Stamgegevens buitenlandse crediteuren De UvA betaald maandelijks aan ongeveer 110 crediteuren in het buitenland naar alle continenten via betalingsopdracht of declaraties. De eerste stap die wij moeten volgen bij het aanleggen van stamgegevens is zorgen dat alle persoonlijk en bankgegeven compleet bij de declaratie of betalingsopdracht aanwezig zijn, zoals; • • • • • •
Naam Adres Bankgegevens Rekeningnummer en eventueel een Iban-code ABA-nummer, Bankkey, Bank-code of Routingnummer Swift-code
Het is erg van belang dat de voornaam en achternaam van rekeninghouder gekoppeld is aan een rekeningnummer, anders komen de gegevens niet overeen met de bank in het buitenland met als gevolg het terugstorten van het geld. Binnen de EUR Unie wordt de Iban-code gebruikt als betalingsverkeer; IBAN betekend (International Bank Account Number) code deze heeft u nodig voor buitenlandse bankoverschrijvingen. De IBAN is ingevoerd op 14 augustus 1999 en zal nog heel wat jaren meegaan. Het nummer is in feite een internationaal bankrekeningnummer. Het International Bank Account Number bestaat uit maximaal 34 tekens en je bankrekeningnummer komt er altijd in voor. De IBAN code bestaat uit de volgende reeks letters & cijfers; - Land code (2 letters) - FR - 2 controle cijfers – 76 - Bankkey - 3004001830 - Rekeningnummer of rekening identificatie - 000007596968 Om de IBAN makkelijk leesbaar te maken wordt het meestal in reeksen van 4 tekens weergegeven, met als voorbeeld;
FR76 3000 4001 8300 0000 7596 968.
Buiten de EUR Unie wordt meestal een Bank-code, Bic-code, ABA nummer, Routingnummer of Bankkey plus het rekeningnummer gebruikt.
De Bankkey, ABA-nummer, Routingnummer of Bank-code, hebben verschillende betekenissen, maar wel dezelfde functie voor betalingen naar de buitenland, door deze code kan de betaling door bank in het buitenland geïdentificeerd worden. Het rekeningnummer zoals wij het kennen is een persoonlijk getal van een rekeninghouder bij de bank. Deze 2 groepen nummers vormen een compleet en unique rekeningnummeren die veilige transacties naar een bank in het buitenland mogelijk maakt. Bijvoorbeeld.
Sheet met bijzondere gevallen van bankrekeningnummer Er is een sheet met bankrekeningnummers uit verschillende landen met bijzondere gevallen zoals; • • • • • • •
Frankrijk Spanje België Rusland Portugal Italië Roemenië
Deze landen hebben bijzondere gegevens zoals bankcontrolekey.
In het geval van Frankrijk moeten de laatste 2 cijfers in het veld (C), anders wordt niet de volledige Iban-code gezien. Bijvoorbeeld;
FR76 3000 4002 7100 0000 1539 453
In het geval van Spanje moeten het 9de en het 10de getal in het veld (C) anders wordt niet de volledige Iban-code gezien. Bijvoorbeeld;
ES27 0182 1000 0700 0061 8169
In het geval van Italië moet de letter die de Iban-code bevat in veld (C) anders wordt niet de volledige Iban-code gezien. Bijvoorbeeld;
IT26 Z030 6909 2191 0000 0060 211
Rusland heeft geen Iban-code, hier moeten de eerste 2 cijfers van het rekeningnummer worden gezet in veld (C) anders wordt het niet herkend in Rusland. Bijvoorbeeld;
42301978401000035752
China heeft geen Iban-code. Hier hebben sommige rekeningen 20 getalen, maar in SAP kunnen in het veld waar het bankrekening hoort alleen 18 cijfers. De 2 restant cijfers worden in de veld Referentie gezet, anders wordt het rekeningnummer niet herkend in China. Bijvoorbeeld;
62270001800800644990
De sheet met deze bijzonderheden is te vinden op de (P) schijf; P:\FA\Grootboek\Stamgegevens cred\IBAN plus zonder.
Swift of Bic - code En Swift-code is een unieke identificatiecode bestaande uit 11 alfanumerieke karakters die een bank identificeert. Deze code wordt gebruikt voor geldoverdrachten tussen banken. Wanneer wij naar het buitenland een overschrijving willen doen naar een bankrekening, dan dient dat persoon de SWIFT of BIC code van de bank te hebben. Tevens dient da persoon een IBAN (Internationaal Bank Account Nummer) te gebruiken. SWIFT staat voor Society for Worldwide International Financial Telecommunication. Maar meestal wordt de SWIFT code ook wel de BIC (Bank Identificatie Code) genoemd. De BIC code en het IBAN nummer staan op jouw bankafschrift. Voorbeeld wanneer je rekening bij de ABNAMRO loopt: BIC is dan: ABNANL2A De BIC heeft een lengte van acht of elf alfanumerieke tekens met de structuur: •
BBBBCCLLbbb of BBBBCCLL
Deze letters zijn variabelen:
BBBB Bankcode van vier letterposities, vrij te kiezen door de betreffende instelling zelf
Landcode van twee letterposities, volgens ISO 3166-1-norm LL Plaatscode van twee alfanumerieke tekens bbb Filiaal- of afdelingsnummer van drie alfanumerieke tekens CC
De eerste drie elementen zijn verplicht. Het filiaal- of afdelingsnummer mag worden weggelaten; in standaardaanduidingen (waarbij verwijzing naar een filiaal of afdeling niet aan de orde is) wordt het vervangen door XXX. Voorbeelden; Van de onderstaande bankcodes zijn er twee Belgisch (BE), twee Nederlands (NL). Deze twee Nederlandse banken gebruiken geen filiaalnummer, evenmin als de eerstgenoemde Belgische. •
BACBBEBB (BE)
•
GEBABEBB36A (BE)
•
PSTBNL21 (NL)
•
ABNANL2A (NL)
Procedure aanleggen stamgegevens Open een SAP modus en type in het lege veld FK01.
Druk op “Enter”
Vervolgens wordt het scherm CREDITEUR CREËREN BEGINSCHERM geopend
In het veld bedrijfsnummer wordt in dit geval 5000 (Centraal Factuurafhandeling) ingevuld en bij het veld van de rekeninggroep de soort crediteur type. Er zijn meerdere maar meestal worden de volgende 4 gebruikt; • • • •
2000 (Externe persoonlijke crediteur) 3000 (Student) 0001 (leverancier) 0004 (Factureerde)
Na het drukken van ”ENTER” kunnen wij beginnen met het invoeren van de stamgegevens.+
• • • •
Naam (altijd Achternaam en voorletters of bedrijfsnaam) Zoekbegrip (alleen 5 letters van de naam) dit is om eventueel de crediteur snel te vinden) Adres (straatnaam plus huisnummer – postcode, stad en land) Taal, altijd ENGELS voor buitenlanders
Druk op F8 om naar het volgende scherm te gaan.
Besturing Hier wordt niks ingevoerd.
Druk op F8 om naar het volgende scherm te gaan.
Betalingsverkeer In deze velden worden de bankgegevens ingevoerd, Iban-code of bankkey met rekeningnummer. Voorbeelden zijn in de vorige pagina’s te zien. 1- Land 2- Bankkey 3- Bankrekening Klik op de pijl IBAN.
Dan verschijnt er vanzelf een scherm met het complete betalingsverkeer.
Druk “ENTER”
Nogmaals “ENTER”
Druk op F8 om naar het volgende te gaan.
Rekeningbeheer Boekhouding Hier moeten 3 van de 4 aangegeven velden worden ingevuld. • • •
Meeboekrekening (1600 – Crediteuren Derden) Soortcode (009 – External doc. number) Fin.Dispos.groep (A1 – Crediteur Crediteuren)
Druk op F8 om naar het volgende te gaan. Betalingsverkeer Boeking Hier moeten ook 3 van de 4 aangegeven velden worden ingevuld. •
• •
Bet.conditie (CR00 voor direct betaling en CR30 betaling in 30 dagen allen voor facturen) Contr.dubb.fact (aanvinken) √ Betalingswijzen (A) ivm buitenlandse betaling
Druk op F8 en dan Verschijnt het volgende scherm.
Druk op JA en de buitenlandse crediteur is gecreeërd.
Vergeet niet het nummer dat linksonder verschijnt op te schrijven, want dit is het crediteurnummer.
