raad voor Cultuurbeleid op 18.05.2011.
