FPP Web FPP Web is het online polisadministratie systeem van Fiets Perfect Polis. Met uw dealer code en wachtwoord krijgt u toegang tot een beveiligde omgeving waar u nieuwe polissen kunt aanvragen en bestaande polissen kunt inzien. In de toekomst zullen er meer functies worden toegevoegd zoals een online schadeformulier.
Voor FPP Web is alleen een computer met internet nodig. Er worden geen gegevens op de computer opgeslagen. Dit betekent dat u vanaf elke computer met het systeem kunt werken. Het is raadzaam de meeste recente versie van een internet browser te gebruiken, bij voorkeur Microsoft Internet Explorer 6 of hoger. De voordelen van FPP Web:
•
De klant ontvangt een mooi geprint polisblad
•
Aanvragen worden sneller verwerkt door Fiets Perfect Polis
•
Altijd een overzicht van alle lopende polissen
•
Polisgegevens kunnen direct worden aangepast zonder een wijzigingsformulier
•
U kunt al uw post direct, online inzien.
Inhoudsopgave:
Welkomscherm en inloggen
2
Polissen aanvragen
4
Polisadministratie (lopende polissen)
7
Gegevens van lopende polissen wijzigen
8
Post
8
1
Welkomscherm en inloggen
FPP Web is te vinden op het adres www.fietsperfect.nl/fppweb. U krijgt het volgende scherm te zien.
Figuur 1: Welkomscherm Links vindt u de navigatiebalk. Hierin staan de functies van het systeem. Voor de meeste functies zult u moeten inloggen. De functies zijn ingedeeld in 3 groepen: •
Polissen o
Nieuwe polis
o
Lopende aanvragen
o
Polisblad afdrukken
o
Polisadministratie
•
Schades (nog niet actief, volgt later in 2009)
•
Overig o
Formulieren (niet beveiligd)
o
Formulier kopie fietssleutel
o
Post
2
Indien u klikt op een functie die plaatsvindt binnen de beveiligde omgeving, dan zal de eerste keer het volgende scherm verschijnen:
Figuur 2: Inlogscherm Vul hier je dealercode en wachtwoord in. Het systeem zal bij een volgende beveiligde pagina niet opnieuw vragen om in te loggen, tenzij u 15 minuten lang geen pagina hebt opgevraagd of op “uitloggen” hebt geklikt.
Rechts in beeld, onder de welkomstboodschap, staat de optie “Wachtwoord opvragen” voor als u het wachtwoord opnieuw per e-mail wenst te ontvangen.
3
Polissen aanvragen:
Het aanvraagproces met FPP Web wordt in het volgende schema weergegeven Dealer
Fiets Perfect Polis
Digitaal aanvraagformulier invullen
Gegevens worden opgeslagen onder Lopende aanvragen
Aanvraag definitief? (veld “Definitief” is aangevinkt)
Gegevens uit “Lopende aanvragen” worden periodiek overgezet
JA
NEE Bij “Lopende aanvragen” de aanvraag compleet maken
Aanvraagformulier 2x afdrukken en laten ondertekenen
Aanvraag wordt door FPP beoordeeld
Aanvraag op “Definitief zetten”
Aanvraagformulier meegeven aan klant en zelf bewaren
Aanvraag wordt opgeslagen in “Polisadministratie” Bij akkoord: aanvraag krijgt status “Polis in behandeling”, incasso wordt aangemaakt. Bij afkeuring: status “vervallen”
Figuur 3: Schematische weerage van het aanvraagproces
4
Stap 1: aanvraagformulier invullen
Figuur 4: Het aanvraagformulier
•
Klik op “Nieuwe aanraag”. Het bovenstaande scherm verschijnt.
•
Vul de velden in. De velden met een rode ster zijn verplicht.
•
Vul bij premie de het bedrag in volgens de premielijst in. Indien er premierestitutie plaats dient te vinden vermeldt dit dan onderaan bij opmerkingen. De klant ontvangt hiervan altijd nog een schriftelijke bevestiging.
•
Mocht u nog niet alle gegevens kunnen invullen laat het hokje bij “Aanvraag definitief” dan leeg. U kunt in een later stadium de aanvraag afmaken.
•
Als u wel alle gegevens kunt invullen vink dan het hokje bij “Aanvraag definitief” wel aan. Let op! Zolang een aanvraag niet op definitief staat, kan het polisblad deze niet worden afgedrukt.
•
Klik op “Verzenden”
•
Het scherm lopende aanvragen verschijnt.
Het is niet mogelijk om in een later stadium de basisgegevens van de fiets te wijzigen. Het gaat dan om het merk, type, verzekerd bedrag, aankoopdatum en framenummer. Wilt u deze gegevens toch wijzigen? Stuur een e-mail naar
[email protected].
5
Stap 2 (indien nodig): aanvraag wijzigingen en/of gegevens aanvullen
•
Open het scherm “Lopende aanvragen”
•
Klik op het polisnummer van de betreffende aanvraag
•
De aanvraag verschijnt in beeld
•
Pas de gegevens aan en/of vul de ontbrekende gegevens in
•
Zet de aanvraag op definitief
•
Klik op “Versturen”
Tot het moment dat wij de aanvragen verwerken, zijn deze te vinden onder “Lopende aanvragen”. Kunt u een polis daar niet meer vinden dan is deze dus door ons omgezet naar een definitieve polis en kunt u deze terugvinden via het menu “polisadministratie”. Stap 3: Polisblad afdrukken
Let op! Zodra een aanvraag op “definitief” is gezet, kan deze door ons worden verwerkt. Probeer het polisblad dus zo spoedig mogelijk af te drukken zodra deze op “definitief” is gezet.
•
Klik in de navigatiebalk op “Polisblad afdrukken”
•
Er opent een nieuw scherm. Typ hier het polisnummer in en klik op zoeken
•
Het polisblad verschijnt. Als er geen polisblad verschijnt dan staat de aanvraag nog niet op “definitief” (doorloop stap 2)
•
Druk het polisblad af via “Bestand” Afdrukken o
1 exemplaar voor de klant
o
1 getekend exemplaar voor jullie eigen administratie
Het is niet meer noodzakelijk om een formulier naar Fiets Perfect Polis op te sturen. Wij vertrouwen erop dat de dealer de getekende formulieren goed bewaart. De polisgegevens ontvangen wij via het systeem en bovendien worden deze gegevens ook automatisch per e-mail naar ons verstuurd.
Er zijn een aantal aandachtpunten: Bij het versturen van het formulier hebben wij ook een bevestiging naar uw e-mailadres gestuurd. Zo hebt u altijd een digitale kopie van de aanvraag.
6
Polisadministratie
Alle polissen die nog via de oude methode (polisblocks) zijn aangevraagd en de door ons verwerkte digitale aanvragen zijn te vinden via het menu “Polisadministratie”. Het volgende zoekscherm verschijnt.
Figuur 5: Zoekscherm voor de polisadministratie Hier kunnen diverse zoekcriteria worden opgegeven. Indien er geen zoektermen worden opgegeven, worden alle lopende polissen weergegeven. De nog niet verwerkte aanvragen zijn hier nog niet te vinden. Let op! Bij de oude polissen die beginnen met twee keer een nul, deze nullen achterwege laten als u zoekt op polisnummer: Polis “001234” wordt dus gevonden door te zoeken op “1234”. Zodra u op Zoeken hebt geklikt verschijnen de polissen die voldoen aan de zoekcriteria. Door op polisnummer te klikken verschijnen alle gegevens van de betreffende polis. Hier kunt u een een aantal gegevens wijzigen. Gegevens van lopende polissen wijzigen
In het detailscherm van een lopende polis kun je een aantal velden wijzigen. Voor deze wijzigingen hoef je geen wijzigingsformulier meer op te sturen. Voor het bijmaken van een extra fietssleutel kan een apart formulier ingevuld worden. Let op! Zodra je de wijzigingen hebt aangebracht graag in het veld “opmerkingen” invullen wat je hebt gewijzigd. Zo kunnen wij zien wat er gewijzigd is en zullen wij de klant een schriftelijke
7
bevestiging sturen. Adreswijzigingen mogen klanten ook zelf direct per e-mail aan ons doorgeven. Door op “ aanpassen” te klikken worden de wijzigingen vastgelegd. Door op “terug” te klikken gaat je terug naar het overzicht van de polissen die voldoen aan de zoekopdracht zonder dat eventuele wijzigingen opgeslagen worden . Voor een nieuw zoekopdracht klikt u opnieuw in de menubalk op “polisadministratie”. Er verschijnt een leeg zoekscherm. Post
Als u gebruik maakt van FPP Web zult u van ons vrijwel geen papieren post meer ontvangen. Wij plaatsen uw post op FPP Web. Zodra er nieuwe post voor u is, ontvangt u hiervan een e-mail. Het poststuk zit dan als bijlage bij de e-mail. U kunt de poststukken echter altijd weer terugvinden op FPP Web.
•
Klik in de navigatiebalk op “Post” in bij het submenu “Overig”
•
Het onderstaande zoekscherm verschijnt
Er bestaande volgende post categorieën: •
Algemeen
•
Provisie
•
Schadeclaim
Tevens kun je een kenmerk aangeven. Voor een provisie overzicht is dit de maand en jaar van de provisie (bijvoorbeeld “maart 2008”), voor een schadeclaim is dit het schadenummer (bijvoorbeeld “1192”).
8
Als u geen kenmerk invult dan zoekt het systeem naar alle poststukken binnen de geselecteerde categorie. Als u bovendien bij categorie “Alle” aanklikt dan ziet u al uw poststukken.
9
