FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
STRATEGI MENGELOLA PROGRAM ORGANISASI DENGAN DUKUNGAN SELURUH STAKEHOLDER TERKAIT DENGAN PENDEKATAN NET MAPPING PADA PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN DALAM DIKLAT PIM IV POLA BARU Oleh: Eva Faza Rif`ati ABSTRAK NKRI mempunyai prakondisi berupa SDA yang melimpah, potensi SDM yang kompeten, peluang pasar yang menjanjikan, serta dukungan demokrasi yang stabil untuk mewujudkan visi yang tertuang dalam Pembukaan UUD 1945. Namun prakondisi tersebut belum mampu dikelola secara efektif dan efisien oleh para aktor pembangunan, sehingga Indonesia masih tertinggal dari cepatnya laju pertumbuhan ekonomi global dewasa ini. Adapun salah satu penyebab ketertinggalan tersebut adalah lemahnya kemampuan dalam menuangkan visi negara, pemerintahan pusat dan pemerintahan daerah dalam berbagai kebijakan strategik termasuk lemahnya kapasitas dalam memimpin implementasi kebijakan strategis tersebut. . Dalam sistem manajemen kepegawaian, pejabat struktural eselon IV mempunyai peran sebagai agent perencanaan pelaksanaan kegiatan instansi dan memimpin bawahan dan seluruh stakeholder strategik untuk melaksanakan kegiatan tersebut secara efisien dan efektif dengan tuntutan memiliki kompetensi kepemimpinan operasional, yaitu kemampuan dalam membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan instansi dan kemampuan mempengaruhi serta memobilisasi bawahan dan stakeholder strategisnya. Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV yang bertujuan membekali peserta dengan kompetensi yang dibutuhkan menjadi pemimpin operasional dirasakan tidak cukup. Diperlukan kompetensi pemimpin operasional yang inovatif, peserta mampu menerapkan kompetensi yang telah dimilikinya dalam aplikatif kepemimpinan operasional. Ditunjukkan dengan kinerjanya dalam merancang suatu proyek perubahan di unit kerjanya dan memimpin proyek perubahan tersebut hingga menimbulkan hasil yang signifikan. Kompetensi inilah yang kemudian menentukan keberhasilan peserta tersebut sehingga menghasilkan pemimpin yang tidak hanya memiliki kompetensi, tetapi juga mampu menunjukkan kinerjanya dalam memimpin perubahan. Pendekatan strategi mengelola program organisasi dengan dukungan seluruh stakeholder terkait, dapat dilakukan dengan pendekatan net mapping, memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan oleh sebuah organisasi publik yang akan memberikan inspirasi tentang bagaimana kita harus bekerjasama dengan stakeholder dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda dalam penyusunan proyek perubahan pada diklat pim IV Kata Kunci : Net Mapping, Tim Efektif, Stakeholder
10
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sistem manajemen kepegawaian, pejabat struktural eselon IV mempunyai peran sebagai agen perencanaan pelaksanaan kegiatan instansi, memimpin bawahan dan seluruh stakeholder strategik untuk melaksanakan kegiatan tersebut secara efisien dan efektif . Tugas para pejabat struktural eselon IV ini dituntut memiliki kompetensi kepemimpinan operasional, yaitu kemampuan dalam membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan instansi dan kemampuan mempengaruhi serta memobilisasi bawahan dan stakeholder dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Untuk dapat membentuk sosok pejabat struktural eselon IV maka penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat IV bertujuan membekali peserta dengan kompetensi yang dibutuhkan menjadi pemimpin operasional dirasakan tidak cukup. Diperlukan sebuah kompetensi pemimpin operasional yang inovatif, yang memungkinkan peserta mampu menerapkan kompetensi yang telah dimilikinya dalam aplikatif kepemimpinan operasional. Peserta dituntut untuk menunjukkan kinerjanya dalam merancang suatu proyek perubahan di unit kerjanya dan memimpin proyek perubahan tersebut hingga menimbulkan hasil yang signifikan. Pembaharuan Diklatpim Tingkat IV ini diharapkan dapat menghasilkan alumni yang tidak hanya memiliki kompetensi, tetapi juga mampu menunjukkan kinerjanya dalam memimpin perubahan. Membangun tim efektif dalam hal ini merujuk pada istilah dalam ekonomi politik sebagai Coalition Building. Berbagai unsur baik internal
maupun eksternal itulah yang kemudian disebut dengan stakeholders. Membentuk tim Efektif dalam kepemimpinan birokrasi berarti menggerakkan aksi kolektif para stakeholder terkait menuju tujuan/perubahan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Membentuk tim efektif bagi seorang pemimpin birokrasi tidaklah mudah karena tidak hanya terkait dengan penggunaan kewenangan formal (formal authority) yang dimiliki karena jabatannya namun juga memerlukan kewenangan informal (informal authority) berupa pengaruh yang dapat ditimbulkannya, mengingat problem dan tantangan yang dihadapinya tidak hanya bersifat teknis yang dapat diselesaikan melalui kewenangan formal namun juga problem dan tantangan yang bersifat adaptif yang memerlukan kewenangan informal dalam menuntaskannya. Dalam hal ini pendekatan strategi mengelola program organisasi dengan dukungan seluruh stakeholder, dapat dilakukan dengan pendekatan net mapping, memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan oleh organisasi yang akan memberikan inspirasi tentang bagaimana kita harus bekerjasama dengan stakeholder dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda dalam penyusunan proyek perubahan pada Diklatpim IV B. Tujuan Karya tulis ini bertujuan untuk mendapatkan analisa kemanfaatan pendekatan net mapping dalam strategi mengelola program organisasi dengan dukungan seluruh stakeholder, memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan yang akan 11
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
memberikan inspirasi tentang bagaimana kita harus bekerja sama dengan stakeholder dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda dalam penyusunan proyek perubahan pada diklat pim IV.
dihadapinya tidak hanya bersifat teknis yang dapat diselesaikan melalui kewenangan formal namun juga problem dan tantangan yang bersifat adaptif yang memerlukan kewenangan informal dalam menuntaskannya. Untuk itu perlu dikenali berbagai ciri-ciri tim efektif dan kendala-kendala dalam membentuk tim efektif. Beberapa ciri-ciri yang dapat menunjukkan bahwa sebuah tim dikatakan efektif : 1. Bekerja sama dengan tujuan tertentu, sasaran yang jelas dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri serta mengutamakan unjuk kerja; 2. Bersedia menerima perbedaan dan sumbangan pemikiran serta setiap idividu memiliki peran yang berbeda beda 3. Pemecahan masalah dilaksanakan secara positif tanpa melibatkan kebencian individu 4. Saling berbagi ilmu, pengetahuan, informasi dan keterampilan agar seluruh tim memiliki kemampuan yang sama 5. Apabila terjadi perbedaan pendapat mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang ada dengan kepala dingin dan terbuka; 6. Pembagian dan pendelegasian tanggungjawab dengan orang orang yang bekerja secara mendiri tetapi tetap dalam kerangka kerjasama; 7. Saling berbagi dan menerima saran untuk perbaikan kinerja organisasi 8. Seluruh anggota tim tidak ragu ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan tanpa rasa takut terhadap perbedaan pendapat Tidak dipungkiri sering muncul pertanyaan mengapa kita memerlukan tim dalam menuntaskan sebuah
II. TINJAUAN PUSTAKA A. Tim Efektif Tim Efektif dalam terminologi kepemimpinan birokrasi bukanlah merujuk pada tim khusus yang dibentuk secara khusus untuk menangani suatu persoalan secara tuntas dengan diberikan kewenangan yang signifikan dalam menjalankan tugas tersebut. Tim efektif dalam kepemimpinan birokrasi merujuk pada sebuah perpaduan hubungan yang berasal dari berbagai unsur baik eksternal (masyarakat, individu, lembaga swasta, internasional) dan internal birokrasi yang memiliki saling ketergantungan kepentingan dalam menghasilkan nilai tambah bagi tujuan bernegara. Membangun tim efektif dalam organisasi pemerintahan ini merujuk pada istilah dalam ekonomi politik sebagai Coalition Building. Berbagai unsur baik internal maupun eksternal itulah yang kemudian disebut dengan stakeholders. Untuk itu, membentuk tim Efektif dalam kepemimpinan birokrasi berarti menggerakkan aksi kolektif para stakeholder menuju perubahan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Membentuk tim efektif, bagi seorang pemimpin birokrasi bukan hal mudah karena tidak hanya terkait dengan penggunaan kewenangan formal (formal authority) yang dimiliki karena jabatannya namun juga memerlukan kewenangan informal (informal authority) berupa pengaruh yang dapat ditimbulkannya, mengingat problem dan tantangan yang 12
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
program, bukankah peningkatan kualitas SDM dan kejelasan deskripsi kerja masing-masing pegawai telah cukup?. Perlu dipahami bahwa seiring dengan perubahan karakteristik program yang semakin menuntut kerjasama antar berbagai pihak dengan keahlian yang berbeda beda, Yasin Ilyas menggambarkan bahwa karakteristik pekerjaan ke depan yang penyelesaiannya semakin membutuhkan keberadaan tim sebagai berikut (Ilyas, 2003, 3): Pekerjaan semakin kompleks, membutuhkan kreativitas, ketidakjelasan arah masa depan, tuntutan efisiensi penggunaan sumberdaya, tuntutan komitmen kerja yang tinggi, tuntutan kooperasi pelaksanaan kerja, tuntutan proses kerja yang interfungsional. Untuk itu, sebuah organisasi yang masih menggunakan cara kerja tradisional dalam pengelolaan program cenderung birokratis, masing-masing unit hanya fokus pada kepentingan unit serta mengekang kreativitas unsur di dalamnya maka tidak akan fleksibel dalam merespon perubahan. B. Permasalahan dalam membentuk Tim Efektif Membentuk dan mengelola sebuah tim bukanlah pekerjaan mudah karena berhubungan dengan berbagai kepentingan, pribadi, dan motivasi yang beragam. Secara umum dikenal 2 problem utama dalam membangun tim efektif dalam konteks Collective Action (The World Bank, 2013: 80-91) yaitu: 1. Permasalahan terkait motivasi Permasalahan ini mucul apabila terdapat stakeholders yang ikut menikmati manfaat sebuah program tanpa memberikan kontribusi pada proses program sementara stakeholders lain secara suka rela memberikan kontribusi yang signifikan untuk
mendapatkan manfaat sebuah program. Sehingga selanjutnya program tidak akan berjalan dengan lancar karena terjadi ketidakseimbangan kontribusi antar stakeholder yang merugikan stakeholder tertentu. 2. Permasalahan terkait informasi, Apabila terdapat stakeholder tertentu yang memiliki kekuatan karena memperoleh informasi yang lebih dibanding stakeholder lainnya sementara terdapat stakeholder lain yang tidak mendapat informasi yang cukup tentang program sehingga tidak mendapatkan manfaat dari program. Permasalahan ketidakseimbangan informasi yang diterima antar stakeholder ini disebut dengan information asymmetries. Kedua problem tersebut sangat potensial terjadi pada saat program dari organisasi akan dirancang dan dilaksanakan. Untuk itu sebagai seorang pemimpin birokrasi harus dapat melakukan perencanaan yang baik dalam mengelola sebuah program termasuk didalamnya memperkirakan dan mempersiapkan antisipasi terhadap kedua permasalahan tersebut. C. Identifikasi Stakeholder Stakeholder berdasar Wikipedia “an accountant, group, organization, member or system who affects or can be affected by an organization's actions". West (1998, 66) mendefinisikan Stakeholder sebagai perorangan maupun kelompokkelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah tim. Adapun dalam kepemimpinan birokrasi , yang dimaksud dengan stakeholder adalah 13
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
posisi stakeholder terhadap program yang sedang dijalankan. Apakah mereka menunjukkan sikap mendukung¸ abstain atau bahkan secara terang-terangan menolaknya karena tidak sesuai dengan kepentingan mereka. Dengan mengenali posisi tersebut, maka akan membantu kita dalam merespon dan bertindak. E. Analisis Stakeholder Melakukan analisis terhadap stakeholder adalah memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dijalankan oleh organisasi. Hal tersebut penting karena memberikan inspirasi tentang bagaimana kita bekerja sama dengan stakeholder dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda. Manfaat melakukan analisis stakeholder (Wisnubroto): 1. Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan dan implementasi proyek perubahan 2. Bisa memberi gambaran lebih jelas tentang konteks komunitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada 3. Sense of ownership terhadap proyek perubahan 4. Lebih Fair bagi semua 5. Meminimalisir penolakan terhadap proyek perubahan 6. Memperkuat posisi kita jika ada oposisi terhadap program 7. Menjembatani modal sosial bagi komunitas 8. Meningkatkan kredibilitas organisasi kita: fair, etis, transparan, dan membuat orang suka bekerja dengan kita 9. Meningkatkan peluang keberhasilan program Banyak instrumen dan metode yang dapat digunakan dalam upaya mengidentifikasi dan menganalisis kompleksitas pengaruh stakeholder.
perorangan dapat berasal dari masyarakat/tokoh agama/pejabat organisasi publik/swasta yang berpengaruh ataupun terpengaruh oleh sebuah program organisasi publik dalam rangka memberikan added-value kepada masyarakat. D. Jenis jenis Stakeholder Dalam organisasi publik, adalah sangat penting untuk mengetahui siapa stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Dalam organisasi publik tradisional sering tidak peduli dengan beragam stakeholder karena hanya fokus terhadap diri sendiri dan menganggap program yang dimiliki oleh organisasinya berada dalam kontrol penuhnya. Padahal potensi pendorong dan penghambat dalam perencanaan maupun pelaksanaan program bahkan sering ditimbulkan oleh para stakeholder yang tadinya tidak diperhitungkan sama sekali. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut: 1. Stakeholder primer, langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. 2. Stakeholder sekunder, tidak langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. 3. Stakeholder utama, memiliki pengaruh positif/negatif terhadap program dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut. Klasifikasi kategori stakeholders primer, sekunder maupun utama diperlukan untuk pemahaman terhadap kepentingan stakeholder terhadap program dari organisasi tersebut. Didalam mengidentifikasi kepentingan para stakeholder perlu dikenali pula 14
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
Pendekatan Net-Map yang diperkenalkan oleh Eva Schiffer, merupakan instrumen berbasis Social Network Analysis (SNA). SNA merupakan tipe analisis yang berusaha mengukur keterhubungan antar individu dan membantu menjelaskan bagaimana antar individu tersebut saling terhubung dengan berbagai isu atau program. Analisis ini dapat memetakan secara singkat pola hubungan yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan yang ada serta membantu melakukan penguatan hubungan untuk dampak yang lebih besar. Adapun Net-map sendiri sudah memodifikasi SNA dengan melibatkan partisipasi aktif stakeholder dalam melakukan analisisnya. Schiffer mengenalkan Net map sebagai…” an interviewed based mapping tool that helps people understand, visualize, discuss and improve situations in which many different actors influense outcomes”. Net-map membantu untuk menentukan: siapa saja stakeholder yang terlibat, bagaimana mereka terhubung, seberapa besar pengaruh mereka, apakah tujuan mereka. Disamping itu, dengan menggunakan net-map akan pula membantu memahami : kompleksitas hubungan dengan perspektif yang berbeda, network terkait kewenangan formal & informal, bottlenecks serta penyebab keberhasilan & kegagalan, bagaimana memanfaatkan kompleksitas yang ada
III. PENDEKATAN NET MAPPING PADA PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN DALAM DIKLAT PIM IV POLA BARU A. Bagaimana menggunakan netmap dalam strategi mengelolaprogram organisasi dengan dukungan seluruh stakeholder terkait dengan penyusunan proyek perubahan dalam diklat PIM IV pola baru Langkah-langkah dalam menggunakan net-map untuk melakukan identifikasi dan analisis terhadap kompleksitas hubungan antar stakeholder : 1. Pahami aturan dasar penggunaan net-map Peta hubungan yang akan dihasilkan hanya sebagai rangka. Sedangkan diskusi justru sebagai substansinya, hasil akhir dari peta hubungan akan menunjukkan kepada siapa kita dapat bekerja sama, proses yang maksimal yang melibatkan diskusi mendalam akan melahirkan hasil yang maksimal). 2. Persiapan penggunaan net-map Tentukan pertanyaan yang akan dijawab, jenis hubungan (finansial, support, pengganggu/penghambat, hirarki), tujuan program, dan siapa yang harus terlibat. 3. Identifikasikan aktor/stakeholder dengan mengajukan pertanyaan siapa stakeholder yang terkait dengan keberhasilan program? dan tempatkan nama para aktor tersebut diatas kertas flip chart secara tersebar. Semakin kompleks sebuah program akan memiliki semakin banyak stakeholder. 4. Gambarkan garis yang menunjukkan keterhubungan antar aktor dengan tanda panah dalam konteks pertanyaan yang telah diajukan. Berikan warna garis yang 15
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
berbeda dengan jenis hubungan yang berbeda. Bila antar stakeholder memiliki hubungan timbal balik maka tanda panah juga timbal-balik. 5. Berikan tanda kekuatan pengaruh setiap aktor dengan mengajukan pertanyaan seberapa besar pengaruh stakeholder x terhadap y dalam konteks program yang sedang dibahas. Penggambaran besarnya pengaruh dilakukan dengan menempatkan tugu pada sisi stakeholder. Semakin tinggi pengaruh stakeholder terhadap program maka semakin tinggi tugu yang ditempatkan. Dalam banyak pengalaman, beberapa aktor akan memiliki tugu yang sama tinggi karena memang mereka memiliki
pengaruh yang sama kuat terhadap isu/program tersebut. 6. Lakukan pengamatan terhadap peta hubungan yang telah dihasilkan dan yakinkan akurasi dari peta tersebut 7. Test kembali peta dengan mengklarifikasi kembali tiap aktor dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan mengajukan pertanyaan apakah aktor ini benar-benar mendukung program x? 8. Diskusikan peta hubungan tersebut dengan mengkaitkan arti keterhubungan bagi strategi organisasi, pengaruh, dan apa yang akan terjadi apabila terdapat perbedaan kepentingan/tujuan?
Gambar 1: Hasil penggunaan Net-map dalam melakukan identifikasi dan analisis stakeholder B. Strategi Mempengaruhi Stakeholder Upaya mempengaruhi stakeholder sangatlah esensial bagi keberhasilan perancangan dan pelaksanaan program organisasi. Dalam kontek membangun tim efektif, upaya mempengaruhi stakeholder harus diawali dengan mengelompokkan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Hal ini dilakukan dengan memanfaatkan hasil pemetaan stakeholder (dengan menggunakan netmap) sebelumnya.
Dari hasil analisis net-map, perlu dikelompokkan stakeholder tersebut ke dalam 4 (empat) kelompok sebagai berikut: Influence
Interest 16
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
Ciri-ciri keempat kelompok stakeholders sebagai berikut: Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau gagal) Defenders : memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program Latents : tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program Setelah dapat mengelompokkan stakeholder, maka beberapa hal yang perlu menjadi perhatian adalah : Stakeholder Utama pada umumnya adalah promoters. Kuadran ini membantu memutuskan bagaimana mengelola stakeholder. Agar Upaya berhasil, perlu mengembangkan promoters agar memahami penuh dan menerima proses program sepenuh hati karena mereka bisa mengajak stakeholder lain bergabung serta mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi program. Disamping itu, mereka bisa menjadi mentor atau mitra bagi stakeholder lain Seorang pemimpin birokrasi harus dapat mengajak seluruh stakeholder (internal dan eksternal) untuk dapat mendukung program organisasinya. Untuk dapat mengajak seluruh stakeholder memberikan dukungan kepada program organisasi, maka diperlukan strategi yang berbeda
terhadap masing-masing kelompok. Adapun strategi yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Promoters (High Influence / High Interest) Benar-benar bisa membuat upaya berjalan, jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan dinikmatinya, jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik 2. Latents (High Influence / Low Interest) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya, upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar. Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka, tunjukkan bagaimana upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya 3. Defenders (Low Influence / High Interest) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak khawatir tentang keterlibatannya di masa datang. Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat upaya perlu bertahan hidup 4. Apathetics (Low Influence / Low Interest) Tidak peduli terhadap upaya, menjadi stakeholder karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok atau karena posisinya di komunitas. Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui newsletter. Dan sebagai upaya pamungkas, dapat diterapkan strategi berikut untuk menarik stakeholder ke dalam proses dan menggerakkan kearah Promoters yaitu dengan cara sebagai berikut: 17
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
1)memperlakukan mereka dengan respek, 2)memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar tetap terlibat, 3)menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan menggunakan bakat mereka, 4)menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian upaya, 5)melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan, 6)mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi upaya dari sejak awal. C. Engangement, Bentuk Strategi agar Stakeholder Mencurahkan Kemampuan Terbaik Untuk Organisasi Engagement merupakan antusiasme stakeholder dalam bekerja, stakeholder dalam hal ini merupakan bawahan, anggota kelompok dsb, yang terjadi karena stakeholder mengarahkan energinya untuk bekerja, selaras dengan prioritas strategi organisasi. Antusiasme ini terbentuk karena stakeholder merasa engage (feel engaged) sehingga berpotensi untuk menampilkan perilaku yang engaged. Perilaku yang engage memberikan dampak positif bagi organisasi yaitu peningkatan revenue. Mendapatkan dan mempertahankan talenta terbaik menjadi salah satu tantangan organisasi untuk bisa tumbuh, berkembang dan memiliki keunggulan kompetitif. Lebih dari sekedar keterlibatan, komitmen, dan kepuasan kerja, tiap stakeholder saat ini diharapkan memiliki engagement, yaitu sebuah kondisi psikologis yang positif dalam berkerja yang ditandai dengan antusiasme, energi, extra effort dan semangat, serta kondisi motivasional yang tercermin dalam keinginan yang
tulus untuk berusaha mencapai tujuan organisasi. Engagement merupakan kontributor penting dalam upaya retensi tiap anggota, menjaga kepuasan pelanggan, dan pencapaian kinerja optimal suatu organisasi. Munculnya engagement , tidak lepas kaitannya dengan gaya kepemimpinan pimpinan atau atasan, karena pemimpin merupakan penggerak engagement dalam kehidupan kerja. Gaya kepemimpinan yang sesuai, dan dapat diterima anggota akan berpengaruh positif terhadap keterikatan kerja anggota. Gaya kepemimpinan transformasional sebagai salah satu gaya kepemimpinan positif memiliki empat karakteristik, yaitu pengaruh ideal, motivasi inspirasional, stimulasi intelektual, dan perhatian individual. Karakteristik itu memiliki kekuatan untuk membangkitkan extra effort stakeholder untuk mendapatkan hasil kerja yang luar biasa. Hasil yang luar biasa tersebut, disebabkan karena pemimpin transformasional mampu menumbuhkan harapan, optimisme, dan efikasi diri stakeholder melalui coaching , counselling , serta monitoring secara konsisten. D. Apa itu Engagement? Engagement seperti energi yang dapat menghasilkan peningkatan outcomes yang dramatik, yang memiliki kandungan energi psikis dan behavioral. (Macey, Schneider, Barbera, & Young, 2009:7). Energi psikhis adalah apa yang anggota hayati atau alami; sedangkan energi behavioral adalah apa yang ditampilkan yang terlihat oleh orang lain. Energi psikhis membangun images yang kuat sehingga anggota lebih fokus terhadap tugas dan lebih sedikit energi digunakan untuk yang lain. Ini bisa terjadi jika anggota memiliki sasaran dan goal yang jelas yang ingin dicapai, jika anggota memiliki urgency untuk 18
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
skills, sesuai dengan peran dalam organisasi dan misi organisasi. Artinya mereka mengembangkan diri tidak hanya untuk kepentingan sendiri tetapi mengembangkan diri untuk dapat memberi kontribusi yang lebih efektif kepada organisasi. Dalam hal ini mereka tidak mengorbankan diri tetapi lebih membangun relasi antara karyawan dan employer, dan tidak hanya sekedar menerima atau mendapatkan; tetapi bersedia memberi. Anggota persist (konsisten berjuang) bahkan ketika mereka menghadapi hambatan, misalnya ketika segala sesuatu menjadi tidak mudah, tidak sebagaimana yang direncanakan, dan atau menghadapi situasi yang ambigus. Dalam hal ini eksekutif tidak butuh untuk mengingatkan, mendorong karyawan melakukan pekerjaannya tetapi mengerjakannya pada waktunya, dan beradaptasi terhadap perubahan. Artinya mereka akan beradaptasi ketika situasi membutuhkannya E. Strategi Berkomunikasi Komunikasi secara umum diartikan sebagai suatu perbuatan atau kegiatan penyampaian suatu gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Namun secara lebih khusus dalam konteks tim kerja, komunikasi adalah proses pertukaran informasi, kepercayaan dan perasaan antara anggota yang satu dengan anggota lainnyanuntuk mewujudkan rasa saling memahami dan saling percaya demi terciptanya hubungan yang baik (Azwar, 1996; Wynn & Guditus, 1995). Terkait itu, untuk dapat melihat seberapa kuat dan baiknya komunikasi anggota tim dalam konteks stakeholder, maka dalam melihat kualitas komunikasi di dalam pengelolaan program perlu diuji dengan beberapa pertanyaan berikut (mengadaptasi dari Ilyas, 2003): seberapa mudah
menyelesaikan, maka anggota memusatkan effort yang kuat untuk mencapainya. Makna kata „asik‟ sepertinya merupakan kata yang tepat untuk menggambarkan keadaan ketika kita memfokuskan pada suatu pekerjaan sehingga lebih banyak energi kita curahkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Dengan energi psikhis anggota digambarkan sebagai : Ada perasaan antusiasme, fokus dan energized. Tidak merasa lelah, tetapi justru menyenangkan, asik sampai lupa waktu karena sangat melebur dengan pekerjaan, tetapi tetap menyadari posisi diri dalam kaitannya dengan rekan kerja yang organisasi inginkan. Sebagai energy behavioral, engagement dapat dilihat oleh orang lain dalam bentuk perilaku yang merupakan hasil dari perasaan antusiasme tersebut. Karyawan yang engaged akan terlihat sebagai berikut, (Macey, Schneider, Barbera, & Young, 2009:6) : Mereka berpikir secara proaktif, mengatisipasi opportunities untuk melakukan tindakan dan secara aktual melakukan tindakan dengan cara yang sesuai dengan goal organisasi, Mereka akan meluaskan pemikiran mengenai apa yang perlu dilakukan sehubungan dengan terjadinya perubahan tuntutan pekerjaan dan meluaskan peran agar sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang baru ini. Mereka tidak terpaku pada pekerjaannya sebagaimana tercantum pada job description, tetapi mereka fokus terhadap goal yang ingin dicapai yang konsisten dengan keberhasilan perusahaan. Jadi mereka bisa melakukan sesuatu yang baru yang diperlukan dan tidak memasalahkan apakah itu merupakan bagian dari pekerjaannya, Mereka aktif menemukan cara untuk memperkaya 19
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
mendapatkan informasi dari stakeholder lainnya?, apakah setiap stakeholder bersedia mempertimbangkan pendapat dan pandangan dari stakeholder lainnya?, apakah antar stakeholder telah benarbenar memberikan informasi secara tulus?, apakah setiap stakeholder mengetahui apa yang difikirkan oleh sesama stakeholder tentang kontribusinya dalam program?, apakah antar stakeholder telah mempertimbangkan perasaan stakeholder yang lain?, apakah mereka membatasi komunikasi hanya sebatas pelaksanaan program saja? Dengan pertanyaan-pertanyaan tersebut setidaknya kita juga dapat melihat bagaimana dampaknya pada moral dan kekompakan antar stakeholder dalam pengelolaan sebuah program. Toha ( Toha dalam Hamid dan Budianto, 2011:207) memandang proses komunikasi dalam persepktif corporate dan marketing communication sebagai menjual gagasan dan memperoleh persetujuan dan dukungan terhadap gagasan tersebut yang pada akhir yang sebenarnya yang diinginkan oleh pengirim pesan itu sendiri adalah adanya efek perubahan perilaku yaitu kesediaan menerima/menyetujui gagasan oleh para penerima pesan. F. Arah Arus Komunikasi Secara umum terdapat 3 arah arus komunikasi, yaitu vertikal, horizontal dan diagonal. Arah arus komunikasi vertikal adalah arus komunikasi dalam hubungan hirarki organisasi (atasan kepada bawahan langsung dan sebaliknya). Sedangkan arah arus komunikasi horizontal merupakan arah komunikasi kepada antar kolega sejawat. Adapun arah arus komunikasi diagonal adalah arus komunikasi dari atasan kepada
bawahan atau sebaliknya namun bukan dalam unit yang sama. Dalam kehidupan organisasi tradisional, bagian terbesar dari komunikasi lebih cenderung pada arah ke bawah yang dimanifestasikan dalam bentuk instruksi, pengarahan, penjelasan dan sebagainya. Seiring dengan dinamika perkembangan kematangan sebuah organisasi maka arah komunikasi menjadi semakin terbuka pada ketiga arah tersebut. Terutama dalam kondisi tuntutan pekerjaan yang semakin membutuhkan kerja tim antar unit dalam sebuah organisasi. Aksesbiliitas komunikasi adalah keterbukaan kesempatan melakukan komunikasi. Biasanya, tingkatan bagaimana antar stakeholder dapat berkomunikasi dengan baik tergantung pada seberapa besar kesempatan antar mereka melakukan komunikasi. Metode komunikasi yang paling efektif adalah percakapan langsung yang informal (Ilyas, 77) untuk itu pada kondisi masa lalu setidaknya jarak fisik dan ruang yang tersedia sangat menentukan kesempatan berkomunikasi. Namun dalam era yang teknologi yang semakin canggih saat ini, jarak fisik tidak menghalangi aksesibilitas komunikasi seiring dengan berkembangnya varian media komunikasi. Dengan kecanggihan alat komunikasi saat ini menjadikan aksesibilitas komunikasi antar stakeholder semakin terbuka dan tidak dibatasi lagi oleh jarak dan ruang yang tersedia. Dari pola komunikasi tersebut dapat menjadi pilihan dalam menggunakan strategi komunikasi kepada para stakeholder dengan mengingat konteks komunikasi efektif dalam membangun tim efektif adalah sebagaimana kontek yang diperkenalkan oleh Toha di atas yaitu menjual gagasan dan memperoleh 19
FORUM MANAJEMEN
Vol. 06 No. 2
dengan stakeholder dengan berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda. (Wisnubroto). Analisa identifikasi kepentingan stakeholder perlu dikenali pula bagaimana posisi stakeholder tersebut terhadap program yang sedang direncanakan/dijalankan. Apakah mereka menunjukkan sikap mendukung¸ abstain atau bahkan secara terang-terangan menolak karena tidak sesuai dengan kepentingan nya. Dengan mengenali posisi tersebut, maka akan membantu kita dalam merespon dan bertindak terhadap stakeholder tersebut. Setelah melalui analisis stakeholder, dapat diterapkan pola komunikasi yang tepat sebagai strategi komunikasi dengan mengingat kontek komunikasi efektif dalam membangun tim efektif sebagaimana kontek yang diperkenalkan oleh Toha yaitu menjual gagasan dan memperoleh persetujuan dan dukungan terhadap gagasan tersebut yang kemudian dapat mengakibatkan perubahan perilaku yaitu kesediaan menerima/menyetujui gagasan dan mendorong pelaksanaan gagasan/program tersebut.
persetujuan dan dukungan terhadap gagasan tersebut yang kemudian dapat mengakibatkan perubahan perilaku yaitu kesediaan menerima/menyetujui gagasan dan mendorong pelaksanaan program tersebut. IV.PENUTUP Penulis mengamati tentang analisa kemanfaatan optimal pada pendekatan net mapping dalam strategi mengelola program organisasi dengan dukungan seluruh stakeholder, diawali dengan memetakan posisi stakeholder terhadap program yang akan dirancang/dijalankan oleh organisasi yang akan memberikan inspirasi tentang bagaimana kita harus bekerjasama dengan stakeholder di berbagai tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda dalam penyusunan proyek perubahan pada Diklatpim IV. Melakukan analisis terhadap stakeholder dengan memetakan posisi stakeholder (pendekatan net mapping) merupakan langkah penting bagi sebuah organisasi, karena akan memberikan inspirasi tentang bagaimana kita harus bekerja sama
DAFTAR PUSTAKA Peraturan Kepala LAN Nomer 13 tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Eva Schiffer, Net-map.wordpress.com Ilyas, Yasin, 2003, Kiat Sukses Manajemen Tim Kerja, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Toha, Muharto, Arti Penting Komunikasi bag Organisasi dan Public Relations dalam Hamid, Farid dan Budianto, Heri, 2011, Ilmu Komunikasi : Sekarang dan Tantangan Masa Depan, Kencana Prenada Media Group, Jakarta West, Michael, 1998, Effective Team Work, Kanisius, Yogyakarta Daft, Richard,L,Marchic Dorothy(2004),Understanding Management, Thomson Learning, Ohio, USA McShane, Steven L, Glinow, mary Ann von (2008) Organizational behavior, McGraww Hill Irwim, New York 20
