Goed georganiseerd? Wegwijzer voor verenigingen en organisatoren. Gemeente Laarne

Goed georganiseerd? Wegwijzer voor verenigingen en organisatoren

Gemeente Laarne

Inleiding Beste ‘ondernemers’, Ik ben fier op het rijke verenigingsleven op onze gemeente. Het is een onuitputtelijke bron van ontspanning, sport, cultuurgenot, sociale ontmoeting en persoonlijkheidsvorming. Ik wil dan ook uitdrukkelijk iedereen en alleman bedanken die dagdagelijks allerlei initiatieven ‘ondernemen’ ten bate van de medeburgers. Ik waardeer jullie tomeloze inzet in het belang van de ander, het andere, het Ander. Als gemeente willen wij deze parel dan ook zo goed als mogelijk blijven koesteren door allerlei ondersteunende initiatieven, die wij in deze ‘goed georganiseerd?-wegwijzer’ hebben gebundeld. Ik vertrouw erop dat het een goede gids zal zijn in het middenveld van onze lokale samenleving; Daar het echter op dit ‘middenveld’ van onze gemeente steeds drukker en drukker wordt, durf ik te vragen om de ‘spelregels’ steeds correct na te leven. Dan en dan alleen kan de uitleendienst en vrijwilligersloket van onze jeugd- en cultuurdienst deze belangrijke rol blijven waar maken. Vooral wil ik jullie op het hart drukken om de afspraken rond milieuzorg en veiligheid strikt na te komen. Laat ons letterlijk en figuurlijk geen nutteloze energie verspillen. En laat ons elkaar niet in gevaar brengen ! Wat je ook onderneemt, het moet een feest blijven !! Van harte, Ignace De Baerdemaeker, burgemeester

Goed georganiseerd? | editie 2009 – inleiding

3 | 39

Inhoud Inleiding

p. 3

Inhoud

p. 5

Hoofdstuk 1.

Adressen en contactinfo

p. 7

Hoofdstuk 2.

Uitlenen materiaal

p. 9

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Gebruikers Beschikbaar materiaal Materiaal aanvragen Waarborg en retributie Duur van de ontlening Algemene afspraken bij ontlening van materiaal

Hoofdstuk 3. 3.1 3.2 3.3 3.4

Gebruik gemeentelijke zalen

Huurders Zalen Huurprijs en waarborg gebruik gemeentelijke zalen Een zaal aanvragen Aanvraag zaal Skala Aanvraag andere zalen

3.5 Algemene bepalingen bij gebruik gemeentelijke zalen 3.6 Duurzaam gebruik van gemeentelijke zalen

Hoofdstuk 4.

Andere dienstverlening

4.1 Kopijen 4.2 Kampvervoer

Hoofdstuk 5.

Organiseren van evenementen

5.1 De straat op … activiteiten op het openbaar domein Gebruik van straten en pleinen Kerstmarkten, rommelmarkten, straatverkoop Speelstraten Politiebegeleiding bij optochten en stoeten Parken, weiden, bossen en natuurgebieden

5.2 Fuiven en feesten Sabam Billijke vergoeding Muziek en geluid Drankvergunningen Goed georganiseerd? | editie 2009 – inhoud

p. 9 p. 9 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14

p. 15 p. 15 p. 15 p. 17 p. 18 p. 18 p. 18

p. 18 p. 19

p. 21 p. 21 p. 21

p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 p. 24

p. 25 p. 25 p. 25 p. 27 p. 28 5 | 39

Security en toezicht Brandveiligheid Publiciteit Provinciale uitleendienst

5.3 Verzekeringen Wettelijk verplichte verzekeringen Bijkomende verzekeringen Provinciale vrijwilligersverzekering

Hoofdstuk 6.

Werken met vrijwilligers

6.1 Vrijwilligersloket 6.2 Wet op het vrijwilligerswerk De wettelijke definitie Wie mag vrijwilligerswerk doen Informatieplicht Verzekeringen Vrijwilligersvergoeding

Hoofdstuk 7.

Bijlagen

Goed georganiseerd? | editie 2009 - inhoud

p. 28 p. 29 p. 30 p. 33

p. 34 p. 34 p. 35 p. 35

p. 37 p. 37 p. 37 p. 37 p. 37 p. 38 p. 38 p. 38

p. 39

6 | 39

Hoofdstuk 1. Adressen en contactinfo Gemeentehuis Laarne | Dorpsstraat 2, 9270 Laarne Openingsuren | Uitleendienst & vrijwilligersloket – Dienst Vrije Tijd en Jeugd Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag

9 – 12u 9 – 12u en 13u45 - 18u45 9 – 12u en 13u45 - 16u45 9 – 12u 9 – 13u

Uitleendienst & vrijwilligersloket | Bruno Smet en Liza Schelfaut Dienst Vrije Tijd & Jeugd 09 365 46 26 09 366 29 70 @ [email protected] www.laarne.be Dienst Toerisme | Pascal Haelterman 09 365 46 25 09 366 29 70 @ [email protected] www.laarne.be Milieudienst | Tim Roels 09 365 46 18 09 366 29 70 @ [email protected] www.laarne.be Technische Dienst | Renaat Verstuyft 09 365 46 15 09 366 29 70 @ [email protected] www.laarne.be Sportcentrum Veldmeers | Leeweg 26, 9270 Laarne Sportdienst | Sportfunctionaris Peter Van Den Noortgate 09 369 16 31 09 366 29 70 @ [email protected] www.laarne.be

Goed georganiseerd? | editie 2009 – adressen en contactinfo

7 | 39

Hoofdstuk 2. Uitlenen materiaal 2.1. Gebruikers Volgende verenigingen kunnen gebruik maken van gemeentemateriaal: l de gemeentelijke erkende socio-culturele verenigingen l de gemeentelijke erkende sportverenigingen l de gemeentelijke erkende jeugdwerkinitiatieven l de scholengemeenschappen gevestigd op het grondgebied. l de gemeentelijke adviesraden

2.2. Beschikbaar materiaal Witte tent Afmetingen: 12 x 12 meter Noodverlichting inbegrepen Voor plaatsing / afhaling zijn 2 medewerkers van de vereniging noodzakelijk

Categorie: Waarborg: Retributie:

1 € 250 € 250


1 € 350 € 350


1 € 125 € 125


1 € 125 € 125

Kadertent Afmetingen: 15 x 10 meter Noodverlichting inbegrepen Kan enkel voor grote, meerdaagse projecten opgesteld worden Voor plaatsing / afhaling zijn 2 medewerkers van de vereniging noodzakelijk

Gestreepte tent Afmetingen: 12 x 5 meter Noodverlichting inbegrepen Voor de plaatsing zijn 2 medewerkers van de vereniging noodzakelijk

Podiumwagen Afmetingen: 7,5 x 5,3 meter

Goed georganiseerd? | editie 2009 – uitlenen materiaal

Foto nog niet beschikbaar

9 | 39

Toiletwagen 1 container met 2 damestoiletten en 2 urinoirs 1 container met 3 damestoiletten en 3 urinoirs Bepaling van de plaats en de plaatsing zelf gebeurt door de technische dienst


1 € 125 € 50


1 € 25 € 25


1 € 25 € 25


2 € 50 € 50


2 € 25 € 10


2 € 25 € 10

Hydrant Kan geplaatst worden op plaatsen waar een wateraansluiting op het openbaar domein voorzien is

Stroomkast Op de belangrijkste plaatsen en pleinen in de gemeente zijn vaste stroomkasten voorzien

Partytenten Afmetingen: 2,80 x 5,40 meter

Groot podium Afmetingen: 4 x 12 meter Kan ook voor de helft worden opgesteld: 4 x 6 meter

Klein podium Afmetingen: 5 x 7,5 meter Kan ook in delen worden opgesteld


10 | 39

Nadarhekkens - wagen Lengte: 2,2 meter De wagen bevat 182 alu nadarhekkens Er zijn ook 50 oude, metalen nadarhekkens verkrijgbaar Kunnen ook per stuk verhuurd worden


2 € 100 € 5 p/s -


2 € 10 -


2 €5 -


2 €5 €2


2 €5 -


2 €5 -

Werfhekkens 1 werfhekken van 3,5 meter, met 2 blokken

Verkeersborden Volgende borden zijn beschikbaar: ~ Verboden parkeren (E1) ~ Verboden stilstaan en parkeren (E3) ~ Verboden doorgang (C3) ~ Verboden voor auto en moto (C5-C7) ~ Uitgezonderd plaatselijk verkeer ~ Wegomlegging links ~ Wegomlegging rechts De verkeersborden worden telkens met voet geleverd

Verlichtingskransen Verlichtingskransen met individuele lampen, lengte 10 tot 20 meter Verlichtingskransen in tube, lengte 5 tot 7 meter

Vlaggenmasten

Vlaggen Kalkense vlaggen Laarnse vlaggen


11 | 39

Houten tentoonstellingsborden 1 set van 13 borden met afmetingen B 1,22 x H 2 m 1 set van 10 borden op voet afmetingen B 2,55 x H 0,9 m Steunen inbegrepen Borden kunnen ook per stuk aangeleverd worden


2 € 25 € 5 p/s -


2 € 150 € 25


2 €5 €5


2 € 25 €5


3 € 25 €5


3 € 25 €5

Vitrinekasten Glazen tentoonstellings-kasten met slot en verstelbare legboorden 2 Hoge kasten - afmetingen: B 1m x H 1,8m x D 0,4 m 1 lage kast - afmetingen: B 1m x H 1m x D 0,4 m

Hangtafels Hoogte: 1,2 meter Diameter: 1,1 meter

Projectiescherm Afmetingen: B 3,7m x H 2,4m


Overheadprojector Voor het projecteren van slides op groot scherm

Percolator 1 percolator voor 75 tassen 1 percolator voor 35 tassen


12 | 39

Beamer Categorie: Waarborg: Retributie:

3 € 100 € 10


3 € 50 €5


3 € 10 -

Categorie:

2

Waarborg: (set)

€ 100

Retributie:

-

Categorie:

3

Waarborg:

€1

Retributie:

€ 0,20

Afmetingen: 90 cm x 55 cm

Categorie:

3

Worden verhuurd per stuk

Waarborg:

€1

Retributie:

€ 0,50

Categorie:

3

Waarborg:

€1

Retributie:

€ 0,50

Voor het projecteren van computer op groot scherm

Draagbare geluidsinstallatie Geluidsinstallatie met CDspeler, USB-aansluiting (voor MP3 e.d.) en andere aansluitmogelijkheden Interne oplaadbare batterij: kan zowel op netstroom als draadloos gebruikt worden Draadloze micro

Pakket reflecterend materiaal Een pakket bestaat uit: 10 reflecterende vestjes 3 reflecterende armbandjes 1 signalisatiebordje

Werfhekkens Volledige set voor fuiven en grote evenementen: max. 28 hekkens inclusief blokken en klemmen


Houten klapstoelen Worden verhuurd per stuk


Houten tafels Foto nog niet beschikbaar

Houten tafels Afmetingen: 110 cm x 70 cm Worden verhuurd per stuk



13 | 39

Houten bankettafels Afmetingen: 220 cm x 60 cm

Categorie:

3

Worden verhuurd per stuk

Waarborg:

€2

Retributie:

€2


2.3. Materiaal aanvragen Alle aanvragen moeten schriftelijk gebeuren. Hiervoor zijn standaardformulieren te verkrijgen bij de Vrije Tijd en Jeugd. De laatste aanvraagdatum is afhankelijk van het materiaal dat wordt uitgeleend. Er wordt onderscheid gemaakt tussen volgende categorieën: Categorie 1: aanvraag indienen ten laatste 8 weken voor de activiteit Materiaal in deze categorie wordt geleverd en geplaatst door de technische dienst. Categorie 2: aanvraag indienen ten laatste 4 weken voor de activiteit Materiaal in deze categorie wordt enkel geleverd door de technische dienst. Categorie 3: aanvraag indienen ten laatste 1 week voor de activiteit Materiaal in deze categorie wordt door de gebruiker zelf afgehaald. Een aanvraag wordt altijd schriftelijk bevestigd door de uitleendienst.

2.4. Waarborg en Retributie betalen In de bevestigingsbrief wordt opgenomen hoeveel de waarborg en retributie bedraagt. Ook de betalingstermijn wordt hierin vastgelegd. De waarborg bedraagt maximum € 500. Voor signalisatiemateriaal ligt de maximumwaarborg op € 100.

2.5. Duur van de ontlening Het materiaal wordt ontleend voor de duur van de activiteit, met een maximum van 7 dagen. Wanneer de activiteit langer duurt dan 7 dagen, wordt elke begonnen week een nieuwe retributie aangerekend. Voor de materialen van categorie 1 en 2 worden de leverings- en afhaaldata bepaald door de technische dienst. De materialen van categorie 3 kunnen ten vroegste één werkdag voor de activiteit afgehaald worden en moeten ten laatste één werkdag na de activiteit teruggebracht worden.

2.6. Algemene afspraken bij ontlening van materiaal l Bij levering en afhaling van het materiaal door de technische dienst, moet een vertegenwoordiger van de vereniging aanwezig zijn. Dit is nodig voor de (technische) controle van het gebruikte materiaal.


14 | 39

l Wanneer bij plaatsing/afbraak van de tenten geen medewerkers door de vereniging voorzien worden, zal een bedrag aangerekend worden evenredig aan de kostprijs van de arbeidsuren. l De gebruiker wordt verondersteld het materiaal met de nodige zorg te gebruiken en te bewaren. Eventuele gebreken en/of schade aan het materiaal moeten zo vlug mogelijk aan de uitleendienst gemeld worden. l Voor gemeentelijk erkende jeugdinitiatieven en scholengroepen uit de gemeente wordt de retributie tot de helft herleid. l Alle afwijkende aanvragen worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen


15 | 39

Hoofdstuk 3. Gebruik gemeentelijke zalen 3.1. Huurders Volgende groepen kunnen gebruik maken van de gemeentezalen en lokalen: l Categorie A: gemeentelijke diensten en adviesraden l Categorie B: gemeentelijke erkende verenigingen, scholen en politieke partijen l Categorie C: niet-erkende verenigingen uit de gemeente l Categorie D: niet-gemeentelijke verenigingen l Categorie E: private personen of bedrijven l Categorie F: privé-personen die een éénmalige privaat initiatief met een sociale doelstelling voor inwoners van de gemeente wensen te organiseren l Categorie G: lokale kunstenaars

3.2. Zalen Zaal Skala | Colmanstraat 51, 9270 Kalken Zaal Skala is een zaal waar podiumkunsten, culturele en/of muzikale activiteiten voorrang hebben op andere activiteiten. Bij gelijktijdige aanvragen voor een zelfde dag of periode zal hiermee rekening worden gehouden. De zaal kan worden opgesplitst in twee delen: het hoog en laag gedeelte. Het hoog gedeelte wordt niet afzonderlijk verhuurd, het laag gedeelte wel. In de zaal kan een tribune van 250 personen geplaatst worden. Deze wordt op aanvraag opgesteld door de technische dienst. Op aanvraag kan een rolstelling gebruikt worden voor het aankleden van de zaal. De sanitaire eenheid bestaat uit 5 toiletten, waarvan 1 rolstoeltoegankelijk is. Oppervlakte

Aantal toegelaten personen

Aanwezig materiaal

Laag: 432 m² | 24 x 18 m Hoog: 960 m² | 24 x 40 m L + H: 1392 m² | 24 x 58 m

max. 430 personen max. 780 personen max. 780 personen

750 Stoelen 11 buffettafels (8 personen) 90 buffettafels (6 personen) 30 tafels (4 personen) 38 ronde tuintafels 150 tuinstoelen 5 verrijdbare togen met spoelbak Er is wateraansluiting (warm + koud) voorzien in het hoog en laag gedeelte

Goed georganiseerd? | editie 2009 – gebruik gemeentelijke zalen

16 | 39

Paviljoen van het kasteel | Eekhoekstraat 5, 9270 Laarne Het paviljoen bestaat uit twee kleinere zaaltjes en een keukentje. De zaaltjes kunnen niet afzonderlijk verhuurd worden. In de zaaltjes is een ophangsysteem voor kunstwerken aanwezig. Naast het paviljoen is er ook mogelijkheid om het terrein achter het kasteel te gebruiken. De sanitaire eenheid bestaat uit 2 toiletten en 3 urinoirs. Oppervlakte


Aanwezig materiaal

Zaal 1: 19 m² | 5,5 x 3,5 m

max. 59 personen

20 stoelen 6 tafels

Zaal 2: 21 m² | 6 x 3,5m

80 glazen 16 tassen

Lokalen Keistraat | Keistraat 5, 9270 Laarne In de keistraat zijn 3 zalen beschikbaar. Deze worden elk afzonderlijk verhuurd. In de kleine zaaltjes zijn enkel tafels en stoelen aanwezig. De polyvalente zaal is uitgerust met een beperkte keuken. De sanitaire eenheid is bereikbaar via de polyvalente zaal en bestaat uit 4 toiletten en 2 urinoirs. Deze zijn niet rolstoeltoegankelijk. Oppervlakte


Aanwezig materiaal

Zaal A: 27 m² | 6 x 4,5 m

max. 75 personen

Zaal B: 42 m² | 6 x 7 m

max. 100 personen

17 stoelen | 2 tafels 30 stoelen | 4 tafels

Poly: 144 m² | 16 x 9 m

max. 250 personen

80 stoelen | 7 tafels 1 spreekgestoelte 1 witbord 1 frigo 1 koffiemachine (2 kannen) 1 elektrisch fornuis (4 pitten) 104 diepe, 95 platte borden 114 lepels, 120 messen, 198 vorken 99 tassen, 99 ondertassen 83 dessertvorken, -messen 66 dessertborden 37 koffielepels en 7 suikertangen 2 thermoskannen en 6 koffiekannen


17 | 39

Sportinfrastructuur Sporthal Laarne | Leeweg 26, 9270 Laarne Voor huur van de sportinfrastructuur, alsook voor de huur van een vergaderzaal in de sporthal, moet contact opgenomen worden met de sportdienst.

3.3. Huurprijs en waarborg gebruik gemeentelijke zalen De huurprijs van is afhankelijk de zaal en de categorie waartoe de aanvrager behoort. Het gebruik van elektriciteit, verwarming en water zijn inbegrepen in de huurprijs. Ook het aanwezige materiaal, zoals hierboven beschreven is inbegrepen. Gemeentelijke erkende verenigingen kunnen 10-beurtenkaarten aankopen. Dit is niet mogelijk voor gebruik van zaal Skala en de nieuwe raadzaal. 10-beurtenkaarten moeten vooraf betaald worden bij de uitleendienst. Verhuur van het lokaal is pas definitief, na afstempeling van deze kaart bij het afhalen van de sleutel. Hieronder vind je een overzicht van de tarieven per categorie: A

B

C

D

E

F

G

-

-

-

€6

-

Keistraat: zaal A, zaal B, polyvalente zaal

gratis

€6

Paviljoen Kasteel van Laarne

gratis

€6

€ 12

€ 25

250

€6

€6

Schoolhuis Kalken

gratis

€6

€ 12

€ 25

-

€6

€6

Nieuwe Raadzaal Laarne

gratis

€ 125

€ 175

€ 250

€ 350

-

-

Zaal Skala

gratis

€ 125

€ 250

€ 500

€ 500

-

-

Turnzaal gemeenteschool Kalken

gratis

-

-

-

-

€ 125

• • • • • •

Categorie A: Categorie B: Categorie C: Categorie D: Categorie E: Categorie F:

•

Categorie G:

€ 25

gemeentelijke diensten en adviesraden gemeentelijke erkende verenigingen, scholen en politieke partijen niet-erkende verenigingen uit de gemeente niet-gemeentelijke verenigingen private personen of bedrijven privé-personen die een éénmalige privaat initiatief met een sociale doelstelling voor inwoners van de gemeente wensen te organiseren lokale kunstenaars

Voor de Nieuwe Raadzaal Laarne en zaal Skala moet een waarborg betaald worden, die gelijk is aan de huurprijs voor één dag. De waarborg wordt terugbetaald na inlevering van de sleutel en controle van de zaal. Bij het gebruik van zaal Skala kan de tribune gehuurd worden. hiervoor zijn volgende bedragen vastgelegd: • • • •

Huur 1 dag: € 250 Huur 2 opeenvolgende dagen: € 400 Huur 3 opeenvolgende dagen: € 600 Per bijkomend weekend (bij gebruik door dezelfde huurder): € 300


18 | 39

3.4. Een zaal aanvragen De aanvraag kan uitsluitend schriftelijk gebeuren, per brief of e-mail, aan de hand van een gebruikersovereenkomst bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd.

Aanvraag zaal Skala Aanvragen voor zaal Skala kunnen ingediend worden van 1 januari tot en met 31 maart voorafgaand aan het jaar van de activiteit. In april worden de aanvragen bekeken en wordt de kalender opgemaakt. Alle aanvragen die later (na 31 maart) ingediend worden, zullen chronologisch behandeld worden en dit uiterlijk tot 8 weken voor de aanvang van de activiteit. De reservaties voor zaal Skala zijn pas geldig : Na het indienen van de ondertekende gebruiksovereenkomst door de vereniging bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd en na tegentekening van de ingediende gebruiksovereenkomst door de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Waarborg en huur moeten ten laatste 8 weken voor de aanvang van de activiteit betaald worden. Wanneer dit niet gebeurt, vervalt de reservatie. Annulaties voor zaal Skala moeten ten laatste 8 weken voor de aanvang van de activiteit gemeld worden aan de uitleendienst. Bij laattijdige annulatie kan het gemeentebestuur alsnog retributie aanrekenen.

Aanvraag andere zalen Aanvragen voor gemeentelijke lokalen en zalen kunnen ten vroegste 1 jaar voor de aanvang van de activiteiten ingediend worden voor de huurders van cat. A,B en G. De andere huurders kunnen ten vroegste 8 maanden voor de aanvang van de activiteiten een aanvraag indienen. Alle aanvragen kunnen ten laatste 1 week voor de activiteit ingediend worden en zullen chronologische behandeld worden. Annulaties moeten ten laatste 1 week voor de activiteit gemeld worden aan de uitleendienst. Bij laattijdige annulatie kan het gemeentebestuur alsnog retributie aan rekenen.

3.5. Algemene bepalingen bij gebruik gemeentelijke zalen l Het maximum aantal toegestane aanwezigen in de zaal mag niet overschreden worden. l In de zalen mag niet gerookt worden. l Gasflessen en benzinebussen mogen niet in de zaal gebruikt worden. Deze moeten altijd buiten geplaatst worden! l Alle nooduitgangen moeten vrijgehouden worden, zowel aan de binnen- als buitenkant. l Brandblussers mogen niet verwijderd of uit het zicht geplaatst worden. l De zaal moet na gebruik proper achtergelaten worden. Bij het niet opruimen van zaal Skala zal een vergoeding van € 250 gevraagd worden. Bij de andere zalen zal dit € 100 zijn.


19 | 39

3.6. Duurzaam gebruik van gemeentelijke zalen Het gemeentebestuur hecht veel belang aan interne milieuzorg. Bij het gebruik van de gemeentelijke zalen wordt daarom gevraagd rekening te houden met volgende milieuaspecten: l Zet de verwarming na de activiteit, en liefst een half uurtje voor het einde op minimum; dit is meestal 15 °C. l Hou de ramen en deuren gesloten wanneer de verwarming aanstaat l Zorg ervoor dat alle lichten gedoofd worden bij het verlaten van de zaal. Laat ook geen lichten branden in lokalen die niet gebruikt worden. l Sorteer uw afval, in zaal Skala worden hiervoor de nodige containers voorzien. Laat het restafval ook niet slingeren. Wanneer de containers vol zijn wordt er verwacht dat de rest van het afval door de gebruiker zelf wordt meegenomen. l Water is schaars, probeer het gebruik te beperken In elke zaal hangen deze aandachtspunten op. Gelieve er rekening mee te houden. Wanneer we merken dat het energie en waterverbruik te hoog oploopt, kan het gebruik aangerekend worden. Het is aan elke gebruiker om rekening te houden met deze opmerkingen, zodat het gebruik van de zalen voor iedereen kosteloos blijft. Bij verdere vragen, kan je altijd contact opnemen met de uitleendienst of milieudienst.


20 | 39

Hoofdstuk 4. Andere dienstverlening 4.1. Kopijen De gemeentelijke erkende verenigingen tot 150 leden hebben recht op 4000 kopijen per jaar, verenigingen met meer dan 150 leden hebben recht op 6000 kopijen per jaar. Op drukwerk mag geen reclame voorkomen en er wordt geen drukwerk aanvaard voor politieke groeperingen en syndicaten. Er kan op gekleurd papier of zwaarder papier gedrukt worden, indien dit door de vereniging zelf wordt meegebracht. De te kopiëren stukken moeten drukklaar zijn, in A4 formaat en worden rechtstreeks bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd binnengebracht of via e-mail doorgestuurd. De te kopiëren stukken moeten 2 dagen op voorhand ingediend worden en kunnen afgehaald worden op de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Bij grote hoeveelheden zal de datum van afhaling in samenspraak met de dienst bepaald worden.

4.2. Kampvervoer Er kan tijdens de schoolvakanties en enkel tijdens de werkuren beroep gedaan worden op kampvervoer door de gemeentediensten. Hiervoor wordt een vrachtwagen met open laadbak ter beschikking gesteld. Kampvervoer is enkel mogelijk in België. De aanvraag moet schriftelijke gebeuren en dit minstens 2 maanden voor het kamp. Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd.

Goed georganiseerd? | editie 2009 – andere dienstverlening

21 | 39

Hoofdstuk 5. Organiseren van evenementen 5.1. De straat op … activiteiten op het openbaar domein Buurtfeesten zijn in. Mensen uit de zelfde straat verbroederen en houden een wijkfeest. Gezellig samen zijn met ouderen en kinderen op straat waar anders de auto’s de baas zijn. Even de drukte van alledag vergeten… Maar ook een rommelmarkt op het dorpspleintje bij jou in de buurt of een straatmuzikant of muziekband die vol enthousiasme de aandacht van het publiek probeert vast te houden van het alerte publiek hebben hun charmes. Voor het organiseren van om het even welk evenement op de openbare weg of openbaar domein heb je een vergunning of toelating nodig van de bevoegde overheid. Naar gelang de manifestatie en de locatie waar wordt georganiseerd kan dit onder meer de burgemeester zijn of het college van burgemeester en schepenen, de Provincie, het Vlaams Gewest, … Het politiereglement bevat een aantal bepalingen over openbare veiligheid, optochten en manifestaties, het gebruik van de openbare weg, kermissen, spelen op straat, maskeren en vermommen, perken en plantsoenen, het maken van vuur, de openbare rust, het voeren van publiciteit, …

Gebruik van straten en pleinen Straten en pleinen zijn openbaar domein. Activiteiten op het openbaar domein vereisen vaak een wijziging van de verkeerscirculatie, zoals het invoeren van een tijdelijk parkeer- of rijverbod, … Hiervoor is echter een tijdelijk politiereglement noodzakelijk. Wil je als organisator een evenement of activiteit organiseren waarbij je gebruik maakt van het openbaar domein, dan moet een schriftelijke aanvraag ingediend worden. De dienst Vrije Tijd en Jeugd stelt hiervoor standaardformulieren ter beschikking. Hierop kan alle nodige informatie worden ingevuld, zodat de nodige vergunningen en politiereglementen tijdig kunnen afgeleverd worden. Voor een aanvraag van een evenement moet volgende procedure doorlopen worden: •

Indienen van het aanvraagformulier: ten laatste 8 weken voor aanvang van de activiteit ~ bij de aanvraag moeten alle nodige documenten en bijlagen toegevoegd worden, zoniet kan de aanvraag niet behandeld worden

•

De aanvraag wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, die beslist over de haalbaarheid

•

De dienst Vrije Tijd en Jeugd zorgt voor de verdere afhandeling van de aanvraag, zodat alle nodige documenten tijdig kunnen afgeleverd worden ~ Als er aanvragen moeten gebeuren bij de Provincie of het Vlaams Gewest, wordt de organisator hiervan op de hoogte gebracht door de uitleendienst.

•

Als er aangepaste signalisatie nodig is, zullen deze borden door de technische dienst geleverd worden (mits betaling van de waarborg).

Kerstmarkten, rommelmarkten, straatverkoop Als je een markt wil organiseren, moet dit aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Voor meer informatie kan je contact opnemen met de dienst Vrije Tijd en jeugd. Goed georganiseerd? | editie 2009 – organiseren van evenementen

23 | 39

Speelstraten Een speelstraat is volledig voorbehouden aan spelende kinderen. Ideaal dus voor wie wil hinkelen, badmintonnen of rolschaatsen. Doorgaand verkeer is verboden. Enkel fietsers en bestuurders van een motorvoertuig die in de straat wonen of er een garage hebben, mogen stapvoets - in de speelstraat rijden. Ook prioritaire voertuigen, wanneer de aard van hun opdracht het rechtvaardigt, hebben toegang tot de speelstraat. Een speelstraat wordt afgebakend met een nadarhekken met het verkeersbord “C3” met onderbord “speelstraat” met aanduiding van de speeluren. Een speelstraat kan maar ingericht worden voor een welbepaalde korte periode. Het college van burgemeester en schepenen zal na advies van de lokale politie een beslissing nemen. Niet elke straat kan speelstraat worden. Om in aanmerking te kunnen komen voor het invoeren van een speelstraat moet je aan volgende voorwaarden voldoen: • • • • •

De straat moet een woonstraat zijn Er moet een maximum snelheidsregime van 50 km/uur ingesteld zijn In de straat is geen (belangrijk) doorgaand verkeer Er rijdt geen openbaar vervoer door de straat De omliggende straten moeten bereikbaar blijven na invoering van de speelstraat

Voor meer informatie en het indienen van een aanvraag kan je contact opnemen met de dienst Vrije Tijd en jeugd.

Politiebegeleiding bij optochten en stoeten Bij grote optochten en stoeten is het aangewezen om politiebegeleiding aan te vragen. Voor meer informatie kan u terecht bij de lokale politie: Politie | Politiezone Laarne – Wetteren – Wichelen Zuiderdijk 2, 9230 Wetteren 09 369 00 25 @ [email protected]

Parken, weiden, bossen en natuurgebieden Veel zomeractiviteiten en festivalletjes gaan door op een wei of in een park. Als je een weide huurt van een privé eigenaar, ga je best na of de weide niet in een beschermde zone ligt (bv. natuurgebied of landbouwgebied). Je kan dit navragen bij de technische dienst of de milieudienst. Dit kan voor gevolg hebben dat bepaalde activiteiten niet zijn toegelaten. In onze gemeente denken we vooral aan de Kalkense Meersen en aan het Kasteeldomein. Wanneer je een activiteit organiseert in agrarische gebieden en of natuurgebieden is het aangewezen om de natuurwachter op voorhand te verwittigen. Voor meer informatie kan je terecht bij de milieudienst, de technische dienst of bij onderstaand agentschap.

Goed georganiseerd? | editie 2009 – organiseren van evenementen

24 | 39

Agentschap Natuur en Bos | Afdeling Oost-Vlaanderen Gebroeders Van Eyckstraat 2-6, 9000 Gent 09 265 46 40 09 265 45 88 @ [email protected]

Mountainbike tochten Mountainbiketochten zijn momenteel heel populair wat zorgt voor een grote druk op wegen én op Fauna en flora. Om dit in de hand te houden worden mountainbiketochten op elkaar afgestemd. De provincie coördineert de tochten die slechts één maal per jaar plaatsvinden. Daarom kunnen aanvragen enkel ingediend worden bij: Provinciebestuur Oost Vlaanderen Aan de heer Peter Van Hoorde Sportfunctionaris Zuiderlaan 13 9000 Gent De provincie zal uw vraag vervolgens voorleggen aan het Agentschap voor Natuur en Bos. Er moeten duidelijke kaarten in drie exemplaren ingediend worden, hierop moet het volledige traject te zien zijn. De startplaats en de bevoorradingen worden erop aangeduid. Bovendien is een ruwe schatting van het aantal deelnemers noodzakelijk. De aanvraag moet 3 maanden voor het evenement ingediend worden bij de provincie.

5.2. Fuiven en feesten Sabam Sabam is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Zij vertegenwoordigt het repertoire van auteurs, componisten, regisseurs, scenarioschrijvers, dichters, choreografen, schilders, beeldhouwers, fotografen, architecten... Sabam int en verdeelt de auteursrechten in België en in de andere landen waar wederkerigheidsoverenkomsten zijn gesloten. Het auteursrecht is een vorm van uitgesteld loon voor de auteur. De wet op het auteursrecht beschermt de creaties van een auteur en voorziet een vergoeding voor het gebruik van het werk door derden. In volgende gevallen moet Sabam betaald worden: • • • •

theater of dansvoorstellingen fuiven gebruik van achtergrond muziek optredens van muziekgroepen

In volgende gevallen moet geen Sabam betaald worden: • • •

werken die niet meer beschermd zijn optredens van groepjes die niet aangesloten zijn bij Sabam en eigen nummers brengen muziek in huiselijke kring

De prijs die je aan Sabam betaalt hangt af van de grootte van de zaal, de inkomprijs aan de kassa en de prijs van de consumpties.


25 | 39

Voor meer informatie neem je contact op met de dienst Vrije Tijd en Jeugd of met Sabam zelf: Sabam | Lokaal Agentschap GENT Steltloperstraat 11, 9000 Gent 09 221 52 76 09 222 55 56 @ [email protected] Meer informatie vind je ook op de website van Sabam (www.sabam.be). Je vindt er een tariefsimulator en kan er een aanvraagformulier downloaden.

Billijke Vergoeding Naast Sabam, moet je als organisator ook rekening houden met de billijke vergoeding. Deze vergoeding is in het leven geroepen om tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten, die hierdoor recht hebben op een billijke vergoeding voor hun prestaties die worden uitgezonden (wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten, BS 24 juli 1994). Billijke vergoeding moet betaald worden wanneer er opgenomen muziek gedraaid wordt. Wanneer je een zaal huurt, ga je best eens na of de zaaluitbater een jaartarief voor de billijke vergoeding heeft betaald. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een jaartarief voor ‘drank’ en een jaartarief voor ‘dans’. Wanneer de zaaluitbater een jaartarief voor ‘drank’ heeft betaald, moet je enkel nog billijke vergoeding betalen wanneer je een dansactiviteit organiseert (fuif, bal, …). Wanneer de zaaluitbater het jaartarief voor ‘dans’ heeft betaald, moet je geen billijke vergoeding meer betalen. Wanneer er geen jaartarief is betaald, moet je altijd billijke vergoeding betalen. Voor zaal Skala heeft het gemeentebestuur het jaartarief ‘drank’ betaald. Enkel bij de organisatie van dansactiviteiten moet nog billijke vergoeding betaald worden. Wanneer je een activiteit in openlucht of in een tent organiseert, moet altijd billijke vergoeding betaald worden. Het tarief voor tijdelijke activiteiten (wanneer geen jaartarief wordt betaald) is verschillend voor activiteiten in een vaste zaal en activiteiten in open lucht. In een zaal speelt enkel de oppervlakte van een rol, voor activiteiten in open lucht wordt rekening gehouden met de oppervlakte van het terrein en wordt een combinatie gemaakt van de tarieven voor ‘zonder drank’, ‘met drank’ en ‘dans’. De aangifte moet minstens 5 werkdagen voor de aanvang van de activiteit gebeuren én moet betaald zijn voor de aanvang van de activiteit, anders riskeer je een boete. Een aanvraag kan je online indienen via de website www.ikgebruikmuziek.be De aangifteformulieren kan je ook verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd of kan je downloaden van de website www.bvergoed.be Voor meer informatie kun je ook altijd contact opnemen met: De billijke vergoeding | Outsourcing Partners PB 10.181, 9000 Gent 070 66 00 16 070 66 00 12 @ [email protected]


26 | 39

Muziek en geluid De geluidsnormen volgens het KB van 24 februari 1977 In openbare gebouwen mag het maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek, 90 decibel (dB(A))niet overschrijden. Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. De openbare en private inrichtingen waar muziek wordt geproduceerd, moeten zo ingericht zijn dat het geluidsniveau gemeten in de buurt: • • •

niet hoger is dan 5 dB(A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB(A); niet hoger is dan 35 dB(A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen de 30 en 35 dB(A); niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB(A).

Dit geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Afwijking op de geluidsnormen Afhankelijk of de locatie al dan niet voldoet aan de VLAREM-normen, moeten andere regels m.b.t. tot de geluidsnormen in acht genomen worden. Inrichtingen die aan de VLAREM-normen voldoen beschikken over een milieuvergunning. In deze vergunning is de regelgeving voor geluidsnormen opgenomen. Als je een activiteit in dergelijke inrichting organiseert doe je er goed aan dit na te vragen bij de eigenaar. Voor activiteiten die georganiseerd worden in niet VLAREM-gebonden inrichtingen (bv. in tenten, openluchtfuiven, …). Voor dergelijke activiteiten zijn de bepalingen in het KB van 24 februari 1977 van toepassing. Hierop kunnen in bepaalde gevallen uitzonderingen op aangevraagd worden. Wil je een afwijking op de geluidsnorm, dan moet je een aanvraag indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Het college kan, vooral wanneer de muziekactiviteit is gelokaliseerd in de nabijheid van stiltebehoevende instellingen of zones (bv. bejaardentehuizen, ziekenhuizen, scholen en natuurreservaten, …) beperkende maatregelen opleggen, zowel wat het maximum toegelaten geluidsniveau, als wat de duur van de muziekactiviteit betreft, of het college kan de muziekactiviteit op de aangevraagde plaats verbieden. De aanvraag voor een afwijking op de geluidsnorm is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Verstoring van de nachtrust Als organisator ben je natuurlijk niet rechtstreeks verantwoordelijk voor het geroep en gezang van fuifbezoekers die zich buiten de fuifzaal bevinden. Toch moet je de nodige maatregelen nemen om te voorkomen dat de fuif de nachtrust van de buren verstoord. Anders is er sprake van een gebrek aan voorzorg. Omwonenden van zalen kunnen altijd een beroep doen op de politie op grond van art. 561 van het strafwetboek. Dit artikel dreigt met straffen tegen hen “die zich schuldig maken aan nachtgerucht of nachtrumoer waardoor de rust van de inwoners kan worden gestoord”. De politie hoeft ook niet op een klacht te wachten, ze kan ook op eigen initiatief optreden.


27 | 39

Muziek in de straat Wanneer je een activiteit in openlucht of langs de openbare weg organiseert, moet je voor het maken van muziek (of gebruik van elektronisch versterkte muziek) een schriftelijke toelating verkrijgen van het college van burgemeester en schepenen. Een aanvraag kan ingediend worden via de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Verlening sluitingsuur Wanneer de activiteit doorgaat na 23u, moet een afwijking op het sluitingsuur worden aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen. Voor activiteiten in tenten of openlucht kan dit tot 3u, voor activiteiten die binnen plaats vinden kan dit tot 5u. De aanvraag voor verlening van het sluitingsuur is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd.

Drankvergunningen Wanneer is een drankvergunning nodig - Voor het schenken van sterke drank in gemeentelijke zalen wordt geen machtiging meer gegeven aan verenigingen (gemeenteraadsbesluit van 26 maart 2009) Onder sterke drank wordt verstaan: o dranken met meer dan 1,2% vol gedestilleerde alcohol. Doordat de grens van het maximum toegestane alcoholpercentage vrij laag ligt, betekent dit dat alcoholpops (Bacardi Breezer, Smirnoff Ice, …) en zelfgemixte cocktails (Whisky-cola, PisangOrange, …), nagenoeg altijd onder deze categorie van sterke drank vallen. o alle andere dranken met een alcoholpercentage van meer dan 22% vol alcohol - Voor het schenken van sterke drank in andere zalen en/of locaties in de gemeente moet de vereniging tijdig een machtiging aanvragen. De aanvraag voor het schenken van sterke dranken is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Alcohol en minderjarigen Hou er steeds rekening mee dat het verkopen en het aanbieden, zelfs gratis, van alcoholische dranken verboden is aan jongeren onder de 16 jaar en dat deze grens voor sterke dranken op 18 jaar ligt.

Security en toezicht Als organisator ben je verantwoordelijk voor het verzekeren van de veiligheid van de aanwezigen op een door jou ingericht evenement. Wanneer je als vereniging een activiteit organiseert, moet er steeds een verantwoordelijke beschikbaar zijn voor de politie bij een eventuele tussenkomst. Wanneer je een activiteit organiseert waarbij je een bewakingsteam wilt inzetten, is het belangrijk met volgende zaken rekening te houden: • •

Toezicht door jeugdverantwoordelijken valt niet onder de bewakingswet, expliciete persoonscontrole aan de ingang blijft uiteraard wel onder de bewakingswet vallen. Ticketcontrole of controle van stempels heeft niets te maken met persoonscontrole. Een portier mag zich hier dan ook niet mee bezig houden, de taken persoonscontrole en ticketcontrole moeten dus duidelijk gescheiden blijven.


28 | 39

• •

Een bewakingsteam voert controle uit die te maken heeft met safety, met de veiligheid van de fuifruimte Controle op het vrijhouden van de nooduitgangen kan niet gebeuren door het bewakingsteam.

Als je toch beslist om een bewakingsteam in te zetten dan heb je als organisator volgende mogelijkheden: • • •

Je kan een erkende bewakingsfirma inhuren. Dit moet je melden aan de Burgemeester, en hij kan dit weigeren. Je kan beroep doen op eigen vrijwilligers. De namen moet je doorgeven aan de Burgemeester, die bepaalde personen kan weigeren. Je kan ook opteren voor een combinatie van professionele bewakers en vrijwilligers. Het is hierbij niet mogelijk om beroep te doen op derden zoals: hondenclubs, bodybuildingclubs, clubs voor gevechtssporten en dergelijke meer.

Wanneer gewerkt wordt met vrijwilligers, moet een lijst worden opgemaakt met volgende gegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum en beroep. De vrijwilligers moeten ook aan volgende voorwaarden voldoen: • • • • •

minstens 18 jaar (voor de uitvoerders) en 21 jaar (voor de leiding) zijn. onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben; bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen; bepaalde beroepen (privé-detective, wapenhandelaar) niet uitoefenen; de laatste 5 jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst of inlichtingendienst;

Welke bevoegdheden heeft een bewakingsteam? Een bewakingsteam heeft geen enkele bijzondere bevoegdheid. In bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden kunnen zij personen onderwerpen aan een oppervlakkige controle van kledij en handbagage. De Burgemeester moet hiervoor uitdrukkelijk de toestemming verlenen. Systematische controles (van alle bezoekers) zijn verboden. Bewakers mogen geen geweld gebruiken, niet fouilleren, geen controle uitoefenen op de openbare weg of geen controle doen naar drugs. De aanvraag voor het gebruik van security is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen en kan bekomen worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Meer informatie betreffende het organiseren van de security kunt je verkrijgen bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd.

Brandveiligheid Brandveiligheid bij activiteiten Een locatie die beschikt over een milieuvergunning is ook in orde met de brandveiligheid. Wanneer geen milieuvergunning aanwezig is, kan een locatie ook beschikken over een attest “brandveiligheid” van de brandweer. Dit document maakt duidelijk of de locatie geschikt is voor bijvoorbeeld fuiven en geeft aan hoeveel mensen er kunnen worden toegelaten. Wanneer je een activiteit organiseert vraag je dit best eens na, zo kom je niet voor verassingen te staan. Wanneer je als vereniging een eigen gebouw gebruikt, doe je er goed aan een brandweercontrole te vragen, zo weet je of het gebouw brandveilig is, welke aanpassingen er eventueel moeten gebeuren en hoeveel personen er tegelijk binnen mogen in het gebouw.


29 | 39

In elk geval kan de burgemeester opdracht geven aan de brandweer om een controle op brandveiligheid uit te voeren vooraleer de toelating tot organisatie wordt verleend. Wanneer je een activiteit organiseert moet je dus altijd rekening houden met de brandveiligheid. Het is daarom belangrijk dat je bij activiteiten aandacht hebt voor volgende zaken: • • • • •

Zorg ervoor dat de nooduitgangen altijd vrijgehouden worden. Alle deuren moeten naar buiten opengaan, tenzij zij rechtstreeks op de openbare weg uitkomen. Nooduitgangen moeten bij de minste druk opengaan Feestversiering uit licht ontvlambaar materiaal is uit den boze Gemakkelijk brandbare materialen als rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, evenals gemakkelijk brandbaar textiel en kunststoffen mogen niet als versiering worden gebruikt Is er noodverlichting aanwezig? Is er een brandblusser aanwezig? (1 voor 100m²)

De gemeenteraad keurde in zitting van 29 november 2007 een nieuw reglement goed betreffende de brandveiligheid in publiektoegankelijke inrichtingen. Dit reglement kun je altijd opvragen bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Vuurtje stoken Wanneer je een kampvuur wil houden of een vuurtje wil stoken, moet je rekening houden met volgende aanbevelingen: • • • • • • •

Bewaar 100 meter afstand van gebouwen, bossen, heiden, hagen, stro, … Geen vuurtje stoken bij winderig weer Het vuur mag niet hoger worden dan 1 tot 1,5 meter Voorzie voldoende blusmiddelen Geen afval verbranden, alleen zuiver en vast hout gebruiken Geen licht ontvlambare producten gebruiken Na afloop moet je controle houden op het smeulend vuur

Een kampvuur moet altijd op voorhand aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit kan gebeuren via de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Er mogen enkel plantaardige afvalstoffen, afkomstig van het onderhoud van de eigen tuin of van eigen bedrijfslandbouwkundige werkzaamheden worden verbrand.

Publiciteit Affiches en strooibriefjes Wil je als vereniging een activiteit aankondigen en kenbaar maken door het gebruik van affiches en strooibriefjes dan hou je best rekening met de volgende bepalingen : • • • • •

Strooibriefjes mogen niet op de openbare weg worden gegooid. Dit vermeld je best op de strooibriefjes Affiches vanaf 1 m², die in het openbaar uitgehangen worden, moeten voorzien zijn van een takszegel. Scheuren, vernielen of overplakken van wettig aangebrachte publiciteit is verboden Voor het aanplakken moet je een goedkeuring hebben van het college van burgemeester en schepenen Op de openbare weg mogen geen reclameborden, uithangborden, … aangebracht worden die de bestuurders verblinden, die hen in dwaling brengen, … of die - zij het ook maar gedeeltelijk - verkeersborden voorstellen of nabootsen.


30 | 39

•

Je mag geen affiches aanbrengen op gevels van gebouwen, op openbare gebouwen en beschermde monumenten, op afsluitingen en omheiningen, op verkeersborden en lichten, op wegwijzers, op straatmeubilair en verlichtingspalen, op bomen en op kasten van nutsmaatschappijen • De publiciteitsborden mogen de weggebruikers of de voetgangers niet hinderen. De publiciteit mag ook nergens de zichtbaarheid van kruispunten belemmeren. Op de affiche vermeld je in elk geval : • • • • •

Welke activiteit er wordt georganiseerd Waar de activiteit plaatsvindt Wanneer de activiteit door gaat Wie de activiteit organiseert Vermeld steeds de verantwoordelijke uitgever met naam en adres

Reclame langs de openbare weg Voor het gebruiken van borden en panelen langs de openbare weg zijn er speciale regels. Je kan de vaste gemeentelijke aankondigings- en informatieborden gebruiken of losse borden plaatsen langs de weg. Aanvragen moeten ten laatste één maand voor de activiteit ingediend worden bij het college van burgemeester en schepenen. Voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden gelden volgende regels: •

Publiciteit langs de gemeentewegen mag ten vroegste 14 dagen voor de activiteit worden geplaatst en moet uiterlijk 8 dagen erna verwijderd worden.

•

Langs de toeristische wegen mogen slechts tijdelijke borden worden aangebracht op zijn vroegst 14 dagen voor de activiteit. Zij moeten verwijderd zijn uiterlijk 8 dagen erna.

Toeristische wegen: - De Eekhoekstraat - De Dorpsstraat - Deel Molenstraat (tussen Dorp en Wegvoeringsstraat) - De Wegvoeringsstraat - De Meirhoekstraat De aanvraag voor het plaatsen van borden langs de gemeentewegen en toeristische wegen is opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen dat te verkrijgen is bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. •

Voor publiciteit langs de gewestwegen moet je ook toestemming vragen aan de Vlaamse Overheid – Wegendistrict 414 Sint-Niklaas:

Gewestwegen: - Rivierstraat (N449) - Gent-Zele (N 445) : Dendermondsesteenweg – Heirweg – Dendermondsesteenweg - Lokeren – Oosterzele (N407) : Gaverstraat – Vromondstraat – deel Kalkendorp Vaartstraat – Provinciebaan Vlaamse Overheid | Wegendistrict 414 Sint-Niklaas Industriepark-West 51, 9100 Sint-Niklaas 03 780 20 30 03 780 20 60


31 | 39

Gebruik van de gemeentelijke aankondigings- en informatieborden is vastgelegd in het reglement betreffende de goedkeuring inzake gebruik gemeentelijke aanplakborden. Het reglement stelt volgende voorwaarden: • • • • • • • •

• • • • •

Aanvragen moeten minstens een maand voor de activiteit een ingediend worden bij het College van Burgemeester en Schepenen. Enkel publiciteit en/of aankondigingen van activiteiten die georganiseerd worden door verenigingen of particulieren uit de gemeente én die in de gemeente plaatsvinden mogen op de borden aangebracht worden. Politieke aankondigingen zijn verboden. Particuliere reclamefirma’s mogen niet afficheren op de borden. Het maximumformaat is vastgelegd op A2. Per aanplakzijde mag slechts één affiche per activiteit worden aangebracht. De verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoonnummer) en de organiserende persoon of vereniging moet duidelijk vermeld worden. Aangebrachte publiciteit mag niet afgerukt, gescheurd, bevuild of onleesbaar gemaakt worden. Affiches van activiteiten die nog niet afgelopen zijn, mogen niet overplakt worden. Verenigingen en/of organisatoren die toestemming gekregen hebben om affiches op te hangen in de gemeentelijke informatieborden, mogen affiches van voorbije activiteiten verwijderen. Plaatsen en verwijderen van affiches gebeurt door de vereniging en/of de organisator zelf. De organisatoren halen hiervoor de sleutel van de borden af bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. De sleutel moet binnen de drie dagen na de afhaling teruggebracht worden bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Wie de sleutel niet tijdig terugbrengt, kan een tijdelijk reclameverbod krijgen. Bij het afhalen van de sleutel wordt een exemplaar van de affiche afgegeven bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd. Bij verlies van de sleutel worden alle kosten voor het vervangen van de sloten doorgerekend aan de verenging of particuliere organisator. Bij meerdere aanvragen beslist de dienst Vrije Tijd en Jeugd welke activiteiten kunnen aangekondigd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de datum van de aanvraag. Verenigingen uit Laarne of Kalken krijgen voorrang op particuliere organisatoren. Niet aangevraagde of niet reglementair opgehangen affiches zullen verwijderd worden door de gemeentediensten en gemeld worden aan de politie. Bij overtredingen op dit reglement kan de vereniging of organisator gesanctioneerd worden met een reclameverbod. Indien de overtreding in strijd is met het geldende politiereglement, kan de politie een boete opleggen aan de vereniging of organisator.

De gemeente beschikt over 7 vaste borden en staan op volgende locaties: Laarne

De Kolk (naast de glascontainer) Wegvoeringsstraat (rechtover Vrije School) Steentjesstraat (rechtover Brasserie ’t Steentje)

Kalken

’s Gravenbriel Colmanstraat (Skala) Kruispunt Kruisenstraat – Dendermondsesteenweg Kalkendorp (kruispunt Nerenweg – Vaartstraat)


32 | 39

Bewegwijzering Ook voor tijdelijke bewegwijzering moet je de toelating vragen aan het college van burgemeester en schepenen. De bewegwijzering mag ten vroegste 3 dagen voor de activiteit worden aangebracht en moet uiterlijk 3 dagen erna verwijderd worden Net als bij de aanplakborden moet je ook de toelating hebben van het Vlaamse Gewest bij bewegwijzering langs gewestwegen. Voor de tijdelijke bewegwijzering geven we hier enkele tips: • • •

Er wordt voorkeur gegeven aan milieuvriendelijke richtingaanwijzers. Gebruik pijlen in hout, metaal of PVC die worden opgehangen met elastiek, ijzerdraad of kleefband, bij voorkeur dus niet met nagels Pijlen kunnen aangevuld worden met opvallende ‘zelfklevende’ linten, confetti, kalk of andere gemakkelijk te verwijderen materiaal, zoals papieren kleefpijlen of te nieten pijlen.

Zorg ervoor dat de pijlen duidelijk opvallen. Dit houdt in dat: • • • •

de pijlen niet te klein zijn en goed zichtbaar zijn de pijlen een opvallende kleur hebben de pijlen op gelijke hoogte worden opgehangen de pijlen worden opgehangen aan de kant van de weg waar wordt gestapt

Confetti, kalk en linten bewijzen vooral hun nut op onverharde wegen en in bossen. De tijdelijke bewegwijzering wordt op volgende plaatsen aangebracht: • • •

op elk kruispunt (ook met een voetweg, onverharde weg, …) bij elke afslag: pijl met de gewenste richting ongeveer 50 meter voor de te nemen weg. Na de afslag wordt een pijl ter bevestiging goed zichtbaar opgehangen bij splitsingen wordt: ~ een aankondigingbord ‘Opgelet splitsing op 100 m’ aangebracht; ~ een bord met splitsingsaanwijzers opgehangen met vermelding van de afstanden voor elke richting; ~ na de splitsing wordt de afstand bevestigd.

De pijlen met het embleem ‘personen met een handicap’ betekenen dat het traject kan worden gevolgd door mensen met een rolwagen, met een kinderwagen, …

Provinciale uitleendienst De provinciale uitleendienst biedt een uitgebreid assortiment materiaal aan. Verenigingen die een activiteit organiseren kunnen hierop beroep doen. Voor het materiaal wordt een kleine retributie aangerekend en een waarborg van max. € 250. Het ontleende materiaal moet door de vereniging zelf afgehaald en teruggebracht worden. Materiaal kan ten vroegste 3 maanden voor aanvang van de activiteit aangevraagd worden. Een overzicht van het uitleenbare materiaal kan bekeken worden op de website of kun je aanvragen bij: Provincie Oost-Vlaanderen | Uitleendienst


33 | 39

Kapiteinstraat 55, 9000 Gent 09 253 40 38 09 253 40 28 @ [email protected] http://www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/uitleendiensten/index.cfm Openingsuren: (aanmelden 30 min. voor sluiting) maandag: 8.30 - 12 uur en 13.30 - 18 uur dinsdag: 8.30 - 12 uur woensdag: 8.30 - 12 uur en 13.30 - 16.30 uur donderdag: 8.30 - 12 uur en 13.30 - 16.30 uur vrijdag: 8.30 - 12 uur en 13.30 - 18 uur juli en augustus: maandag en vrijdag tot 16.30 i.p.v. tot 18 uur

5.3. Verzekeringen Goed organiseren, is verzekerd organiseren. Met de juiste verzekeringen kan immers veel leed en ongenoegen vermeden worden. Verzekeren is zorg dragen voor die mensen die zich vaak al belangeloos inzetten voor het welslagen van een evenement, maar óók zorg dragen voor die mensen die je aanmoedigt om aan jouw evenement deel te nemen! De premies zijn meestal betaalbaar en voorkomen veel (financieel) onheil als iets fout loopt. Op de site www.vrijwilligerswerk.be vind je nuttige tips om er zeker van te zijn dat de verzekering die je afsluit, voldoet aan alle mogelijke aandachtspunten.

Wettelijk verplichte verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers Dergelijke verzekering biedt bescherming voor alle geschillen waarbij vrijwilligers van de organisatie of vereniging aansprakelijk worden gesteld. Ook schade veroorzaakt aan/door derden valt hieronder Verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing Als je als vereniging een eigen lokaal hebt, moet je deze verzekering afsluiten, zeker wanneer je deze zaal ook verhuurt. Deze verzekering garandeert immers dekking als er lichamelijke en stoffelijke schade optreedt in geval van brand of ontploffing. Wanneer je een lokaal huurt, doe je er goed aan na te gaan of de eigenaar dergelijke verzekering heeft afgesloten. In principe is deze verplicht, maar wanneer dit niet het geval zou zijn, kun je als vereniging deze verzekering nog zelf afsluiten. Let er ook op of de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet. Zoniet kun je nog steeds verantwoordelijk worden gesteld. Voor de zalen en lokalen die door het gemeentebestuur worden verhuurd, is deze verzekering aanwezig. Belangrijk: wanneer je als vereniging een tent huurt ben je verplicht deze verzekering af te sluiten! Brandverzekering Huur of gebruik je een lokaal, dan zal de eigenaar veelal zelf een brandverzekering hebben afgesloten. Toch is het raadzaam om als vereniging zelf ook een brandverzekering af te Goed georganiseerd? | editie 2009 – organiseren van evenementen

34 | 39

sluiten. De gevolgen van een brand zijn vaak niet te onderschatten. De brandverzekering dient om de schade aan onroerende en roerende goederen te vergoeden, dus aan het gebouw en de inboedel. Ook schade door storm, hagel, sneeuw- en ijsdruk, water en glasbraak kunnen er onder vallen. Voor de zalen en lokalen die door het gemeentebestuur worden verhuurd, is deze verzekering aanwezig. We raden alle verenigingen wel aan een verzekering af te sluiten voor de inboedel en het materiaal dat jullie als vereniging gebruiken in onze gemeentelijke lokalen. Deze zijn immers niet gemeentelijk verzekerd.

Bijkomende verzekeringen Deze verzekeringen zijn niet verplicht, maar in sommige gevallen toch aan te raden. Verzekering alle risico’s Deze verzekering biedt naast bescherming bij brand, ook bescherming voor diefstal, vandalisme, schade aangebracht aan eigen of gehuurd materiaal. Wanneer je veel materiaal van derden gebruikt is dit zeker een aanrader! Verzekering voor de organisatie van wielerwedstrijden : Onze gemeente is een echte wielergemeente. De organisatie van dergelijk evenement is echter onderworpen aan een verplicht te nemen verzekering voor wielerwedstrijden en/of veldritten.

Provinciale vrijwilligersverzekering Sinds 1 juli 2007 biedt het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk een gratis verzekering aan. Alle verenigingen die met vrijwilligers werken kunnen er beroep op doen. De verzekering biedt een uitgebreide bescherming zowel tijdens de activiteit als op weg van en naar de activiteit. De provinciale vrijwilligersverzekering biedt bescherming voor: • • •

burgerrechtelijke aansprakelijkheid (schade veroorzaakt door de fout van de vrijwilliger t.a.v. anderen) lichamelijke ongevallen (lichamelijke schade die de vrijwilliger zelf oploopt tijdens het verrichten van vrijwilligerswerk) rechtsbijstand bij conflicten

Deze verzekering is echter wel beperkt tot 100 vrijwilligersdagen per jaar (een activiteit waarbij 10 vrijwilligers meewerken = 10 vrijwilligersdagen). Wanneer je als vereniging beroep wil doen op deze verzekering, moet je eerst een erkenningsnummer aanvragen bij de provincie. Aanvraagformulieren zijn hiervoor te verkrijgen bij de cultuurdienst. Eens je als vereniging een erkenningsnummer hebt, kun je de activiteiten die moeten verzekerd worden aangeven bij de betrokken verzekeringsmaatschappij. Deze verzekering is een grote aanrader voor kleine verenigingen of organisaties die slechts sporadisch met vrijwilligers werken. Wanneer je veel activiteiten op jaarbasis organiseert sluit je best een eigen verzekering. Voor meer informatie en inlichtingen kan je steeds terecht bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd of neem contact op met het: Goed georganiseerd? | editie 2009 – organiseren van evenementen

35 | 39

Provincie Oost-Vlaanderen | Steunpunt Vrijwilligerswerk Woodrow Wilsonplein 2, 9000 Gent 09 267 75 44 @ [email protected] www.oost-vlaanderen.be


36 | 39

Hoofdstuk 6. Werken met vrijwilligers Verenigingen vallen of staan met vrijwilligers. Zonder de vrijwilligers is een vereniging leeg. Als vereniging verwacht je een bepaald engagement vrijwilligers. Binnen de huidige maatschappijgeest is dit engagement niet meer zo vanzelfsprekend. Vrijwilligers willen dit engagement wel aangaan, maar hebben zelf ook bepaalde verwachtingen en doelstellingen. Het is belangrijk daar als vereniging bij stil te staan en de vrijwilligers die actief zijn binnen de vereniging voldoende waarborgen te bieden.

6.1 Vrijwilligersloket Het vrijwilligersloket is hét aanspreekpunt voor alle vragen in verband met vrijwilligerswerk. Zowel vrijwilligers als organisaties die met vrijwilligers werken kunnen er terecht. Het vrijwilligersloket is ondergebracht bij de dienst Vrije Tijd en Jeugd.

6.2. Wet op het vrijwilligerswerk Sinds 1 augustus 2006 is de wet op het vrijwilligerswerk van kracht. De wet legt bepaalde regels op voor het vrijwilligerswerk. Hiermee wil duidelijkheid gecreëerd worden rond wat wel en niet mag. Hieronder vind je de krachtlijnen van deze wet.

De wettelijke definitie ‘Vrijwilligerswerk is een activiteit die uitgevoerd wordt door een vrijwilliger binnen een organisatie.’ Vrijwilligerswerk is met andere woorden iets doen, wat men niet hoeft te doen en waarvoor men niet betaald wordt. Het moet ook voor een bepaalde organisatie gebeuren (het mag dus geen vriendendienst zijn). Je kan geen vrijwilligerswerk uitoefenen in de organisatie waarvoor je werkt.

Wie mag vrijwilligerswerk doen? Iedereen, ouder dan 15 jaar, mag vrijwilligerswerk doen. Voor sommige groepen zijn enkele regels opgelegd: •

Werklozen: moeten een aanvraag indienen bij de RVA. Deze heeft 2 weken de tijd om de aanvraag te weigeren, indien geen reactie is de aanvraag goedgekeurd ~

• • • •

Er is weigering mogelijk wanneer de activiteit geen vrijwilligerswerk is en wanneer de beschikbaarheid op de arbeidsmarkt te sterk zou verminderen.

Bruggepensioneerden: idem als werklozen Arbeidsongeschikten: jaarlijkse toelating van adviserend geneesheer nodig Leefloon: vrijwilligerswerk kan zonder problemen Gepensioneerden: hebben geen meldingsplicht

Goed georganiseerd? | editie 2009 – werken met vrijwilligers

37 | 39

Informatieplicht Elke organisatie die met vrijwilligers werkt, is verplicht deze te informeren over deze organisatie. Dit informeren kan schriftelijk of mondeling, individueel of collectief, maar moet zeker volgende zaken behandelen: • • • • •

De sociale doelstelling van de organisatie Het juridisch statuut van de organisatie (VZW, feitelijke vereniging, …) Overzicht van de verzekeringen die zijn afgesloten voor de vrijwilligers Of, wanneer en hoe er onkostenvergoeding wordt uitbetaald Verwijzing naar de geheimhoudingsplicht

Verzekeringen Als er in een organisatie met vrijwilligers werkt, worden best een aantal verzekeringen afgesloten: Verplichte verzekering: •

Verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) Organisaties zijn volledig aansprakelijk voor de daden van hun vrijwilligers. Enkel in uitzonderlijke gevallen kan de vrijwilliger persoonlijk aansprakelijk worden gesteld (zware fout). Wanneer de organisatie deze verzekering niet heeft afgesloten, zal de vrijwilliger geen immuniteit genieten. Dit wil zeggen dat de vrijwilliger dan persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld en deze dus beroep moet doen op zijn privé BA-polis.

Bijkomende verzekeringen: aan te raden, maar niet verplicht • • •

Lichamelijke ongevallen Rechtsbijstand BA voertuigen

Vrijwilligersvergoeding Vrijwilligerswerk is in principe onbezoldigd. De keuze om een vergoeding uit te betalen ligt bij de organisatie en is geen verplichting. Het is eerder een gunst van de organisatie naar de vrijwilliger toe. Ongereglementeerde vergoedingen leiden tot sociale bijdragen, belastingen en mogelijke arbeidsrechterlijke gevolgen. Terugbetaling van de onkosten is wel toegelaten. Hierbij kan gekozen worden tussen twee systemen: een reële onkostenvergoeding of een forfaitaire onkostenvergoedingen. Voor elke vrijwilliger moet gekozen worden met welk systeem er zal gewerkt worden. Een combinatie van de twee mag niet. Voor de forfaitaire onkostenvergoeding zijn bepaalde maxima per vrijwilliger vastgelegd. Deze worden jaarlijks geïndexeerd. Wil je weten hoeveel deze maxima bedragen, neem dan een kijkje op www.vrijwilligerswerk.be. De organisatie moet de uitbetaling van onkostenvergoedingen kunnen bewijzen. Hiervoor wordt best een logboek opgemaakt. Voor meer informatie over de wet op het vrijwilligerswerk kan je contact opnemen met de dienst Vrije Tijd en Jeugd of neem je een kijkje op www.vrijwilligerswerk.be Goed georganiseerd? | editie 2009 – werken met vrijwilligers

38 | 39

Hoofdstuk 7. Bijlagen Bijlage 1: Reglement voor het ontlenen van gemeentelijk materiaal, het gebruik van gemeentelijke zalen en lokalen en algemene dienstverlening aan verenigingen

Bijlage 2: Aanvraagformulier organiseren evenement

Bijlage 3: Aanvraagformulier gebruik gemeentemateriaal

Bijlage 4: Aanvraagformulier gebruik hydrant en stroomkast

Bijlage 5: Aanvraagformulier gebruik zaal Skala

Bijlage 6: Aanvraagformulier gebruik Keistraat

Bijlage 7: Aanvraagformulier gebruik Paviljoen van het Kasteel

Goed georganiseerd? | editie 2009 – bijlagen

39 | 39

Goed georganiseerd? Wegwijzer voor verenigingen en organisatoren. Gemeente Laarne

Recommend Documents