GARIS PANDUAN BERKAITAN INDUSTRYCENTRE OF EXCELLENCE (I-CoE) Universiti Malaysia Pahang Disediakan Oleh: Jabatan Jaringan Industri & Masyarakat (JJIM) Universiti Malaysia Pahang EDISI (PINDAAN 2017)
KANDUNGAN
Tujuan
2
Latar Belakang, Visi & Misi
2
Tahun Penubuhan
3
Peranan & Fungsi
3
Penyelaras I-CoE UMP
3
Struktur Tadbir Urus
4
Pelaporan I-CoE kepada Kementerian
4
Penyelarasan Penggunaan Terma Perjawatan CoE/IcoE
5
Pelantikan Pengarah
5
Pelantikan Pengurus
6
Pelantikan Research Officer (RO)/Research Assistant (RA)
6
Pemberian Elaun sebagai Pengarah
7
Pemberian Elaun sebagai Pengurus
7
Tadbir Urus Kewangan
7
Jawatankuasa Pemegang Amanah
7
Tatacara Pelaksanaan Program
8
Kuasa bagi kelulusan untuk arahan kerja, cuti, tuntutan & SKT staf IcoE
9
GARIS PANDUAN INDUSTRY-CENTRE OF EXCELLENCE (I-CoE) UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG 1.
TUJUAN
Tujuan garis panduan ini disediakan adalah sebagai rujukan dalam pengurusan Pusat Kecemerlangan Industri atau Industry-Centre of Excellence (I-CoE) di Universiti Malaysia Pahang (UMP). Dokumen ini mengandungi semua maklumat yang berkaitrapat dengan I-CoE di UMP merangkumi latarbelakang penubuhan I-CoE, peranan dan fungsi, struktur dan tadbir urus, tatacara pelantikan, tatacara perolehan dan sebagainya yang akan menjadi sumber rujukan dalam membantu menjayakan semua program yang dirancang oleh setiap I-CoE.
2.
LATARBELAKANG, VISI & MISI
Pusat Kecemerlangan Industri atau I-CoE merupakan satu mekanisme yang menghubungkan pengajian dengan pekerjaan, di mana industri bekerjasama dengan penyedia pendidikan agar pelajar diterap dengan kemahiran yang diperlukan dalam pekerjaan. Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) telah memperkenalkan Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara Fasa II (2011-2015) pada 7 Jun 2011. Antara intipati pelan strategik tersebut adalah untuk memperhebatkan dan memperkasakan kolaborasi di antara universiti dan industri. Kolaborasi yang kukuh dan pintar antara pihak universiti dan industri telah wujud sejak sekian lama namun kerjasama tersebut memerlukan sokongan yang lebih agresif dalam konteks pembangunan negara. Kolaborasi strategik antara pihak universiti dan industri seperti dalam bidang penyelidikan dan pembangunan, kebolehpasaran graduan, pengkomersialan idea, inovasi dan konsultasi mampu menyumbang kepada kemampanan dan peningkatan daya saing universiti terutama dalam aspek pembelajaran dan pengajaran. Kerjasama mapan dengan industri juga membantu pihak universiti untuk memperoleh sumbangan dan menjana pendapatan secara berterusan. Pada masa sekarang, UMP mempunyai lima (5) I-CoE yang menunjukkan bahawa kepercayaan yang tinggi diberikan oleh KPT kepada UMP dengan lebih banyak ICOE berbanding dengan IPTA lain. Peranan ini diberi selaras dengan kesungguhan kepimpinan UMP dalam mewujudkan jaringan kerjasama serta reputasi yang serius dengan pihak industri ICT
Construction
Automotive
Electric & Electronic
Bio Tech 2
GARIS PANDUAN I-COE @ UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG PERKARA Tahun Penubuhan
Peranan & Fungsi
KETERANGAN 1.
PUNCA KUASA
I-CoE UMP mula beroperasi seperti tahun berikut:
I-CoE I-CoE Automotif I-CoE Elelektrik & Elektronik I-CoE ICT
Tahun Tahun 2012
I-CoE Pembinaan I-CoE Bio Teknologi
Tahun 2013
1. Menghubungkan pengajian dengan pekerjaan, di mana industry bekerjasama dengan penyedia pendidikan agar pelajar diterap dengan kemahiran yang diperlukan dalam pekerjaan.
Perbincangan Hala Tuju & Prestasi IcoE Bersama Naib Canselor UMP 12 Januari 2015 (Isnin)
2. Memberi latihan dan membekalkan sumber manusia yang berketrampilan kepada industri bermodalkan peruntukan yang diberi oleh pihak kementerian 3. Mewujudkan jaringan kerjasama serta reputasi yang serius dengan pihak industri dan pada masa yang sama menjadi peluang terbaik untuk meningkatkan kebolehpasaran graduan Penyelarasan fungsi IcoE perlu dibuat untuk meningkatkan lagi sinergi serta perkembangan semasa IcoE dalam pengetahuan pihak industri. Disamping itu industri seharusnya mendapat manfaat hasil daripada kesanggupan industri dalam memberikan staf, kepakaran, kemudahan dan peralatan untuk membangunkan IcoE. Perlu ada struktur yang jelas berkenaan IcoE bertujuan melicinkan pentadbiran di peringkat industri. 3
Penyelaras I-CoE UMP
Penyelaras I-CoE UMP adalah Jabatan Jaringan Industri & Masyarakat (JJIM). Walaubagaimanapun, JJIM memantau aktiviti ICoE dalam aspek jaringan kerjasama industri. Manakala, Jabatan Penyelidikan & Inovasi memantau penyelidikan yang dijalankan oleh ICoE
Perbincangan Hala Tuju & Prestasi IcoE Bersama Naib Canselor UMP 12 Januari 2015 (Isnin)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Peranan JJIM: Universiti Malaysia Pahang 1. Memantau aktiviti IcoE dalam aspek jaringan Kali Ke-90 Bilangan kerjasama industri. 1/2015 28 Januari 2015 (Rabu) Struktur Tadbir Urus
Struktur tadbir urus semasa bagi IcoE adalah Bengkel Penetapan Tadbir seperti berikut: Urus I-CoE Universiti Malaysia Pahang a) I-CoE Automotif : Pusat Kecemerlangan 4 April 2014 (Jumaat) Automotif b) I-CoE ICT : Pusat Kecemerlangan IBM Mesyuarat Jawatankuasa c) I-CoE Elektrik & Elektronik : Fakulti Pengurusan Universiti, Kejuruteraan Elektrik & Elektronik (FKEE) Universiti Malaysia d) I-CoE Bio Technology : Fakulti Kejuruteraan Pahang Sains & Teknologi (FSTI) Kali Ke-86 Bilangan e) I-CoE Pembinaan : Fakulti Kejuruteraan Awam 5/2014 & Sumber Alam 27 Jun 2014 (Jumaat) Semua Ketua Kluster IcoE adalah di bawah pelantikan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). ................................................................................ …………………………………….. Pra-Bengkel Governan I-CoE bawah fakulti, tiada masalah dan kekal Industry-Centre Of diletakkan di bawah fakulti. Wujud 2 level Excellence (I-Coe) melibatkan Dekan & Ketua Kluster. Bersama JJIM Tahun 2016 20 Mei 2016 Manakala bagi I-CoE bawah CoE, kementerian melihat tidak wujud double layer (tiada check & balance) kerana Pengarah CoE dan Ketua Kluster ICoE orang yang sama. Justeru pelantikan seorang Pengurus bagi I-CoE bawah CoE (lantikan oleh Kementerian) adalah bagi memastikan wujud proses ‘check & balance’ tersebut.
4
Pelaporan I-CoE kepada Kementerian
Pelaporan IcoE kepada kementerian perlu dimaklumkan juga kepada pihak JJIM dan Jabatan Penyelidikan & Inovasi. Pelaporan yang dibuat berdasarkan template sedia ada dengan menambahkan elemen penyelidikan. Tiga salinan laporan disediakan iaitu untuk KPM, JJIM dan P&I. Secara tidak langsung industri turut mendapat manfaat daripada aktiviti yang dilaksanakan oleh IcoE.
Penyelarasan Penggunaan Terma Perjawatan CoE/IcoE
Perbincangan Hala Tuju & Prestasi IcoE Bersama Nab Canselor UMP 12 Januari 2015 (Isnin)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-90 Bilangan 1/2015 JJIM memantau aktiviti IcoE dalam aspek 28 Januari 2015 (Rabu) jaringan kerjasama industri. Jabatan Penyelidikan & Inovasi memantau penyelidikan yang dijalankan oleh IcoE
Terma perjawatan yang diselaraskan ialah: a) Ketua bagi CoE ialah Pengarah b) Ketua bagi IcoE ialah Pengurus
Bengkel Penetapan Tadbir Urus I-CoE Universiti Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat)
………………………………………………………….
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-86 Bilangan 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat) ……………………………..
Semua Ketua Kluster dilantik sebagai Pengarah ICoE berkuatkuasa Januari 2015 dan layak menerima bayaran elaun dengan menggunakan peruntukan geran daripada KPM. Kertas kerja cadangan pembayaran elaun kepada Pengarah IcoE perlu dibawa ke JKPU untuk mendapatkan kelulusan Pengurusan Universiti
Perbincangan Hala Tuju & Prestasi IcoE Bersama Nab Canselor UMP 12 Januari 2015 (Isnin) Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-90 Bilangan 1/2015 28 Januari 2015 (Rabu)
5
Pelantikan Pengarah I-CoE
Semua Ketua Kluster dilantik sebagai Pengarah IcoE berkuatkuasa Januari 2015 dan layak menerima bayaran elaun dengan menggunakan peruntukan geran daripada KPM. Kertas kerja cadangan pembayaran elaun kepada Pengarah IcoE perlu dibawa ke JKPU untuk mendapatkan kelulusan Pengurusan Universiti
Perbincangan Hala Tuju & Prestasi IcoE Bersama Nab Canselor UMP 12 Januari 2015 (Isnin)
Hasil persetujuan Bengkel ICoE iaitu ICoE yang tiada CoE seperti Bio Teknologi, Pembinaan dan Elektrik & Elektronik akan diletakkadi bawah tanggungjawab Fakulti manakala ICoE yang telah mempunyai CoE akan diletakkan di bawah CoE berkenaan.
Bengkel Penetapan Tadbir Urus I-CoE Universiti Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat)
Pelantikan bagi RO/RA bagi ICoE dibuat dengan menggunapakai Garis Panduan Pelantikan Eksekutif Teknikal dan Eksekutif Pentadbiran di bawah Skim Perkhidmatan Ikhtisas yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar.
Bengkel Penetapan Tadbir Urus I-CoE Universiti Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Carta Alir Prosedur Pelantikan Pengarah I-CoE Pahang adalah seperti di Lampiran I. Kali Ke-90 Bilangan 1/2015 28 Januari 2015 (Rabu) Pelantikan Pengurus I-CoE
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Sehubungan itu, pelantikan Pengurus ICoE Universiti Malaysia hendaklah dicadangkan oleh Dekan Pahang Fakulti/Pengarah CoE terbabit kepada Mesyuarat Kali Ke-86 Bilangan JKPU untuk kelulusan. 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat) Carta Alir Prosedur Pelantikan Pengurus I-CoE adalah seperti di Lampiran II. Pelantikan Research Officer (RO)/Research Assistant (RA) I-CoE
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Garis Panduan Pelantikan Eksekutif Teknikal dan Universiti Malaysia Eksekutif Pentadbiran di bawah Skim Pahang Perkhidmatan Ikhtisas adalah seperti di Lampiran Kali Ke-86 Bilangan III. 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat) Carta Alir Prosedur Pelantikan Eksekutif Teknikal & Eksekutif Pentadbiran adalah seperti di Lampiran IV.
6
Pemberian Elaun sebagai Pengarah
Pemberian elaun kepada Pengarah diselaraskan kepada RM700.00 sebulan.
I-CoE
Ini adalah berpandukan kepada Pekeliling Pentadbiran UMP Bil. 7 Tahun 2015 – Pemanjangan Pemberian Elaun Khas Pentadbiran Kepada Naib Canselor, Timbalan- Timbalan Naib Canselor dan Penolong-Penolong Naib Canselor di Universiti Malaysia Pahang (Berkuatkuasa 1 Ogos 2015) Pemberian Elaun sebagai Pengurus
Pemberian elaun kepada Pengurus ICoE Bengkel Penetapan Tadbir diselaraskan kepada RM600.00 sebulan Urus I-CoE Universiti berkuatkuasa serta-merta. Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat) Sumber bagi pembayaran elaun kepada Pengurus ICoE ialah peruntukan Geran daripada Mesyuarat Jawatankuasa Kementerian Pendidikan Malaysia. Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-86 Bilangan 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat)
Tadbir Urus Kewangan
Menggunapakai Tatacara Perolehan & Tatacara Bengkel Penetapan Tadbir Pembayaran yang sedia ada dalam Peraturan Urus I-CoE Universiti Kewangan & Perakaunan Universiti Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat) Peraturan Kewangan & Perakaunan Universiti adalah seperti di Lampiran VI. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-86 Bilangan 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat)
7
Jawatankuasa Pemegang Amanah
Jawatankuasa Pemegang Amanah bagi Tabung Bengkel Penetapan Tadbir Amanah ICoE perlu dikemaskini berdasarkan Urus I-CoE Universiti struktur tadbir urus ICoE yang dipersetujui. Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat) Setiap I-CoE perlu maklumkan pada JJIM Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-86 Bilangan 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat)
Jawatankuasa Penilaian/ Kelulusan Program
JK Penilaian/ Kelulusan Program setiap I-CoE Pra-Bengkel Governan terdiri daripada: Industry-Centre Of Excellence (I-Coe) 1. Tiga (3) orang daripada I-CoE (maksimum) Bersama JJIM Tahun 2016 2. Dua (2) orang pakar bidang yang dilantik 20 Mei 2016 oleh I-CoE
Jawatankuasa Pemantauan Pelaksanaan Program
Sekurang-kurangnya seorang wakil bagi setiap Pra-Bengkel Governan program yang tidak terlibat dalam pelaksanaan Industry-Centre Of program. Excellence (I-Coe) Bersama JJIM Tahun 2016 20 Mei 2016
Tatacara Pelaksanaan Program I-CoE
Dalam melaksanakan program-program I-CoE yang menggunakan dana kementerian, terdapat empat (4) proses yang perlu dipatuhi iaitu: i) Permohonan ii) Penilaian & Kelulusan iii) Pelaksanaan & Pemantauan iv) Pembayaran
Pra-Bengkel Governan Industry-Centre Of Excellence (I-Coe) Bersama JJIM Tahun 2016 20 Mei 2016
Carta alir prosedur pelaksanaan program I-CoE adalah seperti di Lampiran VII
8
Kuasa bagi kelulusan untuk arahan kerja, cuti, tuntutan & SKT staf ICoE
Bagi I-COE di bawah Fakulti Bioteknologi Pembinaan Elektrik & Elektronik Perkara TNT Workorder Cuti SKT
Pengarah / Ketua Kluster Dekan Dekan Dekan Dekan
Bengkel Penetapan Tadbir Urus I-CoE Universiti Malaysia Pahang 4 April 2014 (Jumaat) Peg. Penyelaras / Ikhtisas Dekan Ketua Kluster Ketua Kluster Ketua Kluster
I-COE di bawah Pusat Kecemerlangan ICT Automotif Perkara TNT Workorder Cuti SKT
Pengarah / Ketua Kluster Naib Canselor Naib Canselor Naib Canselor Naib Canselor
Pengurus Dekan Dekan Dekan Dekan
Peg. Penyelaras / Ikhtisas Ketua Kluster/ Pengarah Ketua Kluster/ Pengarah Ketua Kluster/ Pengarah Ketua Kluster/ Pengarah
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti, Universiti Malaysia Pahang Kali Ke-86 Bilangan 5/2014 27 Jun 2014 (Jumaat) Mesyuarat Penyelarasan Program Pusat Kecemerlangan (ICoE @ UMP bil. 1/ 2017
Carta Alir Prosedur Pengurusan TnT adalah seperti di Lampiran V.
9
LAMPIRAN I CARTA ALIR PROSEDUR PELANTIKAN PENGARAH I-COE
10
CARTA ALIR PROSEDUR PELANTIKAN PENGARAH BAGI I-COE Tanggungjawab
Proses Kerja
Jangkamasa
Rekod
Mula
BHI KPT
Dapatkan cadangan nama daripada IPTA melalui Naib Canselor
Naib Canselor
Kemukakan cadangan nama Ketua Kluster kepada BHI
BHI KPT
Keluarkan surat pelantikan sebagai Ketua Kluster beserta tempoh pelantikan
Ketua Kluster I-COE
Hantar salinan surat kepada JJIM
JJIM
Maklumkan kepada Jabatan Pendaftar
Jabatan Pendaftar
Sediakan surat pelantikan Pengarah I-COE
Jabatan Pendaftar
Hantar surat pemakluman pelantikan kepada Jabatan Bendahari, Fakulti/ COE & JJIM
Jabatan Pendaftar
Buat pemakluman pelantikan melalui e-community
Tamat
11
LAMPIRAN II CARTA ALIR PROSEDUR PELANTIKAN PENGURUS I-COE
12
CARTA ALIR PROSEDUR PELANTIKAN PENGURUS BAGI I-COE Tanggungjawab
Proses Kerja
Jangkamasa
Rekod
Mula
Fakulti/ COE
Sediakan kertas kerja cadangan pelantikan Pengurus I-COE
Fakulti/ COE
Bentangkan kertas kerja cadangan ke Mesyuarat JKPU Tidak
Lulus?
Ya Fakulti/ COE
Maklumkan kelulusan ke Mesyuarat LPU
Jabatan Pendaftar
Sediakan surat pelantikan Pengurus I-COE
Jabatan Pendaftar
Hantar surat pemakluman pelantikan kepada Jabatan Bendahari, Fakulti/ COE & JJIM
Jabatan Pendaftar
Buat pemakluman pelantikan melalui e-community
Tamat
13
LAMPIRAN III GARIS PANDUAN PELANTIKAN EKSEKUTIF TEKNIKAL DAN EKSEKUTIF PENTADBIRAN DI BAWAH SKIM PERKHIDMATAN IKHTISAS
14
LAMPIRAN IV CARTA ALIR PROSEDUR PELANTIKAN EKSEKUTIF TEKNIKAL & EKSEKUTIF PENTADBIRAN
15
CARTA ALIR PROSEDUR PENGAMBILAN & PELANTIKAN STAF BUKAN AKADEMIK DI BAWAH SKIM PERKHIDMATAN IKHTISAS – RO/ RA BAGI ICOE Tanggungjawab
Proses Kerja
Jangkamasa
Rekod
Mula
Ketua Kluster/ Ketua Jabatan
Terima pengesahan peruntukan kewangan (TA ICOE)
Ketua Kluster/ Ketua Jabatan
Buat perancangan perjawatan
Ketua Kluster/ Ketua Jabatan
Kemukakan permohonan ke BPSM Jabatan Pendaftar
BPSM
Tidak
Semakan & Kelulusan
Ya BPSM
Keluar iklan kekosongan jawatan
BPSM
Terima permohonan
BPSM & Pentadbir ICOE
Buat saringan dan pemilihan
BPSM & Pentadbir ICOE
Temuduga
BPSM
Gagal
Keluar surat gagal
Temuduga tertakluk pada PTJ/ICOE
Berjaya Keluar surat tawaran
BPSM
Salinan surat tawaran kepada PTJ/ICOE Jabatan Bendahari
BPSM
Proses lapor diri & penempatan
Selesai
Nota: Diputuskan dalam Bengkel Penetapan Tadbir Urus Industry Centre Of Excellence (ICoE), Universiti Malaysia Pahang pada 4 April 2014. Perkara ini juga telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) Universiti Malaysia Pahang Kali Ke86 Bilangan 5/2014 pada 27 Jun 2014.
16
LAMPIRAN V CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN TNT
17
CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN TNT Tanggungjawab
Proses Kerja
Jangkamasa
Rekod
Mula
Pemohon
Sediakan arahan kerja (work order)
Pemohon
Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan
Pemohon
Lengkapkan borang TNT & kepilkan dokumen sokongn
Pemohon
Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan
Lengkap?
Staf I-CoE: Ketua Kluster Ketua Kluster: Pengarah CoE / Dekan
Tidak
Ya Pemohon
Buat salinan
Pemohon
Hantar ke Jabatan Bendahari
Jabatan Bendahari
Proses Pembayaran
Pemohon
Terima tuntutan
Tamat
18
LAMPIRAN VI PERATURAN KEWANGAN & PERAKAUNAN UNIVERSITI
19
LAMPIRAN VII CARTA ALIR PROSEDUR PERMOHONAN PELAKSANAAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-COE
20
CARTA ALIR PROSEDUR PERMOHONAN PELAKSANAAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-CoE Tanggungjawab
Proses Kerja
Jangkamasa
Rekod
Mula
Pemohon – IPT/ Industri
Sediakan Kertas Kerja Permohonan
Ketua Jabatan – IPT/ Industri
Saringan Peringkat IPT/ Industri
Ketua Jabatan – IPT/ Industri
Kelulusan IPT/ Industri
Hantar Permohonan Kepada Kluster
Staf I-COE
Semakan Permohonan
Tidak Lengkap? Ya
21
LAMPIRAN VII CARTA ALIR PROSEDUR PENILAIAN & KELULUSAN PELAKSANAAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-COE
22
CARTA ALIR PROSEDUR PENILAIAN & KELULUSAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-CoE Tanggungjawab
Staf I-COE
JK Penilaian
Proses Kerja
Jangkamasa
Rekod
Terima Permohonan
Proses Penilaian oleh JK Penilaian
JK Penilaian terdiri daripada 5 orang: - 3 orang daripada I-COE (maksimum) - 2 orang pakar bidang yang ditentukan oleh I-COE
Tidak Lulus?
Keluarkan Surat Makluman Tidak Berjaya
Ya
JK Penilaian/ Bendahari
Proses Kewangan (Ikut Tatacara Kewangan Universiti)
Ketua Kluster/ Dekan
Keluarkan Surat Kelulusan Kepada Pemohon
Pemohon – IPT/ Industri
Hantar Surat Setuju Terima Kepada Kluster
< 20k kelulusan COE/Fakulti 20k-50k cabutan sebutharga oleh mesyuarat sebutharga B (pengarah, W, pentadbiran, teknikal > 50k mesyuarat sebutharga A (kelulusan universiti) > 1 mil kelulusan MOF
I-COE bawah Fakulti – Dekan I-COE bawah COE - Pengarah
23
LAMPIRAN VII CARTA ALIR PROSEDUR PELAKSANAAN & PEMANTAUAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-COE
24
CARTA ALIR PROSEDUR PELAKSANAAN & PEMANTAUAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-CoE Tanggungjawab
Proses Kerja
Jangkamasa
Pemohon – IPT/ Industri
Hantar sebutharga bagi penyedia perkhidmatan kepada Kluster
14 hari bekerja sebelum pelaksanaan program
Pemohon – IPT/ Industri
Hantar butiran pelaksanaan program yang terkini
7 hari bekerja sebelum pelaksanaan program
Pemohon – IPT/ Industri
Pelaksanaan Program
I-CoE
Pemantauan Pelaksanaan Program
Program Laksana?
Rekod
Maklumat program (Template Disediakan oleh I-CoE)
Sekurang-kurangnya seorang wakil bagi setiap program yang tidak terlibat dalam pelaksanaan program
Tidak Keluarkan surat amaran
Ya Pemantau
Ambil Bukti Pelaksanaan Program
Contoh: Gambar/ borang pemantauan
25
LAMPIRAN VII CARTA ALIR PROSEDUR PEMBAYARAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-COE
26
CARTA ALIR PROSEDUR PEMBAYARAN PROGRAM/ AKTIVITI BAGI I-CoE Tanggungjawab
Proses Kerja
Pemohon – IPT/ Industri
Sediakan laporan belanjawan program
Pemohon – IPT/ Industri
Sediakan laporan pelaksanaan program
Pemohon – IPT/ Industri
Hantar laporan penuh & tuntutan belanjawan kepada Kluster (1 salinan – softcopy & hardcopy)
Pengurus / Peg. Kluster
Semakan Laporan
Lengkap?
Jangkamasa
Rekod
Perlu dirujuk kepada kertas kerja permohonan Industri akan mengemukakan invois pembayaran Laporan Program (Template Disediakan oleh I-CoE)
30 hari selepas tamat program
Kluster akan menyemak kedatangan peserta dengan mengikut persetujuan asal. Jika jumlah peserta tidak sama, maka justifikasi perlu dinyatakan. Tidak
Ya JK Tabung Amanah
Kelulusan JK Tabung Amanah
Kelulusan Ketua Kluster
Ketua Kluster akan menyokong selepas kelulusan pembayaran diperolehi daripada Dekan / Pengarah COE.
Bendahari
Proses Pembayaran
Berdasarkan kepada Peraturan Kewangan UMP yang berkuatkuasa.
Staf I-CoE
Edaran Sijil Penyertaan & Surat penghargaan
Sijil penyertaan kepada pelajar dikeluarkan oleh industri/ training provider berkaitan
Ketua Kluster
Tamat
27
