Gebruikershandleiding declaraties indienen via SAS portal
Let op: u dient per deelnemer de volgende documenten/scans te uploaden: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
gewaarmerkte kopie factuur gewaarmerkte kopie betaalbewijs gewaarmerkte presentielijsten kopie ID bewijs deelnemer kopie salarisstrook laatste maand deelname cursus gewaarmerkte kopie BPVO/POK (N.B. alleen van toepassing bij Aanvullende scholing BBL)
Stap 1: Log in op www.colland-sectorplan.nl met uw e-mailadres en wachtwoord.
Stap 2: Klik op ‘Mijn SAS/Overzicht’ voor een overzicht van alle deelnemers waarvoor u kunt declareren.
Stap 3: Klik bij de betreffende werknemer op de knop ‘Declareren’ om een declaratie in te dienen.
Stap 4: Vul de datum van de eerste cursusdag én de laatste cursusdag van uw medewerker in.
Stap 5: Klik op ‘Bestand kiezen’ om het betreffende document/scan te uploaden.
Stap 5: Selecteer het juiste document/scan op uw computer en klik op ‘Openen’.
Stap 6: Het geselecteerde bestand is nu ge-upload. Indien u een verkeerd bestand op uw computer heeft geselecteerd dan kunt u via ‘Bestand kiezen’ opnieuw een document/scan op uw computer selecteren.
Stap 7: Selecteer de overige documenten/scans op uw computer. Indien u per bijeenkomst een scan heeft van de presentielijst dan dient u deze afzonderlijk te uploaden. Nadat alle documenten/scans zijn ge-upload klikt u op ‘Declaratie indienen’.
Let op: na het indienen van een declaratie kunt u de ingediende documenten/scans niet meer wijzigen en ook geen nieuw bestand selecteren! Indien u na het indienen van een declaratie erachter komt dat u een of meerdere verkeerde bestanden heeft ge-upload dan kunt u contact opnemen met de Backoffice Colland Sectorplan op telefoonnummer 077-7502965 of
[email protected] De Backoffice zal vervolgens de betreffende bestanden afkeuren waarna u de juiste bestanden kunt uploaden (stap 11).
Stap 8: De declaratie is succesvol ingediend. U ontvangt per e-mail een bevestiging. Uw aanvraag is nu in behandeling en zal binnen 10 werkdagen door de Backoffice worden beoordeeld.
Stap 9: Via ‘Mijn SAS/overzicht’ kunt u de status inzien van uw declaratie. Het aantal documenten dat in behandeling is en dient te worden beoordeeld door Backoffice, is oranje weergegeven.
Let op: na het indienen van een declaratie wijzigt het registratienummer.
Stap 10: Na beoordeling door de backoffice ontvangt u een e-mail zodra de documenten zijn goedgekeurd of een e-mail met daarin de reden van afkeuren. Via ‘Mijn SAS/overzicht’ kunt u zien welke documenten zijn goedgekeurd (groen) en welke documenten zijn afgekeurd (rood). Zodra u met de muis op het rode vlak gaat staan, kunt u zien welke documenten zijn afgekeurd. Voor meer details over de reden van afkeur, klikt u op het vergrootglas.
Let op: Nadat een document/scan is afgekeurd heeft u nog maximaal 2x de mogelijkheid om het juiste document/scan te uploaden!
Stap 11: Na het klikken op het vergrootglas kunt u met de muis op het uitroepteken staan en ziet u waarom de Backoffice het document heeft afgekeurd.
gaan
U heeft vervolgens de mogelijkheid om via ‘Bestand kiezen’ een nieuw document/scan te uploaden. Let op: om het nieuwe document/scan te uploaden dient u nog op het te klikken!
symbool
De Backoffice zal vervolgens het nieuwe document/ scan binnen 10 werkdagen beoordelen. Na beoordeling van de Backoffice ontvangt u bericht of de declaratie is goedgekeurd of dat het document nogmaals is afgekeurd.
Stap 12: Zodra de declaratie is goedgekeurd wijzigt de status in ‘Goedgekeurd’ en staan alle documenten op groen.
Stap 13: Via ‘Mijn SAS/Goedgekeurde declaraties’ vindt u een overzicht van alle goedgekeurde declaraties en de Sectorplan vergoeding die u tegemoet kunt zien. Colland streeft er naar de sectorplan vergoeding binnen 10 werkdagen na goedkeuren van uw declaratie over te maken. Na uitbetaling kunt u de gegevens inzien via ‘Mijn SAS/Transacties’.
