GEDRAGSCODE COOP HOLDING BV Deze Gedragscode is vastgesteld door de Directie van Coop Holding B.V. en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen van Coop Holding B.V. op 19 april 2006. De bepalingen van deze Gedragscode zijn besproken met de Ondernemingsraad en de Ondernemingsraad heeft ingestemd met de code op 11 april 2006. Hoofdstuk 1. Definities en toepassing Artikel 1. Definities In deze Gedragscode wordt verstaan onder: -
Medewerkers: degene die, al dan niet in dienst, werkzaam is ten behoeve van de
-
Vennootschap; De Vennootschap: Coop Holding B.V. en haar dochterondernemingen;
-
Raad van Commissarissen: Raad van Commissarissen van de Vennootschap; Directie: Directie van de Vennootschap;
-
Financieel Directeur: Financieel Directeur van de Vennootschap;
-
De Leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan betrokkene; De Arbocoördinator: de als zodanig door Coop Holding B.V. aangewezen functionaris
Artikel 2. Toepassing 1. Deze Gedragscode is van toepassing op alle medewerkers van de Vennootschap, al dan niet werkzaam op basis van een arbeidsovereenkomst. 2. Alle medewerkers van de Vennootschap ontvangen een exemplaar van deze Gedragscode. De Directie is ervoor verantwoordelijk dat alle medewerkers van deze Gedragscode kunnen kennisnemen. 3. Alle medewerkers worden geacht de Gedragscode te kennen, het belang ervan in te zien en zich eraan te houden. 4. Voor specifieke groepen van medewerkers van de Vennootschap zoals medewerkers in de filialen en in de distributiecentra, kunnen nadere specifieke gedragsregels worden bepaald in aanvulling op deze Gedragscode.
Versie 2011.
2 Hoofdstuk 2. Gedragsregels Artikel 3. Wet- en regelgeving, interne regelingen 1. De Vennootschap houdt zich aan de wet- en regelgeving. De Vennootschap verwacht van haar medewerkers hetzelfde. 2. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van – in ieder geval – alle relevante weten regelgeving. Indien juridisch advies nodig is, dan zal door de Directie daarin worden voorzien. 3. Medewerkers dienen zich, naast de wet- en regelgeving, tevens te houden aan alle interne regelingen van de Vennootschap. Artikel 4. Veiligheid, gezondheid en milieu 1. Bij de uitvoering van werkzaamheden, dienen alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu nageleefd te worden. In dit kader moeten in ieder geval de volgende bepalingen gerespecteerd worden: a. onveilige situaties moeten door medewerkers direct worden gerapporteerd aan de Leidinggevenden; b. medewerkers dienen, indien mogelijk voor doeltreffende preventieve maatregelen te zorgen; c. het gebruik van giftige en gevaarlijke stoffen, materialen en processen dient zoveel mogelijk te worden vermeden; d. de bedrijfsvoering dient op duurzame en milieuvriendelijke wijze te geschieden; e. het gebruik en/of het in bezit hebben en/of het verhandelen van alcohol, drugs, stimulerende en/of verdovende middelen is ten strengste verboden. 2. Indien na de melding door de medewerker aan de Leidinggevende, door de Leidinggevende geen maatregelen worden genomen om hetgeen geconstateerd is, als genoemd in het lid 1 van dit artikel, te keren, te vermijden of te veranderen, dan doet de medewerker een melding aan de Arbocoördinator. Artikel 5. Steekpenningen 1. De Vennootschap geeft of ontvangt geen steekpenningen of daarmee gelijk te stellen voordelen, om commerciële of financiële voordelen te verkrijgen of te verstrekken. Medewerkers dienen ieder verzoek om of aanbieding van steekpenningen of daarmee gelijk te stellen voordelen onmiddellijk af te wijzen, ook indien er géén tegenprestatie voor wordt verwacht of gevraagd. 2. Medewerkers mogen nimmer een contante betaling of een contant te maken betaling accepteren en dienen daarnaast dubieuze transacties te vermijden
Versie 2011
3
3. Medewerkers dienen ieder verzoek om of aanbieding van steekpenningen of daarmee gelijk te stellen voordelen te melden aan de Financieel Directeur. Artikel 6. Relatiegeschenken 1. Medewerkers mogen persoonlijk geen relatiegeschenken aanvaarden anders dan de gangbare geschenken zoals deze met name in de maand december gegeven worden. Relatiegeschenken (ook die thuis en met name in de maand december worden ontvangen) dienen, volgens de daartoe geldende regeling, per locatievestiging, te worden ingebracht in "tombola’s" e.d. ter verdeling onder de groep medewerkers van de betreffende locatie. 2. Relatiegeschenken met een waarde van € 50,-- of meer dienen te worden gemeld aan de Leidinggevende. De Leidinggevende dient dit vervolgens te melden aan het hoofd P&O, die beslist of het betreffende geschenk door deze aan de gever zal worden geretourneerd. 3. In geval van uitnodigingen voor niet direct werkgerelateerde evenementen of evenementen met een buitensporig royaal of kostbaar karakter dienen deze te worden gemeld aan de Leidinggevende. Alleen met toestemming van de Directie, mogen dergelijke uitnodigingen worden aanvaard. 4. Indien het bepaalde in dit artikel tot onduidelijkheid of twijfel aanleiding geeft bij de Leidinggevende, dan neemt deze direct contact op met het hoofd P&O. Artikel 7. Tegenstrijdige belangen 1. Medewerkers hebben geen materiële of andersoortige nevenbelangen die (kunnen) conflicteren met de organisatiebelangen van de Vennootschap. Als dit wel zo is of zich in de nabije toekomst aandient, vindt hierover vooraf of anders op een zo vroeg mogelijk moment overleg plaats met de Leidinggevende en, waar nodig, met de Directie. 2. Indien een reeds goedgekeurde activiteit na verloop van tijd toch een conflicterend karakter krijgt of kan krijgen, dient de betrokken medewerker dit direct te melden bij de Leidinggevende of, waar nodig, bij de Directie. 3. Omwille van de onafhankelijkheid in oordeels- en besluitvorming, dienen zakelijke relaties met familieleden en vriendschappelijke relaties binnen hiërarchisch geordende samenwerkingsverbanden vermeden te worden. Datzelfde geldt ook in zakelijk verkeer met derden.
Versie 2011
4 Artikel 8. Ongewenst gedrag 1. In de omgang tussen medewerkers onderling dient wederzijds respect en collegialiteit het uitgangspunt te zijn. Discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en pesten zijn uitingen van ongewenst gedrag en worden als zodanig niet getolereerd. 2. Een medewerker die een klacht heeft over ongewenst gedrag, dient zich in eerste instantie te wenden tot zijn Leidinggevende. 3. Indien de medewerker een melding aan zijn Leidinggevende niet wenselijk acht, dan meldt hij het ongewenste gedrag òf bij de personeelsfunctionaris òf bij de vertrouwenspersoon onder vermelding van de inmiddels door hem ondernomen stappen. Artikel 9. Bedrijfseigendommen 1. Het is medewerkers niet toegestaan om bedrijfseigendommen van de Vennootschap voor privé-doeleinden te gebruiken. Deze eigendommen mogen alleen worden gebruikt voor zakelijke doeleinden ten behoeve van de Vennootschap. 2. De van bedrijfswege toegekende of ter beschikking gestelde middelen, materialen, ruimten en voorzieningen worden op basis van “goed huisvaderschap” zorgvuldig gebruikt. Onnodig verlies en/of schade dient te worden voorkomen. 3. Financiële transacties met derden, die uit naam van de Vennootschap zijn aangegaan, worden volgens de geldende regels en procedures vastgelegd. De hiervoor verantwoordelijke medewerkers en afdelingen, worden in dat kader voorzien van volledige en juiste gegevens. Artikel 10. Beheer van gegevens 1. Het vertrouwelijke karakter van interne bedrijfsinformatie, waarover een medewerker beschikt, dient te worden gerespecteerd. Specifieke gegevens over de financiële positie, afnemers, belangrijke contracten, acquisities, afstotingen en overnames van de Vennootschap moeten altijd als zijnde vertrouwelijk worden beschouwd.
Versie 2011
5 2. Daarnaast moet onder vertrouwelijke informatie worden verstaan, informatie die: a. niet algemeen bekend is buiten de Vennootschap en die de Vennootschap een concurrentievoordeel kan verschaffen dan wel kan leiden tot vermindering van een bestaand concurrentievoordeel als een en ander publiek bekend zou worden gemaakt of; b. niet publiek bekend is en die klanten of concurrenten van de Vennootschap financieel of anderszins zouden kunnen beschadigen. 3. Om de goede naam en faam van de Vennootschap en/of de merken van de Vennootschap niet te schaden, dienen medewerkers zich zowel intern als extern te onthouden van uitspraken en gedragingen die schadelijk (kunnen) zijn. 4. Onverminderd het bepaalde in de vorige leden van dit artikel verklaart de medewerker zich ermee bekend dat mededelingen aan de pers uitsluitend door de leden van de Directie worden gedaan en de medewerker onthoudt zich dan ook te allen tijde van contacten met de pers. Artikel 11. Overige onregelmatigheden 1. Medewerkers dienen vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de Vennootschap te rapporteren aan hun Leidinggevende of aan de Financieel Directeur. Vermeende onregelmatigheden die het functioneren van de Directie betreffen, moeten worden gerapporteerd aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 2. Indien de Vennootschap door naleving van deze Gedragscode nadeel ondervindt, zal dit door de Directie niet de hierbij betrokken medewerkers worden aangerekend. Ook garandeert de Directie dat geen enkele medewerker nadeel zal ondervingen indien deze een inbreuk op deze Gedragscode, of een vermoeden daarvan, ter kennis brengt van zijn Leidinggevende, de Financieel Directeur of de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 3. De Vennootschap heeft terzake een “klokkenluiderregeling” opgesteld, die als bijlage bij deze Gedragscode is toegevoegd. Artikel 12. Inwerkingtreding Deze Gedragscode treedt in werking op 19 april 2006.
Versie 2011
