Gedragscode gebruik e-mailadressen Badminton Nederland
Algemeen • Badminton Nederland is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de door verenigingen verzonden mailberichten. • Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te verzenden. Hierbij gelden de algemeen geldende fatsoensnormen. • Inloggegevens worden eenmalig door Badminton Nederland verstrekt. Indien u zelf een wachtwoord wijzigt is het voor Badminton Nederland niet mogelijk u deze gegevens te verstrekken. Wel kunnen wij voor u een nieuw wachtwoord aanmaken. Ontvangen e-mail • De vereniging en/of vrijwilliger is verantwoordelijk voor de regelmatige controle en beantwoording van de inkomende e-mail; d.w.z. dat de e-mail gebruiker moet nastreven regelmatig (minimaal een maal per week) zijn postbus op berichten te controleren en deze, indien van toepassing, zo snel mogelijk te beantwoorden. Verwijder de niet meer relevante mail, dit om het vollopen van de mailbox te voorkomen. • Het is niet toegestaan de inhoud van ontvangen e-mail van Badminton Nederland te wijzigen. • Bij langdurige geplande afwezigheid dient de e-mail gelezen te worden door een collegabestuurder of een aangewezen persoon. Wij adviseren u om de door Badminton Nederland verstrekte inlogcodes aan meerdere personen binnen uw vereniging te verstrekken (denk aan voorzitter, secretaris en penningmeester). Met deze inlogcodes is het mogelijk om waar dan ook ter wereld bij deze webmail te komen. Zo hoeft de secretaris deze mail niet meer door te sturen naar de andere bestuursleden. Verzenden e-mail • Verzend geen ‘niet zakelijke berichten’ aan e-mail groepen binnen de organisatie, zoals kettingbrieven. • In het geval van het toevoegen van ‘bijlagen wordt aangeraden deze te beperken tot ‘Word’, ‘Excel’ of ‘PDF’ bestanden (bestanden met de extensie doc, xls en pdf). Aangeraden wordt bestanden als afbeeldingen, foto’s en Powerpoint-bestanden zoveel mogelijk te beperken bij distributie over e-mail. Dit om te voorkomen dat mailboxen vollopen met grote bestanden. Het is niet toegestaan muziekbestanden of videofragmenten mee te sturen. • In voorkomende gevallen wordt geadviseerd in een e-mail mee te delen waar een bestand centraal te vinden is i.p.v. deze aan meerdere personen te versturen via een bijlage. Indien
•
• •
•
mogelijk grote bestanden laten plaatsen op de website uw regio of van Badminton Nederland. Vervolgens is het alleen noodzakelijk de link te vermelden in de e-mail. Het wordt ontraden om uitnodigingen voor toernooien via de webmail te versturen. Op de site van Badminton Nederland is hiervoor een faciliteit ontwikkeld. U kunt deze vinden onder het kopje toernooien via www.badminton.nl. Bij meerdere geadresseerden deze in het BCC* veld plaatsen en niet in het AAN of CC veld plaatsen. Dit om ongewenste en spam mails tegen te gaan. De volgende zaken worden nooit per digitale post verzonden: • communicatie met een juridische en/of financiële waarde. Voorbeelden zijn arbeidscontracten, koop- of huurovereenkomsten. • communicatie die vertrouwelijke informatie over personen betreft. • agenda en stukken voor afgevaardigden die een Bondsvergadering bijwonen. Bij twijfel aan de afzender van ontvangen e-mail wordt aangeraden deze niet te openen, maar eerst (telefonisch) contact op te nemen.
* Indien men de geadresseerden in dit veld plaatst, zijn zij door de ontvangers niet te zien en te gebruiken.
Handleiding Webmail voor verenigingen Badminton Nederland Inleiding Gefeliciteerd met uw nieuwe Badminton Nederland e-mail account. In het kader van het streven naar een efficiënte elektronische communicatie met alle verenigingen en andere betrokkenen heeft Badminton Nederland besloten u dit account aan te bieden. Er is gekozen voor een webmail inrichting, zodat u zonder technische installaties gebruik kunt maken van de e-mail. Deze beknopte handleiding beschrijft in duidelijke stappen de volgende handelingen: - benodigdheden voor webmail - inloggen in het webmail account - ontvangen en lezen van e-mail - versturen van e-mail. Tevens is er een kopje met ‘Verdere (geavanceerde) opties’ opgenomen. Deze opties zijn NIET noodzakelijk voor het gebruik van de webmail. Gebruikers die ervaring hebben met het instellen van e-mail accounts, kunnen hier echter gebruik van maken. Badminton Nederland levert geen ondersteuning op de ‘geavanceerde opties’. In de begeleidende brief heeft u een loginnaam en een wachtwoord gekregen. Bewaart u deze gegevens goed; u heeft ze nodig om gebruik te maken van het webmail account!!!!! U krijgt van Badminton Nederland twee accounts toegewezen. Een account is te gebruiken als algemeen verenigingsaccount. Dit account zal er als volgt uit zien
[email protected]. Het tweede account dat u wordt aangeboden is een account voor de competitie contactpersoon binnen uw vereniging. Dit account zal er als volgt uit zien
[email protected]. Het grote voordeel van het gebruik van webmail is dat de secretaris niet alle post / mail meer hoeft door te sturen naar zijn / haar mede bestuurders maar dat iedere bestuurder met de loginnaam en wachtwoord deze mail kan uitlezen op zijn / haar eigen pc. Het is dan ook zaak er voor te zorgen dat deze loginnaam en password wordt verspreid onder alle bestuursleden. Een ander groot voordeel is dat privé mail en verenigings mail niet meer door elkaar loopt en op een apart adres binnen komt en hier ook bewaard kan worden.
Beknopte handleiding webmail Benodigdheden voor webmail De enige vereiste om gebruik te maken van de webmail is een computer met internetverbinding. Deze verbinding kan bijvoorbeeld een verbinding zijn via een analoge of ISDN inbelmodem, maar ook een zogenaamde breedbandverbinding (ADSL of Internet via de kabel).
Inloggen in het webmail account U bereikt uw webmail account van uw vereniging als volgt: 1. Open een webbrowser, zoals Internet Explorer; zorg hierbij dat uw computer een verbinding met het Internet heeft 2. Ga naar de website van Badminton Nederland op www.badminton.nl 3. Rechtsboven in de hoofdpagina van de website staat mail; 4. Door hierop te klikken komt u bij in een inlogscherm terecht. (Zie figuur 2) Badminton Nederland
Figuur 1 website
Figuur 2 inlogscherm webmail 5. Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op aanmelden. U komt nu in de mailbox van uw vereniging terecht.
Ontvangen en lezen van e-mail Als u inlogt in uw webmail account (zoals hierboven beschreven is) komt u automatisch uit in de INBOX van uw account (zie figuur 3). In de INBOX staan de berichten die voor uw vereniging ‘binnengekomen’ zijn. De vetgedrukte berichten zijn nog ongelezen; overige berichten zijn al geopend. Vanuit een willekeurig ander venster kunt u altijd terug gaan naar de INBOX door op ‘INBOX’ te ‘klikken’ aan de linkerkant van het scherm.
Figuur 3 inbox emailaccount U opent vanuit de INBOX een binnengekomen bericht door op het onderstreepte onderwerp te ‘klikken’ (zie figuur 4).
Figuur 4 mail lezen
Nadat u een bericht heeft gelezen heeft u de volgende opties: - Verwijder: een bericht wordt verwijderd; het is niet meer mogelijk het bericht te herstellen - Doorsturen: het bericht wordt, inclusief eventuele bijlagen, opnieuw als een te verzenden e-mail opgesteld. U kunt de inhoud op deze manier doorsturen naar een andere e-mail ontvanger. (zie voor het versturen van e-mail de volgende kop) - Beantwoorden: u kunt de afzender van het bericht een antwoord sturen op het ontvangen bericht (zie voor het versturen van e-mail de volgende kop) Door in de INBOX te klikken gaat u terug naar de INBOX. Versturen van e-mail Voor het versturen van een e-mail kunt u vanuit een willekeurige pagina kiezen voor de optie ‘Nieuw bericht’. Indien u voor een optie ‘Doorsturen’ of ‘Beantwoorden’ kiest krijgt u een vergelijkbaar scherm (zie figuur 5). In het veld van ‘Aan’ kunt u de e-mail adressen plaatsen waarnaartoe u de e-mail wenst te sturen. Indien u de e-mail naar meerdere adressen wilt sturen, kunt u de adressen scheiden door er ‘;’ tussen te zetten. De velden voor ‘CC’ en ‘BCC’ hoeft u niet te gebruiken. U kunt zelf een ‘onderwerp’ voor de email invullen, en de tekst van de e-mail in het grote witte venster plaatsen. Door op ‘Zend’ te ‘klikken’ verstuurt u de e-mail naar de geadresseerde(n).
Figuur 5 versturen van e-mail
Verdere (geavanceerde) opties
Bijlagen De webmail ondersteunt ook het gebruik van bijlagen. Indien u een bijlage ontvangt, kunt u dit onderaan van het geopende bericht zien. Er staat een optie ‘download’ achter elk bestand. Foto’s kunt u eventueel ook direct ‘bekijken’. Voor het versturen van bijlagen maakt u een e-mail bericht op de manier zoals eerder beschreven. Voordat u het bericht verzendt klikt u helemaal onderaan het scherm op ‘bladeren’. U heeft nu de mogelijkheid om 1 bestand te selecteren (zie figuur 5). Vervolgens dient u op de knop ‘voeg toe’ te klikken, waarmee het bestand is toegevoegd aan de e-mail. De bovenstaande procedure kunt u meerdere malen herhalen. Figuur 6 bijlage toevoegen
Gebruik contactpersonen De webmail applicatie ondersteunt ook het gebruik van een adressenboek. U bekijkt uw persoonlijk adresboek door op ‘adressen’ te klikken. Onderaan deze pagina kunt u contacten toevoegen. In de lijst kunt u contacten wijzigen. Op het moment dat u een nieuwe e-mail maakt kunt u gebruik maken van het adresboek. Klik in het venster ‘Nieuw bericht’ op de centraal opgestelde knop ‘Adressen’ en u krijgt een overzicht van de adressen in uw adresboek (zie figuur 6). In het ‘drop-down’ menu kunt u kiezen voor: 1. Persoonlijk adresboek: adressen die u persoonlijk toegevoegd heeft 2. NBB- adresboek: verzameling met alle badminton.nl adressen. 3. Alle adresboeken: zowel het persoonlijke als het NBB-adresboek
Figuur 7 adresboek
Aanmaak mappen/ indeling e-mail E-mail die binnenkomt, wordt standaard in de INBOX geplaatst. Om echter het overzicht te bewaren zou u gebruik kunnen maken van mappen. U kunt e-mail vervolgens handmatig vanuit de INBOX naar een specifieke map verplaatsen, dan wel met ‘filters’ werken die bepaalde e-mail automatisch in bepaalde mappen plaatsen. U beheert uw mappen door op ‘mappen’ te klikken (zie figuur 8). Hier kunt u nieuwe mappen aanmaken (als submap voor INBOX, of als submap van een andere map) en mappen wijzigen. De mappen komen onder INBOX in de oranje.
Figuur 8 aanmaak mappen
balk te staan (er dient hier even op ‘Vernieuw mappenlijst’ geklikt te worden om het overzicht te actualiseren). U verplaatst een e-mail bericht naar een bepaalde map door het bericht te openen, en onderaan de map te selecteren en op ‘Verplaats’ te klikken. Let op! U heeft standaard de beschikking over 25 Mb aan schijfruimte. Als dit ‘vol’ zit kunt u geen e-mail meer ontvangen! U dient dan berichten te verwijderen. Gebruik filters, vacation messages en forwards Binnen de webmail bestaan er ook mogelijkheden voor het aanmaken van filters. U bereikt deze optie door bovenaan in het hoofdscherm ‘filters’ te selecteren. U kunt nu verschillende regels toevoegen, op basis waarvan de binnenkomende e-mail gescand wordt (alle binnenkomende email, of alleen een selectie hiervan). U kunt met filters specifieke e-mail bijvoorbeeld in een specifieke map plaatsen. De wizard bestaat uit 4 stappen, waarmee u een nieuwe regel aanmaakt. Het aanmaken van een vacation message doet u ook met een filter. In stap 3 van de wizard vinkt u ‘Vacation’ aan en plaatst u de tekst (zie figuur 9).
Figuur 9 Vakantiebericht instellen
Ook een redirect maakt u met een filter. In stap 3 van de wizard vinkt u ‘Redirect to the following email address:’ aan. U kunt vervolgens een e-mail adres invoeren waarnaar de e-mail doorgestuurd wordt. U heeft de optie om een kopie van de e-mail in uw Badminton account te bewaren.
