GEBRUIKERSHANDLEIDING KING LIQUIDITEITSPROGNOSE VAN FINFORCE

GEBRUIKERSHANDLEIDING KING LIQUIDITEITSPROGNOSE VAN FINFORCE

Versie 5, september 2013 © Quadrant Automatisering B.V. Alle rechten voorbehouden

Gebruikershandleiding King Liquiditeitsprognose

© 2013

Gebruikershandleiding King Liquiditeitsprognose van FinForce 1.

INLEIDING ........................................................................................................................... 2

2.

MAKEN VAN EXPORTBESTAND IN KING .......................................................................... 3

3.

INSTALLATIEPROCEDURE .................................................................................................. 9

4.

DE KOPPELING MET UW KING-ADMINISTRATIE ............................................................ 16

5.

HET 5-STAPPENPLAN VAN FINFORCE ............................................................................ 19

6.

FINANCIELE RAPPORTAGES ............................................................................................ 26

7.

FINETUNING VAN HET BUDGET...................................................................................... 31

8.

APPLICATIEBEHEER .......................................................................................................... 43

1. INLEIDING 1.1

Technische benodigdheden

Om prettig met de King Liquiditeitsprognose van FinForce te kunnen werken, dient uw computer/netwerk aan de volgende vereisten te voldoen: 

Processor: Minimaal een computer met een Pentium IV-processor (of gelijkwaardig) met een snelheid van 800 Mhz. Een snelheid van 1Ghz of sneller wordt aanbevolen.



Operating system: Microsoft 2000 SP4, of nieuwere versie van Windows, bijvoorbeeld Windows XP (vanaf SP2) of Windows Vista. Windows ME en Windows NT worden niet ondersteund. FinForce werkt niet met oudere versies van Windows, zoals Windows 3.1, Windows '95 en Windows '98.



Schijfruimte: Op de server of het werkstation moet voor de installatie minimaal 100 Mb schijfruimte beschikbaar zijn. Daar komt dan nog de schijfruimte per scenario bij. De hoeveelheid is sterk afhankelijk van de grootte van uw scenario: het aantal grootboekrekeningen, kostenplaatsen, historische en prognosejaren, formules em variabelen, ratio's en flexrapportages. Een klein scenario beslaat bijvoorbeeld ongeveer 1 Mb, en een gemiddeld scenario kan 1-5 Mb groot zijn. Eventueel netwerk: FinForce draait op Novell-netwerken, en op Windows-netwerken op basis van Windows 2000 / 2003 / 2008 Server.



Beeldscherm: Minimaal een resolutie van 1024 x 768.

1.2

Uitgangspunten

FinForce is een financieel informatiesysteem, dat precies op de King bedrijfsadministratie kan worden afgestemd. De toegevoegde waarde van deze King Liquiditeitsprognoge van FinForce is dat deze de gebruiker financiële informatie geeft, die:   

inzicht geeft in de toekomstige rendements-, liquiditeits- en balansontwikkeling; de mogelijkheid geeft om de prognose achteraf te toetsen aan de realiteit; praktisch bruikbare informatie genereert.

Gebruikershandleiding FinForce Liquiditeitsprognose King (5).doc

Pag. 2 / 45


© 2013

Door deze unieke eigenschappen heeft het de volgende toepassingsmogelijkheden:   

Snel financieel inzicht in de bedrijfsvoering, waardoor beleid kan worden aangepast; Het maken van krediet- en subsidie-aanvragen; Het beoordelen van investeringsplannen;

2. MAKEN VAN EXPORTBESTAND IN KING 2.1

Inleiding

Deze handleiding is bestemd voor de King-gebruikers die de King Liquiditeitsprognose in gebruik gaan nemen. Voor de werking van de King Liquiditeitsprognose moet er een koppeling worden gelegd tussen de rekeningsaldi van de grootboekrekeningen uit de King-administratie en de prognose-software. Deze koppeling met de prognose software van FinForce maakt het mogelijk om op basis van de historische gegevens uit uw administratie prognoses voor de komende periodes te maken. De koppeling wordt gemaakt op basis van een ‘afdruk-naar bestand’ (Excel-formaat) van de rekeningsaldi uit uw administratie. De bestand geven we door aan de specialisten van FinForce die hiermee uw prognose-programmatuur correct kunnen inrichten. Gebruikt u een variabele balans, dan geven we die ook graag door. Het leggen van de koppeling tussen King en de FinForce prognose software verloopt dan een stuk makkelijker. Om met de King Liquiditeitsprognose aan het werk te gaan is het volgende nodig.    

2.2

Een King-versie met de optie Instelbare layouts (financieel); Een King administratie met: o Of een periode-indeling van 12 maanden; o Of een periode-indeling van 13 periodes van 4 weken. Het King gerelateerde product: King Liquiditeitsprognose Het layout-bestand: KingLiquiditeit.rtm

Invoeren nieuwe licentiegegevens King

Nadat u als bestaande klant van Quadrant nieuwe licentiegegevens hebt ontvangen, kunt u deze invoeren zoals beschreven op het ontvangen elektronische document. Indien u King nieuw hebt aangeschaft inclusief de King Liquiditeitsprognose, kunt u het normale installatieproces, inclusief het invoeren van de ontvangen licentiegegevens uitvoeren.

2.3

Koppelen van een liquiditeitsprognose

volledig

ingerichte

administratie

aan

de

Ga vanuit het hoofdmenu van uw administratie naar FINANCIEEL > AFDRUKKEN MUTATIES > AFDRUKKEN REKENINGSALDI.


Pag. 3 / 45


© 2013

Uw scherm ziet er nu als volgt uit:

Om de juiste gegevens te koppelen maken we gebruik van een aparte layout. Deze layout is opgeslagen in het bestand KingLiquiditeit.rtm. Dit bestand hebt u eerder van ons ontvangen en moet u op een plek op uw harde schijf opslaan. Daarna kan het in King worden geïmporteerd. Ga hiertoe als volgt te werk: 

Klik op de knop: Muteren layouts. Het zoekvenster Rekeningsaldi-layouts wordt geopend:


Pag. 4 / 45


© 2013

 

Klik op de knop: Toevoegen. Het venster Wijzigen Rekeningsaldi layout wordt geopend. Kies daar voor Bestand > Openen



Zoek in het verkennerscherm naar de map waarin u het bestand KingLiquiditeit.rtm, dat u van ons hebt ontvangen, hebt opgeslagen en selecteer het vervolgens. Sla vervolgens de layout op onder een eigen nummer en naam, in het voorbeeldscherm is het layout 300 – King Liquiditeitsprognose geworden. U krijgt bij het opslaan de volgende melding die u voor kennisgeving kunt aannemen:

 



Klik op Opslaan. In het zoekvenster Rekeningsaldi-layouts zal de nieuwe, geïmporteerde layout opgenomen zijn.


Pag. 5 / 45


© 2013



Selecteer de geïmporteerde layout door op de knop Selecteren te klikken.

  

Zorg dat Afdrukken op basis van Definitieve en voorlopige gegevens gebeurd; Bij Nulsaldi afdrukken: kies voor Ja, alle rekeningen; Stel ‘Uitsplitsen’ in het onderste paneel zo in dat er nergens wordt uitgesplitst. De vinkjes voor Debiteuren, Crediteuren, Kostenplaatsen en Kostendragers kunt u derhalve verwijderen.



Stel bij ‘Saldi afdrukken in’ de waarde ‘Basisvaluta’ in.

Na deze instellingen zal uw venster er als volgt uitzien:


Pag. 6 / 45


    

© 2013

Klik op de knop Bestand… Klik bij Afdrukformaat op de i-knop Voeg een afdrukformaat toe, waarbij het bestandsformaat ‘Excel’ is; Kies de bestandslocatie waar u het koppelingsbestand wilt plaatsen. Geef verder aan in het paneel Formattering dat de afstand tussen kolommen “Geen lege kolom” is.


Pag. 7 / 45


© 2013

 

Klik op de knop Sluiten. Selecteer bij Afdrukformaat voor uw Excel-formaat en geef een bestandsnaam op:

 

Klik op de knop Aanmaken Het bestand wordt nu aangemaakt

Herhaal de het bovenstaande voor het vorige boekjaar (indien aanwezig) zodat u niet alleen een bestand met cijfers van het lopende boekjaar krijgt, maar ook een bestand met cijfers uit het historische, vorige boekjaar.


Pag. 8 / 45


© 2013

Deze twee bestanden zijnde basis waarmee bij FinForce de koppeling naar de King Liquiditeitsprognose wordt gemaakt. Indien u gebruikt maakt van een variabele balans, ontvangen we ook graag een Excel-bestand van deze variabele-balansindeling. Dit vereenvoudigt het leggen van de koppeling. Om een bestand van uw variabele-balansindeling te maken kiest u voor programma ‘Stamgegevens > Balanscodes > Variabele balansen. U selecteert daar de gewenste variabele balans en opent het Afdrukken menu.

Klik op de knop Bestand… en kies als Afdrukformaat 004 Excel. Vul een pad en bestandsnaam in, waarna u met een klik op de knop Aanmaken het benodigde bestand aanmaakt.

3. INSTALLATIEPROCEDURE 3.1

Installatie software

De installatie van FinForce is eenvoudig. Op onze site www.king.eu kunt u FinForce downloaden. U start het programma KingLiquiditeitsprognose-setup.exe door hier op te dubbelklikken met uw linkermuisknop:


Pag. 9 / 45


© 2013

Hierna komt u in onderstaand opstartscherm en klikt u op 'doorgaan' om verder te gaan.

Als u akkoord gaat met de licentieovereenkomst klikt u opnieuw op 'doorgaan'.

In onderstaand scherm vult u uw naam en bedrijfsnaam in en gaat u door met 'doorgaan'.


Pag. 10 / 45


© 2013

FinForce kunt u stand-alone op uw lokale C-schijf installeren en ook op het netwerk. U kunt dat in onderstaand scherm aangeven.

Tijdens de installatie worden snelkoppelingen aangemaakt, die u via de Windows-Start knop (Programma's) ziet verschijnen. Hieronder maakt u uw keuze voor wie FinForce toegankelijk moet worden en gaat u door met 'doorgaan'. Gebruikershandleiding FinForce Liquiditeitsprognose King (5).doc

Pag. 11 / 45


© 2013

Onderstaand scherm spreekt voor zich.

En natuurlijk wordt u geïnformeerd over de voortgang van de installatieprocedure. Na afloop verschijnt automatisch onderstaand scherm en kiest u 'afronden'.


Pag. 12 / 45


© 2013

Als u vervolgens FinForce wilt opstarten, doet u dat via de Windows-Start knop, u selecteert 'Programma's en ziet hieronder de FinForce mogelijkheden. Om FinForce op te starten selecteert u de FinForce button en om de koppeling op te starten, selecteert u de button 'Importmodule FinForce'. U selecteert dus de FinForce button. Gebruikershandleiding FinForce Liquiditeitsprognose King (5).doc

Pag. 13 / 45


© 2013

In sommige netwerken of lokale omgevingen is het nodig om de executables zodanig in te stellen dat ze met Administrator-rechten starten. Hieronder is opgenomen hoe deze instelling eruit moet zien. Deze is van toepassing op de executables ‘ffe3.3.exe’ en ffe_imp.3.0.73.exe.

Vervolgens wordt FinForce opgestart en gebruikt u de codes, die u van ons hebt ontvangen voor 'naam' en 'wachtwoord'.

3.2

Inlezen van FinForce scenario (FFI-bestand)

U start FinForce op en maakt onderstaande menukeuze


Pag. 14 / 45


© 2013

Vervolgens verschijnt onderstaand dialoogvenster, waarin u het betreffende scenario kunt selecteren:

In onderstaand voorbeeld staat het FinForce scenario (Budget2013(basis).ffi-bestand) in de FinForce directory, maar uiteraard kunt u dit zelf bepalen.


Pag. 15 / 45


© 2013

U selecteert de ‘Ok’ button en u ziet dat het betreffende scenario wordt ingelezen. Vervolgens staat u in dit scenario, hetgeen te zien is aan de bovenste balk, waarin de naam van dit scenario staat voorzien van de datum/tijdstip waarop dit scenario is ingelezen.

Voor de duidelijkheid: er wordt bij het inlezen van een nieuw scenario geen ander scenario overschreven.

4. DE KOPPELING MET UW KING-ADMINISTRATIE 4.1

Algemeen

In uw FinForce directory is de importmodule ‘ffe_imp.exe’geïnstalleerd. U kunt de importmodule opstarten door op onderstaand icoontje met de linkermuisknop te dubbelklikken. Zie onderstaand plaatje.

Met deze Importmodule kunt u direct een koppeling leggen tussen uw eerste FinForce-scenario met het Exportbestand dat u met King gemaakt hebt. Omdat u voor elk boekjaar een apart exportbestand hebt gemaakt, kunt u dat in deze Importmodule ook als zodanig selecteren. Dat betekent dus dat één FinForce scenario gekoppeld kan worden met één of meer exportbestanden. Zodra u de Importmodule opstart, verschijnt onderstaand dialoogvenster.

Vervolgens selecteert u de betreffende prognose en komt u in onderstaand dialoogvenster terecht.


Pag. 16 / 45


© 2013

Door gebruik te maken van de ‘verkenner’ rechtsbovenin het dialoogvenster kiest u voor elk boekjaar met welke Exportbestand u de realiteitscijfers wilt inlezen.

Als u hierna deze instellingen opslaat, verschijnt in onderstaand dialoogvenster de grootboekrekeningen van de administratie van het prognosejaar, waarmee u de koppeling hebt gelegd. Als u dus een prognose maakt voor 2013, dan is het exportbestand van 2013 bepalend voor hetgeen u in onderstaand scherm te zien krijgt.

4.2

Het inlezen van de realiteitscijfers

U ontvangt van ons een Exportbestand dat 100% is afgestemd op uw administratie, waarmee het inlezen van de realiteitscijfers zich beperkt tot een aantal eenvoudige handelingen. Het


Pag. 17 / 45


© 2013

inlezen van de realiteitscijfers uit de Exportbestanden van King naar FinForce realiseert u met de button ‘Importeren’, waarna onderstaand dialoogvenster verschijnt.

Met de Importmodule van FinForce leest u de historische cijfers, de beginbalans en de cijfers van het lopend boekjaar in. Deze historische cijfers gebruikt u vervolgens om snel en gemakkelijk te extrapoleren naar uw budgetcijfers. De beginbalans is van belang om hiermee uw startmoment te bepalen voor uw liquideitsplanning. De BTW-percentages laat u in dit voorbeeld buiten beschouwing. In bovenstaand scherm kunt u aangeven t/m welke periode u de realiteitscijfers uit het lopend boekjaar wilt importeren. Door de button met het ‘groene vinkje’ te selecteren worden de cijfers vanuit uw administratie naar FinForce geimporteerd. Als u hiervoor kiest wordt de achtergrond van het scherm blauw, zodat u weet dat de realiteitscijfers daadwerkelijk worden ingelezen.

Als rechtsbovenaan in het scherm een grijs kader verschijnt met de tekst ‘Export gereed’, weet u dat de import is gerealiseerd. Door vervolgens de knop Exit te selecteren, verlaat u de importmodule.


Pag. 18 / 45


© 2013

5. HET 5-STAPPENPLAN VAN FINFORCE 5.1

Opstarten van FinForce

U gaat met FinForce aan de slag door onderstaande executable te selecteren door er met de linkermuisknop op te dubbelklikken. Hiermee start u de FinForce-software op.

Vervolgens kom u in onderstaand scherm terecht, waarin u kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord.


Pag. 19 / 45


© 2013

Vervolgens komt u in onderstaand scherm terecht, waarin u het overzicht ziet van alle scenario’s in uw FinForce omgeving en u selecteert uw scenario door hierop te dubbelklikken of door met deurtje rechtsonderin het scenario in te gaan.

5.2

Gebruik van het globale prognosesysteem (stap 2)

Vervolgens is het de bedoeling dat u in 5 simpele stappen uw budget maakt. De eerste stap hebt u reeds gemaakt door met de Importmodule de historische cijfers in te lezen. Door gebruik te maken van het globale prognosesysteem, hebt u de mogelijkheid om gebruik te maken van uw historische cijfers om van daaruit uw budget te maken. U selecteert dan in FinForce onderstaande menu-optie.

Vervolgens komt u in onderstaand scherm waarin u kunt aangeven dat u op basis van uw historische v&w-cijfers een extrapolatie wilt maken naar de toekomst.


Pag. 20 / 45


© 2013

Vervolgens verschijnt een dialoogvenster, waarin u kunt bepalen welk jaar het basisjaar voordat u (per rubriek) de groeipercentages toekent voor de resterende prognoseboekjaren.

De groeipercentages worden aan het vorige jaar gerelateerd. Een stijging van 10% per jaar betekent dus de reeks 100-110-121. Dit bespaart veel invoerwerk en geeft de mogelijkheid om globaal enkele jaren door te kunnen rekenen. In het spreadsheetmodel van de V&w-prognose brengt u handmatig financiële verfijningen aan.

5.3

Gebruik van het investeringsplan (stap 3)

Met het investeringsplan geeft u aan wat u het komend boekjaar gaat investeren. U maakt hiervoor onderstaande menu-keuze.

Na deze keuze verschijnt een tweede keuzemenu, waarin u aangeeft naar welke investeringsrubriek u wilt gaan.


Pag. 21 / 45


© 2013

Zodra u hier uw keuze hebt gemaakt, komt u in onderstaand spreadsheetmodel, waarin u de aangemaakte activa-rekeningen overzichtelijk ziet weergegeven.

Als u een investering wilt invoeren, ‘dubbelklikt’ u op de betreffende activa-rekening. In dit voorbeeld de rekening ‘inventaris’. Vervolgens verschijnt een dialoogvenster, waarin u de gegevens van de betreffende investering (en ook de planning van de desinvestering) kunt invoeren.

In dit dialoogvenster kunt u achteraf de betreffende investering aanpassen. Binnen FinForce worden vervolgens alle financiële consequenties, daar waar nodig, automatisch doorgerekend.   

de afschrijvingskosten in de v&w-begroting de boekwinst bij desinvestering van de activa (onder de rubriek bijz. baten/lasten) de betaling van de investering in de liquiditeitsprognose


Pag. 22 / 45


5.4

© 2013

Gebruik van het financieringsplan (stap 4) 5.4.1

Algemeen

In het financieringsplan kunt u een onbeperkt aantal financieringen invoeren. U komt hier door onderstaande menukeuze te maken.

Vervolgens komt u in onderstaand financieringsplan terecht: Met het financieringsplan geeft u aan welke rente- en aflossingsverplichtingen er in uw lopende financieringen moeten worden opgenomen.

Hierin hebt u de mogelijkheid om verschillende financieringsvormen aan te maken, t.w.:   

het rekening-courant krediet middellang krediet financial lease

Deze financieringsvormen worden in de volgende paragrafen toegelicht. 5.4.2

Het rekening-courant krediet

In FinForce zit standaard één rekening-courant krediet als grootboekrekening opgenomen. Om hiervan de specifieke financiële kenmerken te registreren dient u het volgende te doen. U dubbelklikt met uw linkermuisknop op de detailregel van de ‘Rekening courant’ waardoor u in onderstaand scherm terecht komt.

Hierin kunt u specifieke uitgangspunten benoemen, die op de rekening-courantfaciliteit van toepassing zijn. De 'Rente betaling per' betekent het aantal periodes, waarover een rentenota wordt berekend. Bij de meeste r.c.-vormen wordt dit per kwartaal berekend. De betalingstermijn is wederom de periode die ligt tussen de maand van facturering en die van betaling. Meestal is hier 1 maand van toepassing. Gebruikershandleiding FinForce Liquiditeitsprognose King (5).doc

Pag. 23 / 45


5.4.3

© 2013

Overig middellang krediet

In het financieringsplan hebt u de mogelijkheid om meerdere financieringen aan te maken door onderstaand menu te selecteren.

Als u hier kiest voor ‘Nieuw krediet’ ziet u onderstaand dialoogvenster:

Hierin kunt u de specifieke kenmerken van de betreffende kredietfaciliteit en aflossingsregeling invoeren en opslaan. De rentekosten worden automatisch doorberekend. In bovenstaand voorbeeld betekent de instelling van 'rentebetaling per 1 maand' dat de berekende rente elke maand in rekening wordt gebracht. Indien er een betalingstermijn van 1 maand wordt ingevoerd, betekent dat in de daaropvolgende maand deze rentenota daadwerkelijk wordt betaald. 5.4.4

Financial lease

Ook weer via 'Prognoses' en 'Financieringsplan' komt u in de spreadsheet terecht, waarbij u via 'Bestand' en 'Nieuwe lease' het volgende dialoogvenster laat zien:


Pag. 24 / 45


© 2013

Hierin kunt u de specifieke kenmerken van de betreffende leasefaciliteit invoeren en opslaan. Bij financial lease wordt ervan uitgegaan dat u weet welk bedrag de maandelijks te betalen annuïteit betreft. Vervolgens wordt door de invoer van het aantal aflossingsperiodes, het aflossings- en rentebestanddeel berekend. Note: indien gewenst kunt u elk moment een nieuw krediet wijzigen in een lease en vice versa. De financiële consequenties worden dan automatisch aangepast.

5.5

De afloop van de beginbalans

Vanuit het hoofdmenu kunt u via 'Prognose' de keuze maken voor 'Begin balans'.

Zie onderstaand spreadsheetmodel. Hierin ziet u dat de beginbalans vanuit de administratie van King is ingelezen. De ultieme check daarbij is dat de ‘totaaltelling’ (helemaal onder aan de streep) op ‘0’ uitkomt ten bewijze dat de balans vanaf de start in evenwicht is.


Pag. 25 / 45


© 2013

Bij de 'transitorische posten' kunt u bovendien aangeven hoe de beginbalanspositie qua liquiditeit in het prognosejaar wegvloeit. Deze zelfde methodiek is ook van toepassing bij de voorzieningen. De voorzieningpost wordt opgebouwd vanuit het budget op de v&w-begroting. Een betaling vanuit de voorziening geeft u in dit spreadsheetmodel weer. Niet alle beginbalansposten worden in deze spreadsheet ingevuld. Uitzonderingen zijn nl.:  de vaste activa (materieel en immaterieel). De waardes hiervan worden in het afschrijvingsplan bestaande activa bepaald.  de financieringen. De hoofdsommen bij aanvang van het betreffende prognoseboekjaar worden in het financieringsplan bepaald.

6. FINANCIELE RAPPORTAGES 6.1

Algemeen

Op basis van het 5-stappen-plan in FinForce worden alle financiële consequenties voor de toekomst nauwgezet berekend. Dit uit zich in professionele rapportages, waarin de uitkomsten overzichtelijk worden gerapporteerd. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de mogelijkheden om te rapporteren over de toekomst, de realiteit of de mix daarvan.


Pag. 26 / 45


© 2013

Voor alle rapportages geldt dat ze bestaan uit een voorblad, waarin u in één oogopslag het overzicht krijgt over het totaal en vervolgens op de volgpagina’s de gedetailleerde informatie op grootboekrekeningniveau. Elke rapportage kunt u met bijgaand dialoogvenster tegemoet zien.

6.2

Prognose-rapportages 6.2.1

V&W-rapportages

Deze rapportages kunt u per periode, per kwartaal en per jaar selecteren.

Met het venstertje linksboven kan de gebruiker aangeven van welk jaar men het periode- of kwartaaloverzicht wenst. Kiest men voor de rapportage per jaar, dan kan de gebruiker exact aangeven van welke jaren men de cijfers wil zien. Zie onderstaand venster:


Pag. 27 / 45


© 2013

Ook kan men hier historische boekjaren selecteren. Het maximum aantal jaren dat in één rapportage getoond kan worden bedraagt 6. In de rapportage worden zowel de nominale cijfers als de percentages (van de omzet) gepresenteerd. 6.2.2

Investeringsplan

V.w.b. de ontwikkeling van de vaste activa hebt u de beschikking over de rapportage van het investeringsplan, zoals in onderstaand dialoogvenster is aangegeven.

In het investeringsplan wordt per jaar een overzicht gegeven van de geplande investeringen. 6.2.3

Liquiditeitsprognose

De liquiditeitsprognose geeft een maandelijks overzicht van de liquiditeitsontwikkeling in het betreffende jaar.

Deze prognose wordt sterk beïnvloed door de prognosecijfers, de seizoensindexen en de betalingstermijnen. De uitkomst hiervan is een cumulatief liquiditeits-saldo dat zich goed laat vergelijken met de kredietruimte van de rekening-courant. Door deze vergelijking te maken, kan de gebruiker zich een beeld vormen van de toekomstige financiële ruimte. 6.2.4

Ratio’s

Met de FinForce Liquiditeitsprognose hebt u de beschikking over een ratiomodule, waarin een aantal standaard ratio’s worden berekend, die u helpen bij het inzicht in uw bedrijfsvoering. Deze ratio’s worden op basis van vooringestelde formules berekend en rapporteren zowel de toekomstige uitkomsten als ook de realiteits-ratio’s.


Pag. 28 / 45


6.3

© 2013

Realiteitsrapportages

Behalve de rapportages over de toekomst is het natuurlijk ook belangrijk om te kunnen rapporteren over realiteitscijfers en deze zodoende te vergelijken met het oorspronkelijk budget.

6.3.1

V&W-rapportages

In de v&w-realiteitsrapportages zijn onderstaande overzichten beschikbaar.

In dit v&w-jaaroverzicht ziet u de maandelijkse of kwartaallijkse (niet-cumulatieve) realiteitscijfers met daarbij een vergelijking van het budget over dezelfde periode. 6.3.2

Balansrapportage

Ook kunt u in FinForce de balansrealiteit rapporteren door onderstaand keuze-menu te selecteren.

Het resultaat is dan een ‘skonto-balansrapportage’, waarin u in onderstaand keuze-menu kunt aangeven welke periode u wilt rapporteren.


Pag. 29 / 45


6.3.3

© 2013

Ratio’s realiteit

Met de aangeboden ratio’s beschikt u over uw eigen cockpit van belangrijke ratio-getallen en worden deze groepsgewijs overzichtelijk gerapporteerd, zodat u een overzicht hebt van de lopende gang van zaken.

6.4

Forecastrapportages

Tevens hebt u de mogelijkheid om de zng. Mix-overzichten af te drukken.

Deze mix-overzichten zijn gebaseerd op de realiteitscijfers van de afgelopen maanden enerzijds en de prognosecijfers van de nog komende maanden anderzijds. Hierdoor is er sprake van een continu monitoring systeem, waarmee het mogelijk is om de oorspronkelijke prognose periodiek bij te stellen. In de mix-overzichten worden de realiteitscijfers van de afgelopen maanden in een grijs kader gepresenteerd. De realiteitscijfers worden normaal (witte achtergrond) getoond.

6.5

Grafieken

In deze liquiditeitsprognose van FinForce hebt u een aantal voorgedefinieerde grafieken tot uw beschikking, waarmee u grafisch kunt presenteren. Simpel vanwege het feit dat 1 beeld meer zegt dan 1.000 cijfers.

Vervolgens ziet u een overzicht van een aantal voorgedefinieerde grafieken, waar u uit kunt putten.


Pag. 30 / 45


© 2013

De grafiek maakt u informatiever door 'titels' en 'Subtitels' en overige instellingen toe te voegen. Dit kunt u doen zoals in onderstaand dialoogvenster is weergegeven. In het dialoogvenster 'Grafiek Instelling' kunt u alle Titels en omschrijvingen van Assen invoeren, zodat u een betere weergave krijgt.

De selecties die voor u gedaan zijn in het tabblad ‘Grafiek instelling’ en ‘Gegevens’ kunt u wel inzien, maar niet wijzigen.

7. FINETUNING VAN HET BUDGET 7.1

Algemeen

In het eerste deel van deze handleiding hebt u kennis kunnen maken met onze Quick Start om op basis van uw historische cijfers snel een eerste begroting en daaruit voortvloeiende liquiditeitsbegroting te maken. Omdat in het verleden behaalde resultaten geen garantie geven


Pag. 31 / 45


voor de toekomst, is het natuurlijk mogelijk om ook op andere exploitatiebegroting te realiseren. Deze zgn. ‘finetuning’ komt hier aan bod.

7.2

© 2013

manieren

uw

De werking van de v&w-spreadsheetmodellen

In FinForce werkt u in een database met de ‘look-and-feel’ en deels functionaliteit van een spreadsheetmodel. Deze keuze is bewust gemaakt om de gebruiker te laten werken in een hem bekende omgeving, terwijl de robuustheid van de database garant staat voor een stabiele werkwijze. In de volgende paragrafen leest u meer over de manier waarop u in deze spreadsheets uw budget en liquiditeitsplanning kunt verfijnen. 7.2.1

Uitleg over de v&w-prognose/Jaarcijfers

In de QuickStart van deze handleiding hebt u geleerd hoe u met behulp van ons ‘Globale prognosesysteem’ vanuit uw historische cijfers een eerste extrapolatie kunt maken van uw exploitatiecijfers naar uw budgetcijfers. Deze methode zorgt ervoor dat u op een hele snelle manier een eerste budget tot uw beschikking hebt. De precieze uitkomst hiervan kunt u zien door onderstaand keuzemenu te selecteren.

Vervolgens komt u in onderstaand spreadsheet terecht:


Pag. 32 / 45


© 2013

Hierin kunt u uw budgetten handmatig invoeren en/of aanpassen. Behalve het invoeren van een hard getal, kunt u ook formules en/of een tekst voor nadere uitleg toevoegen. Stel in dit voorbeeld dat u alleen uw budget van de ‘opbrengst computers’ wilt wijzigen en daarbij wil uitleggen op basis waarvan dit budget is samengesteld, dan kunt u de betreffende cel met uw rechtermuisknop ‘openen’, waardoor onderstaand dialoogvenster verschijnt.


Pag. 33 / 45


© 2013

En zodra u dit hebt opgeslagen door het groene vinkje aan te klikken, ziet u dat een dergelijke aantekening in deze cel altijd zichtbaar blijft, doordat de achtergrond van de celkleur blauw word.

7.2.2

Uitleg over de v&w-prognose/seizoensindex

Naast de invoer van het jaarbudget kunt u ook werken met seizoenspatronen. Hiermee kunt u per maand aangeven hoe het verloop van de budgetbedragen op maandniveau is. U komt hier door onderstaand menu te selecteren.

En vervolgens komt u in onderstaand spreadsheetmodel, waarin u de maandelijkse verdeling van de jaarbedragen ziet staan.

U komt automatisch in een scherm waarin u zgn. ‘indices’ kunt invoeren. U kunt hiermee het jaartotaal verdelen over de maanden door bijvoorbeeld percentages in te voeren. Ook kunt u hiervoor andere verhoudingsgetallen gebruiken. Ook kunt u in de kolom ‘Jaartotaal’ uw jaarbudget wijzigen, waardoor automatisch de verdeling over de maanden naar rato van de ingevoerde indices wordt aangepast.


Pag. 34 / 45


© 2013

Door het ‘venster’ van de PeriodeCijfers te selecteren, komt u in onderstaand scherm terecht.

Het voordeel van dit scherm is dat u hierin per maand de budgetcijfers kunt invoeren, waardoor deze automatisch worden opgeteld naar een jaartotaal. En ook hier geldt dat u de kolom ‘Jaartotaal’ kunt wijzigen en dat de periodecijfers automatisch worden aangepast naar rato van de ingevoerde verhoudingen. 7.2.3

Aanpassing van de liquiditeitsinstellingen

Om uw budget qua liquiditeitsinstellingen aan te passen kunt u in bovenstaand spreadsheetmodel per grootboekrekening de standaard-instellingen aanpassen aan uw situatie. U doet dit door in het spreadsheetmodel de betreffende grootboekrekening te selecteren en te kiezen voor onderstaand dialoogvenster.

Ook kunt u de toetscombinatie ‘Ctrl+E’ gebruiken waardoor liquiditeitsinstelling van de betreffende grootboekrekening verschijnt.


de

achterliggende

Pag. 35 / 45


© 2013

In dit dialoogvenster kunt u uw betalingsinstelling aanpassen, waarbij u er rekening mee dient te houden dat FinForce per maand rapporteert. Een betalingstermijn van 45 dagen wordt dus als hierboven ingegeven. U kunt deze betalingstermijn per grootboekrekening aanpassen.

7.3

Forecasting o.b.v. realiteitscijfers

7.3.1

Algemeen

Met FinForce hebt u de mogelijkheid om uw realiteitscijfers vanuit King rechtstreeks in te lezen. Het voordeel hiervan is dat u direct kunt rapporteren over de realiteit versus budget. FinForce heeft hier een aantal standaard rapportages voor u ter beschikking gesteld, waarmee u direct deze vergelijking kunt maken. Extra belangrijk is het om periodiek een beoordeling te maken of u uw budget moet aanpassen. Dit heet ‘forecasten’ en biedt u de mogelijkheid om op basis van de meest actuele cijfers en de meest actuele inzichten over de nabije toekomst uw budget bij te stellen. In de volgende paragrafen leest u hoe dit in zijn werk gaat. 7.3.2

Forecasting van uw budget

Forecasten doet u wanneer de realiteit grote verschillen vertoont met uw budget. Indien in dergelijke situaties ofwel positieve danwel negatieve ontwikkelingen zich voordoen is het met FinForce heel gemakkelijk om uw budget te herzien. Wij raden u aan om bij het maken van een zgn. Forecast-scenario altijd een kopie te maken van het oorspronkelijke Budget-scenario. Om dit te doen, selecteert u onderstaande optie:


Pag. 36 / 45


© 2013

Hiermee komt u in uw overzicht terecht, waarin u al uw scenario’s ziet staan.

Door met uw cursor uw huidige scenario te selecteren en onderin de optie ‘Copieren prognose’ te selecteren maakt u een kopie van uw huidige scenario. U krijgt vervolgens nog de volgende vragen gesteld:

Hier kiest u voor ‘Nee’. Deze vraag heeft betrekking op de unieke koppeling met uw Kingadministratie.

Hier kiest u voor de optie ‘Ja’, omdat het de bedoeling is om een tweede scenario aan te maken, waarin alle financiële informatie wordt meegenomen. Gebruikershandleiding FinForce Liquiditeitsprognose King (5).doc

Pag. 37 / 45


© 2013

Vervolgens ziet u onderstaande laatste vraag, waarmee u de mogelijkheid wordt geboden om uw rechtsvorm om te zetten.

Normaliter kiest u hier de optie ‘Nee’. Na invoer van deze gegevens wordt er een nieuw scenario gemaakt, waarbij het belangrijk is dat u de naamstelling zodanig wijzigt dat u weet wat u met dit scenario wilt gaan doen. Wij adviseren u om dit scenario bijvoorbeeld de naam ‘Forecast’ mee te geven.

Om met dit scenario daadwerkelijk aan de slag te gaan om een forecast te maken, kiest u wederom de optie Seizoensindex.

En vervolgens komt u in onderstaand spreadsheetmodel, waarin u het venster ‘Periode cijfers (mixed)’ selecteert.


Pag. 38 / 45


© 2013

Vervolgens komt u in onderstaand spreadsheetmodel terecht waarin u de mix ziet van de geïmporteerde realiteitscijfers met de budgetcijfers van de toekomstige maanden. De realiteitscijfers worden in een grijs kader gepresenteerd en de budgetcijfers zijn wit.

Aan de rechterkant ziet u twee jaartotalen. Het ‘mixtotaal’ is de forecast en de kolom ‘Prognose’ is het oorspronkelijk budget. Aan de hand hiervan kunt u zien of er grote verschillen zitten tussen uw oorspronkelijk budget en uw huidige ontwikkelingen en biedt dit spreadsheetmodel u de mogelijhkeid om in de komende periodes uw budgetten aan te passen, waardoor een nieuw ‘mixtotaal’ wordt berekend. Als u dit hebt gedaan, kunt u deze aanpassing opslaan door onderstaande optie te selecteren:

En vervolgens wordt u de vraag voorgelegd of u hiermee uw huidige budget wilt overschrijven.

LET OP: dit proces is onomkeerbaar!!!!

Als u hier de optie ‘Ja’ selecteert, wordt u huidige budget overschreven door uw nieuwe forecast. Tijdens dit proces ziet u rechtsboven in de hoek het aantal regels dat hiermee bewerkt wordt.


Pag. 39 / 45


© 2013

U kunt deze bewerking ook realiseren door te kiezen voor de optie ‘Bestand/Sluiten’. Hiermee hebt u één onderdeel van de forecast gedaan en hebt u een beter beeld van het resultaat qua verlies & winst dat u het komend jaar denkt te realiseren. 7.3.3

Het vooruitschuiven van de beginbalans

Wat in de praktijk ook veel gebeurt is om de liquiditeitsplanning in de forecast aan te passen. Wilt u uw liquiditeitsplanning namelijk zo exact mogelijk laten aansluiten op de meest actuele financiële positie, dan hebt u met FinForce de mogelijkheid om dit aan te laten sluiten op uw meest actuele balanspositie. Zoals in bovenstaand voorbeeld is aangegeven, beschikt u hier over de meest actuele cijfers tm maart. Het is dan ook zaak om uw liquiditeitsprognose te baseren op de balanscijfers van ult. maart. U doet dit als volgt: U gaat naar het prognose-overzicht en selecteert uw net gemaakte forecast-scenario.

Vervolgens selecteert u het tabblad ‘Prognosegegevens’, waardoor onderstaand scherm verschijnt. Hierin ziet u een aantal basisgegevens van uw forecast-scenario weergegeven en onderaan ziet u dat de beginbalans is ingesteld op ult. periode 0 en dat betekent dus 1 januari van het lopend boekjaar (of bij een gebroken boekjaar de 1e datum van het boekjaar).


Pag. 40 / 45


© 2013

Als u uw liquiditeitsplanning wilt baseren op het meest actuele balansmoment, zult u deze beginbalans moeten verschuiven naar de maandultimo van de laatst ingelezen maandcijfers. In dit voorbeeld zijn de periodes januari t/m maart 2013 ingelezen en dat betekent dus dat de beginbalans vooruit wordt geschoven naar ult. maart 2013. Om dit te doen, vult u in bovenstaand dialoogvenster bij ‘Beginbalans ult. per.’ in dit voorbeeld het getal ‘3’ in, waardoor onderstaand scherm verschijnt.

Ook bij deze actie krijgt u de waarschuwing dat dit proces niet teruggedraaid kan worden. U selecteert hier ‘OK’. Het systeem gaat rekenen, wat in onderstaand scherm getoond wordt.


Pag. 41 / 45


© 2013

Na deze berekeningen wordt u gevraagd welke balans u wilt inzetten. Voor deze toepassing van het forecasten, selecteert u de mogelijkheid om de realiteitsbalans per ult. maart in te zetten.

U selecteert ‘OK’ en u krijgt vervolgens de boodschap dat de beginbalans vooruit is gezet naar ult. periode 3.


Pag. 42 / 45


© 2013

Met deze actie kunt u nu uw liquiditeitsprognose laten berekenen op basis van het meest actuele balansmoment. De enige actie die u nu nog moet uitvoeren, is om de afloop van de beginbalans in te voeren. Zie hiervoor par. 4.5, waarin deze zgn. ‘stap 5’ behandeld wordt. Het enigste verschil is nu dat de afloop in april begint in plaats van januari in het oorspronkelijke budget.

8. APPLICATIEBEHEER 8.1

Algemeen

Voor alle FinForce versies is een beheers-systeem ontwikkeld, waarmee u (of de systeembeheerder bij een netwerkversie) een aantal beheerstechnische zaken kunt aanpassen. Dit betreft de instelling van de gebruikersgegevens en zgn. sessiegegevens, hetgeen in de komende paragrafen wordt toegelicht. Om dit programma op te starten, gaat u (bijv. met de verkenner) naar de FinForce-directory en dubbelklikt u met uw linkermuisknop op het bijgaande icoontje:


Pag. 43 / 45


8.2

© 2013

Gebruikers

Zodoende komt u terecht in het volgende dialoogvenster:

In dit venster kunt u gebruikers toevoegen, gegevens van gebruikers wijzigen en gebruikers verwijderen. Met behulp van de onderste functietoetsen kunt u uw keuze maken. Indien u kiest voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker, verschijnt het volgende dialoogvenster:

Middels de inlognaam en bijbehorend wachtwoord kunt u aan elke gebruiker een unieke code meegeven. Overigens, het aantal gebruikers dat tegelijkertijd gebruik kan maken van de programmatuur, wordt bepaald door het aantal afgegeven sublicenties. Het onderstaande overzicht is het resultaat.

8.3

Sessies

Door 'sessies' aan te klikken komt u terecht in het onderstaande overzicht.


Pag. 44 / 45


© 2013

In dit ‘logboek’ worden alle sessies met FinForce bijgehouden. Is de status '0' dan is deze sessie niet meer actief. Is de status '1', dan is deze sessie wel actief. Heeft de sessie de waarde '1' terwijl de sessie wel is afgesloten, dan wil dat zeggen dat deze sessie foutief is afgesloten (bijv. door stroomstoring). Om deze sessie dan alsnog op een correcte wijze af te sluiten, gebruikt u de knop 'afbreken'. Met de knop 'Opschonen' wordt dit overzicht van het logboek opgeschoond. Ook vindt u in de FinForce directory een programma dat ervoor zorgt dat niet twee verschillende gebruikers tegelijkertijd in hetzelfde scenario kunnen werken.

Mocht u een prognose onverhoopt hebben afgesloten met Ctrl-Alt-Del, dan krijgt u in FinForce de melding dat deze prognose geblokkeerd is. Met dit ‘ffeunlck.exe-programma kunt u vervolgens deze prognose ontgrendelen. Als u hierop dubbelklikt, komt onderstaand dialoogvenster tevoorschijn.

Door de betreffende prognose te selecteren en vervolgens te kiezen voor ‘ontgrendelen’ zorgt u ervoor dat u de prognose weer kunt benaderen.


Pag. 45 / 45

GEBRUIKERSHANDLEIDING KING LIQUIDITEITSPROGNOSE VAN FINFORCE

Recommend Documents