59
Gambar III.12 E-R Diagram
60
Untuk memodelkan hubungan antara entitas data, penggambaran dilakukan dengan menggunakan E-R Diagram. E-R diagram (Gambar III.12) tersebut akan memodelkan entitas data akademik dan keuangan serta relasi diantara entitas.
Entitas-entitas yang direlasikan memiliki kardinalitas (cardinality) dan partisipasi (participation). Kardinalitas (atau derajat keterhubungan) merupakan jumlah instance yang terlibat dalam relationship yang terdiri atas 3 macam hubungan yaitu 1:1/satu ke satu (one-to-one), 1:M/satu ke banyak (one-to-many), atau M:N/banyak ke banyak (many-to-many). Pada Gambar III.12, hubungan dengan kardinalitas banyak digambarkan dengan simbol garis bercabang tiga/crow’s foot (Å). Partisipasi (atau optionality) merupakan keterlibatan entitas dalam relationship. Partisipasi merupakan pengecualian terhadap aturan (rule). Partisipasi dikatakan optional jika setidaknya terdapat satu instance dari entitas yang tidak berpartisipasi pada relationship. Partisipasi dikatakan mandatory jika semua instance dari entitas harus berpartisipasi pada relationship. Pada Gambar III.12, optional digambarkan dengan lingkaran (O) pada entitas yang relevan.
III.2.1.3
Relasi Entitas dengan Fungsi Bisnis
1. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menentukan entitas-entitas data yang diciptakan (created), digunakan (referenced) dan diperbaharui (updated) oleh fungsi bisnis. Fungsi-fungsi bisnis yang terdefinisi dalam model bisnis direlasikan dengan entitas-entitas data dalam bentuk matriks (Gambar III.13). Berdasarkan gambar matriks tersebut, baris menyatakan fungsi-fungsi dan disusun secara hirarkis berdasarkan area fungsional, sedangkan kolom terdiri atas entitas-entitas yang dikelompokkan berdasarkan area fungsional utama yang paling terkait dan biasanya area-area yang menciptakannya. Suatu fungsi bisnis dapat berhubungan dengan beberapa entitas data dan begitu juga data dapat berhubungan dengan beberapa fungsi bisnis. Matriks pada Gambar III.13 diatur sedemikian rupa sehingga sel-sel yang memiliki penanda “Create-Update-Reference (CUR)” tersusun secara diagonal dari kiri atas menuju
ke
kanan
bawah
pengelompokkan fungsi bisnis.
dengan
mempertahankan
konsistensi
61
Gambar III.13 Matriks Entitas – Fungsi
62
Tiap proses di dalam fungsi bisnis dengan sekelompok entitas data yang membentuk diagonal “CUR” memberikan pengelompokkan yang disebut subyek basis data (7). Pengelompokkan subyek basis data adalah untuk hubungan fungsional antara entitas data dengan proses bisnis, sedangkan E-R diagram merupakan hubungan logis antar entitas data.
Kotak yang dibentuk oleh garis tebal dan berwarna gelap pada Gambar III.13 menunjukkan entitas-entitas data yang paling terkait atau milik dari area fungsional. Hubungan yang terdapat di luar kotak tebal dan sejumlah kotak yang saling tumpang-tindih menunjukkan data yang dipakai bersama diantara area fungsional. Matriks yang merelasikan antara entitas data dengan fungsi bisnis dapat digunakan untuk mengembangkan ruang lingkup aplikasi pada tahapan selanjutnya dan untuk menunjukkan data sharing pada bisnis. Jumlah hubungan di luar kotak tebal menunjukkan tingkatan penggunaan data bersama pada bisnis.
Matriks Gambar III.13 terdiri atas 5 subyek basis data yang menunjukkan data yang paling terkait pada suatu area fungsional, yaitu entitas milik area fungsional : 1. Penerimaan siswa/mahasiswa. 2. Kegiatan akademik mulai dari registrasi ulang sampai dengan kelulusan siswa/mahasiswa. 3. Kegiatan promosi. 4. Pengelolaan Bursa Kerja Khusus dan ikatan alumni. 5. Pengelolaan pembayaran.
III.2.2 Arsitektur Aplikasi Tujuan arsitektur aplikasi (Gambar III.14) adalah untuk mendefinisikan aplikasiaplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung fungsi-fungsi bisnis bagi enterprise. Arsitektur aplikasi merupakan definisi mengenai apa yang harus dilakukan aplikasi untuk mengelola data dan menyediakan informasi bagi pelaksana fungsi-fungsi bisnis.
63
Planning Initiation Business Modeling Data Architecture
Layer 1
Current Systems & Technology
Applications Architecture
Layer 2
Technology Architecture
Implementation/Migration Plans
Layer 3 Layer 4
Gambar III.14 Arsitektur Aplikasi (11) Tahapan-tahapan untuk menghasilkan arsitektur aplikasi adalah : 1. Mendaftar kandidat aplikasi. 2. Mendefinisikan aplikasi. 3. Merelasikan aplikasi dengan fungsi.
III.2.2.1
Kandidat Aplikasi
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengidentifikasi aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung bisnis. Pendefinisian kandidat aplikasi menggunakan tool Four Stage Life Cycle yang digunakan pada bagian sebelumnya untuk mendekomposisi fungsi-fungsi bisnis utama dan pendukung menjadi fungsi-fungsi turunan. Berdasarkan hasil dekomposisi stewardship, maka dapat ditentukan daftar kandidat aplikasi yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis utama YPA dalam penyediaan informasi akademik. Dekomposisi fungsi bisnis utama yaitu akademik dan fungsi pendukung yaitu keuangan menggunakan four stage life cycle pada bagian stewardship dari Tabel III.1 akan digunakan sebagai dasar dalam menentukan aplikasi yang diperlukan oleh YPA. Daftar 29 kandidat aplikasi tersebut terdapat dalam Tabel III.4.
Tabel III.4 Daftar Kandidat Aplikasi No.
Kelompok Aplikasi
No. 1.1
1
Sistem Informasi Penerimaan Siswa/Mahasiswa Baru
1.2 1.3 1.4
2
Sistem Informasi Akademik
2.1
Kandidat Aplikasi Sistem Pendaftaran Calon Siswa/Mahasiswa Baru Sistem Pengelolaan Pembayaran Pendaftaran Sistem Pengelolaan Ujian Saringan Masuk seleksi calon mahasiswa baru Sistem Pelaporan Penerimaan Siswa/Mahasiswa Baru Sistem Registrasi Ulang Siswa/Mahasiswa
64
Tabel III.4 Daftar Kandidat Aplikasi (Lanjutan) No.
Kelompok Aplikasi
No. 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8
3
Sistem Informasi Wisuda
4
Sistem Informasi Promosi
5
Sistem Informasi Pengelolaan BKK dan IKA
6
Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan
2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 6.1 6.2 6.3
Kandidat Aplikasi Sistem Pembuatan KRS, KTS dan KTM Sistem Perwalian Sistem Perubahan Rencana Studi Sistem Penjadwalan KBM Sistem Administrasi KBM Sistem Penjadwalan Ujian (UTS, UAS, Sidang, Komprehensif) Sistem Administrasi Ujian (UTS, UAS, Sidang, Komprehensif) Sistem Pengelolaan Nilai Sistem Pembuatan Kartu Hasil Studi Sistem Administrasi Dosen Sistem Manajemen Kurikulum Sistem Pelaporan Akademik Sistem Pembuatan Ijazah, Sertifikat dan Transkrip Nilai Sistem Administrasi Wisuda Sistem Pelaporan Kegiatan Wisuda Sistem Pengelolaan Promosi Sistem Pelaporan Kegiatan Promosi Sistem Pengelolaan Dunia Industri Sistem Pengelolaan Kerjasama Sistem Pengelolaan Alumni Sistem Pengelolaan Pelaporan Kegiatan BKK dan IKA Sistem Pengelolaan Pembayaran Biaya Pendidikan dari Siswa/Mahasiswa Sistem Pengelolaan honor dosen Sistem Pengelolaan Pelaporan Keuangan
Gambar III.15 Skema Arsitektur Aplikasi Hubungan antara aplikasi tersebut dapat dibuat ke dalam bentuk skema arsitektur aplikasi (Gambar III.15). Sistem informasi promosi akan mendukung sistem informasi penerimaan siswa/mahasiswa baru. Sistem informasi penerimaan siswa/mahasiswa baru merupakan sumber data bagi sistem informasi akademik.
65
Sistem informasi akademik akan menjadi masukan bagi sistem informasi wisuda serta sistem informasi pengelolaan BKK dan IKA. Sedangkan sistem informasi pengelolaan keuangan merupakan aplikasi yang mendukung aktivitas utama akademik.
III.2.2.2
Definisi Aplikasi
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menyediakan definisi standar mengenai masing-masing aplikasi. Deskripsi mengenai kelompok aplikasi disediakan pada Tabel III.5, sedangkan definisi untuk masing-masing aplikasi secara terinci dapat dilihat pada lampiran D.
Tabel III.5 Deskripsi Aplikasi Kelompok Aplikasi 1
Sistem Informasi Penerimaan Siswa/Mahasiswa Baru
No. Nama Deskripsi
1 Sistem Informasi Penerimaan Siswa/Mahasiswa Baru Aplikasi ini untuk mengelola data pendaftar, administrasi pengelolaan pembayaran, administrasi penerimaan calon siswa/mahasiswa baru, pengelolaan USM dan pelaporan kegiatan penerimaan siswa/mahasiswa baru.
Kelompok Aplikasi 2 No.
Sistem Informasi Akademik 2
Nama Deskripsi
Sistem Informasi Akademik Aplikasi ini untuk mengelola registrasi ulang baik siswa/mahasiswa baru maupun lama, pembuatan KRS, KTS dan KTM, pengelolaan perwalian dan PRS, pengaturan jadwal dan administrasi KBM, pengaturan jadwal dan administrasi ujian, pengelolaan nilai, pembuatan KHS, pengelolaan administrasi siswa/mahasiswa dan dosen, pengelolaan kurikulum serta pelaporan kegiatan akademik.
Kelompok Aplikasi 3
Sistem Informasi Wisuda
No. Nama Deskripsi
3 Sistem Informasi Wisuda Aplikasi ini untuk mengelola pembuatan ijazah, sertifikat dan transkrip nilai serta pengelolan administrasi wisuda.
Kelompok Aplikasi 4
Sistem Informasi Promosi
No. Nama Deskripsi
4 Sistem Informasi Promosi Aplikasi ini untuk mengelola kegiatan promosi.
Kelompok Aplikasi 5
Sistem Informasi Pengelolaan BKK dan IKA
No. Nama Deskripsi
5 Sistem Informasi Pengelolaan BKK dan IKA Aplikasi ini untuk mengelola data perusahaan, kegiatan kerjasama serta alumni.
Kelompok Aplikasi 6
Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan
No. Nama Deskripsi
6 Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Aplikasi ini untuk mengelola data komponen biaya yang harus dibayar, pembayaran dari siswa/mahasiswa dan pembayaran honor dosen.
66
III.2.2.3
Relasi Aplikasi dengan Fungsi
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengidentifikasikan fungsi-fungsi bisnis yang secara langsung didukung atau dilakukan oleh aplikasi. Pada Gambar III.16 ditunjukkan bahwa aplikasi yang telah terdefinisi mendukung fungsi-fungsi penerimaan siswa/mahasiswa, pengelolaan kegiatan akademik, pengelolaan promosi, BKK dan alumni serta pengelolaan keuangan. Setiap aplikasi tersebut mendukung beberapa fungsi sebagai berikut : 1. Sistem informasi penerimaan siswa/mahasiswa baru, mendukung fungsifungsi bisnis : a. Pengelolaan pendaftaran calon siswa/mahasiswa baru dan pengelolaan pembayaran administrasi penerimaan calon siswa dan mahasiswa baru. b. Pelaksanaan Ujian Saringan Masuk (USM) seleksi calon mahasiswa baru. c. Penilaian hasil Ujian Saringan Masuk (USM) seleksi calon mahasiswa baru. d. Penentuan kelulusan hasil Ujian Saringan Masuk (USM) seleksi calon mahasiswa baru. e. Pengumuman hasil Ujian Saringan Masuk (USM) seleksi calon mahasiswa baru. f. Pelaporan dan evaluasi kegiatan penerimaan siswa/mahasiswa baru. 2. Sistem informasi akademik, mendukung fungsi-fungsi bisnis : a. Penetapan kurikulum. b. Penentuan dosen-dosen pengajar dan wali akademik dan pembuatan Surat Keputusan dosen-dosen pengajar dan wali akademik. c. Registrasi ulang siswa dan mahasiswa. d. Pengelolaan Kartu Tanda Siswa (KTS) dan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). e. Pelaksanaan perwalian (program D-3) dan pengelolaan Perubahan Rencana Studi/PRS (program D-3). f. Pembuatan jadwal dan daftar hadir Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) dan ujian (UTS, UAS, komprehensif). g. Pengawasan Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) dan ujian (UTS, UAS, komprehensif).
67
Gambar III.16 Matriks Aplikasi – Fungsi
68
h. Pemrosesan nilai di komputer dan pencetakan Kartu Hasil Studi (KHS). i. Pelaporan dan evaluasi kegiatan akademik. 3. Sistem informasi wisuda, mendukung fungsi bisnis : a. Pembuatan ijazah, sertifikat dan transkrip nilai. b. Pelaksanaan kegiatan wisuda. c. Pelaporan dan evaluasi kegiatan wisuda. 4. Sistem informasi promosi, mendukung fungsi-fungsi bisnis pelaksanaan kegiatan promosi. 5. Pelaporan dan evaluasi kegiatan promosi. Sistem informasi pengelolaan BKK dan IKA, mendukung fungsi-fungsi bisnis: a. Penetapan daftar nama dunia industri dan pengelolaan kerja sama dengan dunia industri. b. Pengelolaan dan pemeliharaan Ikatan Keluarga Alumni (IKA). 6. Sistem
informasi
pengelolaan
keuangan,
mendukung
fungsi
bisnis
pengelolaan pembayaran biaya pendidikan, pengelolaan honor dosen dan pelaporan pembayaran biaya pendidikan.
III.2.3 Arsitektur Teknologi Meskipun terdapat beberapa aplikasi yang bekerja secara independen, namun ternyata aplikasi-aplikasi yang disebutkan dalam IRC berbagi teknologi secara bersama. Hal ini dapat dilihat pada matriks yang merelasikan aplikasi dengan platform teknologi (Gambar III.9) dimana seluruh aplikasi tersebut berbagi perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat komunikasi bersama. Pada gambar tersebut dapat diketahui bahwa server digunakan untuk melayani sejumlah client yang mengelola berbagai aplikasi.
Penggunaan sumber daya yang sama oleh sejumlah aplikasi untuk mendukung beberapa fungsi yang sama menunjukkan bahwa sebenarnya aplikasi tersebut seharusnya dapat saling berbagi fungsionalitas dan informasi secara bersama, namun dikarenakan aplikasi-aplikasi tersebut memiliki platform berbeda maka tidak dapat saling berkomunikasi satu sama lain. Sebagai contoh user yang menggunakan aplikasi akademik di unit ASM tidak dapat mengetahui apakah
69
seorang mahasiswa telah melakukan pembayaran melalui aplikasi keuangan karena aplikasi akademik dibuat dengan Visual Basic dan SQL Server, sedangkan aplikasi keuangan menggunakan Clipper 5.2. Oleh karena itu, kebutuhan teknologi bagi YPA adalah teknologi yang mampu mengoptimasi penggunaan teknologi jaringan, sehingga antar aplikasi bukan hanya dapat berbagi jalur komunikasi namun dapat saling berbagi data dan informasi.
Arsitektur teknologi (Gambar III.17) dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk dapat menyediakan lingkungan bagi aplikasi dalam pengelolaan data. Sama dengan arsitektur data dan aplikasi, arsitektur teknologi juga merupakan model konseptual yang mendefinisikan platform.
Planning Initiation Business Modeling Data Architecture
Layer 1
Current Systems & Technology
Applications Architecture
Technology Architecture
Implementation/Migration Plans
Layer 2 Layer 3 Layer 4
Gambar III.17 Arsitektur Teknologi (11) Tahapan-tahapan dalam pembentukan arsitektur teknologi adalah : 1. Mengidentifikasi prinsip dan platform teknologi. 2. Mendefnisikan platform. 3. Merelasikan platform teknologi dengan fungsi-fungsi bisnis. 4. Merelasikan platform teknologi dengan aplikasi.
III.2.3.1
Identifikasi Platform dan Prinsip Teknologi
Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip mendasar bagi platform teknologi dan platform potensial yang diperlukan untuk mendukung lingkungan berbagi pakai data (shared) yang bersifat enterprise-wide. Prinsipprinsip tersebut akan menentukan jenis platform dan arahan bagi penyediaan teknologi di YPA.
70
Prinsip-prinsip dihasilkan dari hasil pertimbangan antara trend teknologi meliputi perangat keras, perangkat lunak dan perangkat komunikasi, disesuaikan dengan model bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, peluang-peluang yang teridentifikasi dari IRC serta permintaan dari para pelaku bisnis di YPA. Untuk lebih jelasnya, prinsip-prinsip teknologi dapat dilihat pada Tabel III.6. Tabel III.6 Prinsip-prinsip Teknologi No.
1
Kelompok Perangkat keras (jenis komputer, perangkat input/output dan media simpanan)
No. 1.1
1.2 1.3 2.1 2.2
2.3
2.4
2
Perangkat lunak (sistem operasi, sistem pengelola basis data/DBMS, bahasa pemrograman)
2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 3.1 3.2
3
Komunikasi
3.3 3.4 3.5
Prinsip Perangkat keras andal untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa mendatang sehingga tidak cepat usang (obsolete). Perangkat keras harus dapat menunjang kebutuhan akan efisiensi dan efektivitas kerja. Perangkat keras dapat mendukung teknologi clientserver. Perangkat lunak mendukung teknologi client-server. Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan dan andal dari gangguan baik fisik maupun lojik yang mengakibatkan kerusakan. Sistem operasi bersifat portable (dapat beroperasi pada berbagai platform dari berbagai vendor), scalable (dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer), interoperable (dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen) dan compatible (dapat mempertahankan investasi perangkat lunak saat ini dan mampu mendukung integrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju). Sistem operasi dapat mendukung tool pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi. DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi terhadap kegagalan yang baik. Data dimiliki oleh enterprise dan bukan satu bagian atau suatu unit organisasi. Data yang sama hanya diciptakan sekali, tidak redundan dan harus konsisten. Data diadministrasi secara terpusat dan dapat dipakai bersama dari berbagai lokasi serta harus tetap konsisten. Simpanan data menggunakan teknologi relasional. Informasi yang tersimpan secara online tersedia secara terus menerus dan di-update secara berkala. Pengaksesan terhadap data dan aplikasi dibatasi oleh hak akses user. Data harus mudah dipelihara, di-backup dengan dukungan teknologi. Bahasa pemrograman mendukung teknik pengembangan berorientasi objek dan metoda information engineering. Bahasa pemrograman dapat menghasilkan aplikasi yang bersifat graphical user interface (GUI). Teknologi komunikasi mendukung teknologi clientserver. Protokol komunikasi berstandar internasional. Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis saat ini dan mampu perkembangan teknologi ke depan. Jaringan mampu menangani beragam format aplikasi dan data. Bandwidth yang memadai untuk pengaksesan data.
71
Berdasarkan prinsip-prinsip teknologi tersebut, maka platform teknologi pada bab 3 (Tabel III.5) dapat disesuaikan dengan membuang teknologi yang obsolete (usang) serta menambahkan kategori serta platform teknologi baru yang sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan sebelumnya.
III.2.3.2
Definisi Platform Teknologi
Setelah mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur teknologi, tujuan dari tahapan ini adalah menentukan strategi distribusi aplikasi dan data serta mendefinisikan platform teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi aplikasi dan data guna mendukung bisnis. Distribusi aplikasi dan data dapat digambarkan menurut lokasi fisik. Pada prinsip-prinsip teknologi teridentifikasi bahwa teknologi yang diperlukan adalah teknologi jaringan yang menghubungkan suatu bagian dengan bagian lain, sehingga dalam menentukan platform teknologi, hal yang perlu diperhatikan adalah lokasi bisnis yang akan menjadi area penempatan infrastruktur teknologi. Lokasi bisnis merupakan lokasi setiap unit organisasi dalam melakukan aktivitas bisnis yang menunjukkan tempat diperlukannya suatu data atau aplikasi tertentu sehingga akan terkait dengan unit organisasi dan fungsi bisnis yang dilakukan pada lokasi tersebut.
YPA melakukan fungsi bisnisnya dalam satu gedung yang terdiri atas 3 lantai. Lantai 1 untuk melaksanakan fungsi pendidikan keahlian dan pelatihan singkat kewanitaan (tata kecantikan, tata busana), pemasaran dan logistik. Lantai 2 untuk melaksanakan fungsi akademik dan keuangan baik bagi unit LPP maupun unit ASM. Lantai 3 untuk melaksanakan fungsi akademik (kegiatan praktika) baik bagi unit LPP maupun unit ASM.
Kegiatan akademik dan keuangan YPA yang dilakukan pada satu gedung, masih memungkinkan digunakannya teknologi jaringan lokal (local area network) dengan pemanfaatan hub dan kabel unshielded twisted pair (UTP) karena jangkauannya yang tidak luas, sedangkan jaringan internet digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak luar YPA (Gambar III.18). Penempatan data dan aplikasi menggunakan konsep client/server dimana aplikasi dan data tersebut
72
ditempatkan pada satu lokasi dan dapat diakses oleh pemakai dari seluruh bagian atau unit organisasi dengan pembatasan hak akses. Sedangkan pengawasan lalu lintas data dan aplikasi akan menjadi tanggung jawab Unit Pelaksana Teknis (UPT). Pengelolaan fungsi server disesuaikan dengan kemampuan server dengan pemisahan antara fungsi server sebagai pengatur jaringan dengan penyedia aplikasi atau data. Jaringan enterprise membentuk jaringan lokal (LAN) dan internet dengan protokol TCP/IP.
Jaringan enterprise (Gambar III.18) terdiri atas alat input, alat output, perangkat simpanan dan fasilitas komunikasi. Jaringan seperti ini disebut conceptual karena bersifat independent terhadap suatu perangkat keras, perangkat lunak dan layanan komunikasi tertentu. Pada jaringan enterprise konseptual, semua elemen komputasi terhubung secara langsung atau tidak langsung dengan jumlah elemen yang
belum
pasti,
sifatnya
fleksibel
dan
adaptable
sehingga
dapat
mengakomodasi adanya perubahan tanpa mengganggu operasi.
internet
internet
Gambar III.18 Konfigurasi Teknologi Teknologi yang telah teridentifikasi dapat digunakan untuk mengimplementasikan dan memelihara aplikasi dan basis data enterprise yang disebut dengan arsitektur
73
sistem bisnis. Terdapat lima layer dimana data bisnis dapat diakses oleh pemakai melalui workstation (Gambar III.19), yaitu : 1. Operational information update : membuat, merubah atau menghapus data operasional secara interaktif. Fungsi-fungsi ini disediakan oleh aplikasi melalui interface. 2. Operational information inquiry : memungkinkan aplikasi diakses secara interaktif dan melihat data pada berbagai format dan media. 3. Operational report review : membantu user untuk menempatkan dan melihat report. 4. Ad hoc information review : menyediakan fasilitas untuk mengakses data enteprise. 5. Business rules inquiry and update : memungkinkan user yang diberi otorisasi dapat mengganti aturan tata kelola operasi sistem bisnis.
DATABASE
server
APLIKASI
Operational information update
Computer
User
Operational information inquiry
Computer
User
Operational report review
Computer
User
Ad hoc information review
Business rules inquiry and update
Computer
Computer
User
User
Gambar III.19 Arsitektur Sistem Bisnis
74
Gambar III.20 Matriks Teknologi – Fungsi
75
Gambar III.21 Matriks Teknologi – Aplikasi
76
III.2.3.3
Hubungan Platform Teknologi dengan Fungsi Bisnis
Tahapan ini dimaksudkan untuk melakukan justifikasi bagi platform teknologi dengan cara merelasikannya dengan fungsi-fungsi bisnis yang secara langsung menggunakannya. Hubungan antara platform teknologi dan fungsi bisnis disajikan dalam bentuk matriks pada Gambar III.20.
Pada matriks teknologi dan fungsi (Gambar III.20), fungsi bisnis didukung oleh teknologi yang telah dimiliki dengan optimalisasi penggunaan server sebagai pengatur jalur komunikasi, aplikasi dan data.
III.2.3.4
Hubungan Platform Teknologi dengan Aplikasi
Tahapan ini dimaksudkan untuk melakukan justifikasi bagi platform teknologi dengan cara merelasikannya dengan aplikasi yang terdefinisi dalam arsitektur aplikasi yang memerlukan teknologi. Hubungan antara platform teknologi dan aplikasi disajikan dalam bentuk matriks pada Gambar III.21. Dengan membandingkan hubungan antara aplikasi legacy dan teknologi saat ini (Gambar III.9) dengan hubungan teknologi dan aplikasi usulan (Gambar III.21), dapat dilihat bahwa teknologi yang ada masih digunakan karena teknologi tersebut masih dapat mendukung aplikasi usulan yang sebagian besar dimodifikasi untuk diintegrasikan dengan aplikasi lain.
Arsitektur teknologi yang dihasilkan bersifat konseptual sehingga bukan merupakan analisis kebutuhan secara detail melainkan hanya memberikan gambaran umum dan perlu ditinjau ulang saat melakukan implementasi. Arsitektur teknologi didefinisikan setelah pendefinisian arsitektur data dan aplikasi untuk memastikan bahwa teknologi tersebut reasonable, feasible dan consistent dengan arsitektur data dan aplikasi. Sebagai hasilnya adalah 3 arsitektur (data, aplikasi dan teknologi) yang saling terkait untuk mendukung enterprise.
III.3 Pengendali dan Requirement Bisnis untuk Integrasi Enterprise Teknologi informasi telah merubah business landscape secara fundamental. Hal ini dapat ditunjukkan dengan adanya perubahan kebutuhan akan teknologi
77
informasi yang bukan hanya sekedar untuk melakukan otomatisasi pada sejumlah fungsi bisnis namun lebih dari itu, penerapan teknologi informasi diharapkan dapat sejalan dengan bisnis dan mampu meningkatkan proses bisnis. Pemrosesan transaksi yang tidak melibatkan banyak intervensi dari manusia, memperoleh data dari berbagai sumber serta mengintegrasikannya atau melakukan reengineering proses bisnis merupakan requirement dasar bagi kesuksesan bisnis saat ini.
Perusahaan-perusahaan yang memiliki beragam sistem dan aplikasi seringkali memandang integrasi hanya sekedar teknologi dan infrastruktur. Sedangkan, pada lingkungan bisnis saat ini proses integrasi enterprise harus dimulai dengan pemahaman terhadap permasalahan bisnis dengan berpikir ulang mengenai bagaimana cara bisnis berhubungan dengan konsumen, penyedia dan rekan bisnis serta bagaimana mengelola dan mengorganisasikan bisnis. Kebutuhan akan integrasi enterprise dikendalikan oleh perubahan bisnis.
Gambar III.22 Penetapan Pengendali dan Kebutuhan Bisnis (4)
78
Gambar III.22 merupakan penggambaran ulang roadmap integrasi (Gambar II.9) untuk menunjukkan tahapan pertama yang harus dilakukan dalam integrasi enterprise yaitu tahapan menentukan pengendali dan requirement bisnis yang terkait dengan permasalahan integrasi. Terdapat sejumlah business initiative yang mengendalikan requirement integrasi, diantaranya adalah untuk mengurangi business cycle time sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan daya saing, meningkatkan kepuasan konsumen, merger dan akuisisi serta untuk mematuhi suatu regulasi. Adanya perbedaan requirement bisnis akan berdampak pada teknologi integrasi yang digunakan.
Berikut ini adalah beberapa pengendali-pengendali bisnis (4) yang menuntut dilakukannya integrasi enterprise : 1. Meningkatkan efisiensi dan daya saing bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi bisnis dengan fokus stratejik maupun taktis. Strategic initiative meliputi pergerakan menuju proses bisnis yang real-time atau melakukan integrasi transaksi lintas rantai nilai (value chain) untuk mengurangi waktu dan biaya. Pendekatan stratejik untuk meningkatkan
efisiensi
bisnis
memerlukan
integrasi
yang
dapat
mengotomatisasi dan mengelola proses bisnis. Diperlukan suatu simulasi proses yang dapat menyediakan kemampuan untuk menganalisa aliran proses sehingga dapat mengoptimasi biaya dan waktu.
Tactical initiative bertujuan untuk meningkatkan efisiensi bisnis yang meliputi penghapusan data inconsistency atau tersebarnya informasi lintas enterprise. Tactical initiative memerlukan waktu waktu, biaya dan sumber daya yang lebih sedikit dibandingkan dengan solusi yang bersifat enterprise. Teknologi yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi taktis biasanya hanya meliputi bagian tertentu dari platform integrasi yang lengkap. Untuk menghindari integrasi yang bersifat integrasi teknologi, maka solusi taktis tetap harus dapat memecahkan permasalahan stratejik sehingga dapat diperoleh suatu arsitektur yang fleksibel.
79
2. Meningkatkan kepuasan konsumen. Perusahaan selalu mencari cara untuk dapat meningkatkan kepuasan para konsumennya,
misalnya
dengan
mengembangkan
sistem
Customer
Relationship Management (CRM), portal, mobile integration, dan lain-lain. Proyek-proyek tersebut ada yang bersifat stratejik maupun taktis. Strategic initiative menggunakan teknologi dapat meningkatkan efisiensi bisnis dengan fokus stratejik maupun taktis. Untuk kebutuhan melacak dan menganalisa kepuasan konsumen, simulasi dan analitik manajemen proses menjadi teknologi kunci bagi strategic initiative. Sedangkan solusi taktis biasanya fokus pada teknologi tertentu, seperti portal atau teknologi mobile atau kombinasi diantara sejumlah teknologi.
3. Penggabungan dan akuisisi. Penggabungan dan akuisisi dari sistem yang redundan dan tidak kompatibel, memaksa enterprise harus melakukan beberapa hal, diantaranya adalah memilih salah satu sistem saja lalu melakukan konversi data secara besarbesaran, mengintegrasikan sistem yang ada atau mengimplementasikan sistem yang benar-benar baru lalu melakukan konversi dari sistem lama atau mengintegrasikan keduanya. Berbagai pendekatan dapat digunakan, namun yang patut diperhatikan adalah proyek integrasi yang dihasilkan dari proses penggabungan atau akuisisi biasanya diperlakukan sebagai proyek-proyek yang taktis. Sehingga enterprise yang bermaksud meningkatkan efisiensi bisnis dengan melakukan penggabungan dan akuisisi harus memperhatikan integrasi dan manajemen proses bisnis pada seluruh unit-unit bisnisnya tanpa memandang lokasi dan teknologi yang digunakan.
4. Memenuhi regulasi. Integrasi juga dapat terjadi jika memang ada regulasi yang menuntut enterprise untuk melakukan integrasi.
80
Tabel III.7 Pengendali-pengendali Bisnis YPA No.
Business Drivers Kelompok Pengendali Pengendali
Business Initiative
Business Strategy
Functional Scope
Business Goals
Organization Impact
I II III IV Peningkatan layanan terhadap calon siswa/mahasiswa serta efisiensi fungsi bisnis akademik dan keuangan dengan menghilangkan redundansi pendataan - Menghilangkan calon siswa/mahasiswa - Penambahan data redundancy, di unit akademik dan middleware data keuangan LPP serta ASM - Dari sisi inconsistency dan Integrasi - Peningkatan layanan Integrasi siswa/mahasiswa data isolation teknis, terhadap calon antara unit Penerimaan baru tidak dirasakan - Peningkatan layanan, siswa/mahasiswa X X X 1 siswa/mahasiswa adanya perubahan efisiensi layanan keuangan dan informasi, dengan penggabungan proses namun dari terhadap calon akademik LPP baru dan proses proses pembayaran sisi internal siswa/mahasiswa dan ASM bisnis biaya pendaftaran organisasi terjadi - Peningkatan antara unit keuangan perubahan sebagai akurasi laporan LPP dengan ASM akibat dari integrasi bagi pihak - Peningkatan akurasi manajemen pelaporan bagi manajemen dengan penggabungan laporan dan evaluasi kegiatan penerimaan siswa/mahasiswa dari unit LPP dan ASM Keterangan kelompok pengendali : I : Meningkatkan efisiensi dan daya saing bisnis, II : Meningkatkan kepuasan konsumen, III : Penggabungan dan akuisisi, IV : Memenuhi regulasi -
81
Tabel III.7 Pengendali-pengendali Bisnis YPA (Lanjutan) No.
Business Drivers
Business Initiative
Pengendali
Kelompok Pengendali
Business Strategy
Functional Scope
I II III IV Peningkatan layanan terhadap siswa/mahasiswa serta efisiensi fungsi bisnis akademik dan keuangan dengan menghilangkan redundansi pendataan siswa/mahasiswa di unit akademik dan keuangan LPP serta ASM - Peningkatan layanan terhadap tenaga pengajar serta efisiensi fungsi bisnis akademik dan keuangan Integrasi dengan menghilangkan Integrasi teknis, redundansi pendataan Pengelolaan antara unit tenaga pengajar di unit layanan, X X X 2 kegiatan akademik dan keuangan akademik LPP informasi, akademik LPP serta ASM dan ASM dan proses - Penggabungan proses bisnis registrasi ulang, pembuatan KTS/KTM, pembuatan jadwal KBM dan ujian serta pengelolaan nilai antara unit akademik LPP dengan ASM - Peningkatan akurasi pelaporan bagi manajemen dengan penggabungan laporan dan evaluasi kegiatan kegiatan akademik dari unit LPP dan ASM Keterangan kelompok pengendali : I : Meningkatkan efisiensi dan daya saing bisnis, II : Meningkatkan kepuasan konsumen, III : Penggabungan dan
Business Goals
Organization Impact
-
-
-
-
Menghilangkan data redundancy, data inconsistency dan data isolation Peningkatan efisiensi layanan terhadap siswa/mahasiswa Peningkatan akurasi laporan bagi pihak manajemen
-
Penambahan middleware Dari sisi siswa/mahasiswa baru tidak dirasakan adanya perubahan proses namun dari sisi internal organisasi terjadi perubahan sebagai akibat dari integrasi
akuisisi, IV : Memenuhi regulasi
82
Tabel III.7 Pengendali-pengendali Bisnis YPA (Lanjutan) No.
Business Drivers Kelompok Pengendali Pengendali
Business Initiative
Business Strategy
Functional Scope
Business Goals
I II III IV Peningkatan layanan terhadap siswa/mahasiswa dengan penggabungan proses pembuatan ijazah, sertifikat dan Integrasi transkrip nilai antara teknis, Integrasi antara unit akademik LPP Pengelolaan layanan, unit akademik 3 dengan ASM wisuda informasi, LPP dan ASM - Peningkatan akurasi dan proses pelaporan bagi bisnis manajemen dengan penggabungan laporan dan evaluasi siswa/mahasiswa yang telah lulus dari unit LPP dan ASM - Peningkatan layanan terhadap siswa/mahasiswa dengan penggabungan proses pembayaran Integrasi biaya pendidikan dan Integrasi antara teknis, honor dosen antara unit unit keuangan layanan, Pengelolaan X X X keuangan LPP dengan 4 dan akademik informasi, keuangan ASM LPP dan ASM dan proses - Peningkatan akurasi bisnis pelaporan bagi manajemen dengan penggabungan laporan dan evaluasi keuangan dari unit LPP dan ASM Keterangan kelompok pengendali : I : Meningkatkan efisiensi dan daya saing bisnis, II : Meningkatkan kepuasan konsumen, III : Penggabungan dan
Organization Impact
-
Menghilangkan data redundancy, data inconsistency dan data isolation Peningkatan efisiensi layanan terhadap siswa/mahasiswa Peningkatan akurasi laporan bagi pihak manajemen
Menghilangkan data redundancy, data inconsistency dan data isolation Peningkatan efisiensi layanan terhadap siswa/mahasiswa Peningkatan akurasi laporan bagi pihak manajemen
-
-
Penambahan middleware Dari sisi siswa/mahasiswa baru tidak dirasakan adanya perubahan proses namun dari sisi internal organisasi terjadi perubahan sebagai akibat dari integrasi
Penambahan middleware Dari sisi siswa/mahasiswa baru/lama dan dosen tidak dirasakan adanya perubahan proses, namun dari sisi internal organisasi terjadi perubahan sebagai akibat dari integrasi
akuisisi, IV : Memenuhi regulasi
83
Berdasarkan penjelasan mengenai beberapa pengendali bisnis, pada Tabel III.7 diuraikan pengendali-pengendali bisnis yang menuntut dilakukannya integrasi di lingkungan YPA. Business initiative diperoleh sebagai hasil analisis rantai nilai pada Gambar III.5 dan dekomposisi fungsi-fungsi pada Tabel III.1. yang meliputi aktivitas-aktivitas akademik dan juga akan aktivitas pendukungnya yaitu aktivitas pengelolaan keuangan. Berdasarkan pengendali-pengendali bisnis untuk setiap business initiative diperoleh strategi bisnis untuk melakukan integrasi teknis, layanan, informasi serta proses bisnis antara unit akademik dan keuangan LPP serta ASM.
Integrasi dilakukan mulai dari integrasi yang bersifat teknis pada level data atau aplikasi dikarenakan beberapa permasalahan yang mengemuka dari hasil analisis yaitu : 1. Terdapat inkonsistensi data dan informasi dalam fungsi-fungsi bisnis YPA dikarenakan user dalam unit-unit organisasi harus melakukan input atau update data berulang kali pada sejumlah aplikasi yang berbeda. 2. Terjadi redundansi data dan informasi karena aplikasi tidak saling terintegrasi dan masing-masing bagian di tiap unit organisasi harus mengelola datanya masing-masing. 3. Terjadi kesalahan dan juga hilangnya informasi sebagai akibat pengelolaan aplikasi dan data yang independen. 4. Platform
data
dan
aplikasi
yang
berbeda
mengakibatkan
sulitnya
pemeliharaan. 5. Respon pelayanan lambat karena terdapat redundansi proses serta sulitnya memperoleh data dan informasi yang diperlukan secara konsisten dan utuh.
Integrasi enterprise fokus pada peningkatan efisiensi dan efektivitas proses yang menjalankan bisnis dan juga pada peningkatan kualitas dan ketepatan waktu (timeliness) penyediaan informasi saat diperlukan. Integrasi pada tingkatan bisnis ini tidak dapat dicapai hanya dengan mengimplementasikan teknologi integrasi tanpa memperhatikan strategi bisnis secara menyeluruh. Oleh karena itu, integrasi juga dilakukan pada blok layanan, informasi dan proses bisnis.
