Gazdálkodási Információs Rendszer Pénzügyi Lekérdező 7.01 Felhasználói leírás
Készítette: ELTE GMF Számítógépes Szolgálat
Készült: 2003. március 1. A programrendszer feladata, adatbázisa 1. Általános leírás A Gazdálkodási Információs Rendszer (a továbbiakban GIR) a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Gazdasági Pénzügyi Főosztályának nyilvántartásai alapján az ELTE gazdálkodási folyamatainak alakulását mutatja. A Pénzügyi Lekérdező Program (PLEK) célja az, hogy a
különböző szintű gazdálkodó egységek minél pontosabb információt kapjanak a pénzügyi nyilvántartás rájuk vonatkozó adatairól. A rendszerben lekérdezhetők a pénzügyi nyilvántartás pénzforgalmi könyvelési adatai, összehasonlíthatók az előirányzatok és a tényadatok. A központi és a helyi nyilvántartások egyeztetése hozzájárulhat a központi nyilvántartás pontosításához. Az összesített könyvelési adatokon kívül analitikus listák is készíthetők: a sárga csekken befizetett összegekről, valamint a telefonszámlák adatairól. A program használatához WINDOWS operációs rendszer (legalább WIN 95) szükséges. 2. Különbségek a 2.1. verzióhoz képest Az új verzió a 2.1 verzió valamennyi konkrét lekérdezését tartalmazza, a lényegi különbség az, hogy az általános lekérdezés lehetőségei bővültek. A legfontosabb újdonságok:
A listadefiníciók (listázandó mezők, rendezés, összegzés, szűrési szempontok, konkrét szűrőfeltételek) elmenthetők és később tetszés szerint módosíthatók. Lekérdezés az elmentett listadefiníciók alapján is indítható, alkalmanként módosítható szűrésekkel. A listákon az előre definiált mezőkön kívül saját képlettel megadott számított mezők is szerepelhetnek. Csoportosítás (összegzés) esetén összegfokozatonként az összegen kívül tetszőleges, saját képlettel megadott összesítő érték is szerepelhet. A szűrési lehetőségek bővültek: az értékválasztásos és intervallumos szűkítésen kívül mintával és tetszőleges relációval megadott szűkítés is lehetséges, előírható a szűkítés ellentettje szerinti lekérdezés is. Bizonyos mértékig a lekérdezett lista formátuma is módosítható.(A teljes listára vonatkozó nagyítás, ill. kicsinyítés lehetőségén kívül az oszlopok átrendezése és méretezése is lehetséges.) A “Névjegy” ablak a programról és az adatbázisról nyújtott információkon kívül rendszerinformációk elérését is lehetővé teszi, valamint e-mail küldésre is alkalmas.
További, elsősorban formai eltérések:
A menürendszer szerkezete változott: az általános lekérdezés nem témakörönként, hanem önálló menüpontként szerepel,
a “Pénzügy” főmenüpont a konkrét pénzügyi listákon kívül a törzsadatok (szótárak) listáit is tartalmazza,
a “Sárga csekk” és “Telefon” menüpontok a főmenü “Analitikák” menüpontja alatt szerepelnek, az archivált listák megtekintése a “Rendszer” főmenüpont almenüjében szerepel, ikonját valamennyi ablak felső eszközsora tartalmazza, Lekérdezéskor külön megnyíló ablakban lehet megadni a listázási feltételeket, szűréseket.
3. Adatbázis Az eddigi, hasonló funkciójú programrendszerhez hasonlóan (és eltérően a legrégebbi változattól,) a PLEK központi adatbázisból dolgozik, amely a pénzügyi nyilvántartás összes lezárt adatát tartalmazza. A program felhasználói a saját gazdálkodó egységükhöz tartozó utalványkódok és körzetek adatairól kérdezhetnek le információkat. Belépéskor mindig az aktuális év adatai látszanak, de át lehet váltani az előző év(ek) adatbázisaira is (1999-től kezdve bármely évre). Az adatok a lezárt időszakok könyvelését, nyilvántartását mutatják. A pénzügyi nyilvántartásban év elején általában az első 3-4 hónapra vonatkozóan, majd rendszeresen havonta van zárás, a tárgyidőszakot követő hónap közepén. A GIR adatbázis frissítése a zárást követően egykét napon belül lehetséges.
4. A rendszerben használatos pénzügyi fogalmak Utalványkód Körzet Forrás Jogcím Munkaszám Főcsoport Gazda Jelzőkód 08 – Kincstári programfinanszírozás 09 – ELTE előirán yzati számla
10 – Központi beruházások (2000-től) 24 – ELTE célelszámolási számla (2001-től) 13 – BGGYFK előirányzati számla (csak 2001-ben)
14 – TOFK előirányzati számla 15 – TOFK fedezetbiztosítási számla Pénzforgalmi típusok (forgalomtípusok) BN – Bankban kiegyenlített tétel PB – Bérpénztárban kiegyenlített tétel PD – Dologi pénztárban kiegyenlített tétel EP – Belső átcsoportosítás FA – Anyagrendszer feladásai FB – Bérrendszer feladásai FC – Befizetési kötelezettség (2003-ban 5%) FE – Egészségügyi hozzájárulás FF – ÁFA befizetés, visszatérítés FJ – Jutalom-rendszer feladásai FK – Kulturális járulék befizetés FM – Megbízási rendszer feladásai FP – Táppénz (2003-ban 1/3) FR – Előző évi maradvány jóváírása FZ – Étkezési jegy Kiemelt előirányzat (jogcím-csopo
rtok) Kiadási előirányzatok: • • • • • • •
Bér jellegű - illetmények, megbízási díjak, jutalmak Személyi egyéb - napidíjak, egyéb költségtérítések TB járulék - az 53-as jogcímek Dologi kiadás - szolgáltatások és kisbeszerzések Pénzeszköz átadás - más intézménynek közös feladatra átutalt öszegek Felhalmozás - adott értékhatár feletti tárgyi eszköz ELlátottak támogatása Bevételi előirányzatok:
• • • •
•
Állami táMogatás - a 94-es jogcímek MaRadvány - a 98-as jogcímek Egyéb bevétel - a többi bevételi jogcím Teljesítési időszak A pénzforgalmi teljesülés, azaz a kincstári számlán, illetve a pénztárban történt kifizetés vagy bevételezés hónapja. Belső átcsoportosításoknál, átkönyveléseknél, feladásoknál a könyvelési hónap. Mindig ééééhh (év, hónap) alakban kell megadni. Beérkezési dátum A Pénzügyi Osztályra való beérkezés dátuma. Ha pontos dátum szerint nem is, de sorrend-jében követi a helyi nyilvántartásba-vétel dátumát. Alakja ééééhhnn (év, hónap, nap).
• A program indítása, bejelentkezés
A program az Indítópult segítségével indítható. Az indítás után megjelenik a nyitó ablak,
majd a nyitó ablakon a bejelentkező ablak:
A felhasználó azonosítójának és jelszavának megadása után a program a “Belépés” gombra kattintva vagy az <ENTER> billentyű leütésével elindul. A helyes jelszó begépelése után a felhasználónak lehetősége van a jelszó megváltoztatására. A Jelszó változtatás gombra kattintva megnyílik a következő ablak:
Itt ismét be kell írni a régi jelszót és kétszer az újat. A “Rendben” gomb hatására, ellenőrzés után, az új jelszó tárolódik. Fontos tudni, hogy ez a módosítás nemcsak a PLEK programra, hanem a GIR valamennyi olyan programjára vonatkozik, amelynek használatára az adott felhasználónak joga van.
• A rendszer általános ismertetése 1. Keretablak
Sikeres belépés esetén a fenti (keret)ablak jelenik meg, amely a következő részekből áll:
Felső címsor: a program főcíme. Főmenü: a főcím alatt látható. Ennek segítségével választhatók ki a program különböző funkciói. Felső eszközsor: a főmenü alatt látható eszköztár ikonjai a főmenü egyes almenüpontjainak gyorsabb elérésére szolgálnak. Segítő szöveg: a képernyő legalsó sorában mindig látható egysoros szöveg (az ún. “mikrohelp”) rövid információt tartalmaz arról, hogy éppen mi történik, illetve mit jelentenek az egyes menüpontok. A “Kész” szöveg általában azt jelenti, hogy a program a felhasználó beavatkozására vár. Munkaterület: a felső eszközsor és a mikrohelp közti terület a program munkaterülete. Ezen a területen egymást takarva vagy más elrendezésben több ablak is nyitva lehet, amelyek közül azonban mindig csak egy lehet aktív. A fenti képen még egyetlen ablak sincs nyitva.
2. Menürendszer A belépés után megjelenő ablak felső sorában látható a program főmenüje:
A főmenü o o o
Rendszer, Ablak és Segítség
menüpontjai általános funkciókat valósítanak meg, az o o o
Általános lekérdezés, Pénzügy és Analítikák
menüpontok pedig a rendszer fő tevékenységcsoportjait tartalmazzák. A főmenü menüpontjai közül kétféleképpen lehet választani: a menüpont szövegére kattintással vagy az ALT billentyű és az aláhúzott betű egyidejű leütésével. A választás hatására megjelenik a megfelelő legördülő almenü, pl.:
A felkínált menüpontok közül egérkattintással vagy az aláhúzott betű leütésével lehet választani. A menü szövege mellett látható kis nyíl arra utal, hogy a menüponthoz további almenü tartozik:
Az almenüpont kiválasztása után megnyílik a hozzá tartozó ablak. A Rendszer menüpont almenüje az aktív ablak típusától függ. Ha egyetlen ablak sincs nyitva, azaz csak a keretet látjuk, a következő almenüpontokat tartalmazza:
A fenti menüpontok az Adatbázis választás kivételével valamennyi ablak Rendszer menüjében is szerepelnek, másik adatbázis választása csak a keretablakban (azaz valamennyi, menüből nyitható ablak bezárása után) lehetséges. A főmenü Ablak menüpontjához tartozó almenü a nyitott ablakok elrendezésére, illetve a nyitott ablakok közüli választásra, az adott ablak aktivizálására szolgál, pl.:
A Segítség menüpont almenüje:
A Névjegy ablak a programról és az adatbázisról nyújtott információkon kívül rendszerinformációk elérését is lehetővé teszi, valamint email küldésre is alkalmas. 3. Az eszköztár kezelése A menüpontok gyors elérését szolgálják az eszköztár gombjai. Az eszköztár gombok jellemzői: o o o o
általában egy menüpontnak megfelelő parancsot indítanak el, a gombon levő rajzoknak (ikonok) szimbolikus jelentésük van, az egérmutatóval érintve a konkrét parancsot magyarázó felirat jelenik meg, az egérrel rákattintva a megfelelő parancs végrehajtása következik.
A felső eszköztár gombjai: ha csak a keretablak van nyitva:
egy vagy több nyitott ablak esetén:
Ikon Főmenü
Menüpont
Rendszer
Letiltás
Rendszer
Adatbázis választás
Rendszer
Megtekintés
Ablak
Függőleges
Ablak
Vízszintes
Ablak
Teljes képernyő
Ablak
Lépcsőzetes
Ablak
Ikonok elrendezése
Segítség
Súgó
Segítség
Névjegy
Rendszer
Kilépés
A bal oldali eszköztár gombjai az éppen aktív ablakhoz tartozó parancsok (a Rendszer menüpont almenüje) kiválasztását könnyítik meg. Az ablak típusától és állapotától függ, hogy a menüpontok, illetve gombok közül melyik látszik, illetve melyik használata engedélyezett. 4. Ablaktípusok 1. Lekérdező és listadefiniáló ablakok Menüparancsok segítségével nyitható ablakok. Mindig a keretablak munkaterületén nyílnak meg. Egyszerre több ilyen ablak is nyitva lehet, típusától függően azonos fajta is több példányban. A lekérdező és listadefiniáló ablakokban használhatók a menüparancsok, valamint a felső és a bal oldali eszköztár gombjai. A nyitott ablakok elrendezése a főmenü Ablak menüpontjához tartozó almenüvel, ill. a felső eszköztár megfelelő gombjaival bármikor módosítható. Az Ablak menüpont legördülő almenüje tartalmazza a nyitott ablakok felsorolását. A felsorolásban jelzés látható az aktív ablak címe mellett. Megnyitáskor mindig az éppen megnyitott ablak lesz aktív. Több nyitott ablak esetén az Ablak almenüből választható és aktivizálható bármelyik ablak, illetve olyan elrendezésben, amikor több ablak is látszik, rákattintással is elérhető az aktivizálás. Az aktív ablak címsora kiemelt színű.
2. Párbeszéd ablakok A program használata során “Párbeszéd” típusú ablakok is nyithatók, illetve megnyílnak. (Ilyen például a fenti bejelentkező ablak.) Ezek közös jellemzője, hogy mindaddig, amíg nyitva vannak, egyetlen másik ablakban sem lehet dolgozni, és a menüparancsok, ill. az eszköztár gombjai sem használhatók. A párbeszéd ablakok mindig felhasználói beavatkozásra várnak, és bezárásuk nyomógomb segítségével történhet. A nyomógombok a billentyűzetről is elérhetők az “Alt” és az aláhúzott betű egyidejű leütésével, illetve az “Enter” vagy az “Esc” segítségével
5. Adatvédelem, a használat letiltása Annak érdekében, hogy illetéktelenek ne nyerhessenek betekintést az adatbázisból beolvasott adatokba, a program a következő lehetőségeket nyújtja: o
Ha 10 percig nem történik felhasználói beavatkozás, a nyitó ablak elfedi a képernyőn esetleg látható adatokat és megjelenik egy párbeszéd ablak, amely csak a belépési jelszó megadása után engedi meg a munka folytatását.
o
Várakozás nélkül is előidézhető a fenti helyzet a felső eszköztár
ikonjára kattintva. Mindkét esetben a következő párbeszéd ablak jelenik meg:
A jelszó begépelése után a munka folytatható, vagy a programból ki lehet lépni, illetve újraindítás után, esetleg más felhasználóként ismét belépni. Ha a fenti ablak megnyílása után adott időn belül (hátralévő idő) nem történik felhasználói beavatkozás, a program automatikusan véget ér.
6. Adatbázis választás A programba való belépéskor mindig az aktuális év adatbázisának adatai kérdezhetők le, de kilépés nélkül át lehet váltani az előző év(ek)-re is, amennyiben azok adatbázisa fel van töltve. Másik év adatbázisának választása a keretablakban akkor válik lehetségessé, ha egyetlen ablak sincs nyitva (egyidejűleg nem kérdezhetők le különböző évek adatai). A felső eszköztár gombjára kattintva vagy a “Rendszer” főmenüpont legördülő almenüjéből az “Adatbázis választás” menüpontot választva megnyílik a következő ablak:
Az ablak táblázata a választható adatbázisokat tartalmazza. Választani rákattintással vagy a navigáló (nyíl) billentyűk segítségével lehet. A választó ablak az alján látható valamelyik gomb segítségével zárható be: a Rendben a választás elfogadását, a Mégsem a választástól függetlenül az eredeti adatbázis megtartását jelenti. 7. A névjegy ablak Az ablak a Segítség menüpont almenüjéből vagy a felső eszközsor kattintva nyitható meg:
ikonjára
Az ablak négy egymást takaró, fülekkel ellátott lapot tartalmaz. Az első lapon a Számítógépes Szolgálat címén és telefonszámain kívül egy e-mail cím is látható, amelyre kattintva megnyílik a következő ablak:
Ebből az ablakból közvetlenül is küldhető üzenet az adott címre. A program hibaüzenetei a felhasználói számítógépen c:\girlek7.err fájlban tárolódnak, hiba
esetén érdemes lehet ezt is csatolni. A csatolandó fájl megkeresését segíti a (Tallózás) gomb, amelyre kattintva megnyílik a szokásos kereső ablak:
A névjegy ablak Program feliratú fülére kattintva közvetlenül megnyitható a WEB böngészőben a program leírása. Ugyanonnan a Felhasználói Leírás WORD dokumentumként is letölthető:
• Saját listák definiálása A funkció a főmenü Általános lekérdezés menüpontjának
almenüjéből a Listák definiálása menüparanccsal indítható. A saját készítésű listák adják a rendszer rugalmasságát. Itt a beállítástól függő adatkörön a felhasználó magának, illetve más felhasználók számára is definiálhat rendszeresen használt, illetve ad hoc lekérdezéseket, tetszés szerint korlátozva mások azokhoz való hozzáférési lehetőségeit. A már definiált listák formátumát elmentheti, a saját definícióit később tetszés szerint módosíthatja és bármikor, újabb szűrésekkel, lekérheti.
1. Választó ablak A menüpont indításakor az alábbi választó ablak jelenik meg. Itt dönthetjük el, hogy új listadefiníciót kívánunk-e felvinni, vagy egy már korábban felvitt listadefiníció adatait kívánjuk módosítani, illetve arról másolatot készíteni.
A választható listadefiníciók között a sajátjainkon kívül mindazok a mások által készített listadefiníciók is szerepelnek, amelyek a számunkra engedélyezett kategóriákba tartoznak, és amelyeket, a hozzáférési körnek megfelelően, lekérdezéshez használhatunk. Bármelyik kiválasztott listadefinícióról készíthetünk másolatot, módosításra azonban (a Rendben gomb lenyomásával,) csak a saját definícióinkat tölthetjük be. Az elmentett listadefiníciók közti keresést segíti az átrendezési lehetőség: az eredetileg kód szerint rendezett felsorolás bármely oszlopa szerint átrendeződik, ha az egérrel az adott oszlop fejlécére kattintunk, A keresést könnyíti az is, hogy az alsó görgetősáv a bal alsó sarokban látható kis fekete téglalap elhúzásával tetszés szerint kettéosztható, így eredetileg egymástól távol elhelyezkedő oszlopok adatai egymás mellett láthatók. A választható listadefiníciókról listát is készíthetünk a Nyomtatási kép vagy a Nyomtatás gomb segítségével. A Mégsem gomb leütése (vagy az “Esc” billentyű) a menüpontból való kilépést eredményezi. 2. Listadefiniáló ablak A lista definiálása a következő képernyőn adható meg:
1. Menü és eszközsor Az ablak menüje csak az első két menüpontban különbözik a főmenütől.
A fenti menüpontok többségének gyorsabb elérését segítik a bal oldali és részben a felső eszközsor ikonjai. Ikon Főmenü
Menüpont
Leírás, megjegyzés
Rendszer
Új
Új listadefiníció készítése.
Rendszer
Megnyitás
A választó ablak megnyitása.
Rendszer
Törlés
A listadefiníció törlése az adatbázisból.
Rendszer
Bezárás
Az ablak bezárása.
Rendszer
Mentés
A listadefiníció mentése az ablak bezárása nélkül.
Rendszer
Nyomtató beállítása
Minden ablak menüjében szerepel.
Rendszer
Letiltás
A felső eszközsor ikonja, bármely ablakból elérhető.
Rendszer
Megtekintés
A felső eszközsor ikonja, bármely ablakból elérhető.
Rendszer
Kilépés
A felső eszközsor ikonja, bármely ablakból elérhető.
Szerkesztés Hozzáadás
A bal oldali felsorolás kiválasztott elemeinek hozzáadása a jobb oldalhoz.
Szerkesztés Eltávolítás
A jobb oldali felsorolás kiválasztott elemeinek eltávolítása jobb oldalról.
Szerkesztés Mind hozzá
A bal oldali felsorolás valamennyi elemének hozzáadása a jobb oldalhoz.
Szerkesztés Mind el
A jobb oldali felsorolás valamennyi elemének eltávolítása jobb oldalról.
Szerkesztés Lekérdezés
A lekérdező ablak megnyitása az aktuális listadefiníció szerinti lekérdezéshez.
2. A listadefiníció általános adatai Új lista definiálásakor először választani kell, hogy melyik, előre definiált körből (Csoport) kívánunk listázni. Ettől függ, hogy milyen listaelemek, illetve szűrési szempontok választhatók a listához. (A választható listacsoportok leírását a függelék tartalmazza.)
Legördülő listáról választható a lista halmozottsága. Előírható, hogy az adott listadefiníció alapján az adatok beolvasása mindig tételes vagy halmozott legyen, illetve lekérdezés előtt lehessen a halmozottságot eldönteni. Halmozottan csak olyan listát lehet beolvasni, amelynek minden nem összegezhető eleme szerepel a csoportosításban és amelyen nincs számított elem.
Ugyancsak legördülő listáról választható a listadefiníció hozzáférési köre:
A saját használatra korlátozott definíciókat a supervisor jogosultságú felhasználón kívül csak a listadefiníció készítője használhatja, részleghez kötött hozzáférés esetén a supervisoron kívül csak azok a felhasználók, akiknek a részlegéhez (körzetcsoportjához) tartozik a definíció készítője. A listához meg kell adni egy egyedi kódot, valamint egy rövid megnevezést is, amely alapján elmentés után bármikor visszahívhatjuk a listadefiníciónkat. Megmondhatjuk, hogy mi legyen a nyomtatott lista címe (legalább az első címsort ki kell tölteni). Ha a listán szeretnénk a kinyomtatott sorainkat megszámozni, akkor a Sorszám mezőbe kell beírni, hogy hány jegyű sorszám kerüljön a listára. Az ablak alsó felében három, egymást takaró, fülekkel ellátott lapon (Listázandó mezők, Rendezés, Szűrés) folytathatjuk a listadefiníció készítését. Mindhárom lapon bal oldalon található a választható mezők felsorolása, jobb oldalra kerülnek az adott célra kiválasztott mezők. A listadefinícióhoz úgy rendelhetünk hozzá elemeket, hogy a bal oldal megfelelő sorait kijelöljük, majd a Hozzáad gombra kattintva áthelyezzük. A jobb oldalról a kijelölt elemek az Elvesz gomb segítségével távolíthatók el. A jobb oldali elemek sorrendje a Fel, Le gombok segítségével változtatható. A kívánt elemek megtalálását az esetleg igen hosszú felsorolásokban megkönnyíti a jobb egérgomb lenyomására megnyíló helyi menü Keresés menüpontja. Ennek segítségével bármelyik felsoroláshoz megnyitható egy általános kereső ablak:
A keresett szöveg beírása és a kívánt keresési módnak megfelelő jelölések bekattintása után a Keresés gomb hatására a program megkeresi, és
láthatóvá teszi az első, majd a Tovább gomb ismételt lenyomására az összes többi előfordulást. 3. Listázandó mezők A listára kerülő mezőket úgy adhatjuk meg, hogy a választható mezők oszlopban kijelöljük a kívánt sort vagy sorokat, és a Hozzáad gomb segítségével áthelyezzük a listázandó mezők oszlopba. A leendő listaképen a megadott sorrendben szerepelnek majd az adatok. Ha az oszlopok sorrendjét meg akarjuk változtatni, akkor a Fel, Le gombok segítségével ezt megtehetjük. A listára helyezett elemek megfelelő kijelölés után az Elvesz gomb segítségével távolíthatók el. Azokat a listára kiválasztott elemeket, amelyeknek lekérdezéskor nem szabad megjelenniük, (például csak a számított elemek képletéhez szükségesek), a Látszik oszlop jelzését rákattintással eltávolítva tehetjük láthatatlanná. Az előre definiált listaelemeken kívül saját képlettel megadott számított elemeket is használhatunk a listán. Erre szolgál a Definíció gomb, amelynek segítségével új számított elemeket definiálhatunk (ha lenyomásakor a bal oldalon nincs kijelölt sor), illetve a már definiáltakat bármikor módosíthatjuk.
A fenti listadefinícióban az _egyenleg ilyen számított elem. A bal oldalon ezt az elemet kiválasztva a Definíció gomb a következő ablakot nyitja meg:
A definícióhoz meg kell adni egy aláhúzással (_) kezdődő elnevezést, egy x_ kezdetű egyedi kódot és a fejléc szövegét. A listán való megjelenést befolyásolja a formátum és a szélesség, valamint a legördülő listából választható fejléc és tétel igazítás. A formátumot általában számok és dátumok esetén érdemes megadni, szöveg típusú adatokra a [general] alapértelmezés legtöbbször megfelel. A számok formátumában a # és 0 karakterek jelentik a számjegyeket (# esetén az értéktelen 0 nem jelenik meg), a tizedesvessző helyén pontot, az ezresek elválasztásához vesszőt kell írni. A dátum formátumában az évszám yyyy vagy yy lehet, a hónap mm, a nap dd. Az időpont formátumának megadásánál hh az órát, mm a percet, ss pedig a másodpercet jelenti. Szövegekben a @ karakter a szöveg egy–egy karakterével helyettesítődik, az egyéb karakterek pedig úgy jelennek meg, ahogy a formátumban szerepelnek. A formátumhoz tartozó legördülő lista segítségképpen tartalmaz néhány, különböző adattípusokra érvényes formátumot, a mezőbe azonban a konkrét elemtől függően bármi beírható. A szélesség megadásával befolyásolható az adott oszlop helyfoglalása a listán. Speciális PB (PowerBuilder) egységben kell megadni, karakterenként körülbelül 30 egységet. A beírt szélesség ellenőrzésére szolgál a mintaérték, amely a Minta gomb lenyomására megnyíló ablakban a fejléccel együtt a megadott szélességű mezőben jelenik meg:
A számított elem típusa legördülő listáról választható:
A képlet, a számított mező legfontosabb adata, a Képlet gomb lenyomására megnyíló ablakban adható meg:
A képletben csak a listára már kiválasztott elemek szerepelhetnek, ezek az ablakon látható listáról egyszerű rákattintással illeszthetők be a listaelemet körülfogó kapcsos zárójelekkel együtt, amelyeket a program automatikusan ír be. Ugyancsak rákattintással illeszthetők be a műveleti jelek és a függvények. A függvények rövid leírása megjeleníthető a jobb oldali egérgomb segítségével, például:
Azokat a listára kiválasztott elemeket, amelyekre csak a számított elemek képletében van szükség, de lekérdezéskor nem szabad megjelenniük, a Látszik oszlop jelzőjének kikattintásával tehetjük láthatatlanná.
Ha a listázandó mezők valamelyikére csoportonként (összegfokozatonként) az átlagos (vagy valamilyen más összegző) értéket is szerepeltetni kívánjuk, a mezőt a jobb oldalon kiválasztva az Átlag gomb lenyomására megnyíló ablakban adhatjuk meg az átlagérték megjelenését és kiszámításának módját:
A formátum és az igazítás értéke, valamint a képlet a számított elemekhez hasonlóan adható meg, a képlet a Képlet gomb lenyomásával megnyíló ablakban:
Ez az ablak csak annyiban különbözik a számított elemek képletének ablakától, hogy a függvények között szerepelnek összegző (csoportokra vonatkozó) függvények is. Lekérdezéskor a képletben szereplő “for %” kifejezés mindig az aktuális összegfokozat csoportjával helyettesítődik.
4. Rendezettség A készülő lista rendezettségét a Rendezés fülhöz tartozó ablakrészben állíthatjuk be:
Rendezni csak listázott mezőre lehet. Megfelelő sorrendben ki kell választani a mezők közül azokat, amelyekre rendezni szeretnénk. A rendezés irányát (Csökkenő), az összegfokozatok írását (Csop), a lapdobásokat (Új lap) jelző bekattintásával adhatjuk meg. Ha a listázandó elemek között van átlagolandó mező, csoportváltáskor a listán két összegsor szerepel: az első mindig az összeget, a második pedig az átlagot
(illetve az “átlag”-ként megadott képlettel kiszámított értéket) tartalmazza. 5. Szűrés A listadefinícióhoz a listacsoport előre definiált szűrési szempontjai közül választhatók ki azok a szűrési szempontok, amelyek szerint lekérdezéskor a lista szűkíthető lehet. A kiválasztás és a hozzárendelés, illetve eltávolítás ugyanúgy történik, mint a listázandó mezők esetében.
Bármely hozzárendelt szűrési szempont szerint konkrét szűkítő feltétel is megadható, és előírható az is, hogy ez a feltétel lekérdezéskor módosítható-e. Az itt megadott szűkítő feltételek a listadefiníció részeként tárolhatók. Lekérdezéskor a listához rendelt módosítható szűkítő feltételek változatlanul felhasználhatók, vagy alkalmanként újra és újra megadhatók, illetve módosíthatók. A feltétel megadásához ki kell választani a jobb oldalon a kérdéses szempontot, és két kattintással, vagy a Szűkítés gomb segítségével megnyitni a szűkítő ablakot. A mező típusától függően értékekre, intervallumra vagy relációval adhatunk meg feltételt. Minden olyan mezőnél, ahol legördülő választóablak illeszthető, ez segíti a feltételek megadását Szöveges típusú mezőknél általában úgynevezett “minta szerinti” szűkítést is megadhatunk. A konkrét szűkítő feltételek a rendszer valamennyi listájához azonos jellegű, csak a mező típusától függő ablakban adhatók meg. Az egyetlen különbség a saját lista definiálásakor és bármely lekérdezéskor megnyíló szűkítő ablakok között az, hogy a listadefinícióhoz rögzített, a lekérdezéskor már nem módosítható feltételek is rendelhetők.a
jelzés átállításával:
1. Újabb szűrési lehetőségek 2003. májusban a program további szűrési lehetőségekkel bővült. A listacsoporthoz előre definiált szűrési szempontokon kívül a választható szűrési szempontok között megjelennek a lista összeállításától függő, csak az adott listán alkalmazható elemek is: a lista számított (saját definícióval megadott) elemei, valamint a csoportosítástól, illetve a lista összegezhető (átlagolható) elemeitől függő csoportösszegek. Az alábbi listadefinícióban például a listázandó mezők között szerepel az “_egyenleg” számított elem, amely összegezhető. Ezen kívül összegezhető a “Bevétel” és a “Kiadás” is. A lista “Utalványkód”, és azon belül “Jogcím” szerinti csoportosítást tartalmaz.
A választható szűrési szempontok között megjelenik az “_egyenleg” is, valamint összegfokozatok szerint a csoportösszegek valamennyi összegezhető mezőre:
A csoportösszegek és átlagok szerinti szűkítésnél vigyázni kell arra, hogy egy adott lekérdezésnél csak egy szintre adjunk meg feltételt. 6. Lekérdezés a listadefiníció alapján
Az összeállított listadefiníció alapján annak lementése nélkül is lekérhetjük a listát a bal oldali eszközsor nyomógombjának, illetve a Szerkesztés menüpont Lekérdezés almenüpontjának segítségével. (A lekérdezés indítása csak akkor lehetséges, ha a definíció minden adata megfelelően ki van töltve.) Ebben az esetben a lista egy párbeszéd típusú ablakban jelenik meg, amelynek bezárása után a listadefiniáló ablakban még módosíthatjuk a definíciót, majd újra lekérdezhetjük. A mentésről csak az ablak bezárása, vagy egy másik definíció betöltése előtt kell dönteni. Ilyen módon ad hoc lekérdezésekre is lehetőségünk van, illetve mentés előtt ellenőrizhetjük a listadefiníciót, A listadefiníció lementése után bármikor újrafuttatható a lista és minden alkalommal más és más szűréseket adhatunk meg.
• Lekérdezések
1. A lekérdező ablakok közös jellemzői 1. A listázási feltételek megadása Egy-egy lekérdező ablak általában többféle lista előállítását teszi lehetővé. A lekérdezés indításakor külön megnyíló ablakban lehet megadni a listázási feltételeket (listatípus kiválasztása, szűkítő feltételek, halmozottság, részletezés stb.), pl.
A különböző feltételeket és azok megadását az egyes konkrét lekérdezések leírása ismerteti, itt csak a szűkítési lehetőségeket részletezzük
1. Szűkítés A “Listázási feltételek” című ablakon látható a listához rendelt, lekérdezéskor módosítható szűkítések felsorolása. A táblázat oszlopai: o o
Szempont - az adott listatípushoz választható szempontok. Szűrés - a listához rendelhető vagy a hozzárendelt érvényes szűkítés típusa (intervallum, értékek, minta szerint, reláció vagy választható), és annak jelzése, hogy van-e érvényes szűrőfeltétel.
•
- a következő egy vagy két oszlop az érvényes konkrét szűrést (a kiválasztott értékek felsorolását, az intervallum határait, a reláció jelét és a jobb oldalán szereplő elemet, ill. értéket vagy a mintát) mutatja.
Az aktuálisan érvényes szűrést mindig a “Szűrés” oszlop tartalma és jelzése határozza meg (a.jelzés halványabb színe a szűkítés ellentettjére utal). A feltétel megadásához ki kell választani a táblázatból a kérdéses szempontot, és két kattintással, vagy a Szűkítés gomb segítségével megnyitni a szűkítő ablakot. • A szűkítő ablak Alaphelyzetben, választható szűkítéstípus esetén például a következő szűkítő ablak nyílik meg:
A mező típusától függően értékekre, intervallumra vagy relációval adhatunk meg feltételt. Minden olyan mezőnél, ahol legördülő választóablak illeszthető, ez segíti a feltételek megadását Szöveges típusú mezőknél általában úgynevezett “minta szerinti” szűkítést is megadhatunk. Választhatjuk a szűkítés ellentettjét, azaz az adott feltételeket nem teljesítő tételek listázását. Az ablakon látható három nyomógomb mindegyike bezárja az ablakot. A Rendben gomb a beírt szűkítés elfogadását, a Töröl az adott szempont szerinti szűkítés megszüntetését eredményezi, a Mégsem gomb pedig egyszerűen bezárja az ablakot, az esetleg beírt változtatások elfogadása nélkül.
1. Értékválasztásos szűkítés
Érték szerinti szűrés esetén a bal oldali táblázatban felsorolt értékek közül lehet választani. Több egymás utáni sor is választható a <Shift> billentyű használatával. A kiválasztott sorok egérrel húzhatók át a jobb oldalra, a kiválasztott értékek közé. Egy-egy sor dupla kattintással is átvihető. A kiválasztás megszüntetése (visszarakás a választhatók közé) hasonló módon történhet. Mindkét oldalon megkönnyíti a keresett értékek megtalálását a “Keresés” mező, amelybe begépelve egy értéket, a táblázat automatikusan a megfelelő sorra áll. Az ablak a “Rendben” gombbal csak akkor zárható be, ha van legalább egy kiválasztott érték. Vannak olyan szűrési szempontok is, amelyeknél értékválasztásos szűkítés esetén csak egyetlen érték választható, például:
2. Intervallum szerinti szűrés
Intervallum szerinti szűrés esetén az intervallum alsó és felső határát kell megadni. Ha a szűkítő szempontra az érték szerinti szűrés is megengedett, az intervallumhatárok legördülő választólistáról is választhatók. Ez a lista a mező melletti nyílra kattintva nyílik meg. 3. Minta szerinti szűrés A minta szerinti szűkítés egy értékkel is megadható. Ha csak az első érték (alsó határ) van kitöltve, a beírt karaktersorozat mintát jelent, és az arra illeszkedő értékek leválogatását eredményezi. A minta speciális karakterei és azok jelentése: Speciális karakter
Jelentés
_ (aláhúzás)
Pontosan egy tetszőleges karakter
% (százalékjel)
Tetszőleges, 0 vagy több karakterből álló karaktersorozat
[]
Egyetlen karakter, amely benne van a szögletes zárójelek között megadott választékban
[^]
Egyetlen karakter, amely nincs benne a szögletes zárójelek között a ^ jel után megadott választékban
A mintában a fenti speciális karaktereken kívül minden más karakter önmagát jelenti, és pontos illeszkedést ír elő, például az a%b_
minta minden olyan szövegre illeszkedik, amelynek első betűje a, az utolsó előtti pedig b. Az illesztésnél, ugyanúgy, mint a többi szűréstípusnál, a kis és nagy betűk között nincs különbség. A szögletes zárójelek közötti választék karakter-felsorolásokat és karakterintervallumokat tartalmazhat Az intervallumot alsó és felső határával és köztük kötőjellel lehet megadni. A speciális karakterek (a – és a ^ kivételével) itt nem számítanak speciálisnak, például [%] azt jelenti, hogy az adott pozíción % karakternek kell lennie. A kötőjel (-) csak akkor számít intervallumhatárok elválasztójának, ha két karakter között áll. A ^ jel csak akkor jelenti az utána következő választék ellentettjét, ha közvetlenül a nyitó szögletes zárójel után áll. Példák a minta megadására: Minta
A mintára illeszkedő karaktersorozat
a%a_
Legalább 3 karakter, a betűvel kezdődik, és utolsó előtti betűje a.
5[4-7]%1
Legalább 3 jegyű, az első jegy 5, a második 4 és 7 között van, az utolsó 1.
[13-5^]%
Legalább 1 karakter, az első karakter 1, 3, 4, 5 vagy ^.
a%/%
Legalább 2 karakter, az első a, és van benne /.
a1[^0-9]%
Legalább 3 karakter, kezdete a1, és harmadik karaktere nem számjegy.
[[]
Pontosan egy karakter, értéke [.
[-1_]
Pontosan egy karakter, értéke -, 1 vagy _ lehet.
[^a-mpqs-z] Pontosan egy karakter, értéke nincs a és m között, nem p vagy q, és nincs s és z között.. A következő ablakban megadott feltétel például azt jelenti, hogy azok a tételek legyenek a listán, amelyekben a jogcím legalább 3 jegyű, első jegye 5, a második 4 és 7 között van, az utolsó pedig 1.
Ha minta szerinti szűkítésnél a felső határ értékét is kitöltjük, a feltétel hasonlít az intervallum szerinti szűrésre, de a feltételek nem a teljes névre, hanem annak csak a határként beírt szövegekkel lefedett részére vonatkoznak. A következő
feltétel például azt jelenti, hogy a jogcím első három számjegye nagyobb vagy egyenlő, mint 545, és első két jegye kisebb vagy egyenlő, mint 57:
4. Szűkítés tetszőleges relációval
A szűkítéshez először ki kell választani a kívánt reláció jelét a legördülő listáról, majd két speciális “reláció” (nincs értéke, van értéke) kivételével megadhatjuk, hogy az adott listaelemet mivel kívánjuk összehasonlítani.
A reláció jobb oldalára legördülő listáról választhatunk másik listaelemet, vagy megadhatunk egy konkrét értéket, ha másik listaelemként az <érték> szövegű elemet választjuk.
• A lekérdező ablakok menüje és eszközsora Az ablak menüje csak az első két menüpontban különbözik a főmenütől.
A fenti menüpontok többségének gyorsabb elérését segítik a bal oldali és részben a felső eszközsor ikonjai. Ikon Főmenü
Menüpont
Leírás, megjegyzés
Rendszer
Megnyitás
A választó ablak megnyitása. (Csak általános lekérdezés esetén.)
Rendszer
Bezárás
Az ablak bezárása.
Rendszer
Mentés másként
A lista mentése fájlba más formában (a mentési ablak megnyitása).
Rendszer
Nyomtatás
A lista nyomtatása (a nyomtató ablak megnyitása).
Rendszer
Nyomtatási kép
A lista nyomtatási képe (a nyomtatási kép ablak megnyitása).
Rendszer
Nyomtató beállítása
Minden ablak menüjében szerepel.
Rendszer
Letiltás
A felső eszközsor ikonja, bármely ablakból elérhető.
Rendszer
Megtekintés
A felső eszközsor ikonja, bármely ablakból elérhető.
Rendszer
Kilépés
A felső eszközsor ikonja, bármely ablakból elérhető.
Szerkesztés Új lista
A beolvasás megszakítása
Új lekérdezés (általában a listázási feltételek ablakának megnyitása).A lista beolvasása közben helyén a megszakítás gomb jelenik meg. Ilyenkor a megszakításon kívül egyetlen menüparancs vagy gomb sem használható. Hatására az adatok beolvasás megszakad. A már beolvasott adatok alapján készülő lista érvénytelen.
Szerkesztés Első oldal
Lapozás a lista első oldalára.
Szerkesztés Következő oldal
Lapozás a lista következő oldalára.
Szerkesztés Előző oldal
Lapozás a lista előző oldalára.
Szerkesztés Utolsó oldal
Lapozás a lista utolsó oldalára.
• Nyomtatási kép A lekérdező ablakokban a beolvasott adatok listájának kinyomtatása előtt érdemes megnyitni a “Nyomtatási nézet” ablakot.
Az ablakban egyszerre mindig csak egy oldal tartalma, illetve annak csak egy részlete látható. A többi rész a jobb oldali és az alsó görgetősávok segítségével lesz látható, illetve a “Nézet” nagyítási arányának módosításával szabályozható: Az alábbi ablak például a fenti lista 50%-os nézetét tartalmazza.
A nagyítás, illetve kicsinyítés aránya 50 és 200% között adható meg a Nézet nyomógombbal megnyitható ablakban:
Ez a nagyítási arány csak a képernyőn való megjelenést befolyásolja. A nyomtatott lista betűméretét is meghatározó nagyítás, illetve kicsinyítés a Nyomtatás ablakban adható meg. • A listák kinyomtatása Mind a lekérdező ablakok menüje, illetve eszközsora, mind a “Nyomtatási nézet” ablak tartalmaz “Nyomtatás” parancsot, illetve ikont, amelynek hatására megnyílik a következő ablak:
Ez az ablak nyomtatás előtt még lehetővé teszi bizonyos nyomtatási paraméterek ellenőrzését, illetve módosítását. Itt is változtatni lehet a nyomtató beállításán. A Nyomtató melletti Beállítás gombra kattintva megnyílik a szokásos nyomtatóválasztó és beállító ablak. További beállítások: •
A dokumentum neve Tetszőleges név beírható. A nyomtatási sorban az itt beírt néven szerepel a lista.
•
Nagyítás A nyílra kattintva lenyílik a választható nagyítási arányok listája: A nagyítási arány módosítása a nyomtatott listán a betűméretek tényleges nagyítását vagy kicsinyítését jelenti.
•
Példányszám Legördülő listáról választható.
•
Leválogatás
A jelzésre kattintva lehet választani az ábrával is illusztrált kétféle leválogatás között. •
Tájolás Minden nyomtatás előtt beállítható, hogy a lista álló vagy fekvő elrendezésben jelenjen-e meg a papíron, vagy a tájolás a nyomtató beállításától függjön.
•
Margók A megfelelő nyilakra kattintva módosítható a margók mérete.
•
Nyomtatandó lapok Választható az összes, a páros vagy a páratlan oldalak nyomtatása, illetve a tartomány rovatban a szokásos módon (vesszővel elválasztva) felsorolhatók a nyomtatandó oldalak vagy intervallumok.
A nyomtatandó lapok száma tájékoztató adat, amely azt is megmutatja, ha a lista keresztirányban nem fér el egy lapon. (A fenti lista például 15 oldalas és egy–egy oldala 3 lapra fér el.) A lapszám a beállítások bármely módosítása esetén csak az Érvényesítés gomb leütése után számítódik újra. (Esetleges érvénytelenségét halványabb színe is jelzi.) A Nyomtatás gomb hatására az ablak bezárul és megkezdődik a lista betöltése a nyomtatási sorba. A Mégsem gomb hatására az ablak nyomtatás nélkül záródik be, de az érvényesített beállítások a listaképre vonatkozóan is érvényesek maradnak • Mentés másként (archiválás) Az elkészült listák tartalma, valamint nyomtatási képe tetszőleges könyvtárba menthető. Amennyiben az adott számítógépen a GIRLIS környezeti változó érvényes útvonalat tartalmaz, a program ezt a könyvtárat (mappát) ajánlja, ha nincs beállított környezeti változó, de létezik a c: \listak könyvtár, akkor azt, egyébként a c:\ gyökérkönyvtárat. A környezeti változó beállításához a C:\AUTOEXEC.BAT fájlba be kell írni a SET GIRLIS=
parancsot, majd újraindítani a számítógépet, pl. SET GIRLIS=D:\LISTA A “Mentés” parancs hatására az operációs rendszertől függően megjelenik a szabványos “Mentés másként” típusú ablak. 1. Mentés a lekérdező ablakból
A menüparanccsal megnyitott lekérdező ablakokban a “Rendszer” főmenüpont “Mentés másként” menüparancsára vagy a bal oldali eszközsor ikonjára, a listadefiniáló ablakból megnyitott lekérdező ablakban pedig a “Mentés” gombra kattintva megnyílik a mentés helyének és típusának beállítását lehetővé tevő ablak:
Itt a szokásos módon tetszőleges könyvtár választható, és meg lehet adni a mentés típusát, valamint a fájl nevét. A mentés típusa Excel, dBase vagy szövegfájl lehet. Mindhárom esetben igaz, hogy a mentés csak az adatbázisból betöltött nyers adatokat tartalmazza, a számított mezőket, összegsorokat nem. 2. A nyomtatási kép mentése Az elkészült listák a nyomtatási nézet ablakból is fájlba menthetők. Ebben az esetben nemcsak a nyers adatokat, hanem bizonyos mentési típusok esetében a teljes listaképet (számított mezőkkel, összegsorokkal, fejléccel együtt) is archiválni lehet. A “Mentés” nyomógombra kattintva megnyíló ablak több listatípust enged meg, mint a lekérdező ablakokból történő mentés ablaka.
A választható mentési típusok közül az első kettő érdemel külön említést: o
Listafájl (*.PSR) (PowerSoft Report) Az elkészült lista tartalmilag és formailag teljes egészében megőrződik, de későbbi megtekintése és kinyomtatása csak ezzel a programmal lehetséges (a “Rendszer” menüpont “Megtekintés” menüparancsára megnyíló ablakban).
•
HTM tábla (*.HTM) Ezt a típust akkor érdemes választani, ha a lista adataira más feldolgozásban is szükség lehet, de figyelembe kell venni, hogy csak egyszerű táblázatok (ilyenek az általános listák és a kódlisták) esetében nyerhető vissza minden adat. A HTM típusú mentés további feldolgozáshoz betölthető például Excel táblázatba.
• Az archivált listák megtekintése, kinyomtatása A keretablak, és valamennyi, abban megnyíló ablak menüjében a “Rendszer” menüponthoz tartozó almenüben szerepel a Megtekintés menüpont. Ugyancsak minden ablak felső eszközsora tartalmazza a menüpontnak megfelelő ikont.
A menüparancs hatására megnyílik az elmentett (*.PSR típusú) listák megtekintésére és kinyomtatására szolgáló ablak, illetve azon belül egy párbeszéd típusú kereső ablak a kívánt lista kiválasztásához. Ennek formája az operációs rendszertől függ, WIN98 esetén például:
A keresett lista kiválasztása után az elmentett lista megjelenik egy lekérdezés típusú ablakban:
Itt a lekérdező ablakok menüparancsai, ill. eszköztárának gombjai közül az “Új lista” kivételével mindegyik használható.
A “Megnyitás” hatására megnyílik a kereső ablak, amelyben ismét választani lehet az elmentett PSR típusú listák közül. • Lekérdezés saját listadefiníció alapján A listadefiniáló ablakban összeállított listadefiníciók alapján kétféleképpen kérhetünk le listát. Mentés nélkül is indítható lekérdezés a bal oldali eszközsor nyomógombjának, illetve a Szerkesztés menüpont Lekérdezés almenüpontjának segítségével. Ebben az esetben a lista egy párbeszéd típusú ablakban jelenik meg. Az elmentett listadefiníciók alapján a főmenü Általános lekérdezés menüpontjának
Lekérdezés almenüpontjával indíthatunk lekérdezéseket. 1. Választó ablak A menüpont indításakor az alábbi választó ablak jelenik meg. Ez csak annyiban különbözik a listadefiniáló ablak választó ablakától, hogy csak a Rendben és a Mégsem nyomógombokat tartalmazza. A Rendben gomb hatására elindul a kiválasztott definíció szerinti lekérdezés (általában a konkrét szűkítéseket bekérő ablak megnyílásával).
A választható listadefiníciók között a sajátjainkon kívül mindazok a mások által készített listadefiníciók is szerepelnek, amelyek a számunkra engedélyezett kategóriákba tartoznak, és amelyeket, a hozzáférési körnek megfelelően, lekérdezéshez használhatunk. A kívánt listadefiníció kiválasztása és a “Rendben” gomb megnyomása után általában (a definíciótól függően) először a listázási feltételeket bekérő ablak nyílik meg:
Itt adhatjuk meg a konkrét lekérdezésre vonatkozó feltételeket, vagyis módosíthatjuk a listadefinícióban módosíthatóként megadott szűrőfeltételeket. A kiválasztott szűrési szempontra kétszer rákattintva, vagy a Szűkítés gomb lenyomására megnyílik a lekérdező ablakok közös jellemzői között már bemutatott szűkítő ablak. Ugyancsak a fenti ablakban jelölhető ki, hogy a beolvasás tételes vagy halmozott legyen, ha a definíció választhatóként tartalmazta ezt a tulajdonságot. Halmozott beolvasás esetén a listázandó mezők közül csak az összegezhetők, és azok szerepelnek a listán, amelyekre rendezést és csoportosítást kértünk. A tételes lista valamennyi listázandó mezőre tételesen is tartalmazza az adatokat. A Rendben gomb lenyomására elindul a kérdéses lista beolvasása. A beolvasás esetleg hosszadalmas lehet, de bármikor megszakítható. (A beolvasás megszakítása természetesen érvénytelen listát eredményez.)
Tételesen beolvasott listák esetén lehetőség van a halmozott nézet megjelenítésére is. Ez azt eredményezi, hogy a listának csak az összegsorai látszanak. Ilyenkor a nem összegzendő mezők fejléce is látszik, összegsorukban azonban természetesen nincs semmi. Ez a nézet a nyomtatási képre és a nyomtatott listára is vonatkozik. A képernyőn megjelenített, esetleg sok oszlopot, azaz hosszú sorokat tartalmazó lista adatainak böngészését számos lehetőség könnyíti meg. Az alsó görgetősáv a bal alsó sarokban látható kis fekete téglalap elhúzásával tetszés szerint kettéosztható, így eredetileg egymástól távol elhelyezkedő oszlopok adatai egymás mellett láthatók.
Az oszlopok sorrendje és szélessége is változtatható: a fejlécre kattintva az oszlop kijelölődik, és az egérrel tetszés szerinti helyre húzható, a fejlécek közti választóvonalra kattintva pedig a megjelenő kis kereszt elhúzásával a választóvonal helye módosítható. Ez az átrendezés és méretváltoztatás a nyomtatási képre és a nyomtatott listára is vonatkozik.
• Pénzügyi lekérdezések A főmenü “Pénzügy” menüpontjának almenüje segítségével a pénzforgalmi és az előirányzati adatok, valamint a törzsadatok (szótárak) kérdezhetők le.
1. Helyi egyeztető lista Az egyeztető lista a gazdálkodó egységek helyi nyilvántartásának a Pénzügyi Osztály nyilvántartásával történő tételes egyeztetésére szolgál. 1. Listázási feltételek A menüparancs hatására először a listázási feltételeket tartalmazó ablak nyílik meg.
1. A listatípus kiválasztása A típus legördülő listából választható ki:
A kiválasztott típustól függően a lista más-más rendezettségben és összegfokozatokkal készül. Alapértelmezés: 1. Utalványkód. 2. Szűkítés
A szűkítő feltételek a lekérdező ablakok közös jellemzőiről leírtak szerint adhatók meg a fenti szűrési szempontok bármelyikére. Alapértelmezés: nincs szűkítés. (A lista a teljes, csak a felhasználó jogosultsága által szűkített állományból készül.) 3. Elszámolások részletezése Az elszámolások részletezésének kiválasztásához az ablak két csoportban kínál választási lehetőséget:
•
Tételes lista
Az elszámolásban szereplő számlák és egyéb pénzforgalmi tételek könyvelés szerinti tételeit is tartalmazza (utalványkód, körzet, munkaszám, forrás és jogcím adatokkal) •
Számlaösszeges lista Számlánként csak két sort tartalmaz: az azonosító adatokat, valamint az adott utalványkódra, illetve utalványkódra és körzetre könyvelt tételek összegét.
•
Összesített lista Egy-egy ellátmány-elszámolásnak az azonosító adatain kívül csak a főösszege szerepel a listán.
Alapértelmezés: mindkét csoportban a tételes lista. 1. Listakép Példa:
1. Terv–tény összehasonlítás A menüpont olyan listák elkészítését teszi lehetővé, amelyek a gazdálkodó egységek költségvetési keretének és e keret elköltésének összehasonlításával a fel nem használt, szabad keretet mutatják,
elkülönítve a támogatásból és az egyéb bevételből megvalósuló feladatok pénzügyi fedezetét. A lekérdezés csak azokra a szintekre, feladatokra értelmezhető, amelyekre van a nyilvántartásban elkülönített előirányzati keret. A szabad keret lekérdezhető az éves előirányzat alapján. Ez a lista a ténylegesen még fel nem használt, az év hátralévő részére rendelkezésre álló pénzügyi fedezetet mutatja. Az időarányos módosított előirányzat és a pénzforgalmi teljesítés összevetése az adott időszakra vonatkozó megtakarításról ad információt. A lekérdezések eredményeként kapott listák önmagukban nem alkalmasak gazdasági döntések meghozatalára, mivel mindig utólagosan mutatják a gazdálkodó egység pénzügyi helyzetét, és nem tartalmazzák a kötelezettségbe vett, de pénzforgalmilag még nem teljesített tételeket. A lekérdezés utalványkódokra, gazdákra, főcsoportokra és — a hozzáférési jogosultságtól függően — egyetemi szintre lehetséges. A lekérdezés szintje a menüponthoz tartozó legördülő almenüből választható ki:
1. Listázási feltételek A listázási feltételek bekéréséhez mindegyik szinthez hasonló ablak nyílik, az összesítő szinthez például:
A választható szűrési szempontokat a listázás szintje határozza meg. Mind a négy ablakban szűkíthető a könyvelési időszak. Ezen kívül a szintnek megfelelő kódra adható meg szűkítő feltétel. Alapértelmezés: nincs szűkítés. (A lista a teljes, csak a felhasználó jogosultsága által szűkített állományból készül.) A választott szinttől függően kérhető részletezés az alacsonyabb szintekre, valamint mindegyik ablakban forráskódra is. A részletezés mindig azt jelenti, hogy a magasabb szintű összesítő táblázatok is elkészülnek. Alapértelmezés: nincs részletezés. 2. A módosított terv levezetése Az Előirányzat menüpont segítségével olyan listák készíthetők, amelyek a gazdálkodó egységek költségvetési kereteinek alakulását mutatják kiemelt előirányzatra összesítve, illetve a módosulásokat tételesen is levezetve. A lekérdezés csak azokra a szintekre, feladatokra értelmezhető, amelyekre van elkülönített előirányzati keret. Az eredeti előirányzat az Oktatási Minisztérium (OM) által meghatározott keretszámok alapján elkészített és az Egyetemi Tanács által jóváhagyott egyetemi költségvetéssel egyezően utalványkódonként kerül a nyilvántartásba. Az irányítószervi módosítások az OM intézkedéseit tartalmazzák. A tételes kimutatásban ezek 121-es levéltípussal — mint a költségvetésbe véglegesen (szerkezeti jelleggel) beépülő — és 141-es levéltípussal — mint csak a tárgyévre vonatkozó (egyszeri jellegű) — módosítások szerepelnek.
A lekérdezés utalványkódokra, gazdákra, főcsoportokra és — a hozzáférési jogosultságtól függően — egyetemi szintre lehetséges. A magasabb szintű lekérdezés lehetőséget ad az alacsonyabb szintű egyidejű lekérdezésre is (például a főcsoportra történő lekérdezésen belül lehetőség van gazda, illetve utalványkód szerinti részletezésre). Bármely részletezés esetén mindig elkészülnek a magasabb szintű összesítő táblázatok is. Bármelyik szinten kérhető “Levél” szerinti részletezés. Ez azt eredményezi, hogy az egyes utalványkódok összesítő táblázata után a módosítások levelenkénti részletes levezetése is szerepel a listán. Ez a levezetés azonban a lekérdező képernyőn nem, csak a “Nyomtatási kép” ablakban tekinthető meg (és természetesen a nyomtatott lista is tartalmazza). A lekérdezés szintje a menüponthoz tartozó legördülő almenüből választható ki:
1. Listázási feltételek A választható szűrési szempontokat a listázás szintje határozza meg (a szintnek megfelelő kódra adható meg szűkítő feltétel). Alapértelmezés: nincs szűkítés. (A lista a teljes, csak a felhasználó jogosultsága által szűkített állományból készül.) A választott szinttől függően kérhető részletezés az alacsonyabb szintekre, valamint mindegyik ablakban levélre is. A részletezés mindig azt jelenti, hogy a magasabb szintű összesítő táblázatok is elkészülnek. Alapértelmezés: nincs részletezés. Példa a listázási feltételeket bekérő ablakra.
3. Szótárak A lekérdezni kívánt szótár a legördülő almenüből választható ki:
Az itt behívható ablakok közös jellemzője, hogy egyikben sem adható meg listázási feltétel, ezért az ablak megnyitása után automatikusan megkezdődik az adatok beolvasása. A munkaszámok kivételével a listák mindig a teljes állományt tartalmazzák. (A munkaszám-listán az egyes felhasználók csak a saját munkaszámaikat és a közösen használható munkaszámokat láthatják.) 4. Analitikák lekérdezése A főmenü “Analitikák” menüpontjának almenüje segítségével a sárga csekk befizetések és a telefonszámlák részletes adatai kérdezhetők le.
1. Sárga csekk lekérdezések Ebben a menüben a sárga csekken befizetett pénzforgalmi tételek mögötti analitikus nyilvántartás adatai kérdezhetők le. Az adatok összesítve szerepelnek a pénzügyi adatokból lekérdezhető tételek között is, itt azonban csekkenként részletesen láthatók a befizetett összegek a befizető nevével együtt. A menüpont almenüje:
1. Név szerinti lekérdezés 1. Listázási feltételek
A lekérdezés szűkíthető a befizető nevére adott intervallummal vagy minta szerint. 2. Költséghelyek szerinti lekérdezés 1. Listázási feltételek
A listatípus legördülő listáról választható. Mindhárom listatípusra egységesen, ötféle szempont szerint lehet szűrni. 2. Telefonszámlák lekérdezése A “Telefon” menüpontból megnyitható ablakok a telefonszámlák és a TV előfizetési díjak adatainak részletes lekérdezését teszik lehetővé. A listákon szereplő “telefonszám” egyéni fővonal esetén maga a kapcsolási szám, telefonközponthoz kötött mellék esetén a telefonközpont neve és — azokra a központokra, amelyekre a pénzügyi nyilvántartás telefontörzse a mellékeket is tartalmazza — a mellék száma. A lista típusa a legördülő almenüből választható ki:
1. Könyvelési időszak szerinti lista 1. Listázási feltételek
2. Beszélgetési időszak szerinti lista 1. Listázási feltételek
Függelék Az általános lekérdezés listacsoportjai Listadefiníciók jelenleg 3 témakörben készíthetők. Mindhárom témakörben két listacsoport közül lehet választani. Az _E vagy (E) jelzésű csoportok többé– kevésbé a program 2.1. verziója általános listázási lehetőségeinek felelnek meg. A listacsoportok és azok paraméterei az adatbázisban tárolt adatok. Az alábbi táblázatok egy pillanatnyi állapotot tükröznek; a későbbiekben bővítések, módosítások lehetségesek. A. Pénzügyi tényadatok
1. PENZUGY listacsoport A listára választható mezők
1 Utalványkód 2 Körzet 3 Kar 4 Tanszékcsoport 5 Alcsoport 6 Munkaszám 7 Jogcím 8 Forrás 9 Fõcsoport 10 Gazda 11 Jelzõkód 12 Könyvelési idõszak 13 Beérkezési. dátum 14 Kiemelt elõirányzat. 15 Üzletfél megnevezése 16 Kódnév/üzletfél 16 Bevétel 17 Kiadás 18 Számlaszám 19 Könyvelési szöveg 20 Utalványrendelet szövege 21 Kiegyenlítés 22 Kiegyenlítés kelte 23 Kiegyenlítés éve 24 Forgalom típusa 25 Kiegyenlítés napja 26 Kiegyenlítés sorszáma 27 Naplójel 28 Iktató 29 Iktatás éve 30 Iktatás 31 Pénztárbizonylat 32 A rögzítõ kódja Választható szűrési szempontok
A tételsorokban az üzletfél megnevezése, az összegsorokban az összegfokozatnak megfelelõ kód neve
Számlaszám (a számláknál), ill. levélszám (az egyéb pénzforgalmi tételeknél) A Pénzügyi Osztály könyvelési szövege Az utalványozó által az utalványrendeletre írt adat Forgalomtípus/év/nap/sorszám (pl.BN/2003/02/05)
V - vevõszámla, SZ - szállítói számla, E - egyéb pénzforgalom, EL - elõleg, EM - ellátmány, EP - belső átcsoportosítás (epenz) Iktatószám Iktatás éve/naplójel/iktatószám
Szűkítési lehetőségek Értékválasztás Intervallum Minta szerint 1 Utalványkód 2 Kar 3 Tanszék csoport 4 Alcsoport 5 Körzet 6 Munkaszám 7 Jogcím 8 Forrás 9 Fõcsoport 10 Gazda 11 Jelzõkód 12 Könyvelési idõszak 13 Forgalom típusa 14 Beérk. dátum 15 Kiemelt elõir. 16 Típus (B/K) 17 Bevétel 18 Kiadás 19 Összeg absz. értéke 20 Naplõ Utalványrendelet 21 szövege 22 Üzletfél megnevezése
2. PÉNZ_E listacsoport A listára választható mezők
1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Jogcím 5 Forrás 6 Fõcsoport 7 Gazda 8 Jelzõkód 9 Könyvelési idõszak 10 Beérkezési. dátum
+ + + + + + + + + + + + + +
+ + + + + + + + + + + + + + + + -
+ + + + + + + + + + + + -
-
+ +
+ +
11 Kiemelt elõirányzat.
Minden listán szerepelnek a következő mezők:
12 Kódnév/üzletfél
A tételsorokban az üzletfél megnevezése, az összegsorokban az összegfokozatnak megfelelõ kód neve
13 Bevétel 14 Kiadás A tételes listákon ezenkívül szerepelnek a következő mezők is:
15 Számlaszám 16 Könyvelési szöveg 17 Utalványrendelet szövege 18 Kiegyenlítés éve 19 Forgalom típusa 20 Kiegyenlítés napja 21 Kiegyenlítés sorszáma 22 Napló 23 Iktató Iktatószám 24 Iktatás éve 25 Pénztárbizonylat 26 A rögzítõ kódja Választható szűrési szempontok: Szűkítési lehetőségek Értékválasztás Intervallum Minta szerint 1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Jogcím 5 Forrás 6 Fõcsoport 7 Gazda 8 Jelzõkód 9 Könyvelési idõszak 10 Forgalom típusa 11 Beérk. dátum 12 Kiemelt elõir.
+ + + + + + + + +
+ + + + + + + + + + -
+ + + + + + + + + -
13 Típus (B/K) 14 Bevétel 15 Kiadás 16 Összeg absz. értéke
+ -
+ + +
-
B. Sárga csekk analitika 1. CSEKKEK listacsoport A listára választható mezők:
1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Jogcím 5 Forrás 6 Könyvelési idõszak 7 Banki dátum 8 Banki nap 9 Sorszám 10 Befizetõ neve 11 Befizetõ címe 12 Könyvelési szöveg
A tételsorokban a könyvelési szöveg, az összegsorokban az összegfokozatnak megfelelõ kód neve
13 Összeg absz. értéke Választható szűrési szempontok: Szűkítési lehetőségek Listaelem 1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Jogcím 5 Forrás 6 Könyvelési idõszak 7 Banki dátum 8 Banki nap 9 Sorszám 10 Befizetõ neve
Értékválasztás Intervallum + + + + -
+ + + + + + + + + +
Minta szerint + + + + + + +
11 Összeg absz. értéke
-
+
-
2. CSEKKEK_E listacsoport A listára választható mezők:
1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Jogcím 5 Forrás 6 Könyvelési idõszak 7 Banki dátum 8 Banki nap 9 Sorszám 10 Befizetõ neve 11 Befizetõ címe Minden listán szerepelnek a következő mezők: 12 Könyvelési szöveg
A tételsorokban a könyvelési szöveg, az összegsorokban az összegfokozatnak megfelelõ kód neve
13 Összeg absz. értéke Választható szűrési szempontok: Szűkítési lehetőségek Listaelem 1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Jogcím 5 Forrás 6 Könyvelési idõszak 7 Banki dátum 8 Banki nap 9 Sorszám 10 Befizetõ neve 11 Összeg absz. értéke
C. Telefon analitika
Értékválasztás Intervallum + + + + -
+ + + + + + + + + + +
Minta szerint + + + + + + + -
1.TELEFON listacsoport A listára választható mezők:
1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Forrás 5 Könyvelési idõszak 6 Telj. idõszak 7 Telefonszám 8 Kapcsolási szám 9 Mellék 10 Megnevezés 11 Összeg absz. értéke 12 Beszélgetési díj 13 Egyéb díj 14 ÁFA Választható szűrési szempontok:
Listaelem 1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Forrás 5 Könyvelési idõszak 6 Telj. idõszak 7 Telefonközpont 8 Kapcsolási szám 9 Mellék 10 Összeg absz. értéke 2.TELEFON_E listacsoport A listára választható mezők: Listaelem 1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Forrás 5 Könyvelési idõszak
Szűkítési lehetőségek Értékválasztás Intervallum Minta szerint + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + -
6 Teljesítési. idõszak 7 Telefonszám 8 Kapcsolási szám 9 Mellék Minden listán szerepelnek a következő mezők: 10 Megnevezés 11 Összeg absz. értéke 12 Beszélgetési díj 13 Egyéb díj 14 ÁFA Választható szűrési szempontok:
Listaelem 1 Utalványkód 2 Körzet 3 Munkaszám 4 Forrás 5 Könyvelési idõszak 6 Telj. idõszak 7 Telefonközpont 8 Kapcsolási szám 9 Mellék 10 Összeg absz. értéke
Szűkítési lehetőségek Értékválasztás Intervallum Minta szerint + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + -
