I
GEBRUIKERSHANDLEIDING
GEBRUIKERSHANDLEIDING
II
© 2000 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden OCR, ViewGrey en ScanGrey technologie door I.R.I.S. The Proximity/Merriam Webster Linguibase Copyright 1984 Alle rechten voorbehouden Proximity Technology Inc. Copyright 1984 Alle rechten voorbehouden Merriam Webster Inc. The Proximity/Merriam Webster Linguibase Copyright 1984 Alle rechten voorbehouden Proximity Technology Inc. Copyright 1984 Alle rechten voorbehouden William Collins Sons & Co. Ltd. De spelling van dit product is gebaseerd op Proximity Linguistic Technology © 2000 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden
III
GEBRUIKERSHANDLEIDING
IT’S THE BUSINESS YOU WANT, NOT THE CARDS!© Cardiris is de onmisbare productiviteitsverhoger voor uw visitekaartjes. Het stelt u in staat om visitekaartjes van waar ook ter wereld te archiveren, te indexeren en te herkennen. In ons tijdperk wordt alle belangrijke informatie in databanken opgeslagen. En precies omdat informatie de sleutel is, geeft Cardiris een compleet antwoord op de noodzaak tot beheer van uw zakelijke contacten: Cardiris sluit de cirkel door met het archiveren van visitekaartjes te beginnen en met relatiebeheer te eindigen.
EÉN, CARDIRIS GEEFT GEWELDIGE BEELDEN Cardiris verbetert de dagelijkse werking van uw kantoor door ervoor te zorgen dat alle bakjes met visitekaartjes verdwijnen. Stap binnen bij een willekeurig bedrijf, en u zult zien dat de bureau’s en laden van de bedienden overladen zijn met visitekaartjes van allerlei formaten en nationaliteiten. Visitekaartjes hebben meer dan enig ander document te kampen met de klassieke nadelen van de papierwereld: ze raken makkelijk verloren, zijn kunnen niet geraadpleegd worden door uw collega’s, kunnen niet worden gesystematiseerd enz. Cardiris, de “elektronische Rolodex”©, maakt een kordaat einde aan dit alles. U begint met het scannen van de visitekaartjes zodat u de beelden van de kaartjes in een databank opslaat. Gebruik deze beheerstool voor het registreren van uw visitekaartjes en er zullen geen stapels kaartjes meer in uw kantoor rondslingeren! Aangezien de visitekaartjes gearchiveerd zijn, kunnen ze nu worden weggegooid of aan de eigenaar worden teruggegeven. Dit betekent dat u de informatie die op het kaartje voorkomt nooit meer kunt kwijtraken, zelfs niet het logo of de slogan van het bedrijf, de foto van de contactpersoon, een tweede telefoonnummer of nog het e-mail adres dat u normaal niet opneemt in uw “gewone” agenda of databank. Wanneer u te maken krijgt met “exotische” visitekaartjes - in, laten we zeggen, het Japans, Chinees of Arabisch - die u gewoonweg niet in een databank kunt
IV
invoeren, is het voordeel des te groter: omdat u begint met het archiveren van de beelden van de kaartjes, biedt Cardiris hier een unieke oplossing. Al kan een visitekaartje niet via karakterherkenning worden gelezen, u heeft altijd het beeld tot uw beschikking! Er wordt een ruime verscheidenheid aan specifiek voor visitekaartjes ontworpen scanners, flatbed scanners, sheetfed scanners en “all-in-one” machines of multifunctionele randapparaten (MFP - “Multifunctional Peripheral”) ondersteund. Het maakt wat ons betreft niet uit wat voor soort scanner u gebruikt: de scanner die u misschien al heeft wordt allicht ondersteund. De beelden worden optimaal gecomprimeerd om zo weinig mogelijk ruimte in te nemen op uw harde schijf. De gescande visitekaartjes worden groot afgebeeld op het computerscherm - in veel gevallen zelfs groter dan hun ware grootte - en voor de afbeelding wordt gebruik gemaakt van een hoge resolutietechniek, die de beelden duidelijk leesbaar maakt zonder te hoeven inzoomen. De geavanceerde viewer zet de zwart-wit beelden om naar grijswaarden waardoor een optimale leesbaarheid wordt verkregen, zelfs op bescheiden 14" monitoren! Daar Cardiris u ook tekst laat invoeren, volstaat het om elk kaartje dat u tegenkomt te scannen en te voorzien van uw kommentaar om de informatie nooit meer te verliezen!
TWEE, OCR LEVERT EDITEERBARE TEKST Eens de kaartjes gearchiveerd zijn, kunt u beelden omzetten in data door ze te indexeren en te herkennen. Indexeren betekent dat een visitekaartje wordt geklasseerd aan de hand van een primaire zoeksleutel - de bedrijfsnaam wordt ingevuld en gecontroleerd -, herkennen wil zeggen dat de gegevens van het kaartje dank zij karakterherkenning automatisch gelezen worden. OCR staat hier voor twee zaken: karakterherkenning om de gescande beelden om te zetten in bewerkbare tekst en veldanalyse. Optische karakterherkenning (OCR) biedt u de mogelijkheid kaartjes te verwerken zonder de tijdrovende taak ze eerst over te typen. Denk aan de laatste keer dat u terug
V
GEBRUIKERSHANDLEIDING
kwam van een beurs met een hele stapel visitekaartjes, en uw secretaresse twee dagen bezig om de gegevens in te voeren! Cardiris bevat gespecialiseerde herkenningstechnologie, geoptimaliseerd voor kleine karakters, en ondersteunt niet minder dan 21 talen! Alle Amerikaanse en Europese talen zijn beschikbaar, inclusief de Oost-Europese talen. Veldanalyse verdeelt de gelezen gegevens over specifieke databankvelden. Cardiris maakt hierbij extensief gebruik van een “kennisdatabank”, die de software de vereiste intelligentie geeft om voor- en achternamen, steden en staten, telefoon- en faxnummers enz. te onderscheiden. In dit stadium houdt Cardiris rekening met de layout van een visitekaartje. Elk land heeft een eigen “stijl” voor de opmaak van visitekaartjes: Amerikanen stellen een adres anders samen dan Fransen enz. Op die manier is Cardiris in staat om visitekaartjes met variërende layout en afkomst op correcte wijze te verwerken: Amerikaanse kaartjes evengoed als Europese, vertikale evengoed als horizontale enz. De herkenningsprecisie hangt af van de drukkwaliteit van het kaartje, van het feit of er geen te gestyleerd lettertype of “exotische” layout is gebruikt enz. Knippen en plakken is beschikbaar om de gelezen gegevens te bewerken en te corrigeren, maar ook “slepen en plaatsen” (“drag and drop”) zorgt voor maximaal gebruiksgemak bij het editeren. Zeer interessant is het feit dat scannen, indexeren en OCR ook gescheiden plaats kunnen vinden. Indexering en OCR kunnen uitgesteld worden, uitgevoerd worden op een later moment. Verkopers die een info-desk of bij de bedrijfsstand op een beurs bemannen, secretaresses aan de receptie kunnen het te druk hebben om de gehele cyclus van het indexeren en herkennen van visitekaartjes uit te voeren, maar ongetwijfeld kunnen ze de tijd vinden om snel het visitekaartje van hun bezoekers te scannen... Het volstaat dat zij dit doen en Cardiris zal de gegevens van iedere relatie na deze minimale inspanning bijhouden.
VI
DRIE, CARDIRIS IS EEN DATABANK Als uw visitekaartjes eenmaal zijn omgezet naar in datavelden geplaatste tekst, heeft u een adresdatabank, te vergelijken met een kaartenbestand: de gegevens zijn direct opzoekbaar aan de hand van elk veld. Uitgebreide sorteer- en selectiefuncties zijn beschikbaar. Het opzoeken van een bedrijf, klant of prospect is een makkie. Zelfs met zeer weinig informatie, bijvoorbeeld enkel de beginletters van een firmanaam, bent u ervan verzekerd met Cardiris de informatie over uw relatie ogenblikkelijk terug te vinden. Als u die gevonden hebt, kunt u de contactpersoon opbellen zonder zijn telefoonnummer in te toetsen. Dankzij de “autodialing” functie kan Cardiris het nummer voor u vormen! De opgeslagen gegevens kunnen uitgevoerd worden. Cardiris vult toepassingen aan zoals persoonlijke en relatiebeheersystemen, databanken of zelfs tekstverwerkers waarvan de mail merge-functie het drukken van brieven, enveloppen en etiketten mogelijk maakt. Voegen we tenslotte toe u dat gegevens kunt uitvoeren naar Microsoft Outlook met slechts één enkele muisklik... Daarnaast kunt u ook adressen invoeren die tot nog toe werden opgeslagen met behulp van de Kaartenbak (Cardfile) van Windows 3.1. Om gegevens in te voegen die afkomstig zijn van andere informatiebronnen, zoals brochures, catalogi, tijdschriften enz., kan het verwante I.R.I.S. product, de IRISPen, behulpzaam zijn. Deze penvormige OCR-scanner maakt het mogelijk om data in te voegen in elke Windows-applicatie op de cursorpositie: glijdt met de IRISPen over een tekstregel en deze wordt onmiddellijk ingevoegd in Cardiris! Enkele andere manifeste voordelen van Cardiris tegenover de papierwereld zijn vanzelfsprekend: omdat u met een databank te maken hebt, is de informatie gecentraliseerd en dus door uw collega’s raadpleegbaar. Daarnaast zijn databanken gemakkelijk te transporteren op diskette enz.
INHOUDSOPGAVE It’s the business you want, not the cards!© ............................................................. III
VII
GEBRUIKERSHANDLEIDING
Eén, Cardiris geeft geweldige beelden ....................................................................... III Twee, OCR levert editeerbare tekst ........................................................................... IV Drie, Cardiris is een databank ................................................................................... VI Inhoudsopgave ....................................................................................................... VI Auteursrechten ........................................................................................................ X
Hoofdstuk 1: Installatie Systeemeisen ......................................................................................................... 1-1 What You See Is What You Get ............................................................................... 1-2 Uw scanner installeren ............................................................................................ 1-2 De I.R.I.S. Card Scanner installeren .................................................................................................... 1-3
De Cardiris software installeren ............................................................................... 1-4 Verwar comfort niet met luiheid! .............................................................................. 1-6 De Cardiris software verwijderen ............................................................................. 1-8 Het Cardiris “uninstall” programma ................................................................................................... 1-9 De Windows (un)install wizard ............................................................................................................. 1-9
Geïnstalleerde bestanden ...................................................................................... 1-10 “Lees Mij” bestanden ........................................................................................................................... 1-11 Scanner stuurbestanden ........................................................................................................................ 1-11
Registreer om mee te spreken! ............................................................................... 1-11 Beroep doen op productondersteuning ................................................................. 1-13 I.R.I.S. contacteren ............................................................................................... 1-14
Hoofdstuk 2: Rondleiding Het programma starten ............................................................................................ 2-1 Een databank openen ............................................................................................. 2-3 Twee is beter dan één ............................................................................................. 2-4 Beelden en hoe je er tegenaan kijkt .......................................................................... 2-4 Inzoomen op beelden .............................................................................................. 2-7 Stad en staat .......................................................................................................... 2-8 De waarheid zit in de status ................................................................................... 2-10 De N van notities .................................................................................................. 2-11 Cardiris is een elektronische Rolodex!© ................................................................. 2-13 Wat u moet weten over de lijstmodus .................................................................... 2-13 Visitekaartjes bekijken in de lijstmodus .................................................................. 2-16 Kaartjes selecteren in de lijstmodus ....................................................................... 2-17 Tikken is meteen opslaan ...................................................................................... 2-18
VIII
Uw scanner configureren ...................................................................................... 2-20 Visitekaartjes scannen ........................................................................................... 2-24 En hoe zit dat met staande visitekaartjes? .............................................................. 2-27 Vooraf gescande beelden invoeren ........................................................................ 2-29 Visitekaartjes herkennen ....................................................................................... 2-29 Met Cardiris kunt u de wereld rond........................................................................ 2-31 Tekst wordt titel .................................................................................................... 2-31 Het begint allemaal met archivering ....................................................................... 2-33 Bewerken met slepen en plaatsen .......................................................................... 2-36 Geverifieerde kaartjes, dat is wat we willen! ............................................................ 2-38 Gegevens manueel invoeren ................................................................................. 2-39 De IRISPen knipt van papier, plakt in Cardiris ........................................................ 2-39 Kiezen voor snelheid ............................................................................................ 2-40 Goed gebruik maken van de databank.................................................................... 2-42 Visitekaartjes opzoeken ......................................................................................... 2-42 Visitekaartjes selecteren ........................................................................................ 2-45 Visitekaartjes sorteren ........................................................................................... 2-48 Uw telefoon aansluiten ......................................................................................... 2-49 Cardiris pleegt uw telefoontjes .............................................................................. 2-50 Gebruik de resultaten naar believen ....................................................................... 2-53 Contacten uitvoeren naar Microsoft Outlook ......................................................... 2-57 Terugkeren naar de papieren wereld ...................................................................... 2-59 Van de kaartenbak naar Cardiris ............................................................................. 2-61 Tijd voor wat databankbeheer ............................................................................... 2-64 Een feest voor cijferfreaks ..................................................................................... 2-64 Visitekaartjes wissen ............................................................................................. 2-65 Zich een beeld vormen zonder plaatje .................................................................... 2-68 Databanken verwijderen ....................................................................................... 2-68 On-line hulp raadplegen ........................................................................................ 2-69
Hoofdstuk 3: Menu Referentie Knoppenbalk .......................................................................................................... 3-1 Kaart knop ............................................................................................................................................... Lijst knop ................................................................................................................................................. Knoppen Eerste, Vorige, Volgende en Laatste .................................................................................. Knop Scannen ......................................................................................................................................... Knop Herkennen ....................................................................................................................................
3-1 3-4 3-6 3-7 3-9
IX
GEBRUIKERSHANDLEIDING
Knop Roteren ........................................................................................................................................ 3-10 Knop Automatisch Bellen ................................................................................................................... 3-10 Knop Uitvoeren .................................................................................................................................... 3-12 Knop Layout ......................................................................................................................................... 3-13 Letter knoppen ..................................................................................................................................... 3-14 Knop Alle ............................................................................................................................................... 3-15 Knop Zoeken ........................................................................................................................................ 3-15 Knop Databankinfo .............................................................................................................................. 3-16
Menu Bestand ...................................................................................................... 3-17 Nieuw....................................................................................................................................................... 3-17 Openen ................................................................................................................................................... 3-18 Opslaan ................................................................................................................................................... 3-18 Opslaan als ............................................................................................................................................. 3-19 Sluiten ..................................................................................................................................................... 3-19 Wissen ..................................................................................................................................................... 3-19 Bron Selecteren ..................................................................................................................................... 3-20 Verwerven ............................................................................................................................................... 3-20 Invoerformaat ....................................................................................................................................... 3-20 Kaartenbak Invoeren ........................................................................................................................... 3-21 Uitvoerformaat ..................................................................................................................................... 3-22 Uitvoeren ............................................................................................................................................... 3-23 Uitvoeren naar MS Outlook ............................................................................................................... 3-24 Drukformaat .......................................................................................................................................... 3-24 Afdrukken .............................................................................................................................................. 3-25 Drukkerinstelling .................................................................................................................................. 3-26 Afsluiten ................................................................................................................................................. 3-27
Menu Verwerken ................................................................................................... 3-27 Annuleren ............................................................................................................................................... 3-28 Knippen .................................................................................................................................................. 3-28 Copiëren ................................................................................................................................................. 3-28 Plakken ................................................................................................................................................... 3-29 Kaart Wissen ......................................................................................................................................... 3-29 Alle Kaarten Wissen ............................................................................................................................ 3-29 Wissen Annuleren ................................................................................................................................. 3-30 Wissen Uitvoeren ................................................................................................................................. 3-30 Alle Velden behalve Notities Wissen ................................................................................................. 3-31 Notities Wissen ..................................................................................................................................... 3-31 Beeld Wissen .......................................................................................................................................... 3-32 Alle Beelden Wissen ............................................................................................................................. 3-32
Menu Kaart .......................................................................................................... 3-33 Nieuw....................................................................................................................................................... 3-33 Sorteren .................................................................................................................................................. 3-33 Zoeken .................................................................................................................................................... 3-35 Selecteren ............................................................................................................................................... 3-35
X
Menu Bekijken ..................................................................................................... 3-37 Kaart ....................................................................................................................................................... 3-37 Lijst ......................................................................................................................................................... 3-37 Eerste ...................................................................................................................................................... 3-37 Vorige ...................................................................................................................................................... 3-37 Volgende ................................................................................................................................................. 3-37 Laatste .................................................................................................................................................... 3-37
Menu Aktie .......................................................................................................... 3-38 Scannen ................................................................................................................................................... 3-38 Herkennen .............................................................................................................................................. 3-38 Reeksherkenning ................................................................................................................................... 3-38 Scannen en Herkennen ........................................................................................................................ 3-39 Roteren ................................................................................................................................................... 3-39 Automatisch Bellen .............................................................................................................................. 3-40
Menu Opties ........................................................................................................ 3-40 Scanner ................................................................................................................................................... 3-40 ViewGrey ................................................................................................................................................. 3-44 OCR voor Rokers ................................................................................................................................. 3-44 Modem .................................................................................................................................................... 3-44 Telefooninstelling ................................................................................................................................. 3-45
Menu Registreren ................................................................................................. 3-46 Registratiewizard ................................................................................................................................... 3-46 Upgrade ................................................................................................................................................... 3-47
Menu Hulp ........................................................................................................... 3-48 Inhoud ..................................................................................................................................................... 3-48 Oefening ................................................................................................................................................. 3-49 Productondersteuning .......................................................................................................................... 3-49 I.R.I.S. Contacteren .............................................................................................................................. 3-50 I.R.I.S. op het Internet ........................................................................................................................ 3-51 Betreffende Cardiris.............................................................................................................................. 3-51
AUTEURSRECHTEN Cardiris werd ontworpen en ontwikkeld door I.R.I.S. De OCR, ViewGrey en ScanGrey technologie werd ontwikkeld door I.R.I.S. I.R.I.S. bezit de auteursrechten op de Cardiris software, de OCR, ScanGrey en ViewGrey technologie, het on-line hulpsysteem en deze handleiding. Het I.R.I.S. en Cardiris logo, de I.R.I.S. Card Scanner, de IRISPen, ScanGrey en ViewGrey zijn merken van I.R.I.S.
XI
GEBRUIKERSHANDLEIDING
De spelling van dit produkt is gebaseerd op Proximity Linguistic Technology Inc. Merriam Webster Inc. en Williams Collins Sons & Co. bezitten de rechten op de Proximity/Merriam Webster Linguibase. Sybase Inc. bezit de rechten op de Watcom databankmotor. Access, Outlook, Outlook Express en Windows zijn geregistreerde merken van Microsoft Corp. Act! is een geregistreerd merk van Symantec Corp. askSam is een merk van askSam Systems. FileMaker Pro is een merk van FileMaker Inc., een dochteronderneming van Apple Inc. Intel is een geregistreerd merk van Intel Corp. Organizer is een geregistreerd merk van IBM Corp.
XII
