Gebruikershandleiding Porta
Inleiding Met de applicatie Porta op ons extranet kunnen gegevensbestanden tussen het CAK en ketenpartners uitgewisseld worden. In deze handleiding is beschreven hoe u dit kunt doen. In de instructie leggen we uit hoe u in kunt loggen op het extranet. Het is van belang dat u deze instructie goed doorleest en de aanwijzingen stap voor stap doorloopt. Na deze instructie kunt u direct gebruikmaken van uw applicaties.
Let op! Navigeer alleen met de functieknoppen van de applicatie zelf. Als u de navigatieknoppen van uw internetbrowser gebruikt (bijvoorbeeld ‘Vorige pagina’ of ‘Volgende pagina’), kunnen er fouten in de gegevens optreden.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 1 van 10
Inhoudsopgave Inleiding ..............................................................................................................................................................1 Inhoudsopgave ..................................................................................................................................................2 1
Inloggen ......................................................................................................................................................3 1.1 De eerste keer aanmelden ..................................................................................................................3 1.2 De startpagina ......................................................................................................................................5 1.3 Wachtwoord wijzigen ...........................................................................................................................6
2
Porta ............................................................................................................................................................7 2.1 Bestanden toevoegen ..........................................................................................................................7 2.2 Bestanden overzicht ............................................................................................................................8 2.3 Status ...................................................................................................................................................9
3
Foutmeldingen .........................................................................................................................................10
4
Contactgegevens .....................................................................................................................................10
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 2 van 10
1
Inloggen
Via onze website www.hetcak.nl kunt u inloggen op ons extranet. Ga vervolgens naar het tabblad ‘CAK zakelijk’ en klik op ‘Inloggen’. U kunt ook gebruik maken van de directe link naar de inlogpagina van het extranet: keten.hetcak.nl. Wij ondersteunen het gebruik van Internet Explorer en Mozilla Firefox. Alle andere browsers worden niet ondersteund.
1.1
De eerste keer aanmelden
Meldt u zich voor de eerste keer aan op ons extranet? Dan ziet u drie invulvelden: Relatienummer: hier vult u uw relatienummer in. Username: hier vult u uw gebruikersnaam in. Wachtwoord: hier vult u de eerste keer het wachtwoord in. U heeft deze gegevens via een e-mail van ons ontvangen. Let bij het invullen goed op hoofdletters en kleine letters. Als u het wachtwoord vanuit de e-mail kopieert, zorg er dan voor dat u geen spaties mee kopieert. Het wachtwoord kunt u op een later tijdstip aanpassen naar een zelfgekozen wachtwoord, zie de uitleg op de volgende pagina’s. Let op! Het eerste wachtwoord dat u van ons ontvangt, vervalt als u niet binnen vier weken inlogt en het wachtwoord wijzigt. Het is daarom raadzaam direct het wachtwoord te wijzigen zodra u voor de eerste keer inlogt.
Nadat u een nieuw wachtwoord heeft gekozen kunt u de geheime vragen invullen. Met deze vragen is het mogelijk om in te loggen als u uw wachtwoord vergeten bent. Deze geheime vragen zijn optioneel. Wilt u deze vragen niet invullen dan klikt u op de ‘Home’ button, links bovenin de pagina.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 3 van 10
Installeren van certificaten De eerste keer dat u de applicatie gebruikt, moet u drie certificaten installeren. Twee kunt u downloaden van het extranet zelf, het derde certificaat kunt u ophalen met de uitrolcode die u via de post heeft ontvangen. Meer informatie over het installeren van de certificaten kunt u vinden in de documenten ‘Handleiding Installeren Certificaat’ en ‘Handleiding root- en ketencertificaat’ welke op extranet te vinden zijn onder ‘Downloads’.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 4 van 10
1.2
De startpagina
Na het aanmelden komt u op de startpagina. Aan de linkerzijde van dit scherm staat onder ‘Uw applicaties’ een aantal menuopties. In dit menu kiest u voor de applicatie Porta.
Klik vervolgens op ‘Ga naar applicatie Porta’. Een nieuw venster opent en u kunt het opgehaalde certificaat kiezen. Selecteer het certificaat en druk op de knop ‘OK’ om naar de applicatie te gaan.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 5 van 10
1.3
Wachtwoord wijzigen
Op de startpagina is de optie ‘Wachtwoord wijzigen’ beschikbaar. Hier kunt u uw huidige wachtwoord wijzigen in een zelfgekozen wachtwoord. Let er wel op dat het wachtwoord aan een aantal eisen moet voldoen. Deze eisen kunt u op de pagina lezen.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 6 van 10
2
Porta
Zodra u bent ingelogd en de keuze voor Porta heeft gemaakt, komt u in een scherm met nieuwsberichten. Onderaan de pagina klikt u op ‘Ga verder’. U komt dan in het scherm ‘Bestanden toevoegen’. Wilt u een bestand naar ons sturen? Lees dan paragraaf 2.1. Wilt u een bestand ophalen dat wij voor u op Porta hebben geplaatst? Klik dan links in het scherm op ‘Bestanden overzicht’. Wij leggen het ‘Bestanden overzicht’ uit in paragraaf 2.2.
2.1
Bestanden toevoegen
Volg onderstaande stappen om een bestand naar ons te sturen:
Klik links in het scherm op ‘Bestanden toevoegen’. De groepscode staat standaard op de gemeente of instellingscode waarvoor u geautoriseerd bent. Wanneer u geautoriseerd bent voor slechts één gemeente of instellingscode, dan ziet u geen groepscode staan. Heeft u toegang tot meerdere gemeentes of instellingscodes? Dan verschijnt hier een ‘drop-down menu’ en moet u de juiste code selecteren. Selecteer het bestand dat u wilt sturen door op de knop ‘Bladeren’ te klikken. U kunt nu het bestand wat u wilt sturen ophalen vanaf de locatie op uw pc of netwerk. Het veld ‘Naam’ moet leeg blijven. Selecteer het type bestand dat u wilt sturen. Aan de rechterkant naast het ‘drop-down menu’ vindt u het formaat waar het bestand aan moet voldoen. Wanneer er relevante opmerkingen met betrekking tot het aangeboden bestand zijn, kunt u deze in het veld bijzonderheden typen. U hoeft dit veld niet in te vullen. Druk op de knop ‘Toevoegen’ (eventueel verschijnt er een laadmeter). U krijgt het scherm ‘Terugkoppeling’ te zien. Hier kunt u ook een notificatie naar ons sturen dat u een bestand heeft verzonden. Dit is optioneel. Het scherm wordt gewist en het bestand is verzonden.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 7 van 10
2.2
Bestanden overzicht
Volg onderstaande stappen om één of meerdere bestanden op te zoeken.
Klik links in het scherm op ‘Bestanden overzicht’. De groepscode staat standaard op de gemeente of instellingscode waarvoor u geautoriseerd bent. Wanneer u geautoriseerd bent voor slechts één gemeente of instellingscode, dan ziet u geen groepscode staan. Heeft u toegang tot meerdere gemeentes of instellingscodes, dan verschijnt hier een ‘drop-down menu’ en moet u de juiste code selecteren waarvan u een bestand wilt ophalen. Standaard zijn alle bestanden inzichtelijk die voor u toegankelijk zijn en zijn aangemaakt in de afgelopen week. Klik hiervoor op ‘Zoeken’. Als u deze selectie wilt wijzigen, maakt u gebruik van de velden ‘Groepscode’, ‘Bestandstype’, ‘Aanmaakdatum vanaf’ en ‘Aanmaakdatum t/m’. Na de gewijzigde selectie drukt u op de knop ‘Zoeken’. Alle bestanden waartoe u bevoegd bent om op te halen, zijn voorzien van het volgende icoon in de kolom uiterst rechts: . Klik op het icoon bij een bestand in de lijst. Het scherm ‘Bestand downloaden’ verschijnt. U kunt nu het bestand opslaan op een door u gekozen locatie of u kunt het bestand direct openen.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 8 van 10
2.3
Status
Binnen het ‘Bestanden overzicht’ bestaan er verschillende statussen. Hieronder zijn de verschillende statussen beschreven: Status ‘Aangemaakt’
Er zijn bestanden door het CAK/de ketenpartner op Porta geplaatst en deze kunnen opgehaald worden.
Status ‘Ontvangen’
De gegevens zijn ontvangen door het CAK.
Status ‘In behandeling’
De gegevens worden door het CAK verwerkt.
Status ‘Afgekeurd’
De gegevens zijn om inhoudelijke redenen geweigerd. Deze moeten aangepast en opnieuw aangeleverd worden.
Status ‘Geaccepteerd’
De gegevens zijn in de centrale database van het CAK opgenomen.
Status ‘Afgehandeld’
De gegevens zijn door het CAK verwerkt.
Status ‘Opgehaald’
De gegevens zijn door het CAK of door de aanbieder van de server afgehaald.
Actie ‘Bestand downloaden’
Download gegevens van Porta naar uw eigen computer.
Actie ‘Bekijk bestandshistorie’
Bekijk wat er met het bestand is gebeurd.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 9 van 10
3
Foutmeldingen
De foutmelding ‘De webpagina kan niet worden weergegeven’ duidt erop dat er minimaal één van de drie certificaten ontbreekt. Dit kan veroorzaakt worden door bijvoorbeeld de installatie van nieuwe software op uw werkplek.
In Internet Explorer zijn drie certificaten nodig. In Firefox is alleen het persoonlijk certificaat nodig. Om er achter te komen waar het probleem bij Internet Explorer ligt, moet het certificatenbeheer bekeken worden. Dit kan via het menu ‘Extra’ van uw browser. Ga hierin naar ‘Internetopties’, vervolgens naar het tabblad ‘Inhoud’ en kies voor ‘Certificaten’. Bij ‘Certificaten’ moeten de volgende certificaten aanwezig zijn: In de map Persoonlijk moet een certificaat staan met de naam die begint met het relatienummer In de map Tussenliggende certificeringsinstanties moet een certificaat staan met de naam CAK IAM Keten CA In de map Vertrouwde basiscertificeringsinstanties moet een certificaat staan met de naam CAK IAM Root CA Als het root- en/of ketencertificaat ontbreekt, kunt u deze opnieuw installeren zoals aangegeven in hoofdstuk 1.1. Ontbreekt het persoonlijk certificaat? Stuur dan een bericht naar ons via
[email protected] met het verzoek om een nieuwe uitrolcode. Hiermee kunt u het persoonlijk certificaat weer ophalen.
4
Contactgegevens
Heeft u vragen over Porta of over bestandsaanlevering? Neem dan contact op met onze Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners. Mail naar
[email protected] of bel ons op (088) 711 4888. Wij zijn bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.
Gebruikershandleiding Porta versie 3.0 Pagina 10 van 10
