Geef Ruimte Laat ons spelen
2
Inhoudsopgave inleiding........................................................................................................................................................................................... 4 hoe werkt collecteren ................................................................................................................................. 5 materialen om te collecteren ....................................................................................................... 5 financiële afwikkeling .................................................................................................................................... 5 praktische tips .............................................................................................................................................................. 6 tot slot .......................................................................................................................................................................................... 7
3
Inleiding Wat geweldig dat jullie deelnemen aan de Jantje Beton Collecte. We hopen dat jullie er veel plezier aan beleven en dat jullie een mooie bestemming weten voor de opbrengst. Bij Jantje Beton collecteren diverse groepen op veel verschillende manieren. Sommigen kiezen voor doordeweekse avonden, anderen voor een straatcollecte op zaterdag. De ene groep maakt veel reclame in de eigen woonplaats vooraf, de ander organiseert een evenement voor kinderen midden in een winkelstraat. Welke vorm jullie vereniging ook kiest, we hopen op een hoge opbrengst. Want dat is ons gezamenlijke doel, geld ophalen voor het buitenspeelplezier van kinderen. Deze handleiding ondersteunt jullie bij de organisatie van de Jantje Beton Collecte. Als er na het lezen van deze handleiding nog vragen zijn, stel deze dan in eerste instantie aan de lokale coördinator. De rol van de lokale coördinator In elke plaats waar gecollecteerd wordt is een coördinator actief. Hij/zij is de contactpersoon voor het landelijke collecteteam van Jantje Beton op het hoofdkantoor in Utrecht. De coördinator zorgt ervoor dat er lokaal een collecte plaatsvindt. Zo bestelt hij of zij de materialen, maakt een wijkindeling, deelt de collectebussen uit en verzegelt ze en zorgt ervoor dat de opbrengst wordt afgestort. Al deze taken voert de coördinator op vrijwillige basis uit. De coördinator is nooit in dienst van Jantje Beton. Contact Het is het handigst als je in eerste instantie contact opneemt met de lokale coördinator. Maar je kunt natuurlijk ook vragen stellen aan het Jantje Beton Collecteteam. Wij zijn op doordeweekse dagen bereikbaar van 8.30 tot 17.00 uur via de Collectelijn: (030) 242 72 65 of per mail: via
[email protected].
4
Hoe werkt het collecteren? 1. Huis-aan-huis collecte Bij een huis-aan-huis collecte ga je met de collectebussen langs deuren. Dit is de meest bekende manier van collecteren. De lokale coördinator zal een wijkindeling maken om te voorkomen dat collectanten in hetzelfde gebied collecteren.
2. Straatcollecte Een andere interessante methode om te collecteren is door een straatcollecte te organiseren. Overleg met de coördinator of een straatcollecte is toegestaan in jouw woonplaats. Je kunt op veel verschillende locaties collecteren, bijvoorbeeld in het (winkel)centrum van je woonplaats, voor een supermarkt, voor de bioscoop of bij een theater. Overdekte winkelcentra, supermarkten en treinstations zijn privé domein. Om te collecteren moet je van tevoren toestemming vragen aan de eigenaar. Dit is vaak een vastgoedontwikkelaar. Om op een markt te kunnen collecteren heb je toestemming nodig van de marktmeester. Maar laat dit je niet weerhouden om toestemming aan te vragen. Vaak is dit namelijk geen probleem, je collecteert per slot van rekening voor een goed doel. Overleg altijd met de lokale coördinator als je graag een straatcollecte wilt houden. Andere vormen van collecteren Ga bijvoorbeeld een samenwerking aan met lokale winkels tijdens de collecteweek. Vraag hen of er gedurende de collecteweek een collectebus bij de kassa mag staan, of dat er collectanten met een collectebus voor de deur mogen staan. Collecteer bij bedrijven of winkels. Vraag aan de coördinator om kwitanties. Een ondernemer wil vaak graag een kwitantie voor hun eigen financiële administratie. Zelf ideeën? Laat het ons weten!
Materialen om te collecteren De lokale coördinator bestelt alle benodigde materialen voor in de collecteweek. Je geeft aan de coördinator door hoeveel collectanten je hebt. Op basis daarvan bestelt hij of zij legitimatiekaarten, presentjes en collectantenflyers. De coördinator bestelt ook affiches om de collecteweek aan te kondigen. Verspreid deze zo veel mogelijk in je woonplaats op plaatsen waar veel mensen komen. Bijvoorbeeld bij de bakker, de supermarkt, de basisschool of crèche van je kinderen.
Financiële afwikkeling Na afloop van de collecte geeft de coördinator aan waar het geld geteld wordt. Tot die tijd kun je de collectanten vragen of zij de collectebus thuis houden. Het bewaren van alle collectebussen (met inhoud) op een centrale plek, verhoogt de kans op inbraak en verlies van de opbrengst. Natuurlijk mogen de verzegelingen niet verbroken worden, dit doet de coördinator samen met jou op de tel- of inleverdag. Zet na afloop van het geldtellen op de afrekenstaat (die heeft de coördinator) een paraaf bij het opgehaalde bedrag. Op die manier weten wij dat je akkoord geeft voor het bedrag dat er is geteld en dat (na verrekening van eventueel gemaakte organisatiekosten van de coördinator en de huur van collectebussen) aan jouw organisatie wordt overgemaakt.
Verantwoording van de opbrengst Jantje Beton is verplicht om te verantwoorden wat er met de opbrengst van de collecte is gebeurd. Vandaar dat wij elk jaar steekproefsgewijs groepen benaderen over hoe zij de opbrengst hebben besteed. Het kan dus voorkomen dat jouw organisatie van ons een formulier ontvangt met de vraag hoe de collecteopbrengst is besteed. Wij rekenen op je medewerking.
5
Verzekering In de meeste gevallen zullen de collectanten verzekerd zijn via de vereniging of stichting waarbij zij zijn aangesloten. Voor kinderen geldt meestal dat zij via hun ouders of verzorgers (verplicht) zijn verzekerd middels een WA-verzekering en/of een ziektekostenverzekering. In een aantal bijzondere gevallen kan worden teruggevallen op de WA-verzekering van Jantje Beton. Dit geldt echter alleen voor de zogenaamde wettelijke aansprakelijkheid (schuld bij schadegevallen aan derden). Mocht zich een schadegeval voordoen, dan kun je dit het beste meteen telefonisch en vervolgens schriftelijk bekend maken aan Jantje Beton. Gezamenlijk kan dan een oplossing gezocht worden. Derving van inkomsten als gevolg van de gebeurtenis is niet verzekerd.
Praktische tips Tips bij huis-aan-huis collecte Stel met je vereniging een doel waarvoor je geld gaat ophalen. Stel alle collectanten hiervan op de hoogte. Bijvoorbeeld: je wilt minimaal € 5.000 inzamelen voor nieuw spelmateriaal. Vertel naast het doel van Jantje Beton ook je eigen doel aan de deur. Vergeet dus niet om aan de deur te zeggen dat de opbrengst wordt gedeeld met de lokaal collecterende vereniging. Een gever is soms geneigd meer te geven wanneer een deel van de opbrengst lokaal terecht komt. Collecteer tussen 17.30 en 20.00 uur ’s avonds, dan zijn de meeste mensen thuis. Laat collectanten bijhouden welke deuren niet open gedaan werden, en loop later in de week nog eens deze huizen langs. Je kunt vragen of collectanten elkaar willen afwisselen. De ene collectant loopt bijvoorbeeld op maandag, en op woensdag loopt een andere collectant op dezelfde route de deuren langs die maandag niet open deden. De collectestickertjes helpen om zichtbaar te maken waar al is gecollecteerd. Laat collectanten samen collecteren, dat is veiliger en gezelliger dan alleen. Kinderen kunnen alleen onder begeleiding van een volwassene collecteren, maar laat dit je er niet van weerhouden om juist met de jeugdige leden te collecteren. Dit levert vaak veel positieve reacties aan de deur op. Voor het collecteren in appartementencomplexen, flatgebouwen en bejaardencentra moet vaak van tevoren toestemming gevraagd worden aan de conciërge of receptie. Na goedkeuring kan er een aankondigingposter van datum, tijdstip en verenigingnaam worden voorzien en in de centrale hal van de betreffende locatie opgehangen worden. Deze extra inspanning verdient zich vaak terug omdat het collecteren op deze locaties snel en droog kan gebeuren. Veel oudere mensen die in bejaardencentra wonen dragen Jantje Beton een warm hart toe. De aankondigingsposters kun je bij je coördinator opvragen.
Tips bij een straatcollecte De beste tijd om een straatcollecte te houden is op zaterdag tussen 12.00 en 16.00 uur en tijdens koopavonden. Organiseer er eventueel een evenement omheen zodat extra aandacht van publiek wordt getrokken. Bijvoorbeeld met spelletjes voor kinderen of een informatiestand. Hiermee krijg je ook aandacht voor je eigen vereniging. Aankleding voor een stand, ballonnen, spandoeken en flyers bijvoorbeeld, kun je bij Jantje Beton opvragen. Bekijk of er op zaterdagmiddag voorstellingen zijn in de bioscoop of theaters, en zorg dat er voor of na de voorstelling collectanten in de buurt staan. Gebruik de collectestickertjes bij elke gift. Iemand die zo’n stickertje op zijn jas heeft wordt door een andere collectant dan niet meer aangesproken.
eigen evenement Organiseert jouw vereniging zelf een evenement in de collecteweek? Bijvoorbeeld een toernooi of een open dag? Gebruik dan de collectebussen om te collecteren onder de bezoekers!
6
Wijkindeling De coördinator wijst een wijk toe aan elke vereniging. Blijf binnen de grenzen van deze wijk. Het is erg vervelend als je in een wijk collecteert die aan een andere verenging is toegewezen om te collecteren. Verdeel vervolgens ook de specifieke straten in de wijk weer onder de collectanten. Zo weten zij precies waar ze kunnen collecteren. Niets is zo vervelend als er dubbel wordt gecollecteerd in een wijk of straat.
Motivatie vrijwilligers Verhaal uit de praktijk! Een scoutingvereniging uit Zeist had in 2010 met hun collectanten afgesproken dat er € 3.000 nodig was om op kamp te gaan. Daarvoor zouden ze gaan collecteren. Het was spannend, want in 2009 werd er € 1.900 opgehaald. Maar ze hebben hun doelstelling ruimschoots gehaald, in 2010 hadden ze na de collecteweek een opbrengst van ruim € 3.400! Bepaal als vereniging van tevoren wat er met de opbrengst van de collecte gedaan wordt. Door een doel te stellen waar iedereen iets aan heeft, zijn collectanten meer gemotiveerd en weet de gever waar zijn/haar geld aan besteed wordt!
Voldoende collectanten Informeer alle ouders van de leden waarvoor je gaat collecteren en vraag of ze mee willen helpen. Benader lokale beroemdheden in jouw woonplaats, bijvoorbeeld de burgemeester of een (plaatselijk) bekende zanger of ze mee willen helpen met collecteren.
Jubilarissen in het zonnetje Jantje Beton zet collectanten graag in het zonnetje! Zeker onze trouwe collectanten (jubilarissen) die al 5, 10 of zelfs 25 jaar meedoen met de Jantje Beton Collecte, verdienen extra waardering. Geef de namen en contactgegevens (e-mail, adres, telefoon etc.) van jubilerende collectanten daarom in januari al door aan de lokale coördinator. Hij/zij zorgt ervoor dat we hem/haar een mooi cadeau sturen namens Jantje Beton.
Tot slot We hebben geprobeerd om in deze handleiding zo helder mogelijk toe te lichten wat er allemaal komt kijken bij het collecteren voor Jantje Beton. Uiteraard kun je altijd contact met ons opnemen als er zaken onduidelijk zijn, als je wilt sparren of eigen ervaringen kwijt wilt. Bel of mail gerust! Telefoon: 030 - 242 72 65, E-mail:
[email protected] Veel succes en plezier met collecteren! Hartelijke groet, Jantje Beton Collecteteam
7
