Gebruikershandleiding Point of Sale Oplossing

Gebruikershandleiding Point of Sale Oplossing

Contact en Informatie: Henk-Jan Raaijmakers [email protected]

www.rago.nl/pos

Als eerste U plaatst de ontvangen intelligente Excelsheet in de documentenmap van de PC/Laptop die u bij uw verkoop gebruikt en activeert deze sheet per e-mail. De instructies hiervoor verschijnen op uw scherm bij eerste gebruik. Als uw intelligente Excelsheet geactiveerd is sluit u de barcodescanner aan op een vrije USB-poort en u kunt al aan de slag. In de meeste gevallen zal Excel standaard zo ingesteld zijn dat Macro’s niet werken, dit is een beveiligingsinstelling. Ik adviseer u om dit zo te laten en de actieve inhoud voor de intelligente Excelsheet van Rago.nl/pos bij ieder gebruik in te schakelen. Situatie 1: Klik op “Inhoud inschakelen” om de intelligentie van de Excelsheet te kunnen gebruiken. Situatie 2: Klik op “Opties” en kies vervolgens voor “Inhoud inschakelen” om de intelligentie van de Excelsheet te kunnen gebruiken. Opmerking: De code en macro’s van Rago.nl/pos zijn veilig voor uw PC.

Het Scanblad Na het inschakelen van de inhoud zal Excel vanzelf het Scanblad laten zien. Nadat de producten zijn ingevoerd op het Productenblad (zie verderop) kunt u starten met het inscannen van de barcodes van de te verkopen artikelen. Uw scherm ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Per ingescand artikel worden de gegevens en de prijs opgezocht op het Productenblad (zie verderop) en op het Scanblad getoond. Iedere keer wordt direct de totaalprijs bijgewerkt. Na het laatste artikel laat u uw klant afrekenen, pas daarna klikt u op de [knop met de doos] om uw verkoop af te sluiten; het scanblad wordt leeggemaakt, de voorraad en omzet (voor die dag) worden bijgewerkt én het document wordt opgeslagen.

Als uw klant een factuur wil ontvangen klikt u op [de PDF knop], er wordt een PDF gegenereerd die u vervolgens op kunt slaan, af kunt drukken of per e-mail kunt versturen. Als u een artikel verkoopt wat u nog niet heeft aangemaakt op het Productenblad (zie verderop) geeft u in de linkerkolom een ‘h’ in voor een “Handmatig artikel”, u kunt nu zelf een omschrijving ingeven en een prijs. De prijs wordt bij de totaalprijs geteld. Let op: een handmatig artikel wordt niet van uw voorraad afgeschreven en niet bij uw dagomzet op het Productenblad (zie verderop) geteld.

Het Productenblad Hier kunt u zelf al uw artikelen aanmaken.

Uitleg over de kolommen (Bar)code: De artikelcode of barcode (Tip: scan deze in om typefouten te voorkomen). Productomschrijving: De omschrijving die bij het artikel hoort. Prijs: De normale verkoopprijs. Aanbieding: De aanbiedingsprijs. Aanbieding ?: Typ hier “Ja” als dit betreffende product vandaag in de aanbieding is. Als hier “Ja” staat zal de Aanbiedingsprijs berekend worden, als hier niets staat betaald uw klant de normale verkoopprijs. NB: De prijs die berekend gaat worden licht groen op. Opmerking Aanbieding: Een eventuele opmerking die alleen op het Scanblad vertoond wordt als bij Aanbieding ? “Ja” ingegeven is en het product dus vandaag in de aanbieding is.

Vrd: Het actuele aantal wat u van dit product op voorraad heeft. Dit geeft u in beginsel zelf in en wordt vervolgens aan de hand van uw verkopen steeds bijgewerkt. NB: Dit getal wordt na iedere verkoop bijgewerkt. Tussentijds kunt u dit getal zelf wijzigen om voorraadverschillen te corrigeren. Aantal Verk: Het actuele aantal wat u van dit product vandaag verkocht heeft. NB: Dit getal wordt na iedere verkoop bijgewerkt. Omzet Regel: De omzet die u vandaag geboekt heeft met dit artikel. NB: Dit bedrag wordt na iedere verkoop bijgewerkt. Functies Productenblad

Actuele Omzet: De totale actuele omzet van vandaag. Let op: Eventuele handmatige artikelen zijn niet meegerekend. [Doos met rood kruis]: Met deze knop wist u de gegevens van vandaag: Aantal Verkocht én Actuele Omzet. De vooraad (kolom Vrd) wijzigt hier niet door. [Opslaan]: Sla het document op. Vanwege de intelligentie van de Excelsheet moet u deze knop gebruiken voor het opslaan, gebruik dus niet de normale manier van opslaan. [Pijltjes]: Verplaats de huidige regel (daar waar de cursor staat) naar boven of beneden. U gebruikt deze functies om uw artikelen te ordenen. Als u bijvoorbeeld de regel naar boven verplaatst zal de regel erboven 1 regel naar beneden gaan. De regel die u zojuist verplaatst heeft blijft de huidige regel (de cursor verplaatst mee), op deze manier kunt u de functie meerdere keren aanklikken om een regel meerdere plaatsen te verschuiven. Detectie dubbele artikelcodes

Als u eenzelfde artikelnummer meer dan 1 keer gebruikt zullen beide artikelnummers rood oplichten.

Extra kolommen en functie voor versie WW (Weight Watchers) Als u deze versie gebruikt heeft u 2 extra kolommen én een extra functie.

[Export eTally]: Met deze knop exporteert u de verkochte aantallen van uw cursus naar de E-tally. Nadat u op deze knop klikt, selecteert u een E-tally. De E-tally wordt geopend door de intelligente Excelsheet en al uw verkopen worden ingevuld. NB: Alléén de aantallen worden ingevuld. Vul nu uw E-tally in zoals u gewend bent, sla deze op en sluit deze af. U keert dan terug in de Rago.nl/Pos intelligente Excelsheet. Kolom “WW code” en “WW code aanbieding” In de kolom “WW code” geeft u de Weigth Watchers E-tally code in van het product. In de aanbiedingskolom zet u de code in van het product die geldt als het product in de aanbieding is. Vaak zijn deze codes niet gelijk. NB: Vul beide codes in! Als een code niet ingevuld is werkt de Export eTally-functie niet goed!

Het inventarisatieblad Dit blad is een hulpmiddel bij het inventariseren.

De door u aangemaakte artikelen met de daarbij behorende (bestaande) voorraden worden automatisch al weergegeven, u heeft deze op het productenblad immers al ingegeven. In de 5 kolommen kunt u per locatie ingeven hoeveel u van ieder artikel geteld heeft. Deze locatienamen kunt u aanpassen. In de kolom ‘Voorraad verschil’ wordt weergegeven wat het verschil is in uw telling en de door u opgegeven voorraad in het productenblad. Als u alles geteld heeft past u handmatig de voorraadcijfers aan op het productenblad.

Functies Inventarisatieblad Zoekfunctie In het gele vakje kunt u een (bar)code ingeven of inscannen om deze op het blad te zoeken. De cursor gaat naar het artikel toe en het artikelnummer licht geel op. Als u opnieuw het zoekveld selecteert of een wijziging aanbrengt in een andere cel verdwijnt de zoekopdracht en het resultaat. Zeker als u veel artikelen heeft is deze functie onmisbaar. [Rode knop met kruis]: Met deze knop wist u de getelde aantallen (de locatiekolommen). De artikelen en de bestaande voorraad blijft staan (deze gegevens komen immers van het productenblad). [Opslaan]: Sla het document op. Vanwege de intelligentie van de Excelsheet moet u deze knop gebruiken voor het opslaan, gebruik dus niet de normale manier van opslaan.

De Bladen met Barcodes Per blad kunt u 45 barcodes koppelen aan artikelen die geen barcode hebben. U heeft dus 135 barcodes tot uw beschikking. U geeft deze artikelen éérst in op het productenblad. Zoals in dit voorbeeld:

Vervolgens geeft u de omschrijving ook in op het blad met barcodes bij barcode 999001. Zoals in dit voorbeeld:

U print deze bladen uit en neemt ze mee naar uw verkoopsessies. Door tijdens de verkoop de barcode op een van de bladen te scannen voorkomt u het opzoeken van een artikel en het ingeven van een code.

Algemeen Om de opmaak van de intelligente Excelsheet te beschermen werkt de kopieer- en plakfunctie alleen maar voor tekst: 1. Plakken van gekopieerde tekst uit een ander programma werkt alleen als u de cel, waarin u wilt plakken, eerst dubbelklikt. 2. Plakken van gekopieerde cellen uit Excel werkt niet, u zou daarmee namelijk ook de opmaak plakken en dus de bestaande opmaak overschrijven. 3. Knippen in de sheet werkt ook niet, u zou daarmee namelijk ook de opmaak knippen (lees: verwijderen).

Waarschuwing Maak regelmatig een backup van uw intelligente Excelsheet ! Zeker na iedere dag dat u de sheet gebruikt heeft. Omdat uw intelligente Excelsheet uw voorraadgegevens, artikelen en prijzen bevat moet u dit dus behandelen als data.

Import- en Exportfunctie (Blad #) Als u uw data uit wilt wisselen met uw collega’s om zo te voorkomen dat u allemaal dezelfde artikelen aan moet gaan maken kunt u gebruik maken van deze functies. Ook als u een nieuwe versie ontvangt van de intelligente Excelsheet kunt u uw data uit de vorige versie overzetten naar de nieuwere versie. Export Met deze functie schrijft u alle data weg naar een bestand. Hierin staan al uw artikelen, prijzen, voorraadgegevens en barcodes van niet gelabelde producten. Het bestand wordt in de map weggeschreven waar ook uw intelligente Excelsheet staat en heeft een naam die er zo uitziet: Export-RagoPos-25-3-2014.rago Import Met deze functie leest u alle data in uit een exportbestand. Let op: U overschrijft dus al uw huidige data met de data die in het bestand staat wat u selecteert tijdens de Import. Maak altijd eerst een backup !

Als u nog vragen heeft neem dan gerust contact met mij op: [email protected]