Globální zásady proti úplatkářství

Globální zásady proti úplatkářství

Listopad 2015

Vážení zaměstnanci společnosti Dover, od založení naší společnosti zhruba před 60 lety jsme všichni v Doveru hrdí na to, že naši práci vykonáváme čestně a zcela integrovaně při všech aktivitách, které děláme. Díky maximální orientaci na zákazníky, permanentnímu nárůstu obchodní činnosti a cílenými akvizicemi kvalitních firem se Dover stal respektovaným výrobcem světové kvality a lídrem na trhu. Tuto cestu k úspěchu vydláždili naši zaměstnanci, kteří si osvojili základní hodnoty Doveru a přenesli je do své každodenní činnosti bezúhonným a etickým způsobem. Jsou to právě tyto hodnoty, které nás zavazují vůči našim cílovým skupinám - zákazníkům, dodavatelům, akcionářům, ale taky vůči nám samotným. Naše hodnoty jsou vyjádřeny v naší práci a odráží se v našich každodenních aktivitách. I přesto, že svět se za poslední desítky let stal mnohem komplikovanějším, je klíčové, že jsme pořád schopni rozpoznávat výzvy a příležitosti, které plynou z našeho postavení jakožto celosvětové společnosti. Za tímto účelem jsme aktualizovali naše Zásady proti úplatkářství, s cílem zabezpečit, že každý z nás obnoví svůj závazek dodržovat vysoký standard etických norem při vykonávání své práce. Zásady jsou fundamentální součástí našich snah zvýraznit fakt, že při výkonu naší činnosti nikdy nebudeme Nikdy nebudeme tolerovat korupci tolerovat korupci žádného druhu. Je nezbytné, aby se každý zaměstnanec Doveru obeznámil žádného druhu. se Zásadami proti úplatkářství, zavázal se k jejich dodržování a zahrnul jejich principy do své každodenní činnosti. Jelikož žádné zásady nemohou ošetřit všechny situace, které mohou nastat, je naprosto zásadní, aby se každý zaměstnanec vždy řídil v duchu Zásad proti úplatkářství, dodržoval platné zákony a činil moudrá obchodní rozhodnutí. Dover navíc očekává, že obchodní partneři si budou stát za stejně vysokými standardy. Potřeba vysvětlit naše očekávání týkající se Zásad našim obchodním partnerům je naprosto zásadní. Jedině tak zajistíme, že všechny strany se budou řídit odkazem a pravidly, které jsou v nich obsaženy. Rád bych Vám poděkoval za Vaši podporu a obětavost při prosazování našich hodnot a zajištění toho, že čestnost a integrita vždy zůstanou jádrem všeho, co v Doveru děláme. S pozdravem, Robert A. Livingston, Generální ředitel

Nikdy nesmíte nabízet nebo poskytovat cokoli, co má jistou hodnotu a mohlo by nepatřičně ovlivnit rozhodnutí ovlivňující obchodní činnost společnosti. Dary, volnočasové aktivity, ubytovací a cestovní služby Pokud je to možné, Dover důrazně nedoporučuje nabízet nebo poskytovat dary, volnočasové aktivity nebo ubytovací či cestovní služby vládním úředníkům. V případě, že dané výdaje zvažujete, doporučujeme Vám poradit se s dozorem nad dodržování předpisů. Měli byste se rovněž vyhnout obdarovávání osob, které jsou přímo nebo nepřímo angažované v nabídce, žádosti či smlouvě čekající na schválení nebo v rozhodnutí, které by mohlo společnost ovlivnit. Dávání darů Při předávání obchodních darů mějte na paměti, že: 1. musí být legální, neodporovat příslušným zákonům a musí být v souladu s pravidly přijímající organizace; 2. pokud je to možné, mělo by se jednat o propagační věc nízké nominální hodnoty (např. trička, čepice, flash-disky nebo propisky); 3. nikdy se nesmí jednat o peníze ani peněžní ekvivalent (šek, voucher, dárkovou kartu); 4. dar musí být darován přímo a bez jakýchkoli pokusů zatajit jeho charakter, hodnotu, účel nebo adresáta(y); 5. všechny záznamy o daru (včetně zpráv o výdajích) musí být kompletní, přesné a podrobné; 6. od svého supervizora nebo dozoru nad dodržováním předpisů musíte předem obdržet souhlas, zda hodnota nebo četnost daru nepřesahuje limity stanovené v níže uvedené tabulce; a 7. všechny dary vládním úředníkům a dary nevládním úředníkům v hodnotě převyšující limit uvedený na následující straně musí být zaznamenány v Registru darů.

VLÁDNÍ ÚŘEDNÍCI Termín zahrnuje jakéhokoli úředníka, zaměstnance, kandidáta anebo agenta (i) vlády, (ii) veřejné mezinárodní organizace (např. Světová banka, MMF); (iii) politickéstrany; (iv) královské nebo vládnoucí rodiny; (v) společnosti vlastněné nebo řízené vládou (“státní podnik”) a (vi) jakéhokoli příbuzného daných osob.

COKOLI, CO MÁ HODNOTU Podle většiny antikorupčních zákonů může být úplatkem „cokoli, co má hodnotu.” To zahrnuje všechno: např.hotovost, ekvivalent hotovosti (šeky, akce, dárkové poukazy, dárkové karty AMEX), nabídky zaměstnání, cestování, dovolené, práce, stáže a politické a charitativní příspěvky. 2

Četnost: Dva dary v průběhu jednoho kalendářního roku, pokud není uvedeno jinak. Země Nevládní úředník Vládní úředník Belgie, Kanada, Francie, 100 $ 50 $ Japonsko, Nizozemsko, Norsko, Španělsko, Švýcarsko, Velká Británie USA

100 $

20 $

Austrálie, Německo

100 $

Vždy se vyžaduje předběžné schválení

Jižní Korea

75 $

40 $

Tchaj-wan

75 $

16 $

Argentina, Česká republika, Dominikánská republika, Indie, Malajsie, Mexiko, Omán, Slovensko, Švédsko, Thajsko

50 $

30 $

Itálie, Rusko, Venezuela

50 $

20 $

Brazílie

50 $

20 $, pouze jeden dar během kalendárního roku

Čína

50 $

Vyžaduje se souhlas, kromě propagačních položek v hodnotě 20 $ nebo méně

Singapur

50 $

16 $

Filipíny

50 $

10 $

Kolumbie, Dánsko

25 $

20 $

Ostatní (jakákoli země, která není uvedena výše)

50 $

20 $

MĚSÍČNÍ KOLÁČKY Při darování měsíčních koláčků pamatujte prosím na následující: 1. lze darovat pouze měsíční koláčky –ne vouchery, kupony nebo cokoli, co lze vyměnit za jiné věci/služby; 2. pokud hodnota měsíčního koláčku přesahuje limit stanovený výše anebo je-li koláček určen pro vládního úředníka, musíte obdržet souhlas předem; a 3. bez ohledu na jeho hodnotu, nesmíte bez předchozího souhlasu měsíční koláček darovat nikomu, kdo je přímo nebo nepřímo zaangažovaný v nabídce, žádosti, či smlouvěčekající na schválení nebo rozhodnutí, jež by mohlo ovlivnit společnost.

3

Četnost: Dva dary v průběhu jednoho kalendárního roku, pokud není uvedeno jinak

Přijímání darů

Nesmíte přijímat dary, pokud jste v pozici, ve které rozhodujete Země anebo máte vliv na rozhodnutí, která ovlivňují dárce. Austrálie, Belgie, Kanada, Francie, Německo, Nizozemsko, Norsko, Pokud není možné, abyste dar slušně odmítli, je považován za Španělsko, Švýcarsko, majetek společnosti, přesahuje-li jeho hodnota limit stanovený Velká Británie, USA v tabulce napravo. Jižní Korea, Tchaj-wan Pokud se jedná o majetek společnosti, dary by měly být: Argentina, Brazílie, Čína, 1. viditelně vystaveny v kancelářích společnosti; 2. vždy rozděleny mezi zaměstnance losem tak, aby měl každý zaměstnanec stejnou šanci na jejich výhru 3. věnovány oficiální charitativní organizaci, která je zcela nezávislá na naší obchodní činnosti (neexistují žádné přímé nebo nepřímé vztahy mezi charitativní organizací nebo jejími úředníky/zaměstnanci a naší společností);

Limit

100 $

75 $

Česká republika, Dominikánská republika, Indie, Itálie, Japonsko, Malajsie, Mexiko, Omán, Filipíny, Rusko, Singapur, Slovensko, Švédsko, Thajsko, Venezuela

50 $

Kolumbie, Dánsko

25 $


50 $

4. pokud jste dostali poživatelný dar, umístěte ho v přestávkové místnosti, aby byl k dispozici všem zaměstnancům; anebo 5. s darem bude naloženo jinak, dle uvážení dozoru pro dodržování předpisů.

PŘIJÍMÁNÍ DARŮ Nikdy není dobrý nápad přijímat dar od kohokoli, pro koho by mohlo být přínosem obchodní rozhodnutí, které budete činit, bez ohledu na hodnotu daru. Čím vyšší je hodnota daru, tím vyšší jsou rizika pro Vás i pro firmu. Nicméně mnohokrát se stane, že Vám bude během dovolené nebo při jiné příležitosti nabídnut skromný obchodní dar, který nebude spojován se žádným konkrétním obchodním rozhodnutím. Takovéto dary mohou mít mnoho podob – vstupenky, láhev vína, golfové míčky - pokud však hodnota daru převyšuje limity uvedené v tabulce, stává se dar majetkem společnosti a musí s ním být zacházeno odpovídajícím způsobem. Za hodnotu daru se obvykle považuje jeho reálná maloobchodní cena, kterou můžete určit pomocí jednoduchého vyhledání na internetu. Jsou však situace, kdy tato cena neodráží její vnímanou hodnotu (například autogram). V takových případech byste měli dar buď odmítnout nebo s ním zacházet jako s majetkem společnosti. 4

Registr darů Všechny Registry darů musí být odeslány řediteli pro dodržování předpisů dvakrát ročně, 31. března a 30. září, nebo na vyžádání. Poskytování/Přijímání volnočasových aktivit jako daru Pokud přímo souvisí s obchodní činností, mohou být některé druhy volnočasových aktivit, včetně společného jídla nebo návštěvy sportovní hry či jiné události s Vaším zákazníkem, vhodnou formou daru. Jiné typy volnočasových aktivit by nicméně mohly působit nevhodně. Pokud poskytujete nebo přijímáte nějaký typ volnočasové aktivity, pamatujte si, že: 1. musí se jednat o legální aktivity (ne pouze aktivity v rámci společenských zvyků) dle platných zákonů; 2. aktivita musí být darována přímo a bez jakýchkoli pokusů zatajit její charakter, hodnotu, účel nebo adresáta(y); 3. aktivity se musí účastnit minimálně jeden zaměstnanec Doveru a musí se během ní probírat obchodní záležitosti; 4. nikdy nesmí zahrnovat sexuální služby, drogy anebo jiný druh aktivity, který by Vás, Dover nebo kteroukoli z jejích společností mohl ponížit před veřejností; 5. všechny záznamy o volnočasové aktivitě (včetně zpráv o výdajích) musí být kompletní, přesné a podrobné; a 6. od svého supervizora nebo dozoru nad dodržování předpisů musíte předem obdržet souhlas a potvrzení, zda hodnota nebo četnost aktivity nepřesahuje limity stanovené v níže uvedené tabulce .

Sporting and Cultural Events SPORTOVNÍ A KULTURNÍ AKCE Sportovní nebo kulturní akce se zákazníkem se můžete účastnit za předpokladu, že pozvání Vás ani společnost k ničemu nezavazuje a tyto Zásady jsou striktně dodržovány. Pokud hostíte jednoho nebo více lidí na sportovní nebo kulturní akci, nebo pokud jste byli pozváni k účasti na takovéto akci, musíte dodržovat pravidla a omezení stanovené v sekci „Poskytování/přijímání volnočasových aktivit". Pokud vám někdo nabídne vstupenky na akci jako dárek (které se nebude účastnit), jedná se o sekci „Přijímání darů". U akcí“lepšího” druhu nebo renomovaných událostí buďte obzvlášť opatrní, jelikož vstupenky na takového události bývají zpravidla drahé a někdy 5 nejsou vhodné jako dary.

Četnost: Dvě za kalendární rok Nevládní úředník Jídlo: $125 US na osobu Akce: $250 US na osobu

Vládní úředník Jídlo: $75 US na osobu Akce: $100 US na osobu

USA

Jídlo: $125 US na osobu Akce: $250 US na osobu


Argentina, Dominikánská republika



Brazílie



Mexiko



Venezuela


Jídlo: požaduje se schválení Akce: požaduje se schválení

Kolumbie



Japonsko



Austrálie


Jídlo: požaduje se schválení Akce: požaduje se schválení

Jižní Korea



Tchaj-wan



Čína, Indie, Malajsie, Thajsko



Filipíny



Singapur



Francie, Španělsko, Švédsko



Velká Británie


Jídlo: $75 US na osobu Akce: požaduje se schválení

Belgie, Nizozemí, Norsko, Švýcarsko



Dánsko


Jídlo: $60 US na osobu Akce: požaduje se schválení

Německo



Česká republika, Itálie, Omán, Slovensko Rusko








Region Amerika (Sev. a Již. Amerika)

Asijsko-pacifický region

EMEA (Evropa, Střední východ, Afrika)

Země Kanada

6

Poskytování ubytovacích a cestovních služeb Ubytovací a cestovní služby zahrnují náklady na přepravu a ubytování osob, které nejsou zaměstnány v Doveru, pokud jsou k tomu legitimní obchodní důvody. Od Vašeho supervizora nebo dozoru nad dodržováním souladu musíte předem obdržet souhlas s poskytováním jakýchkoli ubytovacích nebo cestovních služeb vládním i nevládním úředníkům v případě, že je potřebná jiná než vnitrostátní letecká přeprava nebo ubytování. U poskytování ubytovacích, cestovních služeb si pamatujte, že: 1. osoba, která ubytovací, cestovní služby nabízí, musí být pověřena svým zaměstnavatelem - nesmíte sami vybírat konkrétního jednotlivce, který na cestu pojede; 2. společnost uhradí pouze nezbytné výdaje co nejefektivnějším způsobem; 3. v rámci nezbytných výdajů by se mělo jednat o nenáročný způsob přepravy a ubytování; 4. kdykoli je to možné, cestovní výdaje musí být doložené jízdenkou a ubytování placeno přímo společností Dover. Pokud to není možné, Dover svým obchodním partnerům může proplatit výdaje pouze na základě přijetí faktury s rozepsanými položkami - náhrada cestovních nákladů se nikdy neposkytuje vlastním(u) zaměstnanci(ům); 5. v případě vládních úředníků se za žádných okolností nepovolují okružní jízdy, extra výlety, volnočasové aktivity nebo speciálně strávené dny; 6. společnost neuhradí žádné výdaje, vztahující se k rodinným příslušníkům nebo známým osob(y), které se cesty účastní; 7. nesmíte nabízet hotovost, ekvivalent hotovosti nebo denní diety; 8. služby musí být darovány přímo a bez jakýchkoli pokusů zatajit jejich charakter, hodnotu, účel nebo adresáta(y); 9. musí být legální dle platných zákonů a nikdy nesmí zahrnovat sexuální služby, drogy anebo jakýkoli druh aktivity, který by Vás, Dover anebo kteroukoli z jejích společností mohl ponížit před veřejností; 10. všechny záznamy o poskytování ubytovacích a cestovních služeb musí být kompletní, přesné a podrobné.

CESTOVNÍ A UBYTOVACÍ SLUŽBY Při zvažování, zda poskytnout nebo nabídnout ubytovacíči cestovní služby, byste měli být vždy opatrní - zejména v případě vládních úředníků. Například mezinárodní letenky a ubytování mohou být nákladné a bez dodržení výše uvedených pravidel by se snadno mohly jevit jako nevhodné. Správné je, když se nejdříve sami sebe zeptáte, zda je nezbytně nutné, aby někdo cestoval a pokud ano, zda nemohou být stejné obchodníúčely naplněny během Vaší cesty. Pokud ano, je to často ta nejjistější volba. 7

Politické příspěvky Dary politikům jsou pečlivě regulovány a jsou předmětem řady zákonů. Z těchto důvodů nemůžete využívat majetek společnosti k žádným politickým darům bez speciálního předchozího souhlasu tajemníka společnosti Dover. Charitativní příspěvky Dover a její společnosti jsou velmi zavázány společnostem a komunitám, kterým slouží. V rámci daného závazku společnost Dover a Nadace Dover každý rok aktivně podporují vybrané projekty. Nabízet, slibovat nebo darovat nelze žádné dary ani příspěvky, pokud by byly určeny na zajišťování obchodních výhod nebo oficiálních aktivit. Pokud se nejedná o charitativní příspěvek schválený Nadací Dover, musíte předem obdržet souhlas od supervizora nebo dozoru nad dodržováním pravidel v případě jakéhokoli charitativního příspěvku, který je majetkem společnosti a jehož trhová hodnota přesahuje 250 dolarů. Pokud zvažujete charitativní příspěvek, mějte na paměti, že: 1. musí být darován přímo a bez jakýchkoli pokusů zatajit jeho charakter, hodnotu, účel nebo adresáta(y); 2. jakékoli hmotné dary musí být rozumné a pokud možno označené; 3. příspěvek nesmí být ve formě hotovosti, dárkové karty nebo voucheru; 4. měli byste obdržet a uschovat příjmový doklad nebo písemné prohlášení o příspěvku; 5. musí být darován charitativní organizaci s dobrými úmysly, zcela nezávislé na naší obchodní činnosti (nesmí existovat žádný přímý nebo nepřímý vztah mezi charitativní organizací nebo jejími úředníky/zaměstnanci a naší společností), sdružení nebo neziskové organizaci (NNO), a.

CHARITA Na světě existuje mnoho legitimních charitativních organizací a společnost Dover je hrdá, že podporuje řadu z nich. Nicménějiždošlo i k případům, kdy ve správních radách seděli vládníúředníci nebo jimi pověření zástupci nebo je přímo řídili s cílem brát prostřednictvím těchto organizacíúplatky. Ujistěte se, zda jste prověřili, aby bylo zajištěno, že každý příspěvek, kterýzvažujete darovat, poputuje skutečné a seriózní charitativní organizaci a bude použit na legitimní dobročinnéúčely.

8

Sponzoring Sponzoring je poskytnutí finančních příspěvků nebo služeb v rámci akce organizované třetí stranou výměnou za nějaký druh reklamy nebo zviditelnění společnosti. Sponzoring musí: 1. zahrnovat příspěvky adekvátní k přijatým benefitům; 2. být legální dle platných zákonů a použitý k oprávněným obchodním účelům; 3. být předmětem písemné dohody, která upravuje sponzoring organizace v rámci akce; hodnotu/počet příspěvků a konkrétní benefit(y), které budou přijaty; 4. pokud je do akce zapojena charitativní organizace, musí být zcela nezávislá na naší obchodní činnosti (nesmí zde existovat žádné přímé nebo nepřímé vztahy mezi charitativní organizací nebo jejími úředníky/zaměstnanci a naší společností); a 5. všechny záznamy o sponzoringu musí být kompletní, přesné a podrobné. Odměna za urychlení vyřízení Drobné odměny za urychlení nebo zajištění rutinní činnosti vládním úředníkům jsou ve většině zemí, v nichž společnost Dover působí, nelegální. Dover proto odměny za urychlení vyřízení nepovoluje, pokud není ohrožen život, svoboda nebo bezpečnost zaměstnance. Pokud by došlo k daným okolnostem a byla by uhrazena odměna, musíte (i) bezodkladně oznámit dané okolnosti a podrobnosti týkající se platby Vašemu supervizorovi a osobě dohlížející na dodržování předpisů; a (ii) zajistit, aby byla daná informace správně zaznamenána v knihách a záznamech společnosti.

ODMĚNA ZA URYCHLENÍ VYŘÍZENÍ Často dochází k nedorozumění ohledně toho, co je považováno odměnu za urychlení vyřízení (někdy také nazývané "platba za nenasytnost"). Odměny za urychlení vyřízeníslouží vládním úředníkům k jejich osobnímu prospěchu výměnou za souhlas s urychlením nějakézáležitosti (např. vyřízenížádosti o vízum nebo doručení e-mailu). Mezi odměny za urychlení vyřízenínepatříklasické poplatky na konzulátech či státních úřadech za rychlejší zpracovánížádosti. Pokud od Vás někdo požaduje odměnu za urychlení vyřízení a Vy cítíte oprávněně obavy o svůj život, svobodu nebo bezpečnost, můžete danou odměnu poskytnout, pokud (i) oznámíte situaci svému nadřízenému, jakmile jste v bezpečí; a (ii) přesně zaznamenáte veškeré podrobnosti týkající seodměny v knihách a záznamech společnosti. 9

Jiné typy benefitů Antikorupční zákony postihují mimo jiné i zajišťování příležitostí (např. obstarání práce nebo stáže pro příbuzné obchodního partnera). Úplatkem proto může být i prokázání laskavosti, práce, využití provozoven nebo zařízení společnosti nebo výhodné příležitosti poskytnuté přímo nebo nepřímo obchodním partnerům a osobám, které mají vliv na naši obchodní činnost. Kontaktujte prosím svého supervizora nebo osobu dohlížející na dodržování předpisů dříve než nabídnete nebo poskytnete jakýkoli typ takového benefitu. Účetnictví - Knihy a záznamy K politice Doveru patří vedení systému interních účetních kontrol a vytváření a udržování účetní knihy a záznamů, které přiměřeně podrobně, přesně a poctivě reflektují transakce a pohyb majetku. Falešné, zavádějící nebo nekompletní údaje v záznamech nebo v jiných dokumentech jsou striktně zakázány. Za žádným účelem nemůže být vytvořen žádný účet, který by nebyl zveřejněný nebo zaznamenaný. Náklady, které vzniknou zaměstnanci Doveru nebo některé z jejích společností musí být doloženy podrobným popisem činností a aktuálními, platnými příjmovými doklady nebo fakturami, které odrážejí výši nákladů. Vědomé podání (kterýmkoli zaměstnancem) a přijetí (účetní nebo jinými pracovníky) padělaných nebo falešných příjmových dokladů nebo faktur je přísně zakázáno a je předmětem disciplinárního řízení, které může vést až k ukončení pracovního poměru a dalším právním krokům. Je nezbytné vést systém účetních kontrol, který poskytne přiměřenou jistotu, že (i) transakce jsou prováděny se souhlasem vedení, (ii) transakce jsou zaznamenány, aby byla umožněna příprava přesných finančních výkazů a zachování odpovědnosti za majetek, (iii) přístup k aktivům je povolen pouze se souhlasem vedení; a (iv) jsou vykonávány příslušné auditorské funkce. Porušení; Důsledky Porušení kterékoli z těchto zásad může vést k disciplinárnímu řízení nebo až k ukončení pracovního poměru, pokutě, trestnímu stíhání, uvěznění a/nebo soudu. Kromě toho, porušení antikorupčních zákonů kdekoli na světě může vystavit Vás a společnost nutnosti zaplatit pokutu dle občanského a/nebo trestního zákoníku. Pokud víte o tom, že došlo, nebo máte podezření, že by mohlo dojít k porušení těchto Zásad, kontaktujte supervizora, dozor pro dodržování předpisů, místního manažera pro lidské zdroje, Oddělení Doveru pro dodržování předpisů nebo Právní oddělení. Dover nikdy nebude tolerovat žádné odvetné jednání proti osobě, která v dobré víře nahlásí podezření na porušení práva, etiky nebo zásad. Zdroje Další zdroje spojené s těmito Zásadami včetně vzorových schvalovacích formulářů a nejčastějších otázek naleznete na integritycounts.com

10

Globální zásady proti úplatkářství

Recommend Documents